संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की GOST एकीकृत प्रणाली

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रूसी संघ का राज्य मानक

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली

दस्तावेज़ आवश्यकताएँ

गोस्ट आर 6.30-97

रूस के गोस्टंडार्ट

मास्को

प्रस्तावना

1. रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा के दस्तावेज़ीकरण और संग्रह के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान (VNIIDAD) द्वारा विकसित।

रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा द्वारा प्रतिनिधित्व।

रूस के राज्य मानक के वैज्ञानिक और तकनीकी विभाग द्वारा पेश किया गया।

3. पहली बार पेश किया गया।

रूसी संघ का राज्य मानक

परिचय तिथि 1998-07-01

1 उपयोग का क्षेत्र।

यह मानक यूनिफाइड सिस्टम ऑफ ऑर्गनाइजेशनल एंड एडमिनिस्ट्रेटिव डॉक्यूमेंटेशन (USORD) से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है - संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र, आदि (इसके बाद दस्तावेजों के रूप में संदर्भित) सभी में शामिल हैं- रूसी वर्गीकारक प्रबंधन गतिविधियाँ(ओकेयूडी) (कक्षा 0200000) और गतिविधियों में उपयोग किया जाता है:

संघीय प्राधिकरण राज्य की शक्ति, विषयों के सार्वजनिक प्राधिकरण रूसी संघ, रूसी संघ के विषयों सहित, जो कि राज्य की राष्ट्रीय भाषा के रूप में रूसी भाषा के साथ, स्थानीय सरकारें हैं;

उद्यम, संगठन और उनके संघ, स्वामित्व और कानूनी रूप की परवाह किए बिना।

यह मानक स्थापित करता है: दस्तावेजों के विवरण की संरचना; दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएं; प्रपत्रों और कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएं; रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ रूपों के उत्पादन, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।

विवरण लेआउट परिशिष्ट ए में दिए गए हैं; दस्तावेजों के नमूना प्रपत्र - परिशिष्ट बी में।

2. दस्तावेजों के विवरण की संरचना।

2.1. दस्तावेजों को तैयार और संसाधित करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है:

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;

03 - संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);

04 - संगठन कोड;

05 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

06 - संगठन का नाम;

07 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

08 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

09 - दस्तावेज़ की तारीख;

10 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

12 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;

13 - दस्तावेज़ तक पहुंच पर प्रतिबंध की मुहर;

14- पता करने वाला;

15 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

16 - संकल्प;

17 - पाठ का शीर्षक;

18 - नियंत्रण चिह्न;

19 - दस्तावेज़ पाठ;

20 - आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान;

21 - हस्ताक्षर;

22 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

23 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा;

24 - प्रिंट;

25 - एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान;

26 - कलाकार के बारे में निशान;

27 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसकी दिशा पर एक नोट;

28 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान;

29 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

2.2. बहिष्कृत, बदलें। नंबर 1

2.3. बहिष्कृत, बदलें। नंबर 1

3. दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ।

3.1. रूसी संघ के राज्य प्रतीक को रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा गया है।

3.2. रूसी संघ के विषय के हथियारों का कोट के अनुसार दस्तावेजों के रूपों पर रखा जाएगा कानूनी कार्यरूसी संघ के विषय।

3.3. संगठन या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) का प्रतीक चार्टर (संगठन पर नियम) के अनुसार संगठनों के लेटरहेड पर रखा जाएगा।

प्रतीक को लेटरहेड पर पुन: प्रस्तुत नहीं किया जाता है यदि इसमें रूसी संघ का राज्य प्रतीक या रूसी संघ के किसी विषय के हथियारों का कोट होता है।

3.4. संगठन कोड के अनुसार नीचे रखा गया है अखिल रूसी वर्गीकारकउद्यम और संगठन (ओकेपीओ)।

3.5. दस्तावेज़ प्रपत्र कोड प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (ओकेयूडी) के अखिल रूसी वर्गीकरण के अनुसार चिपका हुआ है।

3.6. संगठन का नाम जो दस्तावेज़ का लेखक है, उसके घटक दस्तावेज़ों में निर्धारित नाम के अनुरूप होना चाहिए।

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम इंगित करें।

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य भाषा के रूप में दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं - रूसी और राष्ट्रीय।

संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे रखा गया है।

नाम पर विदेशी भाषाउन मामलों में पुन: पेश किया जाता है जहां यह चार्टर (संगठन पर नियम) में निहित है। एक विदेशी भाषा में नाम रूसी में नाम के नीचे रखा गया है।

शाखा का नाम, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय, संगठन का संरचनात्मक विभाजन इंगित किया जाता है कि क्या यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे रखा गया है।

3.7. संगठन के बारे में संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक पता; फोन नंबर और अन्य जानकारी संगठन के विवेक पर (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, पता ईमेलऔर आदि।)।

3.8. संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन पर नियम) द्वारा नियंत्रित किया जाता है और यूएसओआरडी और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।

पत्र दस्तावेज़ के प्रकार का नाम नहीं दर्शाता है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.9. दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। यदि कई संगठन दस्तावेज़ के लेखक हैं, तो दस्तावेज़ की तिथि नवीनतम हस्ताक्षर तिथि है।

दस्तावेज़ की तारीख निम्नलिखित क्रम में अरबी अंकों में तैयार की गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने के दिन को अरबी अंकों के दो जोड़े के रूप में एक बिंदु से अलग करके लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक। उदाहरण के लिए, दिनांक 5 जनवरी 2000 को 01/05/2000 के रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।

दिनांक को स्वरूपित करने के मौखिक-संख्यात्मक तरीके की अनुमति है, उदाहरण के लिए: 5 जनवरी, 2000, साथ ही दिनांक को निम्नलिखित क्रम में स्वरूपित करना: वर्ष, महीना, महीने का दिन, उदाहरण के लिए: 2000.01.05।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.10. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इसकी क्रम संख्या होती है, जिसे संगठन के विवेक पर मामलों के नामकरण, संवाददाता, कलाकारों के बारे में जानकारी आदि के अनुसार केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है।

दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इन संगठनों में से प्रत्येक के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या होती है, जो उस क्रम में स्लैश द्वारा अलग की जाती है जिसमें लेखकों को दस्तावेज़ में इंगित किया जाता है।

3.12. दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित किया जाता है यदि इसे "संगठन का नाम" और "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण द्वारा निर्धारित करना मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए इंगित किया गया है, और इसमें केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूप शामिल हैं।

3.13. दस्तावेज़ (गुप्त, गोपनीय, आदि) तक पहुंच के प्रतिबंध की मुहर दस्तावेज़ की पहली शीट पर उद्धरण के बिना चिपका दी जाती है, और इसे राज्य के रहस्यों और गोपनीय जानकारी के रूप में वर्गीकृत जानकारी पर कानून द्वारा प्रदान किए गए डेटा के साथ पूरक किया जा सकता है। .

