Нормирование труда: просто о серьезном. Часть 2

Один из основных вопросов, которые приходится решать эйчарам, - определение численности персонала: сколько же сотрудников нужно организации?

Расчет численности персонала

Решение этого вопроса обычно начинается с поиска норм численности для соответствующих категорий работников. К сожалению, чаще всего он оказывается безуспешным - по той простой причине, что нормы численности разрабатываются отнюдь не для всех. Во-первых, они решают только одну специфическую задачу, то есть непригодны ни для планирования производства, ни для разработки системы оплаты труда или материального стимулирования. Во-вторых, при составлении норм необходимо учесть большое количество факторов (условно говоря, видов выполняемых работ и их особенностей), определяющих в реальной жизни требования к численности каждой категории работников. Но поскольку это сложно обеспечить, обычно ограничиваются тремя-четырьмя факторами, чего недостаточно для обеспечения высокой точности расчетов.

При отсутствии норм численности потребность в персонале можно рассчитать на основе любых других видов норм труда. Логика этих расчетов проста и понятна, а используемые формулы - несложны.

Необходимая численность (Ч н ) - это количество работников, требующихся для выполнения производственного задания в установленный период времени в заданных организационно-технических условиях. Необходимую численность часто называют «явочной»: это количество людей, которые должны находиться на своих рабочих местах. Однако работники периодически отсутствуют на рабочих местах - по уважительным (отпуска, болезни, уход за детьми и т. п.) и неуважительным причинам. С учетом этого, чтобы обеспечить своевременное выполнение производственных заданий, предприятию приходится нанимать дополнительных людей. Штатная численность (Ч ш ) - это необходимая численность с учетом коэффициента невыходов (К н ). Ч ш = Ч н х К н Штатную численность часто называют списочной .

Расчет численности на основе норм времени

Зная нормы времени и объемы заказов, мы легко сможем рассчитать необходимую численность.

Например , если работник затрачивает на обработку одной детали один час, а за день нужно сделать 80 деталей, то для выполнения производственного задания потребуется 10 человек. Решение задачи очевидно: общую трудоемкость (80 ч) нужно разделить на время работы одного человека (8 ч в день).

В реальной жизни все несколько сложнее, поэтому в расчет вводятся поправочные коэффициенты. Если за основу берутся нормы времени, то численность персонала рассчитывается по формулам:

где Т · - совокупная трудоемкость работ в плановом периоде, чел.-ч;
Ф - фонд рабочего времени одного работника в плановом периоде, ч;
Н 1 , Н 2 , Н i - норма времени на 1, 2 и т. д. вид работ в плановом периоде, чел.-ч;
V 1 , V 2 , V i - объем работ 1, 2 и т. д. вида в плановом периоде;
К ох - коэффициент, который отражает, какое количество работ не охвачено нормированием в плановом периоде;
К вн - коэффициент выполнения норм;
К н - коэффициент невыходов.

Плановый период при расчете может быть любым - смена, неделя, декада, месяц, квартал, год. Различные виды работ характеризуются разной повторяемостью (постоянные, ежедневные, разовые и т. д.), при этом, чем продолжительнее плановый период, тем точнее будет результат.

Однако при увеличении планового периода возникает другая сложность. Отнюдь не все предприятия могут составить точный и подробный план работы, например, на год. Но использование в планах приблизительных (ориентировочных) производственных показателей снижает точность результатов расчета численности. Поэтому при назначении планового периода следует учитывать конкретные обстоятельства, а также наличие достоверных исходных данных.

Коэффициент выполнения норм (К вн ) - это показатель, который отражает степень выполнения работником плановых заданий (средней выработки):

при средней выработке 100%, К вн = 1,0;

при меньшей выработке, К вн < 1,0;

при большей выработке, К вн > 1,0 (например, при средней выработке 120%, К вн = 1,2).

Очевидно, что если работники систематически перевыполняют нормы, то показатель необходимой численности персонала уменьшается, а если недовыполняют - увеличивается. Коэффициент выполнения норм обычно рассчитывают для производственных рабочих, для остальных категорий персонала его значение, как привило, принимают равным 1,0.

Коэффициент невыходов (К н ) - стандартный показатель учета отработанного времени, отражающийся в статистической отчетности предприятия.

Коэффициент охвата нормами (К ох ) используется в расчетах в тех случаях, когда часть выполняемых работниками работ не охвачена нормами (или их невозможно установить) - такое встречается достаточно часто. Как же узнать, какой процент работ не охвачен нормированием?

1. Можно попытаться решить эту задачу арифметически: вычесть из отработанного календарного времени общую трудоемкость пронормированных работ. Но при всей очевидной простоте этот способ имеет ограничения:

если показатели выработки превышают 100%, то результат будет выражаться отрицательным числом;

если показатели выработки меньше 100%, то результат отнюдь не всегда будет отражать именно долю неохваченных нормами работ;

если коэффициент выполнения норм не равен единице, то результат будет существенно искажен.

1. К ох можно определить путем наблюдений - используя метод фотографии рабочего времени. Это наиболее правильный подход.

2. Чаще всего данный коэффициент назначают с использованием «экспертного» метода (исходя из опыта).

Например , годовая (2009 год) производственная программа деревообрабатывающего предприятия предусматривает изготовление 6600 шт. деревянных брусьев 2000х100х80 мм (в дальнейшем они используются для сборки столярных изделий). Необходимо рассчитать численность столяров (III разряд), производящих операции обстругивания заготовок с четырех сторон (при помощи шерхебеля и рубанка), зачистки кромок с четырех сторон (шлифовальной шкуркой), а также делающих в каждом из брусьев по 16 гнезд (восемь стамеской и восемь - электрической дрелью).

Для определения трудоемкости были использованы Межотраслевые нормы времени на изготовление столярных изделий (Краматорск, 2005).

Норма времени на обстругивание заготовок ручным инструментом (шерхебель и рубанок) составляет 2,43 чел.-ч на каждые 100 м обстругиваемой поверхности при ширине строгания до 100 мм (карта 18 сборника норм); трудоемкость обстругивания одной заготовки составит:

Норма времени на изготовление глухих пазов стамеской составляет 2,91 чел.-ч на 100 гнезд (карта 23); трудоемкость изготовления пазов стамеской на одну заготовку рассчитывается:

Норма времени на изготовление глухих пазов электродрелью составляет 1,43 чел.-ч на 100 гнезд (карта 26). Трудоемкость изготовления пазов стамеской на одну заготовку рассчитывается:

Норма времени на зачистку кромок шлифовальной шкуркой вручную составляет 1,03 чел.-ч на каждые 10 кромок длиной 2000 мм (карта 42). В рассматриваемом примере в каждой заготовке кромки зачищаются с четырех сторон, следовательно, трудоемкость зачистки кромок на одной заготовке рассчитывается так:

Учитывая, что все работы расчетного периода охвачены нормированием (К ох = 1,0), совокупная трудоемкость работ составит:

Тогда, при фонде рабочего времени в 2004 ч (2009 год), коэффициенте выполнения норм К вн = 1,0 и коэффициенте невыходов К н = 1,12, расчетная численность столяров составит:

Расчет численности на основе норм выработки

При использовании норм выработки численность работников рассчитывается по формуле:

где Н в1 , Н в2 , Н вi - нормы выработки на 1-й, 2-й и т. д. виды работ соответственно.

При расчете следует обязательно помнить о соответствии единиц измерения . То есть, единицы измерения количества работы в показателях норм выработки и объемов работ должны быть одинаковыми - шт., куб. м, кг и т. п. Также должны быть согласованы единицы измерения времени в показателях норм выработки и фонда рабочего времени - час, смена и т. п. Если единицы измерения не совпадают, следует пересчитать показатели. Если норма выработки составляет 120 шт./мин., а плановый период - один месяц, то при расчете численности следует привести единицы измерения к единой шкале: один месяц - это 167 ч х 60 = 10 020 мин.

