Шляховий лист будівельної машини(форма ЕСМ-2) - важливий документ, що служить основою для перерахування заробітної платиспівробітникам: тим, хто працює на тракторах, грейдерах, бульдозерах, екскаваторах, трубоукладачах та інших будівельних машинах.

ФАЙЛИ

Хто оформляє

Обов'язок виписування цього паперу зазвичай лягає на диспетчера. Але є варіанти організації штатного розкладу, у якому цей функціонал бере він машиніст чи механік. У кожному разі кожен окремо взятий керівник вирішує це питання самостійно з урахуванням зручності та доцільності.

Терміни

Виписувати дорожній лист будівельної машини можна на різний термін. У переважній більшості випадків цей час – доба чи робоча зміна. Але є варіанти оформлення, що передбачають декадні терміни. Варто відзначити, що дорожній лист автокрана оформляється окремо і ніяк з документом, що описується, не пов'язаний.

ДО ВІДОМА! Застосовується дана форма ЕСМ-2 з 1.12.1997р.

Опис сторін

Документ має бути заповнений із двох сторін. Таке оформлення зручне під час постановки підписів. З одного боку підписується виконавець (особи, які надають послуги, пов'язані з роботами безпосередньо будівельної машини), з другого – замовники. Також на другому боці знаходиться спеціальна графа для бухгалтера, який обчислює розмір заробітної плати конкретного працівника.

Перший бік

На першій міститься:

• форма з ОКУД (0340002);
• посилання на Постанову №78 Держкомстату від 28 листопада 1997 року, згідно з якою було прийнято форми паперів (конкретно ця отримала номер ЕСМ-2);
• найменування логістичної компанії, яка надає послуги перевезення, або найменування іншої компанії, яка виконує замовлення (з адресою та номером телефону);
• ПІБ або назва компанії замовника, який наймає будівельну машину для будь-яких своїх потреб (також із прописаними контактними даними);
• марка та найменування машини, її державний номер, а також інвентарний та табельний (нижче);
• ПІБ машиніста;
• код виду операції;
• період роботи (зазначення тривалості діяльності);
• інформація про колону або ділянку роботи (за наявності).

Після цієї інформативної частини йде табличний. Якщо мова йдепро один день, то заповнюється лише один рядок. Якщо потрібно кілька днів (змін) для виконання роботи, то кожен новий рядок повинен містити інформацію про окремий день.

У табличній частині прописується:

• число та місяць, у який надавалася послуга;
• назву та адресу об'єкта;
• підпис диспетчера (на кожний рядок - окремий);
• коли машина виїхала, показання спідометра під час виїзду (в км);
• підпис водія в тому, що машина при виїзді була справною, також буде потрібно підпис механіка для вираження його згоди з цим фактом;
• час, коли техніка прибула на місце постійного перебування, що було видно на спідометрі;
• підписи машиніста – у здачі машини та механіка – у тому, що він прийняв її при заїзді в гараж (в одній графі).

Окреме місце у документі приділяється витраті палива. І це – не випадковість. Відсутність контролю над витратою паливно-мастильних матеріалів зазвичай породжує їх недостачу. Таким чином, передостання графа таблиці присвячена паливу та поділена на кілька підпунктів, що заповнюються окремо:

• скільки було в баку (або балоні, якщо це газ) пального при виїзді;
• скільки було видано для виконання роботи;
• скільки залишилося на момент прибуття в гараж.

Також (в самому кінці цього стовпця таблиці) обов'язково вказується, якою вийшла фактична витрата, і вписується, якою вона має бути за нормативами.

Завершує табличну частину графа «Підпис машиніста (заправника)». На її рівні також знаходяться ПІБ тих, хто взяв на себе відповідальність за виконання цього виду робіт. Причому передбачено місце для обох сторін (з боку замовника та виконавця). Не забуті й такелажники. При заповненні бажано прописувати їх ПІБ, номери службових посвідчень.

Друга сторона

На звороті дорожнього листа будівельної машини помітно чіткий поділ на дві частини. У лівій – заповнення замовником, у правій – власником машини. Крім числа, часу початку та закінчення, коду та адреси об'єкта, виду та етапів роботи, є графи:

• скільки всього відпрацьовано годин за цим дорожнім листом (оформляється приймаючою стороною за підсумками виконання);
• вартість робіт;
• скільки було простоїв, якою тривалістю і з чиєї вини.

Дані підтверджуються підписами та печатками сторони, що приймає послугу. Не слід забувати, що ПІБ відповідальної особи замовника згадується також на першому аркуші (але не потрібен підпис).


