14 kompetentingo darbo laiko planavimo taisyklių

Gana dažnai žmonės, ypač verslininkai, skundžiasi laisvo laiko trūkumu iki minutės. Bet jei gerai pagalvoji, pats tokio skundo gavimo faktas rodo, kad jie galėjo tam skirti laiko. Tiesą sakant, žmogus toli gražu nėra nuolat užsiėmęs, o jo darbo krūvio suvokimas ir nesugebėjimas rasti net papildomos sekundės leidžia manyti, kad jo minčių neužima darbo laiko planavimas. Ir tai ne tik gražių žodžių rinkinys, o žinių sistema, kuri gali būti naudinga tiek individualiu, tiek visos įmonės mastu.

Ne paslaptis, kad organizacijos efektyvumui ne mažiau įtakos turi ir vadovaujančio personalo kasdienio darbo grąža. Šiuolaikinės technikos ir darbo metodų trūkumas, vadovo ir jo pavaldinių atsisakymas tobulinti individualų darbo stilių lemia tai, kad sunkumai kuriant tokios komandos darbą tampa aksioma.

Komponentai, nulemiantys vadovo pasirengimą sėkmei, yra gana paprasti. Tai jo įgūdžiai, gebėjimai, profesinės žinios ir, žinoma, asmeninės savybės. Vis dėlto nereikėtų nuvertinti problemų ir sunkumų sukeliančių priežastinių veiksnių analizės bei noro juos įveikti ir pagerinti savo darbo kokybę. Čia į pagalbą ateina racionalus vadovo darbo laiko panaudojimas, kitaip tariant, jo planavimas. Juk ji skirta pašalinti kasdienio darbo proceso trūkumus.

Darbo laiko planavimo efektyvumas grindžiamas veiklos tikslais priklausomai nuo jų trukmės: trumpalaikės ir ilgalaikės. Tokia valdymo sistema nereikalauja papildomų pastangų, nes visi nustatyti veiksmai ir veiklos turi savo terminus organizavimo proceso metu.

Vadovo keliami tikslai atlieka dvi funkcijas: nustatyti jiems įgyvendinti būtinus veiksmus ir paskatinti jų įgyvendinimą. Kai vadovas išsikelia sau aiškų uždavinį, jo veiksmai tampa sąmoningi jį įgyvendinant. Tikslo išsikėlimas yra tam tikra varomoji jėga, kuri įkrauna darytoją energija iki pat rezultato pasiekimo.

Kad darbo laiko balanso planavimas būtų kuo efektyvesnis, vadovui reikia griebtis „planavimo laikotarpių“ taktikos (tai gali būti skirtingi laikotarpiai: metai, mėnuo, savaitė, diena). Ypatumas yra kiekvieno tokio diapazono individualumas, o tai reiškia, kad reikia sukurti atskirus planus, kurie atspindėtų atitinkamą laikotarpį.

Taigi pagrindinis teigiamas tinkamo laisvalaikio planavimo akcentas yra pats laiko pelnymas. Vadovas įgis gebėjimą efektyviai ir vaisingai siekti aprašytų darbo tikslų, o tuo pačiu skirti kuo mažiau laiko. Individualaus darbo organizavime planavimo vaidmuo sunkiai pervertinamas: juk jis padeda pasiruošti tikslų įgyvendinimui ir susisteminti darbui skirtą laiką.

Darbo laiko planavimo metodai

Pareto principas

Wilfredas Pareto (1848–1923) suformulavo principą, kad tam tikroje grupėje tam tikros mažos dalies objektyvi svarba bus daug didesnė už jos santykinį svorį šioje grupėje. Pareto savo modelyje naudojo 80/20 formulę, kuri buvo pradėta taikyti visur.

Iš 20% parduotų prekių galite gauti 80% pelno.
80% likusių prekių atneš tik 20% pelno.
20% klaidų sukelia 80% nuostolių.
80% kitų klaidų sukelia 20% nuostolių.

Šio principo neaplenkė ir darbo laiko planavimo gerbėjai. Jei tai projektuosite į vadovo darbą, rezultatas bus toks: norint pasiekti 80% rezultatų, reikia skirti tik 20% darbo laiko. Likęs praleistas laikas atneša tik 20% viso rezultato.

Kalbant apie darbo procesą, tai reikštų, kad lengvas ir malonus darbas, reikalaujantis minimalių pastangų, bet pakankamai daug darbo laiko, neturėtų būti prioritetas. Pradėti veiklą būtina maksimaliai įvertinus kiekvienos užduoties svarbą. Pirmiausia planuojant darbą turėtų būti esminiai klausimai.

