14 pravila za kompetentno planiranje radnog vremena

Nerijetko se ljudi, posebno poslovni ljudi, žale na nedostatak slobodnog vremena i do minute. Ali ako bolje razmislite, sama činjenica da su zaprimili takvu pritužbu ukazuje na to da su uspjeli izdvojiti vrijeme za to. Zapravo, osoba je daleko od stalnog zaposlenja, a njegova percepcija svog posla i nemogućnost pronalaženja čak i sekunde viška sugerira da njegove misli nisu zaokupljene planiranjem radnog vremena. I to nije samo skup lijepih riječi, već sustav znanja koji može biti koristan kako na razini pojedinca tako i na razini cijelog poduzeća.

Nije tajna da na učinkovitost organizacije ne ponajmanje utječe povrat svakodnevnog rada upravljačkog osoblja. Nedostatak suvremenih tehnika i metoda rada, odbijanje poboljšanja individualnog stila rada od strane voditelja i njegovih podređenih dovode do činjenice da poteškoće u uspostavljanju rada takvog tima postaju aksiom.

Komponente koje određuju koliko je menadžer spreman za uspjeh prilično su jednostavne. To su njegove vještine, sposobnosti, stručno znanje i, naravno, osobne kvalitete. Ipak, ne treba zanemariti analizu uzročnih čimbenika koji uzrokuju probleme i poteškoće, kao i želju za njihovim prevladavanjem i poboljšanjem kvalitete svoga rada. Ovdje u pomoć dolazi racionalno korištenje radnog vremena od strane menadžera, drugim riječima, njegovo planiranje. Uostalom, dizajniran je tako da otkloni nedostatke svakodnevnog procesa rada.

Učinkovitost planiranja radnog vremena temelji se na ciljevima aktivnosti ovisno o njihovu trajanju: kratkoročnim i dugoročnim. Takav okvir upravljanja ne zahtijeva dodatne napore, budući da su sve identificirane radnje i aktivnosti dobile svoje rokove tijekom procesa organiziranja.

Ciljevi koje postavlja voditelj imaju dvije funkcije: odrediti radnje potrebne za njihovu provedbu i potaknuti njihovu provedbu. Kada vođa sebi postavi jasan zadatak, njegovi postupci postaju svjesni u njegovoj provedbi. Postavljanje ciljeva je svojevrsna pokretačka snaga koja činitelja puni energijom sve do samog postizanja rezultata.

Kako bi planiranje ravnoteže radnog vremena bilo što učinkovitije, menadžer treba pribjeći taktici „razdoblja planiranja“ (mogu biti različita vremenska razdoblja: godina, mjesec, tjedan, dan). Posebnost je u individualnosti svakog takvog raspona, što podrazumijeva izradu zasebnih planova koji bi odražavali odgovarajuće vremensko razdoblje.

Dakle, glavni pozitivni fokus pravilnog planiranja slobodnog vremena je sam dobitak vremena. Menadžer će steći sposobnost učinkovitog i plodonosnog ostvarivanja opisanih radnih ciljeva, a pritom trošiti što manje vremena. U organizaciji individualnog rada ulogu planiranja teško je precijeniti: naposljetku, ono pomaže pripremiti se za ispunjenje ciljeva i strukturirati vrijeme predviđeno za rad.

Metode planiranja radnog vremena

Pareto princip

Wilfred Pareto (1848–1923) formulirao je načelo da će unutar određene skupine objektivna važnost određenog malog dijela biti mnogo veća od njegove relativne težine u ovoj skupini. Pareto je u svom modelu koristio formulu 80/20, koja se počela primjenjivati posvuda.

Od 20% prodane robe možete dobiti 80% dobiti.
80% preostale robe donosi samo 20% dobiti.
20% pogrešaka uzrokuje 80% gubitaka.
80% ostalih pogrešaka uzrokuje 20% gubitaka.

Ovaj princip nisu zaobišli ni ljubitelji planiranja radnog vremena. Ako to projicirate na rad menadžera, rezultat će biti sljedeći: da biste postigli 80% rezultata, trebate potrošiti samo 20% radnog vremena. Ostatak utrošenog vremena donosi samo 20% ukupnog rezultata.