Например , месячная производственная программа заготовительного участка составляет:

1) заготовка А - 25 тыс. шт. при норме выработки 12 шт./мин. (в этом примере использованы местные нормы выработки);
2) заготовка Б - 3 тыс. шт. (8 шт./ч);
3) заготовка В - 50 тыс. шт. (15 шт./мин.);
4) заготовка Г - 3 тыс. шт. (30 шт./ч);
5) заготовка Д - 4,5 тыс. шт. (25 шт./ч).

Месячный фонд рабочего времени составляет 167 ч. Коэффициент выполнения норм для всех заготовок К вн = 1,0, коэффициент невыходов К н = 1,12. Тогда штатная численность рабочих составит:

Для обеспечения соответствия единиц измерения в рассмотренном примере проведен перерасчет норм выработки для заготовок А и В.

Расчет численности на основе норм обслуживания и норм времени обслуживания

Нормы времени обслуживания (нормы обслуживания) используют при нормировании труда работников, обслуживающих производство (транспортного и складского хозяйства, ремонтников и т. п.). Расчет численности на их основе производится по формулам:

для норм времени обслуживания:

для норм обслуживания:

где Н о1 , Н о2 , Н оi - нормы обслуживания 1-го, 2-го и т. д. вида.

Приведенные формулы похожи на соответствующие формулы расчета численности на основе норм времени и выработки, однако в них отсутствует коэффициент выполнения норм. Его не используют потому, что для этих подразделений обычно неприемлемо не только недовыполнение , но и перевыполнение норм: работы должны выполняться строго в соответствии с установленным графиком/режимом. Если же по каким-то объективным причинам производительность труда в обслуживании повысилась, то следует не вводить коэффициент выполнения норм, а изменить нормы .

Например , рассчитаем численность слесарей-ремонтников, производящих текущее техническое обслуживание металлорежущих станков токарной группы в механосборочном цехе машиностроительного завода.

На предприятии установлены нормы обслуживания и нормы времени обслуживания для каждого из видов оборудования (таблица ). Нормы устанавливались на основе Межотраслевых норм численности, норм обслуживания и норм времени для работников, занятых обслуживанием основного и вспомогательного производства (Краматорск, 2005). Коэффициент невыходов К

Поскольку норма времени облуживания установлена в чел.-мин., то и фонд рабочего времени (одна смена) принят в минутах.

Если для расчета того же объема работ использовать нормы обслуживания, то штатная численность слесарей-ремонтников составит:

Расчет численности на основе норм численности

Нормы численности обычно получают в результате анализа данных многих однотипных предприятий или структурных подразделений (с использованием математических и статистических методов). В пределах отдельно взятого предприятия создать нормы численности обычно не удается.

В сборниках норм нормы численности представляются в виде таблиц (они могут сопровождаться формулами, на основе которых были рассчитаны данные). Нормы численности всегда отражают необходимую численность . При их использовании коэффициент невыходов следует добавлять отдельно, учитывая особенности и статистику конкретного предприятия.

Пользоваться нормами численности достаточно просто, однако результаты могут оказаться не такими хорошими, как ожидалось.

Например , для предприятия с численностью персонала от 10 до 500 человек нормативная численность работников для бухгалтерского учета может быть рассчитана по формуле:

где Ч пр - общая численность персонала на предприятия, тыс. человек;
N c.n. - число самостоятельных структурных подразделений на предприятии, штук.

Тогда для предприятия, имеющего 14 структурных подразделений с общей численностью 425 человек численность бухгалтеров составит:

Насколько можно доверять полученным результатам? Формула взята из сборника «Межотраслевые нормы численности работников бухгалтерского учета», утвержденного Министерством труда и социальной политики Украины в 2003 году и рекомендованного для применения на всех предприятиях, в учреждениях и организациях. В п. 11 «Общей части» сборника указано, что «нормы численности разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава работ и рассчитаны в зависимости от факторов, имеющих наибольшее влияние на их величину». Это придает уверенности и повышает доверие к результату.

Но сомнения остаются… Попробуем сопоставить (хотя бы приблизительно) работу в бухгалтерии предприятия мелкооптовой торговли и бюджетного научно-исследовательского института (предположив, что численность персонала и количество структурных подразделений в них одинаково). Очевидно, что и объем выполняемых бухгалтерами операций, и их содержание очень различаются, при этом межотраслевая норма - одна для всех! В этом и состоит основной недостаток норм численности.

Точно установить соответствие фактического состава и объема выполняемых работ тому, который использован при определении нормы численности, практически никогда невозможно. Конечно, если речь идет о районном центре занятости или отделении пенсионного фонда - проблем нет, все учреждения работают по единой инструкции и утвержденным методикам. Но каждое производственное предприятие в чем-то уникально, причем, чем значительнее расхождение между «жизнью» и нормами, тем больше будет ошибка в результатах расчета.

Поэтому более надежный результат получается при расчете численности на основе других норм, хотя процесс расчета оказывается более громоздким. Учитывая это обстоятельство, во многие сборники норм численности разработчики включают также и нормы времени на основные виды работ.

Например , Межотраслевые нормы численности работников юридических служб (утверждены Минтруда Украины в 2004 году), Межотраслевые нормы численности работников, занятых эксплуатацией и обслуживанием роботизированных участков на предприятиях (утверждены Минтруда Украины в 2006 году), уже упоминавшиеся Межотраслевые нормы численности работников бухгалтерского учета и др.

Независимо от вида используемых норм, если состав и объем выполняемых работ (как в целом, так и по отдельным их видам) учтен правильно, результаты расчета численности персонала будут достоверными; их можно использовать для принятия управленческих решений.

Нужно полтора работника…

При расчете численности персонала часто получаются дробные значения. Как поступать в этом случае?

Во-первых , дробный результат можно округлить до ближайшего меньшего целого . В этом случае мы понимаем, что фактическая интенсивность труда работников несколько возрастет, причем темпы роста могут быть разными. Одно дело округлить 1,5 до 1,0, и совсем иное - 25,5 до 25,0. Значительное увеличение нагрузки можно компенсировать дополнительными выплатами (например, надбавкой «за интенсивность труда»), но небольшое повышение, как правило, воспринимают как должное.

Во-вторых , дробный результат расчета можно округлить до ближайшего большего целого . Например, 6,5 - до 7,0. Интенсивность труда при этом несколько снижается. Для компенсации падения интенсивности работникам определяют дополнительные обязанности, но незначительное снижение, как правило, также оставляют без внимания.

В-третьих , можно ввести в штатное расписание неполные штатные единицы - 0,25; 0,5 ставки и т. д.

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Нормативы численности рабочих, руководителей, специалистов и служащих

Обновление: 28 марта 2017 г.

Для того, чтобы организация достигла необходимого для нее уровня производительности, она должна обладать достаточным для этого количеством персонала. Для верных расчетов этого количества иногда используются нормативы численности персонала (рабочих, руководителей, специалистов и служащих).

Рассмотрим, что они из себя представляют.

Численность работников - разновидность норм труда

Как и перечисленные выше, разбросаны по ведомствам и отраслям нормативы численности руководителей.

Все эти нормы используются и для оптимизации численности персонала в организациях. Выделить по значимости какую-либо одну из них невозможно, обычно они применяются в совокупности.

характеризуют параметры производственного процесса и производственной среды, влияющие на здоровье и результаты деятельности работающих.

Нормативы режимов работы оборудования содержат параметры оборудования, на основе которых устанавливаются наиболее эффективные режимы технологического процесса, обеспечивающие заданную производительность оборудования с минимальными затратами живого и овеществленного труда. В соответствии с выбранным режимом работы устанавливается величина машинного, аппаратурного и машинно (аппаратурно)-ручного времени.

Нормативы времени содержат регламентированные затраты времени на выполнение основных элементов трудового процесса (трудовых движений, действий, приемов и т.д.), на изготовление деталей, узлов, изделий и на обслуживание единицы оборудования, рабочего места, единицыпроизводственной площади.

Нормативы темпа работы устанавливают регламентированный темп работы.

