इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रह में अनुरोध। रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए नमूना आवेदन

अगर तुम जानना चाहते हो रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध कैसे करेंया पूर्वजों, तो यह प्रकाशन निश्चित रूप से आपके लिए है। जनसंख्या के अनुरोधों को तीन प्रकारों में विभाजित किया गया है: सामाजिक-कानूनी (कार्य अनुभव पर प्रमाण पत्र, आदि), विषयगत (किसी व्यक्ति के बारे में जीवनी संबंधी जानकारी) और वंशावली। पहली दो प्रजातियों के लिए अलग-अलग सामग्री प्रदान की जाती है, और यहां हम इस सवाल पर विस्तार से विचार करेंगे कि पूर्वजों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध कैसे किया जाए। लेख के अंत में कई नमूना प्रपत्रों को मुफ्त डाउनलोड करने का लिंक दिया गया है, लेकिन हम आपको सरकारी एजेंसी से पूर्वजों की जानकारी के साथ सकारात्मक प्रतिक्रिया की संभावना बढ़ाने के लिए सबमिट करने से पहले स्पष्टीकरण पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। उन पाठकों के लिए जो समय और तंत्रिकाओं को बचाना चाहते हैं, हम सुझाव देते हैं कि हमारे परिवार अनुसंधान ब्यूरो में रिश्तेदारों के बारे में संग्रह में वंशावली जांच का आदेश दें। इस सेवा के हिस्से के रूप में, मामूली शुल्क के लिए, हम एक सक्षम पाठ संकलित करेंगे और उन अभिलेखों के सटीक निर्देशांक प्रदान करेंगे जहां आपको आवेदन भेजने की आवश्यकता है। इसके बाद, पढ़ने के कमरे और दस्तावेज़ भंडारण विभागों के कर्मचारियों के साथ संबंधों की दिलचस्प बारीकियों को पढ़ें, क्योंकि ज्यादातर मामलों में, वे वही हैं जो नागरिकों से आने वाले रिश्तेदारों के अनुरोधों के साथ काम करते हैं।

पूर्वजों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध करने से पहले, महत्वपूर्ण बातों पर ध्यान दें मनोवैज्ञानिक कारकक्षेत्रीय संगठनों के प्रतिनिधियों के साथ संवाद करते समय जहां रजिस्ट्री कार्यालय से सौ वर्ष से अधिक पुराने दस्तावेजों को स्थानांतरित किया जाना चाहिए। साइट साइट के संस्थापकों ने देश के पचास से अधिक क्षेत्रों में रिश्तेदारों की खोज की और इन आंकड़ों को देखते हुए, यह पता चला कि राज्य अभिलेखागार के अधिकांश कर्मचारी शिक्षित और बुद्धिमान लोग हैं। कर्मचारियों के अनुसार, अभिलेखीय अनुरोधों के प्रसंस्करण में देरी करना उनके हित में नहीं है, क्योंकि जितनी जल्दी वे आवेदक की मदद करेंगे, उतनी ही जल्दी वे अपने प्रत्यक्ष कर्तव्यों को शुरू करेंगे। यह इस तथ्य पर विचार करने योग्य है कि रिश्तेदारों के अनुरोधों पर समस्याओं को हल करने से होने वाली आय (और यह एक सशुल्क सेवा है) कोषागार में जाती है, न कि किसी विशिष्ट ठेकेदार को। इस तथ्य के कारण कि पूर्वजों के बारे में संग्रह के अनुरोधों के उत्तर कर्मचारियों की मुख्य गतिविधि से संबंधित नहीं हैं, आपके आवेदन को इनकार करने के कारणों को बताए बिना या औपचारिक उत्तर के साथ अस्वीकार किया जा सकता है। कुछ इंटरनेट संसाधनों पर संघीय संस्थानतो यह लिखा है: "संग्रह विशेषज्ञों के भारी रोजगार के कारण रिश्तेदारों के बारे में वंशावली प्रकृति के अनुरोधों को संसाधित नहीं करता है।"

नागरिक रजिस्ट्री कार्यालयों (नागरिक स्थिति के कृत्यों का पंजीकरण) के साथ, चीजें अलग हैं। वे रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के अनुरोध का जवाब देने के लिए बाध्य हैं। आवेदन नाटकीय रूप से भिन्न होते हैं, कुछ परिवार के बड़े सदस्यों के बीच विवाह या इसके विघटन में रुचि रखते हैं, अन्य किसी रिश्तेदार के जन्म या मृत्यु प्रमाण पत्र की तलाश में हैं। विधान समय-समय पर बदलते रहते हैं, यही कारण है कि अनुरोध के समय पूर्वजों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोधों को निष्पादित करने की सटीक प्रक्रिया का पता होना चाहिए। संस्था को व्यक्ति के साथ रिश्तेदारी के प्रमाण या मृत्यु प्रमाण पत्र की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, परिवार के एक अध्ययन के दौरान, रजिस्ट्री कार्यालय में दस्तावेज़ भंडारण विभाग के एक कर्मचारी ने स्पष्ट किया कि केवल मृतकों के बारे में जानकारी का अनुरोध करने की अनुमति है, और केवल बच्चे अतिरिक्त अनुमति के बिना ऐसा कर सकते हैं। यह उम्मीद की जाती है कि लोग व्यक्तिगत रूप से या अधिकृत प्रतिनिधियों के माध्यम से सबूत बहाल करेंगे। यही है, जीवित माता-पिता के साथ एक पोता, तीसरी पीढ़ी के रिश्तेदारों (दादा या दादी) के बारे में संग्रह के अनुरोध पर सकारात्मक परिणाम प्राप्त नहीं करेगा। यदि पिता या माता डेटा की खोज नहीं कर सकते हैं, तो उन्हें निष्पादक के नाम से नोटरी को पावर ऑफ अटॉर्नी जारी करनी होगी, जो कोई भी हो सकता है। हालाँकि, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, क्रियाओं का वास्तविक एल्गोरिथम ज्ञात हो जाता है विशिष्ट स्थितिइसकी घटना की अवधि के दौरान और भेजने वाले नागरिक की रिश्तेदारी की डिग्री पर निर्भर करता है पूर्वजों के बारे में संग्रह से अनुरोधवांछित व्यक्ति के साथ। सख्त नियमों में तर्क है। कुछ पाठक इस तथ्य से खुश होंगे कि कोई और स्वतंत्र रूप से अपने रिश्तेदारों की जीवनी और रिश्तों में "खुदाई" करता है या पारिवारिक इतिहास का अध्ययन करता है, स्वार्थी उद्देश्यों के लिए समझौता करने वाले सबूत खोजने की कोशिश करता है।

परिवार के रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध कैसे करें

पुरालेखपालों के साथ संवाद करने के दृष्टिकोण की मूल अवधारणा की व्याख्या करने के बाद, आइए लाइवमेम वंशावली साइट पर प्रकाशन के विषय के सार पर चलते हैं। रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध कैसे करें ताकि इसे अनदेखा न किया जाए और इसे जल्द से जल्द निष्पादित किया जाए? सबसे पहले, यह निर्धारित करें कि पूर्वजों की खोज के लिए आपको अपने आवेदन के साथ किस शहर के संग्रह या रजिस्ट्री कार्यालय में आवेदन करना होगा। रिश्तेदारों के लिए अनुरोध भेजने के लिए संस्था का चुनाव कार्य के प्रकार (प्रमाण पत्र की वसूली या जानकारी प्राप्त करना) और घटना की तारीख (जन्म, विवाह या मृत्यु) पर निर्भर करता है। नियमों के अनुसार, यदि दस्तावेज़ के निर्माण के सौ साल नहीं हुए हैं, तो इसे क्षेत्रीय रजिस्ट्री कार्यालयों द्वारा रखा जाना चाहिए। लेकिन हमारे परिवार अनुसंधान ब्यूरो के अभ्यास से, यह ज्ञात है कि नागरिक स्थिति के कृत्यों के अधिक "युवा" रिकॉर्ड क्षेत्रीय अभिलेखागार के भंडार में भी पाए जाते हैं। यही है, जब सोवियत मूल के पारिवारिक दस्तावेज रुचि रखते हैं, तो रिश्तेदारों के लिए एक अनुरोध घटना के स्थान पर रजिस्ट्री कार्यालय को भेजा जाना चाहिए, और यदि उन्हें पहले ही संघीय अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया गया है, तो आपको इस बारे में सूचित किया जाएगा। एक प्रतिक्रिया पत्र में। सार्वजनिक सेवाएं नागरिकों के बारे में प्रासंगिक जानकारी के साथ एक केंद्रीकृत इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस विकसित कर रही हैं, इसलिए यह संभव है कि जल्द ही पूर्वजों के बारे में पूछताछ स्थानीय संगठनों को भेजना संभव होगा।

