Курсова робота

Автоматизація обліку продаж

Вступ

1.Сутність обліку та його особливості у торгівлі

1.1 Облік та його основне призначення

1.2 Бухгалтерський, оперативний та статистичний облік

2.Два підходи до автоматизації діяльності підприємства

2.1 Проблеми створення ефективної системи управління підприємством

2.2 Дві групи СУБД, що використовуються в системах автоматизації

3. Аналіз програмних продуктів оперативного обліку

3.1 Застосування систем комплексної автоматизації

3.1.1 Система автоматизації «1С:Торгівля та склад».

3.1.2 Система автоматизації обліку торгівлі "Галактика - Магазин".

3.1.3 Підсистема «Збут та торгівля» інформаційної системи «Флагман».

4. Розробка програми обліку продаж

4.1 Призначення програми, її склад та основні функції

4.2 Опис форм програми

Висновок

Список літератури

Вступ

Торгівля є однією з найбільших галузей економіки будь-якої країни як за обсягом діяльності, так і за чисельністю зайнятого в ній персоналу, а підприємства цієї галузі є найбільш масовими. Діяльність торгових підприємств пов'язана із задоволенням потреб кожної людини, схильна до впливу безлічі факторів і охоплює широкий спектр питань організаційно-технологічного, економічного та фінансового характеру, що потребують повсякденного вирішення. Динамічна конкурентне середовище, нові умови ведення бізнесу висувають підвищені вимоги до організації управління торговому підприємстві. У сучасних умовах організаційна структура управління є стратегічним чинником конкуренції. Зростання фізичних обсягів торгівлі та розширення її асортименту зумовлює необхідність удосконалення управлінської діяльності підприємств торгівлі. Таким чином, дослідження та раціоналізація інформаційних процесів у системі управління на підприємствах торгівлі є актуальним завданням у науковому та практичному відношенні.

Можливими напрямами підвищення ефективності діяльності підприємства є комплексна автоматизація всієї діяльності підприємства або автоматизація окремих процесів, які є вузькими місцями для цієї організації.

Метою даної курсової є розробка програми автоматизації обліку продажів, виконує такі функции:

Організація ведення обліку продажу товарів.

1.Сутність обліку та його особливості у торгівлі

1.1 Облік та його основне призначення

Основне призначення обліку – формування базису даних про стан підприємства. При цьому йдеться не лише про облік товарів, а й про стан усіх даних, що характеризують підприємство (кількість товару на складі, в дорозі, скільки товару замовлено, оплачено, виписано, дозволено до відпустки, скільки відпущено, відпущено в кредит, за готівку , що повернуто за рекламаціями і т. д.). І цей далеко не повний перелік відноситься до товарів, а є ще основні засоби, виробничі запаси, договірні відносини з зобов'язаннями, відносини з персоналом, з представниками бюджету, приватні відносини керівника фірми. Усі аспекти виробничої діяльності знаходять відображення в бухгалтерії підприємства.

Облік – одне з найбільш трудомістких, але необхідні функції управління. Вона полягає у спостереженні, вимірі, реєстрації та угрупованні врахованих явищ. У показниках обліку розкриваються кількісна та якісна сторони господарських процесів, що характеризують фактори господарського життя.

Відмінною рисою обліку є велика масовість та однорідність вихідних та підсумкових показників та рутинність роботи з їх формування. Як правило, підсумкові показники формуються шляхом багаторазового угруповання за різними ознаками початкових даних без застосування складних розрахунків.

1.2 Бухгалтерський, оперативний та статистичний облік

Господарський облік є сукупність бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку.

Ці види обліку органічно пов'язані між собою, взаємно доповнюють один одного, хоч і відрізняються сферою їх застосування, призначенням та способом здійснення.

Основною метою господарського обліку є формування якісної, повної, достовірної та сучасної інформації про фінансову та господарську діяльність підприємства, необхідної для управління та становлення ринкової економіки.

Статистичний облік застосовується щодо масових соціально-економічних об'єктів у сфері економіки, культури, науки, охорони здоров'я тощо. буд. ., чисельності та складі населення з метою аналізу та прогнозування соціально-економічного розвитку суспільства. Статистиці притаманні особливі методи збору та обробки первинних даних: статистичне спостереження (суцільне та вибіркове), зведення та угруповання даних статистичного спостереження, обчислення середніх індексів.

Для отримання первинних облікових даних статистика використовує бухгалтерські документи та дані спеціальних статистичних спостережень.

Бухгалтерський облік є упорядкованою системою збору, реєстрації та узагальнення інформації у грошовому вираженні про майно, зобов'язання організації та його рух шляхом суцільного, безперервного документального обліку всіх господарських операцій. Бухгалтерський облік дає найбільш важливу та достовірну інформацію, систематизує та обробляє розрізнені дані, після чого вони стають основою для прийняття управлінських рішень.

Оперативний облік використовується для спостереження, реєстрації, обробки та контролю окремих явищ фінансово-господарської діяльності організації. Найчастіше він обмежується рамками одного підприємства та організується на місцях здійснення господарських операцій (дільниця, цех, склад, відділ).

Його відмінна риса – швидкість забезпечення даних, які можуть бути отримані телефоном, телефаксом, в усній розмові, у вигляді повідомлення поштою. Дані оперативного обліку використовуються для повсякденного, поточного керівництва та управління діяльністю підприємства (облік вироблення, випуску продукції, наданих послуг, виконання договорів, відвантаження та реалізації, наявності матеріальних запасів, явки на роботу, надходження товарів від постачальників, стан купівельного попиту тощо) .)

Особливістю ведення обліку у торгівлі є велика динаміка змін у цій сфері, що потребує внесення частих змін до існуючих баз даних зберігання інформації. Отже, при обліку торгових операцій важлива оперативність поновлення іформації.

2.Два підходи до автоматизації діяльності підприємства

2.1 Проблеми створення ефективної системи управління підприємством

Сучасне підприємство, незалежно від форми власності, являє собою організм, що саморозвивається, існування і дієздатність якого в кінцевому підсумку забезпечується переважанням доходної частини його бюджету над видатковою. Звідси метою будь-якого підприємства є створення умов, які б забезпечували отримання максимальних доходів від його діяльності за одночасної мінімізації витрат.

Найбільш оптимальний шлях досягнення зазначеної мети – це створення ефективної системи управління підприємством. Це, у свою чергу, передбачає вирішення цілої низки проблем, що стоять перед підприємством, серед яких слід виділити такі як найбільш основні:

Стратегічне планування;

Оптимізація керування технологічними процесами;

Управління людськими ресурсами (персоналом);

Підвищення ефективності діяльності підприємства;

Економія коштів та мінімізація витрат.

Сучасний рівень розвитку науки і техніки дозволяє успішно вирішувати весь спектр зазначених проблем найефективнішим чином, а саме – з використанням передових комп'ютерних та інформаційних технологій, що дозволяють автоматизувати діяльність організацій.

Одна з неминучих проблем, які постають перед підприємством під час переходу на автоматизовані засоби управління, - використання.

Проблеми застосування виникають тоді, коли персонал змушений застосовувати засоби автоматизації для виконання основної роботи. На відміну від допоміжних засобів (назвемо їх інструментальними), рішення про використання яких приймається персоналом, гармати повинні впроваджуватися незалежно від бажання персоналу. Принаймні, використання гарматних коштів тягне у себе деяке зміна технології, необхідність навчання та налагодження взаємодії персоналу нових умовах.

