Metodi di gestione del tempo per tutti i gusti: dal formaggio svizzero al pomodoro.

In questo articolo analizzeremo la TOP 5 metodologie efficaci gestione del tempo.

Tecniche di gestione del tempo. n. 1. Regola di Pareto.

Nel 19° secolo, il famoso economista italiano Filfredo Pareto scoprì il semplice principio 80/20, secondo il quale solo il 20% dei compiti che svolgiamo porta l'80% del risultato.

Il tuo compito, prima di svolgere qualsiasi compito, è imparare a porsi una semplice domanda: “Cosa mi porterà il completamento di questo compito?”. Se la risposta ti soddisfa, allora vale la pena svolgere il compito. In caso contrario, forse questo compito dovrebbe essere posticipato.

Tecniche di gestione del tempo. n. 2. Matrice di Eisenhower.

I compiti urgenti nella maggior parte dei casi non sono importanti. E i compiti importanti, nella maggior parte dei casi, non sono urgenti.

Fu a questa conclusione che giunse il 34° Presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower. Ha inventato una matrice speciale con la quale puoi facilmente determinare se vale la pena svolgere un compito particolare.

Tecniche di gestione del tempo. Numero 3. mangiare le rane

La tecnica è abbastanza semplice. Nella vita di ogni persona è piena di piccole cose spiacevoli che non vuoi fare. Queste piccole cose spiacevoli bevono il nostro sangue con la loro presenza. Nella gestione del tempo, questi casi sono chiamati rane. È importante imparare a sbarazzarsi di loro.

Per fare questo, prendi come una cosa giusta "mangiare una rana" ogni mattina.

Ad esempio, è necessario compilare un rapporto, ma non lo si desidera. Sono venuti al lavoro la mattina e prima di tutto si sono seduti a compilare il rapporto.

Tecniche di gestione del tempo. n. 4. Tagliare un elefante in bistecche.

Quando una persona deve affrontare un compito grande e complesso, la nostra motivazione a farlo è piccola (o del tutto assente).

Quando una persona è in piedi di fronte a un piccolo e compito semplice lo facciamo velocemente e facilmente. È per questo motivo che grande e compiti impegnativi bisogno di tagliare (dividere) in piccoli e comprensibili.

Tecniche di gestione del tempo. n. 5. Pomodoro.

L'uomo non è un robot. Non possiamo lavorare 24 ore al giorno. La nostra produttività è soggetta a leggi semplici.

In primo luogo, siamo coinvolti nel processo e prendiamo slancio. Quindi raggiungiamo il culmine della nostra attività. E poi arriva il declino.

Il 93% delle persone ha un sogno
che può essere completato entro la fine della settimana,
e fanno di lei il sogno di una vita.

(Aforisma popolare).

Spesso non c'è abbastanza motivazione interna per cose spiacevoli, ma necessarie. Che tipo di cose possono essere queste? Ad esempio, chiamate a freddo ai clienti, lavoro su progetto complesso, fare jogging al mattino, ecc. Nella gestione del tempo, ci sono diverse tecniche per aiutare a iniziare queste cose. Considereremo quanto segue: la tecnica di "mangiare le rane", la tecnica di "dividere un elefante in bistecche".

1) Tecnica del mangiare la rana.

Le cose piccole, ma non molto gustose, simili a una rana verde, bagnata e appiccicosa, sono chiamate rane. Questa tecnica consiste nel mangiare una di queste rane al mattino. Quindi, immagina, sei venuto al lavoro al mattino e hai chiamato immediatamente un cliente sgradevole, dopo di che cammini tutto il giorno con una sensazione di felicità, perché il compito più spiacevole è già dietro di te. Se mangiare una rana viene trasferito dalla mattina al pranzo, dal pranzo alla cena, dalla cena del giorno successivo, il negativo dei pensieri perseguirà all'infinito, sottraendo energia per compiti piacevoli. Mangia una rana a colazione e in un paio di settimane la vita brillerà di nuovi colori. È molto importante premiarti dopo ogni rana che mangi. Ad esempio, shopping o cioccolato.

2) Dividere l'elefante in bistecche.

Sappiamo che le grandi cose globali, come scrivere un libro, ristrutturare una casa, studiare lingua straniera, migliorando la loro forma fisica, sono solitamente rimandati a più tardi, in quanto sembrano essere molto grandi. Come un elefante ... Ma il percorso per raggiungere i tuoi obiettivi di vita, il che significa vita felice bugie attraverso un tale elefante. Essa, come le rane, deve essere mangiata. Non saremo in grado di farlo in una sola volta, quindi l'elefante deve essere diviso in parti, bistecche di elefante fritte e mangiare una di queste bistecche ogni giorno. Ad esempio, la ristrutturazione di un appartamento è un elefante. Al pensiero che ha bisogno di essere mangiato, tutto l'appetito scompare. Ma se lo dividi in parti: calcola il costo delle riparazioni, misura l'area delle stanze, decidi il progetto, tira fuori mobili antichi ecc., allora sarà molto più facile mangiare un elefante del genere.