Також варто враховувати той факт, що їзда та виконання завдань у нічний годинник, а також у вихідні для водія повинні оплачуватись за особливим тарифом. Тому вони прописуються в документі ЕММ-2 окремо: у правій частині на зворотному боці (із зазначенням коду виду оплати).

ВАЖЛИВО! Тут же вказується пробіг машини цим дорожнім і час, який провів машиніст стоячи на лінії.

Наприкінці, в завершальній частині паперу, залишено місце для можливих претензій замовника до машиніста (до його роботи) та для підписів виконроба, машиніста, керівника підрозділу та особи, яка проводила розрахунки (бухгалтер).

Як висновок до таблиці бажано вказати розраховану вартість однієї машини-години. Ця інформація може бути доброю основою для подальшої оптимізації діяльності організації.

Незважаючи на те, що Лист Мінфіну від 25.08.2009 №03-03-06/2/161 від 25 серпня 2009 року уможливив самостійну розробку дорожніх листів, ця форма залишається затребуваною через свою зручність, інформативність та консервативність у ділових колах.

УВАГА!Якщо організація ризикне розробити власну форму дорожнього листа будівельної машини, то до неї будуть пред'явлені жорсткі вимоги. Вони чітко прописані у Наказі Мінтрансу від 18.09.2008 №152.

Організації, що використовують у своїй роботі автокрани, автогрейдери та іншу будівельну техніку, що знаходиться на колесах, для обліку її роботи та визначення зарплати машиніста заповнюють спеціалізований дорожній лист форма ЕСМ-2. Фірмі надано право розробляти на його основі самостійно власний бланк, який має містити низку обов'язкових реквізитів.

Дана форма дорожнього листа заповнюється при виконанні робіт для кожної фірми, на підряді якої працює автомобіль. Її виписує диспетчер або бухгалтер підприємства-виконавця, але зворотний бік заповнюють представники сторони замовника та власника техніки. Цей документ може оформлятися на зміну, день чи декаду. Це від періоду, протягом якого здійснюється виконання всього замовлення.

Дорожній лист будівельної машини потрібно також відображати у книзі реєстрації.

У формі ЭСМ-2 свої записи мають зробити механік, заправник, і навіть водій машини. У путівці повинен бути присутнім штамп інспектора ПМО про проходження медичного огляду машиністом перед початком роботи.

Після повернення водій передає документ диспетчеру, який здійснює необхідні розрахункиі віддає їх у бухгалтерію для виставлення рахунків на оплату.

Дорожній лист будівельної машини зразок заповнення

Лицьова сторона

У документі проставляється його номер та дата оформлення. Нижче вказуються найменування компанії, адресу, номер телефону, а також виконавця та замовника.

У наступному рядку заповнюється назва та марка будівельної технікиа також її державний номер. Також записуються П.І.Б. водія-машиніста.

У таблиці праворуч зазначаються коди операцій, період виконання замовлення, марка, інвентарний номер техніки, табельний номер водія.

Нижче в табличній частині документа заповнюється назва та адреса об'єкта, на якому будуть здійснюватися роботи на замовлення, дата та час їх початку та закінчення, показання спідометра, залишок пального в баках при виїзді та заїзді, а також заправка за видами палива. Кожен запис підтверджується відповідним підписом працівників.

Під час роботи, пов'язаної з переміщенням вантажу, у путівці позначаються відповідальні особи від імені виконавця та замовника. Це вимоги техніки безпеки.

Внизу таблиці диспетчер здійснює розрахунок витрати палива за нормою та за фактом.

Зворотній бік

Друга сторона дорожнього листа повинна містити дату початку та закінчення робіт, назву та місце об'єкта їх виконання, коди операцій та їх етапи. Представник замовника тут же зазначає загальну тривалість робіт, і при виникненні простоїв – їхні види та час, а потім ставить підпис. Тут бажано застосовувати спеціальні коди, які можна дізнатися в інструкції із заповнення форми ЕСМ-1. В графі 8записується вартість робіт, розрахована як добуток відпрацьованого часу на чинний тариф, зазначений у відповідному рядку під таблицею.

У цій же таблиці розрахунник відображає показники, необхідні для визначення зарплати водію: відпрацьований, нічний час, понаднормовий, пройдені кілометри тощо.

Співробітники фірми-замовника вказують є чи ні претензії до роботи машиніста, після чого дорожній лист підписується відповідною відповідальною особою.

Водій також ставить підпис та вказує свої П.І.Б.

Путівку мають підписати також із зазначенням своїх посад та особистих даних розрахунник та керівник структурного підрозділу.