3.14. पता करने वाला संगठन, उनके संरचनात्मक उपखंड, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी दस्तावेज़ को किसी अधिकारी को संबोधित करते समय या एक व्यक्ति कोआद्याक्षर अंतिम नाम से पहले दिखाई देते हैं। नाममात्र मामले में संगठन का नाम और इसकी संरचनात्मक इकाई का संकेत दिया गया है। उदाहरण के लिए (बाद में मानक के पाठ में और परिशिष्ट बी में, संगठनों के नाम, उनके संदर्भ डेटा आदि के उदाहरण सशर्त हैं):

रूस के न्याय मंत्रालय

व्यवस्थितकरण विभाग

विधान

जिस व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित किया गया है, उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:

CJSC "बोल्शेव्स्की टेक्सटाइल"

लेखांकन

वरिष्ठ अर्थशास्त्री

जैसा। निकोलेव

सीजेएससी के अध्यक्ष

"लोमोनोसोव चीनी मिट्टी के बरतन फैक्टरी"

में और। पेत्रोव

यदि दस्तावेज़ कई सजातीय संगठनों या एक संगठन के कई संरचनात्मक प्रभागों को भेजा जाता है, तो उन्हें सामान्यीकृत तरीके से इंगित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए:

जिला प्रशासन

मॉस्को क्षेत्र

अपेक्षित "पता" की संरचना, यदि आवश्यक हो, तो एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्व क्रम में निर्दिष्ट हैं, नियमों द्वारा स्थापितडाक सेवाओं का प्रावधान।

इसे सबसे लंबी लाइन के संबंध में "पता" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को केंद्र में रखने की अनुमति है। उदाहरण के लिए:

उद्यान संघ के अध्यक्ष

"मोजाहिद दिया"

वी.ए. बुनेव

दस्तावेज़ में चार से अधिक प्राप्तकर्ता नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। पर अधिकप्राप्तकर्ता दस्तावेज़ की वितरण सूची बनाते हैं।

यदि पत्र किसी संगठन को संबोधित है, तो उसका नाम, फिर डाक का पता, उदाहरण के लिए;

अखिल रूसी वैज्ञानिक अनुसंधान

टेल इंस्टिट्यूट ऑफ़ रिकॉर्ड्स साइंस

और संग्रह

101000, मास्को, केंद्र,

मिल्युटिंस्की लेन, 7a

किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, डाक का पता, फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर, उदाहरण के लिए:

301264, तुला क्षेत्र,

किरीव्स्की जिला, लिपकी,

अनुसूचित जनजाति। सदोवया, डी. 5, उपयुक्त। 12

आई. पी. कलिनिन

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.15. दस्तावेज़ को एक आधिकारिक (अधिकारियों) या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है। किसी अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ को स्वीकृत करते समय, दस्तावेज़ के हस्ताक्षर स्टैम्प में I APPROVE (बिना उद्धरण के), दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तिथि शामिल होनी चाहिए, उदाहरण के लिए:

मंजूर

सीईओ

CJSC "बोल्शेव्स्की टेक्सटाइल"

व्यक्तिगत हस्ताक्षर I. V. Sergeev

दस्तावेज़ के "स्वीकृति टिकट" विशेषता में सबसे लंबी रेखा के सापेक्ष तत्वों को केंद्र में रखने की अनुमति है, उदाहरण के लिए:

मंजूर

सीईओ

CJSC "बोल्शेव्स्की टेक्सटाइल"

व्यक्तिगत हस्ताक्षर I. V. Sergeev

जब एक दस्तावेज़ को कई अधिकारियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं।

जब किसी दस्तावेज़ को किसी संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में स्वीकृत (अनुमोदित, स्वीकृत या स्वीकृत) शब्द होता है, जिसमें अनुमोदित दस्तावेज़ का नाम होता है। सहायक, इसकी तिथियां, संख्याएं। उदाहरण के लिए:

स्वीकृत

आम सभा के निर्णय से

शेयरधारक दिनांक 15.08.2000 नंबर 14

स्वीकृत

अध्यक्ष का आदेश

बैंक बोर्ड

दिनांक 01.02.2000 संख्या 82

दस्तावेज़ का अनुमोदन टिकट दाईं ओर स्थित है ऊपरी कोनादस्तावेज़।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.16. संकल्प संबंधित अधिकारी द्वारा दस्तावेज़ पर लिखा गया है और इसमें कलाकारों के नाम, आदेश की सामग्री, नियत तारीख, हस्ताक्षर और तारीख शामिल हैं, उदाहरण के लिए:

ए. वी. जैतसेवा

पी. एस. निकितिन

कृपया एक परियोजना तैयार करें

सामान्य समझौता

फर्म "HITEK" के साथ 21.12.2000 तक

व्यक्तिगत हस्ताक्षर

इसे एक अलग शीट पर संकल्प जारी करने की अनुमति है।

3.17. पाठ के शीर्षक में शामिल हैं सारांशदस्तावेज़। शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप है।

शीर्षक जैसे सवालों का जवाब दे सकता है:

किस बारे में (किसके बारे में)?, उदाहरण के लिए:

एक सत्यापन आयोग की स्थापना पर आदेश;

क्या (किसका)?, उदाहरण के लिए:

सचिव-संदर्भ का नौकरी विवरण।

A5 प्रारूप के लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों के पाठ में, शीर्षक को छोड़ा जा सकता है।

3.18. नियंत्रण का चिह्न किसी दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण का चिह्न होता है, जिसे अक्षर "K", शब्द या स्टाम्प "कंट्रोल" द्वारा दर्शाया जाता है।

3.19. दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में रूसी संघ के कानून और राज्य भाषाओं पर रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है। दस्तावेजों के ग्रंथ उन्हें भेजते समय केवल रूसी में लिखे जाते हैं:

संघीय राज्य अधिकारियों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों के लिए;

उद्यमों, संगठनों और उनके संघों के लिए जो रूसी संघ के इस घटक इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं या रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित हैं।

दस्तावेजों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक लिंक किए गए पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं।

प्रश्नावली के रूप में एक पाठ को संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम नाममात्र मामले में एक संज्ञा द्वारा या वर्तमान या भूत काल में एक दूसरे व्यक्ति बहुवचन क्रिया के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए ("है", "स्वयं", या "थे", "थे", आदि)।) मौखिक रूप से व्यक्त किए गए लक्षण संकेतों के नाम के अनुरूप होने चाहिए।

तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र के मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त किए गए शीर्षक होने चाहिए। कॉलम और लाइन्स के सबहेडिंग हेडिंग के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं।

लिंक्ड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहले भाग में, दस्तावेज़ को संकलित करने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित किया गया है, दूसरे (अंतिम) में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक हिस्सा; पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध; प्रमाण पत्र, ज्ञापन - तथ्यों का आकलन, निष्कर्ष)।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनके विवरण का संकेत दिया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, पाठ का शीर्षक।

यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि हैं, तो इसे अनुभागों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जाना चाहिए, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।

कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के प्रशासनिक दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, आदि) में, साथ ही संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति में प्रस्तुत किया जाना चाहिए विलक्षण("मैं आदेश देता हूं", "मैं पेशकश करता हूं", "मैं पूछता हूं")।

