Kas yra SMART užduotys ir kaip jos veikia

Kiekviena įmonė, nepaisant dydžio, turi išsikelti verslo tikslus, siekdama didinti pelną, augti ir judėti į priekį. SMART tikslų, kurie būtų konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, realūs ir savalaikiai, nustatymas pripažįstamas gerąja valdymo praktika. SMART filosofija nustatant tikslus yra užduoties aiškumas ir aiškumas, įmonės padalinių diskusijų ir bendradarbiavimo pagrindas, galinga motyvavimo priemonė.

Užduočių nustatymas pagal SMART principą yra vienas efektyviausių ir dažniausiai naudojamų įrankių versle.

„Gyvenimo tragedija nėra ta, kad tikslas nepasiekiamas. Tragedija - jei nėra tikslo, kurį reikia pasiekti, Benjaminas Maysas.

Kodėl reikia nustatyti SMART užduotis

Lewiso Carrollo knygoje Alisa stebuklų šalyje„Tarp Alisos ir Češyro katės vyksta nuostabus dialogas:

"Pasakyk man, kokiu keliu aš galiu išeiti iš čia?"
- Kur tu eini? Katė atsakė klausimu.
- Nežinau, - atsakė Alisa.
„Na, tada tu ten ateisi bet kokiu keliu.

« Eik ten, aš nežinau kur“ – nutinka tik pasakose. Turite žinoti, kur eini, ir aiškiai matyti kelius, vedančius į tikslą. SMART tikslų nustatymas suteikia kryptį vadovams ir darbuotojams; nustato kelią, kuriuo reikia eiti.

Tikslų nustatymas yra gyvybiškai svarbus efektyviam verslo veikimui. Taigi, 50% mažų įmonių žlunga per pirmuosius penkerius veiklos metus – daugelis savininkų sukasi kaip " voverė ratuke, vos susidoroja su esamomis problemomis ir nekreipia dėmesio į įmonės strategiją, planavimą ir tikslus.

Užduočių nustatymo sistema SMART struktūrizuoja informaciją, padeda siekti finansinių tikslų, sekti pažangą ir išgyventi.

Kas yra SMART užduotys

Sąvoka SMART pirmą kartą pasirodė 1981 m. straipsnyje Džordžas Doranas Yra SMART būdas parašyti valdymo tikslus ir uždavinius(„Tai protingas valdymo tikslų ir uždavinių rašymo būdas“). Žodis „protingas“ išvertus į rusų kalbą reiškia „ protingas“, o šiuo atveju tai yra angliškų žodžių akronimas. SMART iššifravimas:

• S specifinis
• M prieinama kaina
• Aįmanomi
• R pakylėtas
• T ime-pririštas

Kadangi niekas nestovi vietoje, akronimas SMART šiuo metu turi keletą skaitmenų. praktinis suskirstymas klasikinis nustatant tikslus ir uždavinius SMART dedame į lentelę:

SMART užduočių nustatymo taisyklės

SMART analizė suteikia paprastą ir aiškią sistemą tikslams ir uždaviniams apibrėžti. Naudojimo paprastumas yra dar viena sistemos populiarumo priežastis. Jį gali naudoti bet kas, bet kur ir nereikalauja specialių SMART tikslų nustatymo įgūdžių.

„Kai schemos apgalvotos iš anksto, nuostabu, kaip dažnai į jas susitelpa aplinkybės. Viljamas Osleris.

Konkreti užduotis

Ką tiksliai norite pasiekti?

Kuo tikslesnis aprašymas, tuo didesnė tikimybė, kad gausite tai, ko norite. Darbuotojams galėtumėte pasakyti, kad įmonės tikslas yra „padidinti pardavimus“ ir nieko daugiau. Problema ta, kad tokia formuluotė yra neaiški ir nieko neprivers imtis veiksmų.

