Förfrågningar i arkivet i elektronisk form. Provansökan till arkivet om anhöriga

Om du vill veta hur man gör en förfrågan till arkivet om anhöriga eller förfäder, då är den här publikationen definitivt något för dig. Befolkningens förfrågningar är indelade i tre typer: sociorättsliga (intyg om arbetslivserfarenhet etc.), tematiska (biografiska uppgifter om en person) och genealogiska. Separat material tillhandahålls för de två första arterna, och här kommer vi att överväga i detalj frågan om hur man gör en begäran till arkivet om förfäder. En länk till en gratis nedladdning av flera exempelformulär finns i slutet av artikeln, men vi uppmuntrar dig att granska förklaringarna innan du skickar in för att öka sannolikheten för ett positivt svar med härkomstinformation från en statlig myndighet. För de läsare som vill spara tid och nerver föreslår vi att man beställer en släktundersökning till arkivet om släktingar på vårt släktforskningskontor. Som en del av denna tjänst kommer vi, mot en nominell avgift, att sammanställa en kompetent text och tillhandahålla de exakta koordinaterna för de arkiv dit du behöver skicka ansökan. Läs sedan de intressanta nyanserna av relationer med anställda i läsrum och dokumentlagringsavdelningar, eftersom det i de flesta fall är de som arbetar med förfrågningar om släktingar som kommer från medborgare.

Innan du gör en förfrågan till arkivet om förfäder, var uppmärksam på det viktiga psykologisk faktor vid kommunikation med företrädare för regionala organisationer dit dokument över hundra år gamla från registret ska överföras. Grundarna av sajten sökte efter släktingar i mer än femtio regioner i landet och, med tanke på denna statistik, avslöjades det att de flesta av personalen på statliga arkiv är utbildade och intelligenta människor. Enligt personalen ligger det inte i deras intresse att fördröja behandlingen av arkivförfrågningar, eftersom ju tidigare de hjälper sökanden, desto snabbare kommer de att påbörja sina direkta uppgifter. Det är värt att överväga det faktum att intäkterna från att lösa problem på förfrågningar om anhöriga (och detta är en betald tjänst) går till statskassan och inte till någon specifik entreprenör. På grund av att svar på förfrågningar till arkivet om förfäder inte hänför sig till anställdas huvudsakliga verksamhet, kan din ansökan avslås utan att skälen till avslaget förklaras eller med ett formellt svar. På vissa internetresurser federala myndigheter så står det skrivet: "arkivet behandlar inte förfrågningar av genealogisk karaktär om anhöriga på grund av den stora anställningen av specialister."

Med folkbokföringskontor (registrering av civilståndshandlingar) är det annorlunda. De är skyldiga att svara på en förfrågan till arkivet om anhöriga. Ansökningarna varierar dramatiskt, vissa är intresserade av äktenskap eller dess upplösning mellan äldre familjemedlemmar, andra söker efter ett födelse- eller dödsattest för en släkting. Lagstiftningen ändras med jämna mellanrum, varför det exakta förfarandet för att verkställa förfrågningar till arkivet om förfäder bör vara känt vid tidpunkten för begäran. Anstalten kan kräva bevis på släktskap med personen eller dödsattest. Till exempel, under en av studierna av familjen, klargjorde en anställd vid dokumentlagringsavdelningen på registerkontoret att det är tillåtet att begära information endast om de döda, och endast barn kan göra detta utan ytterligare tillstånd. Det förväntas att människor kommer att återställa bevis personligen eller genom auktoriserade representanter. Det vill säga att ett barnbarn, med levande föräldrar, inte får ett positivt resultat på en förfrågan till arkivet om tredje generationens släktingar (farföräldrar). Om fadern eller mamman inte kan söka uppgifter måste de utfärda en fullmakt till notarien i exekutorns namn, vilket kan vara vem som helst. Men, som redan nämnts, blir den faktiska algoritmen för åtgärder känd i specifika situation under perioden för dess förekomst och beror på graden av släktskap hos medborgaren som skickar begäran till arkivet om förfäder, med önskad person. Det finns logik i strikta regler. Få läsare kommer att vara nöjda med det faktum att någon annan fritt "gräver" i sina släktingars biografi och relationer eller genomför en studie av familjehistoria och försöker hitta kompromissande bevis i själviska syften.

Hur man gör en förfrågan till arkivet om släktingar

Efter att ha förklarat det grundläggande konceptet för tillvägagångssättet för att kommunicera med arkivarier, låt oss gå vidare till kärnan i ämnet för publikationen på Livemems släktforskningswebbplats. Hur gör man en förfrågan till arkivet om anhöriga så att den inte ignoreras och verkställs så snart som möjligt? Bestäm först till vilket stadsarkiv eller registerkontor du behöver ansöka med din ansökan för att söka efter en förfader. Valet av institution för att skicka en begäran om anhöriga beror på typen av uppgift (återhämtning av intyg eller inhämtning av information) och datum för händelsen (födelse, vigsel eller död). Enligt bestämmelserna, om det inte har gått hundra år sedan dokumentet skapades, måste det förvaras av de territoriella registerkontoren. Men från vår familjeforskningsbyrås praxis är det känt att mer "unga" register över handlingar av civilstånd också finns i de regionala arkivens förråd. Det vill säga när familjedokument av sovjetiskt ursprung är av intresse, ska en begäran om släktingar skickas till registerkontoret på platsen för evenemanget, och om de redan har överförts till de federala arkiven kommer du att informeras om detta i ett svarsbrev. Offentliga tjänster utvecklar en centraliserad elektronisk databas med relevant information om medborgare, därför är det möjligt att det snart kommer att vara möjligt att skicka förfrågningar om förfäder till lokala organisationer.