Norint visiškai įgyvendinti Pareto principą racionalaus planavimo ir laiko sekimo klausimais, būtina išanalizuoti visas užduotis pagal jų indėlio į bendrą rezultatą procentą, taip pat paskirstyti jas pagal ABC kategorijas.

ABC planavimas

ABC analizės pagrindas yra patirtis, kuri rodo, kad didesnės ir mažesnės svarbos atvejų proporcijos dažnai būna maždaug vienodos. Raidės A, B ir C naudojamos užduočių reikšmingumui tikslų pasiekimui suskirstyti į tris klases. Šis principas patiko daugeliui vadovų.

Taip pat galite naudoti šią analizę norėdami planuoti, kaip naudojate savo darbo laiką. Svarbiausia atsiminti, kad darbo laiką reikia paskirstyti atsižvelgiant į užduočių svarbą, o ne pagal jų darbo intensyvumą ir svorį bendrame veiklos plane.

ABC analizė paremta patirtimi, pagrįsta trimis ramsčiais.

A kategorijos užduotys (svarbiausios) gauna 15% visų vadovo užduočių. Nepaisant mažo santykinio svorio planuojant, jie prisideda prie tikslų pasiekimo 65 proc.
B kategorijos (svarbios) užduotys sudaro apie 20 % visų užduočių, o jų svarba taip pat vertinama 20 %.
C kategorijos užduotys (kaip mažiausiai svarbios): joms skiriama apie 65 % bendro skaičiaus, tačiau jų svarba yra nereikšminga – tik 15 % santykinio svorio.

Atitinkamai, planuojant darbo laiką, ABC analizė orientuojasi į pradinį A kategorijos užduočių atlikimą, nes jos atneša liūto dalį baigiamosios darbo veiklos efektyvumo. Toliau – B grupės klausimai, kurių indėlio į galutinį rezultatą taip pat nereikėtų pamiršti. Ir galiausiai jau galite nuspręsti, ką daryti su likusiomis C kategorijos užduotimis: prisidėti prie savo darbo laiko planavimo ar deleguoti.

1 kvadrantas: svarbu ir skubu

Eizenhauerio matricos širdis yra būtent pirmasis kvadrantas, nes jis kupinas pagrindinės paslapties - ji paliekama tuščia. Tai parodys, kad žmogus turi įgūdžių efektyviai planuoti darbo laiką, kad pasiektų užsibrėžtus tikslus.

Bylų, pretenduojančių į pirmąjį kvadrantą, buvimas rodo nuolatinį praktinį darbą tokio žmogaus gyvenime ir darbe. Vadinasi, žmogus nėra įpratęs paskirstyti savo reikalus ir pareigas, o atideda viską, ką gali, iki paskutinės akimirkos. O kai baigiasi terminai, jis kimba į darbą.

Žinoma, geriausia užkirsti kelią galimoms situacijoms, jei viską apgalvosite iš anksto. Juk yra žinomas principas, pagal kurį pašalinti pasekmes visada yra sunkiau nei numatyti visas galimas bėdas. Jei tokias bylas gali atlikti kiti asmenys, jie turi būti perduoti.

2 kvadrantas: svarbu ir neskubu

Planuodamas savo darbo laiką, Eisenhoweris kaip svarbiausias užduotis nustatė antrojo kvadranto užduotis. Jei atlikėjas nuosekliai ir laiku atlieka šiame kvadrante esančią užduotį, jis gali sau leisti skirti jai tiek laiko, kiek reikia. Jo nepersekios šurmulys, skubėjimas ir įvairios neigiamos pasekmės. Tai labai panašu į vizitą pas gydytoją: kaip profilaktinis oftalmologinis patikrinimas padės išvengti rimtesnių regėjimo problemų, o tinkamas laikas darbui su ataskaita išvengs skubių procedūrų per naktį.

Antrojo kvadranto ribose darbo laiko planavimas ir apskaita atliekami taip, kad būtų pasiekti asmeniniai darbuotojo tikslai.

Ir nors Damoklo kardas virš darbininkų nekabo darbo skubos forma, leidžiančia susitelkti ties darbo kokybe, nereikėtų pamiršti, kad vis dar yra terminų ir juos reikia stebėti, nes neįvykdžius antrojo kvadranto užduoties, ji automatiškai perkeliama į pirmąjį. Ir šis rezultatas turi pasekmių planuojant asmeninį laiką.

