Hur man startar ett exempelbrev på ett företagsförslag. Som argument kan man använda

Tänker du skicka ut kommersiella erbjudanden till dina potentiella kunder? Räknar du med den efterföljande mängden samtal och hundratals kontrakt? Då behöver du bara känna till de grundläggande hemligheterna för att sammanställa ett fungerande reklamerbjudande. Våra råd ska bidra till att öka försäljningen genom ett väl sammansatt kommersiellt erbjudande.

Kom alltid ihåg att affärsmän värderar sin tid väldigt mycket. Måla inte upp information om ditt företag på 3-4 ark, ange inte tidigare meriter. Skriv kort och bara om det viktigaste. Kommersiellt erbjudande bör inte ta mer än en sida standardblad A4-format. Maxvolymen är en och en halv sida, förutsatt att viktig grafisk information finns i dokumentet. Ta hand om ditt rykte och kundens nervsystem. Skriv inte allmänna fraser och ge inte tomma löften. Formuleringar som " tysk kvalitet”, ”bästa service”, ”ömsesidigt fördelaktigt samarbete” liknar den abstrakta beskrivningen av förmåner. Ett större resultat kommer att föras av detaljer: närvaron av en serviceavdelning med en lista över platser servicecenter, 100% garanti i 24 månader, fri installation, leverans till lager, kundkonsultationer m.m.

Knuffa försiktigt kunden till snabb handling genom att ange ett kort utgångsdatum på erbjudandet. Lista alla möjliga sätt kommunikation, inklusive adressen till företagets webbplats, e-post, fasta telefoner och mobiltelefoner, faxtelefon. Detta kommer att betona tillgängligheten och öppenheten hos ditt företag, samt beredskapen att börja arbeta redan idag.

Idag ska jag försöka presentera dig 7 grundläggande skrivregler som hjälper dig att inte hamna med ditt överklagande i "korgen".

Jag ska försöka svara på sådana spännande frågor:

Hur kan man inte vara bland hundratals olästa brev?

Hur lockar man till sig och håller uppmärksamheten på ett kommersiellt erbjudande?

Hur påverkar man en potentiell kunds agerande?

Förutom att studera de 7 reglerna kommer det att vara användbart att läsa artikeln för att undvika eventuella misstag när du skapar en CP.

Regel nummer 1. Respekt för en potentiell kund.

Varje överklagande måste börja med uppgifterna om den person som det skickas till. Gör dig besväret att lära dig hur du korrekt skriver position, företagsnamn och initialer för den person som detta dokument är avsett för.

Den berömda amerikanske psykologen Dale Carnegie säger följande om detta: "En persons namn är det sötaste och viktigaste ljudet för honom på alla språk."

Därför var och en erbjudande måste namnges.

Standardanropet ser ut så här:

"Till VD

PJSC "Pilgrim"

Mr Sidorov A.N.”

Om du inte kunde ta reda på ställningen för den person som du riktar överklagandet till, har du möjlighet att använda standardformuleringen - "huvud".
PrJSC, LLC, JSC, PE - detta är den officiella lagligt namn företag. Genom att ange fel ägarform hamnar du med största sannolikhet i "korgen".
Huvudets efternamn, namn och patronym är det viktigaste i ditt överklagande. Var uppmärksam på korrekt stavning och deklination av efternamnet. Om du är osäker och det inte finns något sätt att klargöra, det bästa alternativet kommer helt att överge skrivandet av det fullständiga namnet. Jag är dock säker på att sekreteraren i vilket företag som helst gärna hjälper dig med dessa frågor.

Ett annat vanligt misstag är att lämna utrymme för efternamnet ("_______"). Jag garanterar dig att läsaren av ditt kommersiella erbjudande omedelbart kommer att få intrycket att detta är ännu ett massutskick.

Regel nummer 2. Vägra den banala formuleringen "Kära".

Denna vädjan tar oss tillbaka till avlägsna tider Sovjetunionen. Jag föreslår att du är mer original. Adress till exempel så här: "kära". Ännu bättre, om du uppfinner en personlig, individuell och till skillnad från andra överklagande. Och då kommer garanterat en potentiell kund att sluta titta på ditt kommersiella tilltal.

Regel nummer 3. Var jämställd med klienten.

