» Як складається протокол наради

Як складається протокол наради

Наради проводяться у більшості організацій незалежно від форми власності. Там співробітники та керівники обмінюються інформацією з поточних питань, приймають оперативні рішення. Щоб такий захід проходив із максимальною ефективністю, ведеться протокол наради. Цей документ має одночасно інформаційну та розпорядчу функцію: у ньому фіксуються відомості про порушені питання та прийняті рішення.

Протоколування ходу наради входить до обов'язків секретаря керівника організації. Ця функція може виконуватись і іншим працівником.

До початку наради секретареві передають список запрошених та приблизний перелік питань. Учасники представляють тези доповідей. Це допомагає готувати шаблон документа, щоб прискорити роботу зі складання підсумкової версії протоколу. Якщо учасників багато, то бажано завести реєстраційний лист, де буде вказано П.І.Б. осіб, що з'явилися. Після початку наради секретар зафіксує остаточний перелік присутніх.

Запис інформації ведеться секретарем наради під час заходу. Щоб підвищити точність протоколювання, використовуються диктофонні записи. Усі слова фіксуються на цифровому носії, а потім відтворюються під час остаточного оформлення документа.

Якщо проводяться великі збори з великою кількістю учасників, то прокол ведуть 2 секретарі. Робота одразу двох спеціалістів над протоколом допоможе прискорити процес, якщо нарада затягнеться.

Окремі репліки, зауваження, коментарі, обговорення питань, що не належать до тематики засідань, не відображаються у документі. У протоколі фіксується загальний зміст доповідей, питань та пропозицій. Точно записуються рішення та доручення, які дає керівник окремим виконавцям.

Зверніть увагу! Доповіді та питання не потрібно записувати слово у слово.

Якщо керівнику знадобиться точна інформація, він вимагатиме подати звіт за підписом відповідального співробітника. На нарадах обговорюється стан речей загалом, тому немає потреби детального запису. У результаті, у протоколі тезово відбивається перебіг засідання: обговорені теми, порушені питання та прийняті рішення.

У деяких випадках керівники організації вимагають саме дослівної фіксації кожної фрази. Це притаманно нарад у сучасних компаніях, де на подібних заходах вирішується велика кількість оперативних питань.

Оформлення

Нерідко можна зустріти згадки у тому, що протоколи мають вестися на спеціальних бланках. Так відбувається, якщо подібні зустрічі відбуваються у державних відомствах, наприклад, у муніципальних органах влади.

У традиційних організаціях рідко вводяться спеціальні форми для протоколювання.Виняток становлять спеціальні види нарад, наприклад, робота ради директорів акціонерного товариства.

Протокол наради повинен містити такі відомості:

1. Обов'язкові реквізити:

• дату та номер;
• найменування організації;
• вид документа із зазначенням заходу;
• місце проведення зборів.

Також кожен лист нумерується, щоб можна було точно простежити перебіг наради;

1. Список присутніх та його ролі. Необхідно вказати П.І.Б. та посаду спеціаліста, який веде протокол, начальника, провідної наради, інших учасників наради. Замість нього може бути використаний явочний лист, де розписуються працівники, що прийшли;
2. Якщо на заході були особи, які представляють інші організації, їх вказують з позначкою «Запрошені»;
3. Основна частина протоколу складається з трьох послідовних блоків:

• Слухали. Вказується П.І.Б. та посаду доповідача, основна тема виступу, короткий виклад відомостей про виступ;
• Виступили. Фіксується П.І.Б. та посаду особи, яка ставила запитання або давала коментарі по суті виступу;
• Вирішили. За результатом доповіді керівник дає доручення чи накладає резолюцію. Рішення записується секретарем докладно, оскільки має обов'язкову силу для співробітників. Вказуються терміни виконання завдань.

Зверніть увагу! Якщо за рішенням проводиться голосування, слід записати кількість голосів «за», «проти» і утриманих без вказівки прізвищ.

1. Наприкінці протоколу ставляться підписи секретаря та керівника наради. Друк не потрібний.

Остаточний варіант документа готується кілька днів після проведення засідання. Це може тривати кілька годин або кілька днів, залежно від обсягу інформації. Далі він подається на підпис начальнику, який керував заходом.

Після цього протокол розсилається зацікавленим особам або з нього робляться офіційні виписки з дорученнями для конкретних виконавців.

Протокол оперативної наради

Оперативна нарада має кілька особливостей:

• Точна періодичність проведення (наприклад, раз на тиждень у певний час);
• Стабільний склад учасників;
• Майже постійні теми та питання;
• Коротка тривалість.

Ці параметри накладають відбиток складання протоколу оперативної наради. Секретар наперед знає алгоритм роботи, питання, які будуть обговорюватися. Це дозволяє прискорити роботу над підсумковим документом, сформувати більшу його частину заздалегідь.

Протокол засідання готується швидко, щоб документ було одразу подано на підпис керівнику.

Зберігання

При вирішенні питання зберігання протоколів, секретар повинен вивчити внутрішні документи організації.

Так, протоколи наради ради директорів чи загальних зборів акціонерів акціонерного товариства мають зберігатися постійно. Документи знаходяться за місцем розташування постійно діючого органу організації. Такий порядок встановлено у постанові ФКЦП № 03-33/пс від 16.07.2003 р., у якій містяться норми, що регулюють правила та терміни зберігання деяких документів в акціонерних товариствах.

Зазвичай протоколи різних зборів зберігаються 3 або 5 років, після чого здаються до архіву та знищуються відповідно до інструкцій.

Протокол нарад – це елемент непотрібної бюрократії. Він допомагає учасникам зборів не забути порядок денний та виконати доручення керівника у строк. Сьогодні існують електронні ресурси для оперативної підготовки та розсилки подібних документів. Тому секретар може швидко та у зручному вигляді уявити готову версію протоколу всім зацікавленим особам.

.