14 reguli pentru planificarea competentă a timpului de lucru

Destul de des, oamenii, în special oamenii de afaceri, se plâng de lipsa timpului liber până la un minut. Dar dacă vă gândiți bine, însuși faptul de a primi o astfel de plângere indică faptul că au putut să-și facă timp pentru aceasta. De fapt, o persoană este departe de a fi constant ocupată, iar percepția sa asupra volumului său de muncă și incapacitatea de a găsi chiar și o secundă în plus sugerează că gândurile sale nu sunt ocupate de planificarea timpului de lucru. Și acesta nu este doar un set de cuvinte frumoase, ci un sistem de cunoaștere care poate fi util atât la nivel individual, cât și la scara întregii întreprinderi.

Nu este un secret pentru nimeni că eficiența organizației este influențată nu în ultimul rând de rentabilitatea muncii zilnice a personalului de conducere. Lipsa tehnicilor și metodelor moderne de lucru, refuzul de a îmbunătăți stilul individual de lucru de către lider și subalternii săi duc la faptul că dificultățile în stabilirea muncii unei astfel de echipe devin o axiomă.

Componentele care determină cât de pregătit este un manager pentru succes sunt destul de simple. Acestea sunt aptitudinile, abilitățile, cunoștințele sale profesionale și, bineînțeles, calitățile personale. Cu toate acestea, nu trebuie ignorată analiza factorilor cauzali care provoacă probleme și dificultăți, precum și dorința de a le depăși și de a îmbunătăți calitatea muncii. Aici, folosirea rațională a timpului de lucru de către manager, cu alte cuvinte, planificarea acestuia, vine în ajutor. La urma urmei, este conceput pentru a elimina defectele procesului zilnic de muncă.

Eficacitatea planificării timpului de lucru se bazează pe obiectivele activităților în funcție de durata acestora: pe termen scurt și pe termen lung. Un astfel de cadru de management nu necesită efort suplimentar, deoarece toate acțiunile și activitățile identificate și-au primit termenele limită în timpul procesului de organizare.

Scopurile stabilite de lider au două funcții: de a determina acțiunile necesare implementării lor și de a stimula implementarea lor. Când un lider își stabilește o sarcină clară, acțiunile sale devin conștiente în implementarea acesteia. Stabilirea obiectivelor este un fel de forță motrice care încarcă cel care acționează cu energie până la atingerea rezultatului.

Pentru ca planificarea echilibrului timpului de lucru să fie cât mai eficientă, managerul trebuie să recurgă la tactica „perioadelor de planificare” (pot fi diferite perioade de timp: an, lună, săptămână, zi). Particularitatea constă în individualitatea fiecărui astfel de interval, ceea ce implică crearea de planuri separate care să reflecte perioada de timp corespunzătoare.

Astfel, principalul obiectiv pozitiv al planificării corecte a timpului liber este câștigul de timp în sine. Managerul va dobândi capacitatea de a atinge eficient și fructuos obiectivele de lucru descrise și, în același timp, va petrece cât mai puțin timp posibil. În organizarea muncii individuale, rolul planificării este greu de supraestimat: la urma urmei, ajută la pregătirea pentru îndeplinirea obiectivelor și la structurarea timpului alocat muncii.

Metode de planificare a timpului de lucru

Principiul Pareto

Wilfred Pareto (1848–1923) a formulat principiul că, în cadrul unui anumit grup, importanța obiectivă a unei anumite părți mici va fi mult mai mare decât ponderea sa relativă în acest grup. Pareto în modelul său a folosit formula 80/20, care a început să fie aplicată peste tot.

Din 20% din mărfurile vândute, puteți obține 80% din profit.
80% din bunurile rămase vor aduce doar 20% din profit.
20% dintre greșeli cauzează 80% din pierderi.
80% din alte greșeli cauzează 20% din pierderi.

Acest principiu nu a fost ocolit de către fanii planificării timpului de lucru. Dacă îl proiectați asupra muncii unui manager, atunci rezultatul va fi următorul: pentru a obține 80% din rezultate, trebuie să petreceți doar 20% din timpul de lucru. Restul timpului petrecut aduce doar 20% din rezultatul total.

În limbajul procesului de muncă, aceasta ar însemna că munca uşoară şi plăcută, care necesită un minim de efort, dar un timp decent de lucru, nu ar trebui să fie o prioritate. Este necesar să începeți activitățile cu o atenție maximă a importanței fiecărei sarcini. În primul loc de lucru, planificarea ar trebui să fie întrebări vitale.

Pentru implementarea deplină a principiului Pareto în materie de planificare rațională și urmărire a timpului, este necesar să se analizeze toate sarcinile pentru procentul contribuției lor la rezultatul general și, de asemenea, să le distribuie pe categorii ABC.

Planificarea ABC

Baza analizei ABC este experiența care arată că proporțiile cazurilor de importanță mai mare și mai mică sunt adesea aproximativ aceleași. Literele A, B și C sunt folosite pentru a clasifica semnificația sarcinilor în raport cu atingerea obiectivelor în trei clase. Acest principiu a atras mulți manageri.

