14 правил для грамотного планування робочого часу

Досить часто люди, особливо бізнесмени, скаржаться на брак вільного часу до хвилини. А якщо задуматися, сам факт надходження такої скарги свідчить про те, що час на неї вони викроїти змогли. Насправді ж людина зайнята далеко не завжди, а її сприйняття своєї завантаженості та неможливості знайти навіть зайву секунду говорить про те, що її думки не займає планування робочого часу. І це не просто набір гарних слів, а система знань, яка здатна принести користь як на індивідуальному рівні, так і в масштабах цілого підприємства.

Не секрет, що ефективність роботи організації над останню впливає віддача від щоденної праці персоналу з управлінню. Відсутність сучасних прийомів та методів праці, відмова від удосконалення робочого індивідуального стилю керівником та його підлеглими призводять до того, що труднощі у налагодженні роботи такого колективу стають аксіомою.

Компоненти, які визначають, наскільки керівник готовий успішної діяльності, досить прості. Це його навички, вміння, професійні знання та, звичайно, особисті якості. Проте не варто скидати з рахунків аналіз причинно-наслідкових факторів, що викликають проблеми та труднощі, а також прагнення їх подолання та підвищення якості своєї роботи. Тут на допомогу приходить раціональне використання керівником робочого часу, простіше кажучи, його планування. Адже покликане усунути дефекти щоденного трудового процесу.

Ефективність планування робочого дня виходить з діяльності залежно від своїх тривалості: короткострокових і довгострокових. Така основа управління не вимагає додаткових зусиль, оскільки всі зазначені дії та заходи отримали свої граничні терміни у процесі організації.

Цілі, поставлені керівником, мають дві функції: визначати необхідні для їх реалізації дії та стимулювати їх виконання. Коли керівник ставить собі чітке завдання, його вчинки знаходять свідомість у його здійсненні. Цілепокладання є якоюсь рушійною силою, що заряджає діяча енергією аж до самого досягнення результату.

Щоб планування балансу робочого дня було максимально результативним, керівнику потрібно вдатися до тактики «періодів планування» (ними можуть бути різні часові рамки: рік, місяць, тиждень, день). Особливість полягає в індивідуальності кожного такого діапазону, що передбачає створення окремих планів, які б відображали відповідний часовий відрізок.

Таким чином, головним позитивним акцентом правильного планування вільного часу стає виграш часу. Керівник набуде можливості ефективного та плідного досягнення охарактеризованих робочих цілей, а часу витратить при цьому якнайменше. В організації індивідуальної роботи роль планування складно переоцінити: адже воно допомагає підготуватися до виконання поставленої мети і структурувати час, відведений для роботи.

Методи планування робочого часу

Принцип Парето

Вільфред Парето (1848–1923) сформулював принцип, згідно з яким у рамках певної групи об'єктивна значимість деякої малої частини буде значно вищою за її відносну вагу в цій групі. Парето у своїй моделі використав формулу 80/20, яка стала застосовуватися повсюдно.

Від 20% проданих товарів можна отримати 80% прибутку.
80% товарів, що залишилися, принесуть лише 20% прибутку.
20% помилок провокують 80% втрат.
80% інших помилок стимулюють 20% втрат.

Не оминули цей принцип і любителі планування робочого часу. Якщо спроектувати його на роботу менеджера, результат буде наступним: для досягнення 80% результатів потрібно витратити тільки 20% робочого часу. Решта ж частка витраченого часу приносить лише 20 % від загального результату.

Мовою трудового процесу це означатиме, що легка і приємна робота, яку витрачається мінімум сил, але пристойне кількість робочого дня, має стояти у пріоритеті. Починати діяльність необхідно з максимальним урахуванням важливості кожного завдання. На першому місці планування роботи мають стояти життєво важливі питання.

Для повної імплементації принципу Парето у питаннях раціонального планування та обліку робочого часу потрібно проаналізувати всі завдання щодо відсотка їхнього вкладу в загальний результат, а також розподілити їх за АВС-категоріями.

АВС-планування

В основі ABC-аналізу лежить досвід, що демонструє, що частки справ більшою і меншою мірою важливості часто приблизно однакові. Літери А, В та С використовуються для розподілу значущості задач щодо реалізації цілей на три класи. Цей принцип сподобався багатьом менеджерам.