Нормативы численности определяют регламентированную численность работников, необходимых для выполнения заданного объема работы.

Виды норм. Норма времени – это количество рабочего времени, необходимое для выполнения единицы определенной работы (операции) одним рабочим или группой рабочих соответствующей численности и квалификации в наиболее рациональных для данного предприятия организационных, технических и хозяйственных условиях с учетом передового производственного опыта. Норма времени исчисляется в человеко-часах, человеко-минутах или человеко-секундах. Чтобы установить норму времени, необходимо выяснить состав затрат рабочего времени и конкретные их величины для выполнения данной работы.

Состав нормы времени можно представить в виде следующей формулы:

,

где Нвр – норма времени;

Тпз – подготовительно-заключительное время;

Топ – оперативное время;

Тос – основное время;

Торм – время на обслуживание рабочего места;

Тотл – время на отдых и личные надобности;

Тпт – перерывы, обусловленные технологией и организацией производства;

Твс – вспомогательное время.

Норма выработки определяет количество единиц продукции, которое должно быть изготовлено одним работником или бригадой (звеном) соответствующей квалификации за данный отрезок времени (час, смену) в определенных организационно-технических условиях. Нормы выработки измеряются в натуральных единицах (штуках, метрах и т.п.) и выражают необходимый результат деятельности работников. Для расчета норм выработки применяется несколько формул. Наиболее общая формула имеет следующий вид:

,

где Нвыр – норма выработки;

Твр – отрезок времени, за который определяется норма выработки;

Нвр – норма времени работников.

В настоящее время наибольшее практическое значение имеет средний коэффициент выполнения норм выработки рабочими-сдельщиками – Кв, который рассчитывается по формуле:

где Рф – фактическое количество продукции, изготовленное за период, на который установлена норма выработки Нвыр.

К нормам затрат труда обычно относят также нормы об­служивания и управляемости. Это справедливо в том смысле, что указанные нормы, как и нормы результатов труда, уста­навливаются исходя из норм времени. Норма обслуживания оборудования определяет необходимое количество станков, рабочих мест, единиц производственной площади и других производственных объектов, закрепленных для обслуживания за одним работником или бригадой (звеном). Она является производной от нормы времени. Чтобы рассчитать норму обслуживания, надо определить норму времени обслуживания.

Однако по экономичес­кому содержанию нормы обслуживания и управляемости су­щественно отличаются от норм затрат и результатов труда. Нормы обслуживания определяют количество производствен­ных объектов (станков, аппаратов, рабочих мест и т.п.), зак­репленных за одним рабочим или бригадой; нормы управляе­мости – количество работников, подчиненных одному руково­дителю. Таким образом, эти нормы характеризуют рабочие зоны или границы рабочих мест операторов-многостаночников, на­ладчиков, дежурных слесарей, мастеров, руководителей под­разделений и других групп работников.

От величины зон обслуживания и управляемости суще­ственно зависят затраты и результаты труда. В частности, количество станков, приходящихся на одного рабочего, не­посредственно влияет на величину норм численности, дли­тельности, времени (трудоемкости операций) и выработки. Однако это не означает, что сами нормы (нормативные зоны) обслуживания и управляемости могут непосредственно из­мерять затраты и результаты труда. Они относятся к норма­тивным характеристикам организации трудового процесса, по­добно формам разделения и кооперации труда, параметрам систем обслуживания рабочих мест и т.п. Нормы обслуживания и управляемости можно назвать нормами структуры трудового процесса, определяющими оптимальные соотно­шения между численностью работников различных групп, а также между численностью работников и количеством единиц оборудования.

Норма управляемости (число подчиненных) определяет количество работников, которое должно быть непосредственно подчинено одному руководителю.

Норма численности работающих – это численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, требующаяся для выполнения производственного задания. Необходимая численность рабочих, занятых обслуживанием производства, определяется по формуле:

где Нч – норма численности;

О – общее количество обслуживаемых единиц оборудования, квадратных метров производственной площади и т.д.;

Но – норма обслуживания.

Помимо расчета необходимой численности рабочих, обычно производится расчет потребности в специалистах (на конец планового периода) Ппл по формуле:

Ппл = Чпл × Н,

где Чпл – общая численность персонала на конец планового периода;

Н – коэффициент насыщенности специалистами.

Нормированное задание определяет необходимый ассортимент и объем работ, которые должны быть выполнены одним работником или бригадой (звеном) за данный отрезок времени (смену, сутки, месяц). Как и норма выработки, нормированное задание определяет необходимый результат деятельности работника, однако в отличие от нее оно может устанавливаться не только в натуральных единицах, но и в нормо-часах, нормо-рублях. В связи с этим норма выработки может рассматриваться как частный случай нормированного задания.

Объективно существуют две формы затрат труда: затраты рабочего времени и затраты рабочей силы (нервной и физической энергии). Соответственно этому можно выделить нормы затрат рабочего времени и нормы затрат рабочей силы.

Норма затрат рабочего времени (нормативы времени) устанавливает время для выполнения единицы или определенного объема работы одним или несколькими работниками. В зависимости от конкретных условий нормы затрат рабочего времени могут определять продолжительность работы, время, затрачиваемое на ее выполнение одним или несколькими работниками, и их численность. В соответствии с этим к нормам затрат рабочего времени относятся нормы длительности и трудоемкости работ (операций) и нормы численности. Нормы длительности и трудоемкости работ являются формами выражения нормы времени.

Рассмотрев нормы затрат труда работников, необходимо обратиться к анализу результатов их деятельности, которые обычно выражаются количеством произведенной продукции или определенным объемом выполненных работ. Поэтому к нормам результатов труда прежде всего следует относить нормы выработки и нормированные задания.

Для некоторых групп рабочих и служащих результаты труда трудно (или нецелесообразно) выражать объемом выполненных ими работ. В частности, это относится к ремонтному персоналу, задача которого состоит не в увеличении объема работ по ремонту, а в обеспечении нормального функционирования оборудования. Поэтому к нормам результатов труда следует относить не только показатели необходимого объема работы (нормы выработки, нормированные задания), но также и нормы использования оборудования и производственной мощности, которые определяются, в зависимости от специфики производственных условий, необходимым временем работы оборудования, его простоем в ремонте, уровнем использования производственной мощности участков и цехов и т.п.

При анализе норм затрат и результатов труда необходимо учитывать, что нормы результатов обычно устанавливаются на основе норм затрат. В частности, из определения нормы выработки непосредственно вытекает следующая зависимость:

,

где Нвыр – норма выработки;

Т – период времени (час, смена), для которого устанавливается норма выработки;

Нд.р – норма длительности для работников;

Но – норма обслуживания;

Нд.о – норма длительности для оборудования;

Нч – норма численности работников, выполняющих данную операцию;

Нт – норма трудоемкости операции.

Несмотря на то что нормы результатов труда обычно устанавливаются на основе норм его затрат, при использовании норм для планирования, учета и стимулирования производства необходимо постоянно помнить о принципиальном различии между затратами и результатами.

Названные нормы времени широко применяются на практике, однако они не исчерпывают всех характеристик трудового процесса, регламентация которых объективно необходима. К таким нормам следует отнести нормы затрат рабочего времени (нормы длительности и трудоемкости работ), нормы затрат физической и нервной энергии), нормы результатов труда и др.

Структура норм затрат и результатов труда приведена на рис. 2.

Рис. 2. Структура норм затрат и результатов труда

Нормы труда – основа планово-организационных расчетов. Существует миф, что в индустриально развитых странах Запада не существовало планирования, а функции регулятора экономических процессов выполнял рынок. Это не совсем так. Конечно, номенклатура важнейших изделий не доводилась до каждого предприятия, как при плановой экономике, предприятия сами проводили маркетинговые исследования и определяли выпуск изделий в зависимости от конъюнктуры, но уж после определения производственной программы планирование проводилось самым жестким образом, и, конечно, с применением норм труда, и продукция выпускалась в строго намеченные сроки (во-первых, нельзя было нарушить сроки поставок, а во-вторых, необходимо было использовать конъюнктурные возможности, пока на рынке не могли появиться новые конкуренты).

