Заявки в архива в електронен вид. Примерно заявление в архива за роднини

Ако искате да знаете как да направите заявка до архива за родниниили предци, то тази публикация определено е за вас. Исканията на населението са разделени на три вида: социално-правни (свидетелства за трудов стаж и др.), тематични (биографична информация за дадено лице) и генеалогични. За първите два вида са предоставени отделни материали и тук ще разгледаме подробно въпроса как да направите заявка до архива за предците. Връзка към безплатно изтегляне на няколко примерни формуляра е в края на статията, но ви препоръчваме да прегледате обясненията, преди да изпратите, за да увеличите вероятността за положителен отговор с информация за произход от правителствена агенция. За тези читатели, които искат да спестят време и нерви, предлагаме да поръчате генеалогична справка в архива за роднини в нашия офис за семейни изследвания. Като част от тази услуга, срещу символична такса, ние ще съставим компетентен текст и ще предоставим точните координати на архивите, където трябва да изпратите заявлението. След това прочетете интересните нюанси на взаимоотношенията със служителите на читалните и отделите за съхранение на документи, тъй като в повечето случаи те работят с искания за роднини, които идват от граждани.

Преди да направите заявка до архива за предците, обърнете внимание на важното психологически факторпри общуване с представители на регионални организации, където трябва да се прехвърлят документи на повече от сто години от службата по вписванията. Създателите на сайта потърсиха роднини в повече от петдесет региона на страната и предвид тази статистика се разкри, че повечето от служителите на държавните архиви са образовани и интелигентни хора. Според служителите не е в техен интерес да забавят обработката на архивни заявки, тъй като колкото по-скоро помогнат на кандидата, толкова по-бързо ще започнат преките си задължения. Струва си да се има предвид факта, че приходите от решаване на проблеми по заявки за роднини (а това е платена услуга) отиват в хазната, а не към конкретен изпълнител. Поради факта, че отговорите на искания до архива за предци не се отнасят до основната дейност на служителите, вашата молба може да бъде отхвърлена без обяснение на причините за отказа или с официален отговор. В някои интернет ресурси федерални институциитака е написано: „архивът не обработва заявки от генеалогичен характер за роднини поради тежката заетост на специалисти“.

При службите по гражданско състояние (регистрация на актове за гражданско състояние) нещата стоят по друг начин. Те са длъжни да отговорят на запитване до архива за роднини. Заявленията се различават драстично, някои се интересуват от брак или неговото разтрогване между по-възрастни членове на семейството, други търсят акт за раждане или смърт на роднина. Законодателството се променя периодично, поради което точната процедура за изпълнение на заявки до архива за предци трябва да бъде известна към момента на искането. Институцията може да изисква доказателство за родство с лицето или смъртен акт. Например, в хода на едно от проучванията на семейството, служител на отдела за съхранение на документи в службата по вписванията поясни, че е позволено да се изисква информация само за починалите и само децата могат да правят това без допълнително разрешение. Очаква се хората да възстановят доказателства лично или чрез упълномощени представители. Тоест, внук с живи родители няма да получи положителен резултат при искане до архива за роднини от трето поколение (баби и дядовци). Ако бащата или майката не могат да търсят данни, тогава трябва да издадат пълномощно до нотариуса на името на изпълнителя, който може да бъде всеки. Въпреки това, както вече споменахме, действителният алгоритъм на действията става известен в конкретна ситуацияпрез периода на възникването му и зависи от степента на родство на изпращането на гражданина искане до архива за предци, с желания човек. Има логика в строгите правила. Малко читатели ще се зарадват на факта, че някой друг свободно „рови“ в биографията и взаимоотношенията на техните роднини или провежда проучване на семейната история, опитвайки се да намери компрометиращи доказателства за егоистични цели.

Как да направите заявка до архива за роднини на семейството

След като обясним основната концепция на подхода за общуване с архивисти, нека да преминем към същността на темата на публикацията в сайта за генеалогия Livemem. Как да направите заявка до архива за роднини, така че да не бъде игнорирана и изпълнена възможно най-скоро? Първо определете към кой градски архив или служба по вписванията трябва да кандидатствате с молбата си за търсене на предшественик. Изборът на институция за изпращане на молба за роднини зависи от вида на задачата (възстановяване на удостоверения или получаване на информация) и датата на събитието (раждане, брак или смърт). Според нормативната уредба, ако не са минали сто години от създаването на документа, той трябва да се съхранява от териториалните служби по вписванията. Но от практиката на нашето семейно изследователско бюро е известно, че в хранилищата на регионалните архиви се намират и по-„млади“ записи на актове за гражданско състояние. Тоест, когато представляват интерес семейни документи от съветски произход, тогава молба за роднини трябва да бъде изпратена до службата по вписванията на мястото на събитието и ако те вече са прехвърлени във федералните архиви, ще бъдете информирани за това в писмо за отговор. Обществените служби разработват централизирана електронна база данни със съответната информация за гражданите, поради което е възможно скоро да може да се изпращат запитвания за предци до местни организации.