Norėdami nustatyti SMART tikslą, turite atsakyti į šešis klausimus: W»:

W klausimai SMART tikslams

PSO	PSO	Kas dalyvauja?
Ką	Ką	Ką tiksliai noriu pasiekti?
Kur	Kur	Nustatyti vietą
Kada	Kada	Nustatykite laiko limitus
Kuris	Kuris	Apribojimų apibrėžimas
kodėl	Kodėl	Ką gausi pasiekęs tikslą? Ar tai naudinga verslui?

Praktiniam supratimui paimkime SMART užduoties nustatymo pavyzdį:

Šis tikslas yra pakankamai konkretus, kad padėtų jūsų pardavimų komandai judėti teisinga kryptimi.

išmatuojamas tikslas

• Įsivaizduokite, kad atsisėdote žaisti pirmenybę su draugais ir nusprendėte nerašyti kulkos. Nežinai, kas laimės, kiek ar kada baigsis. Motyvacijos nėra, kam mums toks žaidimas?

Suformuluokite užduotį SMART– reiškia suteikti sau ir savo darbuotojams galimybę įvertinti, kaip sėkmingai judate savo tikslo link. Neaiškus klausimo pareiškimas palieka vietos klaidingai interpretacijai ir baigsis tik susierzinimu.

Aukščiau pateiktame pavyzdyje tikslas yra padidinti pardavimą. Jei vadovai parduoda vieną papildomą vienetą per ketvirtį, ar tai reiškia, kad užduotis atlikta? SMART užduočių nustatymo formatas apima tikslių skaičių naudojimą: X % arba Y tūkstančių rublių.

pasiekiamas tikslas

Tikslas turi būti turimų išteklių, žinių ir laiko ribose. Jei nustatote kokį nors asmeninį tikslą, jis turėtų būti pagrįstas ir saugus. Pavyzdžiui, „numesti 10 kg per 3 dienas“ beveik neįmanoma net naudojant radikalius metodus.

Jei nuspręsite pardavimų skyriui kitą ketvirtį nusiųsti 100% skaičių, o apyvartos augimas dabartiniu laikotarpiu siekia tik 5%, tada toks tikslas vargu ar pasiekiamas. Nereali užduotis ne tik nemotyvuoja darbuotojų, bet turi priešingą efektą – “ jei neįmanoma suspėti, tai nėra ko bėgti».

Atitinkamas tikslas

Atitinkamas tikslas – tai aktualus, aktualus, adekvatus. Šiame žingsnyje turite įsitikinti, kad tikslas yra jums prasmingas ir atitinka kitus tikslus. Klausimai, kuriuos reikia užduoti:

• Ar ši užduotis verta išteklių ir pastangų, kurių prireiks?
• Ar tinkamas laikas pasiekti tikslą?
• Ar tai atitinka bendrą įmonės strategiją?

Žinoma, galite užsibrėžti tikslą „mažinti išlaidas“ ir atleisti pardavėjus, tačiau kaip šie veiksmai susiję su tikslu padidinti apyvartą?

Kitas pavyzdys iš mažmeninės prekybos: sausį tradiciškai mažėja pirkėjų aktyvumas, pritarti planui drabužių pardavimus didinti 20%, lyginant su gruodžiu, yra ir nerealu, ir netikslinga.

Laikas ribotas

Verslo tikslas be ribų nuo pat pradžių pasmerktas žlugti. Tikslių laiko rėmų sukūrimas motyvuoja, primena darbuotojams ir padeda išlaikyti užsibrėžtą tempą.

Per kitą ketvirtį, metus ar penkerius metus pardavimus galite padidinti 50%, tiesa? Tikslo terminas padeda komandai parengti veiksmų planą norimam rezultatui pasiekti.