Обоснованность любого плана зависит от качества норм труда.

Реальность плановых расчетов изготовления продукции определяется достоверностью деятельности производственных циклов, которые рассчитываются исходя из норм времени. Нормы позволяют также установить численность работников и количество единиц оборудования, т.е. объем производственных ресурсов, необходимых для выпуска планового количества продукции.

Например, расчетная численность рабочих Чр в общем случае находится по формуле:

где Fнр – фонд времени рабочих данной группы, необходимых для изготовления планируемого объема продукции;

Fр – располагаемый (возможный для использования) фонд времени одного рабочего данной группы в планируемом периоде.

Количество групп оборудования N, необходимого для выпуска планируемого объема продукции, находится по формуле:

где Fно – фонд времени оборудования анализируемой технологической группы, необходимой для изготовления необходимого объема продукции;

Fо – располагаемый фонд времени оборудования анализируемой группы в планируемом периоде с учетом сменности работы.

Для плановых расчетов на предприятиях используются нормы времени, выработки, обслуживания, численности, управляемости. На их основе устанавливаются плановые объемы производства цехов и участков, рассчитывается загрузка оборудования, численность работников, фонды заработной платы, себестоимость продукции, календарно-плановые нормативы (размеры партий, длительность производственных циклов, объемы незавершенного производства) и т.д. Нормы времени служат также основой технической подготовки производства, согласования деятельности цехов и отделов предприятия.

Нормы труда и организация заработной платы. При плановой экономике государство реализовывало контроль меры труда и меры потребления, используя такие инструменты, как нормирование и заработную плату. В тех условиях государство прилагало большие усилия для того, чтобы сохранить неустойчивое равновесие между денежными доходами работников (основу этих доходов составляла заработная плата) и количеством производимых товаров. Это позволяло сохранять сравнительно устойчивые цены.

Зависимость между величиной нормы труда и заработком рабочего наиболее наглядна при сдельной оплате труда. Расценка, по которой производится оплата за изготовление единицы продукции, определяется, как известно, умножением тарифной ставки на норму времени.

Причем при правильной организации труда средняя величина прямого сдельного заработка рабочих участка (цеха) не должна существенно отличаться от произведения тарифной ставки на количество отработанных часов. Но поскольку пересмотр тарифной системы производился сравнительно редко (раз в 10-15 лет) и она не всегда своевременно отражала изменения производственных условий, то на практике нормы труда часто использовались в не свойственной им функции регуляторов уровня заработной платы. Это производилось путем «корректировки» норм труда для обеспечения сложившегося уровня заработной платы, дифференциации условий труда, его привлекательности, престижности и т.д.

Выход был найден за счет необходимой дифференциации условий труда с учетом его условий и уровня профессионального мастерства рабочих. Таким опытом в то время являлся опыт Волжского автозавода ВАЗ, позднее появились и другие новации.

Нормы труда и состязательность. В плановой экономике получило большое распространение социалистическое соревнование. Несмотря на элементы формализма, вызванные стремлением сделать это соревнование массовым, нельзя не отметить определенного роста производительности труда в тех коллективах, где это соревнование было организовано по-настоящему, причем большое значение имело обобщение опыта передовиков соревнования, который становился достоянием других работников.

В связи с тем, что у участников соревнующихся коллективов были разные условия труда, именно нормы труда являлись тем эталоном, с помощью которого стало возможным исключить влияние факторов, не зависящих от усилий соревнующихся.

Любопытно, что в развитых индустриальных странах внимательно изучили этот опыт и взяли из него все рациональное. Например, в Японии наибольшее распространение получили феномены, похожие на практикуемые в России конкурсы «лучший по профессии». Это явление получило в Японии такое распространение, что даже в отдаленных деревнях проводятся конкурсы (приуроченные, как правило, к праздникам) на лучшего рыбака деревни, лучшего раздельщика рыбы и т.д. И этому есть простое объяснение. Состязательность заложена в характере человека. Наглядным подтверждением этому служит громадное количество зрителей на олимпийских играх и других спортивных соревнованиях.

Нормы труда – основа стимулирования роста производительности и эффективности производства. Роль нормы в стимулировании роста производительности и эффективности производства определяется в первую очередь тем, что необходимые затраты труда должны устанавливаться на основе выбора наиболее эффективных вариантов технологического и трудового процесса.

Во вторую очередь эта роль норм обусловлена тем, что на их основе устанавливается объем производственных ресурсов, необходимых для выполнения производственных заданий. Но ведь все системы стимулирования основаны на сопоставлении фактических затрат ресурсов с нормативными, обоснованность норм является важнейшим условиемэффективной производственной деятельности.

Например, для рабочих-сборщиков основным ресурсом является рабочее время. И стимулирование роста производительности их труда строится исходя из сопоставления фактических и нормированных затрат рабочего времени. Для рабочих-станочников время также является основным ресурсом, но существенную роль играет также стимулирование экономии энергии, инструментов, материалов и т.д. и т.п.

Скачать документ

ФГУП «Научно-исследовательский институт
труда и социального страхования»
Федерального агентства по здравоохранению и
социальному развитию

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций по труду подготовлены с учетом обобщения опыта применения нормативных материалов по труду многоцелевого назначения, разработанных Управлением нормативов по труду ФГУП «НИИ ТСС» Росздрава.

В рекомендациях рассмотрены общие методические положения по использованию нормативных материалов по труду работников бюджетных организаций, требования к нормативным материалам, правовые вопросы их установления и замены, контроль за состоянием нормативной базы и определение эффективности внедрения нормативных материалов по труду.

к.э.н., заслуженный экономист России Софинский Н.А. (руководитель работы), к.э.н. Кириченко М.Е. (ответственный исполнитель).

Введение

Управлением нормативов по труду «НИИ ТСС» Росздрава (б. Центральное бюро нормативов по труду) за продолжительный период времени создана многоцелевая нормативная база межотраслевого назначения, позволяющая установить штатную численность специалистов, служащих и других работников бюджетных организаций.

В условиях необходимости стабилизации и подъема экономики, роста эффективности труда руководителей, специалистов и служащих и усиления их воздействия на конечные результаты работы организаций возрастает потребность в обоснованном установлении их численности, в выявлении резервов для сокращения излишней численности работников за счет более рационального использования фонда рабочего времени и установления оптимальной их нагрузки, которая позволяла бы сохранить не только прежний уровень эффективности их труда, но и повысить его.

Указанные обстоятельства усиливают необходимость совершенствования системы межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов.

В связи с этим особое значение имеет многоцелевое, эффективное применение межотраслевых и отраслевых нормативов по труду в бюджетных организациях.

Нормативная база бюджетной организации должна быть комплексной, т.е. состоять из разных видов норм и нормативов различных уровней укрупнения. Она должна иметь многоцелевое назначение, а именно: обеспечение обоснованного установления штатной численности работников организации и их функциональных подразделений, распределение численности работников по должностям, профессиям, установление нормированных заданий, определение трудоемкости работ, подготовка должностных инструкций и штатных расписаний.

Актуальность разработки рекомендаций по установлению штатной численности работников различных должностных категорий на базе межотраслевых, отраслевых и местных нормативов по труду объясняется во многом еще и тем, что изучение опыта их применения в организациях свидетельствует о значительных различиях в уровне эффективности внедрения нормативных материалов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОБОСНОВАНИЮ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПО ТРУДУ.

1.1. Штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность работников функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей.

Под необходимой численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять конкретную работу при обеспечении условий научно-обоснованных режимов труда и отдыха.

1.2. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих для производственного или обслуживающего персонала (рабочих).

1.3. Для установления штатной численности работников организации применяются следующие виды нормативных материалов - норма времени, выработки (нагрузки), управляемости, норма времени обслуживания, численности, типовые штаты.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы работником или группой работников соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки (нагрузки) - это установленный объем работы единиц, который работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени в определенных организационно-технических условиях.