Jezikom radnog procesa to bi značilo da lak i ugodan rad koji zahtijeva minimalan napor, ali pristojnu količinu radnog vremena, ne bi trebao biti prioritet. Aktivnosti je potrebno započeti uz maksimalno uvažavanje važnosti svakog zadatka. Na prvom mjestu planiranja rada trebaju biti vitalna pitanja.

Za potpunu provedbu Pareto principa u pitanjima racionalnog planiranja i praćenja vremena potrebno je analizirati sve zadatke na postotak njihovog doprinosa ukupnom rezultatu, te ih također rasporediti po ABC kategorijama.

ABC planiranje

Temelj ABC analize je iskustvo koje pokazuje da su udjeli slučajeva veće i manje važnosti često približno isti. Slova A, B i C služe za razvrstavanje značaja zadataka u odnosu na postizanje ciljeva u tri razreda. Ovaj princip se svidio mnogim menadžerima.

Ovu analizu možete koristiti i za planiranje načina na koji koristite svoje radno vrijeme. Glavna stvar je zapamtiti da morate rasporediti radno vrijeme u odnosu na važnost zadataka, a ne njihov intenzitet rada i težinu u cjelokupnom planu aktivnosti.

ABC analiza dolazi iz iskustva temeljena na tri stupa.

Zadaci kategorije A (najvažniji) primaju 15% ukupnih zadataka voditelja. Unatoč maloj relativnoj težini u planiranju, doprinose postizanju ciljeva sa 65%.
Zadaci kategorije B (važni) čine otprilike 20% ukupnih zadataka, a njihova važnost također se procjenjuje na 20%.
Zadaci kategorije C (kao najmanje važni): daje im se oko 65% ukupne brojke, ali je njihova važnost zanemariva - samo 15% relativne težine.

Sukladno tome, prilikom planiranja radnog vremena, ABC analiza se fokusira na početno izvođenje zadataka iz kategorije A, budući da oni donose lavovski dio učinkovitosti završne radne aktivnosti. Slijede pitanja iz skupine B, čiji doprinos konačnom rezultatu ne treba zanemariti. I konačno, već možete odlučiti što ćete učiniti s preostalim zadacima kategorije C: doprinijeti planiranju svog radnog vremena ili delegirati.

Kvadrant 1: Važno i hitno

Srce Eisenhowerove matrice je upravo prvi kvadrant, budući da je prepun glavne tajne - ostaje prazan. To će ukazati na to da osoba ima vještinu učinkovitog planiranja radnog vremena za postizanje ciljeva.

Prisutnost slučajeva koji polažu pravo na prvi kvadrant ukazuje na stalni praktični rad u životu i radu takve osobe. Posljedično, čovjek nije naviknut na raspodjelu svojih poslova i dužnosti, već sve što može odgađa do posljednjeg trenutka. A, kad rokovi isteknu, baci se na posao.

Naravno, najbolje je spriječiti moguće situacije ako o svemu razmislite unaprijed. Uostalom, postoji dobro poznato načelo prema kojemu je uvijek teže otkloniti posljedice nego predvidjeti sve moguće nevolje. U slučaju da takve slučajeve mogu obavljati druge osobe, treba ih prenijeti.

Kvadrant 2: Važno i nehitno

U planiranju radnog vremena Eisenhower je kao najvažnije zadatke odredio zadatke iz drugog kvadranta. Ako izvođač dosljedno pravovremeno izvršava zadatak postavljen u ovaj kvadrant, tada si može priuštiti da na njega provede onoliko vremena koliko je potrebno. Neće ga progoniti gužva, žurba i razne negativne posljedice. To je vrlo slično liječničkom pregledu: kao što će preventivni oftalmološki pregled spriječiti ozbiljnije probleme s vidom, a pravo vrijeme za rad na nalazu izbjeći će hitnu obradu preko noći.

Planiranje i obračun radnog vremena u okviru drugog kvadranta vrši se na način da se ostvare osobni ciljevi zaposlenika.

I premda Damoklov mač ne visi nad radnicima u vidu hitnosti posla, što nam omogućuje da se usredotočimo na kvalitetu rada, ne treba zaboraviti da rokovi još uvijek postoje, te ih treba pratiti, jer neispunjenje zadatka drugog kvadranta automatski ga prenosi u prvi. A ovaj ishod je prepun posljedica za planiranje osobnog vremena.

