Câte detalii oferă oaspetele?

La intocmirea documentelor organizatorice si administrative (comenzi, protocoale, acte etc.) se realizeaza actiuni manageriale standard legate de coordonarea, semnarea, aprobarea acestor documente, aducandu-le la cunostinta angajatilor contra primirii. Totodată, pe documente sunt aplicate inscripții tip: semnătură, ștampilă de aprobare, vize pentru aprobare și familiarizare. Inscripțiile separate se numesc detalii ale documentului și îi afectează puterea juridică și, prin urmare, necesită o execuție adecvată, în conformitate cu reglementările aplicabile. Este important de subliniat că regulile de eliberare a detaliilor individuale sunt comune pentru tipuri diferite documente organizatorice si administrative.

GOST R 6.30-97 stabilește următoarele alcătuirea detaliilor ORD 27:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - stema subiectului Federația Rusă;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 - cod formular document;

06 - denumirea organizației;

07 - date de referință despre organizație;

08 - denumirea tipului de document;

09 - data documentului;

10 - numărul de înregistrare al documentului;

Ştampila de aprobare a documentului;

Aprobarea documentului viza;

Marca de certificare a copiei;
Marcați despre interpret;
O notă privind execuția documentului și direcția acestuia în cauză;

O notă privind primirea documentului de către organizație;

Identificatorul copiei electronice a documentului 28 .

Fiecare document are un set individual de detalii, care reflectă caracteristicile și scopul său în procesul de management. În același timp, detaliile individuale sunt absolut obligatorii pentru fiecare document, indiferent de tipul și varietatea acestuia. Absența unor astfel de detalii în document îl privează de forță juridică. La obligatoriu pentru toate mandatele, detaliile includ: numele organizației, data documentului, numărul de înregistrare, textul, semnătura.

Alte detalii sunt necesare pentru anumite tipuri de documente. De exemplu, pentru scrisori, aveți nevoie de: date de referință despre organizație, destinatar, o notă despre executant, iar pentru comenzi: numele tipului de document și locul publicării acestuia.

Cerințele necesare includ permanent, care nu se schimbă deloc (de exemplu: denumirea tipului de document) sau pentru o perioadă lungă de timp (de exemplu: numele organizației, date de referință despre organizație).

Cu toate acestea, multe detalii nu pot fi constante și se modifică tot timpul în întregime sau parțial (de exemplu: data documentului, titlul textului, textul, nota despre artist etc.).

La pregătirea documentelor, detaliile sunt grupate în trei părți principale în care orice document poate fi împărțit condiționat: antet, conținut și design.

antet partea este începutul documentului, care conține informații despre organizație (autorul documentului) și date primare despre documentul în sine (cerințe 01-16).

decorarea parte - un set de detalii care confirmă autenticitatea documentului și fiabilitatea informațiilor conținute în acesta (detalii 21-24). În partea de formatare a documentului, există și semne auxiliare clericale pe documente care facilitează lucrul cu acestea (detalii 25-29).

Partea principală a documentului, desigur, este conținutul, adică. text sau tabel, chestionar, care reflectă sensul și scopul documentului pentru care a fost întocmit. Cu toate acestea, nu trebuie neglijat titlul și mai ales părțile de formatare, datorită cărora documentul capătă forță juridică. Întocmirea oricărui document, așadar, constă întotdeauna în două procese interdependente: pregătirea textului (lucrarea conținutului) și execuția documentului - dând documentului forță juridică.

Un studiu al practicii organizațiilor moderne arată că nu orice suport de hârtie cu informații înregistrate pe acesta poate fi numit document. Și principalul motiv pentru aceasta, de regulă, este absența sau designul incorect al anumitor detalii ale documentului. În acest sens, fiecare specialist care lucrează cu documente oficiale ar trebui să cunoască bine regulile de proiectare a tuturor inscripțiilor prevăzute de GOST R 6.30-97 privind documentele organizatorice și administrative, precum și metodele de aranjare a detaliilor ORD. și dimensiunile câmpurilor rezervate acestora (vezi diagramele 1 și 2 ).

Schema 1

Toate documentele prezentate în catalog nu sunt publicarea lor oficială și au doar scop informativ. Copiile electronice ale acestor documente pot fi distribuite fără nicio restricție. Puteți posta informații de pe acest site pe orice alt site.

STANDARDUL DE STAT AL FEDERATIEI RUSA

SISTEME DE DOCUMENTARE UNIFICATE

SISTEM UNIFICAT DE DOCUMENTARE ORGANIZAȚIONALĂ ȘI ADMINISTRATIVĂ

CERINȚE DE DOCUMENTE

GOST R 6,30-97

GOSSTANDART AL RUSIEI

Moscova

cuvânt înainte

1. DEZVOLTAT de Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare (VNIIDAD) al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia.

REPREZENTATĂ de Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei.

INTRODUS de Departamentul Științific și Tehnic al Standardului de Stat al Rusiei.

3. INTRODUS PENTRU PRIMA Oara.

STANDARDUL DE STAT AL FEDERATIEI RUSA

Data introducerii 1998-07-01

1 DOMENIU DE UTILIZARE.

Acest standard se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de Sistemul Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă (USORD) - rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc. (denumite în continuare documente) incluse în All- Clasificator rusesc activitati de management(OKUD) (clasa 0200000) și utilizat în activități:

autoritățile federale puterea statului, autoritățile publice ale entităților constitutive ale Federației Ruse, inclusiv entitățile constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă națională de stat, au organisme locale de autoguvernare;

Întreprinderi, organizații și asociațiile acestora, indiferent de forma de proprietate și forma juridică.

