Дневник за пътуване. Дневник на движението на товарителници

Индивидуални предприемачи и юридически лицачиито дейности, по един или друг начин, са свързани с необходимостта от използване на автомобили Превозно средство, като правило, регистрирайте пътни листове, издадени на водачи в специален дневник.

На базата на такъв дневник се фиксират направените разходи за гориво, което позволява намаляване на облагаемите показатели на предприятието. Освен това регистърът товарителнициизползвани при изчислението заплативодачи, участващи в работата на организацията.

Всяка организация и индивидуални предприемачи, чиято сфера на дейност е свързана с предоставяне на транспортни и транспортни услуги, е необходимо непременно да се води регистър на товарителниците. Инструкция, базирана на стандарти федерален закон№ 259-FZ от 18 ноември 2007 г. и Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152.

Що се отнася до предприятия, които не са пряко свързани с предоставянето на транспортни и транспортни услуги, но използват превозни средства в рамките на своята дейност, наличието на регистър на товарителницата не е задължително за тях, но може да се използва за систематизиране и опростяване на счетоводството на данни, използвани в работата.

Регистърът на товарителниците, образец 8, е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет № 78 през 1997 г., но на 01.01.2013 г. влезе в сила Федерален закон № 402-FZ, премахвайки съществуващия унифициран формуляр 8. От тази дата , транспортни предприятия, които преди това водеха регистър на пътни листове във форма 8, получиха възможност да разработят собствени, най- най-добрият вариантсчетоводен лист, при условие че основните раздели унифицирана форма 8 ще бъдат дублирани.

Може ли да стане по електронен път

Няма ограничения относно поддържането на регистър на товарителницата в електронен вариант в нито един от правен актдействащото законодателство, поради което е позволено да се създаде счетоводен лист в електронен формат.

Забележка! Можете да използвате всяка от най-удобните опции за управление, независимо дали е обикновен Excel или 1C.

За организации с голям автопарк и значителен персонал от водачи, поддържането на електронна версия е по-предпочитано, отколкото ръчното подаване, поради значителната трудоемкост на процеса. В същото време е желателно да има възможност за отпечатване на дневника хартиени носителив случай на нужда.

Как да водим дневник

Регистърът на товарителниците, образец 8, се изготвя в табличен вид, представляващ извлечение, разделено на колони. Има девет такива колони. Те включват следните данни:

Серийни номера на издадените листове;
Дати на издаване;
Пълно име на водачите;
Персонален брой на служителите;
Гаражни номера на превозни средства;
Подписи на водача, диспечера и счетоводителя;
Бележки, ако е необходимо.

Забележка! Ако една организация води записи, използвайки собствена разработена форма на изявление, счетоводният дневник може да съдържа допълнителни колони, използвани от конкретна организация.

Ако в счетоводната книга са въведени грешни данни, се допускат корекции в съответствие с разпоредбите на 9 от Федералния закон № 402-FZ. Ако е допусната грешка, записът се коригира, както следва:

Грешно вписване се зачертава с един ред;
До него се поставя знак „коригиран” и се въвежда правилната информация;
Датата на корекциите се отбелязва;
Направените корекции трябва да бъдат заверени от лицето, отговорно за поддържането на счетоводния лист;

Важно! При зачеркване на погрешен запис е необходимо да се начертае линия, така че самият неправилен запис да остане четим след като бъде зачеркнат.

Срок на годност

Пътните листове на служителите, работещи в МПС, се издават веднъж на работен ден или смяна. Самият дневник се води за годишен период, но ако е необходимо, периодът за поддръжка може да бъде намален до един месец, напр. говорим сиза единични дълги пътувания като командировки.

Поради факта, че счетоводният лист е основната документация, периодът на последващото му съхранение е 5 години, след което дневникът може да бъде изхвърлен. Трябва да се отбележи, че петгодишният срок на съхранение се отнася не само за хартиени, но и за електронни носители.

