Запити у архіві в електронному вигляді. Зразок заяви до архіву про родичів

Якщо Ви хочете дізнатися, як зробити запит до архіву про родичівабо предки, то ця публікація, безумовно, для вас. Запити населення поділяються на три типи: соціально-правові (довідки за трудовим стажем тощо), тематичні (інформація біографічного характеру про людину) та генеалогічні. Для перших двох видів передбачені окремі матеріали, а тут докладно розглянемо питання про те, як зробити запит до архіву про предків. Посилання на безкоштовне скачування зразків кількох форм знаходиться наприкінці статті, але перед відправкою рекомендуємо ознайомитися з роз'ясненнями, щоб підвищити ймовірність позитивної відповіді з відомостями про предків від державної установи. Для тих читачів, хто хоче заощадити час та нерви, пропонуємо замовити генеалогічний запит до архіву про родичів у нашому бюро сімейних досліджень. В рамках цієї послуги ми за символічну плату складемо грамотний текст і повідомимо точні координати архівів, куди необхідно надіслати заяву. Далі читайте цікаві нюанси взаємин із співробітниками читальних залів та відділів зберігання документів, оскільки, як правило, саме вони працюють із запитами про родичів, які приходять від громадян.

Перед тим, як зробити запит до архіву про предків, зверніть увагу на важливий психологічний факторпід час спілкування з представниками регіональних організацій, куди мають передаватися документи віком понад сто років із органів РАЦС. Засновники сайту сайт проводили пошук родичів більш ніж у п'ятдесяти регіонах країни та з огляду на цю статистику виявлено, що більшість персоналу державних архівів є освіченими та інтелігентними людьми. За словами співробітників, не в їхніх інтересах затягувати процес обробки архівних запитів, оскільки чим швидше вони допоможуть заявнику, тим швидше розпочнуть безпосередні обов'язки. Варто врахувати і той факт, що доходи від вирішення завдань за запитами про родичів (а це платна послуга) йдуть до скарбниці, а не до конкретного виконавця. Зважаючи на те, що відповіді на запити до архіву про предків не належать до основної діяльності працівників, Ваша заявка може бути відхилена без пояснення причин відмови або з наданням формальної відписки. На деяких інтернет-ресурсах федеральних установтак і написано: "архів не опрацьовує запити генеалогічного характеру про родичів через сильну зайнятість фахівців".

З органами РАГС (записи актів цивільного стану) справи інакше. Відповісти на запит до архіву про родичів вони зобов'язані. Заявки кардинально різняться, когось цікавить шлюб чи його розірвання між старшими членами сім'ї, інші шукають свідоцтво про народження чи смерть родича. Законодавство періодично змінюється, через що точну процедуру виконання запитів в архів про предків слід дізнаватися на момент звернення. В установі можуть вимагати доказ спорідненості з особистістю або свідоцтво про її смерть. Наприклад, у ході одного з досліджень роду, співробітник відділу зберігання документів в органі РАЦС уточнив, що допускається запитувати відомості лише про померлих, причому робити це без додаткових дозволів можуть лише діти. Передбачається, що люди відновлюватимуть свідчення особисто або через повноважних представників. Тобто, онук, при живих батьках, не отримає позитивного результату на запит до архіву про родичів третього покоління (дідусів або бабусь). Якщо батько або мати не можуть займатися пошуком даних, то вони повинні оформити у нотаріуса довіреність на ім'я виконавця, яким може бути будь-хто. Однак, як уже сказано, актуальний алгоритм дій стає відомим у конкретної ситуаціїу період її виникнення і залежить від ступеня спорідненості громадянина, який посилає запит в архів про предків, з персоною. У суворих правилах є логіка. Мало хто з читачів зрадіє тому факту, що хтось чужий безперешкодно "копається" в біографії та відносинах їх родичів або проводить вивчення історії сім'ї, намагаючись знайти компромат у корисливих цілях.

Як зробити запит до архіву про родичів сім'ї

Після роз'яснення базової концепції підходу до спілкування з архівістами, перейдемо до суті теми публікації на генеалогічному сайті Livemem. Як зробити запит до архіву про родичів так, щоб його не проігнорували та виконали у найкоротші терміни? Спочатку визначте, який міський архів або орган РАГС необхідно звернутися зі своєю заявою про пошук предка. Вибір установи для надсилання запиту про родичів залежить від виду завдання (відновлення свідоцтв або отримання відомостей) та дати події (народження, одруження або смерть). За нормативами, якщо з моменту створення документа не минуло сто років, він повинен зберігатися у територіальних органів РАЦС. Але з практики діяльності нашого бюро сімейних досліджень відомо, що більш "молоді" записи актів громадянського стану зустрічаються і в сховищах регіональних архівів. Тобто, коли цікавлять сімейні документи радянського походження, то надсилати запит про родичів слід відділу РАГС за місцем події, а якщо вони вже передані у фонди федеральних архівів, то Вам про це повідомлять у листі у відповідь. Державними службами ведеться розробка централізованої електронної бази даних з відповідною інформацією про громадян, тому, не виключено, що незабаром з'явиться можливість надсилати запити про предків до місцевих організацій.

