Էլեկտրոնային բիզնես նամակագրության գործարար նամակագրության կանոններ. Էլփոստի կամ էլփոստի վարվելակարգ գրելու կանոններ

Գործարար նամակագրությունայսօրվա բիզնես աշխարհում՝ հաջողության կարևոր բաղադրիչ: Ցանկացած կազմակերպության աշխատակից ամեն օր բախվում է սեփական բիզնես նամակագրությունը կազմելու և մուտքերին արձագանքելու անհրաժեշտությանը:

Գործարար նամակագրությունունի իր լայն դասակարգումը` պաշտոնական, անձնական, արտաքին, ներքին` ըստ գրելու նպատակի և ուղարկման ձևի:

Ժամանակակից աշխատողի իրավասություններից է բիզնես նամակը ճիշտ գրելու կարողությունը՝ երախտագիտություն, խնդրանք, հաստատում, երաշխիք, պահանջ, մամուլի հաղորդագրություն, շնորհավորանքներ, առաջարկություններ և այլն:

Հաշվի առեք բիզնես նամակ գրելու հիմնական քայլերը:

Գործարար նամակագրության մշակույթ- սա է տառի ձևավորումը, և տեքստի գրագիտությունը, և բառերի և արտահայտությունների օգտագործման ճիշտությունը: Հետևաբար, ավելի լավ է նախ օգտագործել սևագիր, որպեսզի հետո կարողանաք ստուգել ինքներդ ձեզ և վերացնել տհաճ թյուրիմացությունները:

Գործնական նամակի կառուցվածքը ներառում է՝ հասցե հասցեատիրոջը, նախաբան, հիմնական տեքստ, եզրակացություն:

Գործնական նամակագրությունը թույլ չի տալիս դիմել «ձեզ»։ Հետևաբար, ամենից հաճախ դիմումը սկսվում է «Հարգելի (ներ) ...» բառերով: Բուժման շարունակականությունը կախված է բազմաթիվ գործոններից: Ղեկավարի անունն ու հայրանունն օգտագործվում է անձնական ծանոթության դեպքում (սակայն հաճախ օգտագործվում է պետական ​​մարմնի ղեկավարին ուղղված նամակներում)։ Թույլատրվում է առևտրային կազմակերպության ղեկավարին դիմել «mister» բառով և ավելացնել ազգանուն՝ առանց սկզբնատառերի։ Եթե ​​չգիտեք զինվորականների կոչումները կամ բարձրաստիճան պաշտոնյաների պաշտոնների ստույգ կոչումները, ավելի լավ է դրանք չօգտագործեք։ Այս դեպքում հասցեատիրոջ անունն ու հայրանունն ավելի ճիշտ կթվա, քան սխալ:

Նախաբանն անհրաժեշտ է նամակի շարժառիթն ու նպատակը մի քանի բառով ցույց տալու համար։ Դրա համար տարածված արտահայտություններն են՝ Համաձայն ... (փաստաթղթի անվանումը, նորմատիվ աղբյուրը), Որպեսզի ..., Ի պատասխան ..., Ի աջակցություն ..., Տրամադրելու համար .. ., Հետ կապված .... և այլ հարմար արտահայտություններ:

Հաջորդը, մենք կազմում ենք հիմնական տեքստը, որը պետք է հստակեցնի ձեր դիրքորոշումը, կարծիքը, խնդրանքը մի քանի պարբերություններում (երկու կամ չորս): Անհրաժեշտ է համակարգել տեքստային տեղեկատվությունը, որից կատարվում է շարադրանքը: Իրավաբանական անձը հաճախ օգտագործում է երրորդ դեմքի եզակի և հոգնակի թվերը, իսկ ֆիզիկական անձինք տեղեկատվություն են փոխանցում եզակի և առաջին դեմքերից: Նախադասությունները պետք է լինեն հետևողական, տրամաբանական, որպեսզի հասցեատերը ամբողջական պատկերացում ունենա, թե ինչի մասին ես ուզում գրել։ Նամակի տեքստը չպետք է մեկնաբանվի երկու ձևով. պետք է ընդգրկի մեկ թեմա կամ խնդիր և չպետք է գերազանցի երկու էջը:

Եզրափակելով՝ անհրաժեշտ է ևս մեկ անգամ համառոտ ամփոփել նամակի նպատակը։

Գործարար նամակագրության վարման կանոնները նախատեսում են գործնական նամակների հստակ ձևավորում: Նամակի տեքստը ստուգվելուց, խմբագրվելուց, համաձայնեցվելուց հետո անհրաժեշտ է այն ճիշտ ձևաչափել։

Գործնական նամակի ձևը պարունակում է տեղեկատվություն կազմակերպության մասին՝ անուն, ֆիզիկական հասցե, հեռախոս, ֆաքս, կայք և էլ. փոստ, ինչպես նաև այլ անհրաժեշտ մանրամասներ:

Գործնական նամակն անպայմանորեն ներառում է լուսանցքներ՝ ձախ կողմում՝ երեք սանտիմետր, աջում՝ մեկուկես սանտիմետր:

Ամենից հաճախ օգտագործվող տառատեսակը Times New Roman է, 12-րդ (14-րդ) կետի չափ, մեկ (մեկուկես) տողերի տարածություն:

Գործնական նամակի վերնագրի վերնագիրը պարունակում է «Ում է ուղղված նամակը» հարցի պատասխանը՝ ղեկավարին, տնօրենին, վարչակազմին և այլն: նշելով պաշտոնը, ձեռնարկության անվանումը, ազգանունը և սկզբնատառերը.

Եթե ​​նամակը պարունակում է հավելվածներ, որոնք կազմված են առանձին թերթիկների վրա, ապա անհրաժեշտ է նշել դրանց համարը մինչև ուղարկողի ստորագրությունը:

Գործնական նամակի անհրաժեշտ մասը կատարողի մասին տեղեկությունները, և ազգանունը, անունը, հայրանունը պետք է ամբողջությամբ տրվեն, ինչպես նաև կոնտակտային հեռախոսահամարը, որով ավելի լավ է կապ հաստատել կոնկրետ աշխատակցի հետ:

Գործարար նամակագրությունը պետք է պահպանվի կարգի մեջ, քանի որ դա տվյալ հարցում ձեռնարկության գործունեության կարևոր վկայությունն է։

Վերջին տասնամյակի ընթացքում էլ.փոստը դարձել է գործարար հաղորդակցության, թերևս, ամենատարածված միջոցներից մեկը: Այսօր բավականին դժվար է գտնել մարդ, ով միջանձնային և միջմշակութային հաղորդակցության իր պրակտիկայում էլեկտրոնային փոստով չօգտագործի: Մի հայացքով արագ սկանավորելով մուտքային հաղորդագրությունների հասցեներն ու թեմաները՝ մենք որոշում ենք, թե որ տառերը կարդալ և որոնք ջնջել՝ առանց բացահայտելու: Նամակագրությունը կարող է լինել գործնական կամ մասնավոր՝ կախված թղթակիցների հարաբերություններից: Եթե ​​նամակը մասնավոր է, ապա էթիկայի տեսակետից խիստ պահանջներ չկան՝ գրելու ոճն ու մատուցման եղանակը հիմնականում կախված են հասցեատիրոջ հետ ծանոթության աստիճանից։

Այսօր բավականին դժվար է գտնել մի ընկերություն, որն իր միջանձնային հաղորդակցության պրակտիկայում էլեկտրոնային փոստով չօգտագործի: Հարկ է նշել, որ էլեկտրոնային փոստով սովորական գործնական նամակագրության մեջ կան ընդհանուր ընդունված կանոններ, որոնք դուք պետք է իմանաք և հետևեք: Եկեք ավելի սերտ նայենք ամենակարևորներին:

Կանոն 1Էլեկտրոնային նամակ ուղարկելիս անպայման լրացրեք բոլոր դաշտերը։ Ընդհանուր առմամբ, բիզնես էլփոստի կառուցվածքը կարող է ներկայացվել հետևյալ կերպ.

Ուղարկողի հասցեն և անունը.

Ստացողի հասցեն (կամ ստացողի հասցեները, երբ անհրաժեշտություն կա մեկ տեքստով նամակ ուղարկել մի քանի հասցեատերերի):

Նամակի կարևորությունը (սա անհրաժեշտության դեպքում):

Նամակի թեման.

Հավելված.

Նամակ, որը բաղկացած է ողջույնից; նամակի հիմնական տեքստը; եզրակացություններ; և ստորագրություններ։

Կանոն 2Ուղարկողի հասցեն և անունը պետք է ճանաչելի լինեն: Հետևաբար, փոստարկղ սկսելիս միշտ մուտքագրեք ձեր անունն ու ազգանունը ուղարկողի անվան սյունակում: Ամենավստահելի հասցեն այն հասցեն է, որը պարունակում է ձեր իրական անունը, ինչպես նաև ձեր կազմակերպության անվանումը դոմենի անվան մեջ, օրինակ. Այս էլ. փոստի հասցեն պաշտպանված է սպամ-բոթերից: Դիտելու համար պետք է միացված լինի JavaScript-ը: .