Acest standard stabilește: alcătuirea detaliilor documentelor; cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor; cerințe pentru formulare și documente; cerințe pentru fabricarea, contabilizarea, utilizarea și stocarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, embleme ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

Aspectele detaliate sunt prezentate în Anexa A; modele de documente - în Anexa B.

2. COMPOZIȚIA DETALIILOR DOCUMENTELOR.

2.1. La pregătirea și procesarea documentelor, se folosesc următoarele detalii:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - emblema subiectului Federației Ruse;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 - cod formular document;

06 - denumirea organizației;

07 - date de referință despre organizație;

08 - denumirea tipului de document;

09 - data documentului;

10 - numărul de înregistrare al documentului;

12 - locul întocmirii sau publicării documentului;

13 - ștampila de restricție a accesului la document;

14- destinatar;

15 - ștampila de aprobare a documentului;

16 - rezoluție;

17 - titlul textului;

18 - marcaj de control;

19 - textul documentului;

20 - un marcaj despre prezența aplicației;

21 - semnătură;

22 - ștampila de aprobare a documentului;

23 - vize de aprobare a documentelor;

24 - imprimare;

25 - o marcă pe certificarea unei copii;

26 - nota despre interpret;

27 - o notă privind executarea actului și direcția acestuia în cauză;

28 - un marcaj pe primirea documentului de către organizație;

29 - identificatorul copiei electronice a documentului.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

2.2. Exclus, Schimbare. numarul 1

2.3. Exclus, Schimbare. numarul 1

3. CERINȚE PENTRU ÎNREGISTRAREA DETALIILOR DOCUMENTELOR.

3.1. Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe formularele documentelor în conformitate cu Regulamentul privind emblema de stat a Federației Ruse.

3.2. Stema subiectului Federației Ruse va fi plasată pe formularele documentelor în conformitate cu acte juridice subiecții Federației Ruse.

3.3. Emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu) va fi plasată pe antetele organizațiilor în conformitate cu cartea (regulamentele privind organizația).

Emblema nu este reprodusă pe antet dacă conține emblema de stat a Federației Ruse sau stema unui subiect al Federației Ruse.

3.4. Codul de organizare se notează conform Clasificator integral rusescîntreprinderi și organizații (OKPO).

3.5. Codul formularului de document este aplicat în conformitate cu clasificatorul All-Russian al documentației de management (OKUD).

3.6. Numele organizației care este autorul documentului trebuie să corespundă cu numele stabilit în documentele sale constitutive.

Deasupra numelui organizației indicați prescurtarea, iar în lipsa acesteia - numele complet al organizației-mamă.

Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă de stat, sunt tipărite în două limbi - rusă și națională.

Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub numele complet.

Nume pe limbă străină reprodus în cazurile în care este consacrat în cartă (regulamente privind organizarea). Numele într-o limbă străină este plasat sub numele în rusă.

Denumirea filialei, oficiului teritorial, reprezentanței, diviziunii structurale a organizației este indicată dacă aceasta este autorul documentului și este plasată sub denumirea organizației.

3.7. Datele de referință despre organizație includ: adresa poștală; numere de telefon și alte informații la latitudinea organizației (numere de fax, numere de telex, conturi bancare, adresă E-mail si etc.).

3.8. Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație este reglementată de cartă (regulamente privind organizația) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de USORD și OKUD (clasa 0200000).

Scrisoarea nu indică numele tipului de document.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.9. Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului. Dacă mai multe organizații sunt autorii documentului, atunci data documentului este cea mai recentă dată de semnare.

Data documentului este întocmită cu cifre arabe în următoarea succesiune: ziua lunii, luna, anul. Ziua și luna sunt scrise ca două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe. De exemplu, data 5 ianuarie 2000 trebuie introdusă ca 01/05/2000.

Este permisă o modalitate verbal-numerică de înregistrare a datei, de exemplu: 5 ianuarie 2000, precum și înregistrarea datei în următoarea secvență: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2000.01.05.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.10. Numărul de înregistrare al documentului constă în numărul său de serie, care poate fi completat, la discreția organizației, cu un index de caz conform nomenclatorului cazurilor, informații despre corespondent, interpreți etc.

Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.

3.12. Locul întocmirii sau publicării documentului este indicat dacă este dificil de determinat prin detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Locul întocmirii sau publicării este indicat ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată și include doar abrevieri general acceptate.

3.13. Ștampila de restricție a accesului la document (secret, confidențial etc.) se aplică fără ghilimele pe prima filă a documentului și poate fi completată cu datele prevăzute de legislația privind informațiile clasificate secret de stat și informații confidențiale. .

3.14. Destinatarul poate fi organizații, subdiviziunile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. La adresarea unui document unui funcționar sau unui individ inițialele apar înaintea numelui de familie. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ. De exemplu (în continuare în textul standardului și în Anexa B, exemplele de nume de organizații, datele de referință ale acestora etc. sunt condiționate):

Ministerul Justiției al Rusiei

Departamentul de sistematizare

legislație

Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ, de exemplu:

CJSC „Bolshevsky Textile”

Contabilitate

Economist senior

LA FEL DE. Nikolaev

Președintele CJSC

„Fabrica de porțelan Lomonoșov”

IN SI. Petrov

Dacă documentul este trimis către mai multe organizații omogene sau către mai multe divizii structurale ale unei organizații, atunci acestea ar trebui să fie indicate într-un mod generalizat, de exemplu:

Administrațiile raionale

Regiunea Moscova

Componența „Adresei”, dacă este necesar, poate include o adresă poștală. Elementele adresei poștale sunt specificate în ordine, stabilite prin reguli prestare de servicii postale.

Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „Adresă” în raport cu cea mai lungă linie. De exemplu:

Președinte al asociației de grădini

"Mozhaisk a dat"

V.A. Buneev

Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. La Mai mult destinatarii alcătuiesc lista de distribuire a documentului.

Dacă scrisoarea este adresată unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, de exemplu;

Cercetare științifică integrală rusească

Tel Institutul de Știință a Recordurilor

și arhivare

101000, Moscova, Centru,

Aleea Milyutinsky, 7a

Când adresați un document unei persoane, indicați adresa poștală, apoi numele și inițialele destinatarului, de exemplu:

301264, regiunea Tula,

districtul Kireevsky, Lipki,

Sf. Sadovaya, d. 5, ap. 12

I. P. Kalinin

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.15. Documentul este aprobat de un oficial (funcționari) sau un document special eliberat. La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de semnătură a documentului trebuie să fie compusă din cuvântul APROB (fără ghilimele), titlul persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării, de exemplu:

APROBA

CEO

CJSC „Bolshevsky Textile”

Semnătura personală I. V. Sergeev

Este permisă centrarea elementelor în raport cu cea mai lungă linie din atributul „Ștampila de aprobare” al documentului, de exemplu:

APROBA

CEO

CJSC „Bolshevsky Textile”

Semnătura personală I. V. Sergeev

Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.

Atunci când un document este aprobat printr-o rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare constă în cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT sau APROBAT), denumirea documentului de aprobare în instrumental, datele sale, numerele. De exemplu:

APROBAT

Prin hotărâre a adunării generale

Actionari din 15.08.2000 Nr.14

APROBAT

Ordinul președintelui

Consiliul băncii

din data de 01.02.2000 Nr.82

Ştampila de aprobare a documentului este situată în dreapta colțul de sus document.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.16. Rezoluția este înscrisă pe document de către funcționarul relevant și include numele artiștilor executanți, conținutul comenzii, termenul limită de executare, semnătura și data, de exemplu:

A. V. Zaitseva

P. S. Nikitin

Vă rugăm să pregătiți un proiect

acord general

cu firma „HITEK” până la 21.12.2000

Semnătura personală

Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată.

3.17. Titlul textului include rezumat document. Titlul este în concordanță cu numele tipului de document.

Titlul poate răspunde la întrebări precum:

despre ce (despre cine)?, de exemplu:

Ordin privind constituirea unei comisii de atestare;

ce (cine)?, de exemplu:

Fişa postului secretarului-referent.

La textul documentelor întocmite pe antet de format A5, antetul poate fi omis.

3.18. O marcă de control este o marcă de control asupra executării unui document, care este notat cu litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”.

3.19. Textul documentului este redactat în limba rusă sau în limba națională, în conformitate cu legislația Federației Ruse și a entităților constitutive ale Federației Ruse privind limbile de stat. Textele documentelor sunt scrise numai în limba rusă la trimiterea lor:

Autorităților statului federal, autorităților de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse;

Întreprinderilor, organizațiilor și asociațiilor acestora care nu se află sub jurisdicția acestei entități constitutive a Federației Ruse sau situate pe teritoriul altor entități constitutive ale Federației Ruse.

Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text legat sau sub forma unei combinații a acestor structuri.

La compilarea unui text sub forma unui chestionar, numele caracteristicilor obiectului caracterizat trebuie exprimate printr-un substantiv la cazul nominativ sau o frază cu un verb la persoana a doua plural la timpul prezent sau trecut („au”, „proprie”, sau „au fost”, „au fost”, etc.) .). Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu numele semnelor.

Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate, iar pe paginile următoare sunt tipărite numai numerele acestor coloane.

Textul legat constă de obicei din două părți. În prima parte sunt indicate motivele, temeiurile, scopurile întocmirii documentului, în a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Textul poate conține o parte finală (de exemplu, comenzi - o parte administrativă fără declarație; scrisori, declarații - o cerere fără explicații; certificate, memorii - o evaluare a faptelor, concluzii).

În textul unui document întocmit pe baza documentelor altor organizații sau a documentelor publicate anterior, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, antetul textului.

Dacă textul conține mai multe decizii, concluzii etc., atunci ar trebui împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.

În documentele administrative (ordine, instrucțiuni etc.) ale organizațiilor care funcționează pe principiile unității de comandă, precum și documentele adresate conducerii organizației, textul trebuie prezentat la persoana întâi. singular(„Comand”, „Ofer”, „Întreb”).

În actele administrative ale organelor colegiale, textul este înscris la persoana a III-a singular („hotărăște”, „hotărăște”).

În actele administrative comune, textul este enunțat la persoana I plural(„comandăm”, „hotărât”).

Textul protocolului este redactat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”).

În documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor, diviziunile lor structurale (regulamente, instrucțiuni), precum și care conțin o descriere, evaluarea faptelor sau concluzii (act, certificat), se utilizează forma de prezentare a textului de la persoana a treia singular sau plural („departamentul îndeplinește funcții”, „asociația include”, „comisia a stabilit”).