Med tanke på fallet med en begäran om att söka efter fakta om släktingar från kyrkans församlingsböcker (föregångarna till böcker med civilståndshandlingar, som var officiella handlingar ~ fram till 1917), är det värt att uppmärksamma det faktum att det är nödvändigt att göra tvärtom. Begär inledningsvis information om förfäderna från de federala arkiven, beroende på regionen där händelsen inträffade, och om dokumenten inte överfördes till dem för lagring, kommer sökanden att omdirigeras till registerkontoret. Låt oss notera den invecklade förvirringen med regionerna, där gränserna ibland ändrades inom ramen för den administrativa-territoriella uppdelningen. Det finns tvetydiga situationer när en by (by, stad) och församlingen i dess kyrka, till exempel, 1850 tillhörde en provins och 1851 till en annan. Det innebär att kyrkoförsamlingsböcker med släkthistoria för en viss ort kan föras av två regionarkiv. Det finns en möjlighet att medborgaren inte kommer att informeras om detta, och begäran kommer att besvaras med det klassiska svaret "hittades ej". Om du är osäker på noggrannheten i behandlingen av en förfrågan till arkivet om släktingar, duplicera brevet till institutionerna i närliggande städer, dit böcker med register över förfäders riter i omtvistade territorier kunde skickas.

Nu ska vi direkt förklara själva proceduren för att fylla i en arkivansökan för att söka information om förfäder med att skriva korrekt textkompanjemang. Låt oss överväga situationen med exemplet på en genealogisk begäran till statsarkivet, eftersom när det gäller registerkontoret är åtgärderna ganska lika, och formulären som vi förberedde med hjälp av länken för gratis nedladdning i slutet av publikationen inte behöver ytterligare förklaring. En förfrågan till arkivet om anhöriga kan villkorligt delas in i tre block (som i provet på första bilden): vart överklagandet skickas, dess kärna och av vem det skickades. Låt oss säga direkt att alla delar måste fyllas i, om minst en utelämnas, så kommer din ansökan med en sannolikhet på 99% att avslås. Innan, hur man frågar arkivet om förfäder, gå in på institutionens webbplats eller kontrollera per telefon om anställda är involverade i deras utförande i princip. Och om arbetet med medborgaröverklaganden på temat att söka efter uppgifter om anhöriga pågår, ta reda på på vilket sätt det skulle vara bekvämare för arkivet att ta emot en ansökan – av e-post eller traditionellt skrivande. När förfrågningar endast behandlas på fysiska medier (i skrivande), kommer det inte att vara överflödigt att komplettera paketet med ett andra kuvert. Tyvärr, enligt arkivariers berättelser, kan ibland, just på grund av bristen på egna medel för vidarebefordran, förfrågningar om släktingar ignoreras (ju mindre arkivet är, desto mer blygsam budget för kommunikation om familjens förfäder).

När det gäller innehållet i dokumentet är det nödvändigt att veta följande nyanser. Arkivet dit förfrågan om släktens förfäder skickas och avsändaren finns i ett visuellt enda utrymme - i det övre vänstra hörnet. I detta fall ska ansökan skickas till direktörens namn. Du hittar det exakta namnet och den nuvarande chefen på institutionens webbplats. Denna del av begäran om information om släktingar ser ut ungefär så här: "Till chefen för statsarkivet för ett sådant och ett sådant ämne i Ryska federationen (region, republik, territorium, etc.), hans efternamn, förnamn, patronymic (från en ny rad)". Ange sedan ditt fullständiga namn i formuläret. sökanden, hans faktiska bostadsadress (där du kan ta emot korrespondens), samt kontaktuppgifter (telefonnummer eller e-post, och helst båda). Anonyma förfrågningar till arkivet om anhöriga och överklaganden utan att ange sätt för återkoppling, av förklarliga skäl, accepteras inte för verkställighet av anställda.

Hur skriver man texten i ansökan för att öka chanserna för ett positivt resultat? Vi anser det nödvändigt att vederlägga den utbredda myten som säger: "ju mer detaljerad kärnan i förfrågan till arkivet om förfäder är, desto högre är sannolikheten att få ett svar med information från släktingar." Detta tillvägagångssätt är relevant när man interagerar med privata släktforskare eller specialiserade organisationer som vår familjeforskningsbyrå "Keepers of Family Secrets". Men med statliga institutioner borde allt ske precis tvärtom. Ju tydligare och mer kortfattat uppgiften är formulerad, desto mer sannolikt är det att få arkivet att lösa frågan och överväga begäran om anhöriga på kort tid. Du bör inte skriva en uppsats om respekt för förfäderna, ange bara de exakta fakta: plats med födelsedatum, ort, namn på en släkting, grad av förhållande och även typen av inträde. Du kan skriva ungefärliga data, men det kommer att öka kostnaden och tiden för att utföra en genealogisk fråga i arkivet om förfäder, och i vissa fall göra det omöjligt att söka information om släktingar. I slutet av arkivförfrågan, notera att intresset är relaterat till återställandet av stamtavlan, och du accepterar att betala för arbetet. Försök att passa in essensen i 3-4 rader.