Като се има предвид случая с искане за търсене на факти за роднини от енорийските регистри на църквата (предшествениците на книги с актове за гражданско състояние, които са били официални документи ~ до 1917 г.), си струва да се обърне внимание на факта, че е необходимо да се направи обратното. Първоначално поискайте информация за предците от федералните архиви, в зависимост от региона, където се е случило събитието, и ако записите не са били прехвърлени към тях за съхранение, тогава заявителят ще бъде пренасочен към службата по вписванията. Да отбележим сложното объркване с регионите, където границите понякога се променят в рамките на административно-териториалното деление. Има двусмислени ситуации, когато село (село, град) и енорията на неговата църква, например, през 1850 г. принадлежат към една провинция, а през 1851 г. към друга. Това означава, че църковните енорийски регистри с семейната история на предците за дадено населено място могат да се съхраняват от два регионални архива. Има възможност гражданинът да не бъде информиран за това, а на искането да се отговори с класическия отговор „не е намерен“. Ако имате съмнения относно задълбочността на обработката на искане до архива за роднини, дублирайте писмото до институциите на съседни градове, където могат да бъдат изпратени книги със записи на обреди на предците в спорни територии.

Сега ще обясним директно самата процедура за попълване на архивно заявление за търсене на информация за предците с изписване на правилния текстов съпровод. Нека разгледаме ситуацията, използвайки примера на генеалогично искане до държавния архив, тъй като в случая с службата по вписванията действията са доста сходни, а формулярите, които подготвихме с помощта на връзката за безплатно изтегляне в края на публикацията, не се нуждаят от допълнително обяснение. Заявката до архива за роднини може условно да бъде разделена на три блока (както в извадката на първата снимка): къде се изпраща обжалването, неговата същност и от кого е изпратено. Да кажем веднага, че всички части трябва да бъдат попълнени, ако поне една е пропусната, тогава с вероятност от 99% вашата кандидатура ще бъде отхвърлена. Преди, как да направите заявка в архива за предците, отидете на сайта на институцията или проверете по телефона дали служителите участват по принцип в тяхното изпълнение. И ако работи с жалби на граждани по темата за търсене на данни за роднини, разберете по какъв начин би било по-удобно архивът да приеме заявление - до електронна пощаили традиционното писане. Когато заявките се обработват само на физически носител (в писане), няма да е излишно да попълните пратката с втори плик. Уви, според историите на архивисти, понякога, именно поради липсата на собствени средства за препращане, исканията за роднини могат да бъдат игнорирани (колкото по-малък е архивът, толкова по-скромен е бюджетът за комуникация за предците на семейството).

По отношение на съдържанието на документа е необходимо да се знае следните нюанси. Архивът, където се изпраща заявката за предците на семейството, и подателят са разположени във визуално едно пространство - в горния ляв ъгъл. В този случай заявлението трябва да бъде изпратено на името на директора. Точното име и настоящия ръководител ще намерите на сайта на институцията. Тази част от искането за информация за роднини изглежда така: „На директора на държавния архив на такъв и такъв субект на Руската федерация (област, република, територия и др.), неговото фамилно име, собствено име, патроним (от нов ред)". След това посочете във формуляра пълното си име. кандидата, неговия действителен адрес на пребиваване (където можете да получавате кореспонденция), както и данни за контакт (телефонен номер или имейл, а за предпочитане и двете). Анонимни заявки до архива за роднини на семейството и жалби без посочване на средствата за обратна връзка, по очевидни причини, не се приемат за изпълнение от служители.

Как да напишете текста на заявлението, за да увеличите шансовете за положителен резултат? Считаме за необходимо да опровергаем широко разпространения мит, който гласи: „колкото по-подробна е същността на искането до архива за предците, толкова по-голяма е вероятността да се получи отговор с информация от роднини“. Този подход е уместен при взаимодействие с частни генеалози или специализирани организации като нашето семейно изследователско бюро „Пазители на семейни тайни“. Но с държавните институции всичко трябва да се случи точно обратното. Колкото по-ясно и кратко е формулирана задачата, толкова по-вероятно е архивът да разреши проблема и да разгледа искането за роднини за кратко време. Не трябва да пишете есе за уважението към предците, посочете само точните факти: място с дата на раждане, населено място, име на роднина, степен на родство, както и вида на влизане. Можете да напишете приблизителни данни, но това ще увеличи разходите и времето за изпълнение на генеалогична заявка в архива за предците и в някои случаи ще направи невъзможно търсенето на информация за роднини. В края на архивната заявка отбележете, че интересът е свързан с възстановяването на родословието и се съгласявате да платите за работата. Опитайте се да съберете същността в 3-4 реда.