चर्च के पैरिश रजिस्टरों से रिश्तेदारों के बारे में तथ्यों की खोज करने के अनुरोध के मामले को ध्यान में रखते हुए (नागरिक स्थिति के कृत्यों के साथ पुस्तकों के अग्रदूत, जो आधिकारिक दस्तावेज थे ~ 1917 तक), यह इस तथ्य पर ध्यान देने योग्य है कि यह है इसके विपरीत करना आवश्यक है। प्रारंभ में, संघीय अभिलेखागार से पूर्वजों के बारे में जानकारी का अनुरोध करें, उस क्षेत्र के आधार पर जहां घटना हुई थी, और यदि रिकॉर्ड भंडारण के लिए उन्हें स्थानांतरित नहीं किए गए थे, तो आवेदक को रजिस्ट्री कार्यालय में पुनर्निर्देशित किया जाएगा। आइए उन क्षेत्रों के साथ जटिल भ्रम पर ध्यान दें, जहां सीमाएं कभी-कभी प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन के ढांचे के भीतर बदल जाती हैं। ऐसी अस्पष्ट स्थितियाँ हैं जब एक गाँव (गाँव, शहर) और उसके चर्च की पल्ली, उदाहरण के लिए, 1850 में एक प्रांत से संबंधित थी, और 1851 में दूसरे के लिए। इसका मतलब यह है कि किसी दिए गए इलाके के पूर्वजों के पारिवारिक इतिहास के साथ चर्च पैरिश रजिस्टरों को दो क्षेत्रीय अभिलेखागारों द्वारा रखा जा सकता है। ऐसी संभावना है कि नागरिक को इसके बारे में सूचित नहीं किया जाएगा, और अनुरोध का उत्तर क्लासिक उत्तर "नहीं मिला" के साथ दिया जाएगा। यदि रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के अनुरोध को संसाधित करने की संपूर्णता के बारे में संदेह है, तो पड़ोसी शहरों के संस्थानों को पत्र की नकल करें, जहां विवादित क्षेत्रों में पैतृक संस्कारों के रिकॉर्ड वाली किताबें भेजी जा सकती हैं।

अब हम सही पाठ संगत लिखने के साथ पूर्वजों के बारे में जानकारी खोजने के लिए एक अभिलेखीय आवेदन भरने की प्रक्रिया को सीधे समझाएंगे। आइए राज्य संग्रह के लिए वंशावली अनुरोध के उदाहरण का उपयोग करके स्थिति पर विचार करें, क्योंकि रजिस्ट्री कार्यालय के मामले में, क्रियाएं काफी समान हैं, और प्रकाशन के अंत में मुफ्त डाउनलोड के लिए लिंक का उपयोग करके हमने जो फॉर्म तैयार किए हैं, वे नहीं हैं अतिरिक्त स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के अनुरोध को सशर्त रूप से तीन ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है (जैसा कि पहली तस्वीर में नमूने में है): जहां अपील भेजी जाती है, उसका सार और किसके द्वारा भेजा गया था। मान लीजिए कि सभी भागों को भरना आवश्यक है, यदि कम से कम एक को छोड़ दिया जाता है, तो 99% की संभावना के साथ आपका आवेदन खारिज कर दिया जाएगा। पहले, पूर्वजों के बारे में संग्रह को कैसे क्वेरी करें, संस्था की वेबसाइट पर जाएं या फोन द्वारा जांच करें कि क्या कर्मचारी सैद्धांतिक रूप से उनके निष्पादन में शामिल हैं। और अगर रिश्तेदारों पर डेटा की खोज के विषय पर नागरिकों की अपील के साथ काम चल रहा है, तो पता करें कि संग्रह के लिए आवेदन स्वीकार करना किस तरह से अधिक सुविधाजनक होगा - द्वारा ईमेलया पारंपरिक लेखन। जब अनुरोधों को केवल भौतिक मीडिया पर संसाधित किया जाता है (में लिखना), दूसरे लिफाफे के साथ पार्सल को पूरा करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। काश, पुरालेखपालों की कहानियों के अनुसार, कभी-कभी, अग्रेषण के अपने स्वयं के साधनों की कमी के कारण, रिश्तेदारों के अनुरोधों को अनदेखा किया जा सकता है (संग्रह जितना छोटा होगा, परिवार के पूर्वजों के बारे में संचार के लिए बजट उतना ही मामूली होगा)।

दस्तावेज़ की सामग्री के संबंध में, यह जानना आवश्यक है निम्नलिखित बारीकियां. संग्रह, जहां परिवार के पूर्वजों के बारे में अनुरोध भेजा जाता है, और प्रेषक एक नेत्रहीन एकल स्थान में स्थित होते हैं - ऊपरी बाएं कोने में। इस मामले में, आवेदन निदेशक के नाम पर भेजा जाना चाहिए। आपको संस्था की वेबसाइट पर सटीक नाम और वर्तमान प्रमुख मिल जाएगा। रिश्तेदारों के बारे में जानकारी के लिए अनुरोध का यह हिस्सा कुछ इस तरह दिखता है: "रूसी संघ (क्षेत्र, गणराज्य, क्षेत्र, आदि) के ऐसे और ऐसे विषय के राज्य संग्रह के निदेशक के लिए, उनका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक (एक नई पंक्ति से)"। इसके बाद, फॉर्म में अपना पूरा नाम बताएं। आवेदक, उसका वास्तविक निवास का पता (जहां आप पत्राचार प्राप्त कर सकते हैं), साथ ही संपर्क विवरण (फोन नंबर या ई-मेल, और अधिमानतः दोनों)। परिवार के रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए गुमनाम अनुरोध और प्रतिक्रिया के साधनों को इंगित किए बिना अपील, स्पष्ट कारणों से, कर्मचारियों द्वारा निष्पादन के लिए स्वीकार नहीं किए जाते हैं।

सकारात्मक परिणाम की संभावना बढ़ाने के लिए आवेदन का पाठ कैसे लिखें? हम व्यापक मिथक का खंडन करना आवश्यक समझते हैं जो कहता है: "पूर्वजों के बारे में संग्रह के अनुरोध का सार जितना विस्तृत होगा, रिश्तेदारों से जानकारी के साथ उत्तर प्राप्त करने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।" निजी वंशावलीविदों या हमारे परिवार अनुसंधान ब्यूरो "पारिवारिक रहस्यों के रखवाले" जैसे विशेष संगठनों के साथ बातचीत करते समय यह दृष्टिकोण प्रासंगिक है। लेकिन राज्य संस्थानों के साथ सब कुछ ठीक इसके विपरीत होना चाहिए। जितना अधिक स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से कार्य तैयार किया जाता है, उतनी ही अधिक संभावना है कि इस मुद्दे को हल करने के लिए संग्रह प्राप्त करें और थोड़े समय में रिश्तेदारों के अनुरोध पर विचार करें। आपको पूर्वजों के सम्मान के बारे में एक निबंध नहीं लिखना चाहिए, केवल सटीक तथ्यों को इंगित करें: जन्म तिथि, स्थान, रिश्तेदार का नाम, रिश्ते की डिग्री, और प्रवेश का प्रकार के साथ स्थान। आप अनुमानित डेटा लिख ​​सकते हैं, लेकिन इससे पूर्वजों के बारे में संग्रह में वंशावली क्वेरी निष्पादित करने की लागत और समय बढ़ जाएगा, और कुछ मामलों में रिश्तेदारों के बारे में जानकारी खोजना असंभव हो जाता है। अभिलेखीय अनुरोध के अंत में, ध्यान दें कि ब्याज वंशावली की बहाली से संबंधित है, और आप काम के लिए भुगतान करने के लिए सहमत हैं। सार को 3-4 पंक्तियों में फिट करने का प्रयास करें।