De asemenea, puteți utiliza această analiză pentru a planifica modul în care vă folosiți timpul de lucru. Principalul lucru este să vă amintiți că trebuie să distribuiți timpul de lucru în raport cu importanța sarcinilor, și nu intensitatea muncii și greutatea acestora în planul general de activitate.

Analiza ABC vine din experiență bazată pe trei piloni.

Sarcinile de categoria A (cele mai importante) primesc 15% din totalul sarcinilor managerului. În ciuda ponderii relativ scăzute în planificare, ei contribuie cu 65% la atingerea obiectivelor.
Sarcinile de categoria B (importante) reprezintă aproximativ 20% din totalul sarcinilor, iar importanța lor este de asemenea estimată la 20%.
Sarcini din categoria C (ca cea mai puțin importantă): li se acordă aproximativ 65% din cifra totală, dar importanța lor este neglijabilă - doar 15% din ponderea relativă.

În consecință, la planificarea timpului de lucru, analiza ABC se concentrează pe îndeplinirea inițială a sarcinilor din categoria A, deoarece acestea aduc partea leului din eficacitatea activității finale de muncă. Urmează la rândul lor întrebările din grupa B, a căror contribuție la rezultatul final nu trebuie neglijată nici. Și, în sfârșit, puteți decide deja ce să faceți cu sarcinile rămase din categoria C: contribuiți la planificarea timpului de lucru sau delegatul.

Cadranul 1: Important și Urgent

Inima matricei Eisenhower este tocmai primul cadran, deoarece este plină de secretul principal - este lăsată goală. Acest lucru va indica faptul că o persoană are abilitățile de a planifica eficient timpul de lucru pentru a atinge obiectivele.

Prezența cazurilor care susțin primul cadran indică munca practică constantă în viața și munca unei astfel de persoane. În consecință, o persoană nu este obișnuită cu repartizarea treburilor și îndatoririlor sale, ci în schimb amână tot ce poate până în ultimul moment. Și, când termenele limită se împlinesc, se apucă de treabă.

Desigur, cel mai bine este să preveniți eventualele situații dacă vă gândiți la toate din timp. La urma urmei, există un principiu binecunoscut conform căruia este întotdeauna mai dificil să eliminați consecințele decât să prevăd toate necazurile posibile. În cazul în care astfel de cazuri pot fi efectuate de alte persoane, acestea ar trebui transferate.

Cadranul 2: Important și neurgent

În planificarea timpului său de lucru, Eisenhower a determinat sarcinile din al doilea cadran ca fiind cele mai importante sarcini. Dacă executantul finalizează în mod constant sarcina plasată în acest cadran în timp util, atunci își poate permite să petreacă atât de mult timp cât este necesar. Nu va fi bântuit de tam-tam, grabă și diverse consecințe negative. Acest lucru este foarte asemănător cu o programare la medic: la fel cum o examinare oftalmologică preventivă va preveni probleme mai grave de vedere, iar momentul potrivit pentru a lucra la raport va evita procesarea urgentă peste noapte.

Planificarea și contabilizarea timpului de lucru în cadrul celui de-al doilea cadran se realizează astfel încât să se atingă obiectivele personale ale angajatului.

Și deși sabia lui Damocles nu atârnă peste muncitori sub forma urgenței muncii, ceea ce ne permite să ne concentrăm asupra calității muncii, nu trebuie să uităm că există încă termene limită și trebuie monitorizate, deoarece neîndeplinirea sarcinii celui de-al doilea cadran o transferă automat la primul. Și acest rezultat este plin de consecințe pentru planificarea timpului personal.

Cadranul 3: Urgent și nu important

Tipul de cazuri corespunzătoare celui de-al treilea cadran nu vă permite să vă concentrați pe chestiuni mai importante din cauza urgenței sale. Și astfel de cazuri sunt ușor confundate cu cazurile din primul cadran. Cu toate acestea, merită să trasăm o linie între urgent și important, deoarece aceste concepte nu sunt sinonime. Există o modalitate simplă de a determina acest lucru: trebuie să vă întrebați dacă aceasta sau acea sarcină vă aduce mai aproape de îndeplinirea unui obiectiv dat. De obicei, cazurile din al treilea cadran primesc un răspuns negativ.

Cel mai adesea, problemele casnice sunt aduse în acest cadran: curățătorie chimică a hainelor la sfârșitul sezonului, ajutorarea vecinilor într-o problemă urgentă, întâlniri și negocieri neimportante. Există un alt exemplu - repararea computerului, dar aici ar trebui să fiți extrem de atenți: dacă acest echipament este necesar pentru lucru, atunci repararea lui va deveni o sarcină de importanță capitală (adică primul cadran), iar dacă este folosit numai pentru divertisment, atunci chiar locul acestei probleme este în al treilea cadran.

Afacerile acestui cadran nu numai că nu se încadrează în planificarea timpului de lucru, dar chiar distrag atenția de la obiectivele principale și iau timp prețios. Cel mai bine este să le ignorați dacă este posibil. Cum să determinați importanța unei sarcini pentru dvs.? Foarte simplu. Ar trebui să vă puneți întrebarea: „Ce se va întâmpla dacă nu fac asta?”