Компетентен апел към архива с искане за възстановяване на историята на предците изглежда така: „Моля, намерете в регистъра на ражданията (или смъртта) на моя прадядо такъв и такъв (неговото фамилия, собствено име, отчество) за X година в село (село, град) N. При липса на метрика ще съм благодарен, ако информирате за безопасността на ревизионните разкази, изповеди и други генеалогични източници за определен период. При успешно търсене на роднина бих искал да издам архивно удостоверение (направя извлечение, фотокопие или снимка на страницата). Готов съм да платя за услугите." Когато се интересувате от обреда на брака на предците, просто заменете фразата за раждане с подходящия текст за брака. Персоналът на архивите не приветства неясни формулировки и мащабни искания за роднини под формата на „провеждане на генеалогично проучване на семейството“ или „Искам да знам родословието на фамилията си“ Решаването на подобни проблеми е доста трудно и е малко вероятно архивът да ги поеме, тъй като генеалогията на семейството не е основната му област на дейност. В неформални разговори архивистите отбелязват, че учтивите и културна комуникациядопълнително мотивира за висококачествено изпълнение на работата, което по принцип е съвсем естествено. На отделни уебсайтове на институции, в раздела с правилата за обработка на заявленията, те пишат: „не се разглеждат искания до архива за роднини, съдържащи нецензурни изрази“. Страшно е да си представиш с какво население имаш работа. Не губете лице, не дискредитирайте паметта на предците си и се дръжте достойно!

В долната част на формуляра поставете датата и подпишете. Тоест трябва да отпечатате документа, да го подпишете и сканирате (ако говорим за изпращане по имейл). Обръщаме внимание на читателите към факта, че няма смисъл да се дублира изпращането на заявка до архива за роднини, тъй като нова заявка ще отиде до края на опашката и ще създаде ненужна тежест за служителите. По-добре, изпратете въпрос до институцията: "Моля ви да изясните етапа на изпълнение на моето искане от дата Y, кандидатът е такъв и такъв." По отношение на сроковете, подчертаваме факта, че изпълнението на работата от архива може да отнеме както няколко дни, така и няколко месеца. В интернет има потвърдени случаи, когато е трябвало да чакате 10 месеца за отговор. Въпреки това, честно казано, отбелязваме, че за архивни заявки за предци, изготвени от специалисти на сайта, резултатът обикновено идва в рамките на 1-2 седмици, което още веднъж потвърждава важността на правилния дизайн и ясното изложение на проблема. Като вземете предвид всички наши съвети при изготвяне на заявление, вие ще можете да направите коректна заявка до архива за роднини и да получите информация за членове на семейството. Между другото, препоръчваме да поръчате подробен план за изследване от нашия генеалогичен офис, което значително ще улесни изпълнението на търсенето на предци, както и ще повиши ефективността на изразходваното време и парите, инвестирани за възстановяване на родословието.

изтегляне на стандартни заявки за предци в архивите и службите по вписванията (185 Kb; формат: docx).

Ако имате допълнения - уведомете ни в коментарите, ние ще го направим полезен ресурсзаедно!

Всички права запазени, копирането на текст е разрешено само с линк към сайта

В живота на всеки може да има нужда от позоваване на архивни документи. Гражданите пишат молби в случай на необходимост от възстановяване на документи, пресъздаване исторически събития, установяване на връзка или Научно изследване. Безспорно предимство е широкото развитие на мрежа от архиви на територията на Руската федерация. Наред с държавните, които имат най-богата документална база, има и частни.

Необходимостта от подаване на заявления се дължи на сложната структура на архивите. Хиляди фондове, колекции от документи, снимков материал и други източници усложняват търсенето на необходимата информация. Следователно, трябва да опишете искането възможно най-точно. Колкото повече уточнявате известните ви факти, толкова по-бързо служителят ще отговори на искането.

Компилационни функции

Архив на Русия разделени на видове:

състояние;
общински;
ведомствена;
архиви на организации;
частен.

Всички граждани на Руската федерация могат да се обърнат към всяка организация за помощ, основното е да знаете как да кандидатствате правилно.

Типове заявки:

социално-правни– да изяснява необходимите факти при зачитане на правата и интересите лицаили компании. Те включват искания от физически и юридически лица, консулски (от чужди граждани, длъжностни лица);
генеалогичен- да се изяснят и изяснят фактите от биографията на предците, за да се опише генеалогията на клана, семейството;
тематичен- прави се с цел получаване на документи по отделен факт от историята или живота на дадено лице. Такива искания са типични за изследователската дейност.

Първо трябва да определите в коя от категориите се вписва въпросът, в кой архив може да се намира информацията, която ви интересува.

Можете да кандидатствате:

в регистратора или в MFC (необходим е паспорт);
с писмо от руската поща;
по електронен път или чрез портала на обществените услуги.

Съвременните технологии и наличието на Единния държавен портал ви позволяват да изпращате приложения, без да напускате дома си, опростявайки работата с архивите на руските градове.

