Картка форми т 2 зразок заповнення. Як оформляється особиста картка працівника? Чи потрібна для ІП

Кадровики, оформлюючи нового співробітника, ведуть документацію, передбачену законодавством. Серед паперів, які завжди обов'язкових ведення, але отримали широке практичне застосування, – особиста картка співробітника формою Т-2. Розглянемо інструкцію із заповнення картки. Також можна завантажити необхідний бланк та зразок форми Т-2.

Претендент пройшов співбесіду, його взяли на роботу, видано наказ про прийняття, і тепер йому необхідно пройти процедуру працевлаштування. Для цього йому потрібно подати встановлений пакет документів, що містять багато різноманітних відомостей.

Щоб систематизувати цю інформацію для подальшого обліку, дані заносять спеціально розроблені картки. Таким чином, відомості про всіх працівників підприємства формують зручну для повного обліку картотеку.

Держкомстат Російської Федерації розробив та затвердив у постанові від 05 січня 2004 року № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» форму для заповнення особистої картки, названу Т-2.

На такому бланку зручно відображати всі важливі відомості про співробітника. Якщо підприємство вважає за потрібне, воно може на її основі розробити свій регістр обліку даних про персонал.

Увага!Особиста картка співробітника застосовується для працівників, які обіймають будь-які посади, як штатних, і працюють за сумісництвом. Особисті картки зручно розташовувати в алфавітному порядку або розподіляти за структурними підрозділами.

Чи можна обійтися без особистої картки

Вищезгадана Постанова у п.2 регламентує обов'язкове ведення особистої картки на кожного найманого працівника у всіх організаціях. Отже, на підприємствах не можна вести особисту справу співробітника, не оформлюючи особисті картки.

Що ж до індивідуальних підприємців, їм ведення обліку на особистих картках необов'язково, але вони мають право також користуватися формою Т-2.

Чи допустимо ведення особистої картки в електронній формі

Більшість документообігу сьогодні переводять із паперової форми в електронну, це знижує ймовірність помилок, розвантажує відповідальних за це працівників та зменшує кількість помилок. Але не всі документи можуть перейти з паперових носіїв виключно у цифрову форму.

Особиста картка, крім внесення до неї певних даних, що допускають існування в оцифрованому вигляді, передбачає обов'язкову візу працівника у випадках внесення змін до трудової книжки або видання наказів щодо:

• преміювання;
• дисциплінарного стягнення;
• догляду у відпустку;
• внутрішнього перекладу;
• звільнення.

Будь-який новий запис у трудовий або виданий щодо співробітника наказ повинен відображатися в особистій картці. Співробітника необхідно ознайомити із внесеними змінами, що й підтверджується його розписом.

Вона має бути:

• на 2 сторінці форми Т-2 – свідчення правильності записаних відомостей;
• на 3 сторінці – підтвердження прийому на роботу та перекладів (якщо вони були);
• на 4 сторінці – фіксація інформації про звільнення.

Увага!Вести особисті картки виключно за допомогою комп'ютера не можна. Однак, для зручності користування можна дублювати певний масив даних форми Т-2, що не вимагають особистого візування.

На підставі яких документів заповнюється особиста картка

Вихідними для заповнення цього регістру є документи з пакета, що подається під час працевлаштування. Деякі папери з необхідними Т-2 відомостями можуть оформлятися у організації.

Заповнюючого особисту картку будуть потрібні такі документи співробітника:

• - Головний документ, що відображається в картці; він же є підставою для оформлення
• посвідчення особи працівника (паспорт);
• СНІЛС;
• ІПН – не обов'язковий до пред'явлення прийому працювати (якщо працевлаштування перше, то ІПН оформить роботодавець);
• свідоцтво про здобуту освіту (диплом, атестат);
• військовий квиток;
• анкета, що містить дані про сімейне становище, якщо співробітник заповнював її при оформленні (за відсутності анкети – копії свідоцтва про шлюб, народження дітей тощо);
• трудова книжка при влаштуванні на місце роботи;
• довідка про стаж з основного місця роботи при працевлаштуванні за сумісництвом.

До відома!Якщо знадобиться додаткова інформація, вона може бути внесена до особистої картки за словами співробітника.

Бланк та зразок особистої картки на 2019 рік

Скачати безкоштовно у форматі Word.

Особиста картка працівника (форма Т-2): зразок заповнення 2019 року

Обов'язок із закладу, внесення записів та зберігання особистих карток покладається на спеціально уповноваженого відповідального працівника кадрового чи юридичного відділу.

Бланки Т-2 в організаціях є документами суворої звітності та зберігаються протягом 75 років. При зберіганні їх відокремлюють від особистих справ.

Бланк містить 11 розділів на 4 сторінках. Дві перші сторінки повинні бути заповнені безпосередньо під час працевлаштування. Інші листи підлягають заповненню в процесі роботи.

Важливі нюанси оформлення особистої картки

Щоб не допустити помилок в оформленні та веденні особистої картки, слід дотримуватись таких правил, затверджених відповідними нормативними актами.

1. Заповнювати форму можна від руки (синьої чи чорної пастою) чи друкувати з допомогою комп'ютера.
2. 2 розділ особистої картки має бути заповнений виключно від руки.
3. Помарок, виправлення та нерозбірливий почерк не допускаються.
4. Звірку військових комісаріатів із документами військового обліку відзначають простим олівцем.
5. Картку зручніше вести на картоні, а не на простому папері, щоб уникнути швидкого зношування.

Правила та зразок заповнення бланка Т-2

Перш ніж перейти до внесення інформації до основних розділів, необхідно заповнити шапку бланка. У неї треба вписати повну назву організації та її.

Потім заповнюється табличка:

• дата закладу особистої картки (пишається цифрами у форматі «день – місяць – рік»);
• табельний номер працівника (трохи більше 6 символів) – присвоюється кожному новому співробітнику і змінюється при внутрішніх переміщеннях;
• номер ІПН;
• номер СНІЛЗ;
• у графі «Алфавіт» потрібно проставити початкову літеру прізвища працівника (це потрібно для зручнішого розміщення у спільній картотеці);
• постійний чи тимчасовий характер роботи;
• основна робота або за сумісництвом;
• стать працівника (літерою «М» або «Ж»).

Загальні відомості

Перший розділ починається з номера та дати укладання – ці цифри проставляються у призначених для них віконцях у правому верхньому кутку документа.

Графа 1. ПІБ працівника пишеться без скорочень, як у паспорті.

Графа 2. Дата народження записується словами, а збоку наводиться цифрами.

Графа 3. Місце народження вказується, як у паспорті, у віконці наводиться код за довідником ОКАТО. Запис не повинен бути довшим за 100 знаків. Слова "район", "область", "селище", "станція" можна скорочувати, "село" та "станиця" скорочення не підлягають.

Графа 4. Громадянство (не скорочувати) та код по ОКІН:

• для громадян РФ - 1;
• подвійне – 2;
• іншої країни - 3;
• без громадянства – 4.

Графа 5. Інформація про рівень володіння іноземною мовою: потрібно позначити мову словами та цифрою коду та достатність його освоєння за прийнятою ієрархією:

• «читаю та перекладаю зі словником» – цифра 1 у вікні коду;
• «читаю і можу порозумітися» – код 2;
• "вільно володію" - цифра 3.

Графа 6. Щоб залишити відомості про здобуту освіту, треба записати всі закінчені навчальні заклади, вказати отриману кваліфікацію з кодом ОКСО та реквізити отриманих дипломів.

бухпрофі

Важливо!Якщо навчання у навчальному закладі не було закінчено, то пишеться остання повна здобута освіта. Якщо навчання продовжується на момент роботи (наприклад, заочно у ВНЗ), потрібно вказати курс навчання чи кількість прослуханих курсів.

Графа 7. Сюди заноситься назва професії, на яку працевлаштовується працівник у цій організації (формулювання за штатним розкладом), та її код за ОКПДТР. Можна вказати додаткову професію, якщо вона може бути важливою.

На кожному підприємстві має бути картотека, у якій зберігаються особисті картки співробітників-військовооб'язаних. Єдиної форми її створення немає. Існують лише певні рекомендації щодо створення такої картотеки. У ній має бути все розташоване в алфавітному порядку або за структурними підрозділами.

Важливо! Особисті картки форми Т-2 є невід'ємною частиною ведення військового обліку для підприємства.

І це не залежить від його форми власності та розмірів.

Документи для заповнення картки Т-2 військового обліку

При прийомі на роботу нового співробітника кадровик повинен попросити його надати документи, що підтверджують або заперечують його приналежність до військових обов'язків. Це можуть бути військові квитки, посвідчення та інше. Вони будуть потрібні для заповнення особистої картки співробітника.

Також кадровик для внесення даних у форму Т-2 використовує такі документи:

• паспорт громадянина РФ;
• свідоцтво про пенсійне страхування;
• трудову книжку;
• свідоцтво про закінчення навчання у навчальному закладі (для студентів потрібна довідка з місця навчання);
• свідоцтво про постановку громадянина на облік у Податковій службі;
• наказ про прийом на роботу нового працівника.

Інша інформація вказується виходячи з наданих даних самим співробітником. Наприклад, знання іноземних мов, додаткове навчання та інше.