कॉलेजिएट निकायों के प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है।

संयुक्त प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति में कहा गया है बहुवचन("हम आदेश", "निर्णय लिया")।

प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बात", "निर्णय लिया") में कहा गया है।

संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का मूल्यांकन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति के एकवचन से पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग करें। या बहुवचन ("विभाग कार्य करता है", "एसोसिएशन में शामिल हैं", "आयोग ने स्थापित किया है")।

प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:

पहले व्यक्ति बहुवचन से ("कृपया भेजें", "विचार के लिए भेजें"),

पहले व्यक्ति एकवचन से ("मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "मैं आपको हाइलाइट करने के लिए कहता हूं");

तीसरे व्यक्ति से एकवचन ("मंत्रालय को कोई आपत्ति नहीं है", "VNIIDAD इसे संभव मानता है"),

3.20. पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान निम्नानुसार बनाया गया है:

आवेदन: 5 लीटर के लिए। 2 प्रतियों में।

यदि दस्तावेज़ में कोई एप्लिकेशन है जिसका नाम टेक्स्ट में नहीं है, तो उसका नाम, शीट्स की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 1. क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पी के लिए विनियम। 1 प्रति में।

2. 7 शीट के लिए क्षेत्रीय ऋण विभाग के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए नियम। 2 प्रतियों में।

यदि आवेदन बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।

प्रशासनिक दस्तावेज़ के परिशिष्ट में ऊपरी दाएं कोने में इसकी पहली शीट पर वे "अनुलग्नक" लिखते हैं जो प्रशासनिक दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या दर्शाता है, उदाहरण के लिए:

अनुलग्नक 2

संस्थान के निदेशक के आदेश पर

दिनांक 15.06.2000 संख्या 319

यदि दस्तावेज़ से कोई अन्य दस्तावेज़ जुड़ा हुआ है, जिसमें एक अनुलग्नक भी है, तो आवेदन की उपस्थिति पर निशान निम्नानुसार तैयार किया गया है:

परिशिष्ट: फेडरल आर्काइव का पत्र दिनांक 14.06.2000 नंबर 02-4/156 और इसका एक परिशिष्ट, कुल 30 शीट।

यदि दस्तावेज़ में इंगित सभी पतों पर आवेदन नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपस्थिति पर एक निशान निम्नानुसार बनाया जाता है:

आवेदन: 3 लीटर के लिए। 5 प्रतियों में। पहले पते पर।

अभिव्यक्ति "परिशिष्ट संख्या" को प्रिंट करने की अनुमति है बड़े अक्षर, साथ ही इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखें, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट संख्या 2

संस्थान के निदेशक के आदेश पर

15.06.2000 № 19

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.21. अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (पूर्ण, यदि दस्तावेज़ दस्तावेज़ के रूप में जारी नहीं किया गया है, और संक्षिप्त - दस्तावेज़ पर, प्रपत्र पर जारी किया गया है) ; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (आरंभिक, उपनाम), उदाहरण के लिए:

प्रपत्र पर दस्तावेज़ जारी करते समय आधिकारिकहस्ताक्षर में इस व्यक्ति की स्थिति का संकेत नहीं दिया गया है।

सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति को केंद्र में रखने के लिए विशेषता "हस्ताक्षर" में इसकी अनुमति है। उदाहरण के लिए:

कार्यकारी निदेशक

CJSC "पार्टनर"व्यक्तिगत हस्ताक्षर N.A. फेदोरोव

जब कई अधिकारियों द्वारा एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर एक के नीचे एक क्रम में रखे गए पद के अनुरूप रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

जब एक दस्तावेज़ पर समान पदों के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

रूसी संघ के न्याय उप मंत्री		रूसी संघ के उप वित्त मंत्री
	वी. एम. स्टेपानोव		ए. पी. मिरोनोव

आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की स्थिति नहीं, बल्कि वितरण के अनुसार आयोग के सदस्यों के रूप में उनके कर्तव्यों को इंगित करते हैं, उदाहरण के लिए:

दस्तावेज़ पर एक कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं जो उसकी वास्तविक स्थिति और उपनाम का संकेत देता है। उसी समय, हस्तलिखित शिलालेख "डिप्टी" को "फॉर", प्रीपोज़िशन लगाने की अनुमति नहीं है। या नौकरी के शीर्षक से पहले एक स्लैश।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.22. दस्तावेज़ के अनुमोदन की मुहर में सहमत शब्द, व्यक्ति की स्थिति शामिल है। जिसके साथ दस्तावेज़ सहमत है (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम) और अनुमोदन की तारीख, उदाहरण के लिए:

मान गया

वित्तीय अकादमी के रेक्टर

रूसी संघ की सरकार के तहत

ए. जी. ग्रायाज़्नोव के व्यक्तिगत हस्ताक्षर

यदि अनुमोदन पत्र, प्रोटोकॉल आदि द्वारा किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट निम्नलिखित रूप में तैयार किया जाता है:

मान गया

रूसी अकादमी से पत्र

चिकित्सीय विज्ञान

दिनांक 30 अक्टूबर 2000 संख्या 451-805

मान गया

एक बैठक का एक प्रोटोकॉल

बीमा बोर्ड

कंपनी "ग्रह"

दिनांक 06/21/2000 संख्या 10

3.23. दस्तावेज़ का अनुमोदन वीज़ा के साथ जारी किया जाता है, जिसमें दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर का डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तारीख शामिल है। उदाहरण के लिए:

कानूनी विभाग के प्रमुख

व्यक्तिगत हस्ताक्षरए.एस. ओर्लोव

यदि दस्तावेज़ पर कोई टिप्पणी है, तो वीज़ा निम्नानुसार जारी किया जाता है:

टिप्पणियाँ संलग्न

कानूनी विभाग के प्रमुख

व्यक्तिगत हस्ताक्षरए.एस. ओर्लोव

टिप्पणियाँ एक अलग शीट पर बताई गई हैं, जिस पर हस्ताक्षर किए गए हैं और दस्तावेज़ से जुड़ी हैं।

एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल संगठन के पास रहता है, वीज़ा मूल दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे की तरफ नीचे चिपका होता है।

एक दस्तावेज़ के लिए, जिसका मूल संगठन से भेजा जाता है, वीज़ा भेजे जा रहे दस्तावेज़ की प्रतिलिपि के सामने की तरफ नीचे चिपका होता है।

एक अलग अनुमोदन पत्रक पर वीज़ा दस्तावेज़ जारी करना संभव है।

संगठन के विवेक पर, दस्तावेज़ की शीट-दर-शीट अनुमोदन और उसके आवेदन पर इसकी अनुमति है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

3.24. मुहर विशेष द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करता है नियमोंवित्तीय संसाधनों से संबंधित तथ्यों को निर्धारित करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करना।

दस्तावेज़ संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित हैं।

3.25. अपेक्षित "हस्ताक्षर" के नीचे मूल के साथ एक दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुरूपता प्रमाणित करते समय: प्रमाणीकरण शिलालेख "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम); प्रमाणन तिथि, उदाहरण के लिए:

कार्मिक विभाग निरीक्षक व्यक्तिगत हस्ताक्षर एम.वी. कोलोस्कोव

संगठन के विवेक पर निर्धारित मुहर के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करने की अनुमति है।

3.26. निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक का उपनाम (या उपनाम, नाम, संरक्षक) और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में एक नोट निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के आगे या पीछे रखा गया है, उदाहरण के लिए:

3.27. दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को प्रस्तुत करने पर निशान में निम्नलिखित डेटा शामिल हैं: दस्तावेज़ के निष्पादन की तारीख और संख्या का संदर्भ, या इस तरह के दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में संक्षिप्त जानकारीप्रदर्शन के बारे में; शब्द "व्यापार में"; केस नंबर जिसमें दस्तावेज रखा जाएगा।

दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को प्रस्तुत करने पर एक नोट को दस्तावेज़ के निष्पादक या उस संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित किया जाना चाहिए जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।

3.28. संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर चिह्न में क्रम संख्या और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट) शामिल हैं।

इसे स्टैंप के रूप में संगठन में दस्तावेज़ की प्राप्ति को चिह्नित करने की अनुमति है।

3.29. दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी का पहचानकर्ता दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद) होता है और इसमें मशीन माध्यम पर फ़ाइल का नाम, दिनांक और संगठन द्वारा स्थापित अन्य खोज डेटा होता है।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

4. दस्तावेजों के फार्म और दस्तावेजों के निर्माण के लिए आवश्यकताएँ।

4.1 दस्तावेज़ प्रपत्रों पर बनाए जाते हैं।

दस्तावेज़ प्रपत्रों के दो मुख्य स्वरूप स्थापित किए गए हैं - A4 और A5; इसे GOST 9327 के अनुसार A3 और A6 प्रारूपों के रूपों का उपयोग करने की अनुमति है।

दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, जो फॉर्म पर और उसके बिना जारी की गई है, में कम से कम, मिमी का मार्जिन होना चाहिए:

20 - बाएं;

10 - सही;

15 - शीर्ष;

20 - नीचे।

(परिवर्तित संस्करण, रेव। नंबर 1)

4.2. दस्तावेजों के प्रपत्र श्वेत पत्र या हल्के रंग के कागज पर बनाए जाने चाहिए। इसे एक विशिष्ट दस्तावेज़ के उत्पादन के दौरान परिचालन मुद्रण उपकरण का उपयोग करके, या सीधे कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके उन्हें पुन: उत्पन्न करने के लिए टाइपोग्राफ़िकल तरीके से रूपों का उत्पादन करने की अनुमति है। अपवाद रूसी संघ के राज्य प्रतीक या रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट की छवि वाले संगठनों के लेटरहेड हैं, जिसके लिए निर्माण प्रक्रिया धारा 5 में दी गई है।

4.3. दस्तावेजों के रूपों को परिशिष्ट ए के अनुसार डिजाइन किया गया है। ठोस रेखाएं विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की निश्चित सीमाओं को इंगित करती हैं, बिंदीदार रेखा - चर। प्रत्येक ज़ोन इसमें शामिल विवरणों के सेट द्वारा निर्धारित किया जाता है।

4.4. रूपों पर विवरण के स्थान के लिए दो विकल्प हैं - कोणीय और अनुदैर्ध्य।

4.5. विवरण 01, 02, 03 विशेषता 06 के मध्य के ऊपर स्थित हैं। विवरण 06 को विशेषता 03 के स्तर पर रखा जा सकता है।

विवरण 06, 07, 08, 12, प्रतिबंधात्मक, विवरण के लिए अंक 09, 10, 11 विवरण के स्थान के लिए क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:

केंद्रित (प्रत्येक विशेषता पंक्ति की शुरुआत और अंत विशेषता स्थान क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दी जाती है);

फ्लैटोव (प्रत्येक विशेषता पंक्ति विशेषता स्थान क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है)।

4.6. एक संगठन के लिए, इसके संरचनात्मक उपखंड, एक अधिकारी, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रपत्र स्थापित किए जाते हैं:

सामान्य फ़ॉर्म;

लेटरहेड;

एक पत्र को छोड़कर, एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।

सामान्य रूप का प्रयोग पत्रों को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के निर्माण के लिए किया जाता है। किसी संगठन या अधिकारी की संरचनात्मक इकाई के प्रपत्रों को डिज़ाइन किया जाता है यदि इकाई के प्रमुख या अधिकारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

4.7. सामान्य रूप पर निर्भर करता है घटक दस्तावेजसंगठन में विवरण 01. 02, 03, 06 शामिल हैं।

संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र के रूप में विवरण 01, 02. 03, 04, 06, 07 और, यदि आवश्यक हो, विवरण 09, 10 के स्थान के लिए क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक अंक शामिल हैं। , 11, 12; 14, 15, 16; 17; अठारह; उन्नीस।

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में, एक पत्र को छोड़कर, संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर, विवरण 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, उन क्षेत्रों की सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक अंक शामिल हैं जहां विवरण हैं स्थित 09, 10, 11, 12; 17; अठारह।

4.8. रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के रूपों पर, जो रूसी भाषा के साथ-साथ राज्य की राष्ट्रीय भाषा के रूप में, विवरण 06, 07, 12 दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं: रूसी और राष्ट्रीय, अनुदैर्ध्य के समान स्तर पर प्रपत्र।

4.9. इसे टाइपराइटर पर या कंप्यूटर उपकरण के मुद्रण उपकरणों की सहायता से दस्तावेज़ प्रस्तुत करने की अनुमति है।

4.10. दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए।

पेज नंबर शीट के ऊपरी मार्जिन के बीच में रखे गए हैं।

4.11. दस्तावेजों को शीट के पीछे की तरफ प्रिंट किया जा सकता है।

5. रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के विषयों के प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ प्रपत्रों के निर्माण, लेखांकन, उपयोग और भंडारण के लिए आवश्यकताएं।

5.1. रूसी संघ के राज्य प्रतीक के पुनरुत्पादन के साथ दस्तावेजों के रूप और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट (बाद में स्टाम्प रूपों के रूप में संदर्भित) लेखांकन के अधीन मुद्रण उत्पाद हैं।

5.2. मुद्रांकित प्रपत्र केवल मुद्रण और स्टाम्प-उत्कीर्णन उद्यमों द्वारा बनाए जाते हैं जिनके पास उचित गुणवत्ता स्तर पर निर्दिष्ट प्रकार के उत्पाद के निर्माण के लिए प्रासंगिक प्रकार की गतिविधि और तकनीकी और तकनीकी क्षमताओं की उपलब्धता के प्रमाण पत्र हैं।

5.3. मुद्रांकित रूपों का उत्पादन राज्य अधिकारियों के आदेश से किया जाता है, अन्य सरकारी एजेंसियोंऔर संस्थाएं (बाद में - संगठन) रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों द्वारा निर्धारित, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के प्रासंगिक कानूनी कार्य।