Трябва ли да мигам

Регистърът на товарителницата образец 8 има последователна номерация на страниците. Когато го въвеждате, трябва да се съобразите хронологичен ред. Заглавната страница трябва да бъде подписана задължително, като се посочва датата на започване на поддръжката. На същото място, на заглавната страница, са написани основните данни за самата организация, нейното пълно име.

След приключване на воденето на записите, дневникът се мига. Зашитата книга се удостоверява с подписите на ръководителя на предприятието, главния счетоводител на дружеството и печата на организацията, след което се прехвърля в архива на предприятието за съхранение.

Кой попълва и проба

Задължението за водене на записи на товарителници в специализиран дневник може да бъде възложено на служител, назначен със заповед на ръководството, или на служител, в чийто служебни задължения, посочено в трудов договор, включва функции за поддържане на счетоводни записи в организацията.

Най-често такава работа се извършва от счетоводител, служител по персонал или секретар-служител.При липса на лице, поддържащо такова изявление в рамките на предприятието, може да се сключи споразумение с организации на трети страни, обслужващи превозни средства, при условие че такова споразумение предвижда клауза за необходимостта от водене на записи.

Изготвянето на товарителница е трудоемък процес. Много шофьори имат проблеми, ако нямат формуляри на специален, одобрен формуляр. Работодателите също страдат от това - те могат да платят глоба от 100 хиляди рубли. За да се избегнат въпроси, трябва да се води не само товарителници, но и дневник на тяхното движение.

Ние изброяваме правилните формуляри, образци на тези документи.

Правила за попълване на дневника за регистриране на движението на товарителници

За да се контролира движението на товарителници, които се издават на водачите от организации, ръководството или счетоводителят трябва да водят специален дневник, в който ще бъдат записани всички издадени документи.

Корицата на списанието трябва да се попълни по образец No8. Включва името на фирмата, кодовете на формулярите, както и началната и крайната дата на счетоводството или периода, за който отчитате.

Корицата не е отпечатана. Поставя се в края на документа, закрепвайки и потвърждавайки всички вписвания.

След заглавието на документа трябва да се състави таблица от 9 глави. Между другото, професионалният счетоводител знае, че в програмата 1C: Enterprise може да се води счетоводен дневник. Въвеждането на записи в базата данни не е трудно. Но има едно нещо: списанието трябва да бъде разпечатано, за да могат шофьорът, диспечерът и счетоводителят да поставят своя подпис.

Списанието може да се издава за произволен период - не повече от 1 година. Ако вашата компания извършва достатъчен брой превози на месец, тогава е по-добре да започнете месечно ново списание. При затваряне на документа трябва да проверите всички данни с товарителниците и да поставите печат, подпис на ръководителя на компанията. Ако организацията има само няколко пътувания годишно, тогава контролът може да се извършва ежегодно.

Изтеглете формуляр на страницата на дневника за записване на движението на товарителници във формат Excel

Образец, формуляр за товарителница за лек автомобил - образец No3

Изтеглете формуляра за товарителницата за пътнически автомобилФормуляр No3 във формат Word

Пътен лист за специален автомобил - образец и формуляр на формуляр No3 особен

Изтеглете формуляр за товарителница специално превозно средствоформуляр №3 специален в Excel формат

Образец и формуляр на товарителница за таксиметров автомобил - образец No4

Изтеглете формуляр на товарителница за таксиметров автомобил формуляр No4 във формат Word

Пътен лист за товарен автомобил - образец и формуляр образец No 4 В

Отчитането на ГСМ (ГСМ) от стопанските субекти се осъществява с помощта на товарителници. Формата на формуляра е унифицирана, предоставя полета за отразяване на разхода на гориво, посочване на маршрута на движение и действителния пробег. Пътните листове могат да се използват за контрол на потреблението на бензин, дизелово гориво, смазки. Задължението за издаване на специална документация възниква от организации, които имат поне едно превозно средство.