Правила заповнення особистої картки військового обліку

Кадровий співробітник під час внесення даних у форму Т-2 повинен керуватися встановленими стандартами. Якщо картку внесено неправильні кодування, вона вважається зіпсованою. Вносити потрібно лише певні коди. Їхні розшифровки можна знайти в Методичних рекомендаціях або безпосередньо у формі Т-2.

При негативних відповідях певні пункти картки кодована частина залишається порожньою. Назву місяця пишуть повністю, а рік позначають 4 цифрами. Наприклад, 15 серпня 2017 р.

Дати кодують арабськими цифрами. Спочатку проставляють число, потім місяць, а після нього рік. Наприклад, 24.06.2018.

Важливо! Під час заповнення даних необхідно керуватися Постановою Уряду №26 від 06.04.01 року.

Заповнення Т-2 військового обліку

Особиста картка складається із чотирьох сторінок. Вся інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Перші дві сторінки заповнюють після прийняття співробітника працювати, 3-4 сторінки – у його роботи. Законодавство не забороняє вести Т-2 в електронному вигляді. Під час перевірки форми доведеться роздрукувати.

Примітка. Варто врахувати, що від заповнення карток за формою Т-2 звільнено індивідуальних підприємців.

У шапці документа вносять такі дані:

• назва організації (скорочення неприпустимі);
• її код ОКПО;
• код ОКУД (код особистої картки)
• адресу організації.

Після цього розділу йде таблиця. У ній заповнюють дату та табельний номер співробітника, який присвоєно йому під час прийому працювати. При працевлаштуванні працівник не зобов'язаний надавати ІПН. Тому це поле можна залишити пустим.

Після цього вказують такі дані:

• СНІЛС. Це номер страховки. Його наповнення є обов'язковим. Якщо співробітник влаштовується працювати вперше, СНИЛС видає йому роботодавець.
• "Алфавіт". Це поле призначене для вказівки першої літери прізвища працівника.
• Характер роботи. Тут потрібно зазначити, як оформлений співробітник: тимчасово чи постійно.
• Підлога. Його вказують літерами «М» та «Ж».

Форму Т-2 заповнюють для співробітників, які працюватимуть на основному місці роботи. Для сумісників не потрібно заводити картки.

Потім вносять дані про народження співробітника: дату (необхідно враховувати рекомендації щодо кодування), місце народження (не більше 100 символів). В останньому полі не заборонено використовувати скорочення. Наприклад, область – обл. А слова "місто", "станиця" та інше треба писати повністю.

Якщо працівник має подвійне громадянство, цей факт слід відобразити у документі. Необхідно вказати назву держав, громадянином яких є працівник. Також слід внести інформацію про навчальний заклад. Цю інформацію зазначають на підставі наданих дипломів навчальних закладів.

Крім цього, до картки вносять інформацію про стаж роботи, ПІБ членів сім'ї. Якщо співробітник зареєстрований і проживає за тією ж адресою, дублювати його не потрібно. Другу графу залишають порожньою.

Розділ 1 – кодування. Його заповнення вважається найскладнішим. Помилки у ньому неприпустимі.

Позначення:

• ОКІН – код громадянства співробітника (1 – громадянин, 2 – подвійне громадянство, 3 – іноземний громадянин, 4 – особи без громадянства).
• Окато – код населеного пункту. Його затверджено Постановою №413 Держстандарту Російської Федерації.
• ОКСО – код спеціальності чи професії. Його проставляють на підставі інформації у дипломі навчального закладу.
• ОКПДТР – також є позначенням спеціальності. У цьому полі потрібно внести код.

Після заповнення, цей розділ повинен підписати співробітник.

Відомості про знання іноземних мов також потрібно закодувати. Для цього існують спеціальні позначення: 3 – володію вільно, 2 – читаю та можу пояснюватись, 1 – читаю та перекладаю зі словником. Обов'язково потрібно вказати код мови, якою володіє співробітник. Наприклад, знання англійської позначається кодом 014.

Освіта також підлягає кодуванню:

• загальне (початкове) – 02;
• основне загальне – 03;
• середня загальна – 07;
• початкове професійне – 10;
• середня професійна – 11;
• неповна вища – 15;
• вища – 18;
• післявузівське – 19.

Кодування відомостей про стан у шлюбі:

1 – не складався;

2 – полягає у зареєстрованому шлюбі;

3 – цивільний шлюб;

4 – вдівець (вдова);

5 – розлучений (розлучений);

6 – розійшовся (розійшлася).

Усі кодування мають бути у кадрового працівника. Людина, яка приймається на роботу, їх знати не зобов'язана.

Як заповнити у Т-2 «військовий облік»

Цей пункт потрібно заповнювати на підставі військового квитка чи посвідчення. Ці документи співробітник надає прийому працювати.

Отже, у першому пункті вносять дані про працівника, який є офіцером запасу. Графа "Громадяни, які підлягають заклику" не заповнюється. У другому пункті «Військове звання» вказують посаду військовозобов'язаного згідно з записом у військовому квитку. У графі «Громадяни, які підлягають призову» вказують «Підлягає призову».

4 пункт - "Повне кодове позначення ВУС". Його заповнюють відповідно до інформації у військовому квитку. Необхідно вказати повне позначення відділення. Наприклад, "113194А".

Кодування:

• А – придатні;
• Б – придатні із незначними обмеженнями;
• В – обмежено придатні;
• Г – тимчасового не придатні.

Якщо у військовому квитку не вдалося знайти таку інформацію, у пункті проставляється код «А». У графі «Громадяни, які підлягають заклику» також зазначається аналогічне кодування.

6 пункт - "Найменування військового комісаріату за місцем проживання". Інформація про нього проставляється відповідно до останнього запису або печатки у військовому квитку. Графа "Громадяни, які підлягають заклику" заповнюється аналогічним чином.

7 пункт – «Складається на військовому обліку». Цей розділ заповнюють простим олівцем. Рядок «а» призначений для занесення інформації у випадках наявності мобілізаційного розпорядження або (і) печатки про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень. Рядок «б» призначений для внесення інформації про громадян, які заброньовані за організацією на період воєнних дій або на час мобілізації. Графа "Громадяни, які підлягають заклику" не заповнюється.

8 пункт - "Відмітка про зняття з військового обліку". Це можливо, якщо співробітник досяг певного віку або його знято з військового обліку через непридатність до військової служби. Робиться позначка «Знято з військового обліку за віком» або «Знято з військового обліку за станом здоров'я». У графі «Громадяни, які підлягають призову» робляться аналогічні позначки.

Цей розділ після заповнення має підписати працівник. Також він має поставити дату підтвердження внесених даних.

Заповнення наступних розділів у картці Т-2

3 блок «Прийом працювати. Переклади». Помилки заповнення цього розділу неприпустимі. Усі дані вносять виходячи з наказу керівника прийому працювати нового співробітника. Інформація у цьому блоці та у трудовій книжці має бути аналогічною.

4 розділ - "Атестація". У ньому вказують такі дані:

• дату проходження атестації;
• рішення атестаційної комісії;
• посилання на певні документи із зазначенням дати створення та номерів (протоколи та інше).

Внесення даних кваліфікаційної підготовки або переатестації:

• дати початку та закінчення навчального закладу;
• тип підвищення кваліфікації;
• назву навчального закладу, у якому співробітник навчався;
• вид документа (посвідчення чи диплом).

У графі "Підстава" цього розділу можна нічого не вказувати. У деяких випадках у ній відображають інформацію про наказ, в якому йдеться про направлення співробітника на курси підвищення кваліфікації.

У 7-му розділі «Заохочення та нагороди» вказують види заохочення співробітника. Вони можуть застосовуватись на підставі його трудової діяльності. До них відносять матеріальне заохочення, державні нагороди та інше.

8-й розділ - "Відпустка". У ньому вказують усі відпустки, які були надані співробітнику. Підставою заповнення цього розділу є накази про надання відпусток. Необхідно вказувати дати початку та закінчення відпусток. Крім цього, у таблиці відображають відпустку без збереження заробітної плати.

У 9-му розділі зазначається інформація про надання співробітнику пільг.

10 розділ - "Додаткова інформація". У цьому блоці потрібно вказати інформацію про навчання співробітника на додаткових курсах, заочному відділенні ВНЗ та інше. Якщо працівник є інвалідом, це також слід відобразити у таблиці. Крім цього, у розділі прописують висновок МСЕК про характер та умови праці.

У 11-му розділі зазначають інформацію про звільнення працівника (про припинення трудових відносин). Графу «Підстави звільнення» заповнюють відповідно до кодування, зазначених у Трудовому Кодексу РФ.

Кадровий працівник після закриття особистої картки співробітника (у зв'язку із звільненням) підписує її (вказує посаду та ПІБ). Також картку підписує працівник. Після цього вона передається до архіву.

Зразок заповнення особистої картки «Військовий облік»

Форма Т-2 особиста картка працівника у 2018 році – бланк, зразок заповнення, уніфікована, ворде, обов'язкова

Особиста картка працівника Т-2 - зразок заповнення

Особиста картка працівника за формою Т-2 - це уніфікована форма первинного обліку відомостей про чинний та звільнений персонал підприємства.

