Методи за управление на времето за всеки вкус: от швейцарско сирене до домат.

В тази статия ще анализираме ТОП 5 ефективни методологииуправление на времето.

Техники за управление на времето. номер 1 Правилото на Парето.

През 19 век известният италиански икономист Филфредо Парето открива простия принцип 80/20, според който само 20% от задачите, които изпълняваме, носят 80% от резултата.

Вашата задача, преди да изпълните каквато и да е задача, е да се научите да си задавате прост въпрос: „Какво ще ми донесе изпълнението на тази задача?“. Ако отговорът ви удовлетворява, тогава задачата си струва да се изпълни. Ако не, тогава може би тази задача трябва да бъде отложена.

Техники за управление на времето. номер 2 Матрицата на Айзенхауер.

Спешните задачи в повечето случаи не са важни. А важните задачи в повечето случаи не са спешни.

До този извод стигна 34-ият президент на Съединените щати Дуайт Айзенхауер. Той измисли специална матрица, с която лесно можете да определите дали си струва да изпълните определена задача.

Техники за управление на времето. номер 3 ядене на жаби

Техниката е доста проста. Животът на всеки човек е пълен с малки неприятни неща, които не искате да правите. Тези малки неприятни неща ни пият кръвта с присъствието си. В управлението на времето тези случаи се наричат жаби. Важно е да се научите как да се отървете от тях.

За да направите това, приемете за правилно „да ядете една жаба“ всяка сутрин.

Например, трябва да попълните отчет, но не искате. Дойдоха на работа сутринта и първо седнаха да попълнят отчета.

Техники за управление на времето. № 4 Нарязване на слон на пържоли.

Когато човек е изправен пред голяма и сложна задача, мотивацията ни да я изпълним е малка (или изобщо липсва).

Когато човек стои пред малък и проста задачаправим го бързо и лесно. Именно поради тази причина големият и предизвикателни задачитрябва да се нарязва (разделя) на малки и разбираеми.

Техники за управление на времето. № 5 Помодоро.

Човекът не е робот. Не можем да работим 24 часа в денонощието. Нашата производителност се подчинява на прости закони.

Първо, ние участваме в процеса и набираме инерция. Тогава достигаме върха на нашата активност. И тогава идва спадът.

93% от хората имат мечта
който може да бъде завършен до края на седмицата,
и я превръщат в мечтата на цял живот.

(Народен афоризъм).

Често няма достатъчно вътрешна мотивация за неприятни, но необходими неща. Какви неща могат да бъдат това? Например студени разговори с клиенти, работете комплексен проект, джогинг сутрин и т.н. В управлението на времето има няколко техники, които да помогнат да започнете такива неща. Ще разгледаме следното: техниката на „ядене на жаби“, техниката на „разделяне на слон на пържоли“.

1) Техника за ядене на жаба.

Малки, но не много вкусни неща, подобни на зелена, мокра и лепкава жаба, се наричат жаби. Тази техника е да изядете една от тези жаби сутрин. И така, представете си, дошли сте на работа сутринта и веднага се обадили на неприятен клиент, след което ходите цял ден с чувство на щастие, защото най-неприятната задача вече е зад гърба ви. Ако яденето на жаба се прехвърля от сутрин на обяд, от обяд на вечеря, от вечеря на следващия ден, тогава негативното от мислите ще преследва безкрайно, отнемайки енергия за приятни задачи. Яжте една жаба за закуска и след няколко седмици животът ще блести с нови цветове. Много е важно да се възнаграждавате след всяка жаба, която ядете. Например, пазаруване или шоколад.

2) Разделете слончето на пържоли.

Знаем, че глобални, големи неща, като писане на книга, ремонт на къща, учене чужд език, подобряващи физическата си форма, обикновено се отлагат за по-късно, тъй като изглеждат много големи. Като слон... Но пътят към постигането на житейските си цели, което означава щастлив животлежи през такъв слон. То като жабите трябва да се яде. Няма да можем да направим това наведнъж, така че слонът трябва да бъде разделен на части, пържени слонски пържоли и да се яде по една такава пържола всеки ден. Например ремонтът на апартамент е слон. При мисълта, че трябва да се яде, целият апетит изчезва. Но ако го разделите на части: изчислете цената на ремонта, измерете площта на стаите, вземете решение за дизайна, извадете стари мебелии т.н., тогава ще бъде много по-лесно да изядете такъв слон.