पूर्वजों के इतिहास को पुनर्स्थापित करने के अनुरोध के साथ संग्रह के लिए एक सक्षम अपील कुछ इस तरह दिखती है: "कृपया मेरे परदादा के जन्म (या मृत्यु) के रजिस्टर में ऐसे और ऐसे (उनका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक) खोजें। गाँव (गाँव, शहर) में X वर्ष के लिए N. मेट्रिक्स की अनुपस्थिति में, यदि आप पुनरीक्षण कहानियों, स्वीकारोक्ति कथनों और अन्य वंशावली स्रोतों की सुरक्षा के बारे में सूचित करते हैं, तो मैं आभारी रहूंगा निर्दिष्ट अवधि. एक रिश्तेदार के लिए एक सफल खोज के साथ, मैं एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी करना चाहता हूं (एक उद्धरण, एक फोटोकॉपी या पृष्ठ की एक तस्वीर बनाएं)। मैं सेवाओं के लिए भुगतान करने के लिए तैयार हूं।" जब आप पूर्वजों के विवाह के संस्कार में रुचि रखते हैं, तो बस जन्म के बारे में वाक्यांश को विवाह के बारे में उपयुक्त पाठ के साथ बदलें। अभिलेखीय कर्मचारी अस्पष्ट शब्दों और रिश्तेदारों के बारे में बड़े पैमाने पर अनुरोधों का स्वागत नहीं करते हैं "परिवार के वंशावली अध्ययन का संचालन" या "मैं अपने अंतिम नाम की वंशावली जानना चाहता हूं" के रूप में ऐसी समस्याओं का समाधान काफी कठिन है, और पुरालेख उन पर लेने की संभावना नहीं है, क्योंकि वंशावली की वंशावली परिवार इसकी गतिविधि का मुख्य क्षेत्र नहीं है। अनौपचारिक बातचीत में, पुरालेखपाल इस बात पर ध्यान देते हैं कि विनम्र और सांस्कृतिक संचारअतिरिक्त रूप से काम के उच्च-गुणवत्ता वाले प्रदर्शन के लिए प्रेरित करता है, जो सिद्धांत रूप में, काफी स्वाभाविक है। संस्थानों की अलग-अलग वेबसाइटों पर, आवेदनों के प्रसंस्करण के नियमों के साथ अनुभाग में, वे लिखते हैं: "अश्लील अभिव्यक्तियों वाले रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के अनुरोधों पर विचार नहीं किया जाता है।" यह कल्पना करना डरावना है कि आपको किस तरह की आबादी से निपटना है। मुँह मत गँवाओ, अपने पूर्वजों की स्मृति को बदनाम मत करो और गरिमा के साथ व्यवहार करो!

फॉर्म के नीचे, तारीख और हस्ताक्षर डालें। यही है, आपको दस्तावेज़ को प्रिंट करने, उस पर हस्ताक्षर करने और स्कैन करने की आवश्यकता है (यदि हम इसे ई-मेल द्वारा भेजने की बात कर रहे हैं)। हम पाठकों का ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करते हैं कि रिश्तेदारों के बारे में संग्रह के लिए अनुरोध भेजने की नकल करने का कोई मतलब नहीं है, क्योंकि एक नया अनुरोध कतार के अंत में जाएगा और कर्मचारियों पर एक अनावश्यक बोझ पैदा करेगा। बेहतर है, संस्था को एक प्रश्न भेजें: "मैं आपसे अनुरोध करता हूं कि मेरे अनुरोध के निष्पादन के चरण को Y दिनांक से स्पष्ट करें, आवेदक ऐसा और ऐसा है।" समय के संबंध में, हम इस तथ्य पर प्रकाश डालते हैं कि संग्रह द्वारा कार्य के निष्पादन में कुछ दिन और कई महीने लग सकते हैं। इंटरनेट पर पुष्टि के मामले हैं जब आपको प्रतिक्रिया के लिए 10 महीने इंतजार करना पड़ा। हालांकि, निष्पक्षता में, हम ध्यान दें कि साइट विशेषज्ञों द्वारा तैयार पूर्वजों के बारे में अभिलेखीय अनुरोधों के लिए, परिणाम आमतौर पर 1-2 सप्ताह के भीतर आता है, जो एक बार फिर सही डिजाइन के महत्व और समस्या के स्पष्ट बयान की पुष्टि करता है। आवेदन तैयार करते समय हमारी सभी सलाहों को ध्यान में रखते हुए, आप संग्रह में रिश्तेदारों के बारे में सही अनुरोध करने और परिवार के सदस्यों के बारे में जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होंगे। वैसे, हम अपने वंशावली कार्यालय से एक विस्तृत शोध योजना का आदेश देने की सलाह देते हैं, जो पूर्वजों की खोज के कार्यान्वयन में काफी सुविधा प्रदान करेगी, साथ ही साथ खर्च किए गए समय और वंशावली को बहाल करने में निवेश किए गए धन की दक्षता में वृद्धि करेगी।

अभिलेखागार और रजिस्ट्री कार्यालयों के पूर्वजों के बारे में मानक अनुरोध डाउनलोड करें (185 Kb; प्रारूप: docx)।

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हर किसी के जीवन में, अभिलेखीय दस्तावेजों को संदर्भित करने की आवश्यकता हो सकती है। दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करने, फिर से बनाने की आवश्यकता के मामले में नागरिक अनुरोध लिखते हैं ऐतिहासिक घटनाओं, संबंध स्थापित करना या वैज्ञानिक अनुसंधान. निस्संदेह लाभ रूसी संघ के क्षेत्र में अभिलेखागार के नेटवर्क का व्यापक विकास है। सबसे समृद्ध वृत्तचित्र आधार वाले राज्य के साथ-साथ निजी भी हैं।

अभिलेखागार की जटिल संरचना के कारण आवेदन जमा करने की आवश्यकता है। हजारों फंड, दस्तावेजों का संग्रह, फोटोग्राफिक सामग्री और अन्य स्रोत आवश्यक जानकारी की खोज को जटिल बनाते हैं। इसलिए, आपको यथासंभव विशेष रूप से अनुरोध का वर्णन करना चाहिए। जितना अधिक आप अपने लिए ज्ञात तथ्यों को इंगित करते हैं, उतनी ही तेज़ी से कर्मचारी अनुरोध का जवाब देगा।

संकलन सुविधाएँ

रूस के अभिलेखागार प्रकारों में विभाजित:

• राज्य;
• नगरपालिका;
• विभागीय;
• संगठनों के अभिलेखागार;
• निजी।

रूसी संघ के सभी नागरिक मदद के लिए किसी भी संगठन में आवेदन कर सकते हैं, मुख्य बात यह जानना है कि सही तरीके से कैसे आवेदन किया जाए।

अनुरोध प्रकार:

• सामाजिक-कानूनी- अधिकारों और हितों का सम्मान करते हुए आवश्यक तथ्यों को स्पष्ट करना व्यक्तियोंया कंपनियां। इनमें व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं, कांसुलर (विदेशी नागरिकों, आधिकारिक) से अनुरोध शामिल हैं;
• वंशावली-संबंधी- वंश, परिवार की वंशावली का वर्णन करने के लिए पूर्वजों की जीवनी के तथ्यों को स्पष्ट और स्पष्ट करना;
• विषयगत- किसी व्यक्ति के इतिहास या जीवन के एक अलग तथ्य पर दस्तावेज प्राप्त करने के लिए किया जाता है। इस तरह के अनुरोध अनुसंधान गतिविधियों के लिए विशिष्ट हैं।

पहले आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि प्रश्न किस श्रेणी में फिट बैठता है, किस संग्रह में रुचि की जानकारी स्थित हो सकती है।

आप आवेदन कर सकते हैं:

• रजिस्ट्रार या एमएफसी पर (पासपोर्ट आवश्यक);
• रूसी डाक द्वारा पत्र द्वारा;
• इलेक्ट्रॉनिक रूप से या सार्वजनिक सेवाओं के पोर्टल के माध्यम से।

आधुनिक प्रौद्योगिकियां और यूनिफाइड स्टेट पोर्टल की उपलब्धता आपको अपने घर छोड़ने के बिना आवेदन भेजने की अनुमति देती है, रूसी शहरों के अभिलेखागार के साथ काम को सरल बनाती है।

सूचना नि: शुल्क प्रदान की जाती है, यह संघीय कानून "राज्य और नगरपालिका सेवाओं के प्रावधान के संगठन पर" दिनांक 27 जुलाई, 2010 एन 210-एफजेड द्वारा विनियमित है। केवल एक चीज जिसके लिए संग्रह का प्रशासन एक मूल्य निर्धारित कर सकता है, वह है सूचना का प्रसंस्करण और कर्मचारियों द्वारा अनुरोधित दस्तावेजों के आधार पर एक नए शोध कार्य का संकलन।