Норма управляемости - численность работников, которая находится в подчинении у одного руководителя.

Норма времени обслуживания - это величина затрат времени на обслуживание единицы объема работы.

Норматив численности - это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объемов работ.

Разновидностью нормативов численности являются типовые штаты, установленные на основе норм времени, обслуживания, нагрузки.

1.4. Нормативные материалы по труду, применяемые для расчета штатной численности, утверждаются в установленном порядке или руководителем организации. По сфере применения нормативные материалы подразделяются на межотраслевые, отраслевые (ведомственные) и местные.

Межотраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий типичных для организаций нескольких ведомств.

В приложении 1 приведен Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении штатной численности работников бюджетных организаций.

Отраслевые нормативные материалы по труду разрабатываются исходя из организационно-технических условий, типичных для предприятий одной отрасли.

Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые или отраслевые (ведомственные) нормативные материалы, а также при создании в организации более прогрессивных организационно-технических условий по сравнению с учтенными при разработке действующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных материалов для нормирования труда. Местные нормативные материалы утверждаются администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом.

Разработка их может осуществляться как самой организацией, так и на договорной основе специализированными организациями. Может быть сформировано специальное подразделение (бюро, группа). В организациях следует создавать библиотеки нормативных материалов, банки алгоритмов и программ. Кроме межотраслевых и отраслевых нормативных материалов по труду в базу включаются и местные нормативы.

1.5. Организация работы по составлению штатного расписания предъявляет повышенные требования к специалистам, занятым в этой области. Они, в частности, должны в совершенстве владеть современными методами анализа и проектирования трудовых процессов, микроэлементного нормирования, способами выявления резервов снижения трудовых затрат на различных работах. Эффективность этой работы во многом зависит от уровня профессиональной подготовки участвующих в ней работников, поэтому целесообразно привлекать к разработке местных нормативных материалов специализированные организации.

1.6. Нормативные материалы по труду должны быть доступными для применения - простота восприятия, применения нормативов, нормативных формул, удобство применения нормативных таблиц, четкость значения факторов.

1.7. Организационно-технические условия (организация труда, технология, оргтехника и т.д.) на рабочих местах должны быть приведены в соответствие с требованиями, запроектированными в нормативных материалах по труду.

1.8. Наименование должностей руководителей, специалистов и других служащих должны соответствовать Тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям) по общеотраслевым должностям служащих, а профессий рабочих - единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (ЕТКС).

1.9. Для всех структурных подразделений необходимо разрабатывать Положения, отражающие задачи, основное содержание функций на них возложенных и ответственность, а также должностные инструкции для исполнителей.

1.10. Штатная численность работников основывается на списочной численности, установленной по нормативным материалам по труду с учетом планируемого коэффициента невыходов, определяемого по данным бухгалтерского учета.

1.11. Штатное расписание утверждается руководителем организации по состоянию на 1 января будущего года. В течение года в него могут быть внесены изменения и дополнения в связи с изменением объема работ и организационно-технических условий труда.

2. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАСЧЕТУ ШТАТОВ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВНЫХ МАТЕРИАЛОВ.

2.1. Методика расчета штатной численности на основе норм времени.

Штатная численность работников на основе норм времени определяется по формуле:

То - общие затраты на объем работы за год, ч.;

Фп - нормативный фонд рабочего времени 1-го работника за год (условно принимается 2000 ч.);

Кн - коэффициент учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п., определяемый по формуле:

.

Расчет общих нормативных трудозатрат на объем работы за год, выполняемых работниками, определяется по формуле:

Тр - затраты времени на соответствующий вид работ, охваченные нормативами;

n - количество видов выполняемых работ;

К - коэффициент, учитывающий трудозатраты на работы, носящие разовый характер и не охваченные нормативами.

Затраты времени на соответствующий вид нормируемых работ рассчитывается по формуле:

Нвр - норма времени, ч,

VI - объем работы 1-го вида, выполняемый в течение года.

Примером расчета численности работников структурного подразделения служит расчет штатной численности работников, занятых бухгалтерской и финансовой деятельностью, на основе норм времени (таблица 1).

Пример расчета штатной численности работников бухгалтерии по учету основных средств.

Таблица 1

	Состав работы	Номер позиции	Норма времени в мин.	Объемы работ в единицах измерения	Трудозатраты в ч. гр. 4 ? гр. 5
	Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной описи и сличительной ведомости по инвентаризации основных средств.
	Отражение движения основных средств в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов. Ведение журнала ордера соответствующей формы.
	Начисление амортизационных отчислений за месяц с учетом ввода и выбытия основных средств. Ведение журнала ордера соответствующей формы.
	Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере книге «Журнал-главная»
Итого То:

Общие трудозатраты на объем работы за год (То), выполняемых подразделением (группой), равнялся 3540 ч.:

2.2. Методика расчета штатной численности на основе норм нагрузки.

Штатная численность работников через нормы нагрузки устанавливается по формуле:

N - общее количество выполненных работ в единицах измерения за год;

Нн - среднегодовые нормы нагрузки в единицах измерения за год на одного исполнителя.

Средняя норма нагрузки в единицах измерения на одного исполнителя рассчитывается по формуле:

Фп - нормативный фонд рабочего времени одного работника за год, час;

Тср - средние нормативные трудозатраты на выполнение одной работы в единицах измерения.

То - общие трудозатраты на объем работы за год, выполненный исполнителем (или исполнителями).

Пример определения численности судей и нагрузки системы арбитражных судов на основе норм нагрузки на одного судью приводится ниже.

Расчет общих трудозатрат работ, выполненных судьями арбитражного суда

Таблица 2

Расчет средних нормативных трудозатрат на рассмотрение одного судебного дела в первой инстанции:

, где

N - количество дел, рассмотренных в первой инстанции за год, - 2370.

Таким образом, средняя норма нагрузки судьи арбитражного суда в первой инстанции за год составляет:

,

Фп - нормативный фонд рабочего времени судьи в год 2000 ч.

Штатная численность судей составит:

.

2.3. Методика расчета штатной численности рабочих на основе норм времени обслуживания.

Штатная численность рабочих на основе норм времени обслуживания рассчитывается по формуле:

То - общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, смену), по заданной зоне обслуживания.

Но - норма времени обслуживания единицы объема работ (кв. м, количество посетителей и т.д.)

Кн - планируемый коэффициент невыходов.

Нормы времени обслуживания рассчитываются по формуле:

Фп - нормативный фонд рабочего времени (сменный, месячный, годовой);

Тно - сумма норм времени обслуживания.

Сумма норм времени обслуживания (?Тно) определяется по формуле:

Тно = (Тн 1 + Тн 2 + ... + Тнп)?К,

где Tн 1 , Тн 2 , ..., Тнп - время, затрачиваемое на выполнение отдельных работ, которое определяется по формуле:

Tн 1 = t?V?q, где

t - норматив оперативного времени на единицу объема работ;

V - объем работ;

q - средняя повторяемость работ (в смену, за месяц, год);

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение дополнительных функций, отдых и личные потребности. Коэффициент К определяется по формуле:

где

а 1 - время на дополнительные функции в % ко времени основных функций;

а 2 - время на отдых и личные потребности в % ко времени основных функций.

Пример расчета штатной численности уборщиков помещений на основе норм времени обслуживания. Нормы обслуживания для уборщиков служебных помещений.

Таблица 3

Примечания:

1. При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применять следующие коэффициенты

Лестничные клетки в здании от 2-х до 5-ти этажей без лифта К = 1,6;

Лестничные клетки в здании от 2-х до 5-ти этажей с лифтом К = 1,7;

Лестничные клетки в здании выше 5-ти этажей с лифтом К = 1,75.

Нормы времени обслуживания установлены с учетом затрат времени на выполнение уборщиками служебных помещений основных и дополнительных функций. К основным функциям отнесены все виды работ по уборке помещений и номеров. К дополнительным функциям отнесены: доставка средств уборки и приспособлений в начале смены к месту работы и в конце смены в установленное для их хранения место.