En kompetent vädjan till arkivet med en begäran om att återställa förfädernas historia ser ut ungefär så här: "Snälla hitta i registret över min farfars födelse (eller död) sådant och sådant (hans efternamn, förnamn, patronym) för X-året i byn (by, stad) N. I avsaknad av mått skulle jag vara tacksam om du informerar om säkerheten för revisionssagor, bekännelseutlåtanden och andra genealogiska källor för angiven period. Med en lyckad sökning efter en släkting skulle jag vilja utfärda ett arkivintyg (gör ett utdrag, en fotokopia eller ett foto av sidan). Jag är redo att betala för tjänsterna." När du är intresserad av förfädernas äktenskapsrit, ersätt helt enkelt frasen om födseln med lämplig text om äktenskap. Arkivpersonalen välkomnar inte vaga formuleringar och storskaliga förfrågningar om släktingar i form av "utför en genealogisk undersökning av släkten" eller "Jag vill veta släktforskningen för mitt efternamn" Lösningen av sådana problem är ganska svår, och arkivet kommer sannolikt inte att ta sig an dem, eftersom genealogin av familjen är inte dess kärnverksamhetsområde. I informella samtal noterar arkivarier att artiga och kulturkommunikation motiverar dessutom till högkvalitativt arbete, vilket i princip är ganska naturligt. På institutioners enskilda webbplatser, i avsnittet med regler för handläggning av ansökningar, skriver de: "förfrågningar till arkivet om anhöriga som innehåller obscena uttryck tas inte till behandling." Det är läskigt att föreställa sig vilken typ av befolkning man har att göra med. Tappa inte ansiktet, misskreditera inte minnet av dina förfäder och uppför dig med värdighet!

Längst ner i formuläret anger du datum och tecken. Det vill säga att du behöver skriva ut dokumentet, signera och skanna det (om vi pratar om att skicka det via e-post). Vi uppmärksammar läsarna på att det inte är någon idé att duplicera att skicka en förfrågan till arkivet om anhöriga, eftersom en ny förfrågan kommer att gå till slutet av kön och skapa en onödig börda för de anställda. Bättre, skicka en fråga till institutionen: "Jag ber dig att klargöra stadiet för genomförandet av min begäran från datum Y, sökanden är sådan och sådan." När det gäller tidpunkten lyfter vi fram att arkivets utförande av arbetet kan ta både några dagar och flera månader. Det finns bekräftade fall på Internet då du fick vänta 10 månader på svar. Men i rättvisans namn noterar vi att för arkivfrågor om förfäder som utarbetats av platsspecialister kommer resultatet vanligtvis inom 1-2 veckor, vilket återigen bekräftar vikten av korrekt design och en tydlig redogörelse för problemet. Med hänsyn till alla våra råd när du förbereder en ansökan kommer du att kunna göra en korrekt förfrågan till arkivet om anhöriga och få information om familjemedlemmar. Förresten rekommenderar vi att du beställer en detaljerad forskningsplan från vårt genealogiska kontor, vilket avsevärt kommer att underlätta genomförandet av sökningen efter förfäder, samt öka effektiviteten av den tid som spenderas och pengarna som investeras i att återställa stamtavlan.

ladda ner standardförfrågningar om förfäder till arkiv och registerkontor (185 Kb; format: docx).

Om du har tillägg - låt oss veta i kommentarerna, vi kommer att göra det användbar resurs tillsammans!

Alla rättigheter förbehålls, kopiering av text är endast tillåten med en länk till webbplatsen

I allas liv kan det finnas behov av att hänvisa till arkivhandlingar. Medborgare skriver förfrågningar vid behov av att återställa dokument, återskapa historiska händelser, upprättande av relation eller Vetenskaplig forskning. En otvivelaktig fördel är den omfattande utvecklingen av ett nätverk av arkiv på Ryska federationens territorium. Tillsammans med de statliga, som har den rikaste dokumentärbasen, finns det även privata.

Behovet av att lämna in ansökningar beror på den komplexa strukturen i arkiven. Tusentals fonder, samlingar av dokument, fotografiskt material och andra källor komplicerar sökandet efter nödvändig information. Därför bör du beskriva begäran så specifikt som möjligt. Ju mer du anger de fakta som är kända för dig, desto snabbare kommer medarbetaren att svara på begäran.

Sammanställningsfunktioner

Arkiv av Ryssland indelade i typer:

stat;
kommunal;
avdelnings;
arkiv för organisationer;
privat.

Alla medborgare i Ryska federationen kan ansöka till vilken organisation som helst för att få hjälp, det viktigaste är att veta hur man ansöker korrekt.

Begäran typer:

social-juridiska– att klargöra nödvändiga fakta samtidigt som rättigheter och intressen respekteras individer eller företag. Dessa inkluderar förfrågningar från enskilda och juridiska personer, konsulära (från utländska medborgare, tjänstemän);
genealogisk- för att klargöra och klargöra fakta om förfädernas biografi, för att beskriva släktforskningen av klanen, familjen;
tematiska- görs för att få dokument om ett separat faktum av en persons historia eller liv. Sådana förfrågningar är typiska för forskningsverksamhet.

Först måste du bestämma vilken av kategorierna frågan passar in i, i vilket arkiv informationen av intresse kan finnas.

Du kan ansöka:

hos registraren eller hos MFC (pass krävs);
per brev med rysk post;
elektroniskt eller via portalen för offentliga tjänster.