विधायी कृत्यों के अलावा, आंतरिक आदेश, चार्टर और विनियम हैं जो कर्मचारियों के काम को विनियमित करते हैं। संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम द्वारा तैयार किए गए संगठनों के अभिलेखागार के काम के नियम छोटे अभिलेखागार के काम को नियंत्रित करते हैं।

अभिलेखागार के काम का सामान्य सिद्धांत अभिगम्यता और खुलापन है। वे बचाने के लिए बनाए गए थे महत्वपूर्ण दस्तावेजनागरिकों के अनुरोध पर उन्हें उपलब्ध कराने के उद्देश्य से। हालांकि, गोपनीयता की एक निर्धारित अवधि के साथ कुछ सामग्रियों तक पहुंच पर प्रतिबंध हैं। यह हो सकता है आंतरिक मामलों के मंत्रालय, सशस्त्र बलों या प्रसिद्ध लोगों के नाममात्र संग्रह के अभिलेखागार के दस्तावेजरिश्तेदारों द्वारा पारित किया गया।

यह लेख एक टिप्पणी द्वारा प्रेरित किया गया था:

काश उन्होंने अभिलेखागार को हराने और मदद को खत्म करने के बारे में एक लेख लिखा होता। प्रतीक्षा करना असंभव है।

हम "एनआरजे" कार्यक्रम के प्रारंभिक चरण के बारे में बात कर रहे हैं - दस्तावेजों का संग्रह जो यह साबित करता है कि आपके पूर्वज सही समय पर सही जगह पर रहते थे:

16.4. इस विनियम के पैराग्राफ 16.1 में निर्दिष्ट विदेशी नागरिक और स्टेटलेस व्यक्ति, जिनके (जिनके) रिश्तेदार एक सीधी आरोही रेखा में हैं, स्थायी रूप से निवास करते हैं या पहले स्थायी रूप से रूसी संघ के क्षेत्र में या उस क्षेत्र में रहते हैं जो रूसी साम्राज्य से संबंधित है या यूएसएसआर, रूसी संघों की राज्य सीमा के भीतर, इन रिश्तेदारों की उपस्थिति की पुष्टि (पुष्टि) करने वाले दस्तावेजों (दस्तावेजों) में से एक को अतिरिक्त रूप से प्रस्तुत करता है, साथ ही साथ उनके तथ्य भी। स्थायी निवाससंबंधित क्षेत्र में (जन्म प्रमाण पत्र, विवाह दस्तावेज, गोद लेने का प्रमाण पत्र, किसी रिश्तेदार का मृत्यु प्रमाण पत्र, निवास परमिट, घर की किताब से उद्धरण, अपार्टमेंट कार्ड की एक प्रति, सैन्य पंजीकरण की जानकारी वाला एक दस्तावेज, एक सैन्य आईडी या अन्य दस्तावेज (दस्तावेज)।

16.5. इन विनियमों के खंड 16.3 और 16.4 में निर्दिष्ट दस्तावेजों की अनुपस्थिति में, आवेदक अभिलेखीय प्रमाण पत्र, अभिलेखीय दस्तावेजों से अर्क, रूसी संघ के अभिलेखीय कोष से दस्तावेजों की प्रतियां और (या) अन्य अभिलेखीय दस्तावेज जमा करते हैं।

मैं तुम्हें याद दिलाना चाहता हूं:यदि आप एनपीआर के तहत जाने की योजना बना रहे हैं, किसी अन्य कार्यक्रम के तहत निवास परमिट प्राप्त करने के लिए, आपको पूर्वजों के प्रमाण पत्र एकत्र करने की आवश्यकता नहीं है।

एनपीआर में प्राप्त सफलताओं के बारे में लेखों में ( , ) प्रमाण पत्र के संग्रह के बारे में, कुछ लोग विस्तार से लिखते हैं, हालांकि, यह चरण सबसे कठिन में से एक है, क्योंकि आप मोटे तौर पर गणना भी नहीं कर सकते कि इसमें कितना समय लगेगा और क्या यह सकारात्मक परिणाम के साथ ताज पहनाया जाएगा। और आप माइग्रेशन सेवा को दोष भी नहीं दे सकते - यहां इसकी भूमिका महत्वहीन है, "चलो जन्म प्रमाण पत्र स्वीकार करें - नहीं, यह पर्याप्त नहीं है।" यह सब आपकी दृढ़ता, सरलता और संग्रह कर्मचारियों की आपकी मदद करने की इच्छा पर निर्भर करता है।

क्या मदद पाना वाकई इतना मुश्किल है?

हां। सबसे पहले, एक एकल डेटाबेस, एक संस्था या संगठन, एक पता जहां आप आवेदन कर सकते हैं और रूस में स्थायी निवास की पुष्टि करने वाला एक प्रमाण पत्र / अर्क प्राप्त कर सकते हैं (आरएसएफएसआर) (विशेषकर इंटरनेट पर, "ऑनलाइन" मोड में)मौजूद नहीं होना .

ऐसा प्रमाणपत्र/दस्तावेज विभिन्न संगठनों से प्राप्त किया जा सकता है, जिनकी सूची काफी बड़ी है (पासपोर्ट कार्यालय, प्रबंधन संगठन, अभिलेखागार, आदि)।

दूसरे, इन संगठनों के कर्मचारी किसी भी तरह से किसी अजनबी की जल्द से जल्द मुफ्त में मदद करने के मूड में नहीं होते हैं। यह आपके हित में है कि आप न केवल अनुरोध के लिए अधिकतम मात्रा में डेटा एकत्र करें, बल्कि नियमित रूप से खुद को याद दिलाएं (उदाहरण के लिए, कॉल करके)।

नीचे इस मुद्दे पर दृष्टिकोण का सिद्धांत है।

मुख्य दस्तावेजों में से जिन्हें बहाल किया जा सकता है या फिर से प्राप्त किया जा सकता है (डुप्लिकेट) रजिस्ट्री कार्यालय से दस्तावेज हैं: जन्म, विवाह, मृत्यु प्रमाण पत्र (आपको तारीखों को ठीक से जानने की जरूरत है, या कम से कम किस वर्ष अधिनियम बनाया गया था, अन्यथा रजिस्ट्री कार्यालय से इनकार किया जा सकता है, यह समझाते हुए कि पूरे संग्रह को फावड़ा करने की क्षमता नहीं है)।

यह जरूरी है कि इस श्रृंखला में आप से लेकर पूर्वज तक, जन्म प्रमाण पत्र के अलावा, मृतकों के लिए मृत्यु प्रमाण पत्र लिया जाना चाहिए। हो सके तो - और शादी के बारे में।

यदि आप किसी अन्य शहर के रजिस्ट्री कार्यालय को अनुरोध भेजते हैं, तो सुनिश्चित करें कि: निवास के डाक पते (ज़िप कोड, आदि) के अलावा, अनुरोध में अपने निकटतम रजिस्ट्री कार्यालय का पता इंगित करेंजहां आपको जवाब भेजा जाएगा।

अनुरोध में, किसी भी रूप में, आपको किस दस्तावेज़ की आवश्यकता है, इसका सार बताएं, सबसे विस्तृत ज्ञात जानकारी, साथ ही पूर्ण व्यक्तिगत डेटा इंगित करें।

विचार की अवधि 30 दिनों तक है। लंबा इंतजार मत करो। कॉल करें और अनुरोध के परिणामों के बारे में पूछें (अब संस्था के पते या फोन नंबरों के साथ कोई समस्या नहीं है, इंटरनेट के माध्यम से पता लगाना आसान है)। यदि कोई अधिनियम रिकॉर्ड पाया जाता है, तो दस्तावेज़ भेजा जाएगा।

स्थानीय रजिस्ट्री कार्यालय में, दस्तावेज़ प्राप्त होने पर, उन्हें रिश्ते की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी:आपको अपने जन्म प्रमाण पत्र की आवश्यकता है और आगे श्रृंखला के साथ (उदाहरण के लिए, माता-पिता, यदि आप अपने दादा के लिए एक दस्तावेज लेते हैं); + पूर्वज का मृत्यु प्रमाण पत्र (यदि पूर्वज की मृत्यु हो गई), और आपका पासपोर्ट रूसी में नोटरीकृत अनुवाद के साथ (आप तुरंत फोटोकॉपी के साथ आ सकते हैं)।