Många är vana vid att börja sin vädjan med orden: "Tillåt mig föreslå..."och avsluta med "Förlåt att jag stör dig».

Detta är väldigt kontroversiell fråga. Min professionella, testade och subjektiva åsikt tyder dock på att båda är intresserade av ett visst kommersiellt erbjudande. Du är ingen tiggare vid en busshållplats. Du erbjuder en produkt eller tjänst som din kund behöver. Du är jämställd.

Nyckeln till framgång är "partnerskap", som bara kan vara "likställande".

Regel nummer 4. Rubrikens magi.

Det första intrycket av ditt säljbrev kommer att skapas tack vare kompetent hantering och en attraktiv rubrik. Det är rubriken som antingen kommer att hålla läsarens uppmärksamhet, eller skicka brevet till den ödesdigra "korgen".

Titeln ska vara:

- fängslande;

— presentera förmåner.

- kortfattad.

Till exempel:

Måste du fortfarande spendera över 100 USD i månaden på underhåll av kontorsutrustning?”

Eller det här alternativet:

"Kära Alexander Nikolaevich!

Vill du veta ett enkelt sätt att spara $1 200 per år?"

Tro mig, en affärsman kommer inte att missa möjligheten att lära sig alternativ möjliga besparingar. Företagsledare är alltid intresserade av kostnadsoptimering.

Regel nummer 5. Var mer uppmärksam på klienten än på dig själv.

"Vi" är nyckelordet som används i de flesta försäljningsargument.

Men psykologer säger att en person är för egocentrisk för att läsa eller lyssna om någon under lång tid. Varje person är intresserad av vad han kommer att ha, inte vad du kan.

Så här fungerar en person, ja, det kommer inte att vara intressant för honom att läsa om dina framgångar och prestationer. Så gör mer betoning på dig". Detta kommer garanterat att hålla läsarens uppmärksamhet på din försäljningsargument.

Följande formler fungerar alltid effektivt:

– Du kommer att känna det.

— Du kommer att kunna ta emot.

– Du kommer att spara.

- Skydda dig från.

Regel #6: Prata om fördelarna, inte fördelarna.

De flesta kommersiella erbjudanden är fyllda med ett brett utbud av förmåner som lovar köparen. Men låt oss ta en titt på dessa fördelar:

- ett brett spektrum av;

— Lojala priser.

- lång arbetslivserfarenhet;

— rabattsystem.

Alla dessa fördelar betyder absolut ingenting. De kommer att passa beskrivningen av alla produkter eller tjänster och alla företag.

Det viktigaste enligt mig är att gå bort från banalitet och standardmallar. Din säljpresentation bör tala om de specifika fördelarna som den potentiella kunden kommer att få.

Om du vill prata om din rika erfarenhet. Tänk på hur denna upplevelse kommer att gynna kunden:

Till exempel: "Du kan anförtro oss även det mest icke-standardiserade arbete och vara säker på deras kvalitetsprestanda."

Känn skillnaden? Jag tycker det är uppenbart.

Regel nummer 7. Mindre ord, mer väsen.

Den optimala volymen av ditt kommersiella erbjudande är storleken på en, högst två A4-sidor. Du bör ange maximalt med användbar och konstruktiv information på ett ark.

I det här fallet råder jag dig att fokusera på siffror. De ser alltid övertygande ut. Om du erbjuder ekonomiska förmåner, vänligen inkludera belopp, procentsatser, skillnader.

Här är ett bra exempel för dig:

"Vår års erfarenhet"

"Vi har funnits på marknaden i 5 år"

Håller med om att det andra alternativet är mycket mer övertygande.

Och lite till praktiskt råd:

- Använd korta och koncisa meningar.

- Använd små stycken.

- Infoga kulor, höjdpunkter och listor.

En effektiv struktur för ditt kommersiella förslag bör se ut så här:

1. Tilltalande och spännande del.

2. Beskrivning av det befintliga problemet.

3. Dina förslag för att lösa befintliga problem.

4. Betoning av förmåner.

5. Specifik argumentation, uttryckt i siffror.

6. Priset på din produkt eller tjänst.

7. Argument till försvar för ett sådant pris.

För att göra en lönsam affär för ditt företag måste du intressera en potentiell partner. Det är bekvämt att göra detta i skrivande- att lägga fram ett kommersiellt förslag till samarbete.