Următoarele forme de prezentare sunt folosite în scrisori:

De la persoana întâi plural („vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru considerare”),

De la persoana I singular („Consider că este necesar”, „Vă rog să evidențiați”);

De la persoana a III-a singular („ministeriul nu se deranjează”, „VNIIDAD consideră că este posibil”),

3.20. Un marcaj pe prezența aplicației menționate în text este alcătuit după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă documentul are o aplicație care nu este denumită în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Anexă: 1. Reglementări privind Direcția Regională de Credit pentru 5 p. în 1 exemplar.

2. Reguli pentru întocmirea și executarea documentelor Direcției Regionale de Credit pentru 7 file. in 2 exemplare.

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

În anexa la documentul administrativ de pe prima foaie din colțul din dreapta sus, se scrie „Anexă” indicând denumirea actului administrativ, data și numărul de înregistrare, de exemplu:

Anexa 2

la ordinul Directorului Institutului

din data de 15.06.2000 Nr.319

Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 14.06.2000 Nr. 02-4/156 și o anexă la aceasta, 30 de file în total.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. la prima adresă.

Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA Nr.” litere mari, precum și centrați această expresie, numele documentului, data și numărul de înregistrare în raport cu cea mai lungă linie, de exemplu:

ANEXA Nr. 2

la ordinul Directorului Institutului

15.06.2000 № 19

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.21. Componența „Semnăturii” necesară include: numele funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este emis pe formularul documentului și prescurtat - pe document, emis pe formular) ; semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițiale, prenume), de exemplu:

La eliberarea unui document pe un formular oficial funcţia acestei persoane nu este indicată în semnătură.

Este permisă în atributul „Semnătură” să se centreze poziția persoanei care a semnat documentul, față de linia cea mai lungă. De exemplu:

Director executiv

CJSC „Partener” Semnătura personală N.A. Fedorov

Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, de exemplu:

Atunci când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, de exemplu:

Ministru adjunct al Justiției al Federației Ruse		Ministru adjunct al Finanțelor al Federației Ruse
	V. M. Stepanov		A. P. Mironov

Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care semnează documentul, ci atribuțiile acestora în calitate de membri ai comisiei în conformitate cu repartizarea, de exemplu:

Documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicându-și funcția actuală și numele de familie. În același timp, nu este permisă punerea prepoziției „Pentru”, inscripția de mână „Deputat”. sau o bară oblică înainte de titlul postului.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.22. Ștampila de aprobare a documentului constă în cuvântul ACORD, poziția persoanei. cu care este convenit documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, decodarea semnăturii (inițiale, nume) și data aprobării, de exemplu:

DE ACORD

Rectorul Academiei Financiare

sub Guvernul Federației Ruse

Semnătura personală a lui A. G. Gryaznov

În cazul în care aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește în următoarea formă:

DE ACORD

Scrisoare de la Academia Rusă

Stiinte Medicale

din 30 octombrie 2000 Nr. 451-805

DE ACORD

Un protocol al unei întâlniri

Consiliul de Asigurări

compania "Planeta"

din data de 21.06.2000 Nr.10

3.23. Aprobarea documentului se eliberează cu viză, cuprinzând semnătura și funcția persoanei care aprobă documentul, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Șeful departamentului juridic

Semnătura personalăA.S. Orlov

Dacă există comentarii asupra documentului, viza se eliberează după cum urmează:

Comentarii atașate

Șeful departamentului juridic

Semnătura personalăA.S. Orlov

Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.

Pentru un document al cărui original rămâne la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei pagini a documentului original.

Pentru un document, al cărui original este trimis de la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a feței din față a copiei documentului trimis.

Este posibil să se elibereze un document de viză pe o foaie de aprobare separată.

Este permisă, la discreția organizației, aprobarea foaie cu foaie a documentului și aplicarea acestuia.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

3.24. Sigiliul atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele prevăzute de special reguli certificarea drepturilor persoanelor care stabilesc fapte legate de resurse financiare.

Documentele sunt certificate de sigiliul organizației.

3.25. La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub mențiunea „Semnătură” obligatorie se înscrie: inscripția de certificare „Corect”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:

Inspector Departament Personal Semnătură personală M.V. Koloskov

Este permisă certificarea unei copii a documentului cu sigiliu, determinată la discreția organizației.

3.26. Marca despre executant include numele de familie (sau prenumele, numele, patronimicul) executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. O notă despre interpret este plasată pe fața sau spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, de exemplu:

3.27. Marca de executare a actului și depunerea lui în cauză include următoarele date: o trimitere la data și numărul documentului care dovedește executarea acestuia, sau în absența unui astfel de document informatie scurta despre performanță; cuvintele „În afaceri”; numărul cazului în care va fi păstrat documentul.

O notă privind execuția actului și depunerea lui în cauză trebuie semnată și datată de către executantul documentului sau șeful unității structurale în care a fost executat actul.

3.28. Marcajul la primirea documentului de către organizație conține numărul de serie și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute).

Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub formă de ștampilă.

3.29. Identificatorul copiei electronice a documentului este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suportul mașinii, data și alte date de căutare stabilite în organizație.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

4. CERINȚE PENTRU FORMELE DE DOCUMENTE ȘI FORMULAREA DOCUMENTELOR.

4.1 Documentele se întocmesc pe formulare.

Sunt stabilite două formate principale de formulare de document - A4 și A5; este permisă utilizarea formelor A3 și A6 în conformitate cu GOST 9327.

Fiecare foaie a documentului, emisă atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă margini de cel puțin, mm:

20 - stânga;

10 - dreapta;

15 - de sus;

20 - jos.