Информацията се предоставя безплатно, това е регламентирано от Федералния закон „За организацията на предоставянето на държавни и общински услуги“ от 27 юли 2010 г. N 210-FZ. Единственото нещо, за което администрацията на архива може да определи цена е обработката на информацията и съставянето на нова изследователска работа от служители на базата на исканите документи.

В допълнение към законодателните актове има вътрешни заповеди, харти и правилници, които регулират работата на служителите. Правилата за работата на архивите на организациите, изготвени от Колегиума на федералните архиви, уреждат работата на малките архиви.

Основният принцип на работа на архивите е достъпност и откритост. Те са създадени, за да спасяват важни документис цел предоставянето им на граждани при поискване. Има обаче ограничения за достъп до определени материали с определен период на секретност. Не може да бъде документи на архива на Министерството на вътрешните работи, въоръжените сили или именни колекции на известни личностипредадени от роднини.

Тази статия е предизвикана от коментар:

Иска ми се да напишат статия за това как да победят архивите и да извадят помощ. Невъзможно е да се чака.

Говорим за началния етап на програмата "NRJ" - събирането на документи, които доказват, че вашият възходящ предшественик е живял в точното време на правилното място:

16.4. Чуждестранни граждани и лица без гражданство, посочени в параграф 16.1 от настоящия регламент, които имат (които са имали) роднини по права възходяща линия, постоянно пребиваващи или преди това постоянно пребиваващи на територията на Руската федерация или на територията, която е принадлежала на Руската империя или СССР, в рамките на държавната граница на Руските федерации, допълнително представя един от документите (документите), потвърждаващи (потвърждаващи) присъствието на тези роднини, както и факта на тяхното постоянно пребиваванена съответната територия (акт за раждане, документ за брак, удостоверение за осиновяване, смъртен акт на роднина, разрешение за пребиваване, извлечение от домашната книга, копие от картата на апартамента, документ, съдържащ информация за военна регистрация, военна книжка или друг документ (документите).
16.5. При липса на документите, посочени в точки 16.3 и 16.4 от настоящия правилник, кандидатите представят архивни свидетелства, извлечения от архивни документи, копия на документи от Архивния фонд на Руската федерация и (или) други архивни документи.

Нека ви напомня:ако планирате да отидете в NPR, като имате разрешение за пребиваване, получено по друга програма, не е необходимо да събирате сертификати за предшественик.

В статии за постигнатите успехи в NPR ( , ) за събирането на сертификати малко хора пишат подробно, но този етап е един от най-трудните, защото дори не можете да изчислите приблизително колко време ще отнеме и дали изобщо ще бъде увенчано с положителен резултат. И дори не можете да обвинявате миграционната служба – тук нейната роля е незначителна, на ниво „да приемем акт за раждане – не, не е достатъчно“. Всичко зависи от вашето упоритост, изобретателност и желанието на служителите на архива да ви помогнат.

Наистина ли е толкова трудно да получите помощ?

да. първо, единна база данни, една институция или организация, един адрес, където можете да кандидатствате и да получите сертификат/извлечение, потвърждаващо постоянно пребиваване в Русия (RSFSR) (особено през интернет, в режим "онлайн")НЕ СЪЩЕСТВУВА .

Такъв сертификат/документ може да бъде получен от различни организации, чийто списък е доста голям (паспортни служби, управленски организации, архиви и др.).

Второ, служителите на тези организации не винаги са в настроение да помогнат на непознат човек безплатно възможно най-скоро. Във ваш интерес е не само сами да съберете максимално количество данни за заявката, но и редовно да ви напомняте за себе си (например чрез обаждане).

По-долу е даден принципът на подход към проблема.

От основните документи, които могат да бъдат възстановени или получени повторно (дубликат), са документи от службата по вписванията: актове за раждане, брак, смърт (трябва да знаете точно датите или поне в коя година е направен актът, в противен случай службата по вписванията може да бъде отказана с обяснение, че нямат възможност да изровят целия архив).

Наложително е в тази верига от вас до прародителя, освен актове за раждане, да се вземат и смъртни актове за мъртвите. Ако е възможно - и относно брака.

Ако изпратите искане до службата по вписванията на друг град, не забравяйте: в допълнение към пощенския адрес на местоживеене (пощенски код и др.), посочете в искането адреса на най-близката до вас служба по вписваниятакъдето ще ви бъде изпратен отговорът.

В искането под каквато и да е форма посочете същността на документа, от който се нуждаете, посочете най-подробната известна информация, както и пълни лични данни.

Срокът за разглеждане е до 30 дни. Не чакайте дълго. Обадете се и попитайте за резултатите от заявката (сега няма проблеми нито с адреса на институцията, нито с телефонните номера, лесно е да разберете чрез интернет). Ако бъде намерен актов запис, документът ще бъде изпратен.

В местната служба по вписванията, при получаване на документа, те ще изискват да потвърдят връзката:имате нужда от вашия акт за раждане и по-нататък по веригата (например родител, ако вземете документ за дядо си); + смъртен акт на предшественика (ако предшественикът е починал) и вашия паспорт с нотариално заверен превод на руски език (можете веднага да дойдете с фотокопия).