3 kvadrantas: skubus ir nesvarbus

Trečiąjį kvadrantą atitinkantis bylų tipas neleidžia sutelkti dėmesio į svarbesnius dalykus dėl jo skubos. Ir tokie atvejai lengvai supainiojami su bylomis iš pirmojo kvadranto. Tačiau verta nubrėžti ribą tarp skubaus ir svarbaus, nes šios sąvokos nėra sinonimai. Yra paprastas būdas tai nustatyti: reikia savęs paklausti, ar ta ar kita užduotis priartina jus prie užsibrėžto tikslo įgyvendinimo. Paprastai atvejai iš trečiojo kvadranto gauna neigiamą atsakymą.

Dažniausiai į šį kvadrantą įtraukiami buities reikalai: sausas drabužių valymas pasibaigus sezonui, pagalba kaimynams skubiame reikale, nesvarbūs susitikimai ir derybos. Yra ir kitas pavyzdys – kompiuterių remontas, tačiau čia reikia būti itin atsargiems: jei ši įranga reikalinga darbui, tai jos remontas taps itin svarbia užduotimi (tai yra pirmasis kvadrantas), o jei ji naudojama tik darbui. pramoga, tada pati šios problemos vieta yra trečiajame kvadrante.

Šio kvadranto reikalai ne tik netelpa į darbo laiko planavimą, bet net atitraukia dėmesį nuo pagrindinių tikslų ir atima brangų laiką. Jei įmanoma, geriausia į juos nekreipti dėmesio. Kaip nustatyti užduoties svarbą sau? Labai paprasta. Turėtumėte užduoti sau klausimą: „Kas bus, jei aš to nepadarysiu?

4 kvadrantas: Nesvarbu ir neskubu

Į šią kategoriją patenka mūsų kasdienybės reikalai, nesusiję su darbu: socialiniai tinklai, forumai, naršymas internete, kompiuteriniai žaidimai, televizijos laidų žiūrėjimas. Taip, tokia veikla neabejotinai džiugina, bet nėra privaloma.

Apskritai ši veikla gerokai sumažina darbo dienos produktyvumą, Eisenhoweris šios kategorijos atvejus pavadino „asmeninio laiko ryjančiaisiais“.

Paimkime, pavyzdžiui, 200 valandų trunkančią seriją – perskaičiavimo prasme gauni visą savaitę sugaišto laiko, kurį būtų galima panaudoti kur kas didesne nauda.

Todėl būtina identifikuoti savo asmeninius valgytojus ir siekti griežtos jų kontrolės, planuojant ne tik darbo, bet ir asmeninį laiką.

Šiame kvadrante yra ir įprastų, daugeliui ne itin malonių dalykų: pavyzdžiui, indų plovimas, valymas, maisto gaminimas. Čia irgi verta ieškoti kompromiso su tais žmonėmis, su kuriais gyvenate viename name, siekiant suplanuoti vienodą apkrovą.

Darbo laiko planavimo lentelė

Štai paprastas pavyzdys lentelės pavidalu.

antradienis		Subužduotis	komentuoti
	Patikrinkite darbų sąrašą
	važinėti į darbą
	Telefono skambučiai		Iš darbo el. pašto gaukite du kontaktinius numerius
	Straipsnio rašymas	Medžiagos analizė
	Straipsnio rašymas	Papildomos medžiagos vertimas iš užsienio kalbos ir pagrindinio teksto spausdinimas	Nepamirškite pateikti šaltinių išnašų ir pataisyti brūkšnelių brūkšnelyje
	Eikite į redaktorių
	susitikimas

trečiadienį

Šis pavyzdys aiškiai parodo darbo planų sudarymo principą. Jei reikia, lentelės gali būti didesnio gylio, su prailginta vieta užrašams. Nesvarbu, kokia programa bus įgyvendinta, tarkime, asmuo vadovo/specialisto darbo laiko planavimas. Lentelė - priemonė universali, galima piešti net ant paprasto popieriaus. Iš tiesų svarbu mokėti jį pritaikyti sau, savo užduotims ir tikslams bei nustatyti, kokiais laiko intervalais jis bus naudojamas: dienomis, savaitėmis, mėnesiais.

Kaip vyksta darbo laiko fondo planavimas

Pradiniame planavimo etape analizuojami pradiniai sistemos parametrai – veiklos buvimas darbo laiko fondui (FW) tobulinti ir jo kryptys. Tada seka atsakymas į klausimus: kas atsakingas už šią veiklą (specialistai, paslaugos) ir jos planavimą? Kiek atsižvelgiama į darbo valandas? Ar praleidžiamas laikas yra stebimas? Ar FRV rezervai atskleidžiami? Ar planavimo etape imamasi priemonių darbo laiko praradimui sumažinti? Kokie metodai tam naudojami?