तैयार रहें कि जब आप "एक पीढ़ी में" एक दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं - यदि आप प्राप्त करते हैं, उदाहरण के लिए, आपके दादा के जन्म प्रमाण पत्र का एक डुप्लिकेट, और आपके माता-पिता (पिता या माता) जीवित हैं, तो उन्हें नोटरीकृत पावर ऑफ अटॉर्नी की आवश्यकता हो सकती है (से पिता-माता), या - उन्हें ही जारी किया जाएगा। वे। निश्चित रूप से आपको व्यक्तिगत रूप से बिना पावर ऑफ अटॉर्नी के केवल माता-पिता पर दस्तावेज़ देगा।

श्रृंखला के साथ अधिक दूर के रिश्तेदारों के लिए: या तो एक जीवित मध्यवर्ती पूर्वज से अटॉर्नी की शक्ति - या एक मृत्यु प्रमाण पत्र (मृत्यु प्रमाण पत्र तब पुष्टि करता है कि आप एक एकल प्रत्यक्ष वंशज हैं)।

रजिस्ट्री कार्यालयों में नागरिक स्थिति के कृत्यों के राज्य पंजीकरण की पुस्तकों के भंडारण की अवधि 100 वर्ष है (संघीय कानून के अनुच्छेद 77 "नागरिक स्थिति के अधिनियमों पर")।

फॉर्म नंबर 9 में रहने की जगह पर पंजीकृत लोगों के बारे में जानकारी है। यह अक्सर खरीद और बिक्री लेनदेन, अन्य अचल संपत्ति लेनदेन के कार्यान्वयन के लिए प्राप्त किया जाता है। प्राप्त करने के लिए, हम उस संगठन से संपर्क करते हैं जो इस आवास निर्माण (HOA, आदि) के लिए पंजीकरण रिकॉर्ड रखता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इस रहने की जगह में बाहरी लोगों (अपंजीकृत) नागरिकों के लिए, वे एक प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए अपार्टमेंट के मालिक से पावर ऑफ अटॉर्नी मांगेंगे।

पंजीकरण का प्रमाण पत्र यूवीएम के "पासपोर्ट कार्यालय" से भी प्राप्त किया जा सकता है। हालांकि, पता और संदर्भ कार्य के आयोजन और संचालन के राज्य समारोह के एफएमएस के निष्पादन के लिए प्रशासनिक विनियमों के अनुसार, डीरजिस्ट्रेशन की जानकारी (किसी अन्य इलाके में जाने या मृत्यु के कारण), 10/29/2007 के आदेश संख्या 422। p.52 को 10 वर्षों तक संग्रहीत किया जाता है, जिसके बाद वे विनाश के अधीन होते हैं।

पूर्वज एक नियमित सैन्य व्यक्ति थे - उनकी व्यक्तिगत फ़ाइल की एक प्रति रूसी संघ के रक्षा मंत्रालय (TsAMO) के केंद्रीय पुरालेख में संग्रहीत की जाएगी http://archive.mil.ru/ (मास्को क्षेत्र, पोडॉल्स्क, किरोवा) सेंट, 74)।

अगर वह 1941 तक एक नियमित सैन्य आदमी था। - रूसी राज्य सैन्य पुरालेख http://rgvarchive.ru/ (मास्को, एडम। मकारोवा, 29) के लिए एक अनुरोध सबमिट करें।

द्वितीय विश्व युद्ध में भाग लेने वाले पूर्वजों के बारे में जानकारी खोजने के लिए, निम्न लिंक उपयोगी हो सकता है:

आम:किसी भी संगठन, संस्था को मेल द्वारा अनुरोध भेजते समय: जिस व्यक्ति के बारे में आप जानकारी का अनुरोध कर रहे हैं, उसके साथ अपने संबंधों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की फोटोकॉपी एक लिफाफे में रखें। यह वास्तव में आवश्यक है।

जिला, शहर और क्षेत्रीय अभिलेखागार (निपटान की प्रशासनिक अधीनता के आधार पर)। किसी भी स्थिति में, प्रत्येक क्षेत्र/विषय का एक राज्य क्षेत्रीय पुरालेख होता है। विभागीय अभिलेखागार, और विशिष्ट संस्थानों/संगठनों के अभिलेखागार। अंतिम प्राधिकरण के रूप में - रूसी संघ के संघीय अभिलेखागार।

हम इंटरनेट पते (इलेक्ट्रॉनिक वाले सहित) और टेलीफोन नंबरों पर सीखते हैं। हम कॉल करते हैं (यह इस तरह से अधिक तर्कसंगत है), पता करें कि क्या उनके पास आवश्यक जानकारी है (अन्यथा हमें पता चलता है कि हम और किससे संपर्क कर सकते हैं)। फिर हम उन्हें एक लिखित अनुरोध भेजते हैं।

अनुरोध किसी भी रूप में किया जाता है।

संबोधित करने वाले, अपील का कारण (हमारे मामले में, अनुरोध "सामाजिक और कानूनी" होगा और नि: शुल्क है) को इंगित करना सुनिश्चित करें, विशिष्ट प्रश्न तैयार करें। ज्ञात जानकारी यथासंभव विस्तृत होनी चाहिए। पूछें कि क्या अनुरोध के सार के साथ मदद करना असंभव है, अधिकृत संगठन का पता सुझाएं, या क्षमता के अनुसार अनुरोध को स्थानांतरित करने के लिए कहें।

सबसे पहले, संक्षेप में उस उद्देश्य का उल्लेख करें जिसके लिए आप सूचना का अनुरोध कर रहे हैं। आगे - पूर्वज के बारे में सबसे अधिक ज्ञात जानकारी। आप उसके जन्म प्रमाण पत्र की एक प्रति संलग्न कर सकते हैं। सुविधा और धारणा में आसानी के लिए (आखिरकार, जीवित लोग भी काम करते हैं!) ज्ञात जानकारी को कालानुक्रमिक क्रम में बताना सुनिश्चित करें।

आप जो प्रश्न पूछना चाहते हैं, उनके बारे में यथासंभव विशिष्ट रहें।

एक अलग प्रस्ताव में, पूछें कि क्या आवश्यक जानकारी उपलब्ध नहीं है, सुझाव दें कि आप और कहाँ मुड़ सकते हैं, या सक्षमता के लिए अपने अनुरोध को पुनर्निर्देशित करने के लिए कह सकते हैं।

अपने व्यक्तिगत डेटा को इंगित करना भी आवश्यक है: पूरा नाम, और वापसी का पता, डाक कोड को दर्शाता है। यह अनुशंसा की जाती है कि आप एक फ़ोन नंबर और ईमेल पता प्रदान करें।

राज्य अभिलेखागार की वेबसाइटों पर आप "वंशावली पूछताछ" की सशुल्क सेवा भी पा सकते हैं। मूल्य सूची और सेवाओं के प्रावधान की प्रक्रिया राज्य संग्रह की वेबसाइट पर देखी जा सकती है। एक नियम के रूप में, इस मामले में, संग्रह को एक प्रश्नावली पत्र भेजने का प्रस्ताव है, जिसमें अनिवार्य वस्तुओं को इंगित किया जाता है, जिसके बिना खोज असंभव है। यदि निर्दिष्ट जानकारी राज्य संग्रह के दस्तावेजों के माध्यम से खोज करने के लिए पर्याप्त है, तो आवेदक को पूर्व भुगतान की रसीद भेजी जाती है। काम पूरा होने पर, लागत की अंतिम गणना (पूर्व भुगतान सहित) और एक रसीद भेजी जाती है। खोज परिणाम की परवाह किए बिना शुल्क लिया जाता है।

इसके अलावा, किसी को अभिलेखागार के वाचनालय में स्वतंत्र खोज की संभावना के बारे में नहीं भूलना चाहिए।

वंशावली खोज सेवाएं प्रदान करने वाले व्यक्ति (संगठन) भुगतान आधार- जैसा संभव विकल्पहालांकि, अंत में, आपके द्वारा प्राप्त दस्तावेजों (प्रतियां) को उचित रूप से प्रमाणित किया जाना चाहिए।

जाँच - परिणाम। क्रिया एल्गोरिथ्म

1. अपने व्यक्तिगत संग्रह के माध्यम से जाओ, मेज पर बैठो, आपको ज्ञात दस्तावेजों और जानकारी के आधार पर, जीवनी के सभी ज्ञात विश्वसनीय तथ्य लिखें। आप जानकारी के लिए जीवित रिश्तेदारों की ओर रुख करते हैं, शायद उन्होंने कुछ दस्तावेज संरक्षित किए हैं। किसी दिए गए स्थान, समय, राजनीतिक और आर्थिक घटनाओं (जो बस्ती, आबादी का व्यवसाय, औद्योगिक सुविधाएं, मंदिर, आदि) के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए भी इंटरनेट की मदद से उपयोगी होगा।