Бъдете подготвени, че когато получите документ "в поколение" - ако получите например дубликат на акта за раждане на дядо си, а вашият родител (баща или майка) е жив, може да изискват нотариално заверено пълномощно (от баща-майка), или - те ще бъдат издадени само на тях. Тези. със сигурност лично на вас без пълномощно ще даде документа само на родителя.

За по-далечни роднини по веригата: или пълномощно от жив междинен предшественик - или смъртен акт (след това смъртният акт потвърждава, че сте единствен пряк потомък).

Срокът на съхранение на книгите за държавна регистрация на актове за гражданско състояние в службите по вписванията е 100 години (член 77 от Федералния закон "За актовете на гражданското състояние").

Формуляр № 9 съдържа информация за лицата, регистрирани на жилищната площ. Често се получава за извършване на сделки за покупко-продажба, други сделки с недвижими имоти. За да получим, ние се свързваме с организацията, която поддържа регистрационни записи за това жилищно строителство (HOA и др.). Трябва да се има предвид, че за външни (нерегистрирани) граждани в това жилищно пространство те ще поискат пълномощно от собственика на апартамента за получаване на удостоверение.

Удостоверение за регистрация може да се получи и в "паспортната служба" на UVM. Въпреки това, информация за дерегистрация (поради заминаване в друго населено място или смърт), съгласно Административния правилник за изпълнение на държавната функция от FMS по организиране и провеждане на адресно-справочна работа, заповед № 422 от 29.10.2007 г. стр.52 се съхраняват 10 години, след което подлежат на унищожаване.

Предшественикът е бил обикновен военен - копие от личното му досие ще се съхранява в Централния архив на Министерството на отбраната на Руската федерация (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (Московска област, Подолск, Кирова ул., 74).

Ако е бил обикновен военен до 1941г. - подайте заявка до Руския държавен военен архив http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм. Макарова, 29).

За да търсите информация за предците като участници във Втората световна война, следната връзка може да бъде полезна:

Общ:при изпращане на заявка по пощата до всяка организация, институция: поставете в плик фотокопия на документи, потвърждаващи връзката ви с лицето, за което искате информация. Наистина е необходимо.

Окръжни, градски и областни архиви (в зависимост от административното подчинение на населеното място). Във всеки случай всеки регион/предмет има Държавен регионален архив. Ведомствени архиви и архиви на конкретни институции/организации. Като окончателен орган - федералният архив на Руската федерация.

Научаваме в интернет адреси (включително електронни) и телефонни номера. Обаждаме се (така е по-рационално), разбираме дали имат необходимата информация (в противен случай ще разберем с кого още можем да се свържем). След това им изпращаме писмена молба.

Заявката се прави под всякаква форма.

Не забравяйте да посочите адресата, причината за обжалването (в нашия случай искането ще бъде „социално и законно“ и е безплатно), формулирайте конкретни въпроси. Известната информация трябва да бъде възможно най-подробна. Попитайте, ако е невъзможно да помогнете със същността на искането, предложете адреса на оторизираната организация или поискайте да прехвърлите искането според компетентността.

Първо, посочете накратко целта, за която искате информация. По-нататък - най-известната информация за прародителя. Можете да приложите копие от акта му за раждане. За удобство и лекота на възприемане (в архива все пак работят и живи хора!) Не забравяйте да посочите известната информация в хронологичен ред.

Бъдете възможно най-конкретни относно въпросите, които искате да зададете.

В отделна оферта попитайте дали необходимата информация не е налична, предложете къде другаде можете да се обърнете или помолете да пренасочите заявката си за компетентност.

Също така е необходимо да посочите личните си данни: пълно име и обратен адрес, като посочите пощенския код. Препоръчително е да посочите телефонен номер и имейл адрес.

На сайтовете на Държавния архив можете да намерите и платена услуга "генеалогична справка". Ценоразписът и редът за предоставяне на услугите могат да бъдат намерени на сайта на държавния архив. Като правило в този случай се предлага да се изпрати въпросник до архива, в който са посочени задължителните елементи, без които търсенето е невъзможно. Ако посочената информация е достатъчна за извършване на търсене в документите на държавния архив, на заявителя се изпраща разписка за предплащане. След приключване на работата се изпраща окончателно изчисление на стойността (включително предплащане) и касова бележка. Таксата се начислява независимо от резултата от търсенето.

Също така не трябва да забравяме за възможността за независимо търсене в читалните на архивите.

Физически лица (организации), предоставящи услуги за генеалогично търсене на платена основа- как възможен избор, но в крайна сметка получените от вас документи (копия) трябва да бъдат надлежно заверени.