Ви також можете використовувати цей аналіз у плануванні використання свого робочого часу. Головне – пам'ятати, що розподіляти робочий час потрібно щодо важливості завдань, а не їхньої трудомісткості та ваги у загальному плані діяльності.

АВС-аналіз виходить із досвіду, що базується на трьох китах.

Завдання категорії А (найважливіші) одержують 15 % від загальної маси завдань менеджера. Незважаючи на невисоку відносну вагу в плануванні, вони роблять внесок у досягнення цілей у розмірі 65%.
Завдання категорії У (важливі) становлять приблизно 20 % загального показника завдань, які важливість оцінюється теж у 20 %.
Завдання категорії С (найменш важливі): їм відводиться близько 65 % від загальної цифри, проте їх важливість мізерна - всього 15 % відносної ваги.

Відповідно, при плануванні робочого часу АВС-аналіз загострює свою увагу на початковому виконанні завдань із категорії А, оскільки левову частку ефективності кінцевої робочої діяльності приносять саме вони. Далі в порядку черги стоять питання групи В, вкладом яких в кінцевий результат теж не варто нехтувати. І насамкінець вже можна вирішувати, що робити з завданнями категорії С, що залишилися: вносити в планування свого робочого часу або делегувати.

Квадрант 1: Важливе та термінове

Серцем матриці Ейзенхауера є перший квадрант, оскільки таїть у собі головний секрет - його залишають порожнім. Це говоритиме у тому, що людині властивий навичка ефективного планування робочого дня задля досягнення цілей.

Наявність справ, що претендують на перший квадрант, свідчить про постійні аврали в житті та роботі такої людини. Отже, людина не звикла до розподілу своїх справ та обов'язків, а натомість відтягує все, що може, до останнього моменту. І коли терміни підтискають, приймається за роботу.

Зрозуміло, найкраще запобігти можливим ситуаціям, якщо обдумати все заздалегідь. Адже є загальновідомий принцип, за яким усувати наслідки завжди складніше, ніж передбачити усі можливі неприємності. Якщо такі справи можуть бути виконані іншими людьми, їх варто передати.

Квадрант 2: Важливе та нестрокове

У плануванні свого робочого часу Ейзенхауер визначав найважливішими справами завдання другого квадранта. Якщо виконавець послідовно виконує своєчасно поміщену у цей квадрант завдання, він може собі дозволити витратити неї стільки часу, скільки буде потрібно. Його не переслідуватимуть суєта, поспіх і різні негативні наслідки. Це дуже схоже на прийом у лікаря: як профілактичний огляд офтальмолога запобігає серйознішим проблемам із зором, так і правильно обраний час для роботи над звітом дозволить уникнути термінових нічних переробок.

Планування і облік робочого дня у межах другого квадранта становлять те щоб досягти особистих цілей працівника.

І хоча над трудящими не висить меч у вигляді терміновості роботи, що дозволяє зосередитися на якості праці, не варто забувати, що терміни все одно є, і за ними потрібно стежити, оскільки невдача з виконанням завдання другого квадранта автоматично переносить її в перший. А цей результат загрожує наслідками для планування особистого часу.

Квадрант 3: Термінове та неважливе

Тип справ, що відповідає третьому квадранту, не дозволяє сконцентрувати увагу на найважливіших справах через свою терміновість. І такі справи легко сплутати зі справами першого квадранта. Проте варто провести кордон між терміновим та важливим, оскільки ці поняття не синонімічні. Є простий спосіб такого визначення: необхідно поставити собі питання, чи наближає те чи інше завдання до виконання заданої мети. Зазвичай відносини з третього квадранта одержують негативну відповідь.

Найчастіше в цей квадрант вносять побутові питання: хімчистка одягу наприкінці сезону, допомога сусідам у терміновій справі, не важливі зустрічі та переговори. Є й інший приклад - ремонт комп'ютера, але тут варто бути дуже уважним: якщо ця техніка потрібна для роботи, то її ремонт стане завданням першорядної важливості (тобто першого квадранта), а якщо використовується тільки для розваги, то саме місце цієї проблеми в третьому квадранті.

Справи даного квадранта як не вписуються в планування робочого дня, і навіть відволікають від основних цілей і відбирають цінний час. Найкраще не приділяти їм уваги, якщо є така можливість. Як визначити важливість завдання для себе? Дуже просто. Слід запитати себе: «Що станеться, якщо цього не виконаю?»