2. जब समग्र तस्वीर स्पष्ट हो जाती है, तो आप अनुरोधों पर आगे बढ़ सकते हैं। शहर से लेकर क्षेत्रीय और संघीय अभिलेखागार तक। विभागीय भी शामिल हैं। हम दस्तावेजों की पुष्टि के लिए - ज्ञात तथ्यों की पुष्टि के रूप में अनुरोधों को संभालते हैं। और विपरीत दिशा में: क्या आपका रिश्तेदार उद्यम में श्रमिकों की सूची में दिखाई देता है (उदाहरण के लिए, आपने सीखा है कि एक निश्चित समय में एक निश्चित समय में इलाकाइकलौती कंपनी थी। सभी दमन, निर्वासन, निकासी किसी न किसी तरह सामान्य विभागीय "ठिकानों" में परिलक्षित होते थे।

पुरालेख - एक राज्य संस्थान जो दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, उनके उपयोग के लिए अनुकूल परिस्थितियां, अधिकारियों को जानकारी प्रदान करता है राज्य की शक्तिऔर स्थानीय स्वशासन, और जनसंख्या की सूचना आवश्यकताओं को भी संतुष्ट करता है। और नागरिकों के व्यक्तिगत हितों की रक्षा के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करना हमारा अहरणीय अधिकार है। उन चरणों पर विचार करें जिनसे एक व्यक्ति संग्रह में आवेदन करते समय गुजरता है।

अनुरोध क्या हैं?

अनुरोध तीन प्रकार के होते हैं:

• विषयगत- किसी विशिष्ट मुद्दे, विषय, घटना या तथ्य पर जानकारी के लिए अनुरोध। उदाहरण के लिए, एक जीवनी अनुरोध, जो किसी व्यक्ति विशेष के जीवन का अध्ययन करने के लिए आवश्यक जानकारी स्थापित करता है, उसकी जीवनी के तथ्यों को स्पष्ट करता है;
• वंशावली-संबंधी- रिश्तेदारी स्थापित करने वाली दस्तावेजी जानकारी की आवश्यकता व्यक्त करने वाले अनुरोध, पारिवारिक संबंधदो या दो से अधिक व्यक्ति, पारिवारिक इतिहास, कबीला;
• सामाजिक-कानूनी- अपने अधिकारों और वैध हितों को सुनिश्चित करने से संबंधित किसी विशिष्ट व्यक्ति या संगठन के अनुरोध। वे तीन समूहों में विभाजित हैं:
  • विधायी से आधिकारिक प्रकृति और कार्यकारिणी शक्ति;
  • व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं से;
  • रूसी और विदेशी नागरिकों और विदेशों में रहने वाले स्टेटलेस व्यक्तियों, तथाकथित कांसुलर लोगों से अनुरोध।

हमारे लिए, सबसे दिलचस्प व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं से सामाजिक और कानूनी अनुरोध होंगे। रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों के भंडारण, अधिग्रहण, लेखांकन और उपयोग के संगठन के नियमों के अनुसार, सामाजिक और कानूनी अनुरोधों में पुष्टि के लिए अनुरोध शामिल हैं:

• कार्य अनुभव और वेतन
• सैन्य इकाइयों और संरचनाओं में सेवा,
• स्वास्थ्य की स्थिति के बारे में,
• पुरस्कार देना, उपाधियां प्रदान करना,
• शिक्षा प्राप्त करना,
• दमन का उपयोग
• नागरिक स्थिति, आदि के कृत्यों के बारे में।

उदाहरण 1

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उदाहरण के लिए, एक प्रबंधकीय और जिम्मेदार पद के लिए काम पर रखे गए कर्मचारी की कार्यपुस्तिका का विश्लेषण करने के बाद, उद्यम यह सुनिश्चित करना चाहेगा कि कर्मचारी को वास्तव में एक बड़ी कंपनी में काम करने का अनुभव था। यदि कंपनी को कानून द्वारा निर्धारित तरीके से समाप्त किया गया था (दिवालियापन की कार्यवाही के परिणामस्वरूप) या इस तरह से रूपांतरित किया गया था जिसमें कर्मियों पर दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करना शामिल है, तो नियोक्ता संबंधित अनुरोध के साथ संग्रह पर आवेदन कर सकता है।

कर्मचारियों को पेंशन की नियुक्ति से संबंधित दस्तावेज तैयार करने का झंझट असामान्य नहीं है।

मुफ़्त और सशुल्क सेवाएं

संग्रह द्वारा सभी सामाजिक-कानूनी पूछताछ नि:शुल्क की जाती है। लेकिन अपवाद हैं:

• यदि आपको अनुरोध को तत्काल पूरा करने की आवश्यकता है (अनुरोध की तारीख से 1-5 दिनों के भीतर);
• आवेदक की गलती (दस्तावेज दुर्घटनाओं को छोड़कर) के कारण खोए या क्षतिग्रस्त एक को बदलने के लिए एक डुप्लिकेट जारी करना या एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र फिर से जारी करना;
• आवेदक के अनुरोध पर अभिलेखीय प्रमाण पत्र की कई प्रतियां बनाएं;
• कार्य अनुभव के लिए अनुरोध करें और वेतन 5 साल से अधिक की अवधि के लिए (लगातार 60 महीने);
• संपत्ति का दावा करें।

संग्रह के वाचनालय में सेवाओं के लिए कोई शुल्क नहीं लिया जाता है (रूसी संघ के राज्य अभिलेखागार के वाचनालय में उपयोगकर्ताओं के काम के लिए नियमों द्वारा प्रदान नहीं की गई सेवाओं के अपवाद के साथ)।

अभिलेखागार द्वारा किए गए भुगतान किए गए कार्यों और सेवाओं का नामकरण रूस की संघीय अभिलेखीय सेवा द्वारा स्थापित किया गया है। इस आधार पर, संग्रह एक अधिक विस्तृत सूची विकसित कर सकता है, जिसे निदेशक अनुमोदित करता है। इसके अलावा, संग्रह स्वतंत्र रूप से कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों (पेंशनभोगियों, विकलांगों, अनाथालयों, आदि) की श्रेणियों को निर्धारित कर सकता है, जिसके लिए कार्य और सेवाएं अधिमान्य शर्तों पर की जाती हैं।

निष्पादन की समय सीमा का अनुरोध करें

संगठनों के अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार (6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित) संग्रह के दस्तावेजों के अनुसार सामाजिक और कानूनी प्रकृति के अनुरोधों के निष्पादन की समय सीमा अनुरोध के पंजीकरण की तारीख से 30 दिनों से अधिक नहीं होनी चाहिए।. संग्रह के प्रबंधन की अनुमति से, यदि आवश्यक हो तो इस अवधि को बढ़ाया जा सकता है, लेकिन आवेदक की अनिवार्य अधिसूचना के साथ 30 दिनों से अधिक नहीं। यदि, समाप्ति के बाद समय सीमाउत्तर प्राप्त नहीं हुआ है, अनुरोध के साथ क्षेत्र के अभिलेखीय प्रबंधन प्राधिकरण से संपर्क करना आवश्यक है, किस कारण से निर्देशित अपील निष्पादित नहीं की गई थी।

22 अक्टूबर 2004 के संघीय कानून संख्या 125-एफजेड द्वारा स्थापित "रूसी संघ में संग्रह पर", संघीय कानून संख्या 24-एफजेड द्वारा स्थापित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों का उपयोग करने की प्रक्रिया के अनुसार अनुरोधों को निष्पादित किया जाता है। 20 फरवरी, 1995 को "सूचना, सूचनाकरण और सूचना संरक्षण पर"।

यदि आपके अनुरोध को गैर-मूल माना जाता है, तो अन्य अभिलेखागार या संगठनों को स्वामित्व द्वारा इसका स्थानांतरण संग्रह को अनुरोध प्राप्त होने की तारीख से 5 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए, और आपको इसके बारे में सूचित किया जाना चाहिए।

कहां आवेदन करें?