Є документом, що складається з одинадцяти розділів, з яких перший, другий, третій і дев'ятий (за наявності у людини відповідних прав) заповнюються при прийнятті на роботу.

Інші розділи заповнюються в процесі трудової діяльності співробітника від руки або друкованим способом на підставі наданих під час працевлаштування та утворених у процесі роботи співробітника документів.

Навіщо потрібна особиста картка працівника форми Т-2

Закон передбачає два випадки, коли особиста картка необхідна:

• для ознайомлення із записами у трудовій книжці;
• та для обліку військовозобов'язаних.

В даний час, коли більшість процесів автоматизовано і виконується в електронному вигляді, даний документ, як нам здається, в принципі не потрібен і є рудиментом кадрового діловодства, що відволікає ресурси на його заповнення і зберігання, а зберігатися він повинен постійно, поки людина працює, та ще плюс 75 років після його звільнення.

Мінімально працівник розписується у картці тричі:

• за достовірність відомостей прийому працювати;
• при ознайомленні із записом про прийом на роботу у трудовій книжці;
• при звільненні.

У подальшому, якщо співробітник перекладається інші посади й у його трудову книжку вносяться відповідні зміни, людина щоразу розписується у картці навпроти дублюючої записи про ці відомості.

Особиста картка працівника - форма Т-2 зразок заповнення

Пункт 1. Заповнюємо "шапку"

Вписуємо найменування організації та восьмизначний код за ОКПО.

Вносимо відомості в таблицю, в якій вказуємо дату заповнення, табельний номер співробітника, його ІПН (за наявності) та СНІЛЗ, вид та характер роботи (як у трудовому договорі) та підлогу.

У осередку «Алфавіт» ставиться перша буква прізвища працівника.

У осередку «Характер роботи» пишеться або постійна, або тимчасова (якщо терміновий трудовий договір).

Пункт 2. Загальні відомості

Вписуємо реквізити трудового договору.

Записуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника та інші його персональні дані, включаючи коди по ОКАТО та ОКІН.

Код ОКАТО - це класифікатор за адміністративною та територіальною ознакою, у Москві свої коди, у Санкт-Петербурзі свої, у Челябінську свої. Знайти код можна в Інтернеті.

Код ОКІН – це класифікатор інформації про населення. Даний класифікатор включає 293 розділу, кожен з яких містить відповідний код.

Ступінь знання іноземної мови, в даному випадку англійської, особиста картка співробітника може містити:

• читає та перекладає зі словником;
• читає та може пояснюватися;
• має вільно.

Заповнюємо відомості про освіту

Якщо людина має дві вищі освіти або співробітник додатково отримав післявузівську професійну освіту, у картці Т-2 є додаткові графи.

У пункті 7 вказуємо професію, яку працівник одержав у результаті підготовки в освітньому закладі. За наявності двох і більше професій вказуємо ту, за якою працівник прийнято працювати.

Вписуємо стаж роботи на дату заповнення особистої картки, тобто. на момент прийому. Інформацію беремо із трудової книжки.

Загальний стаж - це період трудової діяльності, який дає право на пенсію за старістю.

Безперервний стаж - це період трудової діяльності, що враховується при розрахунку допомоги, у тому числі з тимчасової непрацездатності.

Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, - це час роботи у певних організаціях та установах та на певних посадах, наприклад:

• в апараті Ради Оборони РФ;
• в Адміністрації Президента РФ;
• у Судовому департаменті при Верховному Суді тощо. (Повний список див. у Розділі II Положення, затвердженого Наказом МОЗсоцрозвитку від 27.12.2007 № 808).

Картка Т-2 не містить розділу страхового стажу, тому наш приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 містить лише загальний трудовий стаж, відомості про який можна взяти з трудової книжки працівника.

У міру роботи в організації стаж працівника, природно, збільшуватиметься, тому, щоб не закреслювати чи не користуватися різними коректорами, спочатку заносите відомості про стаж олівцем, потім при звільненні працівника впишіть ручкою.

У пункті 9 вказуємо його сімейний стан та шлюб: одружений або неодружений (якщо неодружений, краще вказати олівцем, одружується - впишіть ручкою, якщо одружений, пишіть ручкою, якщо розлучиться - вкажіть документ на підставі якого шлюб був розірваний).

Вказуємо код по ОКІН одруження:

• ніколи не був(а) у шлюбі;
• шлюб зареєстрований;
• шлюб не зареєстрований;
• вдівець чи вдова;
• розлучений офіційно;
• розійшлися (коли неофіційно).

До складу сім'ї вписуються чоловіки, дружини та діти.

У принципі можна вказати батьків та братів із сестрами, але це на ваш розсуд (дружини, до речі, не є близькими родичами, це спорідненість властива, а не кровна).

Дату реєстрації за місцем проживання можна переглянути у штампі у паспорті.

Номер телефону необхідний для зв'язку: наприклад працівник не вийшов на роботу, можна зателефонувати і дізнатися, що з ним. Бажано взяти у працівника другий телефонний номер для зв'язку (з практики).

Пункт 3. Відомості про військовий облік

Мабуть, найскладніший розділ у цьому документі заповнюється на підставі:

• посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу (призовники), або
• військового квитка (перебувають у запасі).

Для тих, хто перебуває в запасі:

Перший пункт на офіцерів запасу не заповнюється.

Військове звання можна переглянути в пункті 5 військового квитка офіцера запасу.

Третій пункт заповнюється без скорочення, наприклад, склад (профіль) – командний чи солдати.

У четвертому пункті про кодове позначення ВУС (військово-облікова спеціальність) вписується повне цифрове позначення, як написано у військовому квитку, наприклад, 021102 або 113195А;

• А (придатні до військової служби);
• р (тимчасово не придатні до військової служби).

За відсутності запису у військовому квитку про категорію придатності ставимо категорію А.

Найменування військового комісаріату переписуємо із військового квитка.

Сьомий пункт підлягає заповненню, якщо:

• є мобілізаційний припис (вклейка на останньому аркуші обкладинки) або штамп про видачу та вилучення мобілізаційного припису;
• працівника заброньовано за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

Восьмий пункт заповнюється на підставі довідки з військкомату про зняття його з обліку.

Для призовників:

Перший, третій, четвертий та сьомий пункти не заповнюються.

У другому пункті слід написати, що працівник підлягає заклику.

У п'ятому пункті зазначається інформація з приписного:

• А (придатні до військової служби);
• Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями);
• В (обмежено придатні до військової служби);
• Р (тимчасово не придатні до військової служби);
• Д (не придатні до військової служби).

У решті заповнення йде як у працівників, які перебувають у запасі.

Після заповнення цього розділу працівник кадрової служби та новий співробітник розписуються: перший – за внесення відомостей до особистої картки працівника, другий – за достовірність наданих відомостей.

Пункт 4. Прийом на роботу та переклади

Цей розділ заповнюється виходячи з трудового договору та наказу прийому.

Усі формулювання та цифри необхідно брати з документів про прийом на роботу.

У шостому стовпці працівник має розписатися.

Взагалі розписуватись співробітнику необхідно щоразу, коли він перекладається на іншу роботу, переміщається на іншу посаду тощо, тобто завжди, коли вноситься новий запис до його трудової книжки.

Припустимо, що наш працівник незабаром буде підвищений на посаді. У цьому випадку третій розділ Т-2 буде виглядати так.

Термін внесення запису – один тиждень.

Відомості про тимчасові перекази та про зміну окладів не вносяться.

Пункт 5. Атестація

Якщо атестація проводилася, сюди записуються рішення атестаційної комісії та реквізити наказу, у якому рішення атестаційної комісії затверджено рішенням роботодавця.

Наш працівник тільки влаштувався, тому це поле в нього буде поки що чистим.

Пункт 6. Підвищення кваліфікації, професійна підготовка та нагороди

Дані розділи заповнюються аналогічно до розділу «Атестація»: якщо роботодавець направляє когось кудись (підвищувати кваліфікацію, на перепідготовку) або оголошує подяку, все це підлягає внесенню до відповідного розділу картки Т-2.

Якщо роботодавець нічого не організовує і нікого не відправляє, ці розділи залишаються чистими.

Якщо співробітник сам, так би мовити, ініціативно навчиться чогось нового і принесе свідоцтво чи диплом, відомості про пройдене навчання необхідно буде вписати.

Пункт 7. Відпустки

Сюди вноситься інформація про всі відпустки:

• щорічних;
• навчальних;
• без збереження заробітної плати;
• додаткових оплачуваних та ін.

Виглядає все це приблизно так:

Сюди заносяться відомості про заміну частини відпустки грошовою компенсацією.

Якщо працівник працює на підприємстві давно і у відпустки ходить періодично, рано чи пізно графи цього розділу закінчаться. У цьому випадку необхідно зробити додатковий аркуш, у якому буде продубльовано таблицю цього розділу. Аркуш треба вклеїти у картку Т-2.

На практиці бувають ситуації, коли дата виходу працівника з відпустки не збігається з датою, зазначеною у наказі (через хворобу чи відкликання з відпустки).

