Що таке завдання SMART та як вони працюють

Кожна компанія, незалежно від розміру, повинна встановлювати бізнес-мети, щоб збільшувати прибуток, розвиватися та рухатися вперед. SMARTпостановка цілей - конкретних, вимірних, досяжних, реалістичних та своєчасних, визнається передовою практикою управління. SMART філософія у визначенні цілей – це ясність та чіткість завдання, основа для обговорення та співпраці між підрозділами підприємства, потужний мотиваційний інструмент.

Налаштування завдань за принципом SMART – один з найефективніших інструментів, що часто використовуються в бізнесі.

«Трагедія у житті не в тому, що мети не досягнуто. Трагедія – якщо немає мети задля досягнення», Бенджамін Мейс.

Навіщо потрібно ставити SMART завдання

У книзі Льюїса Керролла « Аліса в Задзеркаллі» є чудовий діалог між Алісою та Чеширським Котом:

- Скажіть, якою стежкою я зможу вийти звідси?
– А куди ти йдеш? - запитав Кіт.
- Я не знаю, - відповіла Аліса.
- Що ж, тоді ти прийдеш туди будь-якою стежкою.

« Піти туди, не знаю куди» - Буває тільки в казках. Ви повинні знати, куди йдете і чітко бачити шляхи, що ведуть до мети. Постановка завдань з SMART вказує напрямок для менеджерів та працівників; визначає стежку, якою потрібно рухатися.

Установка цілей має життєво важливе значення для ефективної роботи бізнесу. Так, 50% малих підприємств зазнають невдачі протягом перших п'яти років роботи – багато власників крутяться як білка в колесі», ледве впораючись із поточними проблемами, і не приділяють уваги стратегії, плануванню та цілям підприємства.

Система постановки завдань SMARTструктурує інформацію, допомагає досягти фінансових цілей, відстежити прогрес та – вижити.

Що таке SMART завдання

Термін SMART вперше з'явився у 1981 році, у статті Джорджа Дорана There's a SMART Way to Write Management's Goals and Objectives(«Це – розумний спосіб написання управлінських цілей та завдань»). Слово «smart» у перекладі російською означає « розумний», а в цьому випадку – це акронім англійських слів. Розшифровка SMART:

S pecific
M easurable
A chievable
R elevant
T ime-bound

Оскільки ніщо не стоїть на місці, абревіатура SMART зараз має кілька варіантів прочитання. Практичне розбивання класичноюпостановки цілей і завдань з SMARTми звели до таблиці:

Правила постановки задач з SMART

SMART аналіз забезпечує просту та чітку структуру для визначення цілей та завдань. Зручність користування – ще одна причина популярності системи. Вона може бути використана будь-ким, де завгодно, і не вимагає особливих навичок постановки завдань по SMART.

«Коли схеми продумані заздалегідь, це дивно, як часто обставини вписуватимуться в них», Вільям Ослер.

Конкретне завдання

Чого ви хочете досягти?

Чим точніше ваш опис, тим вища ймовірність того, що ви отримаєте бажане. Ви могли б сказати співробітникам, що метою компанії є «збільшення продажів» і тільки. Проблема в тому, що таке формулювання розпливчасте і нікого не підштовхне до дії.

Щоб поставити завдання SMART ви повинні відповісти на шість запитань. W»:

W питання для SMART цілей

*Who*	*Хто*	Хто бере участь?
*What*	Що	Чого я хочу досягти?
*Where*	Де	Визначити місцезнаходження
*When*	*Коли*	Встановити часові рамки
*Which*	*Котрий*	Визначення обмежень
*Why*	*Чому*	Що ви отримаєте, досягнувши мети? Це на користь бізнесу?

Для практичного розуміння візьмемо приклад постановки задачі за SMART:

Ця мета є досить конкретною і допоможе вашій команді продажів рухатися в заданому напрямку.

Вимірна мета

Уявіть, що ви сіли грати у преферанс із друзями і вирішили не писати кулю. Ви не знаєте ні хто виграє, ні скільки, ні коли це закінчиться. Немає жодної мотивації, навіщо потрібна така гра?

Сформулювати завдання з SMART- значить дати собі та співробітникам можливість оцінити наскільки успішно ви просуваєтеся до наміченої мети. Розпливчаста постановка питання залишає місце для неправильного тлумачення і закінчиться лише роздратуванням.