Как се извършва движението на товарителници в предприятието

Системата за управление на документи в предприятието трябва да бъде организирана, като се вземат предвид спецификите на попълване и съхранение на документи, свързани с използването на горива и смазочни материали. За всеки случай на експлоатация на МПС трябва да се издава товарителница. Информацията за съставяните формуляри се вписва в дневника във формуляр № 8.

Ръководството на предприятията трябва да гарантира безопасността на товарителниците за 5 години. За отписване на горива и смазочни материали е необходимо да подадете разписки за плащане на гориво в счетоводството. Ако се открият неточности или грешки в попълнените полета на товарителницата, в нея могат да бъдат направени промени. Това става при условие, че корекцията бъде одобрена от двама отговорни специалисти.

ВАЖНО!Ако служителите използват личен транспорт за работни цели, те имат право да получат обезщетение за това. За да направите това, в товарителницата се прави бележка за принадлежността на определен автомобил към служител.

Формулярът на списание № 8 е унифициран, от него не могат да се изтриват редове или блокове. Предприятията имат право да разширяват списъка с показатели, посочени в документа. Възможно е оптимизиране на системата за контрол на движението на товарителници чрез въвеждане на електронна регистрация на формуляри. Автоматизирането на процедурата намалява времето, прекарано от служителите за работа с документи и свежда до минимум риска от изтичане на информация. Възможно е да се осигури работоспособността на електронното управление на документи в сегмента на транспортното счетоводство с помощта на специализирани програми или аутсорсинг услуги.

Между другото, данъчните власти, представители на инспекцията по труда и служителите на КАТ може да се интересуват от коректността и пълнотата на попълване на пътни листове и организацията на контрол върху тяхното движение.

Забраната за водене на дневници на ваучерите в електронен формат в законодателна рамкане се предоставя. Предприятията имат право самостоятелно да решават как да организират счетоводството:

попълнете хартиената версия на списанието;
поддържа таблици в Excel;
ограничено до попълване на формуляра в програмата 1C.

Основното изискване е спазването на формата на документа, наличието на задължителни данни и възможността за бързо отпечатване на попълнените страници на формуляра.

Основна документация

Мерките за следене на разхода на гориво и валидността на отписванията на гориво се изпълняват със задължителното изпълнение на товарителници и дневника им Образец № 8. Формулярите са одобрени от Държавния комитет по статистика с Постановление от 28 ноември 1997 г. № 78. Правилата за попълване на документи са дадени в Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. No 152. Разрешено е да разработите собствен шаблон за товарителница, който трябва да съдържа необходимите данни за първичната документация. Пълен списъкинформация, чието отразяване е необходимо, се съдържа в Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Товарните листове се издават по различни образци в зависимост от вида транспорт, който се извършва. Те могат да се използват за отчитане на горивните ресурси чрез:

леки превозни средства;
специален транспорт;
пътническо такси;
камиони;
автобуси.

Формуляр за товарителница с всички необходими данни се издава на водача преди заминаване за работа. Срокът на валидност на документа е ограничен до 1 ден. Изключение се прави за случаите на изпращане на служители в командировки с продължителност повече от един ден. За ситуации с бизнес пътници основното изискване на регулаторните органи за издаване на товарителница е способността да се вземат предвид работно времеи обективно отразяват разходите за гориво.

ПОМНЯ!Показанията на скоростомера трябва да бъдат въведени в пътните листове преди напускане в началото на смяната и след края на работата. Стойностите за края на деня и за сутринта на следващия ден трябва да съвпадат.

В зависимост от използвания формуляр на документа, счетоводителят може да отпише ГСМ според действителния разход на гориво или по установени стандарти. Пътните листове дават право на водачите да управляват определено превозно средство през работно време. Формулярът посочва предвидения маршрут на движение, оставащото гориво и данните от скоростомера. Допълнително те въвеждат информация за спецификата на работните дейности и часа на началото и края на работния ден.