Bevisa fördelarna med samarbete

En affärsman måste övertyga en partner om att samarbete kommer att medföra vederlagliga fördelar för båda. Det bör också förklaras under vilka omständigheter han kommer att få det.

När man sammanställer ett kommersiellt erbjudande (CP) bör man ta hänsyn till företagets status och lyssna på rekommendationerna från erfarna marknadsförare.

Marknadsförda företag med välkända varumärken (Mercedes, Gazprom, Coca-Cola, etc.) behöver naturligtvis inte anstränga sig och utmärka sig på alla möjliga sätt för att övertyga en representant för ett visst företag att samarbeta med dem. I det här fallet räcker det att utfärda ett brev med sammanfattning fördelarna med din produkt eller tjänst.

För andra affärsmän är det mycket viktigt att observera några finesser för att detta förslag ska få önskad effekt.

Viktiga komponenter som ingår i det kommersiella erbjudandet

När man upprättar ett dokument om samarbete är det nödvändigt att följa standardkraven.

Använd brevpapper.
Skriv en behörig överklagan till företrädaren för företaget.
Välj originaltitel.
Ange kortfattat kärnan i förslaget.
Uppmuntra din motpart att vidta åtgärder.
Ange aktuella kontakter.
Visa artighet i form av förskotts tack.

Användning av blanketter

KP kan ritas upp på ett vanligt pappersark, detta är helt acceptabelt. Användningen av brevpapper med företagets logotyp kommer dock att bli ett slags reklamelement för ditt företag och kommer vältaligt att komplettera brevets innehåll.

Välkomsttext

En viktig del är vädjan till en potentiell kund. Dess sammanställning måste tas på allvar och förstå vem och hur man kontaktar. Till exempel med namn och patronym är det tillåtet att adressera i sådana fall:

när erbjudandet skickas efter det preliminära telefonsamtal med en potentiell partner;
CP riktar sig till målkonsumenten, till vilken ett individuellt tillvägagångssätt kan tillämpas.

originaltitel

Titeln krävs som en reklameffekt, den bör innehålla huvudkonceptet för CP. Vid kontakt myndighet en kreativ titel är valfri. Du kan också vägra det om företaget redan är tillräckligt utannonserat.

Om förslaget kommer från budgetorganisation, är förslaget formulerat enligt det etablerade mönstret, där kreativitet inte krävs. Ett sådant brev är av standardkaraktär och kräver inget initiativ från dess upphovsman, dess form håller sig inom de accepterade reglerna.

Kärnan i förslaget bör anges meningsfullt, men kortfattat: kort historia om företaget, erbjudna varor, tjänster, arbete eller ömsesidigt fördelaktigt samarbete.

Huvuddelen av dokumentet

Hur man motiverar en kund att vidta åtgärder

För att tvinga att gå med på att samarbeta bör man inte använda press. Ett sådant tillvägagångssätt kommer bara att alienera mottagaren av brevet, och hoppet om samarbete kommer att vara förlorat för alltid. Det är mycket mer effektivt att ge ett frestande erbjudande genom att ge någon form av uppmuntran eller belöning. Till exempel en rabatt för ett snabbt svar.

Kontaktuppgifter

Du bör inte bara skriva ett telefonnummer, utan även en e-postadress så att klienten har fysisk förmåga svara på ett förslag till samarbete.

Tacka mottagaren av mejlet i förväg för att du tog dig tid att läsa det. Även om vi pratar om ett personligt affärsförslag accepteras tacksamhet vanligtvis som standard.

Lära från sina misstag

För att göra det perfekta kommersiella erbjudandet bör du alltid lyssna på råd från proffs. Men det finns en annan gammal beprövad metod - att lära av andras misstag. I praktiken finns det olika fel, vi listar några av dem.

Komplicerade syntaktiska former

För att formulera en CP är det inte nödvändigt att bygga fraser som är för korrekta, med en fullständig mening. Korta meningar med osagda tankar, interjektioner har en mer effektiv effekt på en person. Presentationen ska ha ett levande språk, inte torra slutsatser.