Засоби автоматизації будуть життєздатними, якщо забезпечать можливість плавного переходу від технології до модернізованої. Такий перехід передбачає, що ці кошти спочатку гратимуть роль допоміжних (наприклад, вони повинні давати можливість швидко друкувати накладні, платіжки та рахунки та вести їх облік). Будь-яка людина швидко освоює ті засоби, які допомагають чи звільняють її від необхідності виконувати нескладну, але рутинну роботу. Принаймні освоєння найпростіших операцій стануть, видно методи виконання складніших операцій з урахуванням коштів автоматизації.

З розвитком торгівлі та торговельних відносин очевидним стало питання автоматизації обліку продажів підприємства. Наявність великої кількості паперів, накладних та іншої документації, у багатьох випадках зовсім не систематизованої, неможливість надання необхідної інформації покупцям тощо. вказало на необхідність створення коштів для автоматизації даної галузі діяльності підприємств.

Системи автоматизації обліку продажів зазвичай впроваджуються для вирішення завдань, що стоять перед організацією, такі як:

Забезпечення ефективнішого управління з допомогою автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації всіх рівнях.

Підтримка ефективного накопичення, управління та доступу до інформації та знань.

Виключення паперових документів із внутрішнього обороту підприємства. Економія ресурсів з допомогою скорочення витрат управління потоками документів у організації.

Виключення необхідності чи суттєве спрощення та здешевлення зберігання паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Результатами впровадження систем автоматизації обліку продажів є:

Надійне зберігання документів – значно знижується ймовірність втрати документа чи доступу до нього осіб, які мають цього права;

Швидкий пошук документів;

Підвищення рівня обслуговування замовників за рахунок зниження часу виконання роботи та зменшення кількості помилок;

Автоматизація типових процедур (проведення змін, побудови різних звітів тощо).

Переваги від автоматизації цього виду діяльності безперечні, проте при ухваленні рішення керівництвом підприємства про початок автоматизації гостро постає проблема вибору засобів їх розробки та створення. До цього питання не можна підійти однозначно і перш ніж вибрати засіб розробки слід визначити її мету. Що треба створити: замовну унікальну систему чи програмний продукт для ринку? Чи буде це прикладна програма або інструментальна система? Який передбачається термін життя програми? Чи доведеться її супроводжувати (тобто вносити зміни до неї за бажанням замовника) чи лише виправляти помилки? Є ще багато питань, відповідь на які певною мірою впливає на вибір коштів.

Існують два підходи до здійснення автоматизації.

При першому підходістворюється унікальна система на замовлення. Даний підхід використовується в основному дрібними підприємствами та обумовлюється економічною вигодою. Перевага такого варіанту полягає в тому, що програми пишуться суворо під конкретну організацію, враховуються її особливості та побажання замовника. Однак створення великого автоматизованого комплексу даним способом неможливе, оскільки потребує великих матеріальних витрат та високої кваліфікації фахівців. В основному при даному підході створюються програмні комплекси, що допомагають виконувати рутинну роботу, при цьому неважливо, наскільки швидко вони виконуватимуть свої функції, аби працювали швидше, ніж людина. Такі системи слід створювати на програмних засобах, що дозволяють легко та швидко створювати прикладні програми, що відповідають поточним потребам. Власне для таких завдань і створюються інтегровані пакети типу MSAccess, Clarion або FoxPro.

Суть другого підходуполягає в тому, що якщо фірма дійсно серйозно підходить до системи автоматизації або хоче автоматизувати не тільки конкретну область свого функціонування, а діяльність кількох напрямків, то необхідний аналіз відповідних програмних продуктів, що є на ринку.

Слід зазначити, що з ефективної роботи системи автоматизації діяльності підприємства мають базуватися на передових технологіях. Можна з упевненістю сказати, що найпоширенішим на сьогоднішній день рішенням у цьому випадку є застосування технології клієнт-сервер. Про це свідчить і велика кількість представлених на ринку товарів.

2.2 Дві групи СУБД, що використовуються в системах автоматизації

Вибір СУБД при побудові системи автоматизації багато в чому визначає такі її параметри, як продуктивність, масштабованість, захищеність та надійність. Усі СУБД, які у системах автоматизації, можна розділити на дві групи: які працюють за технологією файл-сервер і за технологією клієнт-сервер.

Файл-серверна система має такі недоліки:

Велике навантаження на мережу та підвищені вимоги до її пропускної спроможності (при великій кількості користувачів та значних обсягах оброблюваної інформації недотримання цих вимог може призвести до непрацездатності системи);

Підвищені вимоги до ПК з огляду на те, що обробляються дані на робочому місці користувача;

Неможливість одночасної роботи з даними;

Неможливість дотримання безпеки даних.

Клієнт-серверна технологія практично від усіх перерахованих недоліків вільна, насамперед завдяки тому, що в ній вся обробка перенесена на сервер баз даних, а на робочому місці користувача лише формуються запити та відображаються результати. Вибір конкретної СУБД визначається багатьма параметрами, серед яких можна назвати надійність та стійкість, швидкодію, наявність засобів розробки додатків, сумісність з іншими платформами та ОС, підтримка компанії-виробника.

Серед розробників систем автоматизації діяльності підприємств найбільш популярні СУБД Oracle та Microsoft SQL Server, InterBase та деякі інші. Слід також зазначити, що останнім часом стали з'являтися системи комплексної автоматизації з останніми версіями СУБД - "1С:Підприємство 8.0", "БОС-Компанія" ("АйТі"), "Віртуоз 1.3" ("Міратех"), "Перевезення" ( SoftLogistic), "Фоліо-WinСклад" версії 7.0 на базі MS SQL Server 7.0, "Ландіа" ("Ландіа-Софт") на базі InterBase, "Монополія" ("Формоза-Софт") на базі Oracle 8.0.

3. Аналіз програмних продуктів оперативного обліку

3.1 Застосування систем комплексної автоматизації

При автоматизації окремих напрямів, а всієї діяльності організації загалом доцільним є застосування систем комплексної автоматизації. Облік продажів є одним із складових бухгалтерського обліку на підприємствах торгівлі, тому необхідно провести аналіз існуючих пакетів прикладних програм бухгалтерського та оперативного обліку.

Серед представлених російському ринку систем автоматизації торгівлі можна назвати пропозиції фірм «1С» («1С:Торгівля»), «Інформаційні системи та технології» (система «Аспект»), «Галактика-Магазин» (система «Галактика»), «Збут та торгівля» (система «Флагман»), «Вітрило», «Мета» (Комплекс автоматизації в роздрібній торгівлі), «Інтелект-Сервіс». Розглянемо найпредставніші з них.

3.1.1 Система автоматизації «1С:Торгівля та склад»

«1С:Торгівля та склад» є компонентом «Оперативний облік» системи «1С:Підприємство» з типовою конфігурацією для автоматизації складського обліку та торгівлі.

Компонента «Оперативний облік» призначена для обліку наявності та руху матеріальних та грошових коштів. Вона може використовуватись як автономно, так і спільно з іншими компонентами «1С:Підприємства».