Розглядаючи випадок із запитом пошуку фактів про родичів із метричних зошитів церкви (попередники книг з актами громадянського стану, які були офіційним документом ~ до 1917 року), варто звернути увагу на те, що надходити необхідно навпаки. Спочатку запитуйте відомості про предків у федеральних архівів залежно від регіону, де сталася подія, а якщо записи не були передані їм на зберігання, то заявника перенаправлять до органів РАЦС. Зазначимо заплутану плутанину з районами, де в рамках адміністративно-територіального поділу іноді змінювалися межі. Трапляються неоднозначні ситуації, коли село (село, місто) і прихід її церкви, наприклад, в 1850 ставилося до однієї губернії, а в 1851 - вже до іншої. Значить, і церковні метричні книги з сімейною історією предків по цьому населеному пункту можуть бути розташовані у двох регіональних архівах. Є ймовірність, що громадянину про це не повідомлять, а на запит дадуть відповідь класичною відпискою "не виявлено". При сумнівах на тему ретельності обробки запиту до архіву про родичів - продублюйте листа до установ сусідніх міст, куди могли бути відправлені книги із записами обрядів предків по спірних територіях.

Тепер пояснимо безпосередньо саму процедуру оформлення архівної заявки на пошук відомостей про предків із написанням правильного текстового супроводу. Розглянемо ситуацію на прикладі генеалогічного запиту до державного архіву, тому що у випадку з органами РАГС - дії досить схожі, а підготовлені нами форми за посиланням для безкоштовного скачування наприкінці публікації не потребують додаткового роз'яснення. Запит до архіву про родичів можна умовно розділити на три блоки (як у зразку на першій фотографії): куди відправляється звернення, його суть і ким направлено. Відразу скажемо, що всі частини є обов'язковими до заповнення, якщо хоча б одна буде пропущена, то з ймовірністю 99% Ваша заява буде відхилена. Перед тим, як зробити запит в архів про предків, зайдіть на сайт установи або уточніть телефоном, чи займаються співробітники їх виконанням у принципі. І якщо робота зі зверненнями громадян на тему пошуку даних про родичів ведеться, дізнайтеся, яким способом архіву буде зручніше прийняти заяву електронній поштічи традиційним листом. Коли запити обробляються лише на фізичному носії (у письмовому вигляді), не зайвим буде укомплектувати посилку другим конвертом. На жаль, за розповідями архівістів, іноді саме через відсутність власних засобів пересилання, запити про родичів можуть бути проігноровані (що менший архів, то скромніший бюджет на спілкування про предків сім'ї).

Щодо змісту документа, то необхідно знати наступні нюанси. Архів, куди надсилається запит про предків сім'ї, і відправник розташовуються у візуально єдиному просторі - у лівому верхньому кутку. При цьому заявка повинна надсилатися на ім'я директора. Точне найменування та актуального керівника Ви знайдете на сайті установи. Виглядає ця частина запиту відомостей про родичів приблизно так: "Директору державного архіву такого суб'єкта Російської Федерації (області, республіки, краю і т.д.), його прізвище, ім'я, по батькові (з нового рядка)". Далі вкажіть у бланку П.І.Б. заявника, його адресу фактичного проживання (де Ви зможете отримувати кореспонденцію), а також контактні дані (номер телефону або електронну пошту, а краще обидва варіанти). Анонімні запити до архіву про родичів сім'ї та звернення без вказівки засобів зворотного зв'язку зі зрозумілих причин до виконання працівниками не приймаються.

Як скласти текст заяви, щоб збільшити шанси на позитивний результат? Вважаємо за потрібне спростувати поширений міф, який говорить: "чим докладніше викласти суть запиту в архів про предків, тим вище можливість отримати відповідь з відомостями родичів". Такий підхід є актуальним при взаємодії з приватними генеалогами або профільними організаціями на кшталт нашого бюро сімейних досліджень "Зберігачі сімейних таємниць". Але з державними установами все має відбуватися абсолютно навпаки. Чим чіткіше і лаконічніше сформульовано завдання, тим більше шансів досягти від архіву вирішення поставленого питання та розгляду запиту про родичів у невеликі терміни. Не варто писати твір про повагу до предків, зазначте лише точні факти: місце з датою народження, населений пункт, ім'я родича, ступінь спорідненості, а також тип запису. Можна написати зразкові дані, але це збільшить вартість і час виконання генеалогічного запиту в архів про предків, а в деяких випадках унеможливить пошук інформації про родичів. Наприкінці архівного запиту відзначте, що інтерес пов'язаний з відновленням родоводу, і Ви зобов'язуєтесь сплатити за роботу. Намагайтеся вмістити суть у 3-4 рядки.