(Ediție schimbată, Rev. nr. 1)

4.2. Formele documentelor trebuie realizate pe hârtie albă sau pe hârtie de culoare deschisă. Este permisă producerea formularelor într-un mod tipografic, folosind instrumente operaționale de tipărire, sau reproducerea lor folosind tehnologia computerizată direct în timpul producerii unui anumit document. Excepție fac antetele organizațiilor cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse sau stemele entităților constitutive ale Federației Ruse, a căror procedură de fabricație este prezentată în secțiunea 5.

4.3. Formele documentelor sunt concepute în conformitate cu Anexa A. Liniile continue indică limitele fixe ale zonelor pentru localizarea detaliilor, linia punctată - variabile. Fiecare zonă este determinată de setul de detalii incluse în ea.

4.4. Există două opțiuni pentru amplasarea detaliilor pe formulare - unghiulară și longitudinală.

4.5. Detaliile 01, 02, 03 sunt situate deasupra mijlocului atributului 06. Detaliul 06 poate fi plasat la nivelul atributului 03.

Detaliile 06, 07, 08, 12, restrictive, marcajele pentru detaliile 09, 10, 11 în limitele zonelor pentru localizarea detaliilor sunt plasate într-unul din următoarele moduri:

Centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de atribut sunt eliminate în mod egal de la marginile zonei de locație a atributului);

Flatov (fiecare linie de atribut începe de la marginea din stânga a zonei de locație a atributului).

4.6. Pentru o organizație, subdiviziunea sa structurală, un funcționar, se stabilesc următoarele tipuri de formulare de documente:

Forma generală;

antet;

Forma unui anumit tip de document, cu excepția unei scrisori.

Forma generală este utilizată pentru fabricarea oricăror tipuri de documente, cu excepția scrisorilor. Formularele unei unități structurale a unei organizații sau a unui funcționar sunt concepute dacă șeful unității sau funcționarului are dreptul de a semna.

4.7. Forma generala in functie de acte constitutive organizarea include detalii 01. 02, 03, 06.

Forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile 01, 02. 03, 04, 06, 07 și, dacă este necesar, marcaje restrictive pentru limitele superioare ale zonelor pentru localizarea detaliilor 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; optsprezece; 19.

Forma unui anumit tip de document, cu excepția unei scrisori, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, mărci de limită pentru limitele zonelor în care sunt detalii. situat la 09, 10, 11, 12; 17; optsprezece.

4.8. Pe formele de organizații ale entităților constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă națională de stat, detaliile 06, 07, 12 sunt tipărite în două limbi: rusă și națională, la același nivel al longitudinalului formă.

4.9. Este permisă producerea de documente la o mașină de scris sau cu ajutorul dispozitivelor de imprimare ale echipamentelor informatice.

4.10. La pregătirea documentelor pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile următoare trebuie numerotate.

Numerele paginilor sunt plasate în mijlocul marginii superioare a foii.

4.11. Documentele pot fi imprimate pe versoul foii.

5. CERINȚE PENTRU PRODUCEREA, CONTABILITATEA, UTILIZAREA ȘI PĂSTRAREA FORMULARELOR CU REPRODUCEREA EMBLEMEI DE STAT A FEDERATIEI RUSE, EMBLEMA SUBIECTELOR FEDERATIEI RUSE.

5.1. Formele de documente cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse și stemele entităților constitutive ale Federației Ruse (denumite în continuare formulare de ștampilă) sunt produse tipărite supuse contabilității.

5.2. Formularele ștampilate sunt realizate numai de întreprinderile de tipărire și gravură ștampilă care dețin licențe pentru tipul relevant de activitate și certificate de disponibilitate a capabilităților tehnice și tehnologice pentru fabricarea tipului specificat de produs la nivelul de calitate corespunzător.

5.3. Producerea formularelor ștampilate se realizează prin ordin al autorităților statului, altele agentii guvernamentaleși instituții (denumite în continuare - organizații) determinate de Regulamentele privind emblema de stat a Federației Ruse, actele juridice relevante ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

5.4 Formularele de ștampilă din organizație sunt supuse contabilității. Pe formularele ștampilate, numerele de ordine sunt aplicate în mod tipografic sau prin enumerare și, dacă este necesar, o serie a acestor numere. Formularele ștampilate sunt înregistrate separat pe tipuri de formulare în formularul de înregistrare și contabilitate (card, jurnal), folosind următoarele detalii:

la primirea formularelor:

Data primirii;

Numărul documentului de însoțire;

Denumirea organizației - furnizor de formulare ștampilate;

Numarul copiilor;

la emiterea formularelor:

Denumirea tipului de ștampilă;

Numarul copiilor;

Serii și numere de formulare ștampilate;

Denumirea unității structurale a organizației, prenumele și parafa funcționarului - destinatarul formularelor de ștampilă;

Chitanța de primire;

Notă (semn de distrugere etc.).

5.5. Formularele ștampilate sunt depozitate în dulapuri închise și sigilate în siguranță.

5.6. Distrugerea formularelor de timbru se efectuează conform actului cu marcaj în formularul de înregistrare.

5.7. Controlul asupra producerii, utilizării și depozitării formularelor ștampilate este atribuit unității organizaționale responsabilă de munca de birou a organizației. Persoanele responsabile personal de contabilizarea, utilizarea și stocarea formularelor sunt desemnate prin documentul administrativ al șefului organizației.