Kitas etapas yra PDF taikymo analizė. Jos rėmuose jie tiria darbuotojų gamybos dinamiką (laiką – valandinė, paros, metinė) ir nustato ją įtakojančius veiksnius; analizuoti PDF būseną ir nustatyti nepanaudotas galimybes sumažinti tam tikrų rūšių neatvykimą į darbą; parengti stebėjimo duomenis apie darbo laiko fondo veikimą ir kt. Išsamiau apie darbo laiko fondo panaudojimo analizės metodus galima rasti mokomojoje ir metodinėje literatūroje.

PDF analizės informacinė bazė yra statistinių ir darbo valandų laiko apskaitos duomenys; pirminės apskaitos suvestinė (lankstinukas apie prastovą, viršvalandžius, apie santuokos panaikinimą); savifotografijos ir darbo laiko nuotraukos; apklausos ir anketos duomenis.

Atliekant analizę, naudojamas visas PDF ir jo sudedamosios dalys - visos dienos ir pamainos lėšos įvairiuose įmonės lygiuose (struktūriniai padaliniai, visa įmonė, profesijos ir grupės). išnagrinėjo. Šis metodas leidžia aptikti „kliūtis“, į kurias pirmiausia reikėtų atkreipti dėmesį. Analizės rezultatas – PDF panaudojimo tobulinimo ir atitinkamai darbo laiko planavimo efektyvumo didinimo rezervų įvertinimas.

Gauti rezultatai naudojami planuojant naudingą darbo laiko fondą. Šis renginys apima planinio balanso biudžeto sudarymą, jo komponentų palyginimą su įmonės normomis, taip pat darbo laiko taupymą neproduktyvioms išlaidoms. Darbo laiko balanso paskirstymo metodai buvo tinkamai aptarti mokomojoje medžiagoje ir vadovuose.

Darbo laiko planavimas ir analizė rinkos ekonomikoje įgavo specifinių bruožų. Pavyzdžiui, privalomos administracinės atostogos įmonei yra naudingos savo sąnaudomis. Darbas ne visą darbo dieną prarado rezervo statusą.

Diferencijuotas požiūris į nuolatinius etatinius darbuotojus, laikinus darbuotojus tampa aktualus planuojant ECF; dirbant ne visą darbo dieną.

Siekiant kuo veiksmingesnio darbo laiko organizavimo ir planavimo, įmonėje imamasi specialių priemonių: socialinių-ekonominių, organizacinių, techninių bei gydomųjų ir profilaktinių. Jie atsispindi įvairiuose organizaciniuose ir techniniuose planuose, darbo sąlygų gerinimo planuose ir kt. Išorės dalyvių įtraukimas turėtų būti aptariamas su vietos valdžia ir tik tada įtraukiamas į veiklos planavimą. Bet koks įvykis turi būti aprūpintas ištekliais.

Kaip tinkamai planuoti savo darbo laiką

Taisyklė 1. Kelkitės tuo pačiu metu

Šis pradinis bet kokio planavimo etapas yra labai disciplinuotas ir suteikiantis energijos.

Taisyklė 2. Teigiama nuotaika dienos pradžioje

Kiekvieną rytą dirbkite su savo nuotaika, nes tai labai įtakoja užduočių sprendimą siekiant tikslų. Norėdami tai padaryti, galite užduoti sau tris klausimus:

Kaip „šiandien“ mane priartins prie sėkmės?
Ką turėčiau daryti, kad šiandien būtų kuo daugiau džiaugsmo?
Ką reikėtų daryti šią dieną, kad išlaikytumėte savo sveikatą?

Atsakymas į šiuos klausimus ir teigiamos motyvacijos sukūrimas dažnai neviršija dviejų minučių. Padovanokite juos sau prieš pradėdami įprastą rytinę veiklą.

3 taisyklė

Raktas į harmoningą rytą – geras miegas ir sotūs pusryčiai. Tačiau daugelis juos dovanoja, teisindamiesi laiko stoka. Tačiau abi misijos reikalauja prioritetų nustatymo tik kasdienės rutinos planavimo etape – iš esmės tereikia paskirstyti savo laiką taip, kad eitumėte anksti miegoti.