У прикладі вище вказано мету збільшити продажі. Якщо менеджери продадуть одну додаткову одиницю товару за квартал, чи це означає, що завдання виконано? Формат постановки SMART задач передбачає використання точних цифр: Х%або Yтисяч рублів.

Досяжна мета

Мета повинна перебувати в межах наявних ресурсів, знань та часу. Якщо ви ставите якесь особисте завдання, воно має бути розумним і безпечним. Наприклад, схуднути на 10 кг за 3 дні практично неможливо, навіть використовуючи радикальні методи.

Якщо ви вирішите «спустити» до відділу продаж цифру 100% на майбутній квартал, а зростання обороту в поточному періоді лише 5%, то навряд чи така мета досяжна. Нереалістичне завдання не тільки не мотивує співробітників, але має зворотний ефект. якщо наздогнати неможливо, то й нічого бігти».

Релевантна ціль

Релевантна мета – отже відповідна, доречна, адекватна. На цьому кроці необхідно переконатися, що ціль має значення для вас і відповідає іншим цілям. Питання, які потрібно поставити:

Чи варте це завдання ресурсів та зусиль, які потрібні?
Чи вдалий час для реалізації цілі?
Вписується у загальну стратегію компанії?

Ви, звичайно, можете встановити мету «зменшити витрати» та звільнити співробітників відділу продажів, але як ці дії співвіднесуться із завданням збільшення обороту?

Ще один приклад із роздрібної торгівлі: у січні традиційно спостерігається спад активності покупців, затвердити план збільшення продажу одягу на 20% щодо грудня – і нереально, і недоречно.

Обмежена за часом

Бізнес-мета без визначення кордонів приречена на провал із самого початку. Створення точних часових рамок мотивує, слугує нагадуванням співробітникам, та сприяє збереженню заданих темпів.

Збільшити продажі на 50% можна в наступному кварталі, році або п'ятирічці, чи не так? Кінцевий термін виконання мети допомагає виробити команді план дій, щоб досягти результату.

Отже, зберемо наш приклад постановки SMART задач:

Каскадування SMART задач

Щорічне вирівнювання стратегічних та глобальних цілей SMART починається зі створення плану з використанням каскадних комунікацій між підрозділами компанії. Такий підхід гарантує, що всі зацікавлені сторони ( інвестори, власники, співробітники) розуміють потреби клієнтів, можливості організації, і можуть зробити висновки про необхідні дії, щоб рухатися вперед та розвиватися.

Як написати каскадні цілі SMART

На рівні ради директорів ухвалити рішення про 4 – 6 стратегічних цілей на рік.
Зробити їх SMART видимим для рівня нижче.
Підрозділи компанії розробляють свої SMART завдання відповідно до плану розвитку.
Співробітникам компанії ставляться індивідуальні цілі.

Каскадування SMART завдань – процес, який залучає всіх працівників організації. Його передумова полягає у розширенні прав та можливостей співробітників. Кожна людина в компанії встановлює власні смарт-мети, бачить, як її досягнення впливають на загальний успіх. Тим самим кристалізуються вертикальні та горизонтальні зв'язки між відділами компанії та співробітниками.

Управління по SMART цілям

Розробити та встановити завдання – півсправи, важливо регулярно відстежувати показники та, за необхідності, коригувати цілі. Тут ми трохи відступаємо від теми SMART завдань і торкаємося MBO – систему управління за цілями. Чіткому вектору, позначеному за допомогою SMART мети, необхідні контрольні точки.

Заключний етап – винагорода. Оскільки цілі були визначені у конкретній, вимірній та тимчасовій формі, система оцінки відносно проста. Коли ви заохочуєте персонал у виконанні завдань, ви даєте чіткий сигнал у тому, що докладені співробітниками зусилля цінуються.

Встановити план моніторингу продуктивності – раз на місяць чи квартал.
Оцінити та винагородити зусилля та ефективність діяльності команди. Заохочення успіху – найсильніший мотиватор для працівників.

Підсумкова схема SMART задач виглядає так:

SMART завдання у прикладах

"Постановка цілей є першим кроком до перетворення невидимого на видиме", Ентоні Роббінс.