Modern teknik och tillgängligheten av Unified State Portal låter dig skicka ansökningar utan att lämna ditt hem, vilket förenklar arbetet med ryska städers arkiv.

Information tillhandahålls gratis, detta regleras av den federala lagen "Om organisationen av tillhandahållande av statliga och kommunala tjänster" daterad 27 juli 2010 N 210-FZ. Det enda som arkivförvaltningen kan sätta ett pris på är bearbetningen av information och sammanställningen av ett nytt forskningsarbete av anställda utifrån de efterfrågade handlingarna.

Utöver lagstiftningsakter finns det interna förordningar, stadgar och föreskrifter som reglerar de anställdas arbete. Reglerna för arbetet i organisationers arkiv som utarbetats av Collegium of the Federal Archives reglerar arbetet i små arkiv.

Den allmänna principen för arkivarbetet är tillgänglighet och öppenhet. De skapades för att rädda viktiga dokument i syfte att göra dem tillgängliga för medborgarna på begäran. Det finns dock begränsningar för tillgången till visst material med en viss sekretessperiod. Det kan vara dokument från arkiven för inrikesministeriet, försvarsmakten eller nominella samlingar av kända personer vidarebefordras av anhöriga.

Denna artikel föranleddes av en kommentar:

Jag önskar att de skrev en artikel om hur man kan besegra arkiv och slå ut hjälp. Det är omöjligt att vänta.

Vi pratar om det inledande skedet av programmet "NRJ" - samlingen av dokument som bevisar att din uppstigande förfader levde vid rätt tidpunkt på rätt plats:

16.4. Utländska medborgare och statslösa personer som anges i punkt 16.1 i denna förordning, som har (som hade) släktingar i direkt uppåtgående linje, permanent bosatta eller tidigare permanent bosatta på Ryska federationens territorium eller i det territorium som tillhörde det ryska imperiet eller det ryska imperiet. Sovjetunionen, inom de ryska federationernas statsgräns, lämnar dessutom in ett av dokumenten (dokumenten) som bekräftar (bekräftar) närvaron av dessa släktingar, såväl som faktumet av deras permanent bostad i det relevanta territoriet (födelsebevis, äktenskapshandling, adoptionsbevis, dödsattest för en släkting, uppehållstillstånd, utdrag ur husboken, en kopia av lägenhetskortet, ett dokument som innehåller information om militär registrering, ett militärt ID eller annan handling (dokumenten).
16.5. I avsaknad av de dokument som specificeras i paragraferna 16.3 och 16.4 i dessa förordningar lämnar sökande in arkivintyg, utdrag ur arkivdokument, kopior av dokument från Ryska federationens arkivfond och (eller) andra arkivdokument.

Låt mig påminna dig: om du planerar att gå till NPR, med ett uppehållstillstånd som erhållits under ett annat program, behöver du inte samla in certifikat från en förfader.

I artiklar om framgångarna i NPR ( , ) om insamlingen av certifikat är det få som skriver i detalj, men det här steget är ett av de svåraste, eftersom du inte ens ungefär kan beräkna hur lång tid det kommer att ta och om det kommer att krönas med ett positivt resultat alls. Och du kan inte ens skylla på migrationstjänsten - här är dess roll obetydlig, på nivån "låt oss acceptera ett födelsebevis - nej, det räcker inte." Allt beror på din uthållighet, påhittighet och arkivpersonalens vilja att hjälpa dig.

Är det verkligen så svårt att få hjälp?

Ja. För det första, en enda databas, en institution eller organisation, en adress där du kan ansöka och få ett certifikat/utdrag som bekräftar permanent uppehållstillstånd i Ryssland (RSFSR) (särskilt över Internet, i "online"-läge)EXISTERAR INTE .

Ett sådant certifikat/dokument kan erhållas från olika organisationer, vars lista är ganska stor (passkontor, förvaltningsorganisationer, arkiv etc.).

För det andra är de anställda i dessa organisationer inte alltid på humör att hjälpa en främling gratis så snart som möjligt. Det ligger i ditt intresse att inte bara samla in den maximala mängden data för begäran själv, utan också att regelbundet påminna dig själv (till exempel genom att ringa).

Nedan följer principen om förhållningssätt till frågan.

Av de viktigaste dokumenten som kan återställas eller återfås (dubbletter) är dokument från registret: födelse, vigsel, dödsattester (du behöver veta exakt datum, eller åtminstone vilket år handlingen gjordes, annars registret kan nekas, förklara att inte har möjlighet att skyffla hela arkivet).

Det är absolut nödvändigt att i denna kedja från dig till förfadern, förutom födelsebevis, måste dödsattester tas för de döda. Om möjligt – och om äktenskap.

Om du skickar en begäran till registret i en annan stad, se till att: utöver postadressen för hemvist (postnummer etc.), ange i begäran adressen till det registerkontor som är närmast dig dit svaret kommer att skickas till dig.

I begäran, i vilken form som helst, ange kärnan i vilket dokument du behöver, ange den mest detaljerade kända informationen samt fullständiga personuppgifter.

Ersättningstiden är upp till 30 dagar. Vänta inte länge. Ring och fråga om resultatet av begäran (nu finns det inga problem vare sig med adressen till institutionen eller med telefonnummer, det är lätt att ta reda på via Internet). Om ett handlingsprotokoll hittas kommer dokumentet att skickas.