4 taisyklė: planuodami savo darbo dieną atsižvelkite į tokius veiksnius kaip nuovargis

Daugelis žmonių mano, kad jų darbo našumas visą dieną svyruoja kaip sinusinė banga. Tai nepriklauso nuo kasdienių bioritmų – nuo to, ar esate „lyrulė“, ar „pelėda“. Verta išsiaiškinti savo asmeninius aktyvumo pakilimo periodus ir veiklos planavime išdėstyti svarbiausius dalykus šiam dienos intervalui. Popietę geriau skirkite kasdieniams rutininiams darbams, kurie nėra ypač svarbūs.

5 taisyklė. Laiku darykite pertraukas

Viena pagrindinių darbo laiko planavimo taisyklių – trumpas poilsis, nes tai leidžia organizmui atsigauti ir grąžinti dėmesį darbui. Būtinai darykite trumpas pertraukėles darbe, patys nustatykite trukmę ir dažnumą. Prisiminkite reguliarumą.

6 taisyklė

Stenkitės nešokinėti į darbus ir pradėtą darbą priveskite prie logiškos baigties. Nesiblaškykite dėl smulkmenų, nes jie vagia darbo laiką. Nepamirškite, kad kiekvieną kartą grįžtant prie jau pradėtų darbų, teks kartoti senus veiksmus ir tai turės įtakos asmeninės veiklos planavimo balansui.

7 taisyklė

Pasistenkite visas neįskaitytas savo tvarkaraščio spragas (laukimas eilėje, neinformatyvus susitikimas) užpildyti naudinga veikla. Apibrėžkite jo esmę, užduodami sau klausimą: „Kaip užpildyti šias minutes, kad gaučiau maksimalią naudą?

8 taisyklė: laikykitės 70/30 principo

Dienoraštyje turite įrašyti tik 70% savo darbo laiko. Priešingu atveju, net ir suplanavę savo darbo dieną 100%, negausite garantijų, kad visos užduotys bus atliktos, tuo labiau: daugelis veiksmų nesutaps su grafiku. Darbo laiko planavimo pagal šį principą tikslas – išgelbėti nervų sistemą nuo perkrovų, neleisti jaustis kaip mašina ir įsprausti į tvirtus karkasus.

9 taisyklė. Vakare susidėliok rytojaus planą

Suplanuokite rytojų šiandienos pabaigoje ir padarykite tai rašytinio sąrašo forma, kad nieko nepraleistumėte. Geriau iš anksto nustatyti bylų svarbą ir jas paskirstyti stulpeliais. Taip bus galima susikoncentruoti ties būtinomis užduotimis, o ne tokias reikšmingas bus galima perkelti force majeure atveju.

10 taisyklė

Nekintama taisyklė visiems. Kuo dažniau rasi laiko poilsiui, tuo vėliau dirbsi produktyviau. Šiuo laikotarpiu galima susitvarkyti reikalus darbo vietoje, namuose, išplauti indus, paskaityti žurnalą ar knygą, pasivaikščioti gryname ore, padėti kitiems. Jei negalite to padaryti spontaniškai, planuokite ir tuos veiksmus.

11 taisyklė. Realiai vertinkite savo sugebėjimus

Neapkraukite savęs didžiuliu darbu, manydami, kad galite įveikti bet kokius kalnus. Blaiviai žiūrėkite į savo jėgų įvertinimą ir geriau imkitės tai, su kuo garantuotai susitvarkysite per dieną/savaitę/mėnesį, toks darbo laiko planavimas bus efektyvesnis.

12 taisyklė

Toks požiūris į daiktus ant stalo ir biure padeda sutaupyti laiko ateityje. Padarykite tai taisyklę, panaudoję daiktą, grąžinkite jį ten, kur paėmėte. Nustatykite konkrečias vietas įvairių tipų daiktams – aplankui popieriams, penalui, stalo stalčiui ar žymės langeliui.

13 taisyklė. Laikykitės aktyvaus ir sveiko gyvenimo būdo

Atrodytų, kam biuro darbuotojams reikalingas sportas, joga, fitnesas, tinkama mityba, gimnastika? Tada, kad sveikas kūnas ir savijauta geriausiai prisiderintų prie teigiamos energijos ir pasirengimo itin produktyviai darbinei veiklai, ypač kokybiškai suplanavus.

14 taisyklė

Geriausias būdas savarankiškai organizuoti profesinės veiklos planavimą ir įgyvendinimą – patirti pasitenkinimo ir meilės savo darbui jausmą. Jo privalumas – motyvacijos nereikia traukti žnyplėmis, ji ateina savaime ir dideliais kiekiais.