5.4 संगठन में स्टाम्प प्रपत्र लेखांकन के अधीन हैं। मुद्रांकित प्रपत्रों पर क्रमांकों को टंकण रूप में या गणन द्वारा चिपका दिया जाता है, और, यदि आवश्यक हो, तो इन संख्याओं की एक श्रृंखला। निम्नलिखित विवरणों का उपयोग करते हुए मुद्रांकित प्रपत्रों को पंजीकरण और लेखा प्रपत्र (कार्ड, जर्नल) में प्रपत्रों के प्रकारों द्वारा अलग-अलग दर्ज किया जाता है:

प्रपत्र प्राप्त होने पर:

रसीद तारीख;

संलग्न दस्तावेज की संख्या;

संगठन का नाम - मुद्रांकित प्रपत्रों का आपूर्तिकर्ता;

प्रतियों की संख्या;

फॉर्म जारी करते समय:

स्टाम्प के प्रकार का नाम;

प्रतियों की संख्या;

मुद्रांकित प्रपत्रों की श्रृंखला और संख्या;

संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम, आधिकारिक का उपनाम और आद्याक्षर - स्टाम्प रूपों का प्राप्तकर्ता;

रसीद के लिए रसीद;

नोट (विनाश चिह्न, आदि)।

5.5. मुद्रांकित प्रपत्र सुरक्षित रूप से बंद और सीलबंद अलमारियाँ में संग्रहीत किए जाते हैं।

5.6. पंजीकरण फॉर्म में एक निशान के साथ अधिनियम के अनुसार स्टाम्प फॉर्म का विनाश किया जाता है।

5.7. मुद्रांकित रूपों के उत्पादन, उपयोग और भंडारण पर नियंत्रण संगठन के कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार संगठनात्मक इकाई को सौंपा गया है। लेखांकन, उपयोग और प्रपत्रों के भंडारण के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा नियुक्त किया जाता है।

5.8. पंजीकरण और लेखा प्रपत्र संगठन के मामलों के नामकरण में शामिल हैं।

5.9. स्टाम्प फॉर्म की उपलब्धता, उपयोग और भंडारण की जाँच वर्ष में कम से कम एक बार संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा नियुक्त आयोग द्वारा की जाती है। किए गए चेक पर, अंतिम प्रविष्टि के बाद पंजीकरण फॉर्म में अंक बनाए जाते हैं। स्टाम्प फॉर्म के निर्माण, लेखांकन, भंडारण और उपयोग में उल्लंघन का पता लगाने के मामले में, आयोग एक आंतरिक जांच करता है, जिसके परिणाम एक अधिनियम में तैयार किए जाते हैं और संगठन के प्रमुख के ध्यान में लाए जाते हैं।

5.10. वितरण के उद्देश्य से आधिकारिक लेटरहेड पर दस्तावेजों के संगठन के परिचालन मुद्रण के माध्यम से प्रतिकृति की अनुमति है, बशर्ते कि दस्तावेज़ की प्रत्येक प्रति संगठन की मुहर के साथ प्रमाणित हो।

परिशिष्ट ए

(अनिवार्य)

दस्तावेज़ों के विवरण के स्थान का आरेख।

चित्र A.1. - विवरण का स्थान और कोने के रूप के A4 प्रारूप पर ज़ोन की सीमाएँ।

चित्र A.2 - अनुदैर्ध्य रूप के A4 प्रारूप पर ज़ोन के विवरण और सीमाओं का स्थान।

परिशिष्ट बी

(संदर्भ)

दस्तावेजों के रूपों के नमूने।

चित्रा बी 1 - संगठन के सामान्य रूप का एक नमूना।

चित्र B.2 - किसी संगठन के कोने वाले लेटरहेड का एक उदाहरण।

चित्र B.3 - संगठन के पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का एक नमूना।

चित्र B.4 - किसी संगठन की संरचनात्मक इकाई से पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का एक नमूना।

चित्र B.5 - एक अधिकारी के पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का एक उदाहरण।

चित्र B.6 - विशिष्ट प्रकार के संगठन दस्तावेज़ के लिए नमूना प्रपत्र।

दस्तावेज़ डाउनलोड करें

गोस्ट आर 6.30-2003

एकीकृत प्रलेखन प्रणाली

एकीकृत प्रणाली
संगठनात्मक और प्रबंधन
प्रलेखन

प्रलेखन की आवश्यकता

मास्को

स्टैंडआर्टिनफॉर्म

प्रस्तावना

रूसी संघ का राज्य मानक

परिचय दिनांक 2003-07-01

1 उपयोग का क्षेत्र

यह मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (USORD) की एकीकृत प्रणाली से संबंधित संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है - ओके 011 में शामिल संकल्प, आदेश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र, आदि (बाद में दस्तावेजों के रूप में संदर्भित) 93 "प्रबंधन प्रलेखन का अखिल रूसी वर्गीकरण" (ओकेयूडी) (कक्षा 0200000)।

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;

03 - संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);

04 - संगठन कोड;

05 - मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (OGRN) कानूनी इकाई;

11 - दस्तावेज़ की तारीख;

12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

14 - दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;

15 - पता करने वाला;

21 - आवेदन की उपस्थिति पर एक निशान;

22 - हस्ताक्षर;

23 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

24 - दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा;

25 - प्रिंट छाप;

26 - एक प्रति के प्रमाणीकरण पर एक निशान;

27 - कलाकार के बारे में निशान;

28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले को भेजने पर एक निशान;

29 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक निशान;

30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की पहचानकर्ता।

3 दस्तावेजों के विवरण के पंजीकरण के लिए आवश्यकताएँ

3.1 रूसी संघ के राज्य प्रतीक को संघीय संवैधानिक कानून "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" के अनुसार लेटरहेड पर रखा गया है (सोब्रानिये ज़कोनोडाटेल्स्टवा रॉसिस्कोय फेडरेट्सि, 2000, नंबर 52, भाग I, कला। 5021)।

3.2 रूसी संघ के घटक इकाई के हथियारों का कोट रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनी कृत्यों के अनुसार लेटरहेड पर रखा गया है।

3.3 संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) चार्टर (संगठन पर विनियम) के अनुसार संगठनों के लेटरहेड पर रखा जाता है।

3.4 उद्यम और संगठनों के अखिल रूसी क्लासिफायरियर (ओकेपीओ) के अनुसार संगठन कोड नीचे रखा गया है।

3.5 कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार संलग्न है।

3.6 करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण कारण कोड (टिन/केपीपी) कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार नीचे रखा गया है।

3.7 दस्तावेज़ प्रपत्र कोड प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण (ओकेयूडी) के अखिल रूसी वर्गीकरण के अनुसार चिपका हुआ है।

3.8 संगठन का नाम जो दस्तावेज़ का लेखक है, उसके घटक दस्तावेज़ों में निर्धारित नाम के अनुरूप होना चाहिए।

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त, और इसकी अनुपस्थिति में - मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो) इंगित करें।

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जो रूसी संघ (रूसी) की राज्य भाषा के साथ-साथ आधिकारिक भाषारूसी संघ के विषय, दो भाषाओं में मुद्रित।

रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा में या किसी अन्य भाषा में संगठन का नाम नीचे या रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के दाईं ओर रखा गया है।

संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) नीचे या पूर्ण नाम के बाद रखा गया है।

शाखा का नाम, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय इंगित किया जाता है यदि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे रखा गया है।

3.9 संगठन के बारे में संदर्भ डेटा में शामिल हैं: डाक पता; टेलीफोन नंबर और संगठन के विवेक पर अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, ई-मेल पता, आदि)।

3.10 संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन पर नियम) द्वारा निर्धारित किया जाना चाहिए और ओकेयूडी (वर्ग 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेजों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।

3.11 दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, मिनटों के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक (एकल) तिथि होनी चाहिए।

दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में अनुक्रम में तैयार की गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन अरबी अंकों के दो जोड़े के साथ एक बिंदु से अलग किया जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक।

इसे मौखिक-संख्यात्मक तरीके से दिनांक को प्रारूपित करने की अनुमति है, उदाहरण के लिए 05 जून, 2003, साथ ही अनुक्रम में दिनांक स्वरूपित करना: वर्ष, माह, महीने का दिन, उदाहरण के लिए: 2003.06.05।

3.12 दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इसकी क्रम संख्या होती है, जिसे संगठन के विवेक पर मामलों के नामकरण, संवाददाता, कलाकारों आदि के बारे में जानकारी के अनुसार मामले के सूचकांक के साथ पूरक किया जा सकता है।

3.14 दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित किया गया है यदि इसे "संगठन का नाम" और "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण द्वारा निर्धारित करना मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए इंगित किया गया है, इसमें केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त रूप शामिल हैं।

3.15 प्राप्तकर्ता संगठन, उनकी संरचनात्मक इकाइयाँ, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को किसी दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, उपनाम से पहले आद्याक्षर इंगित किए जाते हैं। नाममात्र मामले में संगठन का नाम और इसकी संरचनात्मक इकाई का संकेत दिया गया है। उदाहरण के लिए (इसके बाद, संगठनों के नाम, उनके संदर्भ डेटा आदि के उदाहरण सशर्त हैं):

अपेक्षित "पता" में एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्वों को डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है।

किसी संगठन को पत्र को संबोधित करते समय, उसका नाम, फिर डाक पता, उदाहरण के लिए इंगित करें:

किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ को संबोधित करते समय, प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर इंगित किया जाता है, फिर डाक पता, उदाहरण के लिए:

3.16 दस्तावेज़ को किसी अधिकारी (अधिकारियों) या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जाता है। किसी अधिकारी द्वारा किसी दस्तावेज़ को स्वीकृत करते समय, दस्तावेज़ के हस्ताक्षर स्टैम्प में I APPROVE (बिना उद्धरण के), दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले व्यक्ति का शीर्षक, उसके हस्ताक्षर, आद्याक्षर, उपनाम और अनुमोदन की तिथि शामिल होनी चाहिए, उदाहरण के लिए:

इसे "दस्तावेज़ अनुमोदन स्टैम्प" विशेषता में सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष तत्वों को केंद्र में रखने की अनुमति है, उदाहरण के लिए:

जब किसी दस्तावेज़ को एक संकल्प, निर्णय, आदेश, प्रोटोकॉल द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में स्वीकृत (अनुमोदित, स्वीकृत या स्वीकृत) शब्द होता है, वाद्य मामले में स्वीकृत दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि, संख्या। उदाहरण के लिए:

स्वीकृत

आम सभा का निर्णय

शेयरधारक दिनांक 05.04.2003 संख्या 14

इसे एक अलग शीट पर संकल्प जारी करने की अनुमति है।

3.18 पाठ के शीर्षक में दस्तावेज़ का सारांश शामिल है। शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप होना चाहिए।

शीर्षक जैसे सवालों का जवाब दे सकता है:

किस बारे में (किसके बारे में)?, उदाहरण के लिए:

एक सत्यापन आयोग की स्थापना पर आदेश;

क्या (किसका)?, उदाहरण के लिए:

प्रमुख विशेषज्ञ का नौकरी विवरण।

A5 प्रारूप के लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों के पाठ के शीर्षक को इंगित नहीं करने की अनुमति है।

3.19 दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण पर चिह्न "K", शब्द या स्टैम्प "कंट्रोल" द्वारा दर्शाया गया है।

3.20 दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा में या रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषाओं में रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है।

दस्तावेजों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं।

प्रश्नावली के रूप में एक पाठ को संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम नाममात्र मामले में एक संज्ञा द्वारा या वर्तमान या भूत काल के दूसरे व्यक्ति बहुवचन क्रिया के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए ("है", "स्वयं" या "थे", "थे", आदि।) मौखिक रूप से व्यक्त किए गए लक्षण संकेतों के नाम के अनुरूप होने चाहिए।

तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र के मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त किए गए शीर्षक होने चाहिए। कॉलम और लाइन्स के सबहेडिंग हेडिंग के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जानी चाहिए।

एक कनेक्टेड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहले भाग में, दस्तावेज़ को संकलित करने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित किया गया है, दूसरे (अंतिम) में - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव, सिफारिशें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक भाग; पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध)।

यदि पाठ में कई निर्णय, निष्कर्ष आदि हैं, तो इसे अनुभागों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं।

कमांड की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के दस्तावेजों (आदेश, आदेश, आदि) में, साथ ही संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश", "प्रस्ताव" में कहा गया है ", "कृपया")।

कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों में, पाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन ("निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है।

संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश", "निर्णय लिया") में कहा गया है।

प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बात", "निर्णय", "निर्णय") में कहा गया है।

प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का प्रयोग पत्रों में किया जाता है:

पहले व्यक्ति से बहुवचन ("कृपया भेजें", "विचार के लिए भेजें");

तीसरे व्यक्ति से एकवचन ("मंत्रालय को कोई आपत्ति नहीं है", "VNIIDAD इसे संभव मानता है")।

3.21 पत्र के पाठ में नामित आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक नोट निम्नानुसार तैयार किया गया है:

आवेदन: 5 लीटर के लिए। 2 प्रतियों में।

यदि पत्र में एक अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

यदि आवेदन बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।

संलग्नक: 06/05/2003 नंबर 02-6/172 के फेडरल आर्काइव का पत्र और इसका एक परिशिष्ट, केवल 3 शीट।

आवेदन: 3 लीटर के लिए। 5 प्रतियों में। केवल पहले पते पर।

प्रशासनिक दस्तावेज़ (डिक्री, आदेश, आदेश, नियम, निर्देश, विनियम, निर्णय) के परिशिष्ट में, ऊपरी दाएं कोने में इसकी पहली शीट पर वे "परिशिष्ट संख्या" लिखते हैं, जो प्रशासनिक दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या, उदाहरण के लिए:

इसे बड़े अक्षरों में "परिशिष्ट संख्या" अभिव्यक्ति मुद्रित करने की अनुमति है, साथ ही इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखने के लिए, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष है, उदाहरण के लिए:

या फॉर्म पर:

किसी अधिकारी के लेटरहेड पर दस्तावेज़ बनाते समय, हस्ताक्षर में इस व्यक्ति की स्थिति का संकेत नहीं दिया जाता है।

संयुक्त दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, पहली शीट लेटरहेड पर नहीं बनाई जाती है।

3.23 दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट में सहमत शब्द शामिल है, उस व्यक्ति की स्थिति जिसके साथ दस्तावेज़ को मंजूरी दी गई थी (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम) और अनुमोदन की तारीख, उदाहरण के लिए:

यदि अनुमोदन पत्र, प्रोटोकॉल, आदि द्वारा किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट निम्नानुसार तैयार किया जाता है:

3.24 दस्तावेज़ का अनुमोदन दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा (बाद में वीज़ा के रूप में संदर्भित) के साथ जारी किया जाता है, जिसमें दस्तावेज़ के अनुमोदक के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर की डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तिथि शामिल है। उदाहरण के लिए:

यदि दस्तावेज़ पर टिप्पणियां हैं, तो वीज़ा निम्नानुसार जारी किया जाता है:

एक दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल किसी संगठन से भेजा जाता है, वीज़ा भेजे जा रहे दस्तावेज़ की एक प्रति के सामने की ओर नीचे चिपका दिया जाता है।

एक अलग अनुमोदन पत्रक पर वीज़ा दस्तावेज़ जारी करना संभव है।

3.25 मुहर की छाप वित्तीय संसाधनों से संबंधित तथ्यों को तय करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों के साथ-साथ वास्तविक हस्ताक्षर के सत्यापन के लिए प्रदान करने वाले अन्य दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है।

दस्तावेज़ संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित हैं।

3.26 अपेक्षित "हस्ताक्षर" के नीचे, मूल के साथ एक दस्तावेज़ की एक प्रति की अनुरूपता को प्रमाणित करते समय, एक प्रमाणन शिलालेख चिपका होता है: "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (प्रारंभिक, उपनाम); प्रमाणन तिथि, उदाहरण के लिए:

3.27 निष्पादक के बारे में नोट में दस्तावेज़ के निष्पादक के आद्याक्षर और उपनाम और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में एक नोट निचले बाएँ कोने में दस्तावेज़ की अंतिम शीट के आगे या पीछे रखा गया है, उदाहरण के लिए:

वी.ए. Zhukov

3.28 दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में इसे भेजने पर एक नोट में निम्नलिखित डेटा शामिल है: दस्तावेज़ की तारीख और संख्या का संदर्भ जो इसके निष्पादन को प्रमाणित करता है, या ऐसे दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में, निष्पादन के बारे में संक्षिप्त जानकारी; शब्द "व्यापार में"; केस नंबर जिसमें दस्तावेज रखा जाएगा।

दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसकी दिशा पर एक नोट दस्तावेज़ के निष्पादक या उस संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित है जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।

3.29 संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर चिह्न में अगला क्रमांक और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि (यदि आवश्यक हो - घंटे और मिनट) शामिल हैं।

3.30 दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी का पहचानकर्ता दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद लेख) होता है और जिसमें मशीन माध्यम पर फ़ाइल का नाम, दिनांक और संगठन में स्थापित अन्य खोज डेटा होता है। .

दस्तावेज़ प्रपत्रों के लिए 4 आवश्यकताएँ

4.1 दस्तावेज़ प्रपत्रों पर बनाए जाते हैं।

दस्तावेज़ प्रपत्रों के दो मानक प्रारूप स्थापित किए गए हैं - A4 (210 × 297 मिमी) और A5 (148 × 210 मिमी)।

दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, फॉर्म पर और उसके बिना, दोनों में कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:

20 मिमी - बाएं;

10 मिमी - दाएं;

20 मिमी - शीर्ष;

20 मिमी - निचला।

4.2 दस्तावेजों के प्रपत्र श्वेत पत्र या हल्के रंग के कागज पर बनाए जाने चाहिए।

4.3 दस्तावेजों के प्रपत्र परिशिष्ट ए के अनुसार तैयार किए गए हैं। विवरण के स्थान के लिए जोनों की अनुमानित सीमाएं एक बिंदीदार रेखा द्वारा इंगित की जाती हैं। प्रत्येक ज़ोन इसमें शामिल विवरणों के सेट द्वारा निर्धारित किया जाता है।

4.4 विवरण के स्थान के आधार पर, प्रपत्रों के दो संस्करण स्थापित किए गए हैं - कोणीय (आकृति AL) और अनुदैर्ध्य (आकृति A.2)।

4.5 एट्रीब्यूट 01 (02 या 03) को एट्रिब्यूट 08 के मध्य के ऊपर रखा गया है। एट्रीब्यूट 03 को एट्रीब्यूट 08 के स्तर पर रखा जा सकता है।

विवरण 08, 09, 10, 14, विवरण के लिए प्रतिबंधात्मक अंक 11, 12, 13 क्षेत्रों की सीमाओं के भीतर विवरण के स्थान के लिए निम्नलिखित तरीकों में से एक में रखा गया है:

केंद्रित (विवरण की प्रत्येक पंक्ति की शुरुआत और अंत उस क्षेत्र की सीमाओं से समान रूप से हटा दिए जाते हैं जहां विवरण स्थित हैं);

ध्वज (विवरण की प्रत्येक पंक्ति उस क्षेत्र की बाईं सीमा से शुरू होती है जहां विवरण स्थित हैं)।

4.6 एक संगठन के लिए, इसके संरचनात्मक उपखंड, एक अधिकारी, निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ प्रपत्र स्थापित किए जाते हैं:

सामान्य फ़ॉर्म;

लेटरहेड;

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का रूप।

4.7 सामान्य प्रपत्र का प्रयोग पत्र को छोड़कर किसी भी प्रकार के दस्तावेज प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर सामान्य रूप में शामिल हैं

विवरण 01 (02 या 03), 08, 11, 14.

संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर पत्र के रूप में विवरण 01 (02 या 03), 04, 05, 06, 08, 09 और, यदि आवश्यक हो, स्थान के लिए क्षेत्रों की ऊपरी सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक अंक शामिल हैं। विवरण 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के रूप में, एक पत्र को छोड़कर, संगठन के घटक दस्तावेजों के आधार पर, विवरण 01 (02 या 03), 08, 10, 14 और, यदि आवश्यक हो, क्षेत्रों की सीमाओं के लिए प्रतिबंधात्मक अंक शामिल हैं। जहां विवरण 11, 12, 13, 18, उन्नीस स्थित हैं।

4.8 रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के लिए, रूसी संघ की राज्य भाषा के साथ, रूसी संघ की एक घटक इकाई की राज्य भाषा है, एक अनुदैर्ध्य रूप का उपयोग करने की सलाह दी जाती है; उसी समय, विवरण 08, 09, 14 दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं: रूसी (बाएं) और राष्ट्रीय (दाएं) समान स्तर पर।