Kvadrant 3: Hitno i nije važno

Vrsta predmeta koji odgovara trećem kvadrantu ne dopušta vam da se usredotočite na važnije stvari zbog svoje hitnosti. A takve slučajeve je lako zamijeniti sa slučajevima iz prvog kvadranta. Međutim, vrijedi povući granicu između hitnog i važnog, budući da ti pojmovi nisu sinonimi. Postoji jednostavan način da to odredite: trebate se zapitati da li vas ovaj ili onaj zadatak približava ispunjenju zadanog cilja. Obično slučajevi iz trećeg kvadranta dobivaju negativan odgovor.

Najčešće se u ovaj kvadrant unose kućanski problemi: kemijsko čišćenje odjeće na kraju sezone, pomoć susjedima u hitnoj stvari, nevažni sastanci i pregovori. Postoji još jedan primjer - popravak računala, ali ovdje biste trebali biti izuzetno oprezni: ako je ova oprema potrebna za rad, tada će njezin popravak postati zadatak od najveće važnosti (to jest, prvi kvadrant), a ako se koristi samo za zabava, onda je samo mjesto ovog problema u trećem kvadrantu.

Poslovi ovog kvadranta ne samo da se ne uklapaju u planiranje radnog vremena, već čak odvlače pažnju od glavnih ciljeva i oduzimaju dragocjeno vrijeme. Najbolje ih je zanemariti ako je moguće. Kako odrediti važnost zadatka za sebe? Jako jednostavno. Trebali biste si postaviti pitanje: "Što će se dogoditi ako to ne učinim?"

Kvadrant 4: Nije važno i nije hitno

U ovu kategoriju spadaju poslovi našeg života koji nemaju nikakve veze s poslom: društvene mreže, forumi, surfanje internetom, računalne igrice, gledanje TV emisija. Da, takva aktivnost je svakako ugodna, ali nije obavezna.

Općenito, ova aktivnost značajno smanjuje produktivnost radnog dana, Eisenhower je slučajeve iz ove kategorije nazvao "žderima osobnog vremena".

Uzmimo, na primjer, seriju od 200 sati – u smislu preračunavanja, dobijete cijeli tjedan izgubljenog vremena, koje se moglo iskoristiti s puno većom koristi.

Stoga je potrebno identificirati svoje osobne jelače i težiti čvrstoj kontroli nad njima planirajući ne samo radno, već i osobno vrijeme.

U ovom kvadrantu postoje i rutinske stvari koje mnogima nisu tako ugodne: na primjer, pranje suđa, čišćenje, kuhanje. I ovdje vrijedi tražiti kompromis s ljudima s kojima živite u istoj kući, kako biste planirali ujednačeno opterećenje.

Tablica planiranja radnog vremena

Evo jednostavnog primjera u obliku tablice.

utorak		Podzadatak	Komentar
	Provjerite popis obaveza
	putovati na posao
	Telefonski pozivi		Preuzmi dva kontakt broja iz poslovne e-pošte
	Pisanje članka	Analiza materijala
	Pisanje članka	Prijevod dodatnih materijala sa stranog jezika i tipkanje glavnog teksta	Ne zaboravite dati fusnote izvorima i ispraviti crtice na crtici
	Idi do urednika
	sastanak

srijeda

Ovaj primjer jasno pokazuje princip izrade planova rada. Po potrebi tablice mogu biti veće dubine, s proširenim prostorom za bilješke. Nije važno koji će se program koristiti za implementaciju, recimo, pojedinca planiranje radnog vremena voditelja/specijalista. stol - alat je univerzalan, može se nacrtati čak i na običnom papiru. Ono što je doista važno jest moći ga prilagoditi sebi, svojim zadacima i ciljevima te odrediti u kojim vremenskim intervalima će se koristiti: po danima, tjednima, mjesecima.

Kako je planiranje fonda radnog vremena

Početna faza planiranja je analiza početnih parametara sustava - prisutnost aktivnosti za poboljšanje fonda radnog vremena (FW) i njegovih smjerova. Zatim slijedi odgovor na pitanja: tko je odgovoran za ovu aktivnost (specijalisti, službe) i njezino planiranje? Koliko se radno vrijeme uzima u obzir? Prati li se vrijeme provedeno? Jesu li FRV rezerve objavljene? Poduzimaju li se mjere za smanjenje gubitka radnog vremena u fazi planiranja? Koje se metode koriste za to?