Грамотне звернення до архіву із запитом про відновлення історії предків виглядає приблизно так: "Прошу знайти в метричній книзі запис про народження (або смерті) мого прадіда такого-то (його прізвище, ім'я, по батькові) за X рік у селі (селі, місті) N. За відсутності метрик, буду вдячний, якщо повідомите про збереження ревізських казок, сповідних відомостей та інших генеалогічних джерел за зазначений період. При успішному пошуку родича хотілося б оформити архівну довідку (зробити виписку, ксерокопіювання або фотографію сторінки). Готовий оплатити послуги." Коли цікавить обряд одруження предків, то просто замініть фразу про народження на відповідний текст про шлюб. Співробітниками архівів не вітаються розпливчасті формулювання та масштабні запити про родичів у вигляді "проведіть генеалогічне дослідження роду" або "хочу дізнатися про родовід Розв'язання таких завдань досить утруднене, і архів навряд чи за них візьметься, оскільки генеалогія сім'ї - не профільний напрямок його діяльності. культурне спілкуваннядодатково мотивує на якісне виконання роботи, що, у принципі, цілком закономірно. На окремих сайтах установ у розділі з правилами обробки заяв пишуть: "не розглядаються запити до архіву про родичів, які містять нецензурні вислови". Страшно уявити, із яким населенням доводиться мати справу. Не втрачайте обличчя, не паплюжіть пам'ять про предків і поводьтеся гідно!

Внизу бланка поставте дату та розпишіться. Тобто Вам необхідно роздрукувати документ, підписати та відсканувати його (якщо мова про пересилання електронною поштою). Звертаємо увагу читачів на те, що немає жодного сенсу дублювати надсилання запиту до архіву про родичів, оскільки нове звернення настане в кінець черги та створить зайве навантаження на співробітників. Краще, направте до установи питання: "прошу уточнити стадію виконання мого запиту від дати Y, заявник такий-то". Щодо термінів виділимо той факт, що виконання роботи архівом може зайняти як лічені дні, так і кілька місяців. В інтернеті відомі підтверджені випадки, коли на відповідь доводилося чекати і 10 місяців. Проте, задля справедливості зазначимо, що на архівні запити про предків, підготовлені фахівцями сайт, результат, як правило, приходить протягом 1-2 тижнів, що ще раз підтверджує важливість правильного оформлення та чіткої постановки завдання. Враховуючи всі наші поради під час підготовки заяви, Ви зможете зробити коректний запит до архіву про родичів та отримати відомості про членів сім'ї. До речі, рекомендуємо замовити в нашому генеалогічному бюро детальний план проведення дослідження, який полегшить реалізацію пошуку предків, а також підвищить ефективність витраченого часу та вкладених коштів на відновлення родоводу.

скачати типові запити про предків в архіви та органи РАГС (185 Kb; формат: docx).

Якщо у Вас є доповнення – повідомте про це у коментарі, зробимо корисний ресурсразом!

Всі права захищені, копіювання тексту допустиме лише з розміщенням посилання на сайт

У житті кожного може виникнути потреба у зверненні до архівних документів. Громадяни пишуть запити у разі необхідності поновлення документів, відтворення історичних подій, встановлення спорідненості або наукові дослідження. Безперечним плюсом є повсюдний розвиток мережі архівів біля Російської Федерації. Поряд із державними, у яких документальна база є найбагатшою, існують і приватні.

Необхідність подання заяв зумовлено складним устроєм архівів. Тисячі фондів, колекцій документів, фотоматеріалів та інших джерел ускладнюють пошук потрібної інформації. Тому слід якомога конкретніше описати запит. Чим більше вкажете відомі вам факти, тим швидше співробітник відповість на запит.

Особливості складання

Архіви Росії діляться на типи:

державні;
муніципальні;
відомчі;
архіви організацій;
приватні.

Усі громадяни РФ можуть звернутися до будь-якої організації за допомогою, головне знати, як правильно подати заяву.

Види запитів:

соціально-правовий– для роз'яснення фактів, необхідних за дотримання прав та інтересів фізичних осібчи компаній. Належать запити фізичних та юридичних осіб, консульські (від іноземних громадян, службові);
генеалогічний– для роз'яснення та уточнення фактів біографії предків з метою опису генеалогії роду, сім'ї;
тематичний– робиться з метою отримання документів за окремим фактом історії чи життя людини. Такі запити притаманні дослідницької діяльності.

Для початку потрібно визначити, до якої з категорій підходить питання, в якому архіві може бути цікава інформація.

Подати заяву можна:

у реєстратора або МФЦ (обов'язково наявність паспорта);
листом по Пошті Росії;
електронним чи через портал Державних послуг.

Сучасні технології та наявність Єдиного Державного порталу дозволяють надсилати заяви, не виходячи з дому, спрощуючи роботу з архівами міст Росії.