4.9 दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है।

पेज नंबर शीट के ऊपरी मार्जिन के बीच में रखे गए हैं।

परिशिष्ट ए
(संदर्भ)

दस्तावेज़ों के विवरण के स्थान का आरेख

चित्र A.1 - कोने के रूप के A4 प्रारूप पर विवरण और क्षेत्र की सीमाओं का स्थान

चित्र A.2 - अनुदैर्ध्य रूप के A4 प्रारूप पर विवरण और क्षेत्र की सीमाओं का स्थान

परिशिष्ट बी
(संदर्भ)

दस्तावेज़ों के नमूना प्रपत्र

चित्र B.1 - संगठन के सामान्य स्वरूप का एक नमूना

चित्र B.2 - नमूना संगठन लेटरहेड

चित्र B.3 - संगठन के एक अनुदैर्ध्य रूप पत्र का उदाहरण

चित्र B.4 - एक अधिकारी के पत्र के अनुदैर्ध्य रूप का नमूना

चित्र B.5 - एक विशिष्ट प्रकार के संगठन दस्तावेज़ के लिए नमूना प्रपत्र

कीवर्ड:संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज, दस्तावेजों के विवरण की संरचना, दस्तावेज, फॉर्म, आधिकारिक लेटरहेड, लेखा, पंजीकरण, नियंत्रण, सहारा

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश, प्रोटोकॉल, अधिनियम, आदि) तैयार करते समय, इन दस्तावेजों के समन्वय, हस्ताक्षर, अनुमोदन से संबंधित मानक प्रबंधकीय क्रियाएं की जाती हैं, उन्हें रसीद के खिलाफ कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाता है। उसी समय, मानक शिलालेख दस्तावेजों से जुड़े होते हैं: हस्ताक्षर, अनुमोदन की मुहर, अनुमोदन और परिचित के लिए वीजा। अलग-अलग शिलालेखों को दस्तावेज़ का विवरण कहा जाता है और यह इसके कानूनी बल को प्रभावित करता है, और इसलिए लागू नियमों के अनुसार उचित निष्पादन की आवश्यकता होती है। इस बात पर जोर देना महत्वपूर्ण है कि व्यक्तिगत विवरण जारी करने के नियम सामान्य हैं अलग - अलग प्रकारसंगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज।

गोस्ट आर 6.30-97 निम्नलिखित स्थापित करता है विवरण की संरचनाओआरडी 27:

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

02 - रूसी संघ के विषय का प्रतीक;

03 - संगठन या ट्रेडमार्क का प्रतीक (सेवा चिह्न);

04 - संगठन कोड;

05 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

06 - संगठन का नाम;

07 - संगठन के बारे में संदर्भ डेटा;

08 - दस्तावेज़ प्रकार का नाम;

09 - दस्तावेज़ की तारीख;

10 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन;

प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण का चिह्न;
कलाकार के बारे में निशान;
दस्तावेज़ के निष्पादन और मामले में उसके निर्देश पर एक नोट;

संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर एक नोट;

दस्तावेज़ 28 की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता।

प्रत्येक दस्तावेज़ में विवरण का एक व्यक्तिगत सेट होता है, जो प्रबंधन प्रक्रिया में इसकी विशेषताओं और उद्देश्य को दर्शाता है। साथ ही, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए व्यक्तिगत विवरण बिल्कुल अनिवार्य है, चाहे उसका प्रकार और विविधता कुछ भी हो। दस्तावेज़ में इस तरह के विवरण की अनुपस्थिति इसे कानूनी बल से वंचित करती है। सेवा अनिवार्यसभी वारंटों के लिए, विवरण में शामिल हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तिथि, पंजीकरण संख्या, पाठ, हस्ताक्षर।

कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अन्य विवरणों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, पत्रों के लिए, आपको चाहिए: संगठन के बारे में संदर्भ डेटा, पता करने वाला, कलाकार के बारे में एक नोट, और आदेशों के लिए: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम और इसके प्रकाशन का स्थान।

आवश्यक आवश्यकताओं में शामिल हैं स्थायी,जो बिल्कुल नहीं बदलते (उदाहरण के लिए: दस्तावेज़ के प्रकार का नाम) या लंबे समय तक (उदाहरण के लिए: संगठन का नाम, संगठन के बारे में संदर्भ डेटा)।

हालांकि, कई विवरण स्थिर नहीं हो सकते हैं और हर समय पूरे या आंशिक रूप से बदल सकते हैं (उदाहरण के लिए: दस्तावेज़ की तिथि, टेक्स्ट का शीर्षक, टेक्स्ट, कलाकार के बारे में नोट, आदि)।

दस्तावेज़ तैयार करते समय, विवरण को तीन मुख्य भागों में समूहीकृत किया जाता है जिसमें किसी भी दस्तावेज़ को सशर्त रूप से विभाजित किया जा सकता है: हेडर, सामग्री और डिज़ाइन।

हैडरभाग दस्तावेज़ की शुरुआत है, जिसमें संगठन (दस्तावेज़ के लेखक) के बारे में जानकारी और दस्तावेज़ के बारे में प्राथमिक डेटा शामिल है (आवश्यक 01-16)।

सजाभाग - दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और उसमें निहित जानकारी की विश्वसनीयता की पुष्टि करने वाले विवरणों का एक सेट (विवरण 21-24)। दस्तावेज़ के स्वरूपण भाग में, दस्तावेज़ों पर सहायक लिपिक चिह्न भी होते हैं जो उनके साथ काम करना आसान बनाते हैं (विवरण 25-29)।

दस्तावेज़ का मुख्य भाग, निश्चित रूप से, सामग्री है, अर्थात। पाठ या तालिका, प्रश्नावली, उस दस्तावेज़ के अर्थ और उद्देश्य को दर्शाती है जिसके लिए इसे संकलित किया गया था। हालांकि, किसी को शीर्षक और विशेष रूप से स्वरूपण भागों की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए, जिसके लिए दस्तावेज़ कानूनी बल प्राप्त करता है। इसलिए, किसी भी दस्तावेज़ की तैयारी में हमेशा दो परस्पर संबंधित प्रक्रियाएं होती हैं: पाठ की तैयारी (सामग्री पर काम) और दस्तावेज़ का निष्पादन - दस्तावेज़ को कानूनी बल देना।

आधुनिक संगठनों के अभ्यास के एक अध्ययन से पता चलता है कि हर कागजी माध्यम जिस पर दर्ज की गई जानकारी के साथ एक दस्तावेज नहीं कहा जा सकता है। और इसका मुख्य कारण, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के कुछ विवरणों की अनुपस्थिति या गलत डिज़ाइन है। इस संबंध में, आधिकारिक दस्तावेजों के साथ काम करने वाले प्रत्येक विशेषज्ञ को संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर GOST R 6.30-97 द्वारा प्रदान किए गए सभी शिलालेखों के डिजाइन के नियमों के साथ-साथ ORD के विवरण को व्यवस्थित करने के तरीकों के बारे में अच्छी तरह से पता होना चाहिए। और उनके लिए आवंटित क्षेत्रों के आकार (आरेख 1 और 2 देखें)।