Квадрант 4: Неважливе та несрочне

До цієї категорії відносять справи нашого побуту, які не мають жодного відношення до роботи: соціальні мережі, форуми, серфінг в інтернеті, комп'ютерні ігри, перегляд серіалів. Так, така діяльність безперечно приємна, але вона не є обов'язковою.

Загалом ця активність значно знижує продуктивність робочого дня, Ейзенхауер називав справи цієї категорії «пожирателями особистого часу».

Взяти, наприклад, серіал тривалістю 200 годин - у перерахунку вийде цілий тиждень убитого часу, який можна було реалізувати з більшою користю.

Тому необхідно виявити своїх особистих пожирачів і прагнути жорсткого контролю за ними шляхом планування як робочого, а й особистого часу.

Є в цьому квадранті і рутинні справи, для багатьох менш приємні: скажімо, миття посуду, прибирання, приготування їжі. Тут теж варто шукати компроміс із тими людьми, з якими проживаєш в одному будинку, для планування рівномірного навантаження.

Таблиця планування робочого часу

Наведемо простий приклад у вигляді таблиці.

Вівторок		Підзавдання	Коментар
	Перевірити список справ
	Поїздка на роботу
	Телефонні дзвінки		Добрати номери двох контактів із робочою електронною поштою
	Написання статті	Аналіз матеріалів
	Написання статті	Переклад додаткових матеріалів з іноземної мови та набір основного тексту	Не забути оформити виноски на джерела та виправити дефіси на тирі
	Похід до редактора
	Нарада

Середа

Цей приклад наочно демонструє принцип побудови робочих планів. При необхідності таблиці можуть бути більшої глибини з розширеним простором для приміток. Не важливо, яка програма буде застосована для реалізації, скажімо, індивідуального планування робочого часу керівника/фахівця. Таблиця -засіб універсальний, її можна намалювати навіть на простому папері. Що дійсно важливо – вміти адаптувати її під себе, свої завдання та цілі, та визначити, для яких тимчасових інтервалів вона використовуватиметься: щодня, тижнями, місяцями.

Як відбувається планування фонду робочого часу

Початковий етап планування полягає в аналізі вихідних параметрів системи – наявності активності щодо поліпшення фонду робочого часу (ФРВ) та її напрямків. Далі слідує відповідь на запитання: на кому лежить відповідальність за дану активність (фахівців, служб) та її планування? Наскільки враховується робочий час? Чи відбувається спостереження за витрачанням робочого часу? Чи розкриваються резерви ФРВ? Чи проводяться заходи, створені задля зменшення втрат робочого дня на етапі планування? Які методи використовуються для цього?

Наступний етап – аналіз застосування ФРВ. У його рамках вивчають динаміку вироблення робітників (з прив'язкою до часу - годинна, денна, річна) і виявляють фактори, що впливають на неї; аналізують стан ФРВ та визначають незадіяні можливості для зниження окремих видів неявок; проробляють дані спостережень з експлуатації фонду робочого дня та інших. Докладніше про методики аналізу використання фонду робочого дня можна дізнатися з навчальної та методичної литературы.

Інформаційну базу здійснення аналізу ФРВ становлять дані статистичного та табельного обліку робочого часу; зведення первинного обліку (листок про просте, понаднормову зайнятість, про усунення шлюбу); самофотографії та фотографії робочого часу; дані опитувань та анкет.

У ході аналізу досліджується застосування всього ФРВ та його складових частин - цілоденного та внутрішньозмінного фондів у рамках різних рівнів підприємства (структурних підрозділів, підприємства в цілому, професій та груп). Такий підхід дає можливість виявити "вузькі місця", яким слід приділити увагу насамперед. Результат аналізу – оцінка резервів удосконалення застосування ФРВ та відповідно підвищення ефективності планування робочого часу.

Отримані результати використовуються для планування корисного фонду робочого дня. Даний захід включає підготовку планового бюджету балансу, порівняння його складових з нормами підприємства, а також економію робочого часу на непродуктивні витрати. Методи розподілу балансу робочого часу отримали гідне висвітлення у навчальних матеріалах та посібниках.