5.8. Formularele de înregistrare și contabilitate sunt incluse în nomenclatorul treburilor organizației.

5.9. Verificarea disponibilității, folosirii și păstrării formularelor de ștampilă se efectuează cel puțin o dată pe an de către o comisie desemnată prin actul administrativ al șefului organizației. Pe verificările efectuate se fac note în formularele de înregistrare după ultima înscriere. În cazul depistarii încălcărilor la fabricarea, contabilizarea, depozitarea și utilizarea formularelor de ștampilă, comisia efectuează o anchetă internă, ale cărei rezultate sunt întocmite într-un act și aduse la cunoștința șefului organizației.

5.10. Este permisă replicarea prin tipărirea operațională a organizației a documentelor pe antet oficial destinate distribuirii, cu condiția ca fiecare copie a documentului să fie certificată cu sigiliul organizației.

ANEXA A

(obligatoriu)

SCHEMA LOCALIZARE A DETALIILOR DOCUMENTELOR.

Figura A.1. - Locația detaliilor și limitele zonelor pe formatul A4 al formularului de colț.

Figura A.2 - Localizarea detaliilor și limitele zonelor pe formatul A4 al formei longitudinale.

ANEXA B

(referinţă)

MOSTRE DE FORME DE DOCUMENTE.

Figura B. 1 - Un eșantion de forma generală a organizației.

Figura B.2 - Un exemplu de antet de colț al unei organizații.

Figura B.3 - O mostră de formă longitudinală a scrisorii organizației.

Figura B.4 - O mostră de formă longitudinală a unei scrisori dintr-o unitate structurală a unei organizații.

Figura B.5 - Un exemplu de formă longitudinală a unei scrisori de la un funcționar.

Figura B.6 - Exemplu de formular pentru un anumit tip de document de organizare.

Descărcați documentul

GOST R 6.30-2003

Sisteme de documentare unificate

SISTEM UNIFICAT
ORGANIZAȚIONAL ȘI MANAGEMENT
DOCUMENTAȚIE

Cerințe de documentare

Moscova

Standardinform

cuvânt înainte

STANDARDUL DE STAT AL FEDERATIEI RUSA

Data introducerii 2003-07-01

1 domeniu de utilizare

Acest standard se aplică documentelor organizatorice și administrative legate de sistem unificat documentație organizatorică și administrativă (USORD), - rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori etc. (denumite în continuare documente) incluse în OK 011-93 „Clasificatorul integral rusesc al documentației de management” (OKUD) (clasa 0200000) .

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - emblema subiectului Federației Ruse;

03 - emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 - cod de organizare;

05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) entitate legală;

11 - data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului;

14 - locul întocmirii sau publicării documentului;

15 - destinatar;

21 - un marcaj privind prezența aplicației;

22 - semnătură;

23 - ștampila de aprobare a documentului;

24 - vize de aprobare a documentelor;

25 - imprimare amprentă;

26 - o marcă pe certificarea unei copii;

27 - nota despre interpret;

28 - o marca pe executarea actului si trimiterea acestuia in cauza;

29 - un marcaj pe primirea documentului de către organizație;

30 - identificatorul copiei electronice a documentului.

3 Cerințe pentru înregistrarea detaliilor documentelor

3.1 Emblema de stat a Federației Ruse este plasată pe antet în conformitate cu Legea constituțională federală „Cu privire la emblema de stat a Federației Ruse” (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, nr. 52, partea I, art. 5021).

3.2 Stema entității constitutive a Federației Ruse este plasată pe antet în conformitate cu actele juridice ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

3.3 Emblema organizației sau a mărcii comerciale (marca de serviciu) este plasată pe antetele organizațiilor în conformitate cu cartea (regulamente privind organizația).

3.4 Codul organizației este înscris conform Clasificatorului întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO).

3.5 Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice se aplică în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.

3.6 Numărul de identificare a contribuabilului/codul motivului de înregistrare (TIN/KPP) se înscrie în conformitate cu documentele emise de organele fiscale.

3.7 Codul formularului de document este aplicat în conformitate cu clasificatorul All-Russian al documentației de management (OKUD).

3.8 Numele organizației care este autorul documentului trebuie să corespundă cu numele stabilit în documentele sale constitutive.

Deasupra numelui organizației indicați prescurtarea, iar în absența acesteia - numele complet al organizației-mamă (dacă există).

Numele organizațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse (rusă) limba oficiala subiecte ale Federației Ruse, tipărite în două limbi.

Numele organizației în limba de stat a subiectului Federației Ruse sau într-o altă limbă este plasat sub sau în dreapta numelui în limba de stat a Federației Ruse.

Numele prescurtat al organizației este dat în cazurile în care este consacrat în actele constitutive ale organizației. Numele prescurtat (în paranteze) este plasat sub sau după numele complet.

Denumirea filialei, oficiului teritorial, reprezentanței este indicată dacă este autorul documentului, și se plasează sub denumirea organizației.

3.9 Datele de referință despre organizație includ: adresa poștală; numărul de telefon și alte informații la discreția organizației (numere de fax, numere de telex, conturi bancare, adresă de e-mail etc.).

3.10 Denumirea tipului de document întocmit sau publicat de organizație trebuie să fie determinată de cartă (regulamente privind organizația) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de OKUD (clasa 0200000).

3.11 Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru proces-verbal - data ședinței (luarea deciziei), pentru act - data evenimentului. Documentele emise de două sau mai multe organizații trebuie să aibă o singură dată.

Data documentului este întocmită cu cifre arabe în ordinea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - patru cifre arabe.

Este permisă formatarea datei într-un mod verbal-numeric, de exemplu 05 iunie 2003, precum și formatarea datei în secvența: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2003.06.05.