Sljedeća faza je analiza primjene PDF-a. U okviru njega proučavaju dinamiku proizvodnje radnika (s obzirom na vrijeme – satni, dnevni, godišnji) i identificiraju čimbenike koji na nju utječu; analizirati stanje PDF-a i utvrditi neiskorištene prilike za smanjenje određenih vrsta izostanaka; izraditi podatke promatranja o radu fonda radnog vremena i sl. Detaljnije o metodama analize korištenja fonda radnog vremena mogu se pronaći u nastavno-metodičkoj literaturi.

Informacijska baza za analizu PDF-a su podaci statističke i vremenske evidencije radnog vremena; sažetak primarnog računovodstva (letak o praznom hodu, prekovremenom radu, o raskidanju braka); samofotografije i fotografije radnog vremena; podaci iz ankete i upitnika.

Tijekom analize utvrđuje se korištenje cjelokupnog PDF-a i njegovih sastavnih dijelova – cjelodnevnih i unutarsmjenskih fondova u okviru različitih razina poduzeća (strukturni odjeli, poduzeće u cjelini, struke i grupe). ispitan. Ovakav pristup omogućuje otkrivanje "uskih grla" na koja treba obratiti pozornost na prvom mjestu. Rezultat analize je procjena rezervi za poboljšanje korištenja PDF-a i, sukladno tome, povećanje učinkovitosti planiranja radnog vremena.

Dobiveni rezultati se koriste za planiranje korisnog fonda radnog vremena. Ovaj događaj uključuje pripremu planiranog proračuna bilance, usporedbu njegovih komponenti s normama poduzeća, kao i uštedu radnog vremena za neproduktivne troškove. Metode raspodjele ravnoteže radnog vremena dobile su odgovarajuću pokrivenost u obrazovnim materijalima i priručnicima.

Planiranje i analiza radnog vremena dobilo je specifičnosti u tržišnoj ekonomiji. Na primjer, obvezni administrativni dopust je koristan za poduzeće u smislu njegovih troškova. Rad na pola radnog vremena izgubio je status rezerve.

Diferencijalni pristup za stalno zaposlene s punim radnim vremenom, radnike na određeno vrijeme postaje relevantan u planiranju ECF-a; na nepuno radno vrijeme.

U svrhu što učinkovitije organizacije i planiranja radnog vremena u poduzeću poduzimaju se posebne mjere: socio-ekonomske, organizacijsko-tehničke i terapijsko-profilaktičke. Oni se ogledaju u raznim organizacijskim i tehničkim planovima, planiranju poboljšanja uvjeta rada itd. O uključivanju vanjskih sudionika treba razgovarati s lokalnim vlastima i tek onda se uključiti u planiranje aktivnosti. Svaki događaj mora biti osiguran resursima.

Kako pravilno planirati svoje radno vrijeme

Pravilo 1. Ustanite u isto vrijeme

Ova početna faza svakog planiranja je vrlo disciplinirana i energizirajuća.

Pravilo 2. Pozitivno raspoloženje na početku dana

Svako jutro poradite na svom raspoloženju, jer ono uvelike utječe na rješavanje zadataka za postizanje ciljeva. Da biste to učinili, možete si postaviti tri pitanja:

Kako će me “danas” približiti uspjehu?
Što trebam učiniti da danas bude što više radosti?
Što treba učiniti na ovaj dan kako biste održali svoje zdravlje?

Odgovor na ova pitanja i stvaranje pozitivne motivacije često ne traju više od dvije minute. Dajte ih sebi prije nego započnete svoju standardnu jutarnju aktivnost.

Pravilo 3

Ključ skladnog jutra je dobar san i dobar doručak. No, mnogi ih daruju, opravdavajući se nedostatkom vremena. Međutim, obje misije zahtijevaju samo određivanje prioriteta u fazi planiranja dnevne rutine - u biti, samo trebate rasporediti svoje vrijeme na način da rano idete spavati.

