» Kaip sudaromas posėdžio protokolas

Kaip surašomas posėdžio protokolas

Susirinkimai vyksta daugelyje organizacijų, nepaisant nuosavybės formos. Juose darbuotojai ir vadovai keičiasi informacija aktualiais klausimais, priima operatyvinius sprendimus. Kad toks renginys vyktų maksimaliai efektyviai, susirinkimo protokolai yra registruojami. Šis dokumentas atlieka ir informacinę, ir administracinę funkciją: jame fiksuojama informacija apie iškeltas problemas ir priimtus sprendimus.

Už susirinkimo eigos fiksavimą atsakingas organizacijos vadovo sekretorius. Šią funkciją gali atlikti kitas darbuotojas.

Prieš posėdžio pradžią sekretoriui pateikiamas pakviestųjų sąrašas ir orientacinis klausimų sąrašas. Dalyviai pateikia santraukas. Tai padeda paruošti dokumento šabloną, kuris pagreitins galutinės protokolo versijos sudarymą. Jei daug dalyvių, tuomet patartina turėti registracijos lapą, kuriame bus nurodytas visas vardas. pasirodžiusių asmenų. Posėdžiui prasidėjus, sekretorius nustato galutinį dalyvaujančiųjų sąrašą.

Informaciją renginio metu fiksuoja susirinkimo sekretorius. Siekiant pagerinti registravimo tikslumą, naudojami diktofono įrašai. Visi žodžiai įrašomi į skaitmeninę laikmeną ir atkuriami galutinio dokumento vykdymo metu.

Jei vyksta didelis susirinkimas, kuriame dalyvauja daug dalyvių, tada punkcijai vadovauja 2 sekretoriai. Vienu metu dviejų specialistų darbas su protokolu padės pagreitinti procesą, jei susitikimas vėluoja.

Atskiros pastabos, pastabos, pastabos, klausimų, nesusijusių su posėdžių temomis, aptarimas dokumente neatsispindi. Protokole fiksuojama bendra pranešimų, klausimų ir pasiūlymų reikšmė. Tiksliai užrašomi sprendimai ir nurodymai, kuriuos vadovas duoda atskiriems atlikėjams.

Pastaba! Ataskaitų ir klausimų nereikia rašyti žodis žodin.

Jei vadovui reikia tikslios informacijos, jis pareikalaus atsakingo darbuotojo pasirašytos ataskaitos. Susitikimuose deramasi dėl reikalų visumos, todėl detalaus įrašo nereikia. Dėl to protokole apibendrinta posėdžio eiga: svarstytos temos, iškelti klausimai ir priimti sprendimai.

Kai kuriais atvejais organizacijos vadovai reikalauja kiekvienos frazės pažodinio fiksavimo. Tai būdinga šiuolaikinių įmonių susirinkimams, kur tokiuose renginiuose išsprendžiama daug veiklos klausimų.

Registracija

Dažnai galite rasti nuorodų į tai, kad protokolai turi būti saugomi specialiose formose. Taip atsitinka, kai tokie susitikimai vyksta vyriausybiniuose skyriuose, pavyzdžiui, savivaldybių valdžios institucijose.

Įprastose organizacijose specialios medienos ruošos formos įvedamos retai. Išimtis yra ypatingos rūšies susirinkimai, pavyzdžiui, akcinės bendrovės direktorių valdybos darbas.

Posėdžio protokole turi būti ši informacija:

1. Privaloma informacija:

• data ir numeris;
• įmonės pavadinimas;
• įvykį nurodančio dokumento tipas;
• susirinkimo vieta.

Be to, kiekvienas lapas yra sunumeruotas, kad galėtumėte tiksliai sekti susitikimo eigą;

1. Dalyvių sąrašas ir jų vaidmenys. Būtina nurodyti visą vardą ir pavardę. ir specialisto, kuris protokoluoja, vedėjo, posėdžio vedėjo ir kitų posėdžio dalyvių pareigas. Vietoj to gali būti naudojamas atrankos lapas, kuriame atvykstantys darbuotojai pasirašo;
2. Jeigu renginyje dalyvavo kitoms organizacijoms atstovaujantys asmenys, jie nurodomi užrašu „Kviečiami“;
3. Pagrindinė protokolo dalis susideda iš 3 iš eilės einančių blokų:

• Klausėsi. Nurodytas visas vardas. ir kalbėtojo pozicija, pagrindinė kalbos tema, kalbos detalių santrauka;
• Sakė kalbą. Visas vardas nustatytas. ir asmens, kuris uždavė klausimus arba pakomentavo kalbos esmę, pozicija;
• Nuspręsta. Remdamasis ataskaitos rezultatu, vadovas duoda nurodymus arba priima nutarimą. Sprendimą sekretorė detaliai fiksuoja, nes jis privalomas darbuotojams. Nurodomi užduočių atlikimo terminai.

Pastaba! Jeigu už sprendimą balsuojama, tuomet fiksuojamas balsų „už“, „prieš“ ir susilaikiusių skaičius, nenurodant pavardžių.

1. Protokolo pabaigoje dedamas posėdžio sekretoriaus ir posėdžio vadovo parašai. Spausdinti nereikia.

Galutinė dokumento versija parengiama praėjus šiek tiek laiko po posėdžio. Tai gali užtrukti kelias valandas arba kelias dienas, priklausomai nuo informacijos kiekio. Tada jis pateikiamas pasirašyti renginį vedusiam vadovui.

Po to protokolas išsiunčiamas suinteresuotiems asmenims arba iš jo daromi oficialūs išrašai su nurodymais konkretiems atlikėjams.

Operatyvinio susirinkimo protokolas

Operatyvinis susirinkimas turi keletą funkcijų:

• Aiškus laikymo dažnumas (pavyzdžiui, kartą per savaitę tam tikru laiku);
• Stabili dalyvių sudėtis;
• Beveik nepakitusios temos ir klausimai;
• Trumpa trukmė.

Šios charakteristikos palieka pėdsaką rengiant operatyvinio susirinkimo protokolą. Sekretorė iš anksto žino darbo algoritmą, klausimus, kurie bus aptariami. Tai leidžia pagreitinti darbą su galutiniu dokumentu, suformuoti didžiąją jo dalį iš anksto.

Posėdžio protokolas parengiamas greitai, kad dokumentas būtų nedelsiant pateiktas pasirašyti vadovui.

Sandėliavimas

Priimdamas sprendimą dėl protokolų saugojimo, sekretorius turėtų susipažinti su organizacijos vidaus dokumentais.

Taigi akcinės bendrovės valdybos ar visuotinio akcininkų susirinkimo protokolas turi būti saugomas nuolat. Dokumentai yra nuolatinio organizacijos organo buvimo vietoje. Ši tvarka nustatyta Federalinės vertybinių popierių rinkos komisijos 2003-07-16 nutarime Nr. 03-33/ps, kuriame yra normos, reglamentuojančios tam tikrų dokumentų saugojimo akcinėse bendrovėse taisykles ir terminus.

Paprastai įvairių posėdžių protokolai saugomi 3 ar 5 metus, po to jie archyvuojami ir sunaikinami pagal instrukcijas.

Posėdžių protokolai nėra nereikalingos biurokratijos elementas. Tai padeda susirinkimo dalyviams nepamiršti darbotvarkės ir laiku įvykdyti vadovo nurodymus. Šiandien yra elektroniniai ištekliai tokiems dokumentams greitai paruošti ir platinti. Todėl sekretorė gali greitai ir patogiai pristatyti baigtą protokolo versiją visoms suinteresuotoms šalims.

.