У цьому випадку необхідно акуратно закреслити некоректний запис (але зробити це потрібно так, щоб старий запис був читаним!) і внести новий, коректний.

На полях Т-2 при цьому треба написати «Виправленому вірити», вказати реквізити документа, у зв'язку з яким відбулося зсув термінів, підпис, розшифровку та посаду спеціаліста кадрової служби, який записав зміни.

Пункт 8. Соціальні пільги та додаткові відомості

Ці розділи заповнюються на підставі документів, що підтверджують права працівників на відповідні пільги та з посиланням на нормативні документи, якими ці пільги встановлені.

Не треба лякатися: якщо людина пільговик, вона сама принесе необхідні документи, в яких буде все написано, а якщо вона не належить до цієї категорії, то й заповнювати ці розділи не треба.

Пункт 9. Звільнення працівника

Сюди заносяться відомості з наказу про розірвання трудового договору у формулюваннях, зазначені у наказі про звільнення.

І на завершення кадровий фахівець та вже колишній працівник розписуються у Т-2.

Зберігання карток Т-2

Особисті картки зберігаються у спеціальних номенклатурних папках, окремо від особистих справ та наказів про прийом на роботу (хоча логічніше було б зберігати їх разом).

Картки повинні зберігатися таким чином, щоб ніхто сторонній не міг їх дістати та прочитати (забезпечення безпеки персональних даних працівників).

Т-2 чинного та звільненого персоналу зберігаються окремо один від одного.

Інших вимог щодо зберігання карток не встановлено.

Заповнений бланк форми Т-2

Бланк форми Т-2

Джерело: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2

Форма Т-2. Особиста картка працівника. Бланк та зразок 2018 року

Особисті картки працівників використовуються установами з повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої картки для кожного працівника. Бланком для цих документів є форма Т-2. Вона затверджена та уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ та зберігає початкову структуру з січня 2004 року.

Зразок та порожній бланк особистої картки працівника

ФАЙЛИ
завантажити зразок заповненняособистої картки працівника за формою Т-2. порожній бланкформи Т-2.

Як улаштована форма. Основні особливості

Особисті карти працівників – це необхідна база для створення картотеки всіх працівників установи. Вони зберігаються в картотеці за абеткою. Якщо працівників установі багато, то документи може бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог щодо оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне – щоб кожен працівник мав особисту картку за формою Т-2.

Форма Т-2 складається із 4 сторінок. Інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо – керівнику установи

Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:

• 1 та 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 та 4 – у процесі її роботи;(зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте під час вступу співробітника до вас на роботу;
• картка створюється, з низки документів, пред'явлених самим працівником;
• для більш простого та зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
• оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.

Важливо!Від зобов'язань щодо створення особистих карток звільнено лише підприємців. Але навіть вони найчастіше ведуть карти власним бажанням використовувати їх в управлінській роботі.

Загальні відомості про заповнення картки

Законодавство не встановлює чітких термінів створення картки Т-2. Оптимальний варіант - створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне – щоб позначку у трудкнижці про взяття на посаду було продубльовано у картці.

Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:

• договір про прийняття на роботу;
• наказ, виписаний роботодавцем;
• паспорт;
• трудова книжка (чи інший спосіб підтвердження стажу роботи);
• свідоцтво про пенсійне страхування;
• диплом чи інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнань;
• для осіб, яких можуть призвати до армії – документи військового обліку;
• автобіографія (необов'язково – працівник може подати відомості та усно).

Важливо! Специфіка роботи, яку приймає людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запросити їх, щоб інформація у картці Т-2 була повною.

Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:

• для людей, що перебувають у запасі, – тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
• для людей, які можуть бути покликані, – підтвердження того, що людина підлягає заклику.

Наповнення. Докладний приклад

Форма Т-2 – це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти та дізнатися, які існують підрозділи, скачайте безкоштовний зразок. Цей документ у форматі *.xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як для ознайомлення, так і в безпосередній роботі служби кадрів.

Як заповнити шапку особистої картки працівника

Шапка містить коди ОКУД та ОКПО. При цьому ОКУД – код самої картки, а ОКПО – код установи, що базується на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичну, а не юридичну). Це на вашу думку, у прикладі ми вказувати не стали.

Дата ставиться у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер- Це порядковий номер присвоєний працівнику в установі.
ІПНвписувати необов'язково. Людина не зобов'язана її надавати під час працевлаштування, тому поле можна залишити порожнім.
СНІЛС(Номер страховки) є необхідним.

Людина має надати його згідно з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛЗ має бути виданий роботодавцем.
"Алфавіт"– це поле для введення початкової літери із прізвища працівника. Характер роботи вписують, виходячи з наказі роботодавця. Він буває постійним чи тимчасовим.

Підлогаможна вказати буквою М/Ж, а можна написати слово цілком.

Важливо!Вигляд роботи, що вказується в Т-2, може бути лише один – основний. Якщо людина працюватиме за сумісництвом, то карту для неї не створюють, адже вона є на основній роботі.

Заповнення форми Т-2 за розділами

Розділ 1. Загальні відомості

Цей розділ має бути заповнений інформацією із паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати під час заповнення:

Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 р.), а полі «Код» – дублюється у форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82). Запис про місце народження не може бути довшим за 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гор., обл., сел. і т.д.

) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул треба писати цілком. При подвійному громадянстві слід зазначати назву країни, громадянином якої є працівник. Назва освітньої установи, яку закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди сенсу.

Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, затвердженої постановою №192п Правління ПФР.

ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.

Якщо прописка та місце фактичного проживання ідентичні, адресу не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.

Найскладніший пункт розділу 1 – кодування. Помилки в них неприпустимі:

КАКАТО- Код населеного пункту, затверджений постановою № 413 Держстандарту РФ;
ВІКІН- Код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО– код професії чи спеціальності, здобутої працівником у процесі освіти;
ОКПДТР- Ще одна форма коду спеціальності.

Важливо! Працівник служби кадрів матиме доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на яку створюється картка.

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Для заповнення цього розділу застосовуються документи військового обліку. Проблем при заповненні не повинно бути, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:

Пункт 1 не потрібно заповнювати, якщо людина, яка влаштовується працювати – офіцер запасу. Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень. Пункт 7 може змінитися, тому заповнюють його олівцем. Розділ 2 має бути перевірений та підписаний інспектором з кадрів. Крім підпису, має бути вказано її розшифрування та посаду перевіряючого.

Підписати цей розділ необхідно працівникові.

Розділ 3. Прийом працювати. Переклади

Від цього розділу залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ заповнення – наказ керівника. Вся інформація, зазначена в розділі 3, має бути продубльована у трудкнижці. Працівник повинен завірити підписом усі записи розділу.

Розділ 4. Атестація

Головний пункт цього розділу – «Рішення комісії». У цій графі має стояти офіційне формулювання, таке як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а за потреби переатестації це вказується у рішенні спеціальної комісії.

Дати проведення атестації та створення протоколу записуються у форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою заповнення розділу служить документ, виданий людині на момент атестації.

Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. Професійна перепідготовка

Ці розділи заповнюються за документами людини, яка влаштовується працювати, або за інформацією відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів у їхньому заповненні немає. Дати потрібно вказувати у форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язкове (крім випадків, коли написати нічого – наприклад, за відсутності кваліфікації чи перепідготовки).

Розділ 7. Нагороди

У цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які працівник отримав у процесі праці. Підставами служать стаття 191 ТК РФ та локальні акти. Крім позначок про нагороди та почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не тягнуть у себе втрату сенсу.

Розділ 8. Відпустка

У цьому розділі зазначаються дані про кожну відпустку, яку було отримано працівником:

• чергова щорічна відпустка;
• відпустка без утримання;
• відпустку для догляду за дитиною.

Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, її тимчасові рамки, тривалість та підстави для надання. Якщо відпустку використали частинами, робочий рік все одно розраховують повністю.

Важливо! Якщо працівник працює у установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється "Додаток до особистої картки працівника". Це доповнення повинно мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину розділу, що не вистачає.

Розділ 9. Соціальні пільги

Цей розділ включає всю інформацію про пільги, надані працівникові відповідно до законодавства РФ.

Розділ 10. Додаткові дані

У цьому розділі взагалі можна нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення – бажання роботодавця. Тут може бути інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності тощо.

Розділ 11. Припинення трудового договору

Особливості заповнення цього розділу – такі самі, як і в розділі 3. Різниця лише одна – підпис має поставити не лише працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник востаннє фактично виконував свою роботу.

Поширені помилки під час заповнення форми Т-2

Трапляється так, що співробітники кадрової служби припускаються помилок в особистій картці працівника. Особливих наслідків це немає, а самому працівнику – тим паче не шкодить. Але якщо помилок багато, то за зовнішньої перевірки кадрову службу можна оштрафувати за неякісну роботу.

Основні помилки, що зустрічаються найчастіше:

Використання спецсимволів

Коса риска (/) , двокрапка (:) , знак рівності (=) та інші спецсимволи не можна використовувати у формі Т-2. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування.
Неакуратне наповнення.

Текст може виходити межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен.

Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна літера, формально картка вважатиметься зіпсованою, і її потрібно буде переписати заново.