Інформація надається безкоштовно, це регулює Федеральний закон «Про організацію надання державних та муніципальних послуг» від 27.07.2010 N 210-ФЗ. Єдине за що адміністрація архіву може виставити ціну – обробка інформації та складання нової дослідницької праці співробітниками на основі запитуваних документів.

Крім законодавчих актів існують внутрішні накази, статути та постанови, що регулюють роботу працівників. Правила роботи архівів організацій, складені Колегією Росархіву, регламентують роботу дрібних архівів.

Загальний принцип роботи архівів це доступність та відкритість. Створені вони були для збереження важливих документівз метою надання їх громадянам на запит. Проте, існують обмеження доступу деяких матеріалів із встановленим терміном секретності. Це можуть бути документи Архіву МВС, Збройних Сил або іменні колекції знаменитих людейпередані родичами.

До створення статті підштовхнув коментар:

От би написали статтю про те, як перемогти архіви та вибити довідку. Адже неможливо дочекатися.

Йдеться про початковий етап програми "НРЯ" - збирання документів, які доводять, що ваш предок по висхідній лінії проживав у потрібний час у потрібному місці:

16.4. Іноземні громадяни та особи без громадянства, зазначені в пункті 16.1 цього Положення, мають (мали) родичів по прямій висхідній лінії, які постійно проживають або раніше постійно проживали на території Російської Федерації або на території, що належала до Російської імперії або СРСР, у межах державного кордону Російської Федерації Федерації, додатково подають один із документів (документи), що підтверджують (підтверджують) наявність зазначених родичів, а також факт їх постійного проживанняна відповідній території (свідоцтво про народження, документ про укладання шлюбу, свідоцтво про усиновлення, свідоцтво про смерть родича, посвідку на проживання, витяг з домової книги, копію поквартирної картки, документ, що містить відомості про постановку на військовий облік, військовий квиток або інший документ (Документи).
16.5. У разі відсутності документів, зазначених у пунктах 16.3 та 16.4 цього Положення, заявники подають архівні довідки, витяги з архівних документів, копії документів Архівного фонду Російської Федерації та (або) інших архівних документів.

Нагадаю:якщо ви плануєте піти НРЯ, маючи дозвіл на проживання, отриманий за іншою програмою, збирати довідки на предка не треба.

У статтях про досягнуті успіхи щодо НРЯ ( , ) про збір довідок мало хто пише докладно, проте цей етап є одним з найскладніших, тому що не можна навіть приблизно розрахувати, скільки часу він займе і чи увінчається позитивним результатом взагалі. І навіть на міграційну службу не нарікаєш - тут її роль незначна, на рівні "приймемо свідоцтво про народження - ні, недостатньо". Все залежить тільки від вашої наполегливості, кмітливості та бажання співробітників архіву вам допомогти.

Чи справді добути довідку так складно?

Так. По перше, єдиної бази даних, однієї установи, або організації, однієї адреси, куди можна звернутись та отримати довідку/виписку про підтвердження постійного проживання на території Росії (РРФСР) (тим більше через інтернет, в режимі "онлайн")НЕ ІСНУЄ .

Таку довідку/документ можна отримати у різних організаціях, перелік яких є досить великим (паспортні столи, керуючі організації, архіви тощо).

По-друге, співробітники цих організацій не завжди налаштовані швидше безкоштовно допомогти незнайомій людині. У ваших інтересах не лише зібрати максимальну кількість даних для запиту самостійно, а й регулярно нагадувати про себе (наприклад, телефонувати).

Нижче наведено принцип підходу до питання.

З основних документів, які можна відновити або отримати повторно (дублікат) - документи по РАГСу: св-ва про народження, шлюб, смерть (треба точно знати дати, або хоча б у якому році зроблено актовий запис, інакше в РАГСі можуть відмовити, пояснивши , що не мають змоги перелопачувати весь архів).

Обов'язково в цьому ланцюжку від Вас до предка, крім свідчень про народження, на померлих треба брати свідчення про смерть. По можливості - і шлюб.

Якщо надсилаєте запит до РАГСу іншого міста, обов'язково: крім поштової адреси проживання (індекс тощо) вказуйте у запиті адресу найближчого до вас РАГСу, куди Вам буде надіслано відповідь.

У запиті у довільній формі викладаєте суть, який документ Вам необхідний, вказуєте найдокладніше відомі відомості, а також повні особисті дані.

Термін розгляду – до 30 днів. Довго не чекайте. Дзвоніть та запитуйте про результати запиту (зараз жодних проблем ні з адресою установи, ні з номерами телефонів легко дізнатися через інтернет). Якщо актовий запис знайдено, документ надішлють.

У місцевому РАГСі під час отримання документа вимагатимуть підтвердити кревність:необхідні свідоцтва про народження Ваше і далі по ланцюжку (наприклад, батька, якщо берете документ на діда); + свідоцтво про смерть предка (якщо предок помер), і Ваш паспорт із нотаріальним перекладом на російську мову (можна одразу приходити з ксерокопіями).