Планування та аналіз робочого часу набули специфічних рис в умовах ринкової економіки. Наприклад, адміністративні відпустки примусового характеру є вигідними підприємствам з погляду його витрат. Неповний робочий час втратив статус резерву.

У плануванні ФРВ актуальним стає диференційований підхід для постійних працівників із повною ставкою, тимчасових працівників; у режимах часткової зайнятості.

З метою найбільш ефективної організації та планування робочого часу на підприємстві проводяться спеціальні заходи: соціально-економічні, організаційно-технічні та лікувально-профілактичні. Вони відбиваються у різних організаційно-технічних планах, плануванні удосконалення умов праці та інших. Залучення зовнішніх учасників необхідно обговорити з органами місцевої влади і потім вносити в планування діяльності. Будь-який захід має бути ресурсозабезпеченим.

Як правильно здійснити планування робочого часу

Правило 1. Вставати в один і той самий час

Ця початкова стадія будь-якого планування дуже дисциплінує та сприяє припливу сил.

Правило 2. Позитивний настрій на початку дня

Працюйте над своїм настроєм щоранку, адже він сильно впливає на вирішення поставлених завдань для досягнення цілей. Для цього можна поставити собі три запитання:

Як «сьогодні» наблизить мене до успіху?
Що слід зробити мені, щоб сьогодні подарував якомога більше радості?
Що варто зробити цього дня, щоб підтримати своє здоров'я?

Відповідь на ці питання та створення позитивної мотивації найчастіше не перевищують двох хвилин. Дайте їх собі перед початком стандартної ранкової діяльності.

Правило 3. Правильне початок дня

Запорука гармонійного ранку - міцний нічний сон та гарний сніданок. Але багато хто з них жертвує, відмовляючись браком часу. Проте обидві місії вимагають лише розстановки пріоритетів на етапі планування добового режиму - по суті, потрібно просто розподілити свій час таким чином, щоб раніше лягти спати.

Правило 4. Зважайте на такі фактори, як втома, при плануванні робочого дня

Багато хто відчуває, що їхня трудова продуктивність весь день змінюється, як синусоїда. Це не залежить від добових біоритмів - від того, «жайворонок» ви або «сова». Варто з'ясувати свої особисті періоди зростання активності і розмістити в плануванні діяльності найважливіші справи на цей добовий інтервал. Щоденній рутинній праці, яка не має особливої важливості, краще приділити пообідній час.

Правило 5. Робіть перерви вчасно

Одним із основних правил планування робочого часу вважається невеликий відпочинок, оскільки він дає можливість організму відновити сили та повернути увагу для роботи. Обов'язково робіть короткочасні перерви у роботі, тривалість та частоту встановлюйте самі. Пам'ятайте про регулярність.

Правило 6. Доводьте розпочате остаточно

Намагайтеся не стрибати у роботі та доводьте розпочату справу до логічного завершення. Не відволікайтеся на дрібніші справи, адже вони крадуть робочий час. Пам'ятайте, що, повертаючись щоразу до розпочатої справи, доведеться повторювати старі дії, а це позначиться на балансі планування особистої активності.

Правило 7. Знаходьте корисне застосування у вільному часі

Прагніть заповнювати всі невраховані проміжки у своєму розкладі (очікування у черзі, неінформативна нарада) корисною діяльністю. Її сутність визначайте самі, поставивши собі запитання: «Чим я можу заповнити ці хвилини, щоб отримати максимальну користь?»

Правило 8. Дотримуйтесь принципу 70/30

Заносити до щоденника потрібно лише 70 % свого робочого часу. В іншому випадку, навіть розписавши свій робочий день на 100%, ви не отримаєте гарантій, що всі завдання будуть виконані, навіть більше: багато дій не співпадуть із розкладом. Мета планування робочого часу за цим принципом - збереження нервової системи від перевантажень, запобігання відчуттю себе машиною та ув'язнення в жорсткі рамки.

Правило 9. Увечері складайте план справ на завтра

Планування справ на завтрашній день робіть наприкінці дня сьогоднішнього і робіть його у формі письмового списку – так точно не нічого не проґавте. Краще встановити важливість справ заздалегідь та розподілити по колонках. Це дасть змогу зосередити увагу на необхідних завданнях, а менш значущі можна буде і посунути у разі виникнення форс-мажору.