Прочерки

Ця поширена помилка викликана тим, що у багатьох інших документах прочерки допустимі чи навіть необхідні. У формі Т-2 їх має бути. Якщо у графі нема чого написати, то її слід залишити повністю порожньою.

Заповнення форми на комп'ютері

Первинне заповнення Т-2 (при прийомі працювати) можна проводити на комп'ютері чи вручну. Але записи, зроблені в процесі роботи співробітника, потрібно робити суворо від руки!З цими записами співробітника слід ознайомити під розписку.

Важливо!Зіпсовану картку (див. помилку 2) можна переписувати лише за первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при подальшому внесенні записів, переписувати або передруковувати його не можна.

Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах – знадобиться!

Джерело: https://assistentus.ru/forma/t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika/

Особиста картка працівника за формою Т-2: інструкція щодо заповнення

Кадровики, оформлюючи нового співробітника, ведуть документацію, передбачену законодавством. Серед паперів, які завжди обов'язкових ведення, але отримали широке практичне застосування, – особиста картка співробітника формою Т-2. Розглянемо інструкцію із заповнення картки. Також можна завантажити необхідний бланк та зразок форми Т-2.

Для чого застосовують особисту картку

Претендент пройшов співбесіду, його взяли на роботу, видано наказ про прийняття, і тепер йому необхідно пройти процедуру працевлаштування. Для цього йому потрібно подати встановлений пакет документів, що містять багато різноманітних відомостей.

Щоб систематизувати цю інформацію для подальшого обліку, дані заносять спеціально розроблені картки. Таким чином, відомості про всіх працівників підприємства формують зручну для повного обліку картотеку.

Держкомстат Російської Федерації розробив та затвердив у постанові від 05 січня 2004 року № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» форму для заповнення особистої картки, названу Т-2.

На такому бланку зручно відображати всі важливі відомості про співробітника. Якщо підприємство вважає за потрібне, воно може на її основі розробити свій регістр обліку даних про персонал.

Увага! Особиста картка співробітника застосовується для працівників, які обіймають будь-які посади, як штатних, і працюють за сумісництвом. Особисті картки зручно розташовувати в алфавітному порядку або розподіляти за структурними підрозділами.

Вищезгадана Постанова у п.2 регламентує обов'язкове ведення особистої картки на кожного найманого працівника у всіх організаціях. Отже, на підприємствах не можна вести особисту справу співробітника, не оформлюючи особисті картки.

Що ж до індивідуальних підприємців, їм ведення обліку на особистих картках необов'язково, але вони мають право також користуватися формою Т-2.

Чи допустимо ведення особистої картки в електронній формі

Більшість документообігу сьогодні переводять із паперової форми в електронну, це знижує ймовірність помилок, розвантажує відповідальних за це працівників та зменшує кількість помилок. Але не всі документи можуть перейти з паперових носіїв виключно у цифрову форму.

Особиста картка, крім внесення до неї певних даних, що допускають існування в оцифрованому вигляді, передбачає обов'язкову візу працівника у випадках внесення змін до трудової книжки або видання наказів щодо:

• преміювання;
• дисциплінарного стягнення;
• догляду у відпустку;
• внутрішнього перекладу;
• звільнення.

Будь-який новий запис у трудовий або виданий щодо співробітника наказ повинен відображатися в особистій картці. Співробітника необхідно ознайомити із внесеними змінами, що й підтверджується його розписом.

Вона має бути:

• на 2 сторінці форми Т-2 – свідчення правильності записаних відомостей;
• на 3 сторінці – підтвердження прийому на роботу та перекладів (якщо вони були);
• на 4 сторінці – фіксація інформації про звільнення.

Увага! Вести особисті картки виключно за допомогою комп'ютера не можна. Однак, для зручності користування можна дублювати певний масив даних форми Т-2, що не вимагають особистого візування.

Вихідними для заповнення цього регістру є документи з пакета, що подається під час працевлаштування. Деякі папери з необхідними Т-2 відомостями можуть оформлятися у організації.

Заповнюючого особисту картку будуть потрібні такі документи співробітника:

• трудовий договір – головний документ, що відображається у картці; він же є підставою для оформлення
• посвідчення особи працівника (паспорт);
• СНІЛС;
• ІПН – не обов'язковий до пред'явлення прийому працювати (якщо працевлаштування перше, то ІПН оформить роботодавець);
• свідоцтво про здобуту освіту (диплом, атестат);
• військовий квиток;
• анкета, що містить дані про сімейне становище, якщо співробітник заповнював її при оформленні (за відсутності анкети – копії свідоцтва про шлюб, народження дітей тощо);
• трудова книжка при влаштуванні на місце роботи;
• довідка про стаж з основного місця роботи при працевлаштуванні за сумісництвом.

До відома! Якщо знадобиться додаткова інформація, вона може бути внесена до особистої картки за словами співробітника.

Бланк особистої картки формою Т-2 скачати безкоштовно у форматі Word.

Скачати безкоштовно бланк особистої картки форми Т-2 у форматі Excel.

Завантажити приклад заповнення особистої картки у форматі Pdf.

Особиста картка працівника (форма Т-2): зразок заповнення 2018 року

Обов'язок із закладу, внесення записів та зберігання особистих карток покладається на спеціально уповноваженого відповідального працівника кадрового чи юридичного відділу.

Бланки Т-2 в організаціях є документами суворої звітності та зберігаються протягом 75 років. При зберіганні їх відокремлюють від особистих справ.

Бланк містить 11 розділів на 4 сторінках. Дві перші сторінки повинні бути заповнені безпосередньо під час працевлаштування. Інші листи підлягають заповненню в процесі роботи.

Важливі нюанси оформлення особистої картки

Щоб не допустити помилок в оформленні та веденні особистої картки, слід дотримуватись таких правил, затверджених відповідними нормативними актами.

1. Заповнювати форму можна від руки (синьої чи чорної пастою) чи друкувати з допомогою комп'ютера.
2. 2 розділ особистої картки має бути заповнений виключно від руки.
3. Помарок, виправлення та нерозбірливий почерк не допускаються.
4. Звірку військових комісаріатів із документами військового обліку відзначають простим олівцем.
5. Картку зручніше вести на картоні, а не на простому папері, щоб уникнути швидкого зношування.

Правила та зразок заповнення бланка Т-2

Перш ніж перейти до внесення інформації до основних розділів, необхідно заповнити шапку бланка. У неї треба вписати повну назву організації та її код ОКПО.

Потім заповнюється табличка:

• дата закладу особистої картки (пишається цифрами у форматі «день – місяць – рік»);
• табельний номер працівника (трохи більше 6 символів) – присвоюється кожному новому співробітнику і змінюється при внутрішніх переміщеннях;
• номер ІПН;
• номер СНІЛЗ;
• у графі «Алфавіт» потрібно проставити початкову літеру прізвища працівника (це потрібно для зручнішого розміщення у спільній картотеці);
• постійний чи тимчасовий характер роботи;
• основна робота або за сумісництвом;
• стать працівника (літерою «М» або «Ж»).

Загальні відомості

Перший розділ починається з номера та дати укладання трудового договору – ці цифри проставляються у призначених для них віконцях у правому верхньому кутку документа.

Графа 1. ПІБ працівника пишеться без скорочень, як у паспорті.

Графа 2. Дата народження записується словами, а збоку наводиться цифрами.

Графа 3. Місце народження вказується, як у паспорті, у віконці наводиться код за довідником ОКАТО. Запис не повинен бути довшим за 100 знаків. Слова "район", "область", "селище", "станція" можна скорочувати, "село" та "станиця" скорочення не підлягають.

Графа 4. Громадянство (не скорочувати) та код по ОКІН:

• для громадян РФ - 1;
• подвійне – 2;
• іншої країни - 3;
• без громадянства – 4.

Графа 5. Інформація про рівень володіння іноземною мовою: потрібно позначити мову словами та цифрою коду та достатність його освоєння за прийнятою ієрархією:

• «читаю та перекладаю зі словником» – цифра 1 у вікні коду;
• «читаю і можу порозумітися» – код 2;
• "вільно володію" - цифра 3.

Графа 6. Щоб залишити відомості про здобуту освіту, треба записати всі закінчені навчальні заклади, вказати отриману кваліфікацію з кодом ОКСО та реквізити отриманих дипломів.

Важливо! Якщо навчання у навчальному закладі не було закінчено, то пишеться остання повна здобута освіта. Якщо навчання продовжується на момент роботи (наприклад, заочно у ВНЗ), потрібно вказати курс навчання чи кількість прослуханих курсів.

Графа 7. Сюди заноситься назва професії, на яку працевлаштовується працівник у цій організації (формулювання за штатним розкладом), та її код за ОКПДТР. Можна вказати додаткову професію, якщо вона може бути важливою.

Графа 8. Стаж (за даними трудової книжки) вказується на дату працевлаштування з точністю до дня з розбивкою на загальний та безперервний.

Графи 9-10. Сімейний стан та близькі родичі працівника (чоловік, батьки та/або діти, рідні брати та сестри), код по ОКИН:

• не був одружений (не була одружена) - код 1;
• у шлюбі – цифра коду 2;
• у цивільному шлюбі – цифра 3;
• вдова чи вдівець – 4;
• у розлученні – 5.

