Journal d'enregistrement des lettres de voiture d'un échantillon d'entrepreneur individuel. Journal des mouvements de lettre de voiture : remplissez-le correctement

Oui, vous pouvez. Les formulaires unifiés ne sont obligatoires que pour les organisations de transport motorisé. D'autres entreprises ont le droit de développer indépendamment des formulaires lettres de voiture. Enregistrer les lettres de voiture non standard dans la comptabilité

Le document élaboré par l'entreprise doit répondre aux exigences des documents primaires. En outre, le formulaire "propre" de la feuille de route doit inclure toutes les informations obligatoires prévues par l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n ° 152. Il s'agit notamment d'informations sur le conducteur et de données sur le véhicule.

Nous ajoutons que pour éviter les litiges avec les autorités fiscales, il est plus sûr d'écrire un itinéraire - indiquez une destination et un lieu de départ spécifiques.

Quels documents sur le carburant et les lubrifiants (à l'exception de la feuille de route) le Service fédéral des impôts demandera-t-il ?

Les inspecteurs peuvent demander des papiers que l'entreprise rationne les frais. Le chef d'entreprise, par son ordonnance, doit approuver séparément les taux de consommation de carburant d'été et d'hiver. Pour ce faire, des courses de contrôle de voitures sont réalisées (dans des conditions données). Leur résultat est dressé par un acte de contrôle arrivée sous quelque forme que ce soit.

En outre, une commission est nommée par un arrêté séparé, qui effectuera en permanence des mesures de contrôle de la consommation de carburant dans les transports.

Un carnet de voyage est-il obligatoire ?

Non, pas obligatoire. Mais si votre entreprise possède de nombreux véhicules officiels, il est préférable de conserver un tel document. Cela vous permettra de contrôler le mouvement des lettres de voiture et leur livraison au service comptable. Le formulaire standard du journal comptable (formulaire n ° 8) a été approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n ° 78. Mais l'entreprise peut développer son propre formulaire.

Existe-t-il des documents qui peuvent remplacer les lettres de voiture ?

Le coût du carburant et des lubrifiants peut être confirmé non seulement par des lettres de voiture, mais également par tout autre document permettant de déterminer de manière fiable le chemin parcouru par le transport. Par exemple, des papiers remplis sur la base des données des appareils de mesure et de contrôle du mouvement des voitures. Un tel dispositif peut être un équipement intégrant un système de navigation par satellite (lettre du 16 juin 2011 n° 03-03-06/1/354).

De quoi dois-je tenir compte de la TVA lorsque j'achète de l'essence au comptant ?

Pour déduire la TVA, vous aurez besoin d'un ticket de caisse et d'une facture. Dans le même temps, la station-service n'émettra une facture que si le comptable (l'employé qui achète du carburant) a une procuration pour recevoir des biens et des matériaux. En l'absence de procuration, la facture ne sera pas émise. Dans ce cas, vérifiez si la TVA est mentionnée sur le reçu. Sinon, le carburant peut être comptabilisé au prix d'achat. Autrement dit, radiez le montant total qui apparaît sur le chèque en tant que dépenses. Si la TVA est indiquée, alors il vaut mieux ne pas déduire cette taxe et ne pas l'imputer à des dépenses. C'est l'option la plus sûre.

Alors essayons de comprendre Ai-je besoin d'un journal de bord ? et comment le formater?

Le journal d'émission des lettres de voiture est rempli par un responsable de toute entreprise qui effectue régulièrement des transports. Il enregistre les documents d'accompagnement remis au conducteur à chaque trajet.

La législation de 2017 n'impose pas l'adhésion au formulaire n° 8. L'entrepreneur a le droit de développer son propre document.

Le formulaire doit contenir les détails suivants :

numéro de série d'enregistrement ;
date de remise de la feuille au transporteur;
des informations sur le conducteur et le véhicule ;
date d'arrivée et remise des documents du conducteur au répartiteur ;
moment de l'acceptation de la documentation par un comptable ;
signature du chauffeur, de l'économiste et du répartiteur ;
Remarques.

La procédure de tenue d'un journal d'émission des lettres de voiture oblige le dirigeant d'entreprise à inscrire tous les points ci-dessus dans son document et à l'approuver par ordre intérieur. S'il est rempli sous forme papier, la page de titre, la période de couverture et le nom de l'entrepreneur doivent être indiqués sur la page de couverture. Habituellement, un document est délivré pour une année civile.