Կանոն 3Անպայման լրացրեք «Թեմա» դաշտը։ Նամակի թեման նամակի հատուկ հատկանիշն է, որի առկայությունը մեծապես հեշտացնում է էլեկտրոնային նամակագրության հետ աշխատանքը։ Նամակի ճակատագիրը շատ հաճախ կախված է թեմայից, հատկապես, եթե ուղարկողի անունն ու հասցեն ձեզ ոչինչ չեն ասում: Նամակի թեման պետք է լինի կարճ՝ ոչ ավելի, քան 50 նիշ, և ընդգծված: Որքան պարզ և պարզ լինի նամակի թեման, այնքան մեծ է հավանականությունը, որ նամակը կկարդա և պատասխան կունենա: Հատկապես անհրաժեշտ է ուշադիր մտածել Թեմայի մասին, երբ առաջին անգամ եք գրում որևէ մեկին:

Կանոն 4Օգտագործեք պատկերակը («Re:») միայն պատասխանի համար: Օգտագործելով նամակի հասցեի դաշտում տեղադրված պատկերակը, որին պատասխանում եք, բացեք պատասխանը կազմելու ձևը։ Այս ձևաթուղթն արդեն պարունակում է ձեր զրուցակցի հասցեն, նրա նամակի տեքստը և թեման: Սրբապատկերը (Re) անգլերեն «Reply:» կամ «Response:» բառի հապավումն է և նշանակում է «Իմ պատասխանը.»: Հետևաբար, եթե նամակի թեման փոխվում է, թեմայի փոփոխությունները պետք է կատարվեն՝ օգտագործելով Re պատկերակի աջ կողմում գտնվող ներքև սլաքը: Բացվող բացվող ցանկում ընտրեք «փոխել թեման» հրամանը։

Եթե ​​ինչ-որ մեկի նամակին պատասխանելիս փոխում եք երկխոսության հիմնական գաղափարը, համապատասխանաբար փոխեք Թեման, բայց ավելի լավ է նոր հարցի քննարկում սկսել՝ ստեղծելով նոր նամակ:

Կանոն 5Վաղաժամ ուղարկելուց խուսափելու համար մուտքագրեք ստացողի հասցեն միայն այն ժամանակ, երբ նամակն ավարտված է, ստուգված և պատրաստ է ուղարկվելու: Զգույշ եղեք «Ուղարկել» կոճակի հետ. համոզվեք, որ նամակն ուղարկել եք նրան, ում ցանկանում եք:

Կանոն 6Անպայման գրեք ողջույն, որը բաղկացած է ողջույնի խոսքից և ստացողի անունից, նամակի տեքստից առաջ: Որոշ օգտատերեր կարծում են, որ էլեկտրոնային փոստի ողջույնը գրելու կարիք չունի, քանի որ այն ենթադրաբար թղթային փոստի անիմաստ մասունք է, որ այն չի պարունակում որևէ իմաստալից տեղեկատվություն և պարունակում է միայն սովորական բառեր:

Ողջույնը պարունակում է տեղեկատվություն նամակ գրող անձի դաստիարակության մասին։ Որպես ողջույն, օգտագործեք հասցեի հետևյալ ձևը. «Բարի լույս, հարգելի (հարգելի) + հասցեատիրոջ հայրանունը: կամ «Հարգելի (սիրելի) + անուն, հասցեատիրոջ հայրանունը, բարև»: և միայն դրանից հետո անցեք ձեր հաղորդագրության նպատակին:

Եվրոպայում ընդունված է միշտ դիմել «Հարգելի պարոն/տիկին» կամ ոչ այնքան պաշտոնական, հատկապես եթե հասցեատիրոջը ծանոթ եք՝ «Հարգելի + անուն»: Միացյալ Նահանգներում, որտեղ կյանքի և նամակագրության տեմպերն ավելի ինտենսիվ են, նամակը սկսվում է վերնագրով, որը բաղկացած է անունից և կարճ «Hi + name»-ից: Ռուսերենում գրավոր հասցեից հետո բացականչություն է դրվում նամակագրության ցանկացած ժանրում՝ բիզնես, մասնավոր, պաշտոնական և այլն, մինչդեռ անգլերենում այս բոլոր ժանրերում ստորակետ է դրվում:

Կանոն 7Կառուցեք ձեր նամակը ճիշտ: Քանի որ մոնիտորի էկրանից կարդալը շատ ավելի դժվար է, քան թուղթ կարդալը: Ձեր էլփոստի տեքստը բաժանեք տրամաբանական պարբերությունների: Փորձեք նախադասությունները պահել 15-20 բառից ոչ ավելի: Առանձնացրեք պարբերությունները միմյանցից նահանջով կամ դատարկ տողով:

Կանոն 8Եղեք հակիրճ և արտահայտեք ձեր մտքերը: Առաջին պարբերության նամակի հիմնական տեքստը պետք է գրավի ընթերցողի ուշադրությունը ոչ պակաս, քան դրա Թեմա: Տեղյակ եղեք պոտենցիալ ընթերցողի սահմանափակ ժամանակի մասին: Սկսեք նամակի նպատակից, այն պետք է հստակ նշված լինի առաջին նախադասության մեջ: Եթե ​​առաջին նախադասությունները ճիշտ են ձեւակերպված, ապա շատ մեծ է հավանականությունը, որ նամակը ստացողը կկարդա այն մինչեւ վերջ։ Էլփոստը նախատեսված է տեղեկատվություն արագ փոխանցելու համար: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է մեծ քանակությամբ պարունակող կարևոր տեղեկատվություն ուղարկել, ապա ավելի լավ է նամակում գրել կարճ ուղեկցող տեքստ և ինքնին տեղեկատվությունը դասավորել որպես հավելված:

Կանոն 9Կցեք հավելված՝ նախքան էլփոստը գրելը: Քանի՞ անգամ պետք է ստանաք նամակ, որի նպատակը կցորդ ուղարկելն էր, առանց այս կցորդի: Նման անզգուշությունը կարող է լավագույնս չազդել ձեր բիզնեսի հեղինակության վրա:

Կանոն 10Երբ ինչ-որ մեկին առաջին անգամ եք գրում, մի կցեք որևէ հավելված: Եթե ​​դուք դեռ ուղարկում եք ինչ-որ հավելված առանց ստացողի համաձայնության, ապա անպայման նամակի տեքստում գրեք, թե ինչ տեսակի ֆայլ է դա։ 5 ՄԲ-ից մեծ կցորդներ մի՛ արեք, քանի որ հնարավոր է նման տհաճ իրավիճակ՝ մեկ վայրկյանում ձեր ֆայլը կուղարկեք փոստի սերվեր, և ստացողը մեկ ժամով կներբեռնի այն։

Կանոն 11Պատասխան նամակ կազմելիս պատասխանեք Ձեզ տրված ԲՈԼՈՐ հարցերին: Եթե ​​դժվարանում եք պատասխանել, ապա ուղղակի գրեք։

Կանոն 12Նախքան նամակ ուղարկելը ստուգեք ուղղագրությունը, քերականությունը և կետադրական նշանները: Միայն այն պատճառով, որ էլփոստը հաղորդակցվելու արագ միջոց է, չի նշանակում, որ այն պետք է անփույթ լինի: Կառուցեք ձեր արտահայտությունները հնարավորինս խելամտորեն ուղղագրական և քերականական առումով: Սա կարևոր է ոչ միայն այն պատճառով, որ անգրագետ գրված նամակը կարող է փչացնել ձեր տպավորությունը, այլ այն պատճառով, որ շատ դժվար է կարդալ տեքստը առանց ստորակետների և կետի:

Կանոն 13Նամակներին պետք է պատասխանել: Էլփոստը կապված է այլ մարդկանց հետ կապ հաստատելու հետ, և մի փոքր քաղաքավարությունը երբեք չի վնասում: Էթիկետի կանոնների համաձայն՝ էլեկտրոնային նամակներին պետք է պատասխանել, իսկ պատասխանի ժամանակը չպետք է գերազանցի երեք օրը։ Եթե ​​այս ժամանակահատվածում չպատասխանեք նամակին, ապա դա ակնհայտ մերժում է շփվելուց: Եթե ​​նամակին պատասխանելու համար ավելի երկար ժամանակ է պետք, արժե բացատրել ուշացման պատճառները։ Երբ կցորդ պարունակող նամակ եք ստանում, համոզվեք, որ հաստատեք, որ հավելվածը ժամանել և բացվել է նորմալ: Անհայտ մարդկանցից նամակներ ստանալիս չես կարող պատասխանել դրանց։ Նրանք կարող են ջնջվել առանց կարդալու: Եթե ​​կցված ֆայլով չպահանջված նամակ եք ստանում, դուք պետք է ջնջեք ֆայլը առանց փաթեթավորումից հանելու. սա, ամենայն հավանականությամբ, համակարգչային վիրուսի աղբյուր է:

Կանոն 14Մի պահանջեք կարդալու անդորրագիր: Հիմնական նամակի տեքստից հետո և ստորագրությունից առաջ կարող եք գրել հետևյալ արտահայտությունը.