È lo stesso al lavoro. Prendi, ad esempio, un elefante come imparare a lavorare sulla tecnologia di vendita. In effetti, è necessario tenere conto di tutte le sottigliezze e la saggezza del lavoro in ogni fase dell'interazione con un cliente. Quindi che tipo di bistecche possiamo friggere? Per cominciare, lo divideremo in fasi e inizieremo a mangiare gradualmente il primo. Inoltre, in esso selezioneremo più elementi e ne faremo bistecche più piccole. Ad esempio, le frasi di saluto che devi imparare una volta per tutte, o l'aspetto non verbale della comunicazione con un cliente in questa fase. Quindi procediamo con una piccola bistecca e la mangiamo in un giorno. Che sia, per esempio, un tale allenamento: invece di chiedere: "Posso aiutarti?" Ci poniamo la domanda: “Quali gioielli ti piacciono?”. E mangiamo tali mini-bistecche ogni giorno in ogni fase. Tra un mese non ci sarà più traccia del nostro elefante e le vendite aumenteranno solo.

OBIETTIVO: Avvia una tabella nel tuo diario chiamata "Le mie bistecche e le mie rane".

· Se hai pianificato un compito particolare e l'hai risolto, metti un segno di spunta.

· Se hai pianificato un compito particolare, ma non l'hai risolto, metti un trattino.

· Se l'attività non è stata pianificata, non inserire nulla.

· Un gran numero di i trattini ti danno un segnale che devi prestare attenzione a questo compito Attenzione speciale.

· Il tavolo deve essere appeso in un luogo ben visibile (ad esempio, sopra il desktop).

· IMPORTANTE! se capisci che hai almeno l'80% dei segni di spunta, allora a fine settimana ti fai un regalo, una ricompensa! Così, ti sviluppi riflesso condizionato per svolgere compiti spiacevoli (rane) e raggiungere grandi obiettivi (elefanti).

Letteratura sulla gestione del tempo.

1. Arkhangelsky G. Organizzazione del tempo: dall'efficienza personale allo sviluppo dell'impresa.
2. Arkhangelsky G. Time Drive: come gestire la vita e il lavoro.
3. Gorbaciov A. Gestione del tempo in pochissimo tempo.
4. Lakein A. L'arte di stare al passo.
5. Kovi S. Il focus principale è sulle cose principali.
6. Templar R. Regole di auto-organizzazione: come fare tutto senza sforzarsi.
7. Manser M. Gestione del tempo. Efficace gestione del tempo.

Articolo preparato da Marina Molchanova

Formatore aziendale leader nella formazione del diamante

1. Pianificazione. I guru della gestione del tempo (ad esempio Stephen Covey) insistono sul fatto che il segmento più adatto per la pianificazione operativa è una settimana. Ed ecco perché. È una settimana che ti permette di non rinchiuderti in un giorno e vedere il futuro. Una parte significativa dei casi semplicemente non può essere completata durante il giorno e la pianificazione settimanale consente di pianificare l'ordine della loro esecuzione. Inoltre, spesso trasferiamo l'incompiuto su un abstract (e gratuito) domani, e se è prevista l'intera settimana, allora questa disciplina.

2. Liste di cose da fare per tutti i giorni. Per alcuni sono un aiuto importante, mentre per altri sono semplicemente deprimenti. Tu scegli. Ma se "pianifica" la giornata, inizia con quelle azioni legate a un'ora specifica, ad esempio una riunione alle 17. Quindi riserva del tempo per compiti importanti - ad esempio, martedì devi chiamare il cliente D. - diciamo, alle 23; e prima dell'incontro, preparate i numeri (dopotutto, lo chiederanno sicuramente), il tempo di completamento stimato è di un'ora. È possibile e necessario pianificare, ma non ogni minuto: ci sono sempre circostanze esterne che non possono essere ignorate: ordini urgenti delle autorità, problemi tecnici, ingorghi, dopotutto. Nel piano giornaliero devono esserci intervalli di tempo. E se tutto va bene, completerai il "piano quinquennale in tre anni".

3. Metterci al lavoro. Gli esperti di gestione del tempo suggeriscono di posticipare costantemente le attività di "mangiare". Per esempio, metodo della rana adatto per risolvere problemi rapidi ma spiacevoli: una chiamata, conversazione, conteggio, ecc. Scegli una rana del genere e "mangiala" proprio all'inizio della giornata lavorativa. Il resto del tempo, vai libero. Se ci sono molte rane, pianifica il tuo menu per una settimana o un mese.
Metodo del formaggio svizzero: se il caso è confuso e l'ordine di esecuzione potrebbe essere diverso - "mangia fuori" i buchi da esso. Inizia ovunque: scrivi prima la parte più semplice del report, compila i campi del questionario che ricordi a memoria, ecc. L'importante è compiere almeno qualche azione utile ogni giorno (ora/settimana/mese). Di conseguenza, il caso sarà "corroso" e alla fine resterà a finirlo in un colpo solo.
metodo dell'elefante utilizzato per casi grandi e gravi. Devono essere tagliati a bistecche - parti fattibili e fatti gradualmente. La principale differenza rispetto al "formaggio svizzero" è che le cose non vengono fatte in un ordine arbitrario, ma sistematicamente, in una sequenza rigorosa.