Чи можна зробити лише одну довідку ЕММ-7 на загальну кількість годин? І виписати один рахунок-фактуру 06.03 на загальну суму? Чи потрібно робити довідки та рахунки-фактури щодня?

Ми здаємо спеціальну техніку в оренду. На кожен виїзд заповнюємо ЕСМ-2 (колійний лист). В Наразітехніка працювала 17.02, 20.02, 25.02, 03.03, 06.03 (загальна кількість годин за ці дні 40) в одного замовника. У нас є п'ять ЕСМ-2.

На кожен дорожній лист формою ЭСМ-2 виписується окрема довідка ЭСМ-7 (Постанова Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78). Виписати одну довідку не можна. На кожну довідку ЕСМ-7 необхідно скласти рахунок-фактуру.

Рахунок-фактуру орендодавець повинен виставити протягом п'яти календарних днів із моменту, коли послуги зі здачі спецтехніки у найм були надані (п. 3 ст. 168 НК РФ). Дата надання послуг за договором оренди техніки визначається довідкою ЕММ-7. Адже згідно з постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78 довідка застосовується для розрахунків організації із замовниками і для підтвердження виконаних робіт (послуг) будівельними машинами (механізмами).

Олега Хорошого,начальника відділу податку на прибуток організацій департаменту податкової та митної політики Мінфіну Росії

Як часто орендодавець повинен виставляти рахунки-фактури орендарю. Договір оренди укладено тривалий термін. Відповідно до договору щомісячні акти про надання орендних послуг не складаються

Порядок виставлення рахунків-фактур залежить від складання актів про надання орендних послуг. Рахунок-фактуру орендодавець повинен виставити протягом п'яти календарних днів із моменту, коли послуги зі здачі майна у найм було надано (п. 3 ст. 168 НК РФ). Пояснюється це тим, що реалізуються (споживаються) у процесі їх надання (п. 5 ст. 38 НК РФ). Документами, що підтверджують надання орендних послуг, є:

• договір оренди;
• акт приймання-передачі майна орендарю.

Таким чином, якщо договором оренди не передбачено інше, щомісячне складання актів надання послуг з надання майна необов'язкове.

Щодо договорів оренди, термін дії яких охоплює більше одного податкового періодуз ПДВ, фінансове відомство дає такі роз'яснення (лист Мінфіну Росії від 4 квітня 2007 р. № 03-07-15/47). Якщо умовами договорів оренди не передбачено попередньої оплати послуг, то орендодавець повинен визначати податкову базуз ПДВ в останній день кварталу, в якому послуги були надані (31 березня, 30 червня, 31 жовтня та 31 грудня). Відповідно, протягом п'яти календарних днів після закінчення кожного кварталу орендодавець повинен виставляти орендареві рахунок-фактуру на послуги, надані у минулому періоді. Пояснюється це. Послугою з метою оподаткування визнається діяльність, результати якої немає матеріального висловлювання (п. 5 ст. 38 НК РФ). У межах договору оренди орендодавець надає послуги з оренди орендарю постійно (щодня) протягом усього терміну дії договору. Тому орендодавець зобов'язаний визначати податкову базу з ПДВ за підсумками кожного кварталу (п. 1 ст. 54, п. 4 ст. 166 та НК РФ). Достроково (поки що період, в якому надаються послуги з оренди, не закінчено) виставляти рахунки-фактури не можна (листи Мінфіну Росії від 8 лютого 2005 р. № 03-04-11/21 та від 2 липня 2008 р. № 03-07- 09/20

З правової бази

ПОСТАНОВА ДЕРЖКОМСТАТУ РОСІЇ ВІД 28.11.1997 № 78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті»

Довідка для розрахунків за виконані роботи (послуги)
(форма N ЕСМ-7)

«Застосовується для розрахунків організації із замовниками й у підтвердження виконаних робіт (послуг) будівельними машинами (механізмами).*
На кожен рапорт (колійний лист) роботи будівельної машини (механізму) виписується окрема довідка.
Складається в одному примірнику представниками замовника та організації-виконавця робіт (послуг) на підставі даних дорожнього листа (форма N ЭСМ-2) або рапортів (форми NN ЭСМ-1, ЭСМ-3).
Довідка засвідчується печаткою замовника, передається до бухгалтерії організації, яка використовує її як додаток до документа, що виставляється замовнику для оплати.
Вартість робіт (послуг) зазначається у договірних цінах, за якими здійснюються розрахунки замовника з виконавцем (управлінням механізації)»

Питання відповідь

Заповнюємо форму № ЕСМ-7

Будівельна організація орендує екскаватор. За місяць він відпрацював 200 годин. Чи можна вформі № ЕСМ-7 вказувати загальну кількість годин чи потрібно розписувати роботу щодня?