Կանոն 15Մեծատառերը երբեք չպետք է օգտագործվեն հաղորդագրության մեջ: ՄԵԾ ՏԱՌԵՐՈՎ ՏԵՔՍՏԸ դիտվում է որպես բղավոց: Լավագույն դեպքում, դա նշվում է որպես անգրագիտություն ցանցային էթիկետի հարցերում: Սա կարող է գրգռվածություն կամ այլ անցանկալի ռեակցիա առաջացնել ձեր ընթերցողի մոտ:

Կանոն 16Երբեք գաղտնի տեղեկատվություն մի տրամադրեք էլփոստի միջոցով: Եղեք շատ զգույշ, երբ վերահասցեավորում եք ձեր բանկային քարտի համարները կամ էլփոստի տեքստում այլ զգայուն տեղեկատվություն: Հաղորդման ընթացքում էլեկտրոնային փոստը կարող է գաղտնալսվել և օգտագործվել անձնական շահի համար: Բացի այդ, ձեր ուղարկած էլ. նամակը հավերժ մնում է համակարգչի հիշողության մեջ:

Կանոն 17Մի չարաշահեք հապավումները և զգացմունքային ձևավորումը: Բիզնես էլ.փոստում խուսափեք հապավումներ օգտագործելուց, ինչպիսիք են BTW (ի դեպ) կամ LOL (բարձրաձայն ծիծաղել), որոնք նաև հայտնի են որպես էմոցիոններ («ժպտացող դեմքեր»): Գործնական նամակագրության մեջ դրանք տեղին չեն, մանավանդ, որ նամակ ստացողը կարող է չգիտի դրանց նշանակությունը։

Կանոն 18Նամակի վերջում անպայման դրեք ձեր ստորագրությունը։ Ստորագրությունը տեքստի փոքր բլոկ է, որը ավելացվում է ձեր հաղորդագրությունների վերջում, որը նույնականացնում է ձեզ և պարունակում է ձեր կոնտակտային տվյալները: Ձեր ստորագրությունը կարճ պահեք՝ ոչ ավելի, քան չորսից յոթ տող: Երկար ստորագրությունը շատ տեղ է զբաղեցնում և կարող է զայրացնել: Ներառեք ձեզ հետ կապվելու մի քանի հնարավոր եղանակներ (սովորաբար հեռախոսի և ֆաքսի համարներ), ինչպես նաև հղում ձեր ընկերության վեբ կայքին:

Հոդվածների հիման վրա.

1. Էլփոստի վարվելակարգի 32 ամենակարևոր խորհուրդներ Էլփոստի վարվելակարգը: [Էլեկտրոնային ռեսուրս] http://www.emailreplies.com/ Ստուգվել է 19.09.2015թ.

2. Էլփոստի վարվելակարգի 26 ամենակարևոր կանոնները: [Էլեկտրոնային ռեսուրս] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Ստուգվել է 09/20/2015:

Նյութը պատրաստել է GMC DOgM-ի մեթոդիստ Շուտիլինա Լ.Ա

Գրասենյակային նամակագրությունը շատ հատուկ ժանր է, որը դուք պետք է տիրապետեք, եթե պատրաստվում եք բարձրանալ կորպորատիվ սանդուղքով: Բիզնես գրելու լավ հմտությունները հավատարմորեն կծառայեն ձեզ. դրանք կօգնեն ձեզ շփվել ենթակաների, ղեկավարների և գործընկերների հետ, ընդգծել ձեր կրթությունն ու հայացքը: Շփվելու ոճը պետք է լինի զուսպ, նպատակասլաց, առանց տվյալ թեմայից շեղվելու։

Գործարար հաղորդակցության առանձնահատկությունները

Ցանկացած հաղորդակցություն, ինչպես անձնական, այնպես էլ գրավոր, փոխազդեցություն է մարդկանց հետ՝ տեղեկատվության փոխանակման, տպավորություն թողնելու և բանակցելու նպատակով: Մարդկային ոչինչ մեզ խորթ չէ, մենք երբեմն հույզեր ենք տալիս, բայց բիզնես ոլորտում տեղ չպետք է լինի մեր զգացմունքների, բնավորության գծերի և խառնվածքի բուռն դրսևորման համար։

Անհնար է պատկերացնել, որ միջազգային հանդիպման ժամանակ տարբեր երկրների նախագահներ երգեր են երգում, բարձր ծիծաղում կամ անձնական հակակրանք արտահայտում։ Ահա թե ինչ էթիկետ կա, որպեսզի մեր կյանքը հնարավորինս հարմարավետ և կանոնավոր լինի:

Գործարար հաղորդակցության կարևոր առանձնահատկությունն այն է, որ այն չի կարող կտրվել նախադասության մեջտեղում:Ձեր ստացած յուրաքանչյուր նամակի համար դուք պետք է պատասխան գրեք, նույնիսկ եթե չեք ցանկանում: Եթե ​​զանգ եք ստանում և չեք հասցնում վերցնել հեռախոսը, անպայման հետ զանգահարեք։ Իհարկե, որոշ մարդկանց հետ շփումը տհաճ է։ Այդ իսկ պատճառով մենեջերի պարտադիր որակների ցանկը ներառում է սթրեսի դիմադրություն։

Գործնական հանդիպումը, հեռախոսազրույցը կամ գործնական էլեկտրոնային նամակագրությունը, անշուշտ, որոշակի նպատակ կունենա: Արդյունքում կողմերը պետք է եզրակացությունների գան, քննարկեն նախագիծը, պայմանավորվեն ռազմավարական գործընկերության շուրջ եւ այլն։

Էլփոստի կանոններ

Գրավոր խոսքում գուցե նույնիսկ ավելի շատ սահմանափակումներ և պայմանականություններ կան, քան բանավոր խոսքում: Անմիջականորեն շփվելով զրուցակցի հետ՝ անձնական հանդիպման ժամանակ, կարող ենք ինտոնացիոն շեշտադրում անել այս կամ այն ​​փաստի վրա, ինչ-որ բան պարզաբանել, եթե զրուցակիցը մեզ չի հասկացել։ Եթե ​​խոսքի սխալ կա, մենք կարող ենք անմիջապես ուղղել այն: Բայց գործնական նամակում մենք պետք է չափազանց պարզ և ճշգրիտ լինենք, որպեսզի բառերը կրկնակի մեկնաբանություն չենթադրեն։

Ասում էին. «Թուղթն ամեն ինչին կդիմանա»՝ ակնարկելով, որ նույնիսկ անարժանահավատ փաստեր կարելի է գրել։ Մենք այն կարծիքին ենք, որ գործարար նամակագրությունը պետք է լինի հնարավորինս ազնիվ:Ի դեպ, այժմ թղթային նամակներն ավելի ու ավելի քիչ են ուղարկվում։ Հիմնականում նրանք տեղափոխում են պայմանագրեր և այլ փաստաթղթեր։ Այս դեպքում բլանկերներն օգտագործվում են որպես կազմակերպության բարձր կարգավիճակի վկայություն։

Մեր օրերում, շատ դեպքերում, գործնական նամակագրությունը տեղի է ունենում վիրտուալ տարածքում, և այն ունի իր առանձնահատկությունները։ Երբ երկխոսությունը նոր է սկսվում, ընդունված է ողջույն գրել ըստ էթիկետի, օրինակ. «Բարև, սիրելի Օլեգ Սերգեևիչ: «. Իսկ հաջորդ հասցեում աշխատանքային օրվա ընթացքում ողջույնը կարող է բաց թողնել։

Գրագիտություն

Գրավոր հաղորդակցությունը, այդ թվում՝ էլեկտրոնային փոստով, պահանջում է լեզվական նորմերի պահպանում և անբասիր գրագիտություն: Ի վերջո, նամակագրությունը կիրթ զրուցակցին կբացահայտի ձեր բացերը։ Ուստի խորհուրդ ենք տալիս հատուկ ծառայությունների օգնությամբ ստուգել գրվածը, եթե լիովին վստահ չեք սեփական գիտելիքների վրա։

Մենք թվարկում ենք ընդհանուր կանոնները, որոնք պահանջում են էլեկտրոնային հաղորդակցության էթիկան: Դրանք բավականին պարզ են, բայց շատերը, ավաղ, անտեսում են դրանք.