Pravilo 4: Uzmite u obzir čimbenike poput umora kada planirate svoj radni dan

Mnogi ljudi osjećaju da njihova radna produktivnost fluktuira poput sinusnog vala cijeli dan. To ne ovisi o dnevnim bioritmima – o tome jeste li “šava” ili “sova”. Vrijedno je saznati kako se vaša osobna razdoblja aktivnosti dižu i najvažnije stvari za ovaj dnevni interval smjestiti u planiranje aktivnosti. Poslijepodne je bolje posvetiti svakodnevnom rutinskom poslu koji nije od posebne važnosti.

Pravilo 5. Pravite pauze na vrijeme

Jedno od osnovnih pravila za planiranje radnog vremena je kratak odmor, jer omogućuje tijelu da se oporavi i vrati pozornost na posao. Obavezno napravite kratke pauze u radu, sami odredite trajanje i učestalost. Zapamtite pravilnost.

Pravilo 6

Pokušajte ne uskočiti u posao i posao koji ste započeli dovesti do logičnog završetka. Nemojte da vas ometaju manje stvari, jer vam kradu radno vrijeme. Zapamtite da ćete svaki put kada se vraćate na posao koji ste već započeli, morati ponoviti stare radnje, a to će utjecati na ravnotežu planiranja osobnih aktivnosti.

Pravilo 7

Nastojte ispuniti sve nedostatke u svom rasporedu (čekanje u redu, neinformativni sastanak) korisnim aktivnostima. Sami definirajte njegovu bit tako što ćete si postaviti pitanje: "Kako mogu ispuniti ove minute da bih dobio maksimalnu korist?"

Pravilo 8: Držite se principa 70/30

U svoj dnevnik trebate upisati samo 70% svog radnog vremena. Inače, čak i ako svoj radni dan rasporedite 100%, nećete dobiti jamstva da će svi zadaci biti dovršeni, čak i više: mnoge radnje neće se podudarati s rasporedom. Svrha planiranja radnog vremena prema ovom principu je spasiti živčani sustav od preopterećenja, spriječiti osjećaj stroja i zatvorenost u kruti okvir.

Pravilo 9. Navečer napravite plan za sutra

Planirajte za sutra na kraju današnjeg dana i napravite to u obliku napisanog popisa kako ništa ne biste propustili. Bolje je unaprijed utvrditi važnost predmeta i rasporediti ih u stupce. To će omogućiti da se usredotočite na potrebne zadatke, a manje značajni se mogu premjestiti u slučaju više sile.

Pravilo 10

Nepromjenjivo pravilo za sve. Što češće nađete vremena za odmor, kasnije ćete raditi produktivnije. U tom razdoblju možete dovesti stvari u red na radnom mjestu, u kući, oprati suđe, čitati časopis ili knjigu, prošetati na svježem zraku, pomagati drugima. Ako to ne možete učiniti spontano, planirajte i te radnje.

Pravilo 11. Budite realni u pogledu svojih sposobnosti

Nemojte se zatrpavati ogromnom količinom posla, vjerujući da možete podnijeti sve planine. Pristupite trezveno procjeni vlastitih snaga i bolje uzmite ono s čime ćete se zajamčeno nositi u danu/tjedni/mjesec, takvo planiranje radnog vremena bit će učinkovitije.

Pravilo 12

Ovakav pristup predmetima na stolu i u uredu pomaže uštedjeti vrijeme u budućnosti. Neka postane pravilo, nakon što ste upotrijebili stvar, vratite je tamo gdje ste je uzeli. Postavite određena mjesta za različite vrste stvari - mapu za papire, pernicu, ladicu stola ili potvrdni okvir.

Pravilo 13. Vodite aktivan i zdrav način života

Čini se, zašto uredski radnici trebaju sport, jogu, fitnes, pravilnu prehranu, gimnastiku? Zatim, da su zdravo tijelo i dobro raspoloženje najbolje usklađeni s pozitivnom energijom i spremnošću za visokoproduktivnu radnu aktivnost, posebice nakon njezina kvalitetnog planiranja.

Pravilo 14

Najbolji način da se samoorganizirate u planiranju i provedbi profesionalnih aktivnosti je doživjeti osjećaj zadovoljstva i ljubavi prema svom poslu. Prednost mu je što se motivacija ne mora izvlačiti hvataljkama, dolazi sama i u velikim količinama.