Taigi, pateiksime SMART užduočių nustatymo pavyzdį:

Kaskados SMART užduotys

Kasmetinis strateginių ir pasaulinių SMART tikslų derinimas prasideda plano sukūrimu naudojant pakopinius ryšius tarp įmonės padalinių. Šis metodas užtikrina, kad visos suinteresuotosios šalys ( investuotojai, savininkai, darbuotojai) suvokti klientų poreikius, organizacijos galimybes ir gali daryti išvadas apie būtinus veiksmus eiti į priekį ir tobulėti.

Kaip rašyti pakopinius SMART tikslus

1. Direktorių valdybos lygmeniu nuspręskite dėl 4–6 strateginių metų tikslų.
2. Padarykite juos SMART matomus iki žemiau esančio lygio.
3. Įmonės padaliniai savo SMART užduotis rengia pagal plėtros planą.
4. Įmonės darbuotojai kelia individualius tikslus.

Kaskados SMART užduotys yra procesas, apimantis visus organizacijos darbuotojus. Jos prielaida – suteikti darbuotojams daugiau galimybių. Kiekvienas žmogus įmonėje išsikelia savo protingus tikslus, mato, kaip jo pasiekimai įtakoja bendrą sėkmę. Taip kristalizuojasi vertikalūs ir horizontalūs ryšiai tarp įmonės padalinių ir darbuotojų.

Valdymas pagal SMART tikslus

Tikslų kūrimas ir nustatymas yra pusė darbo, svarbu reguliariai stebėti rodiklius ir, jei reikia, koreguoti tikslus. Čia šiek tiek nukrypstame nuo SMART užduočių temos ir paliečiame MBO – tikslo valdymo sistema. Aiškus vektorius, nurodytas SMART tikslo nustatymu, reikalauja kontrolės taškų.

Paskutinis etapas - atlyginimas. Kadangi tikslai buvo apibrėžti konkrečiai, išmatuojamai ir laike, balų sistema yra gana paprasta. Kai atlyginate darbuotojams už užduočių atlikimą, siunčiate aiškią žinią, kad darbuotojų įdėtos pastangos yra vertinamos.

1. Sudarykite veiklos stebėjimo planą – kas mėnesį arba kas ketvirtį.
2. Įvertinkite ir apdovanokite komandos pastangas ir rezultatus. Apdovanojimas sėkme yra stipriausias darbuotojų motyvatorius.

Galutinė SMART užduočių schema atrodo taip:

SMART užduotys pavyzdžiuose

„Tikslų nustatymas yra pirmasis žingsnis siekiant, kad nematoma būtų matoma“, – sako Anthony Robbinsas.

Universiteto tyrimai dominikonų Ilinojaus valstija nustatė, kad žmonėms, kurie tik „galvoja“ apie savo tikslus, 43% sėkmingiau pasiekia tai, ko nori. Kita tiriamųjų grupė nustatė ir užsirašė tikslus naudodama SMART formuluotę, o 78 % sėkmės.

Pavyzdys Nr. 1: problemos sprendimas nustatant SMART užduotį

Tikslas: pardavimų padidėjimas. Šį pavyzdį išsamiai aptarėme aukščiau ir nustatėme tinkamą SMART nustatymą:

„Pardavimų skyrius X produktų linijos pardavimus šiemet turėtų padidinti centriniame regione 50 proc.“.

Išsami SMART užduotis skambėtų maždaug taip: „Siekiant padidinti produkto X pardavimus šiais metais 50%, bus įdarbinti du papildomi vadybininkai. Planuojamas pardavimų augimas: pirmąjį ketvirtį – 10%, antrąjį – 15%, trečiąjį – 5%, ketvirtąjį – 20%.

SMART tikslas yra labai konkretus, išmatuojamas ir realus. Atsižvelgiama į sezoninius X prekės paklausos svyravimus ir įvardijamos priemonės, kurių reikia imtis norint atlikti užduotį.