На работа е същото. Вземете, например, такъв слон като учене как да работите върху технологиите за продажби. Всъщност е необходимо да се вземат предвид всички тънкости и мъдрост на работата на всеки етап при взаимодействие с клиент. И така, какви пържоли можем да изпържим? Като начало ще го разделим на етапи и ще започнем постепенно да ядем първия. Освен това в него ще изберем повече елементи и ще направим от тях по-малки пържоли. Например поздравителни фрази, които трябва да научите веднъж завинаги, или невербалният аспект на общуването с клиент в този етап. След това пристъпваме към една малка пържола и я ядем за един ден. Нека да бъде например такова обучение: Вместо да питате: „Мога ли да ви помогна?“ Задаваме въпроса: „Какви бижута харесвате?“. И ние ядем такива мини-пържоли всеки ден на всеки етап. След месец няма да има и следа от нашия слон, а продажбите само ще се увеличават.

ЦЕЛ: Започнете таблица в дневника си, наречена „Моите пържоли и жаби“.

· Ако сте планирали конкретна задача и сте я решили, поставете отметка.

· Ако сте планирали конкретна задача, но не сте я решили, поставете тире.

· Ако задачата не е била планирана, тогава не поставяйте нищо.

· Голям бройтирета ви дава сигнал, че трябва да обърнете внимание на тази задача Специално внимание.

· Масата трябва да бъде окачена на видно място (например над работния плот).

· ВАЖНО! ако разбереш, че имаш поне 80% отметки, значи в края на седмицата си правиш подарък, награда! Така се развивате условен рефлексда изпълняват неприятни задачи (жаби) и да постигат големи цели (слонове).

Литература по управление на времето.

Архангелски Г. Организация на времето: от личната ефективност до развитието на фирмата.
Архангелски Г. Time Drive: Как да управляваме да живеем и работим.
Горбачов А. Управление на времето за нула време.
Лейкин А. Изкуството да бъдеш в крак.
Кови С. Основният акцент е върху основните неща.
Тамплиер Р. Правила за самоорганизация: Как да правим всичко, без да се напрягаме.
Мансер М. Управление на времето. Ефективно управление на времето.

Статия подготвена от Марина Молчанова

Водещ бизнес треньор в Diamond Training

1. Планиране.Гурутата по управление на времето (например Стивън Кови) настояват, че най-подходящият сегмент за оперативно планиране е една седмица. И ето защо. Това е седмица, която ви позволява да не се заключвате в един ден и да виждате бъдещето. Значителна част от делата просто не могат да бъдат завършени през деня, а седмичното планиране ви позволява да планирате реда за тяхното изпълнение. Освен това често прехвърляме недовършеното в абстрактно (и безплатно) утре и ако е планирана цялата седмица, тогава това дисциплинира.

2. Списъци със задачи за всеки ден.За някои те са важна помощ, докато за други са просто депресиращи. Ти избираш. Но ако "планирате" деня, тогава започнете с онези действия, които са обвързани с определен час, например среща в 17 часа. След това запазете време за важни задачи - например във вторник трябва да се обадите на клиент D. - да речем, в 11 часа; и преди срещата подгответе номерата (в края на краищата те определено ще попитат), очакваното време за завършване е един час. Възможно е и необходимо да се планира, но не всяка минута - винаги има външни обстоятелства, които не могат да бъдат отхвърлени: спешни заповеди от властите, технически проблеми, задръствания, все пак. В дневния план трябва да има времеви пропуски. И ако всичко върви добре, тогава ще завършите „петгодишния план за три години“.

3. Захващам се за работа.Експертите по управление на времето предлагат постоянно да отлагате задачите за „ядене“. Например, метод на жабаподходящ за решаване на бързи, но неприятни въпроси - едно обаждане, разговор, броене и т. н. Изберете такава жаба и я „изяжте“ още в началото на работния ден. През останалото време излизайте на свобода. Ако има много жаби, тогава планирайте менюто си за седмица или месец.
Метод на швейцарско сирене: ако случаят е объркващ и реда за изпълнение може да е различен - „изяжте“ дупки от него. Започнете отвсякъде: първо напишете най-простата част от отчета, попълнете полетата на въпросника, които помните наизуст и т.н. Основното нещо е да извършвате поне някакво полезно действие всеки ден (час / седмица / месец). В резултат на това корпусът ще бъде „корозиран“ и в крайна сметка ще остане да го довършите с един замах.
метод на слонаизползва се за големи и сериозни случаи. Те трябва да се нарежат на пържоли - изпълними части, и постепенно да се приготвят. Основната разлика от "швейцарското сирене" е, че нещата не се правят в произволен ред, а системно, в строга последователност.