Общая площадь служебных помещений составляет 2000 м 2 , в том числе: служебные помещения 1602 м 2 ; лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 . Здание до 5 этажей с лифтом, К = 1,7. Санитарных узлов - 10, общая их площадь 100 м 2 ; душевые - 2 по 25 м 2 .

Нормы времени обслуживания для уборщиков помещений взяты из таблицы № 3.

tн 1 = 0,08 ? 1602 ? 1 = 128,16 ч.

tн 2 = 0,03 ? 248 ? 1,7 = 12,65 ч.

tн 3 = 0,009 ? 100 ? 1 = 0,9 ч.

tн 4 = 0,008 ? 50 ? 2 = 0,84 ч.

a 1 = 0,1 а 2 = 0,1

Тно = (128,16 + 12,65 + 0,9 + 0,8)? 1,002 = 142,51 ? 1,002 = 142,79 чел.-ч.

Штатная численность работников по уборке служебных помещений:

2.4. Методика расчета штатной численности воспитателей и помощников воспитателей детского учреждения.

Численность воспитателей и помощников воспитателей определяется с учетом:

Предельной наполняемости групп детьми;

Продолжительности пребывания детей в группе (норма обслуживания);

Количества рабочих дней детского учреждения (групп в дошкольном учреждении в неделю);

Нормативной продолжительности рабочего времени воспитателя и помощника воспитателя в неделю (в зависимости от вида дошкольного учреждения).

Нормативы численности установлены исходя из предельной наполняемости групп в дошкольном учреждении общего назначения:

в возрасте до одного года - 10 детей;

в возрасте от одного года до трех лет - 15 детей;

в возрасте свыше трех лет - 20 детей.

Численность воспитателей рассчитывается по одной должности на каждую группу в смену:

В ясельных и дошкольных группах с дневным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение всего режима работы учреждения (группы);

В ясельных группах с круглосуточным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение 24 часов;

В дошкольных группах с круглосуточным пребыванием детей - из расчета их работы в группе в течение 14 часов.

Численность помощников воспитателей рассчитывается по одной должности на каждую группу в смену, в течение всего режима работы учреждения.

Количество рабочих дней детского учреждения в неделю:

6-дневная рабочая неделя; 5-дневная рабочая неделя.

Нормативная продолжительность рабочего времени воспитателя в неделю:

В группах для детей с отклонениями в развитии (для детей с недостатками умственного или физического развития) - 25 часов;

В остальных случаях - 36 часов.

Нормативная продолжительность рабочего времени помощника воспитателя в неделю в группах:

Для детей с туберкулезной интоксикацией - 36 часов;

Для умственно отсталых детей и детей с пораженной центральной нервной системы и нарушением психики - 36 часов;

В остальных случаях - 40 часов.

Явочная численность воспитателей и помощников воспитателей в группе рассчитывается по формуле:

Чяв - численность воспитателей или помощников воспитателей в группе;

Тс - продолжительность пребывания детей в группе в смену;

Т - количество рабочих дней детского учреждения в неделю;

Тн - нормативная продолжительность рабочего времени воспитателя и помощника воспитателя в неделю.

Штатная (списочная) численность работников (Чсп) определяется по формуле:

Чш = Чяв? Кн, где

Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.

, где

% планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Пример 1. Группа общего назначения. Количество детей в группе в возрасте свыше трех лет - 20 чел.

Режим работы дошкольного учреждения - 6 дней в неделю, с 9 часовым пребыванием детей, 10 % - планируемые невыходы по данным бухгалтерии.

Пример 2 . Группа общего назначения. Количество детей в возрасте до одного года - 10 человек, 10 % - планируемые невыходы.

Режим работы дошкольного учреждения - 5-дневная рабочая неделя с 24 часовым пребыванием детей.

Штатная численность воспитателей в группе:

Штатная численность помощников воспитателей в группе:

Пример 3 . Группа общего назначения. Количество детей в группе в возрасте свыше 3-х лет - 20 человек.

Режим работы дошкольного учреждения - 5-дневная рабочая неделя с 5-часовым пребыванием детей (прогулочная), 10 % - планируемые невыходы.

Штатная численность воспитателей в группе:

Штатная численность помощников воспитателей в группе:

2.5. Методика расчета штатной численности работников на основе нормативов численности.

Методика расчета штатной численности работников с помощью нормативов численности зависит от вида этих нормативов - разработанных по функциям управления, отдельным должностям или видам работ.

Наиболее часто встречаются нормативы численности работников разработанные по функциям управления в виде нормативных степенных или линейных уравнений регрессии, например:

Н = К? Ф 1 ? Ф 2 или Н = К + a 1 Ф 1 + а 2 Ф 2 , где

Н- норматив численности по функции управления, чел.;

К - постоянный коэффициент уравнения регрессии;

a 1 , a 2 - показатели степени регрессии при соответствующих факторах;

Ф 1 , Ф 2 - числовые значения факторов.

Общая нормативная численность инженерно-технических работников и служащих подразделения (организации) определяется как сумма нормативов численности по функциям управления:

Нн = Н 1 + Н 2 + ... + Н n , где

Нн - нормативная численность по подразделению (организации), чел.;

Н 1 , Н 2 , ..., Н n - нормативная численность инженерно-технических работников и служащих по каждой функции, чел.

Примером может служить расчет численности работников по функции «Организация труда и заработной платы» в соответствии с «Типовыми межотраслевыми нормативами численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах» по формуле:

Н 4 = 0,12 + 0,0051?Рпп + 0,0009Р,

где: Рпп - общая численность работников - 100 чел.;

Р - численность рабочих - 12 чел.

Н 4 = 0,12 + 0,0051 ? 100 + 0,0009 ? 12 = 0,64 чел.

Численность работников может быть установлена также по отдельным нормативам по должности.

Например, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен 1 кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год.

3. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ШТАТНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ.

Контроль в организации ведется по следующим направлениям:

Охват нормативными материалами всей численности работающих;

Качество всей действующей совокупности нормативных материалов;

Качество конкретного действующего нормативного документа.

По первым двум направлениям объектами анализа и контроля могут быть организация в целом или ее подразделения.

Охват нормативными материалами характеризует удельный вес работников, численность которых установлена по нормативам.

Соотношение штатной, фактической и нормативной численности руководителей, специалистов и служащих определяется по форме, приведенной ниже:

Таблица 4

Экономическая эффективность (Э), получаемая в результате создания и использования нормативной базы по труду, при составлении штатного расписания, может быть определена по следующей формуле:

Э = Эв - З, где

Эв - экономия, полученная, соответственно, за счет высвобождения работников (Эв);

З - сумма средств, затраченных на реализацию мероприятий по расчету нормативной численности, руб.

Приложение 1

Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении численности работников в бюджетных организациях.

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на разработку конструкторской документации, 1991.

2. Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации (проектирование технологического оснащения). - М. «Экономика», 1987

3. Укрупненные нормы времени на разработку технологической документации, 1993

4. Нормативы времени на патентные исследования. - М. «Экономика», 1987

5. Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации, 1990

6. Нормативы времени на работы в автоматизированных системах научно-технической информации. - М. НИИ труда, 1988

7. Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов. - М. «Экономика», 1990

8. Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях, 2001

9. Укрупненные нормы времени на разработку программных средств вычислительной техники. - М. «Экономика», 1988

10. Типовые нормы времени на программирование задач для ЭВМ. - М. «Экономика», 1989

11. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерском учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях, 1995

12. Нормативы численности работников юридической службы, 1990

13. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, 1991

14. Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях. - М. НИИ труда, 1990

15. Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц. - М. НИИ труда, 1985

16. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М. «Экономика», 1988

17. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, 1994

18. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий, 1993

19. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993

20. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий, 1992

21. Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках, 1996

22. Межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек. Москва, 1994

23. Межотраслевые нормативы численности работников клубных учреждений, 1991

24. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости в условиях автоматизированной обработки информации, 1995

25. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости, 1995

26. Нормы нагрузки судей, судебных исполнителей и работников аппарата народных судов, 1996

27. Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских и районных отделов социального обеспечения. М. 1990

28. Нормы нагрузки судей системы арбитражных судов Российской Федерации, 1997

29. Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств. М. 1998

30. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти. М. 2002

31. Нормы времени на работы по дополнительному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М. 2002

32. Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений, 1996

33. Укрупненные норм времени на полотерные и стеклопротирочные работы, 1991

34. Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений, 1990

Введение. 1 1. Общие положения по обоснованию штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативных материалов по труду. 2 2.1. Методика расчета штатной численности на основе норм времени. 3 2.2. Методика расчета штатной численности на основе норм нагрузки. 5 2.3. Методика расчета штатной численности рабочих на основе норм времени обслуживания. 6 2.4. Методика расчета штатной численности воспитателей и помощников воспитателей детского учреждения. 7 2.5. Методика расчета штатной численности работников на основе нормативов численности. 9 3. Контроль за состоянием штатной дисциплины в организации. 10 Приложение 1. Перечень межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы при определении численности работников в бюджетных организациях. 10

Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)

Методика расчета
на основе нормативов по труду

Москва, 2004

Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду / Составители: З.В. Бушмелева (руководитель темы), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина, научный редактор В.Д. Сплошнов. Москва: ВНИИДАД, Росархив, 2004.

Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.

«Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9 .

Введение

Методологической основой подготовки «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» послужили «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В них «штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)« .

Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.

Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.

Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.

Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.

Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.

Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.

Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.

Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.

Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электроосвещение), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.

Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов: норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.

Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях .

Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.

Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.

Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.

1. Методика определения необходимой штатной численности архива в целом

Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).

Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности.

Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве).

В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.

Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.

От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.

При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.

При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.

После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.

Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных . Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025 . Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч 12 мин каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162 x 0,025 = 166,05).

Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.

1. Через нормы времени:

где N
H вр - норма времени на единицу работы, дн.

Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:

T = 4 x 27,7 = 110,8 чел.дн.

2. Через нормы выработки:

T = N / H выр,

где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;

H выр - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день.

Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:

T = 2600 / 3 = 866,7 чел.дн.

После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.

Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями . Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву .

После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.

Общие затраты Т o на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):

, (1)

где Ч ш - штатная численность (расчетная);

Т o - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы ; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;

Ф н - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч или 250 раб. дн. ;

К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.

Таким образом, в данном случае и в последующих примерах

К н = 1 + 10 / 100 = 1,1.

При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах , при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.

Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит

К н = 1 + 15 / 100 = 1,15.

После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разд. 3-5.

Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.

Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.

С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.

Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).

Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных в разд. 1, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.

Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. приложение).

2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности

Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. разд. 1), а также в пределах структурных подразделений архива (табл. 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (табл. 2).

Все расчеты ведутся по формуле (1).

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл. 1).

Таблица 1

Расчет необходимой штатной численности специалистов
по основной деятельности функционального структурного подразделения архива

	Наименование работы	Единица измерения	Норма времени, раб. дн.	Норма выработки на 1 раб. дн.	Объем работ	Трудозатраты Т, чел. дн.
	Проверка наличия и состояния дел:	Единица хранения
	Советского периода;
	Досоветского периода
	Оформление результатов проверки наличия и состояния дел
	Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования
	Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования
	Подготовка дел к микрофильмированию
	Оформление заказов на микрофильмирование дел	Единица хранения
	Подготовка дел к переплету и реставрации	Единица хранения
	Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета	Единица хранения
	Простановка отметки о микрофильмировании	Описательная статья в описи
	Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования
	Подшивка дел управленческой документации (ручным способом)	Единица хранения
	Мелкий ремонт дел
	Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива
	Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива	Единица хранения
	Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива	Единица хранения
	Выдача или прием микрофильмов после использования
	Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.)
	Нумерация листов в делах с изобразительными материалами
	Проверка нумерации листов в делах советского периода
	Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов	Единица хранения
	Простановка отметок о рассекречивании
	Выявление особо ценных документов управленческой документации	Заголовок документа
	Простановка отметки "ОЦ" на делах	Единица хранения
	Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища	Единица хранения
	Простановка штампов на ярлыках для коробок
	Наклейка ярлыков на коробки
	Картонирование дел	Единица хранения
	Перекартонирование дел	Единица хранения
	Перемещение дел внутри архивохранилища
	Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей	Погонный метр
	Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов	Наблюдение
	Ведение книги учета поступлений документов	Поступление документов
	Составление листов фондов	Лист фонда
	Внесение изменений в листы фондов	Лист фонда
	Составление карточек фондов	Карточка фонда
	Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов
	Внесение изменений в карточки фондов	10 карточек
	Ведение пофондового топографического указателя	Карточка
	Ведение реестров описей
	Ведение дел фондов	Дело фонда
	Ведение паспортов архивохранилищ		Ненормированная работа
	Составление паспорта архива		Ненормированная работа
	Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов	Печатный лист
	Уточнение положения об отделе	Положение	Ненормированная работа
	Разработка должностных инструкций работников отдела	Должностная инструкция	Ненормированная работа
	Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки		Ненормированная работа
	Повышение квалификации работников отдела	1 работник / 1 семинар			12 работников х 12 семинаров
	Составление плана отдела на год	План на 12 работников
	Составление отчета о выполнении плана отдела за год	Отчет на 12 работников
	Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал
	Составление индивидуальных планов и отчетов	План-отчет			12 работников
	Подготовка доклада об итогах работы отдела за год
	Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива	Заседание			2 работника х 12 заседаний
	Проведение оперативных служебных совещаний в отделе	Совещание
	Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов	Консультация
	Командировки	Командировка
	Итоговые трудозатраты
	Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ (в объеме 3%)
	Общие трудозатраты Т о

В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.

Таким образом, общие трудозатраты равны:

T о = 2828,9 х 0,025 = 2899,6 чел. дн.

Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит

Ч ш = 2899,6 / 250 х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.

Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.

Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.

Таблица 2

Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности,
необходимой для выполнения работ по комплектованию архива
управленческой документацией и документами личного происхождения,
на основе норм времени и норм выработки

Наименование работы Ч ш = 246,7 / 250 х 1,1 = 1 специалист. 3. Методика расчета необходимой штатной численности инженерно-технических работников Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2) , (2) где Т о - общие трудозатраты на объем работы (работ) за год, дни или часы; Ф н К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов; К - поправочный коэффициент (равен 1,08), учитывающий специфику труда этой категории специалистов, заключающуюся в вероятном выполнении ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями

Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят

T о = 598,0 + 422,4 + 20,4 = 1040,8 чел. дн.

Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна

Ч ш = 1040,8 / 2000 х 1,1 x 1,08 = 0,62 чел. = 1 специалист.

Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.

4. Методика расчета необходимой штатной численности
административно-управленческого персонала архива

Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.

Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности .

Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.

Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек .

Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать «Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 11.07.94 № 57); «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (приказ Росархива от 07.05.98 № 34); «Примерное положение об архивохранилище государственного архива» (приказ Росархива от 13.02.2001 № 12).

Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):

,

где Т о - общие трудозатраты на объем работы (работ), ч;
Ф н - нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.

Пример расчета численности работников бухгалтерии
на выполнение операции «Учет основных средств»

за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 ч ;

нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 ч в год;

К н = 1,1 .

Ч ш = 1770 / 2000 х 1,1 = 0,97 = 1 чел.

Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.

При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции «материально-техническое снабжение». Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек .

5. Методика расчета необходимой штатной численности
рабочих и младшего обслуживающего персонала архива

Производить расчет необходимой численности этой категории работников целесообразно по профессиям (дезинфекторы, уборщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие).

Необходимая штатная численность рабочих и младшего обслуживающего персонала может рассчитываться с помощью норм времени обслуживания по формуле (3):

, (3)

где Т о - общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, рабочий день) по заданной зоне обслуживания;
Н о - норма времени обслуживания единицы работы (площадь, м 2 , количество посетителей и др.);
К н - коэффициент планируемых невыходов.