Pavyzdys Nr. 2 problemos sprendimo nustatant SMART užduotį

Jei su finansiniais rodikliais viskas daugiau ar mažiau aišku, tai tikslas “ teikti gerą klientų aptarnavimą“, supainioja daugelį vadovų. Pirmiausia reikia pripažinti, kad „paslaugų teikimas“ yra ne tikslas, o veiksmas. Tikslas yra rezultatas ir pasiekimas, o ne procesas, kuris jį veda. Ko tau tikrai reikia?

Santykiai su klientais susideda iš dviejų pagrindinių dalykų:

• klientas turi būti patenkintas;
• reikia išlaikyti lojalius klientus.

Būtų galima nustatyti užduotį „Šiemet padidinkite savo klientų bazę 10 proc. Tai jau geriau, bet ne visada įmonė turi pakankamai įtakos potencialiems klientams.

Tokiu atveju performuluokite SMART: „Šiais metais padidinti klientų pasitenkinimą iki 90 proc.

• Specifinis: klientų lojalumo ir išlaikymo didinimas.
• Išmatuojamas: žmonių, kurie naudojosi įmonės produktu ar paslaugomis, apklausa.
• Pasiekiama: ankstesnis laikotarpis rodė 70 %, pasitenkinimą padidinti 20 % yra realus tikslas.
• Aktualu: pasikartojantys klientai atneša akivaizdžią naudą verslui.
• Laiko apribojimas: nustatytas laiko slenkstis.

SMART formuluotė yra suderinta su pirminiu tikslu teikti gerą klientų aptarnavimą, kad būtų pasiektas konkretus ir išmatuojamas rezultatas, kurį būtų galima pasiekti. Nurodyta tikslinė data palaiko darbuotojų motyvaciją, o tarpines sumas galima stebėti kartą per tam tikrą laikotarpį.

Pakopinės SMART užduotys pagilins ir detalizuosis konkrečius tikslus tiesiogiai darbuotojams. Tai gali būti personalo skyriaus darbas su personalu motyvacijai didinti, testavimo ir mokymo programos, klientų atsiliepimų klausimyno kūrimas ir kt.

10 žingsnių norint nustatyti SMART tikslus

1. Apibrėžkite tikslus. Ko norite pasiekti, į ką reikia sutelkti dėmesį, ką norite patobulinti?
2. Rašykite naudodami SMART principą. Rašiklis ant popieriaus arba teksto rengyklėje – žodžių rašymas atskiria norus nuo tikslų.
3. Išanalizuokite, ką reikia padaryti, kad pasiektumėte užsibrėžtus tikslus.
4. Sudarykite pranašumų, kuriuos gausite sėkmingai siekiant savo tikslų, sąrašą. Atskirai surašykite galimas kliūtis, su kuriomis galite susidurti kelyje.
5. Jei nustatote asmeninio augimo tikslus, suskirstykite juos į smulkesnes užduotis. Versle naudokite SMART kaskados metodą.
6. Sukurkite veiksmų planą, kaip aukščiau pateiktuose pavyzdžiuose: samdykite darbuotojus, padidinkite pardavimus 10% per ketvirtį ir pan. Nustatykite terminus.
7. Periodiškai stebėkite užduočių eigą.
8. Jei reikia, peržiūrėkite arba atnaujinkite trumpalaikius tikslus.
9. Apdovanokite darbuotojus (ir save) už sėkmingą paaukštinimą.
10. Iš naujo įvertinkite savo tikslus – tai ne akmenyje iškaltos skulptūros. Prabėgus gyvenimui veikiant išorinėms ir vidinėms aplinkybėms, jos gali pasikeisti.

SMART metodo naudojimas verslo plėtros pastangoms sutelkti gali būti jūsų komandai reikalingas katalizatorius. Išsibrėžus tikslus, susidarius veiksmų planą, reikia toliau ieškoti tobulinimosi taškų ir grįžtamojo ryšio galimybių. SMART metodas yra glaudžiai susijęs su motyvaciniais tikslais darbuotojų, kurie prisideda prie įmonės, prisideda prie verslo sėkmės ir klestėjimo.