Правило 10. Знаходьте у кожній годині час для відпочинку

Незаперечне правило для кожного. Чим частіше ви зможете знаходити час для відпочинку, тим продуктивніше потім працюватимете. У цей період можна навести лад на робочому місці, в будинку, помити посуд, почитати журнал або книгу, прогулятися на свіжому повітрі, допомогти оточуючим. Якщо ви не можете робити це стихійно, піддайте і ці дії плануванню.

Правило 11. Реалістично підходите до своїх можливостей

Не завалюйте себе величезним обсягом роботи, вважаючи, що вам будь-які гори під силу. Підійдіть тверезо до оцінки власних сил і візьміть краще те, з чим гарантовано впораєтеся за день/тиждень/місяць, таке планування буде більш ефективним.

Правило 12. Скориставшись предметом, повертайте його на місце

Такий підхід до предметів на столі та в кабінеті допомагає заощадити час надалі. Візьміть за правило, скориставшись річчю, повернути її туди, де взяли. Встановіть певні місця для різних типів речей – папку для паперів, пенал для олівців, ящик столу або коробку для чеків.

Правило 13. Ведіть активний та здоровий спосіб життя

Здавалося б, навіщо потрібні робітнику офісу спорт, йога, фітнес, правильне харчування, гімнастика? Тому, що здорове тіло та гарне самопочуття найкраще налаштовують на позитивну енергетику та готовність до високопродуктивної робочої активності, особливо після її якісного планування.

Правило 14. Займайтеся тим, що приносить вам задоволення

Найкращий спосіб самоорганізації у плануванні та здійсненні професійної діяльності - відчувати задоволення і любов до своєї роботи. Перевага його в тому, що мотивацію не доводиться витягувати кліщами, вона приходить сама і у великому обсязі.

Планування та організація робочого часу керівника

Порада 1. Переглядати плани на день

Для цього можна скористатися АВС-аналізом чи матрицею Ейзенхауера. Навіть десятихвилинна підготовка до робочого дня може заощадити до двох годин на добу. Використовуйте їх з толком.

Порада 2. Формування блоків подібних справ

Людині, що постійно відволікається, потрібно значно більше часу на роботу, ніж зібраному і захопленому. Це відбувається через необхідність чергового «розбігу» та «занурення», тобто повернення до трудової активності. Заощадити робочий час допоможуть блоки однотипних завдань: їх легко зафіксувати на етапі планування діяльності.

Порада 3. Виділяйте собі особистий час на роботі

Нерідко від прямих обов'язків відволікають візитери, підлеглі або по телефону. Усі вони створюють сильні перешкоди у виконанні справді важливих завдань, порушують баланс робочого дня. У зв'язку з цим не можна бути доступним для всіх і кожного протягом усього трудового дня - як у своєму кабінеті, так і телефонному режимі. У процесі планування робочого дня майстри своєї справи організовують собі проміжки, коли ніхто їх турбувати. Ви також можете скористатися їхніми засобами, наприклад, встановити години прийому відвідувачів, скористатися автовідповідачем.

Порада 4. Відводьте обмежений час на кожне робоче завдання

Тривалість виконання певного виду роботи перебуває у прямої залежності від наявного часу. Плануванню підлягає навіть найменше завдання: вчитеся приділяти задачі рівно стільки часу, скільки знадобиться її виконання. Наприклад, ділові переговори не варто затягувати, потрібно максимально обговорювати всі питання, але не більше години. Зробити це можна за допомогою жорстких часових рамок та регламенту. Керуйтеся простим правилом: «Час - гроші», цінуйте та заощаджуйте їх.

Порада 5. Використовуйте делегування

Жоден поважний свого часу діяч нічого не винні виконувати завдання самостійно. Цей підхід вже описувався в принципах і правилах планування робочого часу: все, що можна передати на виконання іншим особам (65% завдань, що пожирають час і сили, але не дають вагомого результату), має бути делеговано. Це стосується не лише допомоги співробітників, а й використання допомоги сторонніх агенцій, організацій, консультаційних фірм.