Будьте готові, що при отриманні документа "через покоління" - якщо отримуєте, наприклад, дублікат свідоцтва про народження діда, а ваш батько (тато чи мама) живі, можуть вимагати нотаріальну довіреність (від тата-мами) або видадуть тільки їм. Тобто. напевно, особисто Вам без довіреності дадуть документ тільки на батька.

На більш далеких родичів по ланцюжку: або довіреність від живого проміжного предка - або свідоцтво про смерть (св-во про смерть підтверджує, що ви єдиний прямий нащадок).

Строк зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану в органах РАЦС становить 100 років (ст. 77 ФЗ "Про акти цивільного стану").

Форма №9 містить інформацію про зареєстрованих на житлоплощі людей. Її часто отримують реалізації угод купівлі-продажу, інших угод з нерухомістю. Для отримання звертаємося до організації, яка веде реєстраційний облік з даного домобудування (ТСЖ, тощо). Слід мати на увазі, що для сторонніх (незареєстрованих) на даній житлоплощі громадян для отримання довідки попросять довіреність від власника квартири.

Довідку про реєстрацію також можна отримати у "паспортному столі" УВМ. Проте, відомості про зняття з реєстраційного обліку (у зв'язку з виїздом до іншого населеного пункту, або після смерті), відповідно до Адм.регламенту виконання ФМС державної функції з організації та ведення адресно-довідкової роботи, наказ №422 від 29.10.2007р. п.52 зберігаються протягом 10 років, після чого підлягають знищенню.

Предок був кадровим військовим - екземпляр його особистої справи зберігатиметься у Центральному архіві Міністерства оборони РФ (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (МО, м.Подільськ, вул.Кірова, 74).

Якщо був кадровим військовим до 1941р. - Подавайте запит до Російського державного військового архіву http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм.Макарова, 29).

Для пошуку інформації про предків, як про учасників ВВВ, може бути корисним таке посилання:

Загальне:коли надсилаєте запит поштою до будь-якої організації, установа: вкладіть у конверт ксерокопії документів, що підтверджують Вашу спорідненість з особою, на яку запитуєте відомості. Це справді необхідно.

Районний, міський та обласний архіви (залежно від адміністративного підпорядкування населеного пункту). У кожному разі, у кожній області/суб'єкті є Державний обласний архів. Відомчі архіви та архіви конкретних установ/організацій. Як кінцева інстанція – федеральні архіви РФ.

Дізнаємось в інтернеті адреси (в т.ч. електронні) та телефони. Дзвонимо (так раціональніше), з'ясовуємо, чи мають у своєму розпорядженні вони необхідні відомості (інакше з'ясовуємо до кого можна ще звернутися). Далі надсилаємо до них письмовий запит.

Запит складаємо у довільній формі.

Обов'язково слід вказати адресата, причину звернення (у разі запит буде " соціально-правовим " і виконується безкоштовно), сформулювати конкретні питання. Відомі відомості слід викласти якнайдокладніше. Попросити за неможливості допомогти по суті запиту, підказати адресу уповноваженої організації або попросити передати запит по компетенції.

Спочатку коротко викладаєте з метою вимагаєте відомості. Далі - найбільш відомі відомості для батька. Можна додати копію свідоцтва про народження. Для зручності та простоти сприйняття (в архіві, адже теж живі люди працюють!) обов'язково викладайте відому інформацію у хронологічному порядку.

Максимально чітко поставте запитання, які слід з'ясувати.

Окремою пропозицією, попросіть у разі відсутності необхідних відомостей, підказати куди ще можна звернутися або попросіть переадресувати ваш запит по компетенції.

Також обов'язково вказати свої особисті дані: ПІБ, та зворотну адресу, із зазначенням поштового індексу. Рекомендується вказати телефон та адресу електронної пошти.

На сайтах Державних архівів можете також виявити платну послугу "генеалогічного запиту". З прейскурантом цін та порядком надання послуги можна ознайомитись на сайті держархіву. Як правило, у цьому випадку пропонується направити до архіву лист-анкету, в якій зазначені обов'язкові пункти, без яких пошук неможливий. Якщо зазначених відомостей достатньо для пошуку за документами держархіву, заявнику надсилається квитанція на передоплату. По завершенні роботи надсилається остаточний розрахунок вартості (з урахуванням передоплати) та квитанція. Плата стягується незалежно від результатів пошуку.

Також не слід забувати про можливість самостійного пошуку в читальних залах архівів.

Приватні особи (організації), що надають послуги з генеалогічного пошуку платній основі- як можливий вибір, однак, в результаті отримані Вами документи (копії) повинні бути завірені правильним чином.