L'ordre de remplissage du journal

Le remplissage du journal d'émission des lettres de voiture est confié à un comptable ou à un autre représentant de l'entreprise. Le statut d'une personne est confirmé par une ordonnance interne. Un employé peut être tenu responsable d'une documentation incorrecte. Vous pouvez également confier à une autre organisation le soin de remplir le journal d'émission des lettres de voiture dans le cadre d'un contrat de service.

Les données doivent être renseignées à chaque remise de la fiche au conducteur et à son retour de course. Même les documents de voyage endommagés ou délivrés par erreur doivent être mentionnés dans le journal et avoir leur propre numéro de série.

L'employé chargé de délivrer les feuilles et de remplir le journal doit connaître les règles suivantes :

une pièce comptable primaire distincte est délivrée pour chaque véhicule ;
si plusieurs conducteurs participent au trajet, la feuille doit être adressée à chacun d'eux ;
le document de voyage n'est pas valable plus d'un mois - si le voyage est reporté, un autre document est délivré, mais les informations sur les premier et deuxième formulaires sont consignées dans le journal.

Les tâches de l'employé incluent la vérification des données saisies dans les lettres de voiture. Pour chaque type de fonds, un document d'une certaine forme est délivré. Par exemple, pour les voitures - formulaire n ° 3 et pour les camions - n ° 4-s.

En plus des véhicules inclus dans la flotte de l'entreprise, les données sur les véhicules personnels du personnel que les employés utilisent à des fins professionnelles peuvent être saisies dans le journal. Dans ce cas, la documentation du voyage dans votre propre voiture servira de base à l'indemnisation de l'employé.

La tenue d'un journal de l'émission des lettres de voiture a été simplifiée avec l'avènement des programmes de comptabilité qui vous permettent de générer des documents en ligne. Des complexes entiers ont été développés pour permettre la gestion des documents non seulement pour les économistes, mais aussi pour les répartiteurs, les ingénieurs de support technique et les mécaniciens.

Comment est rempli le journal des lettres de voiture ? Un exemple est présenté ci-dessous.

Détails obligatoires :

Le numéro de série du document est entré. Toutes les informations sont saisies ordre chronologique.
La date d'émission de la feuille est mise au format JJ.MM.AA.
Spécifié nom et prénom employé et son numéro de paie.
Le numéro du véhicule est entré.
Le chauffeur signe pour réception de la feuille.
La colonne suivante est remplie par le répartiteur lors de la réception de la documentation du chauffeur. Ce fait est attesté par une signature.
La colonne suivante est maintenue par le comptable ou la personne responsable des flux de trésorerie. Il est renseigné lors de la réconciliation des données. Il peut aussi s'agir d'un chef. La date et la signature sont apposées.
Les notes indiquent des caractéristiques, telles que la complexité de l'itinéraire, les spécificités du voyage.

Le journal d'émission des lettres de voiture est broché, les pages sont numérotées. Le chef le certifie avec un sceau et une signature. Le document est conservé pendant 5 ans.

Chaque entreprise est responsable des informations inscrites dans le journal d'émission des lettres de voiture. Le motif de remplissage ressemble à ceci :

En vidéo: Remplissez correctement la lettre de voiture

Registre des lettres de voiture - typique forme unifiée n ° 8, utilisé par les entreprises avec Véhicules(TS), pour maîtriser le fonctionnement de la flotte de véhicules et les coûts de carburant. Comment ce document d'enregistrement est utilisé, si le formulaire standard est obligatoire et si une alternative est possible, cette publication le dira.

Journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture: de quel type de document s'agit-il

Le formulaire n° 8 a été approuvé par le Comité national des statistiques en 1997 et jusqu'en 2013, il était obligatoire pour les entreprises qui ont des véhicules dans leurs bilans. Depuis le début de 2013, il n'est plus obligatoire, mais cela ne signifie pas du tout qu'il n'est plus nécessaire de tenir un journal maintenant. C'est juste que les législateurs ont permis aux entreprises de développer des formes plus pratiques du document, tout en conservant néanmoins un ensemble complet de détails obligatoires. Notez que la plupart des entreprises utilisent encore le registre des lettres de voiture. , en ajoutant les colonnes nécessaires (importantes pour l'entreprise).

Une forme typique ou modifiée du journal est entrée dans le flux de travail avec une marque dans la politique comptable ou une commande distincte du responsable. Habituellement, le journal est mis à jour chaque année, cependant, dans les grandes entreprises de transport automobile, un cycle mensuel est souvent défini, qui est également mentionné dans la politique comptable de l'entreprise. En tant que pièce comptable principale, règle générale la revue est conservée dans l'entreprise ou dans les archives pendant au moins cinq ans.