Порада 6. Дробіть великі завдання на складові

Люди схильні ухилятися від великих або об'ємних завдань, всіляко затягувати їх виконання, тому що результат здається їм надто далеким. Цей факт свідчить про слабкі навички планування особистого часу, але його можна оминути. Справи, що дають найбільш швидкий результат, подобаються майже всім. Це помітив ще Альберт Ейнштейн з прикладу рубки дров. Те саме можна зробити і з довгостроковими цілями та великими проектами: розділити їх на невеликі завдання, зайнятися їх плануванням, а потім методично виконувати протягом певного періоду часу (наприклад, по дві години на день). Через, скажімо, тиждень з'являться перші результати - буде досягнуто мети першої частини проекту (згідно з плануванням), це додасть сил і мотивації продовжувати роботу в цьому напрямку.

Порада 7. Визначайте особисті терміни для пріоритетних справ

Коли ви заздалегідь знаєте, які справи будуть пріоритетними для поточного місяця, їх можна відзначити в робочому календарі та сприймати в особистому плануванні справ нарівні з тими самими переговорами/нарадами. Таким чином, коли виникне потреба внести на цю дату інший захід чи дію, вона вже буде «заброньована», що зайвий раз нагадає вам про об'єктивну значущість поставленого завдання. Ця рада займає особливу цінність щодо планування робочої діяльності.

Порада 8. Правильно організуйте робоче місце

Насамперед це стосується порядку на робочому столі. На ньому слід залишати тільки ті документи, без яких неможливо обійтися у виконанні завдань категорії А. Ця дія має психологічне підґрунтя: порядок на столі допомагає порядку в думках, а зайві папери забирають час.

Порада 9. Намагайтеся, щоб інші не навішували на вас додаткові обов'язки

Часто керівники цікавляться та займаються все новими справами, розширюючи сфери своєї компетенції. Прийшовши з особистого інтересу на переговори, які працівник зазвичай не відвідує, він може потрапити до робочих груп або отримати додаткові завдання, які не внесені до його плану і врешті-решт стануть тягарем для основної роботи та її планування. Найкраще перевіряти ще раз всі свої дії на предмет їх потреби в рамках посади, тим самим підвищуючи свої навички планування робочого часу.

Порада 10. Оцінюйте, наскільки справді важливі та невідкладні справи, до яких вас раптово хочуть залучити

Форс-мажори та інші невідкладні справи - звичайне явище для будь-якої фірми чи підприємства, навіть якщо вони прагнуть діяти у межах суворого планування. Для їх вирішення мобілізують усі доступні ресурси. Якщо ви погодитеся допомогти в ситуації, що склалася, пам'ятайте, що це забере час від поточних важливих завдань у вашому графіку, тому завжди зважуйте, чи варто їм жертвувати.

Порада 11. Не дійте внаслідок пориву - приймайте лише зважені рішення

Іноді певні рішення приймаються внаслідок імпульсу неконтрольованого пориву. Але це провокує відхилення у графіку та перешкоди ефективному плануванню робочого часу для досягнення мети. Якщо ви відчули миттєве прагнення щось зробити (наприклад, зателефонувати), ретельно обдумайте і зважте, чи варто здійснити задумане.

Порада 12. Правильно встановлюйте пріоритети у справах

У великому потоці справ - конференцій, нарад, дзвінків, текстів - буває дуже складно орієнтуватися, і коли ви беретеся за все відразу або вистачаєте частинами з різних кінців, в результаті встигаєте дуже мало. Тут корисно згадати такий спосіб планування часу, як матриця пріоритетів, і розпочинати діяльність з виконання чітко поставлених та однозначно значущих завдань, поступово просуваючись до менш важливих.

Планування робочого часу секретаря керівника

Основний обов'язок та мета планування індивідуального робочого часу секретаря - максимально розвантажити начальника та допомогти тому розподілити свій час. На ньому лежить завдання підвищення ефективності використання всіх можливих годин та хвилин для трудової активності. А це означає, що завдання та планування діяльності керівника та секретаря взаємозалежні.

Насамперед секретар допомагає в організаційних, підготовчих та управлінських видах роботи, звільняє начальника простір для творчості. З цією метою помічнику необхідно знати режим дня вищої ланки, графік його завдань на всі можливі періоди – день/місяць/квартал. Ефективне планування робочого часу секретаря залежить від графіка його безпосереднього керівника, оскільки займається підготовкою всіх зустрічей, переговорів та інших справ (прийомом візитерів, оформленням документів), які є у графіку начальника. Ключову роль у плануванні грає ієрархія завдань щодо їх цінності та важливості.