4. Fai di meno e ottieni di più. La regola 20/80 o la legge di Pareto afferma che il 20% degli sforzi dà l'80% del risultato e il restante 80% degli sforzi dà solo il 20% del risultato. Ad esempio, il 20% dei clienti genera l'80% delle entrate. La regola è brillante e memorabile, anche se in pratica la percentuale di sforzo/risultato non è necessariamente esattamente quella. Ma sei fuori propria esperienza sai che le azioni semplici a volte portano a un risultato serio, e si possono sprecare grandi spese di tempo e fatica, che non ci vuole meno tempo per alcune sciocchezze, macinando dettagli che per la parte principale e significativa del lavoro. Conclusione: seleziona le azioni chiave e nelle condizioni di mancanza di tempo - limitati solo a esse.

Conoscete il concetto di "gestione del tempo"? In caso contrario, fai questa conoscenza utile con urgenza! I sette suggerimenti di seguito ti aiuteranno a gestire il tuo tempo in modo efficace.

Lista di cose da fare

Prendi un pezzo di carta, una penna e annota rapidamente una lista di cose da fare che richiedono la tua attenzione. Dopo una pausa di dieci minuti, dai un'occhiata critica alla tua creazione. Quale delle precedenti ti impedisce di selezionare le caselle accanto a ciascun elemento?

Cancella l'eccesso

Rivedi di nuovo l'elenco. Sei sicuro di dover leggere tutti questi libri? Ti aiuteranno in qualche modo? Cancella spietatamente il superfluo. Il tempo è una risorsa limitata, quindi dovrebbe essere speso solo per cose utili.

regola dei due minuti

Tutti coloro che hanno più o meno dimestichezza con la gestione del tempo hanno sentito parlare della regola dei due minuti: tutti i compiti che non richiedono più di cinque minuti vengono completati immediatamente e vengono cancellati dalla lista con la coscienza pulita. Riordinare la borsa, organizzare il cibo nel frigorifero, spolverare gli scaffali: ognuno di questi piccoli compiti richiederà in media cinque minuti del tuo tempo. Quindi, in mezz'ora puoi avere il tempo di completare fino a dieci compiti!

Mangia una rana

No, non ti sto affatto incoraggiando a diventare un buongustaio e provare la famosa prelibatezza francese. I "frog" nella gestione del tempo sono le cose meno piacevoli che mettiamo costantemente in secondo piano. È meglio mangiare queste "rane" al mattino. Diciamo che devi scrivere un rapporto. Immagina come lo scrivi, fino al numero più piccolo. E ora, con un titanico sforzo di volontà, sforzati di svolgere questo compito. Accaduto? Evviva! Il resto della giornata puoi fare qualcosa di più interessante.

Dividi l '"elefante"

Gli "elefanti" sono chiamati le cose più difficili. Se stai provando in questo modo e in quello per avvicinarti all '"elefante", ma non ne deriva nulla di buono, prova a dividerlo in parti. La suddivisione in fasi ti aiuterà a gestire un animale enorme molto più velocemente. Non dimenticare la regola principale: devi tornare a queste piccole parti di una grande impresa ogni minuto libero. Ad esempio, decidi di imparare l'hindi. Al mattino, impara un paio di regole grammaticali, nel pomeriggio - 15 nuove parole e la sera prova a formulare frasi usando le parole e le regole apprese. Prima che tu abbia il tempo di guardare indietro, questo insopportabile "elefante" indiano cadrà ai tuoi piedi!

Non lodare te stesso...

Le celle vuote davanti ai casi pianificati causano fastidio, ma i segni di spunta verdi ti rallegrano immediatamente. Completato il compito: cancellalo e datti una pacca sulla testa con soddisfazione. Ti meriti la tua torta preferita o almeno una gita al cinema!

Fai il punto

Fatene una regola ogni settimana o mese (a gusto e colore, come si suol dire) per riassumere. Quindi vedrai che diverse "rane" sono andate al galoppo in sicurezza, gli "elefanti" hanno notevolmente perso peso e molte cose sono state completate completamente. È davvero bello? Lo farebbe ancora! Non dimenticare di lodare te stesso e aggiungere nuove cose alla lista.

Segui questi regole semplici, e non ti accorgerai di come sei diventato un guru nel campo della gestione del tempo!