Графа 11. Паспортні дані виписуються із документа.

Графа 12. Прописка та фактичне місце проживання формулюються за тими самими правилами, що й графа 3. Потрібен також контактний номер телефону самого співробітника та його найближчих родичів.

Розділ про військовий облік

Заповнення цього розділу актуальне лише військовозобов'язаних, переважно співробітників чоловічої статі.

Інформація вноситься на підставі військового квитка або документа, виданого замість загубленого. Можлива наявність посвідчення військовослужбовця або підлягає призову.

Увага! Після заповнення обох розділів кадровик і працівник повинні перевіряти ще раз внесені відомості та засвідчити їх своїми підписами.

Наведена таблиця має бути заповнена у всіх графах, слова слід писати без скорочень:

• дата працевлаштування або перекладу у звичайному форматі;
• структурний підрозділ, де працюватиме працівник;
• посада (за штатним розписом);
• оклад та надбавка (цифрами, в рублях);
• номер та дата наказу про прийняття на роботу (переклад);
• особиста віза працівника (розпис).

Атестація

Також мають бути заповнені всі пункти таблиці, потрібно зазначити:

• дату, коли відбувалася атестація;
• її результат;
• номер та дата відповідного протоколу;
• № рішення атестаційної комісії.

Підвищення кваліфікації

Якщо співробітник у процесі роботи проходив спецнавчання, це потрібно відобразити у цьому розділі, вказавши:

• період (з ... - по ...);
• вид пройденого навчання (курси, тренінг тощо);
• навчальний заклад, де проходило навчання;
• дані про отриманий підтверджуючий документ;
• інформація про наказ, яким працівника направили підвищувати кваліфікацію.

Професійна перепідготовка

Іноді роботодавці переучують власним коштом потрібного їм співробітника, даючи йому додаткову кваліфікацію.

У табличній формі вносяться відомості:

• про період перепідготовки (дати);
• про професію, отриману співробітником;
• номер та дата видачі документа про проходження;
• номер наказу про направлення на перепідготовку.

Заохочення та нагороди

Перерахувати, як зазначали працівника на різних рівнях (місцевому, міністерствах і відомствах, державному): відзначити вид нагороди (грамота, цінний подарунок, грошова премія тощо) та вказати номер відповідного наказу.

Відпустка

Інформація вноситься на підставі наказів на відпустку по підприємству щодо всіх видів:

• Щорічної оплачуваної відпустки.
• Додаткова відпустка.
• Догляд за дитиною.
• У зв'язку з вагітністю та пологами.
• Учнівській відпустці.
• А також відпустки, наданої працівникові та власним коштом.

Важливо! Спочатку вноситься дата відпустки, а дата його закінчення дописується лише після повернення співробітника працювати. Не можна вписувати заплановану дату виходу, оскільки не виключено, що співробітник буде відкликаний з відпустки або відпочинок може бути продовжений.

Перераховуються пільги, що отримуються співробітником, та їх підстави з посиланням на підтверджуючий документ та нормативні акти.

додаткові відомості

Сюди вписуються відомості, не зазначені раніше, але можуть мати важливість для роботодавця, наприклад, уміння та право керувати автомобілем, інформація про проходження заочного навчання, наявність інвалідності та ін.

Підстави припинення трудового договору

Цей розділ оформляється за умови остаточного прощання зі співробітником. Відомості вносяться у тому формулюванні, як записуються у трудову книжку і наказ про звільнення співробітника складеного формою Т-8.

Що вноситься до цього розділу картки:

• причина звільнення працівника;
• номер та дата наказу про звільнення;
• дата звільнення співробітника з компанії.

Після заповнення цього розділу знову необхідна звірка кадровиком і тим, хто звільняється, підтверджена їх підписами.

Увага! Закрита особиста картка співробітника підписується працівником, що звільняється, з повним розшифруванням посади, що залишається, так само розписується і особа, що заповнює картку.

Особиста картка працівника - важливий діловий папір у документообігу будь-якої організації, її оформлення зазвичай доручається службі кадрів. Використовується вона з метою досконалого обліку співробітників та містить усі значущі відомості про нього: дані паспорта, ІПН, СНІЛЗ, відомості про місце проживання, прописку, трудову діяльність, освіту, а також коротку інформацію про сім'ю.

Заключну версію уніфікованої форми Т-2 затверджено законодавством з праці. Всім організаціям зобов'язаний формувати особисті картки усім без винятку співробітників, але в деяких навіть не одну. Індивідуальних підприємців звільнено від такої необхідності, але вони також мають можливість оформлювати їх.

Ведення особистих карток - це обов'язок, цей захід може принести істотну користь організації. Роботодавець часто може, використовуючи особисті картки захистити свої інтереси, застосовуючи їх для підтвердження правомірності відрахувань із зарплати співробітників, правильної калькуляції середньооблікової чисельності працівників, для нарахування податків і т.д., судова арбітражна практика визначає масу подібних прикладів.

Роботодавцю можна для зручності вести в електронному вигляді оборот особистих карток за формою Т-2, багато сучасних фірм використовують таку можливість: це практично, у разі потреби, дозволяє легко знайти необхідні матеріали. Але він повинен мати їх у роздрукованому вигляді на паперових носіях. Це аргументовано змістом в особистій картці полів, призначених для підпису працівника, а також працівника кадрової служби, який відповідає за її ведення. Оскільки особиста картка - документ довгого використання та зберігання, при її роздруківці слід пускати в хід щільний папір формату А4.

Важливо пам'ятати, що єдиного керівництва по роботі з особистими картками, крім вищезгаданої постанови, не існує, тому стаття має насамперед рекомендаційний характер.

Загальні відомості про форму Т-2 та тонкощі її заповнення

На питання, хто заповнює та веде форми Т-2, дадуть відповідь Вказівки Держкомстату. Відповідно до них, особисті картки оформляє співробітник кадрової служби, а коли штатний розпис такої посади не включає, особа, уповноважена вести кадрове діловодство або керівник підприємства. Самому працівнику забороняється вносити до своєї особистої картки будь-які записи, виняток становить особистий підпис при працевлаштуванні, кадрових перестановках чи звільненні.

Форма Т-2 містить 11 блоків, розбитих за тематикою та розміщених на 4 сторінках. Для більш наочного осмислення структури та розуміння особливостей заповнення пропонуємо ознайомитися з бланком. (Посилання на скачування бланка)

Законом не регламентовано терміни формування картки Т-2 та найкращим варіантом буде включити цей пункт до набору стандартних операцій з оформлення нового співробітника. Це зумовлено правилом: запис у трудовій книжці працівника обов'язково дублюється аналогічним записом у його особистій картці. Матеріали у форму Т-2 вносять, ґрунтуючись на типовому переліку документів:

• наказ про прийом на роботу
• трудовий договір
• трудова книжка
• СНІЛС
• документи про освіту, підвищення кваліфікації
• документи військового обліку (для військовозобов'язаних осіб)

Деякі професії та види робіт мають своєрідну специфіку, у подібних ситуаціях можуть стати в нагоді додаткові папери. Роботодавець має право зажадати їх у кандидата, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Ультимативний запит надати свідоцтво про присвоєння ІПН, характеристику з колишнього місця роботи або довідку про склад сім'ї може бути визнано незаконним. Вимагати сторонні документи, всупереч чинному трудовому законодавству забороняється.

Заповнюємо особисту картку правильно за розділами

На перших двох сторінках форми Т-2 розташовано ряд полів для різних кодів, що підлягають заповненню. Що писати? Необхідна інформація міститься у ряді класифікаторів. Підкреслимо, що фахівець кадрової сфери повинен мати доступом до них, не можна вимагати жодні коди від людини, оформляемого працювати. Облік кадрів в організації будується переважно на використанні спеціалізованих комп'ютерних програм, наприклад, 1С, в які вбудовані всі ці класифікатори і, звичайно, це спрощує кадровику завдання, йому залишається лише внести дані, призначені для кодування, у відповідні поля та вибрати із запропонованого списку відповідний код.

Найменування організації записується у шапці форми без скорочень, дату складання особистої картки прийнято записувати у стандартизованому вигляді (наприклад, 13.01.2014).

Табельний номер обов'язково закріплюється за кожним співробітником, що приймається, це корисно для організації табельного обліку та ідентифікації.

Приймаючи працівника за внутрішнім сумісництвом, не забуваємо привласнити йому унікальний табельний номер і обов'язково формуємо іншу особисту картку. Такий співробітник у результаті володіє двома унікальними табельними номерами та картками одночасно.

Інформація про індивідуальний номер платника податків вписується, ґрунтуючись на свідоцтві про присвоєння ІПН, яке надає працівник, що приймається. Якщо свідоцтва на руках немає, відповідне поле залишається порожнім.

Законодавство зобов'язує працівника при підписанні трудового договору надати свідоцтво державного пенсійного страхування, за аналогією з ІПН заносимо у форму номер СНІЛЗ. Якщо працівник оформляється вперше, свідоцтва в нього на руках не буде і роботодавцю ставиться в обов'язок оформити йому СНІЛЗ, у цьому випадку поле залишаємо порожнім, запис буде внесено після отримання свідоцтва.