Висновки. Алгоритм дій

1. Перебираєте особистий архів, сідайте за стіл, на підставі документів та відомих Вам відомостей ВИПИСУЄТЕ всі відомі достовірні факти біографії. Звертаєтеся до живих родичів за інформацією, можливо у них збереглися якісь документи. Буде корисним за допомогою інтернету також отримати інформацію про дане місце, час, політичні та економічні події (який населений пункт, заняття населення, промислові об'єкти, храми та інше).

2. Коли стане зрозумілою загальна картина, можна переходити до запитів. Від міських до обласних та федеральних архівів. У тому числі й відомчих. Звертаємось із запитами як про підтвердження відомих фактів – для документального підтвердження. Так і у зворотному напрямку: чи значиться у списках робітників на підприємстві Ваш родич (Ви, наприклад, дізналися, що у певний час у даному населеному пунктібуло єдине підприємство). Усі репресії, посилання, евакуації так чи інакше відбивались у загальних відомчих "базах".

Архів - державна установа, яка забезпечує документам безпеку, сприятливі умови для їх використання, надає інформацію органам державної владита місцевого самоврядування, а також задовольняє інформаційні потреби населення. А отримання інформації, необхідної захисту особистих інтересів громадян, - наше невід'ємне право. Розглянемо етапи, які проходить людина, яка звернулася до архіву.

Які запити бувають?

Запити бувають трьох видів:

тематичні- запити про надання інформації щодо певної проблеми, теми, події чи факту. Наприклад, біографічний запит, яким встановлюються відомості, необхідні вивчення життя конкретної особи, уточнюються факти його біографії;
генеалогічні- Запити, що виражають потребу в документ-ної інформації, що встановлює кревність, споріднені зв'язкидвох чи більше осіб, історію сім'ї, роду;
соціально-правові- запити конкретної особи або організації, пов'язані із забезпеченням їх прав та законних інтересів. Вони поділяються на три групи:
- службового характеру від органів законодавчої та виконавчої влади;
- від фізичних та юридичних осіб;
- запити від російських та іноземних громадян та осіб без громадянства, які проживають за кордоном, так звані консульські.

Для нас найцікавішими будуть соціально-правові запити від фізичних та юридичних осіб. По Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду РФ до соціально-правових запитів відносяться запити про підтвердження:

трудового стажу та розміру заробітної плати,
служби у військових частинах та формуваннях,
про стан здоров'я,
нагородження, присвоєння звань,
здобуття освіти,
застосування репресій,
про акти громадянського стану тощо.

Приклад 1

Згорнути Показати

Наприклад, проаналізувавши трудову книжку працівника, який приймається на управлінську та відповідальну посаду, на підприємстві захочуть переконатися, що працівник справді мав досвід роботи у великій компанії. Якщо компанія була ліквідована в установленому законодавством порядку (у тому числі внаслідок процедури банкрутства) або була перетворена у спосіб, що передбачає передачу документів з особового складу до архіву, роботодавець може звернутися до архіву з відповідним запитом.

Не рідкість - клопіт із підготовкою документів, пов'язаних із призначенням пенсій працівникам.

Безкоштовні та платні послуги

Усі соціально-правові запити архів виконує безоплатно. Але бувають і винятки:

якщо вам потрібно виконати запит терміново (протягом 1-5 днів із моменту звернення);
видати дублікат або переоформити архівну довідку замість втраченої або зіпсованої з вини заявника (крім нещасних випадків, зареєстрованих документально);
виготовити кілька екземплярів архівної довідки на прохання заявника;
зробити запит про трудовий стаж та заробітної платиза період понад 5 років (60 міс. поспіль);
зробити запит про майнові права.

За обслуговування в читальному залі архіву плата не береться (за винятком послуг, що не передбачені Правилами роботи користувачів у читальних залах державних архівів Російської Федерації).

Номенклатуру платних робіт та послуг, що виконуються архівами, встановлює Федеральна архівна служба Росії. Архів на цій основі може розробляти детальніший перелік, який затверджує директор. Крім того, архів може самостійно визначати категорії юридичних та фізичних осіб (пенсіонери, інваліди, дитячі будинки та ін.), для яких роботи та послуги здійснюються на пільгових умовах.

Терміни виконання запиту

За Основними правилами роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р.) термін виконання запитів соціально-правового характеру за документами архіву не повинен перевищувати 30 днів з моменту реєстрації запиту. З дозволу керівництва архіву цей термін може бути за необхідності продовжений, але не більше ніж на 30 днів з обов'язковим повідомленням заявника. Якщо ж після закінчення встановлених термініввідповідь не надійде, необхідно звернутися до органу управління архівною справою даного регіону із запитом, чому не виконано направлене звернення.

Виконання запитів провадиться відповідно до порядку використання документів Архівного фонду Російської Федерації, встановленим Федеральним законом від 22.10.2004 No 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській федерації», Федеральним законом від 20.02.1995 No 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації та захисту інформації».