Journal des mouvements de lettre de voiture : comment il est appliqué

La loi oblige les entreprises et les entrepreneurs à utiliser le TS dans leurs activités diverses catégories, délivrer aux conducteurs des lettres de voiture (PL) - documents donnant le droit de les exploiter. Il enregistre des informations sur l'itinéraire, le reste et le mouvement du carburant, les lectures du compteur de vitesse, les caractéristiques du flux de travail (par exemple, le nombre d'ascenseurs), l'heure d'aller au travail et d'arriver au garage. Grand et entreprises de transport automobile pratiquer l'émission quotidienne de lettres de voiture. Les petites organisations dont les activités ne sont pas liées au transport motorisé peuvent émettre une feuille de route pour les conducteurs jusqu'à 1 mois. Mais, quelle que soit la fréquence d'émission des bons, ils doivent être inscrits au registre des PL.

Exigences pour remplir le journal

Le formulaire n° 8 est un magazine dont la page de titre indique le nom de l'entreprise, son statut et la période de couverture. Le journal lui-même est un tableau dans lequel des informations sont saisies sur toutes les lettres de voiture émises par l'entreprise. Même si l'un d'entre eux est mal rempli et gâché, il est attaché au journal avec la marque "Détruit", et son numéro doit être inscrit dans l'ordre chronologique général du journal.

Comme beaucoup de registres, le journal a une numérotation continue des feuilles, est cousu, certifié par la signature du responsable et le sceau de l'organisation (le cas échéant). La responsabilité de remplir le document et l'exactitude des informations qu'il contient incombent à l'employé chargé d'effectuer ce travail sur ordre de la direction ou conformément à fonctions officielles. Le registre des lettres de voiture, formulaire 8, est téléchargeable ci-dessous. Il ressemble à ceci :

Toutes les colonnes de ce formulaire sont obligatoires. Ils reflètent dans l'ordre chronologique des informations sur le numéro du sous-marin, la date de délivrance, le nom complet du conducteur à qui il a été délivré et sa signature de confirmation. Lors du retour de la lettre de voiture, une note est faite à la date de son retour et confirmée par la signature de l'expéditeur, qui accepte la feuille et la transfère au comptable pour traitement. Le comptable confirme également le transfert des pièces justificatives en main propre lors de la réception.

Registre des lettres de voiture : remplissage de l'échantillon

Date d'émission du p/l	Chauffeur	Numéro de garage TS				Noter
Date d'émission du p/l		Numéro de garage TS	chauffeur en réception de p/l	répartiteur et la date d'acceptation du p / l et des documents du chauffeur	comptable et la date d'acceptation du p/l	Noter

	Sergeev Anton Mikhaïlovitch		peinture pilote	signature du répartiteur	13/01/2017 signature du comptable	rempli avec les particularités de l'itinéraire, etc.
	Perchine Andreï Viktorovitch		peinture pilote	signature du répartiteur	13/01/2017 signature du comptable

Les entreprises et les hommes d'affaires ont le droit de compléter le tableau avec des colonnes avec différentes informations qu'ils jugent nécessaires. Ainsi, de nombreuses entreprises saisissent des informations sur l'itinéraire du véhicule, les marchandises livrées, le kilométrage du véhicule, la consommation de carburant, etc.

L'importance de ce document comptable est également déterminée par le fait qu'il s'agit de l'une des confirmations du fonctionnement des véhicules de l'entreprise et, par conséquent, des coûts de carburant, ce qui peut réduire assiette fiscale en réduisant les paiements correspondants. De plus, le journal, enregistrant les sorties des chauffeurs sur la ligne et des informations sur le temps de travail, sert de base à l'accumulation les salaires chauffeurs de l'entreprise.

Le journal d'émission des lettres de voiture doit être tenu par toutes les organisations qui ont du fret ou voitures. Naturellement, ceux qui effectuent des déplacements bénéfiques pour l'entreprise.

FICHIERS 2 fichiers

L'importance de conserver un document réside dans le fait qu'il enregistre les lettres de voiture, qui, à leur tour, sont une confirmation des coûts encourus par l'organisation. Sans journal, il est plutôt problématique d'observer l'ordre dans le traitement des lettres de voiture et de prouver leur existence en général (avec de gros volumes de travail).