Можна вказати загальну кількість годин на місяць.

Справа в тому, що форма № ЕСМ-7 є похідним документом, оскільки складається на підставі договірних документів та форм

застосовується у спеціалізованих організаціях для обліку роботи будівельної машини на автомобільному ходу під час погодинної оплати, а також є підставою для отримання вихідних даних при нарахуванні заробітної плати обслуговуючому персоналу. Дорожній лист будівельної машини (Форма № ЕСМ-2)виписується в одному примірнику диспетчером або уповноваженою особою та видається на зміну, на день або декаду. Виїзд та повернення будівельної машини оформляє диспетчер, механік, машиніст. Код форми за ОКУД 0340002.
Результати роботи та простоїв будівельної машини відбиваються на зворотному боці Дорожнього листа будівельної машини (Форма № ЕСМ-2)та щодня підтверджуються підписом та штампом замовника.
Документ може бути використаний як:

• Дорожній лист трактора
• Шляховий лист бульдозера
• Дорожній лист екскаватора
• Дорожній лист автогрейдера
• Шляховий лист трубоукладача

Оформлений Дорожній лист будівельної машини (Форма № ЕСМ-2)підписується машиністом, виконробом, начальником ділянки управління механізації, посадовою особою, відповідальним за нормування та розрахунки, і передається до бухгалтерії.

Заповнення дорожнього листа здійснюється у наступній послідовності:
1. Під назвою документа записується дата його видачі (число, місяць, рік), яка має відповідати даті реєстрації виданого дорожнього листа у журналі.
2. У рядку "Режим роботи" записується код, що відповідає режиму роботи (роботи у будні дні, відрядження, підсумований облік робочого часу, щоденний облік робочого часу, робота у вихідний або святковий день, робота за графіком або поза графіком тощо). ), відповідно до якого провадиться нарахування заробітної плати водієві.
3. У рядках "Колонна", "Бригада" записуються номери колони та бригади, у складі яких числяться автомобіль та водій.
4. У рядках, присвячених автотранспортним засобомзаписують марку, державний номер, а також його гаражний номер.
5. У рядках, присвячених водієві, записуються прізвище, ініціали, табельний номер, присвоєний працівнику в транспортній організації, номер посвідчення та клас водія, який працює за цим дорожнім листом.
6. У рядках, присвячених ліцензійній картці, вказуються відомості про її вид (стандартну, обмежену), реєстраційний номер та серію.
7. У рядках "Причепи" записуються марки, державні та гаражні номери причепів та напівпричепів, що випускаються на лінію з автомобілем. Номери обмінних причепів та напівпричепів записуються за цими рядками у місцях їх перечіплення.
8. У рядку "Супроводжуючі особи" записуються прізвища та ініціали осіб, які супроводжують автомобіль для виконання завдання (вантажники, експедитори, стажер тощо).
9. У розділі "Робота водія та автомобіля" - відомості про виїзд та повернення автомобіля за графіком.
10. У розділі "Завдання водієві":
У графі 18 "У чиє розпорядження" на підставі заявки або разового замовлення замовника записується найменування замовника, у розпорядження якого має прибути автомобіль для виконання завдання.
У графі 19 "Час прибуття" записується час (у годинах та хвилинах) прибуття автомобіля до замовника згідно з його заявкою, разовим замовленням або графіком роботи автомобіля за умовами договору.
У графах 20-21 (адреси пунктів навантаження та розвантаження) вказується, звідки взяти вантаж та куди його доставити згідно з заявкою, разовим замовленням замовника або за умовами договору.
У графі 22 "Найменування вантажу" записується найменування вантажу, що пред'являється до перевезення, на підставі заявки або разового замовлення замовника.
У графі 23 "Кількість їздок з вантажем" на підставі заявки або разового замовлення записується кількість їздок з вантажем, необхідна для виконання завдання.
У графі 24 "Відстань" записуються відстані перевезень вантажів, що визначаються за даними дорожніх органів, або картою району (планом міста) за допомогою курвіметра, або за списком відстаней, складеним на підставі актів виміру або за показаннями спідометра автомобіля (на сезонних перевезеннях), зафіксованим актом автотранспортної організації та замовника.
У графі 25 "Перевезти тонн" записується кількість вантажу, яку необхідно перевезти для замовника.
Право зміни завдання, зазначеного у розділі "Завдання водієві", має лише транспортна організація. Лише у виняткових випадках замовник може за погодженням із автотранспортною організацією змінити завдання.
11. На лицьовій стороні колійного листа у рядку "Видати пальне" записується прописом кількість пального, необхідна для видачі для виконання завдання з урахуванням залишку пального попереднього дня роботи.
У рядку "Підпис диспетчера" диспетчер своїм підписом засвідчує правильність заповнених ним реквізитів дорожнього листа та наявність у водія посвідчення водія.