Крім цього, до обов'язків секретаря включено й іншу роботу, яка не залежить від режиму дня начальства (і відображена у плануванні трудової активності): це перевірка пошти та відповідь на кореспонденцію, документообіг, контрольна картотека тощо. Навички планування робочого часу помічника мають бути на висоті. Початковими пунктами його розкладу завжди виступають повторювані дії, наприклад:

підготувати робоче місце керівника;
упорядкувати власне робоче місце;
обробити всі види вхідних листів;
переглянути контрольну картотеку;
надати начальству зведення про стан справ та уточнити розклад на поточний день.

Розглянемо простий приклад планування робочого дня у прив'язці до графіка керівника. Програма дій секретаря набуде приблизно такого вигляду. Коли в планах начальника стоїть нарада об 11:00, значить у плані помічника на 10:30 буде відзначено його організацію з усіма діями: нагадування, ксерокопіювання матеріалів, прибирання конференц-залу, протоколювання. Якщо о 14:00 керівник запланував переговори поза офісом, то у графіку секретаря будуть пункти про виклик автомобіля, збирання документів. Також у списку робіт вказується, з ким і коли потрібно з'єднати начальника для телефонної розмови, яку документацію необхідно виправити, а яку заповнити з нуля, тощо.

Оптимальний варіант - визначити спільно з начальником постійний часовий інтервал для щоденних дій: підписання документації, прийом відвідувачів. Це налагодить роботу та допоможе плануванню робочого часу і спеціаліста, та його помічника. При розробці робочого графіка також потрібно залишати пристойний резерв на випадок раптових термінових та важливих доручень, телефонних дзвінків та інших екстрених ситуацій.

Кінець робочого дня секретар присвячує надсилання вихідної кореспонденції, а також планує заходи на завтра.

Коли трудовий день закінчено, а керівник затримується в офісі, помічник може піти додому лише в тому випадку, якщо між ними буде відповідна домовленість і він забезпечить начальника всіма необхідними даними.

Перед тим як залишити приміщення, секретар прибирає всі документи, закриває шафи, сейфи, вимикає електронне обладнання (це не стосується телефону, модему, факсу), упорядковує робоче місце.

Планування робочого часу менеджера

Сутність планування - підготовка до здійснення цілей та регламентація робочого часу. Принципи планування робочого часу менеджера не відрізняються від загальних принципів регулювання трудової діяльності. Раціональне застосування своїх часових ресурсів передбачає розуміння своїх функцій, цілей, завдань та тимчасового бюджету.

У процесі організації робочого дня спеціаліста використовуються широко відомі методики планування. Менеджеру потрібно керуватися такими правилами:

60% денного робочого плану приділяється планові роботи;
20% часу – на непередбачені дії;
останні 20 % краще залишити на задачі, що спонтанно виникають.

«Плоскі» організаційні структури застосовуються на невеликих підприємствах на вирішення складних завдань за умов суттєвої невизначеності. Для таких підрозділів характерні такі недоліки: надмірна завантаженість менеджерів, складність контролю дій великої кількості людей, а також труднощі, пов'язані з координацією роботи підрозділів.

Витрачений час (особливо якщо він не зазначено на етапі планування) має бути зафіксований з обов'язковою вказівкою, на що і яким чином він був використаний. Це сприяє тому, що отримавши повну картину витрат свого робочого часу, менеджер зможе ефективніше організувати його планування в майбутньому; з метою розробки якісного плану завдання будуть поділені на коротко-, середньо- та довгострокові.

Регулярність, системність та послідовність повинні позиціонуватися як основні принципи планування. Необхідно слідувати одному з важливих принципів планування діяльності - реальності цілей: брати на себе стільки обов'язків, скільки під силу виконати.

У основі раціонального витрати робочого дня менеджера лежить його перспективний план. Це багаторічна система, з урахуванням якої створюються річні та квартальні плани. Останні може бути скоординовані з річним і бути поділеними на місячні. Щоденний та тижневий плани повністю їм відповідають і при цьому найточніше відображають використання робочого часу менеджера. Планування робочої діяльності лише на рівні дня - важливий щабель у загальному плануванні робочої діяльності менеджера, воно підлягає постійному контролю та коригування залежно від обстановки.

Головна > Ефективність