«1С:Торгівля та склад» призначена для обліку будь-яких видів торгових операцій. Завдяки гнучкості та настроюваності, система здатна виконувати всі функції обліку - від ведення довідників та введення первинних документів до отримання різних відомостей та аналітичних звітів.

Функціональні та сервісні можливості системи включають:

Вдосконалений механізм призначення цін.

Операція «швидкого продажу», що дозволяє виконати автоматичне формування та друк необхідного пакета документів під час продажу групи товарів.

Групові обробки довідників та документів.

Автоматичне початкове заповнення документів.

Можливість деталізації взаєморозрахунків із контрагентами у розрізі договорів.

«1С:Торгівля та склад» автоматизує роботу на всіх етапах діяльності підприємства.

Типова конфігурація системи дозволяє:

Вести роздільний управлінський та фінансовий облік;

вести облік від імені кількох юридичних осіб;

вести партійний облік товарного запасу з можливістю вибору методу списання собівартості (FIFO, LIFO, за середньою);

вести роздільний облік власних товарів та товарів, взятих на реалізацію;

Оформляти закупівлю та продаж товарів;

- виконувати автоматичне початкове заповнення документів на основі раніше введених даних;

вести облік взаєморозрахунків з покупцями та постачальниками, деталізувати взаєморозрахунки за окремими договорами;

формувати необхідні первинні документи;

Оформляти рахунки-фактури, автоматично будувати книгу продажу та книгу покупок;

Виконувати резервування товарів та контроль оплати;

вести облік коштів на розрахункових рахунках та в касі;

вести облік товарних кредитів та контроль їх погашення;

вести облік переданих на реалізацію товарів, їх повернення та оплату;

У «1С:Торгівля та склад» можливо:

завдання для кожного товару необхідної кількості цін різного типу, зберігання ціни постачальників, автоматичний контроль та оперативна зміна рівня цін;

Робота із взаємопов'язаними документами;

Виконання автоматичного розрахунку цін списання товарів;

Швидке внесення змін за допомогою групових обробок довідників та документів;

Ведення обліку товарів у різних одиницях виміру, а коштів - у різних валютах;

Отримання найрізноманітнішої звітної та аналітичної інформації про рух товарів та грошей;

Автоматичне формування бухгалтерських проводок для 1С: Бухгалтерії.

«1С:Торгівля та склад» може бути адаптована до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві. До складу системи входить конфігуратор, який дозволяє за необхідності налаштувати всі основні елементи системи:

Редагувати існуючі та створювати нові необхідні документи будь-якої структури;

Змінювати екранні та друковані форми документів;

Створювати журнали для роботи з документами та довільно перерозподіляти документи з журналів для ефективної роботи з ними;

Редагувати існуючі та створювати нові довідники довільної структури

«1С:Торгівля та склад» містить різноманітні засоби для зв'язку з іншими програмами.

Можливість імпорту та експорту інформації через текстові файли дозволить обмінюватись даними практично з будь-якою програмою.

«1С:Торгівля та склад» забезпечує роботу з торговим обладнанням: контрольно-касовими машинами, чековими принтерами, сканерами та принтерами штрих-кодів, електронними вагами, терміналами збору даних, дисплеями покупця та іншими видами обладнання.

"Інтелектуальна" взаємодія з торговим обладнанням дозволяє, наприклад, заповнювати документи шляхом зчитування штрих-кодів товарів сканером.

3.1.2 Система автоматизації обліку торгівлі "Галактика - Магазин"

Система автоматизації обліку торгівлі «Галактика – Магазин» призначена для ведення оперативного обліку товароруху, для ведення бухгалтерського обліку для роздрібного продажу через торговий зал.

Цей програмний комплекс є універсальним - він може застосовуватися як автоматизації невеликих магазинів, так організації мережі великих супермаркетів.

Конфігурація реалізована на основі КІС «Галактика-Старт», отже:

Має невисоку вартість і при цьому має широкий функціонал;

Підтримує усі нормативні документи;

Функціональні можливості системи дозволяють автоматизувати основні облікові завдання підприємства – від управління постачанням та збутом до розрахунку заробітної плати;

При подальшому розвитку підприємство отримує можливість перейти на КІС «Галактика» без проблем перенесення БД;

Головне підприємство, яке обрало КІС «Галактика», організує міжофісний обмін із мережею своїх магазинів, використовуючи лише накладні та прайс-листи.

- «Галактика-Магазин» застосовується і в тому випадку, якщо для невеликих магазинів використовується один ПК і для роботи торгового залу, і для ведення бухгалтерії (причому виключення ПК не впливає на роботу касира);

Основні функціональні особливості системи включають:

Облік залишків товарів на складах підприємства та у торгових залах;

контроль термінів реалізації товарів;

Контроль мінімальних залишків товарів на складах;

Аналіз швидкості продажу товарів та груп товарів;

Контроль за роботою продавців-касирів;

Контроль сумового вираження залишків у відділі продажу;

Ведення взаєморозрахунків із постачальниками;

Автоматичний облік торгівельної діяльності для реалізації;

Можливість поступового впровадження системи для підприємства роздрібної торгівлі;

Підтримка роботи із широким спектром торговельного обладнання;

Можливість використання єдиної бази даних на розподілених підприємствах роздрібної торгівлі.

Все це дозволяє збільшити швидкість обслуговування покупців, гарантує відсутність помилок під час введення даних на ККМ, оперативно відстежувати наявність та рух товарно-матеріальних цінностей та робити своєчасні замовлення.

Використання рішення «Галактика-Магазин» дозволяє ідентифікувати товарно-матеріальні цінності по штрих-коду, що надійшли на підприємство, передавати відомості про наявні товарно-матеріальні цінності на згадку про контрольно-касові машини і зчитувати з них відомості про продаж, формувати документи на їх реалізацію покупцям, проводити інвентаризацію, формувати звіти за підсумками продажів. З системою «Галактика-Магазин» підприємство зможе працювати в єдиному інформаційному просторі, що допоможе оптимізувати управління всім підприємством та підвищити його конкурентоспроможність.

3.1.3 Підсистема «Збут та торгівля» інформаційної системи «Флагман»

Підсистема «Збут та торгівля» корпоративної інформаційної системи «Флагман» призначена для автоматизації роботи збутових служб виробничих підприємств та підприємств сфери торгівлі. Основні функції - формування портфеля замовлень на постачання продукції та послуг, облік відвантаження та реалізації продукції та послуг, резервування товарів.

До основних завдань підсистеми відносять:

Облік залишків та руху готової продукції та товарів;

Облік реалізації продукції, товарів та послуг.

У системі враховуються допустимі терміни зберігання та реалізації продукції. Підтримуються операції з готівкою, з оптимальними обсягами запасів, здійснюється розрахунок дефіцитних і наднормативних позицій. У рамках підсистеми підтримуються операції резервування товарів, здійснюються поточні операції зі збуту та реалізації продукції. Ведеться історія цін.