4. Правете по-малко и получавате повече.Правилото 20/80 или законът на Парето казва, че 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията дават само 20% от резултата. Например 20% от клиентите генерират 80% от приходите. Правилото е ярко и запомнящо се, въпреки че на практика процентът усилие/резултат не е непременно точно такъв. Но ти си навън собствен опитзнаете, че простите действия понякога водят до сериозен резултат, а големи разходи на време и усилия могат да бъдат пропилени, че отнема не по-малко време за някакви глупости, шлифоване на детайли, отколкото за основната, смислена част от работата. Заключение: изберете ключови действия и в условията на липса на време - ограничете се само до тях.

Запознати ли сте с понятието "управление на времето"? Ако не, вземете спешно това полезно запознанство! Седемте съвета по-долу ще ви помогнат да управлявате времето си ефективно.

Списък със задачи

Вземете лист хартия, химикалка и бързо напишете списък със задачи, които се нуждаят от вашето внимание. След десетминутна почивка погледнете критично творението си. Кое от горните ви пречи да поставите отметка в квадратчетата до всеки елемент?

Зачеркнете излишното

Прегледайте списъка отново. Сигурни ли сте, че трябва да прочетете всички тези книги? Ще ви помогнат ли по някакъв начин? Безмилостно зачеркнете ненужното. Времето е ограничен ресурс, така че трябва да се изразходва само за полезни неща.

правило за две минути

Всеки, който малко или много е запознат с управлението на времето, е чувал за правилото за две минути: всички задачи, които отнемат не повече от пет минути, се изпълняват незабавно и се зачертават от списъка с чиста съвест. Подреждане на чантата си, организиране на храната в хладилника, почистване на рафтовете – всяка от тези малки задачи ще ви отнеме средно пет минути от времето ви. Така за половин час можете да имате време да завършите до десет неща!

Яжте жаба

Не, в никакъв случай не ви насърчавам да станете гурме и да опитате известния френски деликатес. „Жабите“ в управлението на времето са най-малко приятните неща, които постоянно оставяме на заден план. Най-добре е да ядете такива "жаби" сутрин. Да кажем, че трябва да напишете отчет. Представете си как го пишете, до най-малкото число. И сега, с титанично усилие на волята, се насилете да изпълните тази задача. Се случи? Ура! През останалата част от деня можете да направите нещо по-интересно.

Разделете "слона"

„Слоновете“ се наричат най-трудните неща. Ако се опитвате по този и по този начин да се приближите до "слона", но нищо добро не излиза от това, опитайте се да го разделите на части. Разбиването на етапи ще ви помогне да се справите с масивно животно много по-бързо. Не забравяйте за основното правило: трябва да се връщате към тези малки части от един голям бизнес всяка свободна минута. Например решавате да научите хинди. Сутрин научете няколко граматически правила, следобед - 15 нови думи, а вечер се опитайте да съставите изречения, използвайки научените думи и правила. Преди да имате време да погледнете назад, този непоносим индийски "слон" ще падне в краката ви!

Не се хвали...

Празните клетки пред планираните калъфи причиняват досада, но зелените отметки моментално ви ободряват. Изпълни задачата - зачеркни я и се потупай доволно по главата. Заслужавате любимата си торта или поне едно пътуване до киното!

Направете равносметка

Вземете за правило всяка седмица или месец (на вкус и цвят, както се казва) да обобщавате. Така че ще видите, че няколко „жаби“ безопасно са препуснали в галоп, „слоновете“ са забележимо отслабнали и много неща са завършени напълно. Наистина ли е хубаво? Все пак би! Не забравяйте да се похвалите и да добавите нови неща към списъка.

Следвайте тези прости правила, и няма да забележите как ставате гуру в областта на управлението на времето!