För kort

Uppfattningen att det behövs en extremt kort text begränsad till en sida kan kallas en stereotyp. Och detta är långt ifrån vad som kan ge önskat resultat. Det bästa man kan göra när man skriver ett brev med ett kommersiellt förslag är att glömma rekommendationerna vad gäller längd, speciellt när det finns något intressant att prata om. Du kan hitta många prover av sådana bokstäver och se hur meningsfulla och kunna haka dem.

duplicering

Vanligtvis upprepas samma misstag när de talar om en liknande produkt eller tjänst i exakt samma fraser som en konkurrent gör. Det är nödvändigt att inte bara beskriva och berömma din produkt, utan att bevisa att det är i detta företag som den är den bästa och oumbärliga. Här är det lämpligt att vara vältalig för att uppmärksamma produktens exklusivitet. Vad som följer är avslöjandet av essensen - varför det kommer att vara mer lönsamt att samarbeta med detta företag.

Meriters uppräkning

En enkel berättelse om fördelarna med företagets produkter kommer inte att leda till någonting. All beröm kräver bevis: varför just denna produkt är den bästa och mest lönsamma. För detta används recensioner av dem som använde den här tjänsten eller produkten perfekt, och detta bör antingen vara brett kända människor(stjärnor på bio, sport, scen), eller välkända företrädare för företag med en positiv bild.

Inte mindre effektiv intressant historia som hände en kund som blev en användare av en viss produkt eller tjänst. I slutet av berättelsen, se till att prata om resultatet av dess användning, helst i siffror. Om samarbete avses, ange hur mycket vinst partnern fått.

Alla är likadana

Det största misstaget kan vara fel sätt att skicka samma erbjudande till flera kunder utan att fokusera på individualitet. Ett sådant förslag går ner i vikt och förblir som regel orealiserat. En klient som kan bli en potentiell partner bör känna att detta erbjudande riktar sig till honom, det kommer att smickra honom till viss del och få honom att svara.

Fotogalleri: exempel på framgångsrika kommersiella erbjudanden

En offert med rätt underrubriker En offert med en bra dokumentstruktur En offert med en kortfattad redogörelse för tjänstens fördelar En offert som beskriver fördelarna med samarbete

Kommersiellt brev till en utländsk partner

Vid sammanställning av ett kommersiellt erbjudandebrev bör en utländsk kund följa en standardstruktur och standardformulär. CP bör börja med en vädjan, en catchy, fängslande titel. Detta följs av en tydlig redogörelse för kärnan i förslaget, dess fördelar och avslutas med slutsatser och kontaktuppgifter. Om det inte finns någon engelsktalande chef i personalen kan sådana tjänster tillhandahållas av en översättare eller copywriter med kunskaper i engelska.

Exempel på kommersiellt förslag på engelska

Behovet av ett följebrev

Följebrevet innehåller principerna för samarbete på ett kortfattat sätt. Escort används för att minska volymen på huvudsatsen.

Escort sammanställs på begäran av avsändaren, dock måste det finnas en tydlig struktur och överensstämmelse med kraven på grunderna för kontorsarbete.

Först och främst måste du tilltala adressaten och hälsa på honom. Om det skickas efter föregående telefonsamtal, är det önskvärt att ansöka med uppgift om namn och patronym.

Fallexempel

"Hej, käre Stepan Vasilyevich!"
eller "God eftermiddag, välkommen till företaget..."
"LLC "Domosed" ger dig ett erbjudande av det bredaste sortimentet kökstillbehör till tillverkarens pris.
Rapportera bifogade dokument:
"Vi inbjuder dig att bekanta dig med det fördelaktiga erbjudandet om rabatter."
Uppmuntra ett beslut:
"Vill du samarbeta med oss? Kontakta adressen ... ".

Eskortprov

Hej kära Maria Semyonovna!
Jag heter Dmitry Pavlovich. Jag är chef för inköps- och försäljningsavdelningen för Mobile LLC, vi pratade med dig per telefon i onsdags kl. 11.40. På din begäran skickar vi information om betalningssystemet.
Mobile har ett brett utbud av Fordon för olika ändamål (bilar, personbilar, lastbilar) och ett flexibelt betalningssystem till överkomliga priser:
Kontant och icke-kontant typer av betalningar.
För betalning inom 12 månader med handpenning på 10 % av kostnaden.