Vadovo darbo laiko planavimas ir organizavimas

Patarimas 1. Peržiūrėkite dienos planus

Norėdami tai padaryti, galite naudoti ABC analizę arba Eisenhowerio matricą. Net ir dešimties minučių pasiruošimas darbo dienai gali sutaupyti iki dviejų valandų per dieną. Gerai išnaudokite juos.

Patarimas 2. Panašių atvejų blokų formavimas

Nuolat besiblaškančiam žmogui darbui reikia žymiai daugiau laiko nei susikaupusiam ir entuziastingam žmogui. Taip yra dėl to, kad reikia dar vieno „pasileidimo“ ir „panardinimo“, tai yra, grįžti į darbo veiklą. To paties tipo užduočių blokai padės sutaupyti darbo laiko: juos lengviau sutvarkyti veiklos planavimo etape.

3 patarimas: skirkite laiko sau darbe

Dažnai lankytojai, pavaldiniai ar klientai telefonu atitraukia dėmesį nuo tiesioginių pareigų. Visi jie stipriai trukdo atlikti tikrai svarbias užduotis, sutrikdo darbo laiko balansą. Šiuo atžvilgiu neįmanoma būti prieinamam visiems ir visiems per visą darbo dieną – tiek savo biure, tiek telefonu. Darbo laiko planavimo procese savo amato meistrai susitvarko sau tarpus, kai niekas jų netrukdys. Taip pat galite pasinaudoti jų įrankiais, pavyzdžiui, nustatyti lankytojų priėmimo valandas, naudotis autoatsakikliu.

4 patarimas: kiekvienai darbo užduočiai skirkite ribotą laiką

Tam tikros rūšies darbo trukmė tiesiogiai priklauso nuo turimo laiko. Net ir mažiausia užduotis turi būti planuojama: išmokite skirti užduočiai tiksliai tiek laiko, kiek reikia jai atlikti. Pavyzdžiui, verslo derybų nereikėtų atidėlioti, visus dominančius klausimus reikėtų aptarti kiek įmanoma, bet ne ilgiau nei valandą. Tai galima padaryti laikantis griežtų terminų ir taisyklių. Vadovaukitės paprasta taisykle: „Laikas yra pinigai“, vertinkite ir taupykite juos.

5 patarimas: naudokite delegavimą

Nė vienas laiką gerbiantis aktorius neturėtų atlikti visų užduočių vienas. Toks požiūris jau aprašytas darbo laiko planavimo principuose ir taisyklėse: jiems reikia deleguoti viską, ką galima deleguoti kitiems žmonėms (65 proc. laiko ir pastangų reikalaujančių, tačiau reikšmingų rezultatų neduodančių užduočių). Tai taikoma ne tik pagalbai darbuotojams, bet ir trečiųjų šalių agentūrų, organizacijų, konsultacinių firmų pagalbos naudojimuisi.

6 patarimas. Suskaidykite dideles užduotis į komponentus

Žmonės linkę vengti didelių ar didelių užduočių, visais įmanomais būdais vilkinti jų įgyvendinimą, nes rezultatas jiems atrodo per toli. Šis faktas rodo silpnus asmeninius laiko planavimo įgūdžius, tačiau jį galima apeiti. Greičiausius rezultatus duodantys atvejai patinka beveik visiems. Tai pastebėjo Albertas Einšteinas, remdamasis medienos kapojimo pavyzdžiu. Tą patį galima padaryti su ilgalaikiais tikslais ir dideliais projektais: suskaidyti į mažas užduotis, suplanuoti, o vėliau metodiškai atlikti tam tikrą laikotarpį (pavyzdžiui, dvi valandas per dieną). Po, tarkime, savaitės pasirodys pirmieji rezultatai – bus pasiektas pirmosios projekto dalies tikslas (pagal planavimą), tai suteiks jėgų ir motyvacijos toliau dirbti šia kryptimi.

Patarimas 7. Nustatykite asmeninius prioritetinių užduočių terminus

Iš anksto žinant, kokie atvejai bus prioritetiniai einamąjį mėnesį, juos galima pasižymėti darbo kalendoriuje ir atsižvelgti į asmeninį planavimą kartu su tomis pačiomis derybomis/susitikimais. Taigi, kai prireiks šiai datai padaryti kitą įvykį ar veiksmą, jis jau bus „užsakytas“, o tai dar kartą primena objektyvią užduoties reikšmę. Šis patarimas ypač svarbus planuojant darbo veiklą.