Planiranje i organiziranje radnog vremena voditelja

Savjet 1. Pregledajte planove za dan

Da biste to učinili, možete koristiti ABC analizu ili Eisenhowerovu matricu. Čak i desetominutna priprema za radni dan može uštedjeti i do dva sata dnevno. Dobro ih iskoristi.

Savjet 2. Formiranje blokova sličnih slučajeva

Neprestano rastresenoj osobi potrebno je znatno više vremena za rad nego usredotočenoj i entuzijastičnoj osobi. To je zbog potrebe za još jednim "zatrčavanjem" i "uranjanjem", odnosno povratkom na radnu aktivnost. Blokovi iste vrste zadataka pomoći će uštedjeti radno vrijeme: lakše ih je popraviti u fazi planiranja aktivnosti.

Savjet 3: Odvojite vrijeme za sebe na poslu

Često posjetitelji, podređeni ili klijenti na telefonu odvlače pažnju od izravnih dužnosti. Svi oni stvaraju snažne smetnje u obavljanju zaista važnih zadataka, remete ravnotežu radnog vremena. S tim u vezi nemoguće je biti dostupan svima i svima tijekom cijelog radnog dana – kako u svom uredu, tako i preko telefona. U procesu raspoređivanja radnog vremena, majstori svog zanata sami sebi organiziraju praznine kada ih nitko neće ometati. Također možete koristiti njihove alate, na primjer, postaviti sate za primanje posjetitelja, koristiti telefonsku sekretaricu.

Savjet 4: Odvojite ograničeno vrijeme za svaki radni zadatak

Trajanje određene vrste posla izravno ovisi o raspoloživom vremenu. Čak i najmanji zadatak podliježe planiranju: naučite dati zadatku točno onoliko vremena koliko je potrebno za njegovo dovršenje. Na primjer, ne treba odgađati poslovne pregovore, treba razgovarati o svim pitanjima od interesa što je više moguće, ali ne više od sat vremena. To se može učiniti uz pomoć strogih vremenskih okvira i propisa. Vodite se jednostavnim pravilom: "Vrijeme je novac", cijenite ih i štedite.

Savjet 5: Koristite delegiranje

Nijedan glumac koji poštuje vrijeme ne bi trebao sve zadatke obavljati sam. Ovaj pristup je već opisan u načelima i pravilima planiranja radnog vremena: sve što se može prenijeti na druge ljude (65% poslova koji troše vrijeme i trud, ali ne donose značajne rezultate) treba im delegirati. To se ne odnosi samo na pomoć zaposlenika, već i na korištenje pomoći trećih agencija, organizacija, konzultantskih tvrtki.

Savjet 6. Razdvojite velike zadatke na komponente

Ljudi su skloni izbjegavati velike ili opsežne zadatke, na sve moguće načine odgađati njihovu provedbu, jer im se rezultat čini predalekom. Ova činjenica ukazuje na slabe osobne vještine planiranja vremena, ali se može zaobići. Slučajevi koji daju najbrže rezultate sviđaju se gotovo svima. To je uočio Albert Einstein na primjeru cijepanja drva. Isto se može učiniti s dugoročnim ciljevima i velikim projektima: razdvojite ih na male zadatke, planirajte ih, a zatim ih metodično dovršite tijekom određenog vremenskog razdoblja (na primjer, dva sata dnevno). Nakon, recimo, tjedan dana pojavit će se prvi rezultati – cilj prvog dijela projekta će biti ostvaren (prema planiranju), to će dati snagu i motivaciju za nastavak rada u tom smjeru.

Savjet 7. Postavite osobne rokove za prioritetne zadatke

Kada unaprijed znate koji će predmeti biti prioritetni za tekući mjesec, oni se mogu zabilježiti u radnom kalendaru i uzeti u obzir u osobnom planiranju uz iste pregovore/sastanke. Dakle, kada bude potrebno napraviti još jedan događaj ili akciju za ovaj datum, on će već biti “bukiran”, što vas još jednom podsjeća na objektivni značaj zadatka. Ovaj savjet je od posebne važnosti u planiranju radnih aktivnosti.

