» Kako se sastavlja zapisnik sa sastanka

Kako se sastavlja zapisnik sa sjednice

Sastanci se održavaju u većini organizacija bez obzira na oblik vlasništva. Na njima zaposlenici i menadžeri razmjenjuju informacije o aktualnim pitanjima, donose operativne odluke. Kako bi se takav događaj održao maksimalno učinkovito, vodi se zapisnik sa sastanka. Ovaj dokument ima i informativnu i administrativnu funkciju: bilježi informacije o pokrenutim pitanjima i donesenim odlukama.

Za bilježenje tijeka sastanka odgovoran je tajnik čelnika organizacije. Ovu funkciju može obavljati drugi zaposlenik.

Prije početka sastanka tajniku se daje popis pozvanih i indikativni popis pitanja. Sudionici dostavljaju sažetke. To pomaže pripremiti predložak dokumenta kako bi se ubrzao rad na sastavljanju konačne verzije protokola. Ako ima mnogo sudionika, preporučljivo je imati registracijski list, gdje će biti naznačeno puno ime. osobe koje su se pojavile. Nakon početka sastanka, tajnik će utvrditi konačan popis prisutnih.

Informacije bilježi tajnik sastanka tijekom događaja. Kako bi se poboljšala točnost zapisivanja, koriste se diktafonske snimke. Sve riječi se snimaju na digitalni medij, a zatim se reproduciraju tijekom konačnog izvođenja dokumenta.

Ako se održava veliki sastanak s velikim brojem sudionika, tada punkciju vode 2 tajnika. Rad dva stručnjaka odjednom na protokolu pomoći će ubrzanju procesa ako se sastanak odgodi.

Zasebne primjedbe, primjedbe, komentari, rasprave o pitanjima koja nisu povezana s temama sastanaka ne odražavaju se u dokumentu. Protokol utvrđuje opće značenje izvješća, pitanja i prijedloga. Odluke i upute koje voditelj daje pojedinim izvođačima točno su zabilježene.

Bilješka! Izvješća i pitanja ne moraju biti pisani od riječi do riječi.

Ako su upravitelju potrebne točne informacije, zahtijevat će izvješće koje potpisuje odgovorni zaposlenik. Na sastancima se dogovara stanje u cjelini, tako da nema potrebe za detaljnim zapisnikom. Kao rezultat toga, protokol sažima tijek sastanka: teme o kojima se raspravljalo, pokrenuta pitanja i donesene odluke.

U nekim slučajevima, čelnici organizacije zahtijevaju točno doslovno fiksiranje svake fraze. To je tipično za sastanke u modernim tvrtkama, gdje se na takvim događanjima rješava veliki broj operativnih pitanja.

Registracija

Često možete pronaći reference na činjenicu da se protokoli trebaju voditi na posebnim obrascima. To se događa kada se takvi sastanci održavaju u vladinim odjelima, na primjer, u općinskim upravama.

U običnim organizacijama rijetko se uvode posebni obrasci za sječu. Iznimka su posebne vrste sastanaka, na primjer, rad upravnog odbora dioničkog društva.

Zapisnik sa sjednice mora sadržavati sljedeće podatke:

1. Obavezni detalji:

• datum i broj;
• ime kompanije;
• vrsta dokumenta koji ukazuje na događaj;
• mjesto sastanka.

Također, svaki list je numeriran tako da možete točno pratiti napredak sastanka;

1. Popis sudionika i njihove uloge. Potrebno je navesti puno ime. i mjesto stručnjaka koji vodi zapisnik, voditelja, moderatora sastanka i ostalih sudionika sastanka. Umjesto toga, može se koristiti list s izlaznošću, gdje se radnici koji dolaze potpisuju;
2. Ako su na događaju bile osobe koje predstavljaju druge organizacije, one su označene napomenom "Pozvane";
3. Glavni dio protokola sastoji se od 3 uzastopna bloka:

• Slušao. Navedeno je puno ime. i položaj govornika, glavna tema govora, sažetak detalja govora;
• Održao govor. Puno ime je fiksno. i položaj osobe koja je postavljala pitanja ili komentirala sadržaj govora;
• Odlučio. Na temelju rezultata izvješća voditelj daje upute ili izriče rješenje. Odluku tajnik detaljno evidentira, jer je obvezujuća za zaposlenike. Naznačeni su rokovi za izvršenje zadataka.

Bilješka! Ako se glasa o odluci, tada se broj glasova „za“, „protiv“ i suzdržanih treba upisati bez navođenja imena.

1. Na kraju protokola stavljaju se potpisi tajnika i voditelja sjednice. Ispis nije potreban.

Konačna verzija dokumenta priprema se neko vrijeme nakon sastanka. To može potrajati nekoliko sati ili nekoliko dana, ovisno o količini informacija. Zatim se podnosi na potpis voditelju koji je vodio događaj.

Nakon toga se protokol šalje zainteresiranim stranama ili se iz njega izrađuju službeni izvodi s uputama za određene izvođače.

Zapisnik operativnog sastanka

Operativni sastanak ima nekoliko značajki:

• Jasna učestalost održavanja (na primjer, jednom tjedno u određeno vrijeme);
• Stabilan sastav sudionika;
• Gotovo nepromijenjene teme i pitanja;
• Kratko trajanje.

Ove karakteristike ostavljaju traga na pripremi zapisnika operativnog sastanka. Tajnik unaprijed zna algoritam rada, pitanja o kojima će se raspravljati. To vam omogućuje da ubrzate rad na konačnom dokumentu, da ga veći dio unaprijed formirate.

Zapisnik sa sastanka se priprema brzo tako da se dokument odmah dostavlja na potpis voditelju.

Skladištenje

Prilikom odlučivanja o čuvanju zapisnika, tajnik treba proučiti interne dokumente organizacije.

Dakle, zapisnik sa sjednice upravnog odbora ili glavne skupštine dioničara dioničkog društva mora se čuvati trajno. Dokumenti se nalaze na mjestu stalnog tijela organizacije. Ovaj postupak utvrđen je rješenjem Savezne komisije za tržište vrijednosnih papira broj 03-33/ps od 16.07.2003. godine, koje sadrži norme kojima se uređuju pravila i uvjeti čuvanja pojedinih dokumenata u dioničkim društvima.

Obično se zapisnici raznih sastanaka čuvaju 3 ili 5 godina, nakon čega se arhiviraju i uništavaju sukladno uputama.

Zapisnici sa sastanaka nisu element nepotrebne birokracije. Pomaže sudionicima sastanka da ne zaborave dnevni red i na vrijeme ispune upute pročelnika. Danas postoje elektronički resursi za brzu pripremu i distribuciju takvih dokumenata. Stoga tajnica može brzo i povoljno prezentirati gotovu verziju protokola svim zainteresiranima.

.