Якщо ваш запит визнано непрофільним, то його пересилання за належністю до інших архівів чи організацій має бути здійснено у 5-денний термін з моменту надходження запиту до архіву, а вас мають про це інформувати.

Куди звертатись?

По-перше, в який саме архів вам звертатися, залежить від масштабу організації, що вас цікавить: якщо вам необхідні дані про людину, яка працює (працювала) в установі федерального підпорядкування, слід звертатися в федеральні архіви; республіканського, крайового, обласного підпорядкування - до державних архівів відповідного регіону; міського та районного підпорядкування – до муніципальних архівів.

Приклад 2

Згорнути Показати

Якщо вам потрібно запросити інформацію про людину, яка працювала на ліквідованому державному підприємстві в Москві, то потрібно звернутися до Центрального державного архіву документів з особового складу ліквідованих державних підприємств, установ, організацій Москви

Якщо людина працював для підприємства муніципального підпорядкування чи недержавної організації, то пошук документів має починатися з архіву міста чи району. З комерційними організаціямиІснують складнощі, пов'язані з відсутністю правових механізмів витребування передачі документів на державне зберігання.

Щоб зорієнтуватися, до якого саме архіву звернутися, ви можете скористатися сайтом www.rusarchives.ru. Ще існує інтернет-путівник по архівах Росії www.guides.rusarchives.ru, який дозволяє здійснювати пошук по 31 федеральному і 49 регіональних архівах і включає близько 140 тис. архівних фондів, що містять соціально-політичні, історичні, військові, економічні та інші документи.

Як скласти запит?

До запиту жорсткі вимоги не встановлені, заява складається у вільній формі, але з ім'ям директора архіву. Обов'язково, незалежно від виду запиту, мають бути зазначені такі дані:

прізвище, ім'я, по батькові особи, що цікавить в даний час і обов'язково прізвище в запитуваний період (зазначити рік зміни прізвища, якщо це мало місце);
адресу, якою потрібно направити відповідь архіву;
ваш контактний телефон;
про що і з метою запитується інформація.

Наведемо найбільш поширені запити і пояснимо, що в кожному з них необхідно вказати для того, щоб уможливити виконання такого запиту:

Взагалі, деякі архіви приймають не лише соціально-правові запити, складені на папері, а й надіслані електронною поштою, а деякі навіть по телефону.

Приклад 3

зразок заяви для отримання архівної довідки про зарплату

Згорнути Показати

Приклад 4

Зразок листа-запиту від юридичної особи (зразкова форма)

Згорнути Показати

Архівна довідка

Найчастіше заявнику надходить відповідь на запит у вигляді архівної довідки, рідше – архівної виписки чи копії документа.

По ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" архівна довідка - це офіційний документ архіву, містить відомості з архівних документів, які стосуються предмета запиту, із зазначенням адрес документів.

Розглянемо кілька довідок, які видаються найбільш популярні запити.

До архівної довідки про підтвердження трудового стажу включаються дані за той час, за який є відомості в документах архіву: наводиться точна назва посади, яку займає громадянин, та період його роботи (див. Приклад 5). Листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, власноруч складені громадянином, на яких відсутні відмітки про перевірку наявних у них відомостей на підставі поданих справжніх документів або довідок, не можуть бути підставою для видачі архівних довідок про трудовий стаж (при необхідності ці відомості повідомляються письмово) . Як документи, що підтверджують трудовий стаж, використовуються лише накази з основної діяльності, особові рахунки, розрахункові книжки, членські квитки профспілок.

До довідки призначення чи перерахунку пенсії включаються відомості у порядку, що визначається органом, який здійснює пенсійне забезпечення громадян. Відомості про заробіток включаються у довідку так, як вони викладені у документах архіву. Дані наводяться окремо за рік без підсумовування в межах року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться. За відсутності документів про заробітну плату посадовий оклад може бути встановлений на підставі штатного розкладу організації за відповідний період, інші виплати - на підставі наказів з кадрових питань або основної діяльності.

У довідці про освіту за відсутності у документах відомостей про закінчення громадянином навчального закладу вказується, на якому курсі чи класі він навчався.

При виконанні повторних запитів або складанні на прохання громадянина (організації) довідки, аналогічного раніше виданому, архів перевіряє відповідність відомостей, включених до цієї довідки, тим, що є в документах, та у разі виявлення додаткових відомостей включає їх у повторно видану архівну довідку.

Приклад 5

Зразок архівної довідки

Згорнути Показати

За відсутності в архіві документів, необхідних для виконання запиту, на бланку архіву складається відповідь з викладенням причин відсутності документів, що містять відомості, і даються необхідні рекомендації. Під час підготовки «негативних» відповідей архівісти намагаються уникати формулювань на кшталт «документи для зберігання архіву не надходили», зазвичай заявнику даються рекомендації щодо пошуку необхідної інформації або пояснюється причина відсутності архівних документів на тему запиту. У разі документально підтверджених фактів втрати архівних документів, що містять відомості, що запитуються, архів може (але не зобов'язаний) видати довідку про причини їх втрати, при необхідності завірену печаткою архіву.