ЗАБЕЛЕЖКА! При използване на горива и смазочни материали в инструментите не се попълват пътни листове. За мотоблокове, верижни триони и друго специално оборудване те изготвят.

Печатът върху товарителниците може да бъде пропуснат, за да се идентифицира собственикът моторно превозно средствонаименованието на предприятието (лизингодателя), неговият адрес и телефон са достатъчни. Нормата се подкрепя от текста на Заповед на Министерството на транспорта от 18 януари 2017 г. No 17. Поставеният върху формуляра печат не се счита за грешка. При управление на един автомобил от няколко водачи на смяна, ваучерите за всеки водач се издават поотделно. Списанието принадлежи към категорията на първичната документация, така че срокът на съхранение в предприятието не може да бъде по-малък от 5 години.

Всеки ваучер, издаден на служител, трябва да бъде регистриран в дневника. Документът се съставя на първа страница със заглавна страница. Посочва името на организацията, статуса и интервала от време, за който се правят записите. Съдържанието на списанието е представено в таблица, която се попълва при издаване на ваучерите.

Ако товарителницата е попълнена неправилно, формулярът е развален, данните за това трябва да бъдат отразени в дневник формуляр № 8. Такива ваучери са прикрепени към списанието, отбелязва се, че листовете са повредени. Информацията се въвежда със запазване на хронологията на документацията.

Дневникът се характеризира с непрекъсната номерация. Книгата трябва да бъде зашита и заверена с подпис на директора на предприятието. Подписът е подкрепен с печата на организацията. Това е необходимо, за да се гарантира безопасността на документа и да се предотвратят опити за унищожаване на отделни листове от книгата. Ръководителят на институцията със заповед назначава лице, което ще отговаря за воденето на дневника.

Документът във формуляр № 8 отразява следната информация:

поредния номер на издадената товарителница;
дата на издаване на документа в хронология;
Пълно име на водача, на чието име е издаден ваучерът;
регистрационни табели на превозни средства;
подпис на водача, получил попълнения формуляр на пътната листа.

Ако е имало връщане на ваучера, тогава в дневника се прави съответен запис. Датата на връщане трябва да бъде посочена, потвърдена с подписа на отговорния диспечер. Формуляр 8 трябва да съдържа подписите на следните длъжностни лица:

водач, който потвърждава получаването на товарителница;
диспечер или друг упълномощен служител, който получава разрешителни от водачите в края на смяната;
счетоводител, който с подписа си трябва да удостовери правилността на попълването на документа и факта на приемането му за счетоводство.

Формуляр 8 или ваш собствен шаблон за списание могат да бъдат отпечатани и зашити от служители на предприятието или поръчани от печатница. Срокът, за който се води счетоводната книга, се определя от счетоводната политика на институцията. Препоръчителният интервал е от 1 месец до една година.

Ако се открие грешка

Ако се открият грешки в дневника, те могат да бъдат коригирани. Процедурата за извършване на промени в попълнените колони е регламентирана от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ в чл. 9. Алгоритъм на действията:

зачеркнете неправилната информация с един ред;
до корекцията се прави запис „Коригирано”;
е посочен надпис с правилните данни;
трябва да бъде отбелязана датата на коригиращите действия;
всеки случай на корекция трябва да бъде потвърден с ръкописния подпис на отговорното длъжностно лице.

Самостоятелно проектирана форма

Ако предприятието използва самостоятелно разработени шаблони на документи за отчитане на горива и смазочни материали, тези формуляри трябва да бъдат отразени в два местни акта на организацията:

счетоводна политика;
заповед за одобрение на първичния формуляр.

Информацията за организацията, номерът на документа и датата на съставянето му трябва да бъдат въведени в заповедта за одобрение на образеца на товарителницата или регистъра на ваучерите. В текстовия блок на поръчката е посочен предметът на разглеждане - одобрение на нов образец на документ. Не забравяйте да посочите датата, от която формулярът ще бъде въведен в системата за управление на документи. В последния раздел на заповедта са изброени служителите, които трябва да се ръководят от този местен закон и техните подписи.