Façon de conduire

Le remplissage du journal d'émission des lettres de voiture peut être organisé exclusivement sous forme papier. Il n'est pas possible de saisir les informations nécessaires sous forme électronique (uniquement si chacun des chauffeurs, répartiteurs et comptables de l'organisation possède sa propre signature électronique).

Dès le début de la maintenance, le document est imprimé, si nécessaire, fourni avec des feuilles supplémentaires. À la fin de la période de référence, il est cousu, certifié par la signature du responsable de l'organisation et conservé pendant 5 ans supplémentaires.

Idéalement, il devrait être utilisé en permanence par un employé responsable de l'émission et de la réception des lettres de voiture des chauffeurs.

Composants d'un magazine

La forme du document se compose de deux feuilles. Une fois terminé, le magazine est un livre avec une couverture et plusieurs feuilles imprimées et disposées sous forme de tableau. Sur la couverture, au centre, il y a le nom du magazine indiquant l'année (mois) de remplissage (généralement sa durée de validité est de 1 an, mais il existe aussi des options à court terme, pour un mois).

En haut de la couverture, le remplisseur écrit le nom complet de l'organisation, le code de document OKUD (pour le formulaire intersectoriel standard n ° 8 c'est 0345008, il est immédiatement saisi dans le formulaire), le code OKPO.

Le tableau, qui se trouve sur la deuxième feuille du journal, contient des colonnes. Chacune de ces colonnes assume le contenu des informations suivantes :

Numéro de bordereau. Le document a une numérotation continue. Toutes les entrées sont faites dans l'ordre chronologique.
Date d'émission de la lettre de voiture (date).
Informations sur le conducteur : nom complet en toutes lettres, le cas échéant - numéro personnel.
Les numéros du garage (pas de plaque d'immatriculation) de la voiture.
La signature du chauffeur comme garantie qu'il a bien reçu la lettre de voiture.
"Autographe" de l'expéditeur qui a reçu la lettre de voiture avec des marques, ainsi que d'autres documents de voyage (ces données sont indiquées dans la note).
Signature du comptable. Il est établi après l'entrée de la lettre de voiture dans le service comptable.
Noter. Cette colonne est destinée aux données qui sont d'une importance fondamentale pour l'émission ou l'acceptation des lettres de voiture. Il indique les marques (ou leur absence) sur les documents, les corrections, propriétés physiques papier entrant, etc.

La deuxième feuille du magazine peut durer aussi longtemps que vous le souhaitez. L'essentiel est que les lettres de voiture qui y sont inscrites portent la date d'émission appropriée. L'employé n'a pas le droit de saisir des informations non pertinentes ou délibérément fausses dans le journal.

Quant à la durée de conservation, selon les normes en vigueur, le journal d'émission des lettres de voiture est conservé pendant au moins 5 ans.

Point important! Les informations sur tous les documents délivrés doivent être inscrites dans le journal d'émission des lettres de voiture. Si la lettre de voiture n'est pas enregistrée, le service comptable n'a pas le droit de l'accepter.

Qui remplit

Le responsable de l'organisation est initialement désigné pour être automatiquement responsable de la tenue du journal. Mais dans la grande majorité des cas, il confie cette tâche à ses subordonnés. Vous pouvez le faire de deux manières :

À travers contrat de travail(en prescrivant cela comme les devoirs directs d'un certain employé).
Par commande séparée. Le document s'intitulera "Ordonnance portant nomination d'une personne chargée de tenir un registre de l'émission des lettres de voiture". Il est sous forme libre. L'essentiel est qu'il porte la signature du responsable, les détails de l'organisation, les données sur l'employé nommé et sa signature en signe d'accord avec le contenu.

Le travailleur affecté n'a pas besoin de suivre une formation spéciale pour tenir un journal.

Le cadre législatif

Le formulaire et l'échantillon de remplissage ci-joints sont un formulaire intersectoriel standard n° 8, qui a été adopté par le décret n° 78 du Comité national des statistiques le 28 novembre 1997. Elle est pendant longtempsétait en usage, et maintenant n'a pas perdu de sa pertinence.

Cependant, depuis 2013, l'utilisation d'un tel formulaire est devenue une procédure facultative. Chaque organisation a le droit de choisir indépendamment les formulaires de marquage de l'émission des lettres de voiture qu'elle utilisera.

L'organisation peut même apporter des modifications aux formulaires de documents existants pour sa propre commodité. L'essentiel est que ces actions soient confirmées par un ordre séparé du chef avec une signature et un sceau, et soient également notées dans la politique comptable de l'entreprise.