У підсистемі реалізовані різні ланцюжки бізнес-логіки: від формування портфеля замовлень до випуску та відвантаження продукції на ці замовлення. Підсистема надає можливість ведення договорів, графіків відвантаження продукції та надходження оплати. На підставі договорів, заявок формується портфель замовлень, провадиться виписка рахунків, розпоряджень на відвантаження. Підсистема «Збут та торгівля» може працювати спільно з підсистемами «Маркетинг», «Техніко-економічне планування», «Календарне планування», «Бухгалтерський облік» та «Складський облік». До складу підсистеми частково включені функції підсистем «Договори та взаєморозрахунки» та «Складський облік». Як самостійний програмний блок реалізуються функції роздрібної торгівлі, з можливістю застосування касових апаратів.

4. Розробка програми обліку продаж

Для досягнення поставленої мети розроблено програму, що дозволяє вести облік продажів фірми з реалізації програмного забезпечення.

4.1 Призначення програми, її склад та основні функції

Розроблена програма призначена для зберігання даних про програмне забезпечення, яке має фірма та обсяги його реалізації, а також інформацію про клієнтів. Для ведення звітності, організації, пошуку необхідного програмного забезпечення та інформації про покупця в базі зберігаються відомості, що охоплюють всі необхідні аспекти.

Враховувати такі атрибути покупців: ПІБ, професія, адреса, телефон.

Інформація про програмне забезпечення включає: назву програмного забезпечення, призначення, постачальник, вартість.

Кожна покупка містить лише одне найменування ПЗ, при цьому включає наступні поля: назва ПЗ, ПІБ покупця, кількість ПЗ, що купується, сума реалізації, дата покупки.

Основними функціями розробленої програми з обліку продажів є:

Оновлення, доповнення, видалення та підтримання цілісності інформації;

Вибір інформації з бази даних на запит користувача;

Результати роботи бази даних відображено у звітних формах;

Всі елементи прикладної програми представлені як єдиний проект, керування яким здійснюється через меню користувача.

4.2 Опис форм програми.

Управління програмою ведеться з головної форми програми, представленої малюнку 1.

Малюнок 1 – Головна форма програми

Головна форма «Реалізація програмного забезпечення» відкривається за замовчуванням під час запуску програми та включає в себе «Довідники», «Документи», «Запити», «Звіти» та «Вихід». Елемент "Вихід" містить команду "Вихід із програми" і при його виборі програма закривається. Форма "Довідники" (рисунок 2) містить елементи "Програмне забезпечення", "Покупці", "Постачальники", "Виробники", "Дані про фірму".

Малюнок 2 – Форма «Довідники»

Дана форма дозволяє вносити зміни до бази даних: оновлювати, доповнювати, видаляти інформацію. Наприклад, форма для редагування даних про покупців відбито малюнку 3.

Рисунок 3 – Форма редагування даних щодо покупців

Аналогічний вид представлення даних мають інші елементи форми «Довідники».

Форма "Документи" (рисунок 4) містить елементи "Постачання програмного забезпечення", "Замовлення програмного забезпечення".

Малюнок 4 – Форма «Документи»

Вона забезпечує виконання функцій щодо формування замовлення на поставку товарів та здійснення замовлення на продаж конкретному покупцю.

Форма для формування замовлення продаж програмного забезпечення клієнту представлена ​​малюнку 5.

Малюнок 5 - Форма для формування замовлення на продаж

Форма "Запити" включає елементи "Список програмного забезпечення", "Перелік угод", "Покупці з прізвищем на Д". Вид форми «Запити» представлено малюнку 6.

Малюнок 6 – Вид форми «Запити»

Форма формування запиту щодо надання списку програмного забезпечення представлена ​​малюнку 7.

Рисунок 7 – Результати запиту щодо формування списку програмного забезпечення, що розташовується фірмою

Програма дозволяє формувати звіти, такі як «Програмне забезпечення, куплене клієнтом» (відкривається форма для введення параметрів пошуку), «Програмне забезпечення з ціною вище 50 $», «Інформація про програмне забезпечення». Вид форми «Звіти» представлено малюнку 8.

Малюнок 8 – Вид форми «Звіти»

Вид звіту про програмне забезпечення, придбаним клієнтом представлений малюнку 9.

Рисунок 9 – Вид звіту про куплене програмне забезпечення

Програма має зручний зрозумілий інтерфейс користувача, при цьому забезпечує ведення обліку продажів фірми і зберігання, оновлення, редагування, видалення інформації.

Висновок

У результаті виконання курсової роботи було отримано такі результати.

У першому розділі проаналізовано поняття обліку. Показано, що облік - одна з найбільш трудомістких, але необхідних функцій керування. Відмінною рисою обліку є велика масовість та однорідність вихідних та підсумкових показників та рутинність роботи з їх формування. Особливістю обліку в торгівлі є висока оновлюваність даних, що певною мірою ускладнює його ведення.

У другому розділі проведено аналіз проблем, що виникають під час впровадження систем автоматизації підприємства. Показано необхідність проведення автоматизації та надано результати впровадження систем автоматизації роботи організацій.

У цій роботі розроблена база даних і прикладна програма для управління цією базою даних «Облік діяльності фірми з реалізації програмного забезпечення», що дозволяє отримувати довідки про програмне забезпечення, що розташовується фірмою, про покупців, і робити замовлення на покупку ПЗ. Програма має зручний інтерфейс користувача. Всі елементи прикладної програми представлені як єдиний проект, керування яким здійснюється через вікно головної форми проекту. Безперечно, до переваг розробленої програми «Облік діяльності фірми з реалізації ПЗ» слід віднести такі можливості:

Оновлення, доповнення, видалення та підтримання цілісності інформації створеної бази даних;

Вибір інформації з бази даних на запит користувача;

Результати роботи бази даних відображені у звітних формах, які дозволяють зберігати та виводити на друк необхідну інформацію;

Отже, ця програма виконує всі необхідні функції та може бути використана для безпосереднього застосування фірмами з продажу програмного забезпечення.

Список літератури

торгівля облік автоматизація продаж

1.Дженнінгс Р. Використання Microsoft Access 2002. Спец. Вид./Пер. з англ. - М.: Видавничий дім "Вільямс", 2002. - 1012 с.

2.Дубнов П.Ю. Access 2002. - М.: ДМК Прес, 2004. - 320с.: Іл.

3. Карпова Т. Бази даних: моделі, розробка, реалізація. - СПб.: Пітер, 2001. - 304 с.

4.Коноллі Т. Бази даних: проектування, реалізація та супровід: Теорія та практика. 2-ге вид. ./Пер. з англ. - М.: Видавничий дім "Вільямс", 2001. - 1120 с.

5. Малихіна М.П. Бази даних: основи, проектування, використання. - СПб.: БХВ-Петербург, 2004. - 512с.: Іл.

6. Ульман Дж. Основи систем баз даних. - М.: Фінанси та статистика, 1983. - 420 с.

7.Хансен Г., Хансен Д. Бази даних: розробка та управління. - М.: Біном, 1999. - 704 с.

Сучасна система автоматизації оптової торгівлімає забезпечувати взаємозв'язок різних відділів торговельного підприємства у єдиній інформаційній системі. Можливість планування закупівель і продажів, а також планування руху коштів є важливою можливістю системи, так само як і оперативне ведення обліку оптової торгівлі.