सबसे पहले, आपको किस संग्रह से संपर्क करना चाहिए यह उस संगठन के पैमाने पर निर्भर करता है जिसमें आप रुचि रखते हैं: यदि आपको किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में डेटा चाहिए जो संघीय अधीनता की संस्था में काम करता है (काम करता है), तो आपको संघीय अभिलेखागार से संपर्क करना चाहिए; गणतंत्र, क्षेत्रीय, क्षेत्रीय अधीनता - संबंधित क्षेत्र के राज्य अभिलेखागार के लिए; शहर और जिला अधीनता - नगरपालिका अभिलेखागार के लिए।

उदाहरण 2

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यदि आपको मॉस्को में एक परिसमाप्त राज्य उद्यम में काम करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता है, तो आपको परिसमापन के कार्मिक पर दस्तावेजों के केंद्रीय राज्य संग्रह से संपर्क करने की आवश्यकता है। राज्य उद्यम, संस्थान, मास्को के संगठन।

यदि कोई व्यक्ति नगरपालिका अधीनस्थ उद्यम या गैर-सरकारी संगठन में काम करता है, तो दस्तावेजों की खोज शहर या जिले के संग्रह से शुरू होनी चाहिए। साथ में वाणिज्यिक संगठनराज्य भंडारण के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण का अनुरोध करने के लिए कानूनी तंत्र की कमी से जुड़ी कठिनाइयाँ हैं।

यह पता लगाने के लिए कि किस संग्रह से संपर्क करना है, आप www.rusarchives.ru साइट का उपयोग कर सकते हैं। रूस के अभिलेखागार के लिए एक ऑनलाइन गाइड भी है www.guides.rusarchives.ru, जो आपको 31 संघीय और 49 क्षेत्रीय अभिलेखागार के माध्यम से खोज करने की अनुमति देता है और इसमें लगभग 140 हजार अभिलेखीय निधि शामिल हैं जिनमें सामाजिक-राजनीतिक, ऐतिहासिक, सैन्य, आर्थिक और अन्य शामिल हैं। दस्तावेज़ीकरण।

अनुरोध कैसे करें?

अनुरोध के लिए कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं, आवेदन मुक्त रूप में किया जाता है, लेकिन संग्रह के निदेशक को संबोधित किया जाता है। अनुरोध के प्रकार के बावजूद, निम्नलिखित जानकारी प्रदान की जानी चाहिए:

• उपनाम, नाम, वर्तमान समय में रुचि के व्यक्ति का संरक्षक और, अनिवार्य, अनुरोधित अवधि में उपनाम (संकेत दें कि जिस वर्ष उपनाम बदल दिया गया था, यदि वह हुआ था);
• वह पता जिस पर संग्रह प्रतिक्रिया भेजी जानी चाहिए;
• आपका संपर्क फोन नंबर;
• किस उद्देश्य से और किस उद्देश्य से सूचना मांगी गई है।

यहां सबसे आम प्रश्न हैं और समझाएं कि ऐसी क्वेरी को निष्पादित करना संभव बनाने के लिए उनमें से प्रत्येक में क्या निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है:

सामान्य तौर पर, कुछ अभिलेखागार न केवल कागज पर तैयार की गई सामाजिक और कानूनी पूछताछ को स्वीकार करते हैं, बल्कि ई-मेल द्वारा भी भेजे जाते हैं, और कुछ फोन द्वारा भी।

उदाहरण 3

वेतन का अभिलेखीय प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए नमूना आवेदन

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उदाहरण 4

कानूनी इकाई से अनुरोध का नमूना पत्र (नमूना प्रपत्र)

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पुरालेख प्रतिलेख

सबसे अधिक बार, आवेदक को एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र के रूप में अनुरोध की प्रतिक्रिया प्राप्त होती है, कम अक्सर - एक अभिलेखीय अर्क या दस्तावेज़ की एक प्रति।

GOST R 51141-98 के अनुसार “कार्यालय का काम और संग्रह। शब्द और परिभाषाएं" संग्रह प्रतिलेख - यह संग्रह का एक आधिकारिक दस्तावेज है जिसमें अनुरोध के विषय से संबंधित अभिलेखीय दस्तावेजों की जानकारी है, जो दस्तावेजों के पते को दर्शाता है।

आइए कुछ संदर्भों पर एक नज़र डालें जो सबसे लोकप्रिय अनुरोधों के लिए जारी किए गए हैं।

सेवा की लंबाई की पुष्टि करने वाले अभिलेखीय प्रमाण पत्र में उस समय के लिए डेटा शामिल है जिसके लिए संग्रह दस्तावेजों में जानकारी उपलब्ध है: नागरिक द्वारा रखे गए पद का सटीक नाम और उसके काम की अवधि दी गई है (उदाहरण 5 देखें)। कार्मिक रिकॉर्ड, प्रश्नावली, आत्मकथाएँ, व्यक्तिगत रूप से एक नागरिक द्वारा संकलित, जिस पर प्रस्तुत मूल दस्तावेजों या प्रमाण पत्रों के आधार पर उनके पास मौजूद जानकारी की जाँच पर कोई निशान नहीं हैं, वरिष्ठता के अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी करने के लिए आधार के रूप में काम नहीं कर सकते (यदि आवश्यक हो) , यह जानकारी लिखित रूप में दी गई है)। सबूत दस्तावेजों के रूप में ज्येष्ठता, केवल मुख्य गतिविधि के लिए आदेश, व्यक्तिगत खाते, पासबुक, ट्रेड यूनियनों के सदस्यता कार्ड का उपयोग किया जाता है।

पेंशन की नियुक्ति या पुनर्गणना के प्रमाण पत्र में नागरिकों को पेंशन प्रदान करने वाले निकाय द्वारा निर्धारित तरीके से जानकारी शामिल है। कमाई के बारे में जानकारी प्रमाण पत्र में शामिल है क्योंकि वे संग्रह के दस्तावेजों में निर्धारित हैं। डेटा प्रत्येक वर्ष के लिए वर्ष के भीतर बिना योग के अलग से प्रस्तुत किया जाता है। संग्रह औसत मासिक और औसत वार्षिक आय की गणना नहीं करता है। मजदूरी पर दस्तावेजों की अनुपस्थिति में, संबंधित अवधि के लिए संगठन की स्टाफिंग टेबल के आधार पर आधिकारिक वेतन स्थापित किया जा सकता है, अन्य भुगतान - कर्मियों के मामलों या मुख्य गतिविधियों पर आदेशों के आधार पर।

शिक्षा के प्रमाण पत्र में, किसी नागरिक द्वारा किसी शैक्षणिक संस्थान के पूरा होने पर दस्तावेजों में जानकारी के अभाव में, यह इंगित किया जाता है कि उसने किस पाठ्यक्रम या किस कक्षा में अध्ययन किया है।

एक नागरिक (संगठन) के अनुरोध पर पहले से जारी किए गए प्रमाण पत्र के समान बार-बार अनुरोध या संकलन करते समय, संग्रह दस्तावेजों में निहित लोगों के साथ इस प्रमाण पत्र में शामिल जानकारी के अनुपालन की जांच करता है, और यदि अतिरिक्त जानकारी मिलती है, यह उन्हें पुनः जारी किए गए अभिलेखीय प्रमाणपत्र में शामिल करता है।

उदाहरण 5

नमूना संग्रह संदर्भ

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यदि अनुरोध को पूरा करने के लिए आवश्यक संग्रह में कोई दस्तावेज नहीं हैं, तो अनुरोधित जानकारी वाले दस्तावेजों की अनुपस्थिति के कारणों को रेखांकित करते हुए संग्रह के रूप में एक प्रतिक्रिया तैयार की जाती है, और आवश्यक सिफारिशें दी जाती हैं। "नकारात्मक" उत्तर तैयार करते समय, पुरालेखपाल "दस्तावेज़ संग्रह में संग्रहीत नहीं किए गए" जैसे शब्दों से बचने की कोशिश करते हैं, आमतौर पर आवेदक को आवश्यक जानकारी कैसे प्राप्त करें या विषय पर अभिलेखीय दस्तावेजों की कमी के कारण के बारे में सिफारिशें दी जाती हैं। अनुरोध समझाया गया है। अनुरोधित जानकारी वाले अभिलेखीय दस्तावेजों के नुकसान के प्रलेखित साक्ष्य के मामले में, संग्रह उनके नुकसान के कारणों पर एक प्रमाण पत्र जारी कर सकता है (लेकिन इसके लिए बाध्य नहीं है), यदि आवश्यक हो, तो संग्रह की मुहर द्वारा प्रमाणित।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अभिलेखीय संदर्भ में पाठ घटनाओं के कालानुक्रमिक क्रम में दिया गया है; कुछ मामलों में, यह अभिलेखीय दस्तावेजों से उद्धरणों को पुन: प्रस्तुत करता है। संदर्भ के पाठ के बाद, दस्तावेजों के खोज डेटा जो इसे संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं (धन की संख्या, सूची, मामले, दस्तावेज़ की शीट) इंगित किए जाते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि संग्रह संदर्भ में पाठ है घटनाओं के कालानुक्रमिक क्रम में दिया गया है, कुछ मामलों में अभिलेखीय दस्तावेजों के उद्धरण इसमें पुन: प्रस्तुत किए जाते हैं। प्रमाण पत्र के पाठ के बाद, इसे संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करने वाले दस्तावेजों के खोज डेटा (धन की संख्या, सूची, फाइलें, दस्तावेज़ की शीट) इंगित किए जाते हैं।