Наявність графи "Алфавіт" зручна для зберігання та обліку особистих карток. Тут фіксується перша буква прізвища працівника

Наступне поле – «Характер роботи», тут вказується, чи прийнятий працівник постійно чи тимчасово. Відповідно, графа «Вид роботи» призначена для відомостей про те, чи є робота основною чи співробітник поєднує її.

В останню графу вписуємо «чоловічий» чи «жіночий» відповідно.

Розділ 1 Загальні відомості

Заповнення цього блоку картки починаємо із зазначення реквізитів трудового договору, пишемо його номер і дату укладання у звичному форматі, як у прикладі вище.

ПІБ працівника повинні бути записані розбірливо і без скорочень, при цьому рекомендується починати вести запис максимально ліворуч, на випадок внесення змін. Так, якщо робітниця надалі вийде заміж і візьме прізвище чоловіка, цей факт неодмінно позначиться на її особистій картці.

У пункті «Дата народження» число та рік народження позначаємо арабськими цифрами, місяць записується словом без скорочень (23 квітня 1985 р). Дата дублюється в кодовому полі традиційному форматі дд/мм/гггг.

«Місце народження» переписуємо з документа, що засвідчує особу, вказуючи тип адміністративно-територіальної одиниці, дозволено користуватися загальноприйнятими скороченнями.

Поле «громадянство» кадровик заповнює також, ґрунтуючись на даних із паспорта.

Відомості про знання іноземних мов зазвичай записуються безпосередньо зі слів працівника або на підставі результатів тестування, якщо воно передбачено для приймання на посаду. Тут же уточнюється міра володіння мовою з використанням стандартних формулювань.

У особистій картці відбивають знання мов іноземних лише стосовно російському. Наприклад, знання мов татарських, удмуртських та інших народностей не вказується.

Рівень своєї освіти працівник підтверджує наданням відповідних документів, дипломів та атестатів. Основні параметри переносяться до наступного пункту картки.

Записи про неповну (незакінчену) освіту не можна вносити, ґрунтуючись на студентському квитку, заліковій книжці або чесному слові працівника. Такий запис провадиться лише при наданні ним довідки або диплома освітньої установи.

Запис «неповна вища» вноситься, якщо працівник пройшов більшу частину курсу навчання у ВНЗ або пройшов повністю, але не захистив диплом або не був складений державний іспит.

Якщо працівник, навчаючись у ВНЗ, не закінчив і половини курсу навчання, у пункті 6 буде значитися «середнє (повне) загальне».

Найменування освітнього закладу бажано вказувати повністю, але, якщо він занадто довгий, допустимо використовувати скорочення. У цьому полі також зазначається найменування наданого документа про освіту, його серія та номер, рік завершення освіти, кваліфікація та спеціальність. У пункті 6 міститься інформація про післявузівську підготовку.

Записи про професію прийнято вносити, виходячи з досвіду роботи, відображеного в трудовій книжці, штатного розпису та слів працівника.

Відомості про стаж розраховуються насамперед ґрунтуючись на записах у трудовій книжці. Коли працівник приймається на першу свою роботу, у наведених рядках прописуються нулі.

Запис про так зване сімейне становище робиться на підставі штампу в паспорті, свідоцтва про шлюб, розлучення, наданих працівником.

Важливо! Поле «стан у шлюбі» заповнюємо лише з використанням формулювань ОКІН, формулювання «холостий», «одружена», "одружений", "у розлученні" та інше шедеври народної словесності неприпустимі.

Наступний пункт першого розділу – «Склад сім'ї», перераховувати тут усіх відомих родичів, немає потреби, достатньо вказати найближчих: матір, батька, дружину, чоловіка, дочку, сина, рідних братів, сестер. Працівник повідомляє ці дані, ґрунтуючись на тому, хто із родичів проживає з ним разом чи перебуває на утриманні.

Паспортні дані переносимо уважно, суворо відповідно до документа працівника. Адреса місця проживання за паспортом переноситься із штампу про реєстрацію. Фактична адреса необхідно вказувати, тільки коли вона не ідентична прописці, ці дані можуть знадобитися роботодавцю у разі, наприклад, прогулу або якщо працівник не прийде в день звільнення за трудовою книжкою. Не забуваймо записувати номери телефонів.

Розділ 2 Відомості про військовий облік

При оформленні блоку про ВУ використовується один із двох різновидів документів: особи у запасі надають військовий квиток, а призовники приносять посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.

Усю необхідну інформацію можна знайти у відповідних пунктах вищезгаданих документів.

Буває, що категорію придатності взагалі не прописано, не лякаємося, за умовчанням ставимо «А». Пункт 7 не забуваємо заповнювати простим олівцем, це знадобиться надалі. А при занесенні позначки до 8 пункту пам'ятаємо, що громадянин підлягає зняттю з обліку як для досягнення максимального віку, так і стану здоров'я.

На другій сторінці внизу форми працівник розписується, перевіривши заздалегідь правильність записаних даних, там же передбачено поле, де розписується після перевірки внесеного кадровика.

Розділ 3 Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Цей блок зазвичай повторює написане у трудовій книжці, відкриватися таблиця буде записом прийому, тут вписуємо посаду, обсяг окладу, реквізити наказу. Далі послідовно вносимо переклади, якщо були такі. Важливий момент - знайомимо співробітника з записами, що відображаються тут, адже під кожним з них йому необхідно розписатися.

Розділ 4 «Атестація»

Багато підприємств проводять для своїх працівників атестацію, для цього збирають комісію, результатом роботи якої є протокол. Відомості про такий протокол і пишуть у цій частині форми Т-2.

Розділи 5 – 6 «Підвищення кваліфікації», «Професійна перепідготовка»

Тут можливо два варіанти:

1. співробітник проходить підвищення кваліфікації до працевлаштування та приносить відповідні документи;
2. співробітник проходить курси у своїй фірмі, тоді кадровий працівник скористається даними відділу підготовки кадрів.

Усі дати вказуються у типовому форматі, характерному для попередніх розділів. Особливих питань під час заповнення цих блоків зазвичай немає. Якщо працівник не підвищував кваліфікацію та перепідготовку не проходив, то відповідно розділи залишаються незаповненими.

Розділ 7 «Нагороди»

Як очевидно з назви, сюди вписуються всі види заохочень, яких удостоївся працівник у процесі своєї праці рамках організації. У цілому нині інформація цього розділу ідентична аналогічному розділу трудовий книжки. Можна користуватися загальноприйнятими скороченнями, якщо це спотворює загальної суті.

Розділ 8 «Відпустка»

Цей блок відображає всі види відпустки, які працівник використовував будь-коли: щорічний, навчальний, без утримання, для догляду за дитиною. Слід записувати відомості про тривалість відпустки, початкові та кінцеві її дати, період, протягом якого відпустку надавали і, зрозуміло, реквізити відповідного наказу.

На своєму кар'єрному шляху йде у відпустку співробітник неодноразово. Закономірно, що вільні поля якось закінчаться. Не губимося, а просто роздруковуємо додаткову сторінку, яка містить продовження таблиці.

Розділ 9 "Соціальні пільги"

Тут роботодавець вказує інформацію про пільги, які надає конкретному працівникові, а також дані про документи, що дають змогу отримати той чи інший привілей.

Розділ 10 «Додаткові відомості»

Практика показує, що цей розділ рідко заповнюється, але за бажання та їх наявності сюди вписують дані про:

• інвалідності
• навчанні працівника
• закордонний паспорт
• якщо працівник має дітей-інвалідів, можна відобразити тут і цей факт.

Розділ 11 Підстава припинення трудового договору (звільнення)

Заключний пункт форми Т-2 короткий і лаконічний, тут розташовується місце запису про звільнення, формулювання до того ж точно переписується з наказу про звільнення, той самий запис буде позначено у трудовій книжці. За аналогією з другою сторінкою форми в цьому пункті розписується кадровий працівник та сам співробітник

Зберігання та облік особистих карток за формою Т-2

Форма Т-2 - папір тривалого «строку придатності», картки наказано зберігати 75 років, а отже варто заздалегідь подбати про їхню цілісність, зокрема, використовувати для друку щільний папір належної якості. Суворих норм обліку немає, картки у своїй традиції зберігають у шафах, що замикаються, в готелі кадрів або в кабінеті у керівника організації, будучи розставленими в алфавітному порядку. Докладніше це питання розглянуто у наступному відео

Особисті картки вже звільнених співробітників після певного часу вирушають до архівів.

часті питання

Як ми переконалися, особиста картка Т-2 хоч і об'ємна, але досить проста в заповненні документа. Однак питання все одно виникають, про них і поговоримо на закінчення.

Часто виникають ситуації, коли деякі поля залишаються порожніми з різних причин. Не варто в цьому випадку ставити в них прочерки і, тим більше, видаляти. Форму Т-2 регламентовано законодавством, тому ніякі розділи з неї видаляти не можна. А ось нові реквізити внести за потреби можна.