Заключения. Алгоритъм за действие

1. Преглеждате личния си архив, сядате на масата, на базата на известни ви документи и информация ЗАПИШЕТЕ всички известни достоверни факти от биографията. Обръщате се към живи роднини за информация, може би те са запазили някои документи. Ще бъде полезно с помощта на Интернет също така да получите информация за дадено място, време, политически и икономически събития (кое населено място, занятие на населението, промишлени съоръжения, храмове и др.).

2. Когато цялостната картина стане ясна, можете да преминете към заявките. От градски до регионални и федерални архиви. Включително ведомствените. Обработваме заявки като потвърждение на известни факти - за документално потвърждение. И в обратна посока: вашият роднина фигурира ли в списъците на работниците в предприятието (вие например научихте, че в определен момент в даден местностбеше единствената компания. Всички репресии, заточения, евакуации по някакъв начин бяха отразени в общите ведомствени „бази“.

Архив - държавна институция, която осигурява безопасността на документите, благоприятни условия за тяхното използване, предоставя информация на властите държавна власти местното самоуправление, а също така задоволява информационните нужди на населението. А получаването на необходимата информация за защита на личните интереси на гражданите е наше неотменимо право. Помислете за етапите, през които човек преминава, когато кандидатства в архива.

Какви са исканията?

Заявките са три вида:

тематичен- искания за информация по конкретен въпрос, тема, събитие или факт. Например, биографична заявка, която установява информацията, необходима за изучаване на живота на определено лице, изяснява фактите от неговата биография;
генеалогичен- искания, изразяващи необходимост от документална информация, установяваща родство, семейни връзкидве или повече лица, семейна история, клан;
социално-правни- искания на конкретно лице или организация, свързани с осигуряване на техните права и законни интереси. Те са разделени на три групи:
- официален характер от законодателния и Изпълнителна власт;
- от физически и юридически лица;
- искания от руски и чуждестранни граждани и лица без гражданство, живеещи в чужбина, т.нар. консулски.

За нас най-интересни ще бъдат социални и правни искания от физически и юридически лица. Съгласно Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация, социалните и правни искания включват искания за потвърждение на:

трудов стаж и заплата
служба във военни части и формирования,
за здравословното състояние,
награждаване, присъждане на титли,
получаване на образование,
използването на репресии
за актове за гражданско състояние и др.

Пример 1

Свиване на шоуто

Например, след анализ на трудовата книжка на служител, нает за ръководна и отговорна позиция, предприятието ще иска да се увери, че служителят наистина е имал трудов стаж в голяма компания. Ако дружеството е ликвидирано по предписания от закона начин (включително в резултат на производство по несъстоятелност) или е преобразувано по начин, който включва прехвърляне на документи за персонала в архива, работодателят може да се обърне към архива със съответно искане.

Не е необичайна главоболие при изготвянето на документи, свързани с назначаването на пенсии на служителите.

Безплатни и платени услуги

Всички социално-правни справки се извършват от архива безплатно. Но има изключения:

ако трябва спешно да изпълните заявката (в рамките на 1-5 дни от датата на заявката);
издаване на дубликат или преиздаване на архивно удостоверение за замяна на изгубеното или повреденото по вина на заявителя (с изключение на документирани злополуки);
прави няколко копия от архивното свидетелство по искане на заявителя;
направи заявка за трудов стаж и заплатиза период от повече от 5 години (60 месеца подред);
предявява иск за собственост.

Не се заплаща такса за услуги в читалнята на архива (с изключение на услугите, които не са предвидени в Правилата за работа на потребителите в читалните на държавните архиви на Руската федерация).

Номенклатурата на платените работи и услуги, извършвани от архивите, се установява от Федералната архивна служба на Русия. На тази база архивът може да изработи по-подробен списък, който директорът одобрява. Освен това архивът може самостоятелно да определя категориите юридически и физически лица (пенсионери, инвалиди, сиропиталища и др.), за които работата и услугите се извършват при преференциални условия.

Срокове за изпълнение на заявката

Съгласно Основните правила за работа на архивите на организациите (одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.) срокът за изпълнение на искания от социално и правен характер по документите на архива не трябва да надвишава 30 дни от датата на регистрация на искането. С разрешение на ръководството на архива този срок може да бъде удължен при необходимост, но не повече от 30 дни със задължително уведомяване на заявителя. Ако след изтичане сроковеотговорът не е получен, е необходимо да се обърнете към органа за управление на архивите на региона с искане, поради каква причина насочената жалба не е изпълнена.

Заявките се изпълняват в съответствие с процедурата за използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация, установена с Федерален закон № 125-FZ от 22 октомври 2004 г. "За архивирането в Руската федерация", Федерален закон № 24-FZ от 20 февруари 1995 г. "За информацията, информатизацията и защитата на информацията".

Ако вашата заявка се счита за неосновна, то прехвърлянето му по собственост на други архиви или организации трябва да се извърши в рамките на 5 дни от датата на получаване на искането до архива, като вие трябва да бъдете информирани за това.

Къде да кандидатствам?