På det lokala registret måste de efter mottagandet av dokumentet bekräfta förhållandet: du behöver ditt födelsebevis och vidare i kedjan (till exempel en förälder, om du tar ett dokument för din farfar); + dödsintyg för förfadern (om förfadern dog), och ditt pass med en attesterad översättning till ryska (du kan omedelbart komma med fotokopior).

Var beredd på att när du får en handling "i en generation" - om du till exempel får en kopia av din farfars födelsebevis, och din förälder (far eller mor) lever, kan de kräva en attesterad fullmakt (från far-mamma), eller - de kommer endast att utfärdas till dem. De där. för vissa personligen till dig utan fullmakt kommer att ge handlingen endast på föräldern.

För mer avlägsna släktingar längs kedjan: antingen en fullmakt från en levande mellanfader – eller ett dödsattest (dödbeviset bekräftar då att du är ensamstående i direkt ättling).

Perioden för lagring av böcker om statlig registrering av handlingar med civilstånd i registerkontoren är 100 år (artikel 77 i den federala lagen "Om handlingar om civilstånd").

Blankett nr 9 innehåller uppgifter om de personer som är registrerade på bostadsytan. Det erhålls ofta för genomförande av köp- och försäljningstransaktioner, andra fastighetstransaktioner. För att erhålla kontaktar vi den organisation som för registreringsregister för detta bostadsbyggande (HOA, etc.). Man bör komma ihåg att för utomstående (oregistrerade) medborgare i denna bostadsyta kommer de att be om en fullmakt från ägaren av lägenheten för att få ett certifikat.

Ett registreringsbevis kan också erhållas på UVM:s "passkontor". Däremot uppgifter om avregistrering (på grund av avresa till annan ort, eller dödsfall), enligt Administrativa föreskrifter för FMS:s utförande av den statliga funktionen att organisera och genomföra adress- och referensarbeten, best. nr 422 av 2007-10-29. s.52 förvaras i 10 år, varefter de är föremål för förstörelse.

Förfadern var en vanlig militär - en kopia av hans personliga fil kommer att lagras i Centralarkivet för Ryska federationens försvarsministerium (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (Moskvaregionen, Podolsk, Kirova) St., 74).

Om han var en vanlig militär till 1941. - lämna in en begäran till det ryska statens militära arkiv http://rgvarchive.ru/ (Moskva, adm. Makarova, 29).

För att söka information om förfäder som deltagare i andra världskriget kan följande länk vara användbar:

Allmän: när du skickar en förfrågan per post till någon organisation, institution: lägg i ett kuvert fotokopior av dokument som bekräftar din relation med den person du begär information om. Det är verkligen nödvändigt.

Distrikts-, stads- och regionarkiv (beroende på bebyggelsens administrativa underordning). Varje region/ämne har i alla fall ett statligt regionarkiv. Institutionsarkiv och arkiv för specifika institutioner/organisationer. Som slutlig myndighet - Ryska federationens federala arkiv.

Vi lär oss på Internet adresser (inklusive elektroniska) och telefonnummer. Vi ringer (det är mer rationellt så här), tar reda på om de har nödvändig information (annars tar vi reda på vem vi kan kontakta). Sedan skickar vi en skriftlig begäran till dem.

Begäran görs i vilken form som helst.

Var noga med att ange adressaten, anledningen till överklagandet (i vårt fall kommer begäran att vara "social och juridisk" och är gratis), formulera specifika frågor. Känd information bör vara så detaljerad som möjligt. Fråga om det är omöjligt att hjälpa till med kärnan i förfrågan, föreslå adressen till den auktoriserade organisationen eller be att få överföra förfrågan enligt kompetens.

Ange först kort för vilket syfte du begär information. Ytterligare - den mest kända informationen om förfadern. Du kan bifoga en kopia av hans födelsebevis. För bekvämlighet och förenkling (i arkivet arbetar trots allt även levande människor!) Var noga med att ange den kända informationen i kronologisk ordning.

Var så specifik som möjligt om de frågor du vill ställa.

Fråga i ett separat erbjudande om den nödvändiga informationen inte är tillgänglig, föreslå vart du kan vända dig eller be att få omdirigera din begäran om kompetens.

Det är också nödvändigt att ange dina personuppgifter: fullständigt namn och returadress, med angivande av postnummer. Det rekommenderas att du anger ett telefonnummer och en e-postadress.

På Statsarkivets hemsidor kan du också hitta en betaltjänst "släktforskning". Prislistan och förfarandet för tillhandahållande av tjänster finns på statens arkivs webbplats. Som regel föreslås i detta fall att skicka ett frågeformulär till arkivet, i vilket de obligatoriska föremålen anges, utan vilket sökningen är omöjlig. Om den angivna informationen räcker för att göra en sökning i statsarkivets handlingar skickas sökanden ett kvitto på förskottsbetalning. Efter avslutat arbete skickas en slutlig beräkning av kostnaden (inklusive förskottsbetalning) och ett kvitto. Avgiften tas ut oavsett sökresultat.

Man bör inte heller glömma möjligheten till oberoende sökning i arkivens läsesalar.

Individer (organisationer) som tillhandahåller genealogiska söktjänster på betald grund- hur möjligt val, men i slutändan måste de handlingar (kopior) som du mottar vara korrekt bestyrkta.

Slutsatser. Åtgärdsalgoritm

1. Du går igenom ditt personliga arkiv, sätter dig vid bordet, på grundval av dokument och information som du känner till, SKRIVER ut alla kända tillförlitliga fakta i biografin. Man vänder sig till levande släktingar för information, kanske har de bevarat några handlingar. Det kommer att vara användbart med hjälp av Internet att också få information om en given plats, tid, politiska och ekonomiska händelser (vilken bosättning, ockupation av befolkningen, industrianläggningar, tempel, etc.).