3.12 Numărul de înregistrare al documentului constă în numărul de ordine al acestuia, care poate fi completat la discreția organizației cu indexul cazurilor conform nomenclatorului cauzelor, informații despre corespondent, executori etc.

3.14 Locul întocmirii sau publicării documentului este indicat dacă este dificil de determinat prin detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Locul întocmirii sau publicării este indicat ținând cont de împărțirea administrativ-teritorială acceptată, cuprinde doar abrevieri general acceptate.

3.15 Destinatarul poate fi organizații, unitățile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. La adresarea unui document unui funcționar, inițialele sunt indicate înaintea numelui de familie. Denumirea organizației și a unității sale structurale este indicată în cazul nominativ. De exemplu (în continuare, exemplele de nume de organizații, datele de referință ale acestora etc. sunt condiționate):

Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „Adresă” în raport cu cea mai lungă linie. De exemplu:

„Adresa” necesară poate include o adresă poștală. Elementele adresei poștale sunt indicate în succesiunea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poștale.

Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, de exemplu:

La adresarea unui document unei persoane, sunt indicate numele de familie și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, de exemplu:

3.16 Documentul este aprobat de un oficial (funcționari) sau un document special eliberat. La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de semnătură a documentului trebuie să fie compusă din cuvântul APROB (fără ghilimele), titlul persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării, de exemplu:

Este permisă centrarea elementelor în raport cu cea mai lungă linie din atributul „Ștampila de aprobare a documentului”, de exemplu:

Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.

Atunci când un înscris este aprobat prin rezoluție, decizie, ordin, protocol, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT sau APROBAT), denumirea actului de aprobare în cauza instrumentală, data acestuia, numărul. De exemplu:

APROBAT

hotărârea adunării generale

Actionari din 05.04.2003 Nr.14

Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată.

3.18 Titlul textului include un rezumat al documentului. Titlul trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document.

Titlul poate răspunde la întrebări precum:

despre ce (despre cine)?, de exemplu:

Ordin privind constituirea unei comisii de atestare;

ce (cine)?, de exemplu:

Descrierea postului expertului principal.

Este permisă neindicarea antetului textului documentelor întocmite pe antet în format A5.

3.19 Marca de pe controlul asupra executării documentului este indicată prin litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”.

3.20 Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limbile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, în conformitate cu legislația Federației Ruse și entitățile constitutive ale Federației Ruse.

Textele documentelor sunt întocmite sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text coerent, sau sub forma unei combinații a acestor structuri.

La alcătuirea textului sub formă de chestionar, numele trăsăturilor obiectului caracterizat trebuie exprimate printr-un substantiv la cazul nominativ sau o frază cu verb la persoana a doua plural al prezentului sau al trecutului („aveți”, „proprie” sau „au fost”, „au fost”, etc.). Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu numele semnelor.

Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă anteturi exprimate printr-un substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile următoare.

Un text conectat constă de obicei din două părți. În prima parte sunt indicate motivele, temeiurile, scopurile întocmirii documentului, în a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Textul poate conține o parte finală (de exemplu, comenzi - o parte administrativă fără declarație; scrisori, declarații - o cerere fără explicație).

Dacă textul conține mai multe decizii, concluzii etc., atunci acesta poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.

În documentele (ordine, ordine etc.) ale organizațiilor care funcționează pe principiile unității de comandă, precum și în documentele adresate conducerii organizației, textul este enunțat la persoana I singular („comand”, „oferă”. ", "Vă rog").

În actele organelor colegiale, textul este menționat la persoana a III-a singular („hotărăște”, „hotărăște”).

În documentele comune, textul este enunțat la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”).

Textul protocolului este enunțat la persoana a III-a plural („a ascultat”, „a vorbit”, „a hotărât”, „a hotărât”).

Următoarele forme de prezentare sunt folosite în scrisori:

De la persoana I plural („te rog trimite”, „trimite spre considerare”);

De la persoana I singular („Consider că este necesar”, „Vă rog să evidențiați”);

De la persoana a III-a singular („ministeriul nu se deranjează”, „VNIIDAD consideră posibil”).

3.21 O notă despre prezența aplicației menționate în textul scrisorii este întocmită după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 2 exemplare.

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Arhivei Federale din 06/05/2003 nr. 02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 file.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. in 5 exemplare. doar la prima adresă.

În anexa la documentul administrativ (decrete, ordine, ordine, reguli, instrucțiuni, regulamente, hotărâri), pe prima foaie din colțul din dreapta sus scrie „Anexa Nr.” indicând denumirea actului administrativ, data acestuia și numărul de înregistrare, de exemplu:

Este permisă tipărirea expresiei „ANEXA Nr.” cu majuscule, precum și centrarea acestei expresii, denumirea documentului, data și numărul de înregistrare raportat la cel mai lung rând, de exemplu:

sau pe formularul:

La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar, funcția acestei persoane nu este indicată în semnătură.

Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, de exemplu:

Atunci când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel, de exemplu:

La semnarea unui document comun, prima foaie se întocmește nu pe antet.

3.23 Ștampila de aprobare a documentului constă din cuvântul ACORD, poziția persoanei cu care a fost aprobat documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, decodarea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării, de exemplu:

În cazul în care aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește după cum urmează:

3.24 Aprobarea documentului se eliberează cu o viză de aprobare a documentului (denumită în continuare viză), care include semnătura și poziția aprobatorului documentului, decodificarea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării. De exemplu:

Dacă există comentarii la document, viza se eliberează după cum urmează:

Comentariile sunt menționate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.