Нормы времени обслуживания устанавливаются с учетом затрат времени на выполнение работниками основных и дополнительных функций.

Расчет необходимой численности младшего обслуживающего персонала дан на примере уборщиков помещений с учетом четырех зон обслуживания: 1) служебные помещения, 2) архивохранилища, 3) лестничные клетки и 4) санитарные узлы.

К основным функциям, выполняемым этой категорией работников, отнесены все работы по уборке помещений. К дополнительным функциям - доставка средств уборки и приспособлений в начале рабочего дня к месту работы и в конце рабочего дня в установленное для их хранения место. Время на доставку средств уборки и вспомогательных материалов учтено на расстояние до 100 м. Нормы обслуживания установлены с учетом одноразовой уборки в течение рабочего дня 50 м 2 .

Применяя нормы обслуживания из табл. 4, получим:

Общая трудоемкость обслуживания служебных помещений:

1602 м 2 x 0,025 ч = 40,0 чел. ч.

40,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 5,5 чел.

Общая трудоемкость обслуживания архивохранилищ

5000 м 2 x 0,016 ч = 80,0 чел. ч.

Необходимая численность уборщиков:

80,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 11,0 чел.

Общая трудоемкость по обслуживанию лестничных клеток:

248 м 2 x 0,03 ч x 1,7 = 12,65 чел. ч.

Необходимая штатная численность:

12,65 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 1,7 чел.

Общая трудоемкость обслуживания санитарных узлов:

50 м 2 x 0,04 ч = 2,0 чел. ч.

Необходимая штатная численность:

2,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 0,3 чел.

Необходимая штатная численность по четырем зонам обслуживания:

Ч ш = 5,5 + 11,0 + 1,7 + 0,3 = 18 чел.

Для расчета необходимой численности гардеробщиков, лифтеров и рабочих рекомендуется использовать нормы обслуживания. Так, на обслуживание одного гардероба до 200 мест требуется один человек в смену :

при сопровождении кабины лифта в смену на один лифт требуется один человек;

при самостоятельном пользовании лифтом в смену на один пост - один человек.

Численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования зданий . В данную группу входят следующие профессии: слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию электрооборудования, электромонтер по ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике, слесарь по ремонту и обслуживанию вентиляционного, отопительного и кондиционерного оборудования.

Определить численность рабочих указанной группы профессий можно двумя способами.

Первый способ:

Необходимо:

Например:

количество единиц ремонтной сложности электрооборудования в архиве составляет 402 единицы ;

норма обслуживания для электромонтера составляет 500 единиц ремонтной сложности в сутки;

коэффициент планируемых невыходов равен 1,1 .

Численность равняется:

402 / 500 х 1,1 = 0,88 = 1 человек в сутки

Второй способ:

На основании табл. 5 устанавливают необходимую численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования, в зависимости от количества единиц ремонтной сложности оборудования и количества рабочих мест в архиве.

Таблица 5

Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования

В примере расчета используем минимальное (по табл. 5) количество единиц ремонтной сложности оборудования (500) и количество рабочих мест в архиве, равное 150. Норматив численности (человек в сутки) в этом случае составит 0,92.

Для получения необходимой численности норматив численности (человек в сутки) умножается на коэффициент планируемых невыходов (1,1 ) .

Получаем:

Ч ш = 0,92 х 1,1 = 1,01 = 1 человек в сутки

Приложение

Перечень отраслевых и межотраслевых
нормативно-методических материалов по труду,
рекомендуемых для использования при расчете
штатной численности государственных архивов

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: 3-е офиц. доп. изд. / Минтруд РФ. М., 2001.

Комплексные нормы на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения / ВНИИДАД. М., 1990.

Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам ГАФ СССР, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения, фонодокументы. Ч. 2 / ВНИИДАД. М., 1991.

Комплексные нормы времени на работы по подготовке публикаций документов и справочников по документам архивных фондов Российской Федерации, выполняемые в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения. Ч. 3 / ВНИИДАД. М., 1992.

Межотраслевые нормативные материалы для нормирования труда рабочих по уборке территорий и помещений / ЦБНТ. М., 1992.

Межотраслевые нормативы времени на работы по научно-технической информации. М., 1990.

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях / ЦБНТ. М., 2001.

Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств / ЦБНТ. М., 1998.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях / ЦБНТ. М., 1995.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления / ЦБНТ. М., 1995.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991.

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1993.

Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе. М.: Экономика, 1990.

Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц / ЦБНТ. М., 1985.

Нормативы численности работников отдела подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности работников юридической службы / ЦБНТ. М., 1990.

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления / ЦБНТ. М., 1993.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти / ЦБНТ. М., 2002.

Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений. М., 1996.

Примерное положение об архивохранилище государственного архива: Приказ от 13.02.2001 N 12 / Росархив.

Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации: Приказ от 11.07.1994 N 57 / Росархив.

Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов: Приказ от 07.05.1998 N 34 / Росархив.

Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде: Метод. рекомендации / Главархив СССР. М., 1982.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах / ВНИИДАД. М., 1988.

Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ / ВНИИДАД. М., 2001.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих кинофотодокументы / ВНИИДАД. М., 1984.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих научно-техническую документацию. М., 1984.

Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, хранящих фонодокументы / ВНИИДАД. М., 1983.

Типовые нормы выработки на основные виды работ, выполняемые лабораториями микрофотокопирования и реставрации документов государственных архивов / Главархив СССР. М., 1981.

Типовые нормы выработки на переплетные и картонажные работы. М.: Экономика, 1990.

Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов / ЦБНТ. М., 1990.

Укрупненные нормы времени на полотерные и стеклопротирочные работы. М.,1991.

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий / ВНИИДАД; ЦБНТ. М., 1992.

Список использованной литературы

Гребнев Е.Т. Нормирование управленческого труда / Е.Т. Гребнев, К.А. Смирнов. М., 1980.

Клюев В.К. Экономическое обеспечение деятельности библиотек / В.К. Клюев, A.M. Чукаев. М., 1991.

Научная организация управленческого труда в аппарате министерств и ведомств: Межвуз. сб. / МГИАИ. М., 1985.

Недоступов М.И. Нормирование труда: Учеб. пособие. Т. 1 / М.И. Недоступов, В.Н. Годионенко, А.В. Чиркова; Санкт-Петербург, ун-т экономики и финансов. СПб, 1995.

Основы научной организации труда в государственных архивах: Метод. рекомендации / ВНИИДАД. М., 1986.

Экономика труда. Кн. 1, 2 / Санкт-Петербург, ун-т экономики и финансов. СПб, 1993.

Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, как правило, рассчитаны на выполнение каждой работы, операции одним исполнителем.

Местные нормы могут быть укрупненными или рассчитанными по видам работ и операциям и установлены на рабочую неделю продолжительностью 40 часов. В нормах должно быть учтено время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные надобности исполнителей. Порядок разработки норм времени и выработки изложен в методических рекомендациях: Основы научной организации труда в государственных архивах / Главархив СССР; ВНИИДАД. М., 1986.

Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в плановом периоде: Метод. рекомендации / Главархив СССР. М., 1982. С. 1-6; Прил. 1; пп. 4.1-4.8. (Занятия по гражданской обороне в настоящее время не включаются в число невыходов, а необходимое для их проведения время учитывается в общих трудозатратах наряду с занятиями по повышению квалификации работников архива).

В примерах расчета использованы «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., 1988), а также нормы Российского государственного военного архива (РГВА), Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ) и Российского государственного архива экономики (РГАЭ).

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988. С. 5.

Нормативы численности рабочих, занятых обслуживанием общественных зданий / ЦБНТ. М., 1988. С. 11.

Наименования оборудования, определение категории его сложности и ремонта см.: Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 44-53.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 27.

Нормативы численности рабочих по обслуживанию гостиниц / ЦБНТ. М., 1984. С. 26.