2. När helhetsbilden blir tydlig kan du gå vidare till förfrågningar. Från stadsarkiv till regionala och federala arkiv. Inklusive avdelningar. Vi hanterar förfrågningar som bekräftelse av kända fakta - för dokumentär bekräftelse. Och i motsatt riktning: förekommer din släkting på listorna över arbetare på företaget (du lärde dig till exempel att vid en viss tidpunkt i en given lokalitet var det enda företaget. Alla förtryck, exil, evakueringar återspeglades på något sätt i de allmänna avdelningarnas "baser".

Arkiv - en statlig institution som säkerställer säkerheten för dokument, gynnsamma villkor för deras användning, ger information till myndigheter statsmakten och lokalt självstyre, och tillgodoser också befolkningens informationsbehov. Och att få den information som behövs för att skydda medborgarnas personliga intressen är vår omistliga rättighet. Tänk på de stadier som en person går igenom när han ansöker till arkivet.

Vilka är önskemålen?

Förfrågningar är av tre typer:

tematiska- förfrågningar om information om en specifik fråga, ämne, händelse eller fakta. Till exempel, en biografisk begäran, som fastställer den information som är nödvändig för att studera en viss persons liv, klargör fakta om hans biografi;
genealogisk- förfrågningar som uttrycker behovet av dokumentär information som styrker släktskap, familjeband två eller flera personer, familjehistoria, klan;
social-juridiska- Förfrågningar från en specifik person eller organisation för att säkerställa deras rättigheter och legitima intressen. De är indelade i tre grupper:
- officiella karaktär från den lagstiftande och exekutiv makt;
- från individer och juridiska personer;
- förfrågningar från ryska och utländska medborgare och statslösa personer som bor utomlands, de så kallade konsulära.

För oss kommer det mest intressanta att vara sociala och juridiska förfrågningar från individer och juridiska personer. Enligt reglerna för organisation av lagring, förvärv, redovisning och användning av dokument från Ryska federationens arkivfond, inkluderar sociala och juridiska förfrågningar förfrågningar om bekräftelse av:

arbetslivserfarenhet och lön
tjänstgöring i militära enheter och formationer,
om hälsotillståndet,
belöning, dela ut titlar,
skaffa en utbildning,
användningen av förtryck
om civilståndshandlingar m.m.

Exempel 1

Kollapsa Show

Till exempel, efter att ha analyserat arbetsboken för en anställd som anställts för en ledande och ansvarig position, kommer företaget att vilja försäkra sig om att den anställde verkligen har arbetslivserfarenhet i ett stort företag. Om företaget har likviderats på det sätt som lagen föreskriver (även till följd av konkursförfarandet) eller ombildats på ett sätt som innebär att handlingar om personal överförs till arkivet, får arbetsgivaren vända sig till arkivet med motsvarande begäran.

Inte ovanligt är besväret med att förbereda dokument relaterade till utnämningen av pensioner till anställda.

Gratis och betaltjänster

Alla socialrättsliga utredningar utförs av arkivet utan kostnad. Men det finns undantag:

om du behöver uppfylla begäran omedelbart (inom 1-5 dagar från datumet för begäran);
utfärda ett duplikat eller återutfärda ett arkivintyg för att ersätta det förlorade eller skadade på grund av sökandens fel (förutom dokumenterade olyckor);
göra flera kopior av arkivintyget på begäran av sökanden;
göra en begäran om arbetslivserfarenhet och lön under en period på mer än 5 år (60 månader i rad);
göra ett egendomsanspråk.

Ingen avgift tas ut för tjänster i arkivets läsesal (med undantag för tjänster som inte föreskrivs i reglerna för användares arbete i läsesalen i Ryska federationens statliga arkiv).

Nomenklaturen för betalda verk och tjänster som utförs av arkiv fastställs av Rysslands Federal Archival Service. På grundval av detta kan arkivet ta fram en mer detaljerad förteckning som direktören godkänner. Dessutom kan arkivet självständigt fastställa kategorierna av juridiska personer och individer (pensionärer, funktionshindrade, barnhem etc.), för vilka arbete och tjänster utförs på förmånliga villkor.

Begär verkställande deadlines

Enligt de grundläggande reglerna för arbetet med organisationers arkiv (godkänd genom beslutet av Collegium of the Federal Archives av den 6 februari 2002) tidsfristen för att verkställa framställningar av social och juridisk karaktär enligt arkivets handlingar bör inte överstiga 30 dagar från dagen för registreringen av begäran. Med tillstånd av arkivledningen kan denna period vid behov förlängas, dock högst 30 dagar med obligatoriskt meddelande från sökanden. Om, efter utgången tidsfrister svaret inte erhålls är det nödvändigt att kontakta regionens arkivförvaltningsmyndighet med en begäran, varför det riktade överklagandet inte verkställdes.

Förfrågningar verkställs i enlighet med förfarandet för användning av dokument från Ryska federationens arkivfond, inrättad av federal lag nr 125-FZ av den 22 oktober 2004 "Om arkivering i ryska federationen", federal lag nr 24-FZ av den 20 februari 1995 "Om information, informatisering och informationsskydd".