Довідка ЕСМ-7 застосовується в організаціях, що спеціалізуються на наданні послуг з надання спеціальних будівельних машин. Уніфікована формаЕСМ-7 затверджено Постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78. Документ використовується для підтвердження виконаних робіт будівельними машинами або механізмами та для розрахунків організації із замовниками.

Як заповнити бланк ЕММ-7? Яку інформацію необхідно вказати у довідці, на підставі чого заповнювати документ, хто має брати участь у його заповненні, ми докладно розглянемо нижче.

ЕСМ-7 (зразок заповнення)

У шапці документа необхідно заповнити дату заповнення довідки, дані про організацію (найменування, адреса компанії, контактний номер телефону, код ОКПО). Про замовника у процесі заповнення ЕСМ-7 також вказуються докладні дані: найменування компанії, яка є замовником, адреса, контактний номер телефону, код ОКПО.

Довідка ЕСМ-7 містить дані про об'єкт (найменування об'єкта та адресу його знаходження), найменування та марку машини, державний номерний знак. Крім того, необхідно вказати дані машиністів (прізвище, ім'я, по батькові).

Заповнення довідки ЕСМ-7 не повинно спричинити труднощів. Бланк форми складається з одного листа. Основна частина довідки містить таблицю з п'яти колонок, де необхідно відобразити таку інформацію:

Найменування та код виду роботи;

Кількість відпрацьованих будівельною технікою машино-годин;

Вартість однієї машино-години та виконаної роботи (всіх відпрацьованих машино-годин).

Під таблицею необхідно підбити підсумкові дані. Крім того, ЕСМ-7 (довідка про виконані роботи, послуги) містить дані про простої з вини замовника – їх необхідно відобразити під таблицею з даними. Далі необхідно відобразити підсумкові дані, суму податку (ПДВ) та підсумкову суму з урахуванням ПДВ. У заповненій ЕСМ-7 (зразок, наведений нижче) ви зможете побачити, як це необхідно зробити. Під таблицею необхідно прописати кількість машино-годин прописом, від руки. Вартість робіт (чи послуг) вказується в договірних цінах, якими здійснюються розрахунки замовника з виконавцем.

Довідка ЕСМ-7 (зразок заповнення наведемо наприкінці статті) має бути підписана замовником та виконавцем, із зазначенням посади та розшифровкою підпису. Довідка ЕСМ-7 складається в одному примірнику представниками замовника та організації-виконавця робіт чи послуг. Для заповнення довідки ЕСМ-7 необхідно використовувати дані дорожнього листа (шляховий лист заповнюється формою ЭСМ-2) або дані рапортів.

За формою ЕСМ-1 заповнюється рапорт роботи баштового крана. Цей документ застосовується для обліку роботи різних видівкранів (баштових, стаціонарних, самохідних та ін.). Рапорт є основою отримання вихідних даних при нарахуванні заробітної плати машиністам.

За формою ЕСМ-3 заповнюється рапорт для обліку роботи будівельної техніки при погодинній оплаті, є основою отримання вихідних даних при нарахуванні заробітної плати обслуговуючому персоналу.

Таким чином, заповнюючи довідку, необхідно використати відомості, зазначені у перерахованих документах. Необхідно пам'ятати, що на кожен дорожній лист роботи машини або іншого механізму має бути виписана окрема довідка ЕСМ-7 (завантажити бланк довідки ви зможете наприкінці статті).

Наприклад, техніка працювала кілька днів одного замовника. На кожен день складено окремий дорожній лист машини (форма ЕСМ-2). У такому разі кількість оформлених довідок дорівнюватиме кількості дорожніх листів машини. Наприклад, оформлено п'ять дорожніх листів. Значить, і довідок теж має бути п'ять.

Довідка ЕСМ-7 (зразок та бланк довідки ви знайдете наприкінці статті) має бути засвідчена печаткою замовника. Заповнена довідка передається до бухгалтерії організації, яка використовує її як додаток до документа, який буде виставлений замовнику для оплати. Таким чином, єдиний екземпляр довідки передається до відділу бухгалтерії та у другої сторони екземпляра на руках не залишається.