Будь-яку зміну уніфікованої форми слід супроводжувати відповідним наказом, підписаним керівництвом

Працівники кадрової справи теж люди і припускаються помилок. Виявивши в особистій картці неточність чи помилку, рекомендується акуратно однією рисою закреслити, а зверху вписати правильну інформацію. При цьому працівник відділу кадрів повинен завірити виправлене своїм підписом та ознайомити під підпис співробітника, щоб у майбутньому у нього не виникло питань.

Аналогічно чинимо, коли співробітник змінює прізвище, наприклад. Старі дані акуратно закреслюються, записується актуальна інформація, обов'язково згадуємо тут документ, що є підставою для такого виправлення.

Коли ухвалено рішення про те, що кандидат на вакансію працюватиме на даному підприємстві, і наказ на його прийом оформлений, спеціалістам кадрового відділу бажано скласти регістр особиста картка співробітника. Вона хоч і не належить до обов'язкових документів, які мають бути оформлені на працівника, але в деяких випадках законодавство потребує її наявності.

При вступі до організації працівник подає певний пакет документів, що підшивається до його особистої справи. Щоб узагальнити та зібрати всю наявну інформацію про нього в одному бланку, а згодом відображати відомості про його роботу, використовується особиста картка працівника.

При цьому, якщо здійснюється заповнення даного бланка на підприємстві, то картка має бути оформлена у відділі кадрів на кожного працівника, зайнятого як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Крім цього, вона є регістром, який обов'язково необхідний для цілей військового обліку на підприємстві. Фахівці військкомату здійснюють контроль не тільки за правильністю оформлення, а й за повнотою та актуальністю інформації, що міститься в ній.

Бажано на підприємстві позначити відповідального для цього. При цьому також слід враховувати, що до картки занесено персональні дані, що підлягають захисту на підприємстві відповідно до законодавства.

Увага!Періодично працівник повинен перевіряти відомості, що фіксуються у його особистій картці, та підтверджувати їх правильність відображення своїм підписом.

Росстатом передбачено стандартизовану особисту картку т 2. Підприємству надано право на її основі створювати власний регістр обліку персональних даних.

У більшості програмних комплексів використовується уніфікована форма, яка заповнюється автоматично на основі даних, раніше внесених до програми.

Картка працівника і в паперовому, і в електронному вигляді повинна зберігатись у захищеному місці з фіксованим доступом. При цьому доступ до нього повинні мати лише затверджені керівником особи.

Важливо!Після звільнення працівника форма Т-2 передається для зберігання до архівної служби підприємства, у якій відповідно до законодавства вона має перебувати 75 років.

З яких документів заповнюється особиста картка?

Вся інформація, що міститься в картці, вноситься на підставі збираються. Вони можуть надаватися працівником або оформлятися на підприємстві.

На підставі яких документів може бути заповнена картка працівника форми Т-2:

• Основним документом, який слід відобразити у картці, є .
• Паспорт.
• СНІЛС.
• ІПН (при цьому цей документ не відноситься до обов'язкових, необхідних при працевлаштуванні).
• Атестат чи диплом про освіту.
• Військовий квиток.
• Дані про сімейне становище заповнюються виходячи з інформації, що міститься в , раніше оформленої співробітником (за її наявності) або представлених ним копій свідоцтв про шлюб, про народження тощо.
• Стаж роботи кадровик може взяти з трудового працівника, а за її відсутності (робота за сумісництвом) на підставі поданої працівником довідки з основного місця роботи, яка містить ці відомості.

Увага!Надалі до неї необхідно вносити інформацію на підставі наказів про прийом, про надання відпустки, переведення, заохочення, звільнення тощо.

Бланк та зразок особистої картки

Співробітника у форматі Word.

Завантажити у форматі Excel.

Завантажити .

Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2017

Розглянемо з прикладу форма т-2 зразок заповнення.

Спершу заповнюється шапка бланка. Сюди записується повна назва компанії та код ОКПО.

Потім записується дата оформлення документа, присвоєний табельний номер, коди ІПН та СНІЛЗ. Далі проставляються перша буква прізвища, характер роботи, вид діяльності (основна, сумісництво), стать працівника у вигляді букви.

Загальні відомості

Спочатку у двох графах праворуч вказуються реквізити укладеного із співробітником трудової угоди.

У графи 1-3записуються повні П.І.Б., дата та місце народження. У графах справа до даних вказуються коди по довідникам.

У графі 4проставляється громадянство.

Графа 5містить інформація про іноземну мову, якою володіє працівник та ступінь знання – наприклад, «володію вільно» або «Читаю та перекладаю зі словником».

У графу 6записується здобута освіта, назва навчального закладу, дані про здобутий підтверджуючий документ.

У графу 7заноситься найменування професії, за якою працює співробітник.

Інформація в графу 8заноситься із трудової книжки. Тут вказується стаж на фіксовану дату (зазвичай це момент оформлення).

Графи 9-10- відомості про перебування у шлюбі та найближчих родичів.

У графу 11записуються дані документа, що встановлює особу.

У графі 12слід відобразити адреси прописки та фактичний, а також контактний телефон.

Відомості про військовий облік

У цей розділ інформація вноситься тільки для працівників-чоловіків за даними військового квитка або приписного посвідчення.

У графу 1записується категорія запасу. Вона не заповнюється офіцерського складу.

У графу 2заноситься звання. Якщо співробітник лише збирається на військову службу, то в цьому полі проставляється «підлягає призову».

У графі 3вказується тип складу – медичний, солдати тощо.

У графі 4записується код набутої спеціальності.

У графі 5літерою від "А" до "Г" записується ступінь придатності до військової служби.

У графі 6вказується назва військкомату, де працівник перебуває на обліку.

У графу 7записують дані про стан обліку. Позначки тут потрібно робити лише олівцем.

У графу 8заноситься інформація про зняття з обліку.

Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Картка т2 містить інформацію про переміщення працівника між структурними підрозділами підприємства.

Тут записуються дата переказу, назва підрозділу та посади, відомості про зарплату на новому місці, інформація про наказ, згідно з яким проводилося переміщення.

Остання графа - це особистий розпис працівника, який він ставить на підтвердження ознайомлення із внесеною інформацією.

Атестація

Сюди записуються підсумки проведення для підприємства атестації. У першій графі відображається дата проведення. Далі зазначаються рішення комісії щодо цього співробітника та інформація про протокол проведення атестації.

Остання графа - підстава, вона може залишатися порожньою, або ж сюди заносяться дані наказу, яким ухвалено рішення провести атестацію в компанії.

Підвищення кваліфікації

В особисту картку працівника записується інформація про факти проходження співробітником курсів підвищення кваліфікації. У перші дві графи фіксуються дати, протягом яких проходили курси.

Потім вид перекваліфікації, назва навчального закладу, в якому проходили курси та інформація про документ, що підтверджує проходження курсів. Остання графа є підставою для перекваліфікації, зазвичай це дані про наказ, згідно з яким співробітник вирушив на навчання.

Професійна перепідготовка

Сюди записується інформація щодо проведення перепідготовки. Тут зазначаються період проходження перепідготовки, найменування професії, якою провозилася вона, інформація про документ, виданий на підтвердження навчання та підставу направлення на навчання.

Заохочення та нагороди

Сюди заносяться всі види нагород, які працівник отримує під час роботи у компанії (премії, грамоти, цінні подарунки тощо. буд.). У першу графу записується назва заохочення, а наступні – підстава (дані про наказ, який встановив факт видачі заохочення).

Відпустка

У цьому розділі особистої картки працівника записуються всі факти надання йому часу відпочинку. При цьому сюди необхідно заносити абсолютно всі відпустки - основну, додаткову, навчальний і т. д., незалежно від їх оплати.

Спочатку вказується найменування періоду відпустки. Далі записуються періоди робочого дня, протягом якого він надається (сюди, наприклад, вноситься робочий рік, протягом якого оформляється оплачувану відпустку), тривалість відпочинку і дати початку і завершення відпочинку.

Остання графа – підстава для відпустки, сюди записуються дані наказу, яким співробітнику надається відпустка.

Соціальні пільги

Сюди записується інформація у разі, коли співробітнику надаються умови праці, поліпшують його становище. Наприклад, якщо працівник має інвалідність 3 групи, то згідно із законом йому встановлюється скорочений робочий день.

У таблиці слід зазначити найменування пільги, потім відомості про документ, який підтверджує її. В останній графі записується підстава надання. Сюди, наприклад, можна заносити реквізити нормативного документа, який встановлює таку льготу.

додаткові відомості

Сюди вноситься якась інформація, яку не можна віднести до жодного з попередніх розділів, але вона дуже важлива. До такої можна віднести, наприклад, наявність прав водія. В цьому випадку в розділ записуються номер документа, категорія та термін їхньої дії.

Підстави припинення трудового договору

У цьому розділі закінчується складання документа форма т-2. Сюди інформація записується тоді, коли припиняє діяти трудову угоду із співробітником.

Кадровик при внесенні інформації повинен записати причину звільнення, дату та інформацію про наказ (дата його оформлення та номер). Зробивши це, кадровий співробітник перевіряє правильність внесення даних і підтверджує це своїм особистим підписом.

Важливо!З оформленим документом потрібно ознайомити працівника, який звільнився, який на підтвердження цього факту повинен підписати особисту картку працівника.