Si vous utilisez le formulaire standard, de telles mesures ne sont pas nécessaires. De plus, la forme standard de la revue satisfait à toutes les exigences qui s'y appliquent. En apportant des modifications aux colonnes, le remplisseur court le risque de se retrouver dans une situation de violation de la législation du travail ou de la fiscalité. Pour ces raisons et d'autres, le formulaire n° 8 reste en usage.

Compléments possibles

Comme le magazine est utilisé depuis longtemps, un certain nombre d'entreprises ont complété les colonnes avec les leurs. La pratique a montré qu'il convient d'ajouter également à ce journal :

L'itinéraire de la voiture le long duquel elle se déplacera. Certains indiquent simplement le point d'arrivée.
Quelle cargaison est livrée par le véhicule.
Kilométrage.
Consommation de carburant résultant d'un voyage, etc.

Naturellement, toutes ces données ne sont renseignées qu'après le retour de la lettre de voiture ou même après sa réception par le comptable de l'organisation. Quelles que soient les modifications apportées à formulaire existant, ils doivent être justifiés par une ordonnance distincte du chef.

Le journal d'émission des lettres de voiture est l'un des principaux documents confirmant les dépenses d'une organisation ou d'un entrepreneur individuel pour le carburant. Si un entité a choisi un système d'imposition qui tient compte des dépenses, alors ce document est particulièrement important lors du calcul des impôts dus par l'organisation.

"Journal d'enregistrement du mouvement des lettres de voiture" - une forme spécialisée de remplissage de documents par les entreprises, approuvée dans le cadre de la législation au moyen d'une résolution comité d'état statistiques de la Fédération de Russie de 1997. Ce formulaire est pertinent et applicable s'il y a des véhicules au bilan de l'organisation et que des lettres de voiture sont émises. Grâce à ce formulaire, vous pouvez conserver un dossier analytique détaillé des documents qui sont délivrés au conducteur. Par ailleurs, le registre des lettres de voiture comporte un champ dans lequel est inscrite la date d'acceptation de la feuille par le comptable. Ceci est très pratique pour configurer le flux de travail, vous pouvez immédiatement savoir lequel des employés enfreint les règles convenues pour la fourniture de documents.

Un document peut être stocké et enregistré sous plusieurs formats, notamment sous forme imprimée et formulaire électronique, ce qui est pratique pour stocker, comptabiliser et organiser les informations. Ce document contient des données sur toutes les feuilles qui ont été émises, et cela ne dépend pas de leur type de formulaire. Les documents font l'objet d'une numérotation de type continu. Il s'avère que vous devez tenir régulièrement un journal consolidé, car il est nécessaire de le constituer l'antidatation mauvais.

Contenu des documents

En fait, le papier comprend plusieurs détails et caractéristiques, physiquement c'est la couverture et une partie de la valeur du tableau. Dans la couverture, le nom de l'entreprise et la période pour laquelle ce magazine a été produit sont notés. Il existe plusieurs valeurs importantes dans l'élément table.

valeur numérotée (elle est individuelle pour chaque document);
la date est notée au moment du remplissage et de la délivrance ;
informations sur le conducteur et le numéro personnel ;
numéro de voiture (valeur garage);
signature de l'employé pour la réception du document ;
signature de l'officier répartiteur pour accepter le papier de l'officier compétent pour conduire le véhicule ;
la signature du comptable et une indication de la période (date) au cours de laquelle la lettre de voiture et les documents du conducteur ont été acceptés ;
une note à jour par la personne qui maintient ce formulaire.

La note est destinée à déchiffrer les informations disponibles dans d'autres colonnes afin que tout utilisateur intéressé du reporting puisse comprendre les informations contenues dans le tableau.

Le formulaire de registre des lettres de voiture 8, téléchargeable sur le site internet, doit être rempli directement par un employé de l'entreprise spécialement habilité à le faire. Si la délivrance du document est effectuée par une société tierce sur la base d'une relation contractuelle, alors un spécialiste d'une organisation tierce avec laquelle un contrat a été conclu, dont l'objet sont des services de ce type, peut être rempli. Toutes les nuances sont prescrites dans la relation contractuelle avec cette société, de sorte qu'il n'y ait plus de questions inutiles sur qui, quand remplit tel ou tel formulaire et comment le paiement des services est effectué. Le journal de comptabilisation des lettres de voiture contient un échantillon remplissant un membre du personnel spécial et ordinaire qui n'a jamais rencontré un tel formulaire auparavant, peut le remplir de manière incorrecte, ce qui entraînera inévitablement des amendes de la part des autorités de réglementation.