• յուրաքանչյուր նախադասության սկիզբը գրված է մեծատառով.
• արտահայտության վերջում կետ է դրվում, որպեսզի պարզ լինի կարդացածի իմաստը.
• Խնդիրը կարգավորելու և լուծումներ առաջարկելու համար օգտակար է օգտագործել պարբերակներով կամ համարակալված ցուցակը.
• պարզության համար լավ է օգտագործել աղյուսակներ, գրաֆիկներ, գծապատկերներ.
• հատուկ մի փորձեք թվալ որպես խելացի, կրթված զրուցակից, մի բարդացրեք պարզ մտքերը չափից դուրս մասնակցային և մասնակցային շրջադարձերով.
• որքան ավելի պարզ արտահայտեք ձեր մտքերը, այնքան լավ;
• թեև առօրյա խոսքում մշակույթը պահանջում է խուսափել ժարգոնից, բիզնես միջավայրում պրոֆեսիոնալ ժարգոնն ու անգլերենից փոխառությունները այժմ համարվում են լավ ձև (բայց մի չափազանցիր):

Գործնական նամակների տեսակները

Նրանց կառուցվածքը գրեթե նույնն է. Ինչ վերաբերում է ծավալին, ապա երկար տեքստը նամակի տեքստում լավ տեսք չունի։ Ավելի լավ է այն թողարկեք որպես առանձին ֆայլ և կցեք որպես հավելված։ Այս դեպքում հենց նամակում, ողջույնից հետո, պետք է հակիրճ նշել, թե ինչ հավելվածի մասին է խոսքը։

Նամակի կառուցվածքը (սկիզբ)

Բացի ընդհանուր կանոններից, կարևոր է իմանալ բիզնես գրելու որոշ մանրամասներ: Մենք կտանք այն կանոնները, որոնք տեղին կլինեն դեպքերի ճնշող մեծամասնության դեպքում։

Նամակի սկիզբը կոչվում է վերնագիր: Այն ունի կազմակերպության տարբերանշանը։ Օգտակար է միշտ ձեռքի տակ ունենալ (այսինքն՝ ձեր համակարգչի աշխատասեղանին) ձևանմուշ, որում մուտքագրված է այս լոգոն:

Ի տարբերություն օֆլայն հաղորդակցության, ժամանակակից կանոնները ձեզ չեն պարտավորեցնում ողջունել հասցեատիրոջը, և դուք կարող եք անմիջապես հայտնել հարցի էությունը՝ նրան անվանելով և հայրանունով: Այնուամենայնիվ, շատերը շարունակում են հաղորդագրության սկզբում գրել. «Բարի լույս: ", "Բարեւ! ", "Բարի երեկո! կամ «Ողջույններ»: Եվ սրանում նույնպես նորմայից շեղում չկա։

Նամակի բովանդակությանը ներկայացվող պահանջները հուշում են, որ հենց դրանում է կայանում նամակագրության իմաստը։ Տեքստը պարբերությունների բաժանելը համարվում է լավ ձև՝ զրուցակցի նկատմամբ ուշադիր վերաբերմունքի նշան։ Յուրաքանչյուր պարբերությունում թեմայի այս կամ այն ​​կողմն անվանվում և բացահայտվում է: Խնդիրը բացահայտելուց բացի ընդունված է դրա լուծման ուղիներ առաջարկել։ Այսպես ասած՝ մանրանկարչությամբ բացահայտել բիզնես գաղափարը։

Նամակի կառուցվածքը (եզրակացություն)

Ինչպե՞ս ուղարկել բիզնես հաղորդագրություն:

Գրասենյակի աշխատակիցներից շատերն իրենց էլ.փոստի արկղում ունեն նամակների շատ ընդարձակ արխիվ: Որպեսզի զրուցակիցը երկար նամակագրության մեջ չշփոթվի, խորհուրդ է տրվում նամակ ուղարկել պատասխանի տեսքով։ Երբ սեղմում եք նամակի թեմայի սկզբում համապատասխան վանդակը, հայտնվում է անգլերեն «Re…» հապավումը: Սա շատ հարմար է, քանի որ հասցեատերը անմիջապես կհիշի նամակագրության ընթացքը։

Դուք կարող եք պահպանել այս զրուցակցի հետ վիրտուալ հաղորդակցության ողջ պատմությունը, կամ կարող եք թողնել միայն վերջին կամ ամենակարևոր մեջբերումները։ Ժամանակակից բիզնես վարվելակարգը պահանջում է, որ դուք արագ արձագանքեք նամակներին:Ի վերջո, մենք մեր օրվա զգալի մասը անցկացնում ենք աշխատանքային համակարգչի մոտ։ Բացի այդ, փոստը կարելի է ստուգել բջջային սարքերից:

Եթե ​​մտահոգված եք, թե արդյոք նամակը հասել է հասցեատիրոջը, օգտագործեք «Ստացման ծանուցում» հարմար գործառույթը, որը հասանելի է գրեթե բոլոր փոստի սերվերներում։ Այսպիսով, ձեզ համար պարզ կդառնա, որ նամակը դիտվել է։

Եթե ​​հաղորդագրությունն առանձնահատուկ կարևորություն և հրատապություն ունի, ապա թույլատրվում է գրել sms կամ զանգահարել նամակի մասին հիշեցնելու համար։

Ավելորդ է ասել, որ նամակներին արագ արձագանքելը վկայում է ձեր լրջության և շարժունակության մասին աշխատանքային խնդիրների հետ կապված:

Պե՞տք են մեզ նամականիշներ

Ստեղծագործական գործիչների շրջանում նամականիշերի օգտագործումը ընդունված չէ, առավել եւս՝ ծաղրի ու դատապարտման։ Բայց բիզնես նամակագրության մեջ նամականիշներն օգնում են արտացոլել ստանդարտ իրավիճակները:

Մեզանից յուրաքանչյուրը կյանքում գոնե մի քանի անգամ պաշտոնական նամակներ և գրառումներ է գրել: Ուր էլ որ լինենք և ինչ էլ անենք, ցանկացած ոլորտում կա գործնական նամակագրություն, որը պետք է կատարվի՝ որոշ կետեր պարզելու, տեղեկատվություն ճշտելու, հարց տալու և այլն։ Եթե ​​նախկինում այս երևույթն ավելի տարածված էր թղթային հավելվածներում և վերադասներին (ինչպես նաև բիզնես գործընկերներին) նամակներ ուղարկելու մեջ, այսօր այս կատեգորիան ավելի լայն տարածում է գտել մեր միջավայրում:

Դուք պետք է իմանաք, թե ինչպես է ճիշտ իրականացվում գործարար նամակագրությունը, նույնիսկ եթե դուք պարզապես պատվիրում եք առցանց խանութում և ցանկանում եք շփվել նրա ներկայացուցչի հետ:

Այս հոդվածում մենք նկարագրելու ենք մի քանի հիմնական կետեր, որոնք կազմում են բիզնես հաղորդակցությունը: Մենք ուշադրություն կդարձնենք, թե ինչ նրբերանգներ պետք է հաշվի առնել մեր գործընկերների հետ նամակներ փոխանակելիս; ինչը չի կարելի անտեսել, եթե չես ուզում զրուցակցին ապաշնորհ և անքաղաքավարի թվալ, ինչպես նաև հիշել այն կանոնները, որոնք պետք է պահպանվեն ցանկացած իրավիճակում:

Որտեղ կիրառելի է

Ակնհայտ է, որ առավել հաճախ աշխատանքային նամակագրությունն օգտագործվում է աշխատանքային գործընթացում: Եթե ​​դուք աշխատում եք ընկերությունում, ապա անպայման կհանդիպեք այս տեսակի նամակագրություն կազմելու անհրաժեշտությանը։ Քանի որ խոսքը գործնական պահերի մասին է, հեշտ է հասկանալ, որ գրելու ոճը պետք է լինի համապատասխան՝ հնարավորինս պաշտոնական և պաշտոնական։

Ընկերության աշխատակիցների հետագա տպավորությունը, որտեղ նամակն ուղարկվում է ձեր և ձեր ընկերության մասին, կախված է նրանից, թե որքանով եք կարողանում գործարար նամակագրություն հաստատել: Ուստի տեքստ գրելու գործընթացին և դրա ձևավորմանը պետք է մոտենալ հնարավորինս պատասխանատու կերպով:

Նախ, եթե դուք փնտրում եք, թե ինչպես է իրականացվում գործարար նամակագրությունը, խորհուրդ ենք տալիս ծանոթանալ մեր հրահանգներին: Դրանում, ինչպես վերը նշվեց, ներկայացնում ենք ինչպես տեսական, այնպես էլ գործնական խնդիրներ։ Հոդվածի վերջում մենք կփորձենք բերել շրջանառությունների մի քանի օրինակներ, որոնք բնորոշ են ֆորմալ գրաոճին։ Ի վերջո, օգտագործելով այս հոդվածի տվյալների բազան, դուք կկարողանաք ինքնուրույն կազմել բարձրորակ տեքստեր՝ գործընկերների հետ հետագա շփման համար:

Նամակագրության տեսակները

Անմիջապես, վիճելով, թե ինչ է գործարար նամակագրությունը, ես կցանկանայի ուշադրություն դարձնել դրա տեսակներին. Այսպիսով, դուք կարող եք ընտրել հարցման նամակ և, համապատասխանաբար, պատասխան նամակ. տեղեկատվական նամակ (առավել հաճախ ուղարկվում է հաճախորդին); երախտագիտություն (ի նշան երախտագիտության մատուցած ծառայության համար), ծանուցման նամակ, հիշեցում, նախազգուշացում. հանձնարարական նամակ; երաշխիք և ուղեկցող նամակ: Փաստորեն, սրանք ընդամենը ամենատարածված տեսակներն են, որոնք կազմում են ինչպես իրական, այնպես էլ էլեկտրոնային բիզնես նամակագրությունը: Ուստի մենք նրանց հետ գործնականում ամենից հաճախ կհանդիպենք։

Կառուցվածք

Տրամաբանական է, որ ցանկացած նամակ գրելու ավելի հարմար կազմակերպության համար մեզ համար օգտակար կլիներ աշխատել նրա որոշակի կառուցվածքով կամ պլանով։ Սա թույլ կտա ձեզ բաժանել առաջադրանքը փոքր քայլերի, որոնք շատ ավելի հեշտ է կատարել: Օրինակ, մտածեք ձեր նամակի տողի մասին, որպեսզի ընդգրկեք այն թեմաները, որոնք դուք պետք է հնարավորինս ճշգրիտ նշեք: Օրինակ, եթե գրում եք հարց, թե ինչ գին ունի այս կամ այն ​​ապրանքը, փորձեք հակիրճ նշել շարժառիթը. ինչու եք գրում ընկերությանը (որովհետև ցանկանում եք գնել կամ պատվիրել այս կամ այն ​​ապրանքը); պարզաբանել հիմնական նպատակը (պարզել, թե որքան կարժենա ձեզ 10 միավոր ապրանք պատվիրել որոշակի տարբերակներով): Վերջում նշեք, թե ինչ ձևով կուզենայիք ստանալ հաշվարկը, և հարցրեք՝ կա՞ արդյոք զեղչ նման ծավալի արտադրության համար։

Իհարկե, այս տեղեկությունն արդեն ակնհայտ է, պարզապես պետք է տրամաբանորեն վերլուծել այն, ինչ ուզում եք գրել: Բացի այդ, մենք չպետք է մոռանանք դիզայնի և պահանջների մասին: Այս մասին ավելի մանրամասն կխոսենք ավելի ուշ։

Գրելու պահանջներ

Այսպիսով, գործարար նամակագրության կանոններն ասում են, որ բոլոր տառերը պետք է առաջին հերթին կարճ լինեն։ Սա է այն հիմնական կանոնը, որը կկարդա: Համաձայնեք, բոլորս էլ չենք սիրում, երբ ծանրաբեռնված ենք մեծ քանակությամբ ինֆորմացիայով։ Եթե ​​սա գործնական նամակ է, ապա այն չպետք է լինի հսկայական, այս դեպքում այն ​​պարզապես կարելի է անտեսել: Եթե ​​դուք չեք կարող անմիջապես կրճատել տեղեկատվությունը, դա արեք ձեր նամակի առաջին նախագիծը գրելուց հետո:

Երկրորդ, ձեր գործընկերը (նամակագրության մասնակիցը) պետք է հասկանա, թե ինչն է վտանգված: Այսինքն՝ նամակը պետք է լինի տեղեկատվական և հասկանալի։ Այն պետք է պարունակի այն տեղեկատվությունը, որը դուք կցանկանայիք փոխանցել այնպես, որ խուսափեք լրացուցիչ հարցերից և ժամանակ չկորցնեք մանրամասները պարզաբանելու համար։

Երրորդ, նամակը պետք է հնարավորինս հարգալից լինի ձեր գործընկերոջ կամ ընկերության աշխատակցի նկատմամբ, ով կկարդա այն: Ճիշտ է, որքան շատ հարգանք ցուցաբերեք ձեր զրուցակցի նկատմամբ, այնքան ավելի հավանական է, որ նա պատշաճ կերպով կարձագանքի ձեր խնդրանքին և, ի վերջո, դուք կհասնեք ցանկալի արդյունքի:

Նամակագրություն անգլերենով

Որոշ դեպքերում բանակցությունները պետք է անցկացվեն անգլերենով (կամ ռուսերենից բացի որևէ այլ լեզվով): Սա նորմալ է, հատկապես, եթե կան հարաբերություններ օտարերկրյա կապալառուների հետ: Հատկանշական է, որ գործարար նամակագրության կանոնները վերաբերում են ցանկացած լեզվի. միայն ոճական շրջադարձերը կարող են տարբերվել։ Ձեր խնդիրն է ընտրել ամենահարմարը այն իրավիճակին, որում հայտնվել եք դուք և ձեր գործընկերը (զրուցակիցը):

Անգլերենով բիզնես նամակագրությունը, իհարկե, պահանջում է դրա իմացության բավականին բարձր մակարդակ, հետևաբար, եթե դա ձեր մասին չէ, խորհուրդ ենք տալիս կապ հաստատել պրոֆեսիոնալ թարգմանիչների հետ: Կարևոր է, որ թարգմանությունն իրականացնի մասնագիտացված խոսքի տիրապետող անձ, որը ներառված է գործարար նամակագրության լեզվում։

Օրինակ. Ներածություն

Ցանկացած խոսակցության մեջ շատ կարևոր է, թե ինչպես ես այն սկսում։ Այս առումով գործնական նամակագրության էթիկետը ոչնչով չի տարբերվում կենդանի հաղորդակցությունից՝ առաջին քայլը զրուցակցին ողջունելն ու նրան ինչ-որ կերպ զրույցի մեջ մտցնելն է։ Ողջույնը կարող է լինել ստանդարտ «Բարև», բայց ներածությունը պետք է լինի ավելի անձնական: Օրինակ, կարող եք նշել ձեր նամակի հակիրճ նպատակը («Մենք կապվում ենք ձեզ հետ՝ պարզաբանելու ձեր արտադրանքի մասին որոշ տեղեկություններ: Առաջին հերթին մեզ հետաքրքրում է «A1» մոդելի արժեքը): Մեկ այլ տարբերակ. «Որպես A1 մոդելի մասին մեր հեռախոսազրույցի շարունակություն, ես գրում եմ ձեզ այս ապրանքի արժեքի վերաբերյալ հարցով»): Կարող եք նաև պարզապես նկարագրել ձեր իրավիճակը. «Ես գրում եմ ձեզ այն պատճառով, որ 2010 թվականին ձեր գործընկերը կապվել է մեր ընկերության հետ՝ առաջարկելով ձեր անունից համագործակցություն սկսել այս ոլորտում»:

Նյութի ներկայացում

Ավելին, ձեր նամակում որոշ ներածություն գրելուց հետո դուք պետք է պարզաբանեք, թե ինչու եք գրում: Օրինակ՝ ապրանքի գնի մասին հարց տալուց հետո նշեք, թե ինչն է ձեզ հետաքրքրում։ Կարող եք գրել այսպես. «Մենք ցանկանում ենք պատվիրել ապրանքի N-րդ համարի միավորները՝ պայմանով, որ այն առաքվի X հասցեով»։ Հեռախոսազրույցը շարունակելու դեպքում կարող եք նշել ձեր հարցումը, թե ինչու եք մարդու հետ հեռախոսով խոսելուց հետո (ասենք՝ գործարք իրականացնելու մտադրությունը հաստատելու համար) գրել մարդուն. «Այսինքն՝ մեզ հետաքրքրում է. ապրանք N՝ պայմանով, որ այն կմատակարարվի X տարբերակով»: Եթե ​​հաշվի առնեք երրորդ տարբերակը, կարող եք նաև սկսել մշակել ընկերության հետ համագործակցելու ձեր ցանկության թեման: Նկարագրեք, որ դա բխում է ձեր լավագույն շահերից, և որ գործընկերը որոշակի օգուտ կստանա ձեզ հետ շփվելուց, եթե նա համաձայնի դրան. ձեր բիզնեսի շահերը»:

Նախադասություն

Ցանկացած գործարար նամակագրություն (օրինակները, որոնք մենք տալիս ենք, նույնպես անպայմանորեն ունեն այս հատկությունը) տրամաբանական հաջորդականություն է պահանջում։ Եթե ​​սկզբում գրել եք, թե ինչու եք գրում, ապա պետք է հստակեցնեք և ընդլայնեք այս գաղափարը: Հստակեցրեք, թե ինչ կցանկանայիք զրուցակցից ավելի լայնորեն, միգուցե նրան օգուտ քաղեք ձեզ հետ աշխատելու համաձայնությունից: Այս հատվածը, ամենայն տրամաբանությամբ, պետք է լինի ձեր նամակի «գագաթը», իր տեսակի մեջ գագաթնակետը։ Եթե ​​ի սկզբանե սահուն մոտենում էիք նրան, ինչն առաջին հերթին ձեզ է հետաքրքրում, ապա այս մասում պետք է «բացահայտեք խաղաքարտերը»։ Ամբողջ բիզնես նամակագրությունը (վերը նշված տառերի օրինակները բացառություն չեն) պետք է կառուցված լինեն նման հարթ վերընթաց կորի երկայնքով: Այդ ժամանակ ձեր տողերի ընթերցողը կհասկանա ձեր տրամադրությունները և, այդպիսով, նրա համար ավելի հարմարավետ կլինի ձեզ հետ շփվելը։ Ոչ մի կտրուկ թռիչք մի արեք, մի թեմայից մյուսը մի անցեք։

Ինչպես ցույց են տալիս օրինակները, եթե ձեզ անհրաժեշտ է քննարկել, օրինակ, երկու անկապ հարցեր, կարող եք հոդվածը բաժանել մասերի՝ այն պարբերությունների բաժանելով։ Սա հարմար է և՛ ընթերցողի համար, ով տեսողականորեն կտեսնի այն պահը, երբ դուք անցնում եք մի հարցից մյուսին. այնպես որ քեզ համար, քանի որ այս դեպքում դու գրում ես այնպես, կարծես երկու տարբեր տառեր լինեն:

Եթե ​​խոսենք մեր օրինակների մասին, ապա պետք է գրենք. «Բացի այդ, մենք կցանկանայինք նորից պատվիրել N արտադրանքը, որի մասին մենք ձեզ հետ շփվել ենք մեկ ամիս առաջ»։ Կամ՝ «Մեր պայմաններին հարմար գնով մենք ցանկանում ենք ձեզ հետ մշտական ​​համագործակցություն հաստատել այս ոլորտում՝ բաշխման ալիքը հասցնելով X-Y հազար միավորի»։ Ի վերջո, կարող եք նաև ասել. «Եթե դեռ հետաքրքրված եք մեզ հետ աշխատելով, խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ»:

Գործարար նամակագրության յուրաքանչյուր երկրորդ նմուշը կառուցված է այս սկզբունքով, ուստի դրանում ոչ մի վատ բան չկա։ Ընդհակառակը, վերնագրերի ընդգծումը հաճախ օգնում է ավելի լավ կողմնորոշվել, քանի որ այն հեռացնում է «պինդ տեքստը», դրա մեջ մի տեսակ «խարիսխներ» է ստեղծում, որոնց կարելի է տեսողականորեն կցել:

Վերջնական մաս

Ի վերջո, դուք պետք է ավարտեք նամակը նույն ոգով, որով այն սկսել եք: Եթե ​​երախտագիտություն եք գրում, գրեք, որ ուրախ եք համագործակցել ձեր նկարագրած ընկերության հետ. եթե սա կոմերցիոն առաջարկ է, դուք պետք է երախտագիտություն հայտնեք ձեր նամակի նկատմամբ ուշադրության համար և հույս հայտնեք այս անձի հետ հետագա փոխգործակցության համար: Դուք պետք է հասկանաք, որ ինչպես եք ավարտում ձեր նամակը, մեծապես որոշում է ձեր և ձեր ընկերության մասին վերջնական կարծիքը: Բոլոր գործնական նամակագրությունները (նամակների օրինակները դա ապացուցում են անընդհատ) քաղաքավարության վրա են հիմնված, ուստի միշտ հիշեք շնորհակալություն հայտնել զրուցակցին, հույս հայտնել, գովել նրան կամ թողնել ձեր առաջարկությունը: Դուք պետք է ձեր տեքստի ավարտն ընտրեք այնպես, որ այն լիովին համապատասխանի նամակում նկարագրված խնդրին։

Օրինակներ. «Մենք հույս ունենք ձեզ պահել որպես մեր երկարաժամկետ գործընկեր՝ մեր հետագա գործունեության մեջ կայուն համագործակցության հույսով»: Կամ «Մենք անկեղծորեն երախտապարտ ենք ձեր ուշադրության համար և հույս ունենք, որ մենք կարող ենք հետագայում զարգացնել համագործակցությունը ձեզ հետ»: Կամ «Շնորհակալություն ուշադրության համար, հուսով եմ, որ մենք կարող ենք հետագայում էլ ծառայել ձեր շահերին N շուկայում»։

Վարպետություն և գրագիտություն

Երբեք մի մոռացեք լինել քաղաքավարի: Ինչպես նշվեց վերևում, կարևոր է, եթե դուք հետաքրքրված եք գործարար նամակագրությամբ: «Ուրախ եմ համագործակցելու համար», «Շնորհակալություն ուշադրության համար», «Կներեք դժվարության համար», «Ուրախ կլինենք տեսնել ձեզ», «Մեզ ընկերություն կպահե՞ք» և այլն: Վերջին երկուսը, ի դեպ, ավելի շատ վերաբերում են կորպորատիվ տոնակատարությունների հրավերներին, քան գործնական նամակին։

Միշտ, որպես հարգանքի նշան, անհրաժեշտության դեպքում ավելացրեք «խնդրում եմ», «շնորհակալություն», «բարի եղեք» և այլն արտահայտություններին:

Գործնական նամակներ գրելու գործընթացում նույնքան կարևոր է նաև մարդու գրագիտությունը։ Ավելի ճիշտ, եթե նամակ ստեղծելու գործընթացում թույլ տաք գոնե մեկ տարրական սխալ, ապա կարող եք ասել, որ զրուցակիցը ձեր մասին բոլորովին այլ կարծիք կկազմի, քան այն, ինչ ակնկալում եք։ Ուստի աշխատեք հնարավորինս ճիշտ գրել և մի քանի անգամ ստուգել ամեն ինչ։ Եթե ​​չգիտեք, թե ինչպես գտնել սխալներ և ինքներդ շտկել դրանք, օգտվեք սրբագրողի ծառայություններից կամ մասնագիտացված ծառայություններից: Սա շատ պարզ է, բայց թույլ կտա վստահ լինել ձեր տեքստում:

Պրակտիկա և մարզում

Համացանցում, ինչպես նշվեց վերևում, ցանկացած թեմայի վերաբերյալ պատրաստի բիզնես նամակների բազմաթիվ օրինակներ կան: Մենք դրանք ամբողջությամբ չենք զետեղել այստեղ, քանի որ, ըստ էության, այս հոդվածը պարզապես բավարար տեղ չունի այդքան մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն տեղավորելու համար: Փոխարենը, մենք որոշեցինք պարզապես նշել մի քանի հիմնական կանոններ և սկզբունքներ, որոնց դուք հնարավորություն ունեցաք ծանոթանալ վերևում։ Այնուամենայնիվ, սա, իհարկե, հեռու է այն բոլոր քայլերից, որոնք պետք է ձեռնարկվեն բիզնես գրությունն ուսումնասիրելու ճանապարհին։ Փաստորեն, այս ոլորտում ամենակարեւոր դերը խաղում է գործնական փորձը։
Եթե ​​ուսումնասիրեք, ասենք, պատրաստի տառերի 5-10 օրինակ, ինչպես նաև կարդաք մեր հոդվածը և որոշ կանոններ քաղեք այստեղից, շատ շուտով դուք կկարողանաք գրել տառեր այնպես, ինչպես ձեզ հարկավոր է։ Փաստորեն, սա բավական է գործնական նամակագրության շրջանակներում ցանկացած նամակ ստեղծելու համար։

Պատրաստի օրինակներ

Քանի որ, ինչպես նշվեց վերևում, կան ահռելի քանակությամբ պատրաստի օրինակներ, ուսանողներն ու սկսնակ մասնագետները գայթակղվում են օգտագործել ուրիշի պատրաստի աշխատանքը՝ դրա հիման վրա սեփական նախագիծը ստեղծելու համար: Ես կցանկանայի ասել, որ դա գործնականում խորհուրդ չի տրվում, մինչդեռ մարզումների ժամանակ - խնդրում եմ:

Այլ տառերով գրվածն ուսումնասիրելու գործընթացում դուք կկարողանաք ավելի հեշտությամբ կողմնորոշվել, թե ինչ պետք է հստակեցվի ձեր նամակագրության մեջ: Դա նորմալ է, քանի որ մարդկային բնույթն է ուղղակիորեն փորձից սովորելը:

Ճիշտ է, եթե դուք ստանում եք լիարժեք բիզնես նամակ կազմելու առաջադրանք, նախ փորձեք վերանայել օրինակները և ընտրել ամենահարմարը ձեր առաջադրանքի համար: Այնուհետև անհրաժեշտ է այն հնարավորինս հարմարեցնել այն իրավիճակին, որը մշակել եք ընդհանուր հայեցակարգի համաձայն, բայց միևնույն ժամանակ նորից գրեք այն, որպեսզի հաստատեք ձեր սեփական ներկայացման և գրելու ոճը: Ի վերջո, միգուցե դուք կկարողանաք ավելի լավ փոխանցել տեղեկատվություն, իսկ հաղորդակցությունն ինքնին ավելի արդյունավետ և արդյունավետ դարձնել:

Սովորե՛ք և կիրառե՛ք: Եվ դուք կկարողանաք ստեղծել ձեր սեփական բիզնես նամակները բավականին կարճ ժամանակահատվածում:

Երբ առաջին անգամ նստում եք գործնական նամակ գրելու, հավանաբար շփոթված կզգաք: Ի վերջո, սա ամենևին էլ նույնը չէ, ինչ ընկերոջը կամ հարազատին հաղորդագրություն գցելը։ Ինչպե՞ս կապվել զրուցակցի հետ: Օգտագործե՞լ էմոցիոններ, թե՞ ոչ: Ինչպե՞ս լրացնել այս բազմաթիվ դաշտերը:

Դուք պետք է սկսեք կարգով և հիշեք սկսել էլփոստի աշխատանքային նամակների հետ աշխատելու ընդհանուր կանոններից:

• Փորձաքննություն. Եթե ​​գործնական նամակագրությունը ձեր գործունեության հիմնական ոլորտը չէ, կարող եք փոստը ստուգել երկու անգամ՝ առավոտյան, երբ գալիս եք աշխատանքի և կեսօրից հետո։ Եթե ​​հաճախորդների և բիզնես գործընկերների հետ շփումը ձեր ամենօրյա գործունեության մի մասն է, ապա ավելի հեշտ կլինի տեղադրել էլփոստի հաճախորդ, որը կցուցադրի տառերի մասին ծանուցումները աշխատասեղանին:
• Պատասխանել. Չասված էթիկետը պահանջում է, որ նամակի պատասխանը գրվի հնարավորինս արագ, հետևաբար, նամակները կարող են անտեսվել միայն այն դեպքում, եթե կա խնդիր, որը չի հանդուրժում ուշադրությունը շեղելը: Պաշտոնական կանոնները ասում են, որ նամակին պետք է պատասխանել 10 օրվա ընթացքում, եթե այն փոստով է եկել, իսկ երկու օրվա ընթացքում, եթե այն ֆաքսով է եկել։
• Պահպանում. Դուք պետք է համոզվեք, որ նամակները չեն հայտնվում սպամի թղթապանակում: Բացի այդ, դրանք չեն կարող ջնջվել. հակառակ դեպքում, կոնֆլիկտի դեպքում հնարավոր չի լինի պարզապես դիմել նամակագրությանը և տեսնել, թե ով է ճիշտ։
• Օգտագործումը. Ընկերության էլեկտրոնային փոստի հասցեն կարող եք օգտագործել միայն նրա անունից նամակագրություն կատարելով: Եթե ​​նամակագրության համար ինչ-ինչ պատճառներով պահանջվում է օգտագործել անձնական էլ.
  Մենք պարզեցինք պահեստը, պարզեցինք պատասխանի ժամանակը և էլ. փոստի օգտագործումը: Այս ամենը հեշտ է հիշել, և դուք կարող եք անցնել հաջորդ քայլին. ահա գալիս է գործնական նամակ: Ինչպե՞ս պատասխանել դրան՝ զրուցակցին չվիրավորելու համար։
• Ճիշտ է. «Բարև, Վասյա, ես ստացա ձեր նամակը և հիմա մտածեցի ...» նման նամակները պետք է թողնվեն անձնական նամակագրության համար: Գործնական նամակագրություն վարելը կոռեկտություն և քաղաքավարություն է պահանջում: Դուք չեք կարող օգտագործել ժարգոն, արտահայտիչ, կոպիտ արտահայտություններ: Դուք չեք կարող էմոցիոններ տեղադրել, նույնիսկ եթե մի քանի տարի աշխատել եք զրուցակցի հետ: Դուք չեք կարող դիմել «քեզ» և ծանոթ լինել. նամակը պետք է լինի քաղաքավարի և չոր:
• Իրավասու. Գրագիտությունը մշակութային զարգացման ցուցիչ է, ինտելեկտուալ մակարդակ, ընկերության հեղինակությունը պահպանելու և ոճով նամակ գրելու միջոց։ Եթե ​​ձեր ռուսերեն գրավոր լեզուն վատ է, ինչը սովորական է և ամենևին էլ ամոթի պատճառ չէ, օգտագործեք հատուկ ծառայություններ՝ ստուգելու քերականությունը, ուղղագրությունը, կետադրությունը:
• Համարժեքորեն. Նույնիսկ ամենագրագետ ու ճիշտ պատասխանը կարող է վատնել, եթե զրուցակիցը պարզապես չի հասկանում, թե ինչի մասին եք խոսում։ Ուստի կամ պետք է զերծ մնալ մասնագիտական ​​տերմիններից, կամ տալ դրանց վերծանումը։ Նաև չպետք է օգտագործեք չափազանց բարդ կամ ոչ շատ սովորական բառեր, որոնք կարող են շփոթեցնել զրուցակցին: Եվ, իհարկե, չես կարող ներդնել բառեր, որոնց նշանակությունը կասկածներ է առաջացնում։
• տրամաբանական. Եթե ​​չգիտեք պատասխանը, խնդրեք զրուցակցին սպասել, պարզել և գրել մեկ այլ նամակ: Եթե ​​հայտնի է, ստուգեք, որ նամակում նշված է հետևողականորեն, տրամաբանորեն և հստակ, և միայն այնուհետև ուղարկեք:
• Գեղեցիկ. Դիզայնը նույնքան կարևոր է, որքան բովանդակությունը։ Դուք պետք է օգտագործեք պարբերություններ, մեջբերեք հարցը և միայն դրանից հետո պատասխանեք, օգտագործեք համարակալված և կետավոր ցուցակներ:

Մուտքային նամակին պատասխանելու համար բավական է դա անել գրագետ, ճիշտ, համարժեք և տրամաբանորեն։ Բայց ինչպե՞ս նախ նամակ գրել:

Նախ, դուք պետք է այն ճիշտ ձևաչափեք.

• Թեմա . Չի կարելի անտեսել էլեկտրոնային նամակի բովանդակության «Թեմա» դաշտը, քանի որ այն կարդալով է, որ զրուցակիցը կձևավորի առաջին տպավորությունը, թե ինչ է իրենից պահանջվում։ Իդեալում, այն պետք է նման լինի. «Ձեռնարկության անվանումը, խնդրի էությունը» - «Ռոմաշկա» ԲԲԸ: Ապակու պարագաներ.
• Ստորագրություն . Փոստային ծառայություններից շատերը թույլ են տալիս ստեղծել ավտոմատ ստորագրություն, որը պետք է պարունակի. «Անուն, պաշտոն, ընկերություն» - «Մակարովա Ի. Այս ձևը թույլ կտա ստացողին հեշտությամբ պարզել, թե ում է նա դիմում և ինչպես սկսել իր պատասխանը:
• Ողջույններ . Ողջույնը չպետք է ծանոթ լինի՝ ոչ «Բարև», «օրվա լավ ժամանակ», «ալոհա» և նմանատիպ այլ տարբերակներ։ Չեզոք «Բարև» կամ «Բարի կեսօր» լավագույնը կլինի:
• Բողոքարկում . Բողոքարկումները անունով՝ «Անյա», ամբողջականի փոխարեն՝ «Աննա Դմիտրիևնա»-ն ծանոթ տեսք ունի և կարող է փչացնել նամակի ողջ տպավորությունը: Ուստի ավելի լավ է հասցե ընտրել անունով և հայրանունով:
• Երկարություն . Շատ երկար տառերը դժվար է կարդալ: Հետևաբար, այն ծավալը, որը տեղավորվում է տեքստային խմբագրիչի ստանդարտ էջի մեջ, համարվում է օպտիմալ:

Նամակների, պատասխանների և նոր տառերի հետ աշխատելու ընդհանուր կանոններ - հեշտ է սովորել, թե ինչպես գրել այս ամենը: Բայց պետք է հիշել ևս մի քանի բան.