Vårt erbjudande kompletteras med en inbjudan till en utställning och försäljning av våra produkter, där rabatter som är fördelaktiga för dig erbjuds. Evenemanget börjar kl 12.00 12.08.2016. Vår adress: Moskva, st. Timiryazev, 45.
För alla frågor, ring: (325) 503–23–45.
Med vänlig hälsning, chefschef för leverans- och försäljningsavdelningen för Mobile LLC.

Skickar ett erbjudande

Det kommersiella erbjudandet kan levereras personligen eller med vanlig post. Dessa traditionella kommunikationsformer anses dock vara något föråldrade. Den modernaste och operativ syn skickar, det är definitivt e-post.

Trots all dess popularitet vet inte alla om sändningsprocessens krångligheter. e-post. För det första är det viktigt att använda PDF-formatet, det är mer mångsidigt och väl anpassat för olika versioner. För det andra ska det beaktas att ett sådant erbjudande uteslutande skickas från den som förhandsavtal träffats med.

Lika viktigt är ämnet för brevet, i inget fall ska du skicka "utan ämne". Det ska låta ungefär så här: "Förslag till samarbete vid leverans av sportartiklar."

Så du måste följa följande sekvens:

fyll i e-postadressen;
bifoga huvuddokumentet i PDF-format;
formulera ämnet för brevet;
skriv en kort tillhörande text i brevets brödtext.

Svaret är under behandling

Nybörjare tvivlar ofta på om de ska ringa tillbaka en motpart efter att ha skickat ett erbjudande. Erfarna proffs tar alltid saken i egna händer. Direkt efter sändningen är det lämpligt att ringa och fråga om brevet har kommit fram och efter vilken tid du kan fråga om partnerns beslut. Ytterligare beteende kommer att föranledas av situationen i sig. Det viktigaste är att inte vara påträngande, att inte bry sig och att inte bli påtvingad. Men glöm inte målet och försök ändå övertyga klienten att bli en partner.

För närvarande är det bara de lata som inte kommer att klara av uppgiften att sammanställa ett kommersiellt förslag. Men att uppnå undertecknandet av ett samarbetsavtal är redan en fråga om professionalism: förmågan att förhandla, att ha en talkultur och affärsfärdigheter.

Välkommen till affärs- och finanstidningen Rabota-Tam.

Populariteten för kommersiella affärsförslag (BCP) är inte orimlig, om vi tar hänsyn till resultatindikatorerna för sådana dokument. Dessutom slits söktjänster idag helt enkelt från förfrågningar från användare av formatet: "Hur gör man ett kommersiellt erbjudande korrekt?". Egentligen - inget sätt.

Ja, eftersom det kommersiella utbudet är en sorts Olivier-sallad, som har olika tillagningsalternativ: från korv med ärter till hasselripa med kapris. Och vart och ett av dessa recept kallas "fel" språk vänder sig inte.

Men nu prickar vi fortfarande "och" så att du kan skriva ett oklanderligt affärsförslag i enlighet med de höga standarderna för modern marknadsföringskonst!

Så, ett kommersiellt erbjudande är en av de många typer av reklamtext som utarbetas i form av ett affärsbrev eller officiellt överklagande. På grund av dess enkelhet och effektivitet är det det absolut mest populära sättet att locka målgrupp potentiella konsumenter. Och även ett lika vanligt verktyg för att interagera med vanliga kunder.

Affärsförslag är av flera typer:

"kall";
"varm";
standardiserad.

Det bör förstås att var och en av dessa varianter av CP måste skrivas med hänsyn till formen, strukturen på brevhuvudmallen, såväl som omständigheterna och målen som kan ställas in inte bara av brevets kompilator, utan också av brevhuvudet. den mottagande parten.

"Kall" kommersiellt erbjudande

"Kalla" kommersiella erbjudanden skickas ut improviserade. Därför är mottagarna av sådana brev oförberedda kunder som uppfattar CP som spam. Men även han kan ha ett svar, även om sannolikheten för reflektion från mottagarens sida är ganska liten.