Розглянемо найважливіші вимоги до системі автоматизації оптової торгівлі:

• Підтримка великих обсягів довідника товарів, можливість структурованого опису номенклатури, зберігання даних про розташування товару на складі, зберігання зображення зовнішнього вигляду товару, сертифікатів тощо;
• Комплектація товарів, можливість продажу наборів;
• Зберігання детальної інформації про постачальників та покупців, зберігання інформації про контактних осіб контрагентів, про договори та розрахункові рахунки. можливість класифікації покупців (ABC, XYZ класифікація);
• Порівняння цін із конкурентами, зберігання цін постачальників, автоматичний розрахунок продажних цін від закупівельних, застосування індивідуальних цін, можливість задати знижку чи націнку на товари;
• Планування закупівель, продажів, коштів;
• Резервування товару по клієнтам до конкретної серії, як у складі, і у майбутніх поставках;
• Складський облік
• Можливість підключення торговельного обладнання;
• Можливість продажу товару зі складу іншої юридичної особи, яка входить до складу нашого підприємства, можливість відвантаження товару «в мінус»;
• Контроль платежів та заборгованості;
• Розрахунок відрядної зарплати менеджерам.

Наша компанія готова запропонувати Вам оптимальну програму для вирішення поставлених завдань. Ми пропонуємо два варіанти рішення: набір програм – «1С: Управління торгівлею 8» + «1С: Бухгалтерія 8» + «1С: Зарплата та Управління персоналом 8» та програма «Комплексна автоматизація 8».

Програма "1С:Управління торгівлею 8" призначення для ведення оперативного та управлінськогообліку. У програмі передбачено можливість вивантаження документів у програму «1С Бухгалтерія 8» та «1С Зарплата та Управління Персоналом 8» (для розрахунку відрядної зарплати менеджерам). Існує можливість двостороннього обміну даними із «1С:Бухгалтерія 8». У програмі «1С: Комплексна автоматизація» всі три блоки включені до єдиної інформаційної системи.

Розглянемо докладніше можливості конфігурації «1С:Управління торгівлею 8».

У конфігурації автоматизації оптової торгівлі«1С Управління торгівлею 8» можливе ведення обліку за декількома організаціями, а також ведення багатовалютного обліку.

Система підтримує роботу з торговим обладнанням: сканери штрих-кодів, термінали збору даних, касові апарати, зчитувачі RFID тегів, електронні ваги, дисплеї покупця і т.д.

Довідник товарів у програмі може бути ієрархічним, безпосередньо при перегляді списку товарів можна побачити інформацію про стан товарів на складі: наявність на складах, в якій осередок на складі товар знаходиться, чи є резерви на ці товари, яка вартість товару.
Детальна інформація про товар задається у картці товару.

У конфігурації передбачено облік за характеристиками товару, наприклад, Ви продаєте взуття і та сама позиція може продаватися різних розмірів і кольорів і замість того, щоб вводити всі комбінації, Ви можете ввести одну позицію. У документах вказується товар та його характеристика, внаслідок чого скорочується довідник товарів, а облік залишків та цін ведеться у розрізі товару та його характеристики.

У системі «1С:Управління торгівлею 8» забезпечуються такі функції оптової торгівліяк продаж наборів та комплектів.

Якщо кількість клієнтів Вашої компанії обчислюється сотнями або тисячами, то обійтися без автоматизованої системи керування взаємини клієнтами, мабуть, не можна.

Управління відносинами з клієнтами, відоме також як CRM або Customer Relationship Management, є невід'ємною функціональною галуззю сучасної комплексної інформаційної системи підприємства.

CRM - це концепція управління відносинами з клієнтами за умов активної конкуренції, націлена на максимальне освоєння потенціалу кожного клієнта та партнера на користь підприємства.

Концепція CRM передбачає регулярний збір та аналіз інформації про кожного клієнта, реального та потенційного: як клієнт відреагував на ділову пропозицію, чи задоволений він якістю обслуговування, чи змінюються його переваги з часом, наскільки акуратно він виконує взяті на себе зобов'язання, і зрештою скільки прибутку клієнт приносить (чи міг би принести) підприємству.

Відстежуються всі стадії відносин із клієнтом. Ретельно вловлюються ознаки небезпечного погіршення відносин, оскільки, як відомо, на конкурентному ринку витрати на залучення нового клієнта значно перевищують витрати на утримання наявного клієнта.

Концепція CRM передбачає гармонійне поєднання формального підходу та індивідуального ставлення до кожного клієнта. Але якщо кількість активних клієнтів підприємства вимірюється в десятках чи сотнях, а кількість потенційних клієнтів – відповідно в сотнях чи тисячах, то повна реалізація концепції CRM призведе до накопичення величезних масивів інформації, працювати з якими без залучення спеціальних засобів автоматизації буде просто неможливо.

Конфігурація містить засоби автоматизації концепції CRM. Функціональні можливості зміни дозволяють підприємству успішно керувати відносинами з покупцями, постачальниками, суміжниками та будь-якими іншими контрагентами.

Передбачається реєстрація всіх дій щодо укладання та виконання угод, реєстрація всіх контактів із клієнтами як реальними, так і потенційними.

Конфігурація дозволяє робити наступне:

• використовувати персоніфікований підхід до потреб та вимог кожного клієнта;
• зберігати повну контактну інформацію щодо контрагентів та їх співробітників, історію взаємодії з ними;
• керувати процесом продажів із використанням механізму бізнес-процесів (угоди з клієнтом);
• аналізувати незавершені та планувати майбутні угоди з покупцями та потенційними клієнтами;
• реєструвати кожне звернення потенційного клієнта та надалі аналізувати відсоток залучення клієнтів, а також проводити аналіз задоволення первинного попиту;
• оперативно контролювати стан запланованих контактів та угод;
• проводити інтегрований BCG-аналіз відносин із клієнтами;
• реєструвати та оперативно відпрацьовувати претензії клієнтів;
• аналізувати та оцінювати ефективність роботи менеджерів із клієнтами.

Автоматизовані механізми управління відносинами з клієнтами можна використовувати не лише як ефективну зброю у конкурентній боротьбі за вигідних клієнтів. Надається сховище інформації про клієнтів підприємства. Співробітник, який прийняв дзвінок незнайомого йому клієнта, може безпосередньо в процесі телефонної розмови увійти в курс справи, оперативно прогортавши відомості про клієнта і останні контакти з ним на екрані свого комп'ютера (досьє клієнта).

Можливості конфігурації з управління відносинами з клієнтами можуть бути потрібні комерційним директором, директором з маркетингу, співробітниками маркетингових, збутових та постачальницьких підрозділів підприємства.

Програма дозволяє задавати правила продажу, індивідуальні для клієнтів або типові сегментів клієнтів.

До них відносяться різні умови щодо оплати, цінові умови, умови щодо знижок.

Спільне використання типових угод та сегментів дозволяє швидко змінювати правила продажу та ті умови, за яких вони надаються:

• Для зміни правил продажу конкретному партнеру достатньо перемістити його в інший сегмент, причому це може бути зроблено автоматично згідно з заданими правилами.
• Для зміни правил продажів для всіх клієнтів із певного сегменту – достатньо один раз змінити типову угоду, яка використовується для клієнтів цього сегменту.

Програма контролює дотримання правил продажу: продаж з відхиленням від встановлених правил може бути довершений лише після додаткового погодження з керівником або іншими відповідальними особами.