Слід зазначити, що текст у архівній довідці дається у хронологічній послідовності подій, у деяких випадках у ній відтворюються цитати з архівних документів. Після тексту довідки вказуються пошукові дані документів, послужили основою її складання (номери фондів, описів, справ, аркушів документа). Слід зазначити, що у архівної довідці дається у хронологічної послідовності подій, часом у ній відтворюються цитати з архівних документів. Після тексту довідки вказуються пошукові дані документів, що стали основою її складання (номери фондів, описів, справ, аркушів документа).

Загалом уніфікувати форму архівної довідки досить складно, як і форму написання запиту. Проте існують Рекомендації щодо підготовки архівних довідок та відповідей на типові запити соціально-правового характеру, що видаються архівними установами Російської Федерації (лист Росархіву від 14.03.2005 No 6/486-К). У Рекомендаціях наводяться 12 зразків архівних довідок з кількох різних ситуацій.

Копії архівної довідки (без штампу та друку) засвідчуються завідувачем архівом та залишаються у діловодстві архіву.

Зауважимо, що архівні довідки відрізняються найменуванням виду документа «АРХІВНА ДОВІДКА» від інших довідок, які називаються просто «ДОВІДКА».

Комерційні компанії теж мають право видавати архівні довідки, архівні виписки, але за умови, що вони мають архів у вигляді окремого підрозділу. Інакше вони обмежаться звичайними довідками, виписками та копіями.

Згідно з Основними правилами роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р. та обов'язкових для всіх недержавних організацій, архів створюється як самостійний структурний підрозділ організації або підрозділ у складі служби документаційного забезпечення управління (діловодства), що здійснює прийом та зберігання архівних документів метою використання. Довідки, ідентичні оригіналу архівні копії та виписки засвідчуються підписом керівника організації або уповноваженої ним особи (керівника підрозділу, до складу якого входить архів) та гербовою печаткою організації.

Архівна виписка та архівна копія

На архівній виписці та архівній копії робляться відповідні позначення – «АРХІВНА ВИПИСКА» або «АРХІВНА КОПІЯ». Вони складаються на бланку архіву, але при виготовленні ксеро- та фотокопій архівних документів бланк архіву не використовується.

При оформленні виписки назва оригінального документа, номер і дата відтворюються повністю (див. Приклад 6). Зміст архівного виписування документа має відповідати запиту. Зв'язковість змісту і точний сенс кожного вилучення з тексту документів нічого не винні порушуватися. На початку та в кінці кожного вилучення з документа, а також у місцях пропуску окремих слів ставиться багатокрапка. В одному архівному виписці можна давати витяги лише з одного документа.

Увага! Окремі слова та висловлювання справжнього документа, що викликають сумніви щодо їх достовірності, повинні обумовлюватися словами: «так у документі».

Архівні копії та виписки засвідчуються підписом завідувача архівом та гербовою печаткою організації.

Приклад 6

Зразок архівної виписки

Згорнути Показати

Після тексту архівної виписки вказуються архівний шифр та номери аркушів одиниці зберігання архівного документа, що є підставою для оформлення виписки (див. Приклад 6).

Архівна копія повністю повторює запитуваний документ. На обороті проставляються архівні шифри та номери листів одиниць зберігання архівного документа.

Усі аркуші архівної копії або виписки повинні бути скріплені, пронумеровані та на місцях скріплень завірені керівником архіву.

Підготовлені архівом інформаційні документи, архівні копії та виписки надсилаються заявнику звичайним листом.

Якщо ви передали документи на зберігання сторонньої організації

Допустимо, ваша фірма передала свої документи на відповідальне зберігання сторонньої організації, яка професійно надає подібні послуги. Такі послуги надають не лише комерційні архіви, а й державні/муніципальні. Власником документів продовжує бути компанія, біля якої документи не перебувають. Хто у такому разі має право видавати архівні довідки: зберігач чи власник?

Відповідно до статті 892 Цивільного кодексу РФ від 26.01.1996 No14-ФЗ зберігач немає права без згоди поклажедателя користуватися переданої для зберігання річчю, так само як надавати можливість користування нею третім особам, крім випадків, коли користування збереженою річчю необхідне забезпечення її безпеки і не договору схову. Отже, якщо ви хочете передати зберігачеві повноваження про видачу довідок за соціально-правовими запитами та заощадити свій час, то обмовте цю умову в договорі з аутсорсингу. В іншому випадку компанія-власник буде розбиратися з документами сама: при необхідності доведеться запросити в офіс вивезені раніше документи, розбиратися з ними і складати архівну довідку, оскільки питання конфіденційності інформації все ж таки преоритетніше.