"Дневник за регистриране на движението на товарителници" - специализирана форма за попълване на документи от предприятия, одобрена в рамките на законодателството с резолюция държавен комитетстатистика на Руската федерация от 1997 г. Тази форма е уместна и приложима, ако в баланса на организацията има превозни средства и са издадени товарителници. Чрез този формуляр можете да водите подробен аналитичен запис на документите, които се издават на водача. Също така регистърът на товарителницата включва поле, в което се записва датата на приемане на листа от счетоводителя. Това е много удобно за настройка на работния процес, можете веднага да разберете кой от служителите нарушава договорените правила за предоставяне на документи.

Един документ може да се съхранява и записва в няколко формата, по-специално в печатен и електронна форма, което е удобно за съхранение, отчитане и организиране на информация. Този документ съдържа данни за всички издадени листове и това не зависи от вида им. Документите подлежат на непрекъснат тип номерация. Оказва се, че трябва редовно да водите консолидиран дневник, тъй като е необходимо да го формирате задна датапогрешно.

Състав на документа

Всъщност хартията включва няколко детайла и характеристики, физически е корицата и част от стойността на таблицата. На корицата е отбелязано името на компанията и периодът от време, за който е произведено това списание. Има няколко важни стойности в елемента на таблицата.

номерирана стойност (тя е индивидуална за всеки документ);
датата се отбелязва в момента на попълване и издаване;
информация за водача и номера на персонала;
номер на автомобила (гаражна стойност);
подпис на служителя за получаване на документа;
подпис на диспечера за приемане на книжата от съответния служител за управление на МПС;
подпис на счетоводителя и посочване на периода (дата), в който са приети товарителницата и документите от водача;
актуална бележка от лицето, което поддържа този формуляр.

Бележката има за цел да дешифрира наличната информация в други колони, така че всеки заинтересован потребител на отчета да може да разбере информацията, съдържаща се в таблицата.

Регистърът на товарителницата формуляр 8, който може да бъде изтеглен от сайта, трябва да се попълни директно от служител на фирмата, който има специални правомощия за това. Ако издаването на документа се извършва от трета страна въз основа на договорни отношения, тогава специалист от организация на трета страна, с която е сключен договор, предмет на който са услуги от този тип, може да се попълни. Всички нюанси са предписани в договорните отношения с тази компания, така че по-късно да няма излишни въпроси кой, кога попълва този или онзи формуляр и как се извършва плащането за услуги. Счетоводният дневник на товарителницата има образец за попълване на специален, обикновен служител, който не е срещал такъв формуляр преди, може да го попълни неправилно, което неизбежно ще доведе до глоби от регулаторните органи.

Собственици автотранспортни предприятиячесто се задава въпрос относно регистъра на товарителницата: необходимо ли е да се съхранява през 2019 г. В каква форма трябва да бъде и къде е по-добре да изтеглите образец на регистъра на товарителницата безплатно. Собствениците знаят, че всяка фирма, която има автомобили или камионитрябва да улови тяхното движение. Затова често искат образец на книга за регистрация на товарителници. По-долу ще разгледаме подробно как да организираме счетоводство и как правилно да записваме трафик с възможност за изтегляне на безплатен регистър на товарителницата за 2019 г.

Защо ни е необходим регистър за издаване на пътни листове на водачи

Тъй като на данъкоплатците е разрешено да отписват част от производствените разходи, организациите се нуждаят от документация, която потвърждава разходите за преместване и изчерпване на активи. В транспортния сектор един от тези първични документи е товарителницата. Цялата информация, свързана с маршрута на пътуването, водача, използваното превозно средство, превоза на товари или пътници трябва да съдържа регистър на товарителници за 2019 г. и предходни години. Въз основа на нормите на Федералния закон от 08.11.2007 г. № 259-FZ „Хартата автомобилния транспорти градски наземен електротранспорт“ и „Задължителни данни и ред за попълване на товарителници“, утвърдени със Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152, този документ или списание е задължителен за всички собственици на превозни средства. Освен това товарителниците трябва да се записват в отделен дневник.