Låt oss simulera situationen. Till exempel har arrangörerna av den regionala idrottsdagen inte tagit hand om inköp av idrottsdräkter till tävlingsdeltagarna. Det är bara några timmar kvar innan evenemanget börjar. Och så, från ingenstans, kommer ett brev med rubriken: "Expressleverans av sportdräkter till priser från tillverkaren." Det är här en potentiell kund kommer förmodligen att noggrant studera sparande CP och sedan lägga en beställning.

Men detta är bara ett undantag från regeln. Överallt reduceras den "kalla" KP:s grundläggande funktioner till distributionen av interaktiv reklam. Med tanke på detta måste du väcka konsumenternas intresse för att läsa detta dokument. Hur man gör det:

Kom med en catchy och catchy rubrik.
Betona CP:s attraktivitet genom att korrekt sammanställa erbjudandet.
Motivera mottagaren att vidta åtgärder för ömsesidigt fördelaktigt samarbete med hjälp av marknadsföringstekniker.

Vi kommer att diskutera var och en av dessa element lite senare.

Viktig! Ett idealiskt exempel på en "kall" typ offert bör inte överstiga 1 A4 sida exklusivt tryckt text och 2 sidor av en illustrerad mall.

Om du har ytterligare information Det är bättre att ange det i ett följebrev. Och skriv inte i något fall "romaner" i stil med Leo Tolstoy, affärsmän Det finns helt enkelt inte tillräckligt med tid att läsa dem.

"Hot" - ett personligt kommersiellt erbjudande

Ett personligt kommersiellt erbjudande skiljer sig från ett "kallt" genom att kunden får ett sådant dokument först efter en officiell begäran eller en preliminär muntlig kontakt. De där. garantin för att läsa ett personligt brev är oöverkomligt hög, så den huvudsakliga semantiska belastningen bör falla på erbjudandet och den motiverande komponenten, och titeln kan vara av underordnad betydelse.

I sin tur tyngs komplexiteten i att sammanställa "heta" kommersiella erbjudanden av behovet av att anpassa texten till varje kunds individuella behov.

Till exempel, om en kund under en konversation var intresserad av fördelarna med din organisation jämfört med konkurrenters företag, skriv om fördelarna och fördela lejonparten av KP-formuläret för detta strukturella element.

Standardiserat kommersiellt erbjudande

Faktum är att ett standardiserat affärsförslag är en av typerna av "heta" offerter. Men på grund av dess strikt reglerade struktur och metoder för att påverka kunden faller den under separat vy affärsbrev.

Saken är att en klient kan bifoga ett standardformulär till en officiell begäran, vilket begränsar kompilatorn när det gäller att beskriva varor och tjänster, samarbetsprinciper, fördelar gentemot konkurrenter, etc.

I standardiserade offerter spelar torra siffror en avgörande roll: valuta för pengarna, garantiservice och entreprenörserfarenhet.

Det kommer inte att fungera att skriva något på eget initiativ, eftersom det bifogade exempelformuläret är utformat för att filtrera bort marknadsföringsinformation som är onödig för marknadsövervakning.

I sådana fall är det enda du kan göra att erbjuda det lägsta priset. Det räcker till och med att göra 1-5% rabatt för att ha en betydande chans att vinna det konkurrenskraftiga urvalet.

Överföringsbrev

Ovan har vi redan berört ämnet för följebrevet. Det fungerar som ett tillägg till affärsförslaget och strävar efter följande mål:

bekantskap med huvuddokumentet;
proportionell fördelning av stora mängder information.

Vidare, Överföringsbrev kan innehålla bilagor: prislistor, beskrivningar av samarbetsvillkoren, inbjudningar till mässor eller andra marknadsföringsevenemang.

För det andra kan du med hjälp av ett medföljande meddelande också påminna dig själv och indirekt uppmuntra adressaten att studera mallen för originalhandlingen.

Citera prover och mallar

Bättre att se en gång än att höra hundra gånger. Du kan inte argumentera med det. Därför kan du här inte klara dig utan prover och mallar. Men upprepa aldrig de klassiska misstagen av oansvariga författare av kommersiella erbjudanden - 100 % kopiering av information eller 50 % sammanställning från två källor. När allt kommer omkring, om stulet innehåll avslöjas, vem vill då samarbeta med ett företag som har bevisat sig på detta sätt?