Om din begäran bedöms som icke-kärna, då måste dess överlåtelse genom äganderätt till andra arkiv eller organisationer genomföras inom 5 dagar från dagen för mottagandet av begäran till arkivet, och du måste informeras om detta.

Var ansöker man?

För det första, vilket arkiv du ska kontakta beror på omfattningen av den organisation du är intresserad av: om du behöver uppgifter om en person som arbetar (arbetat) i en institution för federal underordning, bör du kontakta de federala arkiven; republikansk, regional, regional underordning - till statsarkiven i motsvarande region; stads- och stadsdelsunderordning - till kommunarkivet.

Exempel 2

Kollapsa Show

Om du behöver begära information om en person som arbetade på ett likviderat statligt företag i Moskva, måste du kontakta Central State Archive of Documents on the Personal of the Liquidated statliga företag, institutioner, organisationer i Moskva.

Om en person arbetade på ett företag med kommunal underordning eller i en icke-statlig organisation, bör sökningen efter dokument börja med stadens eller distriktets arkiv. FRÅN kommersiella organisationer det finns svårigheter förknippade med bristen på rättsliga mekanismer för att begära överföring av handlingar för statlig förvaring.

För att ta reda på vilket arkiv du ska kontakta kan du använda webbplatsen www.rusarchives.ru. Det finns också en onlineguide till Rysslands arkiv www.guides.rusarchives.ru, som låter dig söka igenom 31 federala och 49 regionala arkiv och inkluderar cirka 140 tusen arkivfonder som innehåller sociopolitiska, historiska, militära, ekonomiska och andra dokumenten.

Hur gör man en förfrågan?

Det finns inga strikta krav för begäran, ansökan görs i fri form, men adresseras till arkivchefen. Oavsett typ av begäran måste följande information lämnas:

efternamn, namn, patronym för den aktuella personen och, obligatoriskt, efternamn under den begärda perioden (ange vilket år efternamnet ändrades, om det ägde rum);
adressen till vilken arkivsvaret ska skickas;
ditt kontaktnummer;
om vad och i vilket syfte uppgifterna efterfrågas.

Här är de vanligaste frågorna och förklara vad som behöver anges i var och en av dem för att göra det möjligt att utföra en sådan fråga:

I allmänhet accepterar vissa arkiv inte bara sociala och juridiska förfrågningar på papper, utan även skickade via e-post, och vissa till och med per telefon.

Exempel 3

provansökan om mottagande av arkivintyg om lön

Kollapsa Show

Exempel 4

Exempel på begäran från en juridisk person (exempelformulär)

Kollapsa Show

Arkivavskrift

Oftast får den sökande ett svar på begäran i form av ett arkivintyg, mindre ofta - ett arkivutdrag eller en kopia av handlingen.

Enligt GOST R 51141-98 "Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner" arkivavskrift - detta är ett officiellt dokument från arkivet som innehåller information från arkivdokument som är relaterade till föremålet för begäran, som anger dokumentens adresser.

Låt oss ta en titt på några referenser som utfärdas för de mest populära förfrågningarna.

Arkivintyget som bekräftar tjänstgöringens längd innehåller uppgifter för den tid för vilken information finns tillgänglig i arkivdokumenten: det exakta namnet på tjänsten som innehas av medborgaren och perioden för hans arbete anges (se exempel 5). Personaljournaler, frågeformulär, självbiografier, personligen sammanställda av en medborgare, på vilka det inte finns några markeringar för att kontrollera informationen de innehåller på grundval av de inlämnade originalhandlingarna eller intygen, kan inte tjäna som grund för att utfärda arkivintyg om tjänstgöring (om nödvändigt , denna information rapporteras skriftligen). Som bevisdokument anciennitet, endast beställningar för huvudverksamheten, personliga konton, passböcker, medlemskort av fackföreningar används.

Intyget för utnämning eller omräkning av en pension innehåller information på det sätt som bestäms av det organ som tillhandahåller pensioner till medborgarna. Uppgifter om inkomster ingår i intyget så som de framgår av arkivets handlingar. Data presenteras separat för varje år utan summering inom året. Arkivet beräknar inte den genomsnittliga månads- och årsinkomsten. I avsaknad av dokument om löner kan tjänstelönen fastställas utifrån organisationens bemanningstabell för den aktuella perioden, andra utbetalningar - på basis av order om personalärenden eller om kärnverksamhet.

I utbildningsbeviset, i avsaknad av information i dokumenten om examen av en medborgare i en utbildningsinstitution, anges det på vilken kurs eller i vilken klass han studerade.

När man utför upprepade förfrågningar eller sammanställer på begäran av en medborgare (organisation) ett certifikat som liknar det tidigare utfärdade, kontrollerar arkivet att informationen i detta certifikat överensstämmer med de som finns i dokumenten, och om ytterligare information hittas, den inkluderar dem i det återutgivna arkivintyget.

Exempel 5

Exempel på arkivreferens

Kollapsa Show

Om det inte finns några handlingar i arkivet som är nödvändiga för att uppfylla begäran, upprättas ett svar på arkivets blankett med skälen till frånvaron av handlingar som innehåller den begärda informationen, och nödvändiga rekommendationer ges. När de förbereder "negativa" svar försöker arkivarier undvika formuleringar som "dokument lagrades inte i arkivet", vanligtvis får den sökande rekommendationer om att hitta nödvändig information eller orsaken till bristen på arkivhandlingar om ämnet för begäran är förklarade. I fråga om dokumenterade bevis på förlust av arkivhandlingar som innehåller de begärda uppgifterna kan arkivet (men är inte skyldigt att) utfärda ett intyg om orsakerna till deras förlust, vid behov, styrkt genom arkivets sigill.