8 patarimas. Tinkamai sutvarkykite savo darbo vietą

Visų pirma, tai susiję su tvarka darbalaukyje. Ant jo reikia palikti tik tuos dokumentus, be kurių neįmanoma atlikti A kategorijos užduočių. Šis veiksmas turi psichologinį pagrindą: tvarka ant stalo padeda susitvarkyti mintyse, o papildomi popieriai užtrunka.

9 patarimas. Stenkitės neleisti kitiems užkrauti jums papildomų pareigų

Dažnai lyderiai domisi ir užsiima naujais dalykais, plečia savo kompetencijos sritis. Iš asmeninio domėjimosi susitikimais, kuriuose darbuotojas dažniausiai nedalyvauja, jis gali patekti į darbo grupes arba gauti papildomų užduočių, kurios neįeina į jo planą ir dėl to tapti našta pagrindiniam darbui ir jo planavimui. Geriausia dar kartą patikrinti visus savo veiksmus, ar jie yra svarbūs pozicijoje, taip pagerindami savo laiko planavimo įgūdžius.

Patarimas 10. Įvertinkite, kokie svarbūs ir neatidėliotini yra dalykai, į kuriuos jie staiga nori jus įtraukti.

Force majeure ir kiti neatidėliotini dalykai yra įprastas reiškinys bet kuriai įmonei ar įmonei, net jei jos stengiasi veikti griežtai planuojant. Joms išspręsti sutelkiami visi turimi ištekliai. Jei sutinkate padėti esamoje situacijoje, atminkite, kad tai atims laiko nuo dabartinių svarbių jūsų tvarkaraščio užduočių, todėl visada pasverkite, ar verta jas paaukoti.

11 patarimas Nesielkite impulsyviai – priimkite protingus sprendimus

Kartais tam tikri sprendimai priimami dėl impulso, nevaldomo impulso. Bet tai provokuoja nukrypimus nuo grafiko ir trukdo efektyviai planuoti darbo valandas, kad būtų pasiektas tikslas. Jei pajuntate momentinį norą ką nors padaryti (pavyzdžiui, paskambinti), gerai apsvarstykite ir pasverkite, ar tikrai verta daryti tai, ką suplanavote.

12 patarimas. Teisingai nustatykite prioritetus

Dideliame bylų sraute – konferencijose, susitikimuose, skambučiuose, žinutėse – gali būti labai sunku orientuotis, o kai imi visko iš karto arba griebi dalimis iš skirtingų galų, laiko lieka labai mažai. Čia pravartu prisiminti tokį laiko planavimo būdą kaip prioritetų matricą, o veiklą pradėti nuo aiškiai apibrėžtų ir vienareikšmiškai reikšmingų užduočių įgyvendinimo, palaipsniui pereinant prie mažiau svarbių.

Vedėjos sekretorės darbo laiko planavimas

Pagrindinė sekretorės individualaus darbo laiko planavimo pareiga ir tikslas – kiek įmanoma atleisti viršininką ir padėti jam paskirstyti savo laiką. Tai yra užduotis padidinti visų galimų valandų ir minučių panaudojimo darbo veiklai efektyvumą. O tai reiškia, kad vadovo ir sekretoriaus užduotys ir veiklos planavimas yra tarpusavyje susiję.

Visų pirma, sekretorė padeda organizaciniuose, parengiamuosiuose ir vadybiniuose darbuose, atlaisvina vietos viršininko kūrybai. Šiuo tikslu asistentas turi žinoti aukštesnio lygio kasdienybę, savo užduočių grafiką visais įmanomais laikotarpiais - diena / mėnuo / ketvirtis. Efektyvus sekretoriaus darbo laiko planavimas priklauso nuo jo tiesioginio vadovo grafiko, nes jis ruošia visus susitikimus, derybas ir kitus reikalus (lankytojų priėmimą, dokumentų tvarkymą), kurie yra viršininko grafike. Planuojant pagrindinį vaidmenį atlieka užduočių hierarchija pagal jų vertę ir svarbą.

Be to, į sekretorės pareigas įeina ir kiti darbai, kurie nepriklauso nuo viršininko dienos režimo (ir atsispindi planuojant darbo veiklą): tai pašto tikrinimas ir atsakymas į korespondenciją, dokumentų tvarkymas, kontrolė. failas ir kt. Asistento laiko planavimo įgūdžiai turi būti aukščiausi. Jo tvarkaraščio atskaitos taškai visada yra pasikartojančios veiklos, pavyzdžiui:

paruošti vadovo darbo vietą;
susitvarkyti savo darbo vietą;
tvarkyti visų tipų gaunamus el.
peržiūrėti valdymo failą;
pateikti institucijoms reikalų santrauką ir patikslinti einamosios dienos tvarkaraštį.