Для важливих клієнтів можуть бути оформлені індивідуальні угоди щодо правил продажу.

Усі можливі варіанти оплати, що застосовуються у торговому підприємстві, фіксуються за допомогою графіка оплати.

Наприклад, 30% передоплата, 70% кредит з відстроченням платежу 5 днів, Повна передоплата готівкою, "Кредит на 2 місяці з виплатою по 50% на місяць" та безготівковим розрахунком тощо.

Умови оплати, що застосовуються під час продажу, фіксуються в угоді.

При необхідності після погодження з відповідальною особою в окремому замовленні може бути вказаний графік оплати, відмінний від типового.

У програмі повністю відстежуються процеси продажу. При цьому продаж можна оформлювати як за повним циклом оформлення продажу (починаючи з моменту узгодження комерційної пропозиції на підставі даних про первинний інтерес клієнта в оформленій з ним угоді), так і без попередньо оформлених комерційних пропозицій та замовлень клієнтів, за так званою "спрощеною схемою" . Можливі схеми документообігу продаж представлені малюнку.

Можливості програми з управління закупівлями дозволяють вирішувати завдання контролю терміну поставки товарів, витрат коштів і своєчасності оплати постачальникам.
Програма дозволяє реєструвати розбіжності прийому товарів, аналізувати причини збою поставок (відмови постачальників від поставки товарів), враховувати додаткові послуги та додаткові витрати при поставці товарів.

У програмі передбачено різні варіанти постачання товарів: надходження товарів на умовах передоплати, надходження товарів на комісію від комітента, надходження імпортних товарів, надходження товарів за ордерною схемою з подальшим оформленням фінансових документів.

При надходженні товарів можуть бути зафіксовані додаткові послуги та додаткові витрати, що виникають під час надходження товарів.

Надходження товарів може бути оформлене в рамках замовлення, угоди або як окреме постачання товару:

• можна оформити постачання товарів на кілька складів;
• можна оформити надходження товарів за кількома замовленнями;
• передбачено автоматичний розподіл товарів, що надійшли, за вказаними в документі замовленнями постачальників.

Програма дозволяє фіксувати розбіжності при оформленні поставок товарів за якістю та кількістю товарів.

За наявності розбіжностей у документі поставки окремо вказується список товарів, що фактично надійшли, і список товарів відповідно до фінансових документів.

Програма дозволяє зареєструвати послуги та додаткові витрати, пов'язані з придбанням товарів. Наприклад, послуги доставки.

Такі витрати реєструються із зазначенням статті видатків. Залежно від обраного у статті варіанта розподілу витрати можуть бути по-різному віднесені на фінансовий результат:

• безпосередньо на фінансовий результат,
• у собівартість товарів,
• у витрати майбутніх періодів.

Організація складського господарства може бути різною, структура може бути як простою, так і досить ієрархічно складною. Склади або місця зберігання можуть бути як на території підприємства, так і віддалено.

Відомості про складські запаси можуть вводитися в інформаційну систему з високим ступенем деталізації: рівня характеристик товарів (колір, розмір, габарити тощо. буд.), рівня серійних номерів і термінів придатності товарів.

Для прискорення процесів надходження, відвантаження та інвентаризації товарів на складах можна використовувати різні види торговельного обладнання: сканери штрих-кодів, термінали збору даних.

У програмі реалізовано схему ордерного складського обліку. Вона може незалежно включатися для операцій відвантаження та надходження. Складські ордери виписуються на підставі документів-розпоряджень, якими можуть виступати замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних розпоряджень; технологія роботи складу може будуватися повністю "від електронних розпоряджень".

У програмі реалізовано адресне зберігання товарів, тобто ведення залишків товарів у розрізі місць зберігання (осередків, полиць, стелажів) та упаковок товару.

При цьому можливе як довідкове розміщення по осередках, коли вказується тільки в яких осередках товар у принципі може знаходитися, так і контроль залишків по осередках, коли ведеться точний облік кількості товару в кожному осередку.

При використанні контролю залишків у складських осередках: система дозволяє керувати розкладкою товару за місцями зберігання при надходженні, складанням з місць зберігання при відвантаженні, переміщенням та розпакуванням товару. Алгоритми, закладені у систему, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання під час розміщення товарів. Для товарів, які зберігаються та відвантажуються в упаковках різного розміру – можливе автоматичне формування завдань на розпакування, при дефіциті упаковок меншого розміру.

У будь-який момент можна проконтролювати процес складання товарів на складі відповідно до виданих "електронних" розпоряджень або процес розміщення товару.

У системі автоматизації оптової торгівлі «1С Управління торгівлею 8» передбачено широкі можливості ціноутворення. У конфігурації можливо зберігати необмежену кількість типів цін, які можуть розраховуватися на підставі один одного або вводитися користувачам.

Правила розрахунку цін можуть бути деталізовані до цінових груп товарів. Для кожної цінової групи товару може бути поставлена ​​своя формула розрахунку. Під час створення формул розрахунку можна використовувати конструктор формул.

У програмі реалізований механізм розрахунку автоматичних знижок (націнок), що дозволяє налаштувати знижки, що встановлюються для клієнтів за дотримання різних умов, а також правила одночасного застосування кількох знижок:

• Знижки можуть бути призначені за певним сегментом номенклатури, як у процентному, так і сумовому вираженні. Відсоток та сума знижки можуть бути уточнені за ціновими групами номенклатури;
• Знижки можуть бути призначені певним клієнтам або групі клієнтів (сегменту партнерів) у рамках оформлених з ними торгових угод;
• Знижки можуть призначатися у межах маркетингових акцій, причому маркетингові заходи можуть проводитися лише певних сегментів партнерів чи певних магазинах (офісах продажів);
• Передбачено також можливість надання знижок за картками лояльності. При цьому можуть використовуватись як персоніфіковані карти лояльності, так і карти загального призначення (наприклад, соціальні картки).

Як будь-яка «поважає себе» системи автоматизації оптової торгівлі у конфігурації «1С Управління торгівлею 8» передбачено повноцінну роботу з касою і банком. У конфігурації є всі необхідні первинні документи, даними про вхідні та вихідні банківські платежі можна вивантажувати і завантажувати із системи клієнт-банк. На підставі даних планованих оплат або витрат можна сформувати платіжний календар. У системі передбачено можливість планування руху коштів їх зіставлення фактом. Для запобігання небажаним видаткам можна включити механізм заявок на витрату коштів, з обов'язковим схваленням керівництва.

Для отримання найточнішого уявлення про фінансовий результат програма надає такі можливості:

• облік виручки та собівартості продажів,
• облік інших доходів та витрат,
• розподіл витрат на собівартість товарів,
• розподіл доходів та витрат на напрямки діяльності,
• аналіз доходів, витрат та фінансових результатів.

Облік собівартості у програмі може бути реалізований як за середньою ціною за місяць, так і по ФІФО (ковзному та середньозваженому).

Програма дозволяє розділяти фінансові результати діяльності підприємства за напрямами діяльності, таким чином дозволяючи окремо оцінювати прибуток підприємства за кожним напрямком. Склад напрямів та правила віднесення фінансових операцій до кожного напряму можуть визначатися дуже гнучко. Наприклад, напрямки можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб'юторів), проектам тощо.