Det bör noteras att texten i arkivhänvisningen ges i en kronologisk händelseförlopp, i vissa fall återger den citat från arkivhandlingar. Efter referenstexten anges sökdata för de handlingar som låg till grund för sammanställningen (antal fonder, inventeringar, ärenden, dokumentblad). Det bör noteras att texten i arkivreferensen är ges i en kronologisk händelseförlopp, i vissa fall återges citat från arkivhandlingar i den. Efter certifikatets text anges sökdata för de dokument som låg till grund för sammanställningen (antal fonder, inventeringar, filer, dokumentblad).

I allmänhet är det ganska svårt att förena formen för arkivinformation, liksom formen för att skriva en begäran. Det finns dock rekommendationer för utarbetande av arkivreferenser och svar på standardförfrågningar av social och juridisk karaktär utfärdade av arkivinstitutioner i Ryska federationen (brev från det federala arkivet av 14 mars 2005 nr 6 / 486-K). Rekommendationerna ger 12 exempel på arkivreferenser för flera olika situationer.

Kopior av arkivintyget (utan stämpel och sigill) bestyrks av arkivchefen och finns kvar på arkivets kansli.

Observera att arkivreferenser skiljer sig i namnet på dokumenttypen "ARKIVCERTIFIKAT" från andra referenser, som helt enkelt kallas "REFERENS".

Handelsföretag har också rätt att utfärda arkivintyg, arkivutdrag, men under förutsättning att de har ett arkiv i form av en separat enhet. I annat fall kommer de att begränsas till vanliga intyg, utdrag och kopior.

Enligt de grundläggande reglerna för driften av organisationers arkiv, godkända av beslutet från Collegium of the Federal Archives av den 6 februari 2002 och bindande för alla icke-statliga organisationer, skapas arkivet som en oberoende strukturell enhet i organisationen eller en enhet som en del av dokumenthanteringstjänsten (kontorshantering), som tar emot och lagrar arkivdokument från användningsändamål. Intyg, arkivkopior och utdrag som är identiska med originalet intygas genom underskrift av organisationschefen eller en person som är bemyndigad av honom (chefen för den enhet som omfattar arkivet) och organisationens officiella stämpel.

Arkivutdrag och arkivkopia

På arkivutdraget och arkivexemplaret görs lämpliga beteckningar - "ARKIVUTDRAG" eller "ARKIVKOPI". De är upprättade på arkivets form, men vid framställning av xero- och fotokopior av arkivhandlingar används inte arkivets form.

Vid utfärdande av ett utdrag återges originalhandlingens namn, dess nummer och datum i sin helhet (se exempel 6). Innehållet i dokumentets arkivutdrag måste uppfylla begäran. Sammanhållningen i innehållet och den exakta innebörden av varje utdrag ur dokumenttexten bör inte kränkas. En ellips placeras i början och slutet av varje utdrag ur dokumentet, samt på platser där enskilda ord utelämnas. I ett arkivutdrag kan du bara ge utdrag från ett dokument.

Uppmärksamhet! Separata ord och uttryck för ett äkta dokument som ger upphov till tvivel om deras äkthet bör specificeras med orden: "så i dokumentet."

Arkivkopior och utdrag bekräftas av arkivchefens underskrift och organisationens officiella stämpel.

Exempel 6

Exempel på arkivutdrag

Kollapsa Show

Efter texten till arkivutdraget anges arkivchifferet och bladnumren för lagringsenheten för arkivdokumentet som låg till grund för utfärdandet av detta utdrag (se exempel 6).

Arkivexemplaret upprepar helt det begärda dokumentet. Arkivchiffer och bladnummer för lagringsenheter av arkivdokumentet är fästa på baksidan.

Alla blad av ett arkivexemplar eller utdrag ska bindas, numreras och bestyrkas av arkivchefen på fästningsställena.

Av arkivet upprättade informationshandlingar, arkivkopior och utdrag skickas till den sökande med vanlig post.

Om du har överfört dokument till en tredjepartsorganisations lagring

Låt oss säga att ditt företag har överfört sina dokument för förvaring till en tredjepartsorganisation som professionellt tillhandahåller sådana tjänster. Sådana tjänster tillhandahålls inte bara av kommersiella arkiv, utan också av statliga/kommunala. Ägaren till handlingarna fortsätter att vara det företag inom vars territorium handlingarna inte längre finns. Vem har i detta fall rätt att utfärda arkivintyg: vårdnadshavaren eller ägaren?

Enligt artikel 892 i den ryska federationens civillag nr 14-FZ daterad 26 januari 1996 har vårdnadshavaren inte rätt att använda det som överförts för lagring utan borgensmannens samtycke, samt ge möjlighet att använda det till tredje part, utom i de fall då användningen av den lagrade saken är nödvändig för att säkerställa dess säkerhet och inte strider mot lagringsavtalet. Därför, om du vill delegera till vårdnadshavaren befogenheten att utfärda certifikat för sociala och juridiska förfrågningar och spara din tid, specificera då detta villkor i outsourcingavtalet. Annars kommer företagsägaren att hantera dokumenten själv: vid behov måste de begära de tidigare exporterade dokumenten till kontoret, hantera dem och upprätta ett arkivintyg, eftersom frågan om konfidentiell information fortfarande är en prioritet .