Savjet 8. Pravilno organizirajte svoj radni prostor

Prije svega, to se tiče redoslijeda na radnoj površini. Na njemu treba ostaviti samo one dokumente, bez kojih je nemoguće obaviti zadatke kategorije A. Ova radnja ima psihološku pozadinu: red na stolu pomaže redu u mislima, a dodatni papiri zahtijevaju vrijeme.

Savjet 9. Pokušajte ne dopustiti drugima da vam stavljaju dodatne odgovornosti

Često su lideri zainteresirani i angažirani u novim stvarima, proširujući svoja područja nadležnosti. Iz osobnog interesa na sastanke na koje zaposlenik inače ne dolazi, može se udružiti u radne grupe ili dobiti dodatne zadatke koji nisu uključeni u njegov plan i kao rezultat toga postati opterećenje za glavni posao i njegovo planiranje. Najbolje je još jednom provjeriti relevantnost svih svojih radnji unutar pozicije, čime ćete poboljšati svoje vještine planiranja vremena.

Savjet 10. Procijenite koliko su važne i hitne stvari u koje vas iznenada žele uključiti.

Viša sila i druge hitne stvari uobičajena su pojava za svaku tvrtku ili poduzeće, čak i ako nastoje poslovati u okviru strogog planiranja. Za njihovo rješavanje mobiliziraju se svi raspoloživi resursi. Ako pristanete pomoći u ovoj situaciji, zapamtite da će vam to oduzeti vrijeme od trenutnih važnih zadataka u vašem rasporedu, stoga uvijek odvažite jesu li vrijedni žrtvovanja.

Savjet 11. Nemojte djelovati impulsivno – donosite pametne odluke

Ponekad se određene odluke donose kao rezultat impulsa, impulsa koji se ne može kontrolirati. No, to izaziva odstupanja u rasporedu i ometa učinkovito planiranje radnog vremena za postizanje cilja. Osjećate li trenutnu želju da nešto učinite (na primjer, nazovite), pažljivo razmislite i odvažite isplati li se doista učiniti ono što ste planirali.

Savjet 12. Ispravno postavite svoje prioritete

U velikom protoku slučajeva – konferencija, sastanaka, poziva, SMS-ova – može biti vrlo teško snalaziti se, a kada sve preuzmete odjednom ili zgrabite u dijelovima s različitih krajeva, na kraju ostanete s vrlo malo vremena. Ovdje je korisno prisjetiti se takvog načina planiranja vremena kao matrice prioriteta, te započeti aktivnosti s provedbom jasno definiranih i nedvosmisleno značajnih zadataka, postupno prelazeći prema manje važnim.

Planiranje radnog vremena tajnika pročelnika

Glavna dužnost i svrha planiranja individualnog radnog vremena tajnika je što je više moguće rasteretiti šefa i pomoći mu da rasporedi svoje vrijeme. Zadaća je povećati učinkovitost korištenja svih mogućih sati i minuta za radnu aktivnost. A to znači da su zadaci i planiranje aktivnosti pročelnika i tajnika međusobno ovisni.

Prije svega, tajnica pomaže u organizacijskim, pripremnim i upravljačkim vrstama rada, oslobađa prostor za kreativnost šefu. U tu svrhu asistent treba poznavati dnevnu rutinu više razine, raspored svojih zadataka za sva moguća razdoblja - dan / mjesec / tromjesečje. Učinkovito planiranje radnog vremena tajnika ovisi o rasporedu njegovog neposrednog rukovoditelja, budući da on priprema sve sastanke, pregovore i druge poslove (primanje posjetitelja, papirologiju) koje su u rasporedu šefa. Ključnu ulogu u planiranju ima hijerarhija zadataka prema njihovoj vrijednosti i važnosti.

Osim toga, dužnosti tajnika uključuju i druge poslove koji ne ovise o režimu dana šefa (i odražavaju se u planiranju radne aktivnosti): to je provjera pošte i odgovaranje na korespondenciju, upravljanje dokumentima, kontrola datoteka itd. Asistentove vještine planiranja vremena moraju biti na vrhu. Početne točke njegovog rasporeda uvijek su ponavljajuće aktivnosti, na primjer:

pripremiti radno mjesto glave;
pospremiti vlastito radno mjesto;
obrađivati sve vrste dolazne e-pošte;
pregledati kontrolnu datoteku;
dostaviti nadležnima sažetak stanja i pojasniti raspored za tekući dan.