Все це дозволяє детально аналізувати ефективність діяльності підприємства та розвивати бізнес, оптимізуючи склад напрямів діяльності.

Програма дозволяє вести облік інших витрат у розрізі статей витрат та об'єктів додаткової аналітики, які визначаються статтею витрат.

Налаштування додаткової аналітики може бути виконане в режимі 1С:Підприємство. Наприклад, додаткові витрати на закупівлю або продаж можуть ставитись на відповідне замовлення, витрати на зберігання - на склад і т. д. Це дозволяє, з одного боку, детально аналізувати структуру витрат, з іншого боку, співвідносити витрати з виручкою за тими самими об'єктами аналітики

Інші витрати при розподілі можуть бути включені в собівартість товарних запасів або за правилами, що налаштовуються, списані на зазначені напрямки діяльності.

Аналогічно до обліку інших витрат реалізовано облік інших доходів.

В «1С Управління торгівлею 8» як і в будь-якій конфігурації 1С передбачена можливість обмеження прав доступу користувача до певних об'єктів конфігурації (наприклад, менеджери із закупівель не можуть працювати з документами з продажу або ряд молодших менеджерів не можуть дивитися звіти з рентабельності), але крім цього в «1С Управління торгівлею 8» існує можливість обмежити конкретних користувачів або груп користувачів до перегляду та редагування даних щодо конкретних організацій та контрагентів, причому дані будуть не доступні і при побудові звітів цими користувачами.

Завдяки повністю відкритому коду, конфігурація може бути налаштована під будь-які вимоги Замовника.

Напевно, багато хто з Вас чув або навіть стикався з проблемою, коли розробник внутрішньої системи автоматизації вирішує звільнитися, і ніхто вже не знає, як працює дана система, а за часто і де взагалі вона фізично знаходиться. Такі випадки у нашій практиці вже траплялися.

При розробці системи фахівцями 1С код залишається відкритим, а отже будь-який інший фахівець 1С може розібратися, як працює система НАВІТЬ без документації.

До того ж, якщо Ви вирішите автоматизувати своє підприємство в нашій компанії, то попередньо пишеться технічне завдання з модифікації типової конфігурації. І Ви завжди знаєте які саме об'єкти системи змінювалися нашими фахівцями. Ваша система автоматизації оптової торгівлі належить Вам, а не розробнику системи!

Що стосується масштабованості системи, то наші спеціалісти вже здійснили впровадження конфігурації «1С Управління торгівлею 8» більш ніж на 500 робочих місць, де одночасно працювали понад 400 користувачів.

Система 1С:Підприємство 8 надає можливість програмного управління блокування таблиць баз даних для збільшення продуктивності системи.

Специфіка оптової торгівлі полягає в тому, що необхідно швидко та якісно забезпечувати оптимальний потік товарів у роздрібні мережі. При цьому важливо стежити за залишками на складах, керувати постачальниками та цінами, все це допоможе автоматизована програмна система. "

Керівники та власники оптових компаній часто приходять у стан подиву після того, що дізнаються про існування інших програмних комплексів, крім відомого та розкрученого 1С. Безумовно, партнерська мережа цієї компанії довела свою ефективність на тисячах підприємств, але не завжди вибір такої пакетної пропозиції для оптової компанії – найкращий варіант.

Складський облік і не тільки

• Складський облік
• Бухгалтерський облік
• Система отримання різних звітів на вимогу;
• Автоматизація документообігу;
• Контроль руху матеріально-технічних засобів.

Подібних функцій може бути безліч, і залежать вони від індивідуальних особливостей діловодства кожної окремо взятої компанії.

Особливості оптової торгівлі

Ті, хто вважають, що оптова торгівля практично не відрізняється від роздрібної, дуже помиляються.

Характерні завдання оптових торгових компаній:

• створення оптимальних (найкращих) умов для своїх клієнтів;
• Робота із постачальниками, роздрібними точками, транспортними компаніями;
• Закупівля великих партій товарів та їх швидкий збут;
• Інформаційне обслуговування своїх клієнтів;
• Маркетингові дослідження, аналіз та обробка потокових звітів з метою визначення перспективних напрямів, ефективного планування, пошуку підвищення чи зниження попиту;

Як бачите, вектор діяльності оптової компанії зміщується більше у бік сервісу, що пропонується торговим компаніям роздрібної мережі. Цей нюанс має відображатися в інформаційній системі підприємства. Автоматизація оптової торгівлі програмою зменшить кількість «заморожених грошей» за рахунок зменшення надлишків запасів, підвищення логістики, більш точного планування та своєчасної реакції на попит споживачів. Також можуть бути реалізовані такі функції:

• розподіл - формування єдиного, загального розподіленого складу, що знижує ризики виникнення дефіциту товарів;
• Накопичення та зберігання — міжсезоння, вигідні пропозиції чи стратегічне планування дозволяє суттєво заощадити на закупівлях та заробити на подальшому продажу;
• — висока інтенсивність торгівлі вимагатиме рано чи пізно автоматизації цього бізнес-процесу.

Якщо ви зацікавлені у розвитку власного оптового бізнесу, варто розглядати витрати на створення комфортного та безпечного інформаційного середовища як інвестицію. У такому разі, кожна витрачена копійка окупиться сторицею, завдяки .

Заняття оптовою торгівлею досить прибуткове заняття, що розвивається з кожним роком. Ефективна та інноваційна автоматизація оптової торгівлі складу повинна забезпечувати повний взаємозв'язок всіх відділень торгової фірми в одній базі даних. Крім цього, дуже важливо, щоб така система давала можливість аналізу та подальшого планування всіх закупівель та продажів, а також облік руху товарів та оперативне ведення складського обліку товарів. Ведення торгового бізнесу в даний час має бути швидким, ефективним та зручним, тільки в цьому випадку буде дохід та успіх. Тому дуже важливо максимально уважно підійти до організації роботи підприємства.

Для успішної роботи складу з обліку приходу та витрати товару необхідна організація автоматизованої системи обліку на базі персональних комп'ютерів, терміналів збору даних та іншого спеціального обладнання. Залежно від розміру складу важливо забезпечити можливість обміну даними з основною базою даних при прийманні або відвантаженні товару з будь-якого місця. У цьому випадку програмне забезпечення має дозволяти обмінюватися з терміналами збору даних як у режимі реального часу, так і через періодичні сесії зв'язку.

Будь-яка система автоматизації обліку тільки тоді виконує свої функції, коли вона має засоби обробки накопиченої в системі інформації та отримання зведених даних у зручному для перегляду та аналізу вигляді. Як правило, для вирішення таких завдань у системі автоматизації обліку існує підсистема формування звітних документів (їх ще називають вихідними документами). Така підсистема може формувати набір різних звітних документів, достатніх для задоволення потреб користувачів системи достовірної та докладної вихідної інформації.

ОПИС ПРЕДМЕТНОЇ ОБЛАСТІ

Система автоматизації, що розробляється в даному проекті, призначена для обліку товару на оптових складах ПУП «Фрутімпорт». Оптові склади цього підприємства приймають великі партії товарів від постачальників та відпускають їх клієнтам дрібними партіями (дані висновки зроблено на підставі вивченої нормативної документації підприємства). Потрібно вести кількісний і вартісний облік товарів, що надходять і відпускаються, постачальників і клієнтів, формувати прибуткові та видаткові накладні, а також формувати звітну документацію про скоєні операції.