• Բովանդակություն . Նամակը պետք է պարունակի այն պատճառը, որի համար գրվել է, դրա հետևողական նկարագրությունը և միայն հարցերից և առաջարկներից հետո:
• Կարևորություն . Փոստային ծառայություններից շատերն ունեն «Կարևոր է» վանդակը, որը կարող եք նշել գրելիս: Այնուհետև նման նամակը կնշվի ստացողի թղթապանակում:

ԿԱՐԵՎՈՐ!Դուք չեք կարող օգտագործել դրոշը հենց այնպես, այլապես իսկապես հրատապ նամակը պարզապես կխեղդվի չմտածված ընտրվածների առատության մեջ:

• Երկխոսության ավարտ . Չասված էթիկետի կանոնների համաձայն, նա, ով սկսել է այն, ավարտում է նամակագրությունը։
• Ժամանակը. Աշխատանքային օրվա վերջում և ուրբաթ օրվա կեսօրին նամակներ ուղարկելը ոչ միայն վատ ձև է, այլև անհույս ձեռնարկում, միևնույն է, պատասխանը կգա միայն հաջորդ առավոտյան կամ նույնիսկ երկուշաբթի օրը:
• Քաղաքավարություն . Շնորհավորում ենք գալիք տոնի առթիվ։ Շնորհակալություն պատասխանի համար։ Եթե ​​դուք չեք կարող անհապաղ պատասխանել հրատապ նամակին, դուք պետք է այդ մասին տեղեկացնեք հասցեատիրոջը:
• Ներդրումներ . Ցանկացած հավելված պետք է փաթեթավորվի արխիվում, և ստացողը պետք է ծանուցվի դրա մասին առանձին՝ նամակի տեքստում:

ԿԱՐԵՎՈՐ!Էլեկտրոնային բիզնես նամակագրության կանոնները պահանջում են ուշադիր լինել զրուցակցին. պետք է թույլ տալ նրան խոսել, հարցեր տալ, վերջնագրի տեսքով ոչինչ չպահանջել:

Էլփոստի տեսակները

Նամակագրությունը կարգավորող կանոնները կարող են փոքր-ինչ տարբերվել՝ կախված նրանից, թե ուր է ուղարկվելու նամակը:

• Ներքին նամակագրությունենթադրում է, որ ցանկալի է նամակներին պատասխանել նույն օրը՝ սեփական ձեռնարկության աշխատանքը չդադարեցնելու համար, ինչպես նաև, որ նամակի տոնայնությունը կարող է որոշ չափով ավելի ծանոթ լինել, քան այլ դեպքերում։

ԿԱՐԵՎՈՐ!Լավ գաղափար է մշակել ներքին նամակագրության մեկ ձևանմուշ, ըստ որի աշխատակիցները կարող են արագ նամակներ գրել՝ առանց կառույցի գլուխը կոտրելու:

• Արտաքին նամակագրությունենթադրում է պաշտոնականության ավելի մեծ աստիճան, ինչպես նաև մասնագիտական ​​ժարգոնը զտելու անհրաժեշտություն. հաճախ այլ ընկերության զրուցակիցը պարզապես չի հասկանում կոնկրետ բառեր:
• Միջազգային նամակագրությունենթադրում է ավելի շատ ձեւականություն, ինչպես նաեւ ժամանակային գոտիները հաշվի առնելու անհրաժեշտություն։ Այսպիսով, առավոտյան նամակ ուղարկելը Նյու Յորք և սպասել պատասխանին մոտ ապագայում, անհանգստանալով և շտապելով, չարժե, ի վերջո, այն աշխատակիցը, ով պետք է պատասխանի նամակին, ամենայն հավանականությամբ դեռ անկողնում է:

Մեծ տարբերություններ, սակայն, չկան։ Ամենուր գնահատվում է քաղաքավարությունը, գրագիտությունը և խնդրանքը հստակ ձևակերպելու կարողությունը։

Ինչպես գրել բիզնես նամակ

Փաստաթուղթ պատրաստելու համար օգտագործեք Microsoft Wordև հետևյալ կանոնները.

• կազմակերպության բլանկեր;
• Times New Roman տառատեսակ;
• լայն եզրեր;
• չափը 12-14 p.;
• տողերի տարածություն - 1-2 p.;
• գրեք նամակի էջերի համարները ներքևի աջ մասում:

Եթե ​​սա միջազգային նամակագրություն է, ապա նամակը գրված է հասցեատիրոջ լեզվով։

Գործարար նամակի կառուցվածքը.

1. Բողոքարկում;
2. Նախաբան;
3. Հիմնական տեքստ;
4. Եզրակացություն;
5. Ստորագրություն;
6. Հավելված.

Էլ ինչ կարևոր է հիշել.

• Զրուցակցին անդրադարձեք «դու»-ին։
• Եթե ​​պատասխան եք գրում մուտքային նամակին, ապա դրա մասին նշեք հենց սկզբում, օրինակ՝ «Ձեր բողոքին՝ 01/01/2020…»
• Եթե ​​նամակն ընդունվել է ագրեսիվությամբ, մի՛ նմանվեք հակառակորդի և մի օգտագործեք ագրեսիվ, աղերսական արտահայտություններ և կարգուկանոն երանգ նամակագրության մեջ։
• Յուրաքանչյուր նոր միտք գրեք նոր տողում, որպեսզի տեղեկատվությունը ավելի լավ ընկալվի: Երկար պարբերություններ մի արեք։ Առավելագույնը 5-7 նախադասություն։
• Խուսափեք Caps Lock-ով (մեծատառերով) գրված բառերից. նման տեքստը ընկալվում է որպես սպառնալիք:
• Մի մոռացեք ներառել ուղարկողի կոնտակտային տվյալները և նամակի ուղարկման ամսաթիվը:
• Գործնական նամակագրության մեջ մի օգտագործեք էմոցիոններ և չակերտներ:
• Մի օգտագործեք օտար բառեր, վերցրեք ռուսերեն հոմանիշ:
• Գրեք մեկ տառատեսակով։ Մի օգտագործեք գունավոր տեքստ և ավելորդ ընդգծումներ, թավ շեշտադրումներ և այլն:
• Զրուցակցի հետ եղեք քաղաքավարի և բաց շփման մեջ։ Հստակեցրեք նրա կարծիքը և հարցրեք, թե ինչ է նա մտածում դրա մասին: Ցույց տվեք կարեկցանք և հարգանք:
• Դիտեք, թե ինչպես է պատասխանում ձեր հակառակորդը:

Ստանդարտ արտահայտություններ, որոնք կարող են օգտագործվել

Որպեսզի ամեն անգամ չմտածեք, թե ինչ ձևով մտցնել մտքերը, կարող եք օգտագործել գործնական նամակագրության համար ընդունված ստանդարտ արտահայտությունները.

• Բողոքարկում. «Բարև, հարգելի Իգոր Պետրովիչ».- եթե դուք անձամբ ճանաչում եք ստացողին: «Բարև, պարոն Սմիրնով».- եթե կյանքումդ առաջին անգամ գրես նրան։ Սովորաբար հիշատակվում է բանակը «Բարև, ընկեր գնդապետ Սմիրնով»..
• Ծանուցում.Ստանդարտ արտահայտության օրինակ. «Տեղեկացնում ենք, որ.... Այն կարող է փոխվել «Խնդրում եմ տեղեկացված լինել», «թող իմանաս», «իմանաս».
• Բացատրություն. Ստացողին հենց սկզբից նամակի նպատակի մասին պատմելու համար կարող եք օգտագործել կոնստրուկցիաները. «Ձեր խնդրանքին ի պատասխան…», «Աշխատանք կատարելու համար…», «Աջակցություն ցուցաբերելու համար…», «Ձեր ցանկությանը համապատասխան…».
• Հայց. Հարցը նամակով պետք է լինի ըստ բանաձևի «Մենք ձեզ խնդրում ենք…».
• Նախադասություն. «Մենք կարող ենք ձեզ առաջարկել…», «Մենք ձեզ խորհուրդ ենք տալիս…».
• Հաստատում. «Մենք հաստատում ենք…», «Ստացել ենք…».
• Մերժում. «Ձեր առաջարկը մերժվել է…», «Ստորև նկարագրված պատճառներով մենք չենք կարող համաձայնել…», «Ձեր առաջարկը դիտարկվել և ճանաչվել է ոչ կառուցողական»:.

Ձևականությունը գործնական նամակագրության լավագույն ուղեկիցն է, բայց կարևոր է, որ իմաստը չկորչի պաշտոնական արտահայտությունների հետևում: Գործնական նամակի լավ օրինակը այսպիսի տեսք կունենա.