Razmotrimo jednostavan primjer planiranja radnog vremena u odnosu na raspored menadžera. Tajnikov program djelovanja izgledat će otprilike ovako. Kada šef planira sastanak u 11:00, tada će plan pomoćnika u 10:30 obilježiti njegovu organizaciju sa svim radnjama koje slijede: podsjetnik, fotokopiranje materijala, čišćenje konferencijske sobe, sječa. Ako je u 14:00 voditelj planirao pregovore izvan ureda, tada će u rasporedu tajnice biti stavke o pozivu automobila i prikupljanju dokumenata. Također, popis radova pokazuje s kim i u koje vrijeme trebate povezati šefa na telefonski razgovor, koju dokumentaciju treba ispraviti, a što ispuniti od nule itd.

Najbolja opcija je odrediti, zajedno sa šefom, stalan vremenski interval za dnevne aktivnosti: potpisivanje dokumenata, primanje posjetitelja. To će poboljšati rad i pomoći planiranju radnog vremena i stručnjaka i njegovog pomoćnika. Prilikom izrade rasporeda rada također morate ostaviti pristojnu rezervu u slučaju iznenadnih hitnih i važnih zadataka, telefonskih poziva i drugih hitnih slučajeva.

Tajnica kraj radnog dana posvećuje slanju odlazne korespondencije, a planira i događaje za sutra.

Kada radni dan završi, a voditelj kasni u ured, pomoćnik može ići kući samo ako postoji odgovarajući dogovor između njih i ako šefu dostavi sve potrebne podatke.

Prije izlaska iz prostorija tajnica uklanja sve dokumente, zatvara ormare, sefove, isključuje elektroničku opremu (ovo se ne odnosi na telefon, modem, faks), dovodi u red radno mjesto.

Raspored vremena upravitelja

Bit planiranja je priprema za provedbu ciljeva i reguliranje radnog vremena. Načela planiranja radnog vremena voditelja ne razlikuju se puno od općih načela regulacije rada. Racionalno korištenje vaših vremenskih resursa uključuje razumijevanje vaših funkcija, ciljeva, ciljeva i vremenskog budžeta.

U procesu organiziranja radnog vremena stručnjaka koriste se nadaleko poznate tehnike planiranja. Upravitelj se mora voditi sljedećim pravilima:

60% dnevnog plana rada izdvaja se za planirani rad;
20% vremena - za nepredviđene radnje;
zadnjih 20% najbolje je ostaviti za spontane zadatke.

"Pravne" organizacijske strukture koriste se u malim poduzećima za rješavanje složenih problema u uvjetima značajne neizvjesnosti. Takve odjele karakteriziraju sljedeći nedostaci: prekomjerno opterećenje menadžera, poteškoće u kontroli djelovanja velikog broja ljudi, kao i poteškoće povezane s koordinacijom rada odjela.

Utrošeno vrijeme (osobito ako nije zabilježeno u fazi planiranja) treba zabilježiti uz obaveznu naznaku što i kako je iskorišteno. To pridonosi činjenici da će, nakon što je dobio potpunu sliku troškova svog radnog vremena, menadžer moći učinkovitije organizirati svoje planiranje u budućnosti; u svrhu izrade kvalitetnog plana zadaci će biti podijeljeni na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne.

Pravilnost, dosljednost i dosljednost trebaju se postaviti kao glavna načela planiranja. Potrebno je slijediti jedno od važnih načela planiranja aktivnosti – realnost ciljeva: preuzeti onoliko odgovornosti koliko je to moguće ispuniti.

U središtu racionalnog trošenja radnog vremena menadžera je njegov dugoročni plan. Ovo je višegodišnji sustav, uzimajući u obzir koji se godišnji i tromjesečni planovi izrađuju. Potonji se može uskladiti s godišnjim i podijeliti na mjesečne. Dnevni i tjedni planovi u potpunosti im odgovaraju i ujedno najtočnije odražavaju korištenje radnog vremena voditelja. Planiranje radnih aktivnosti na razini jednog dana važan je korak u cjelokupnom planiranju radnih aktivnosti voditelja, podložno je stalnom praćenju i prilagodbi ovisno o situaciji.