Образец за попълване на регистър на товарителницата

Стъпка първа. Заглавна страница

Изтеглете примерен дневник за регистрация на билети за пътуване 2019. Заглавна страница.

При попълване на заглавната страница на счетоводния дневник се посочват името и формата на собственост на организацията, формулярът OKPO, месецът и годината (периодът) на водене на дневника се посочват задължително. Не е нужно да печатате.

Пример за попълване на заглавната страница на списание

Стъпка 2. Основно тяло

По-конкретно, за да се отчете движението на товарителници, е разработен формуляр № 8 (код по OKUD 0345008), предназначен да унифицира необходимите данни. Той е одобрен с Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Въпреки това, законът за счетоводството № 402 от 6 декември 2011 г. гласи, че използването на формуляр № 8 не е задължително . Организацията има право самостоятелно да създаде примерна книга за счетоводство на товарителници, при условие че цялата необходима информация е отразена в нея.

Изтеглете регистър за движение на товарителници, образец 8

Таблицата трябва да включва:

номер и дата на издаване на товарителницата;
данни за водача, неговия личен номер;
гаражен номер на превозното средство (обикновено се задава в публични институции, а частните компании не го правят, така че е приемливо тази колона да се остави празна).

Дестинацията и друга информация се записват в колоната Бележка.

Тази задължителна информация трябва да се съдържа, дори ако организацията самостоятелно е определила как трябва да изглеждат товарителницата и дневника.

Можете да изтеглите регистър на товарителницата, формуляр 8 (2019) в нашата статия. Пример за попълване на таблични данни.

Стъпка 3. Завършване на разрешението

Записванията във формуляра се потвърждават от трима служители наведнъж:

шофьор;
този, който е въвел информацията (например диспечерът);
както и счетоводителя, получил документа.

Примерен дневник за издаване на билети за пътуване 2019 г. Попълване на билета:

Честота на поддръжка

Горният примерен дневник за издаване на товарителници за 2019 г. се съставя на месечна база и всеки път на нова страница. Но организациите и индивидуалните предприемачи могат да направят друго: посочете периодите, за които се съхраняват записи, и ги попълнете, без да оставяте празни редове.

Законодателството позволява на водачите да издават документи за пътуване до 1 месец. Ако през това време превозното средство ще се използва не от един, а от двама водачи, тогава е разрешено на всеки от служителите да се издаде собствен "ваучер" за движение.

В този случай при връщането им всички документи, получени от счетоводителя, се вписват в счетоводната форма. При попълване на регистъра по-голямата част от информацията ще бъде същата, но това не е страшно.

Къде мога да купя

Предлагат се за продажба готови книги за контрол на движението на превозните средства. Страниците на такова списание трябва да бъдат номерирани.

Когато приключи, той трябва да бъде подписан от поне двама отговорни служители:

този, който го е водил;
директор или счетоводител.

Същите изисквания и за печатния регистър. Можете да изтеглите безплатно дневника за издаване на товарителници от линка в нашата статия. Ако започва за един месец, тогава в края на периода трябва да бъде номериран, завързан и подписан.

Срок на годност

Законът не уточнява колко време трябва да се съхранява такъв регистър, дали е отпечатан или закупен от магазин. Въз основа на товарителниците и тяхното движение се формират заплатата на водачите, данъкът и базата на производствените разходи. Такива първични документи, информация за които е записана в регистъра, се съхраняват в организацията най-малко 5 години. Очевидно е, че самият регистър трябва да се съхранява за същата сума.

Преди да го унищожите, е важно да се уверите, че последният счетоводен документ все още не е изтекъл. В противен случай, ако е необходимо, няма да можете да потвърдите наличието и поддържането на контрол. Можете да изтеглите безплатния дневник за пътуване за следващия период от нашия уебсайт.