सामान्य तौर पर, अभिलेखीय जानकारी के साथ-साथ अनुरोध लिखने के रूप को एकीकृत करना काफी कठिन होता है। हालांकि, रूसी संघ के अभिलेखीय संस्थानों द्वारा जारी किए गए एक सामाजिक और कानूनी प्रकृति के मानक अनुरोधों के अभिलेखीय संदर्भों और प्रतिक्रियाओं की तैयारी के लिए सिफारिशें हैं (14 मार्च, 2005 के संघीय पुरालेख का पत्र संख्या 6 / 486-के)। सिफारिशें कई अलग-अलग स्थितियों के लिए अभिलेखीय संदर्भों के 12 उदाहरण प्रदान करती हैं।

अभिलेखीय प्रमाण पत्र की प्रतियां (एक मोहर और मुहर के बिना) संग्रह के प्रमुख द्वारा प्रमाणित की जाती हैं और संग्रह के कार्यालय में रहती हैं।

ध्यान दें कि अभिलेखीय संदर्भ अन्य संदर्भों से दस्तावेज़ प्रकार "आर्काइव सर्टिफिकेट" के नाम में भिन्न हैं, जिन्हें केवल "संदर्भ" कहा जाता है।

वाणिज्यिक कंपनियों को अभिलेखीय प्रमाण पत्र, अभिलेखीय अर्क जारी करने का भी अधिकार है, लेकिन इस शर्त पर कि उनके पास एक अलग इकाई के रूप में एक संग्रह है। अन्यथा, वे साधारण प्रमाणपत्रों, उद्धरणों और प्रतियों तक सीमित रहेंगे।

संगठनों के अभिलेखागार के संचालन के लिए बुनियादी नियमों के अनुसार, 6 फरवरी, 2002 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम के निर्णय द्वारा अनुमोदित और सभी गैर-सरकारी संगठनों पर बाध्यकारी, संग्रह को संगठन की एक स्वतंत्र संरचनात्मक इकाई के रूप में बनाया गया है। या दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा (कार्यालय प्रबंधन) के हिस्से के रूप में एक इकाई, जो उपयोग के उद्देश्य से अभिलेखीय दस्तावेज़ प्राप्त करता है और संग्रहीत करता है। मूल के समान प्रमाण पत्र, अभिलेखीय प्रतियां और अर्क संगठन के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति (इकाई का प्रमुख जिसमें संग्रह शामिल है) और संगठन की आधिकारिक मुहर के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

अभिलेखीय उद्धरण और अभिलेखीय प्रति

अभिलेखीय उद्धरण और अभिलेखीय प्रति पर, उपयुक्त पदनाम बनाए गए हैं - "आर्काइव एक्सट्रैक्ट" या "आर्काइव कॉपी"। वे संग्रह के रूप में तैयार किए जाते हैं, लेकिन अभिलेखीय दस्तावेजों की ज़ीरो- और फोटोकॉपी बनाते समय, संग्रह के रूप का उपयोग नहीं किया जाता है।

उद्धरण जारी करते समय, मूल दस्तावेज़ का नाम, उसकी संख्या और तारीख पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत की जाती है (उदाहरण 6 देखें)। दस्तावेज़ के अभिलेखीय उद्धरण की सामग्री अनुरोध को पूरा करना चाहिए। सामग्री की सुसंगतता और दस्तावेजों के पाठ से प्रत्येक उद्धरण के सटीक अर्थ का उल्लंघन नहीं किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ से प्रत्येक उद्धरण की शुरुआत और अंत में एक इलिप्सिस रखा जाता है, साथ ही उन जगहों पर जहां अलग-अलग शब्द छोड़े जाते हैं। एक अभिलेखीय उद्धरण में, आप केवल एक दस्तावेज़ से उद्धरण दे सकते हैं।

ध्यान! एक वास्तविक दस्तावेज़ के अलग-अलग शब्द और भाव जो उनकी प्रामाणिकता के बारे में संदेह पैदा करते हैं, उन्हें शब्दों के साथ निर्दिष्ट किया जाना चाहिए: "दस्तावेज़ में।"

अभिलेखीय प्रतियां और अर्क संग्रह के प्रमुख के हस्ताक्षर और संगठन की आधिकारिक मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।

उदाहरण 6

नमूना अभिलेखीय अर्क

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अभिलेखीय अर्क के पाठ के बाद, अभिलेखीय दस्तावेज की भंडारण इकाई के अभिलेखीय सिफर और शीट नंबर जो इस अर्क को जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं, इंगित किए जाते हैं (उदाहरण 6 देखें)।

अभिलेखीय प्रति पूरी तरह से अनुरोधित दस्तावेज़ को दोहराती है। अभिलेखीय सिफर और अभिलेखीय दस्तावेज़ की भंडारण इकाइयों के शीट नंबर पीठ पर चिपकाए गए हैं।

अभिलेखीय प्रति या अर्क की सभी शीटों को बन्धन के स्थानों पर संग्रह के प्रमुख द्वारा बाध्य, क्रमांकित और प्रमाणित किया जाना चाहिए।

पुरालेख द्वारा तैयार किए गए सूचना दस्तावेज, अभिलेखीय प्रतियां और उद्धरण आवेदक को नियमित डाक द्वारा भेजे जाते हैं।

यदि आपने दस्तावेज़ों को किसी तृतीय-पक्ष संगठन के संग्रहण में स्थानांतरित कर दिया है

मान लें कि आपकी कंपनी ने सुरक्षित रखने के लिए अपने दस्तावेज़ किसी ऐसे तृतीय-पक्ष संगठन को स्थानांतरित कर दिए हैं जो पेशेवर रूप से ऐसी सेवाएं प्रदान करता है। ऐसी सेवाएं न केवल वाणिज्यिक अभिलेखागार द्वारा प्रदान की जाती हैं, बल्कि राज्य / नगर पालिकाओं द्वारा भी प्रदान की जाती हैं। दस्तावेज़ों का स्वामी वह कंपनी बनी रहेगी जिसके क्षेत्र में दस्तावेज़ अब स्थित नहीं हैं। इस मामले में अभिलेखीय प्रमाण पत्र जारी करने का अधिकार किसे है: संरक्षक या मालिक?

26 जनवरी, 1996 के रूसी संघ के नागरिक संहिता संख्या 14-एफजेड के अनुच्छेद 892 के अनुसार, संरक्षक को जमानतदार की सहमति के बिना भंडारण के लिए हस्तांतरित वस्तु का उपयोग करने का अधिकार नहीं है, साथ ही साथ उपयोग करने का अवसर प्रदान करना है। इसे तीसरे पक्ष के लिए, उन मामलों को छोड़कर जहां संग्रहीत वस्तु का उपयोग इसकी सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है और भंडारण समझौते का खंडन नहीं करता है। इसलिए, यदि आप सामाजिक और कानूनी अनुरोधों के लिए प्रमाण पत्र जारी करने और अपना समय बचाने के लिए संरक्षक को अधिकार सौंपना चाहते हैं, तो आउटसोर्सिंग समझौते में इस शर्त को निर्दिष्ट करें। अन्यथा, कंपनी-मालिक स्वयं दस्तावेजों से निपटेगा: यदि आवश्यक हो, तो उन्हें कार्यालय में पहले से निर्यात किए गए दस्तावेजों का अनुरोध करना होगा, उनसे निपटना होगा और एक अभिलेखीय प्रमाण पत्र तैयार करना होगा, क्योंकि सूचना की गोपनीयता का मुद्दा अभी भी प्राथमिकता है। .

फुटनोट

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