Първо, с кой архив да се свържете зависи от мащаба на организацията, която ви интересува: ако имате нужда от данни за лице, което работи (работи) в институция на федерално подчинение, трябва да се свържете с федералните архиви; републиканско, областно, областно подчинение - на държавните архиви на съответния район; градско и областно подчинение - на общинския архив.

Пример 2

Свиване на шоуто

Ако трябва да поискате информация за лице, което е работило в ликвидирано държавно предприятие в Москва, тогава трябва да се свържете с Централния държавен архив на документи за персонала на ликвидираните държавни предприятия, институции, организации на Москва.

Ако човек е работил в предприятие на общинско подчинение или в неправителствена организация, тогава търсенето на документи трябва да започне с архива на града или областта. ОТ търговски организациисъществуват трудности, свързани с липсата на законови механизми за искане на предаване на документи за държавно съхранение.

За да разберете с кой архив да се свържете, можете да използвате сайта www.rusarchives.ru. Има и онлайн справочник за архивите на Русия www.guides.rusarchives.ru, който ви позволява да търсите в 31 федерални и 49 регионални архива и включва около 140 хиляди архивни фондове, съдържащи социално-политически, исторически, военни, икономически и други документите.

Как да направите заявка?

Няма строги изисквания към заявката, заявлението се прави в свободна форма, но адресирано до директора на архива. Независимо от вида на заявката, трябва да се предостави следната информация:

фамилия, име, бащино име на лицето, което представлява интерес към момента и задължително фамилия в искания период (посочете годината на промяна на фамилното име, ако е извършена);
адресът, на който трябва да бъде изпратен архивният отговор;
вашия телефонен номер за връзка;
за какво и за каква цел се изисква информацията.

Ето най-често срещаните заявки и обяснете какво трябва да бъде посочено във всяка от тях, за да бъде възможно изпълнението на такава заявка:

Като цяло някои архиви приемат не само социални и правни запитвания, съставени на хартия, но и изпратени по електронна поща, а някои дори по телефона.

Пример 3

образец на заявление за получаване на архивно удостоверение за заплата

Свиване на шоуто

Пример 4

Образец на молба от юридическо лице (образец на формуляр)

Свиване на шоуто

Архивна преписка

Най-често заявителят получава отговор на искането под формата на архивно удостоверение, по-рядко - архивен извлечение или копие от документа.

Съгласно GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения" архивен препис - това е официален документ на архива, съдържащ информация от архивни документи, свързани с предмета на искането, с посочване на адресите на документите.

Нека да разгледаме няколко референции, които се издават за най-популярните заявки.

Архивното удостоверение, потвърждаващо трудовия стаж, включва данни за времето, за което информацията е налична в архивните документи: посочва се точното наименование на длъжността, заемана от гражданина, и периода на неговата работа (виж пример 5). Персонални досиета, въпросници, автобиографии, съставени лично от гражданин, върху които няма бележки за проверка на информацията, която съдържат въз основа на представените оригинални документи или удостоверения, не могат да служат като основание за издаване на архивни удостоверения за стаж (ако е необходимо , тази информация се съобщава писмено). Като доказателствени документи старшинство, ползват се само поръчки за основна дейност, лични сметки, пропускни книжки, членски карти на синдикални организации.

Удостоверението за назначаване или преизчисляване на пенсия включва информация по начина, определен от органа, предоставящ пенсии на гражданите. Информацията за доходите е включена в сертификата, както е посочено в документите на архива. Данните се представят отделно за всяка година без сумиране в рамките на годината. Архивът не изчислява средните месечни и средни годишни доходи. При липса на документи за заплати, официалната заплата може да се определи въз основа на щатното разписание на организацията за съответния период, други плащания - въз основа на заповеди по въпроси на персонала или по основни дейности.

В свидетелството за образование, при липса на информация в документите за завършване на образователна институция от гражданин, се посочва в кой курс или в кой клас е учил.

При изпълнение на повторни искания или съставяне по искане на гражданин (организация) на удостоверение, подобно на издаденото по-рано, архивът проверява съответствието на информацията, включена в това удостоверение, с тази, съдържаща се в документите, и ако се открие допълнителна информация, включва ги в преиздаденото архивно свидетелство.

Пример 5

Примерна архивна справка

Свиване на шоуто

Ако в архива няма документи, необходими за изпълнение на искането, се съставя отговор на формуляра на архива, в който се посочват причините за липсата на документи, съдържащи исканата информация, и се дават необходимите препоръки. Когато подготвят „отрицателни” отговори, архивистите се опитват да избягват формулировки като „документите не са съхранявани в архива”, обикновено на заявителя се дават препоръки как да намери необходимата информация или причината за липсата на архивни документи по темата на искането е обяснено. При документирани доказателства за загуба на архивни документи, съдържащи исканата информация, архивът може (но не е длъжен) да издаде удостоверение за причините за загубата им, ако е необходимо, удостоверено с печата на архива.