Pentru un document al cărui original rămâne la organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a versoului ultimei pagini a documentului original.

Pentru un document al cărui original este trimis de la o organizație, vizele sunt aplicate în partea de jos a feței din față a unei copii a documentului trimis.

Este posibil să se elibereze un document de viză pe o foaie de aprobare separată.

Este permisă, la discreția organizației, aprobarea foaie cu foaie a documentului și aplicarea acestuia.

3.25 Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documentele care atestă drepturile persoanelor care stabilesc fapte legate de resurse financiare, precum și pe alte documente care prevăd verificarea unei semnături autentice.

Documentele sunt certificate de sigiliul organizației.

3.26 La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub cerința „Semnătură”, se aplică o inscripție de certificare: „Corect”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:

Este permisă certificarea unei copii a documentului cu sigiliu, determinată la discreția organizației.

3.27 Nota despre executant cuprinde inițialele și prenumele executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. O notă despre interpret este plasată pe fața sau spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, de exemplu:

V.A. Jukov

3.28 O notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia în cauză cuprinde următoarele date: o referire la data și numărul documentului care dovedește executarea acestuia, sau în lipsa unui astfel de document, informații succinte despre executare; cuvintele „În afaceri”; numărul cazului în care va fi păstrat documentul.

O notă privind executarea actului și direcția acestuia în cauză este semnată și datată de către executorul înscrisului sau șeful unității structurale în care a fost executat actul.

3.29 Marca de primire a documentului de către organizație conține următorul număr de serie și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute).

Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub formă de ștampilă.

3.30 Identificatorul copiei electronice a documentului este un marcaj (subsol) plasat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe suportul mașinii, data și alte date de căutare stabilite de organizație .

4 Cerințe pentru formularele de documente

4.1 Documentele se întocmesc pe formulare.

Sunt stabilite două formate standard de formulare de document - A4 (210 × 297 mm) și A5 (148 × 210 mm).

Fiecare filă a documentului, întocmită atât pe formular, cât și fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm - stânga;

10 mm - dreapta;

20 mm - sus;

20 mm - mai jos.

4.2 Formele documentelor trebuie realizate pe hârtie albă sau pe hârtie deschisă la culoare.

4.3 Formularele de documente sunt întocmite în conformitate cu Anexa A. Limitele aproximative ale zonelor pentru localizarea detaliilor sunt indicate printr-o linie punctată. Fiecare zonă este determinată de setul de detalii incluse în ea.

4.4 În funcție de locația detaliilor, se instalează două versiuni ale formelor - unghiulară (figura AL) și longitudinală (figura A.2).

4.5 Atributul 01 (02 sau 03) este plasat deasupra mijlocului atributului 08. Atributul 03 poate fi plasat la nivelul atributului 08.

Detaliile 08, 09, 10, 14, marcajele restrictive pentru detaliile 11, 12, 13 în limitele zonelor pentru localizarea detaliilor sunt plasate într-unul din următoarele moduri:

Centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt eliminate în mod egal de la granițele zonei în care sunt situate detaliile);

Steagul (fiecare linie de detalii începe de la marginea stângă a zonei în care se află detaliile).

4.6 Pentru o organizație, subdiviziunea sa structurală, un funcționar, se stabilesc următoarele tipuri de formulare de documente:

Forma generală;

antet;

Forma unui anumit tip de document.

4.7 Formularul general este utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția scrisorilor. Forma generală, în funcție de actele constitutive ale organizației, include

detalii 01 (02 sau 03), 08, 11, 14.

Forma scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile 01 (02 sau 03), 04, 05, 06, 08, 09 și, dacă este necesar, marcaje restrictive pentru limitele superioare ale zonelor pentru locație a detaliilor 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Forma unui anumit tip de document, cu excepția unei scrisori, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include detaliile 01 (02 sau 03), 08, 10, 14 și, dacă este necesar, mărci restrictive pentru limitele zonelor unde se află detaliile 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Pentru organizațiile entităților constitutive ale Federației Ruse care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse, au limba de stat a unei entități constitutive a Federației Ruse, este recomandabil să se utilizeze o formă longitudinală; în același timp, detaliile 08, 09, 14 sunt tipărite în două limbi: rusă (stânga) și națională (dreapta) la același nivel.

4.9 La pregătirea documentelor pe două sau mai multe pagini, paginile a doua și următoarele sunt numerotate.

Numerele paginilor sunt plasate în mijlocul marginii superioare a foii.

ANEXA A
(referinţă)

SCHEMA LOCALIZARE A DETALIILOR DOCUMENTELOR

Figura A.1 - Localizarea detaliilor și a limitelor zonei pe formatul A4 al formularului de colț

Figura A.2 - Localizarea detaliilor și a limitelor zonei pe formatul A4 al formei longitudinale

ANEXA B
(referinţă)

EXEMPRE DE FORME DE DOCUMENTE

Figura B.1 - Un eșantion de forma generală a organizației

Figura B.2 - Exemplu de antet de organizare

Figura B.3 - Exemplu de scrisoare forma longitudinală a organizației

Figura B.4 - Exemplu de formă longitudinală a unei scrisori de la un funcționar

Figura B.5 - Exemplu de formular pentru un anumit tip de document de organizare

Cuvinte cheie: documente organizatorice și administrative, alcătuirea detaliilor documentelor, document, formular, antet oficial, contabilitate, înregistrare, control, recuzită