Apsvarstykite paprastą darbo laiko planavimo pavyzdį, susijusį su vadovo grafiku. Sekretoriaus veiksmų programa atrodys maždaug taip. Kai viršininkas planuoja susitikimą 11:00, tai asistento planas 10:30 pažymės jo organizaciją su visais iš jo sekančiais veiksmais: priminimas, medžiagų kopijavimas, konferencijų salės valymas, medienos ruoša. Jei 14:00 vadovas planavo derybas ne biure, tai sekretorės tvarkaraštyje bus punktai apie automobilio iškvietimą ir dokumentų paėmimą. Taip pat darbų sąraše nurodoma, su kuo ir kuriuo metu reikia prijungti viršininką pokalbiui telefonu, kokią dokumentaciją reikia taisyti, o ką pildyti nuo nulio ir pan.

Geriausias variantas – kartu su viršininku nustatyti pastovų laiko intervalą kasdieninei veiklai: dokumentų pasirašymui, lankytojų priėmimui. Tai pagerins darbą ir padės planuoti tiek specialisto, tiek jo padėjėjo darbo laiką. Kuriant darbo grafiką taip pat reikia palikti neblogą rezervą staigiems neatidėliotiniems ir svarbiems darbams, telefono skambučiams ir kitoms ekstremalioms situacijoms.

Sekretorė darbo dienos pabaigą skiria siunčiamos korespondencijos siuntimui, taip pat planuoja rytojaus renginius.

Pasibaigus darbo dienai, o vadovui vėluojant į biurą, padėjėjas gali eiti namo tik tuo atveju, jei tarp jų yra atitinkamas susitarimas ir jis pateikia viršininkui visus reikiamus duomenis.

Prieš išeidama iš patalpų sekretorė išima visus dokumentus, uždaro spintas, seifus, išjungia elektroninę įrangą (tai netaikoma telefonui, modemui, faksui), sutvarko darbo vietą.

Vadovo laiko planavimas

Planavimo esmė – pasirengimas tikslų įgyvendinimui ir darbo laiko reguliavimas. Vadovo darbo laiko planavimo principai nedaug skiriasi nuo bendrųjų darbo reglamentavimo principų. Racionalus laiko išteklių naudojimas apima savo funkcijų, tikslų, uždavinių ir laiko biudžeto supratimą.

Organizuojant specialisto darbo laiką, naudojami plačiai žinomi planavimo būdai. Vadovas turi vadovautis šiomis taisyklėmis:

60% dienos darbo plano skiriama darbui pagal grafiką;
20% laiko – nenumatytiems veiksmams;
paskutinius 20% geriausia palikti spontaniškoms užduotims.

„Plokščios“ organizacinės struktūros yra naudojamos mažose įmonėse sudėtingoms problemoms spręsti didelio neapibrėžtumo sąlygomis. Tokiems padaliniams būdingi šie trūkumai: per didelis vadovų darbo krūvis, sunku suvaldyti didelio skaičiaus žmonių veiksmus, taip pat sunkumai, susiję su padalinių darbo koordinavimu.

Sugaištas laikas (ypač jei jis nenurodytas planavimo etape) turi būti fiksuojamas, nurodant, kas ir kaip buvo panaudota. Tai prisideda prie to, kad, gavęs išsamų savo darbo laiko sąnaudų vaizdą, vadovas galės efektyviau organizuoti savo planavimą ateityje; siekiant parengti kokybės planą, užduotys bus skirstomos į trumpalaikes, vidutines ir ilgalaikes.

Pagrindiniai planavimo principai turėtų būti reguliarumas, nuoseklumas ir nuoseklumas. Būtina vadovautis vienu iš svarbių veiklos planavimo principų – tikslų realumu: prisiimti tiek pareigų, kiek bus įmanoma įvykdyti.

Racionalaus vadovo darbo laiko sąnaudų esmė – jo ilgalaikis planas. Tai daugiametė sistema, atsižvelgiant į tai, kokie metiniai ir ketvirčio planai sudaromi. Pastarieji gali būti derinami su metiniais ir skirstomi į mėnesinius. Dienos ir savaitės planai juos visiškai atitinka ir tuo pačiu tiksliausiai atspindi vadovo darbo laiko panaudojimą. Darbo veiklos planavimas vienos dienos lygiu yra svarbus žingsnis bendrame vadovo darbo veiklos planavime, jis yra nuolat stebimas ir koreguojamas priklausomai nuo situacijos.