Трябва да се отбележи, че текстът в архивната справка е даден в хронологичната последователност на събитията, в някои случаи възпроизвежда цитати от архивни документи. След текста на справката се посочват данните за търсене на документите, послужили за основа за съставянето й (броя на фондове, описи, дела, листове от документа) Следва да се отбележи, че текстът в архивната справка е дадена в хронологична последователност на събитията, в някои случаи в нея се възпроизвеждат цитати от архивни документи. След текста на сертификата се посочват данните за търсене на документите, които са послужили като основа за съставянето му (номера на фондове, описи, досиета, листове на документа).

Като цяло е доста трудно да се унифицира формата на архивна информация, както и формата на писане на искане. Въпреки това, има Препоръки за подготовка на архивни справки и отговори на стандартни искания от социален и правен характер, издадени от архивните институции на Руската федерация (писмо на Федералния архив от 14 март 2005 г. № 6 / 486-K). Препоръките предоставят 12 примера за архивни препратки за няколко различни ситуации.

Копия от архивното свидетелство (без печат и печат) се заверяват от ръководителя на архива и остават в деловодството на архива.

Имайте предвид, че архивните препратки се различават по името на типа документ „АРХИВ СЕРТИФИКАТ“ от другите препратки, които се наричат просто „РЕФЕРЕНЦИЯ“.

Търговските дружества също имат право да издават архивни удостоверения, архивни извлечения, но при условие, че разполагат с архив под формата на отделна единица. В противен случай те ще бъдат ограничени до обикновени сертификати, извлечения и копия.

Съгласно Основните правила за функциониране на архивите на организации, одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г. и задължителни за всички неправителствени организации, архивът се създава като самостоятелно структурно звено на организацията. или единица като част от услугата за управление на документи (офис управление), която получава и съхранява архивни документи от цел на използване. Удостоверенията, архивните копия и извлечения, идентични с оригинала, се удостоверяват с подпис на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице (ръководителят на звеното, което включва архива) и официалния печат на организацията.

Архивно извлечение и архивно копие

Върху архивния извлечение и архивния екземпляр се правят съответните обозначения - "АРХИВНО ИЗВЛЕЧЕНИЕ" или "АРХИВНО КОПИЕ". Съставят се на бланка на архива, но при извършване на ксеро- и фотокопия на архивни документи не се използва формата на архива.

При издаване на извлечение името на оригиналния документ, неговият номер и дата се възпроизвеждат изцяло (виж пример 6). Съдържанието на архивния извлечение от документа трябва да отговаря на искането. Не трябва да се нарушава съгласуваността на съдържанието и точното значение на всяко извлечение от текста на документите. Многоточие се поставя в началото и края на всеки извлечение от документа, както и на места, където отделни думи са пропуснати. В един архивен извлечение можете да дадете само извлечения от един документ.

Внимание! Отделни думи и изрази на истински документ, които пораждат съмнения относно тяхната автентичност, трябва да бъдат посочени с думите: „така в документа“.

Архивните копия и извлечения се заверяват с подписа на ръководителя на архива и официалния печат на организацията.

Пример 6

Примерен архивен извлечение

Свиване на шоуто

След текста на архивния извлечение се посочват архивният шифър и номерата на листовете на единицата за съхранение на архивния документ, послужила за основа за издаване на този извлечение (виж пример 6).

Архивното копие напълно повтаря искания документ. На гърба се поставят архивни шифри и листови номера на единици за съхранение на архивния документ.

Всички листове от архивно копие или извлечение трябва да бъдат подвързани, номерирани и заверени от ръководителя на архива на местата на закрепване.

Изготвени от архива информационни документи, архивни копия и извлечения се изпращат на заявителя с обикновена поща.

Ако сте прехвърлили документи в хранилището на организация на трета страна

Да приемем, че вашата компания е прехвърлила документите си за съхранение на организация трета страна, която професионално предоставя такива услуги. Такива услуги се предоставят не само от търговски архиви, но и от държавни/общински. Собственик на документите продължава да бъде фирмата, на чиято територия документите вече не се намират. Кой в този случай има право да издава архивни удостоверения: попечителят или собственикът?

Съгласно член 892 от Гражданския кодекс на Руската федерация № 14-FZ от 26 януари 1996 г., попечителят няма право да използва вещта, прехвърлена за съхранение без съгласието на поръчителя, както и да предоставя възможност за използване на трети лица, освен в случаите, когато използването на съхраняваната вещ е необходимо за осигуряване на нейната безопасност и не противоречи на споразумение за съхранение. Ето защо, ако искате да делегирате на попечителя правомощието да издава сертификати за социални и правни искания и да спестите вашето време, тогава посочете това условие в споразумението за аутсорсинг. В противен случай собственикът на фирмата ще се справи сам с документите: ако е необходимо, те ще трябва да поискат предварително изнесените документи в офиса, да се справят с тях и да изготвят архивно удостоверение, тъй като въпросът за поверителността на информацията все още е приоритет .