Дослідження Університету Dominicanштату Іллінойс виявило, що люди, які лише «думали» про свої цілі, успішні на 43% у досягненні бажаного. Інша група піддослідних встановлювала та записувала цілі, використовуючи формулювання SMART, успіх супроводжував 78% учасників.

Приклад №1: вирішення проблеми постановкою SMART задачі

Ціль: збільшення обсягів продажу Цей приклад ми докладно розглядали вище та вивели відповідну SMART установку:

«Відділ збуту має збільшити продаж лінійки продукту Х цього року в центральному регіоні на 50%».

Деталізоване SMART завдання звучатиме приблизно так: «Для збільшення продажів продукту Х на 50% цього року додатково будуть найняті два менеджери. Заплановане зростання продажів: 10% у першому кварталі, 15% у другому, 5% у третьому та 20% у четвертому».

Мета у форматі SMART – гранично конкретна, вимірна та реалістична. Враховано сезонні коливання попиту продукт Х і названі заходи, які необхідно вжити для завершення завдання.

Приклад №2 вирішення проблеми постановкою SMART задачі

Якщо з фінансовими показниками все більш-менш ясно, то ціль « забезпечити хороше обслуговування клієнтів» ставить у глухий кут багатьох керівників. Перше, що треба визнати: «забезпечити обслуговування» – це не мета, а дія. Ціль – це результат і досягнення, а не процес, який до неї веде. Що вам справді потрібно?

Взаємини з клієнтами зводяться до двох ключових моментів:

клієнт має бути задоволений;
необхідно утримувати постійних клієнтів.

Можна було б встановити завдання "збільшити клієнтську базу на 10% цього року".Це вже краще, але не завжди компанія має достатньо впливу на потенційних клієнтів.

У такому разі переформулюйте на SMART: «Підвищити рівень задоволеності клієнтів до 90% у поточному році».

Конкретна: підвищення лояльності та утримання клієнтів.
Вимірна: анкетування людей, які користувалися продуктом чи послугами компанії.
Досяжна: попередній період показав цифру 70%, підвищення задоволеності на 20% реальне завдання.
Відповідна: постійна клієнтура приносить очевидні вигоди бізнесу.
Обмежена за часом: заданий часовий поріг.

SMART формулювання суміщена з первинним завданням забезпечення хорошого обслуговування клієнтів, дає конкретний та вимірний результат, який можна досягти. Позначена цільова дата тримає персонал мотивованим, і в певний період можна контролювати проміжні результати.

Каскадування SMART завдань поглибить та деталізує конкретні цілі безпосередньо для співробітників. Це може бути робота відділу HR з персоналом підвищення мотивації, тестування та навчальні програми, розробка анкети для зворотного зв'язку з клієнтами і т.д.

10 кроків до постановки задач SMART

Визначте цілі. Чого ви хочете досягти, на чому потрібно зосередитись, що покращити?
Запишіть за допомогою принципу SMART. Ручкою на папері або текстовому редакторі – написання слів відокремлює бажання від цілей.
Проаналізуйте, що потрібно зробити для досягнення записаних завдань.
Складіть список вигод, які несе вам успішне виконання цілей. Окремо випишіть можливі перешкоди, які можуть трапитися на шляху.
Якщо ви встановлюєте цілі особистісного зростання, розбийте їх на дрібніші завдання. У бізнесі - вдайтеся до методу каскадування SMART.
Розробте план дій, як у наведених вище прикладах: найняти працівників, підвищення продажів на 10% на квартал, тощо. Встановіть термін.
Періодично контролюйте етапи виконання завдань.
Перегляньте або оновіть короткострокові завдання, якщо виникла потреба.
Винагородіть співробітників (і себе) за успішне просування.
Проведіть переоцінку цілей – це не висічені у камені скульптури. З плином життя під впливом зовнішніх та внутрішніх обставин вони можуть змінюватись.

Застосування SMART підходу для концентрації зусиль у сфері розвитку бізнесу може стати каталізатором, який необхідний вашій команді. Після того, як цілі встановлені, створено план дій, потрібно продовжувати шукати точки покращення та можливості для зворотного зв'язку. SMART підхід тісно пов'язаний з мотиваційними цілями співробітників, які роблять свій внесок у компанію, сприяючи успіху і процвітанню справи.