На складі відбувається рух матеріальних та інформаційних потоків. Склад приймає та складує готову продукцію, ця операція супроводжується формуванням прибуткової накладної. Надсилається продукція на підставі видаткової накладної. Прийом та продаж товарів супроводжуються оформленням договорів про оплату, на підставі яких згодом здійснюється оплата. Тому необхідно мати можливість перегляду інформації про сплачені, неоплачені та прострочені договори.

Необхідність автоматизації обліку та контролю товарів на аналізованому підприємстві виникла у зв'язку з швидким збільшенням товарообігу. При щоденному обороті 200 - 500 операцій купівлі-продажу щодня ставати проблематично вести облік ручним способом. Також підприємство має кілька складів, які розподілені по всьому місту, тому оперативний облік залишків за складами при ручному методі ведення діловодства трудомісткий і згодом стане неможливим. Саме з цього підприємства необхідно переходити на автоматизовану систему діловодства.

При побудові системи необхідно вирішити такі проблеми:

Робота із великою номенклатурою однотипного товару;

Повна автоматизація руху документів усередині підприємства;

Контроль залишків за декількома складами в реальному часі;

Ведення бухгалтерії підприємства відповідно до законодавства;

Розмежування прав доступу до інформаційних баз та документів.

У Додатку А наведено схему руху матеріальних та інформаційних потоків на аналізованому підприємстві. Матеріальні потоки представлені рухом товару від постачальників складу чи зі складу до покупцям, а інформаційні потоки представлені документацією, яка потрібна цих операцій.

З наведеної схеми випливає, що інформаційні потоки надходять у вигляді прибуткових та видаткових накладних та оформляються операторами. Отримана інформація надається у вигляді звітної документації про рух товарів начальнику складу та у вигляді вихідних даних для бухгалтерії. За допомогою отриманої звітної інформації начальник складу вирішує питання щодо закупівлі товару, розширення номенклатурного переліку та надання звітів про роботу складу начальству. У бухгалтерії здійснюються необхідні бухгалтерські операції, на підставі яких надаються звіти для начальства, а також інформація для операторів про оплату отриманого товару конкретного контрагента для можливості надання нової партії товарів. Керівництво виходячи з отриманих звітів здійснює аналіз роботи всієї фірми загалом.

З цього випливає, що рух інформаційних потоків супроводжується оформленням документації, яка потрібна на конкретному етапі її надходження. У зв'язку із збільшенням обсягу використовуваної інформації та необхідністю скорочення часу на оформлення документів та звітів виникла необхідність у створенні автоматизованої системи, що дозволяє полегшити та прискорити процес обліку товарів.

Комплексні рішення, що пропонуються компанією "фоліо", успішно застосовуються для автоматизації торгових мереж, магазинів, супермаркетів, універмагів, оптових баз, склад-магазинів та інших видів оптової та оптово-роздрібної торгівлі:

Тор говля алко голем

Аптечні склади, аптеки

Універ маги, торговельні мережі

Рішення для автоматизації торгівельної діяльності часто включають елементи різних видів торгівлі, а іноді і виробництва, що робить бізнес більш захищеним. Такі рішення, зазвичай, вимагають наявності додаткових елементів автоматизації, що з управлінням окремими частинами, а й підприємством загалом.

Тому для автоматизації оптової (оптово-роздрібної) торгівлі ми пропонуємо комплекс програм, що складається з наступних модулів та рішень:

• керування продажами, включаючи автоматизацію оптової, роздрібної та комісійної торгівлі, складу-магазину- фоліо WinСклад;
• управління складськими запасами- WMS система фоліо;
• управління взаємовідносинами з клієнтами- фоліо CRM;
• управління закупівлями та логістикою поставок- фоліо SCM (Замовлення Постачання);
• аналіз цін та управління ціновою політикою;
• управління грошима;
• облік комерційних витрат;
• моніторинг та аналіз ефективності торговельної діяльності;
• обмін даними між підрозділами та офісамифоліо Обмін;
• передача даних між програмами WinСклад та CDC-Оптимум(Програма для мобільної торгівлі).

Програмний комплекс фоліо "Купець" автоматизує всі перелічені види торгового бізнесу та основні елементи управління підприємством, пов'язані з бізнес-процесами управління торговельною діяльністю.
Комплекс є готовим прикладним рішенням, що базується на розробках фоліо.
Крім існуючих готових рішень, комплекс може адаптуватися під потреби Замовника.

• Галузеві програми для автоматизації оптової торгівлі:
  • алкогольними продуктами - фоліо Алко ЄДАІС
  • фармацевтичними продуктами – фоліо WinСклад. Фарм-рішення
• Універсальні програми для автоматизації оптової торгівлі - фоліо WinСклад:
  • В універмагах та супермаркетах.
  • Автозапчастинами, автомаслами та автоаксесуарами.
  • Продукти харчування.
  • Взуттям, одягом, білизною.
  • Світлотехнікою.
  • Комп'ютерами та комплектуючими до них.
  • Побутовою та оргтехнікою та комплектуючим до них.
  • Побутовою хімією та біодобавками.
  • Книжками.
  • Ювелірні прикраси, біжутерія, галантерея.
  • Парфумерією та косметикою.
  • Посуд.
  • Іншими промисловими та продовольчими товарами.

Переваги рішень фоліо для автоматизації оптової та оптово-роздрібної торгівлі

Рішення фоліо відрізняє швидка окупність, потужний функціонал. Але в першу чергу, - простота налаштувань, простота у використанні, швидке навчання персоналу.

у післягарантійному періоді програми не вимагають постійного залучення програмістів чи інших зовнішніх фахівців.

Фоліо має досвід розробки та впровадження складських програм з 1993 року.

У нас є понад 2000 клієнтів.

Клієнт-серверна технологія роботи програм, що має високу надійність та швидкість роботи на великих обсягах даних. Виконання всіх основних операцій відбувається на сервері, а чи не на клієнтському місці. (Розробка виконана для сервера баз даних – MS SQL Server 2008 та вище. OC – MS Windows).

Інтеграція із програмним забезпеченням Microsoft Office.

Пропонується повний комплекс для автоматизації. Більше 15 програмних продуктів та сотні рішень. Наявність інтернет – рішень.

Відпрацьована система обміну даними центрального офісу з віддаленими філіями. Можливість використання термінального режиму On-line з високою швидкодією під час роботи з віддаленим доступом.

Наявність модулів для роботи з переносними пристроями та кишеньковими комп'ютерами.

Можливість запуску програми у найкоротший термін у зв'язку з наявністю готових налаштувань на безліч варіантів обліку.

Підтримує ведення довідника товарів у сотні тисяч найменувань, кількість документів, що вводяться, не обмежена.

Інтегрованість із популярними бухгалтерськими програмами.

Невисока сукупна вартість володіння програмним продуктом у порівнянні з іншими, представленими на ринку.

Весь комплекс послуг: постачання ПЗ, встановлення, консультації, використання, подальше супроводження.

Висока міра конфіденційності зберігання даних та відпрацьовані методи миттєвої недоступності секретної інформації.