Cadranul 4: Nu este important și nu este urgent

Această categorie include treburile vieții noastre care nu au nimic de-a face cu munca: rețelele sociale, forumurile, navigarea pe internet, jocurile pe calculator, vizionarea emisiunilor TV. Da, o astfel de activitate este cu siguranță plăcută, dar nu este obligatorie.

În general, această activitate reduce semnificativ productivitatea zilei de lucru, Eisenhower a numit cazurile din această categorie „devoratoare de timp personal”.

Luați, de exemplu, o serie care durează 200 de ore - în ceea ce privește recalcularea, obțineți o săptămână întreagă de timp pierdut, care ar fi putut fi folosit cu un beneficiu mult mai mare.

Prin urmare, este necesar să vă identificați consumatorii personali și să depuneți eforturi pentru a avea un control strâns asupra lor prin planificarea nu numai a muncii, ci și a timpului personal.

Există și lucruri de rutină în acest cadran care nu sunt atât de plăcute pentru mulți: de exemplu, spălarea vaselor, curățarea, gătitul. Și aici merită să cauți un compromis cu acele persoane cu care locuiești în aceeași casă, pentru a planifica o încărcătură uniformă.

Tabel de planificare a timpului de lucru

Iată un exemplu simplu sub forma unui tabel.

marţi		Subsarcină	cometariu
	Verificați lista de lucruri de făcut
	naveta la serviciu
	Apeluri telefonice		Preluați două numere de contact din e-mailul de la serviciu
	Scrierea articolului	Analiza materialului
	Scrierea articolului	Traducerea materialelor suplimentare dintr-o limbă străină și dactilografiarea textului principal	Nu uitați să emiteți note de subsol la surse și să corectați cratimele de pe liniuță
	Du-te la editor
	întâlnire

miercuri

Acest exemplu demonstrează clar principiul construirii planurilor de lucru. Dacă este necesar, tabelele pot fi de mai mare adâncime, cu spațiu extins pentru note. Nu contează ce program va fi folosit pentru a implementa, să zicem, un individ planificarea timpului de lucru al managerului/specialistului. Masa - instrumentul este universal, poate fi desenat chiar și pe hârtie simplă. Ceea ce este cu adevărat important este să îl poți adapta pentru tine, sarcinile și obiectivele tale și să stabilești la ce intervale de timp va fi folosit: pe zile, săptămâni, luni.

Cum este planificarea fondului de timp de lucru

Etapa inițială de planificare este de a analiza parametrii inițiali ai sistemului - prezența activității de îmbunătățire a fondului de timp de lucru (FW) și direcțiile acestuia. Urmează apoi răspunsul la întrebări: cine este responsabil pentru această activitate (specialişti, servicii) şi planificarea ei? În ce măsură se ia în considerare programul de lucru? Timpul petrecut este monitorizat? Sunt dezvăluite rezervele FRV? Sunt luate măsuri pentru a reduce pierderea timpului de lucru în etapa de planificare? Ce metode sunt folosite pentru aceasta?

Următoarea etapă este analiza aplicării PDF-ului. În cadrul acestuia, ei studiază dinamica producției de muncitori (cu referire la timp – orar, zilnic, anual) și identifică factorii care o influențează; analizați starea PDF-ului și determinați oportunitățile neutilizate pentru a reduce anumite tipuri de absenteism; elaborarea datelor observaționale privind funcționarea fondului de timp de lucru etc. Mai multe detalii despre metodele de analiză a utilizării fondului de timp de lucru se găsesc în literatura educațională și metodologică.

Baza de informații pentru analiza PDF-ului o constituie datele înregistrărilor statistice și temporale ale orelor de lucru; un rezumat al contabilității primare (un pliant despre timpul inactiv, angajarea orelor suplimentare, despre eliminarea căsătoriei); autofotografii și fotografii ale timpului de lucru; date de sondaj și chestionare.

În cursul analizei, utilizarea întregului PDF și a părților sale constitutive - fonduri de zi întreagă și fonduri intra-shift în cadrul diferitelor niveluri ale întreprinderii (diviziuni structurale, întreprinderea în ansamblu, profesii și grupuri) este examinat. Această abordare face posibilă detectarea „gâturilor de sticlă” cărora ar trebui să li se acorde atenție în primul rând. Rezultatul analizei este o evaluare a rezervelor pentru îmbunătățirea utilizării PDF-ului și, în consecință, creșterea eficienței planificării timpului de lucru.

Rezultatele obținute sunt folosite pentru a planifica un fond util de timp de lucru. Acest eveniment include pregătirea unui buget de echilibru planificat, o comparație a componentelor acestuia cu normele întreprinderii, precum și economisirea timpului de lucru pentru costuri neproductive. Metodele de repartizare a soldului timpului de lucru au primit o acoperire adecvată în materiale și manuale educaționale.

Planificarea și analiza timpului de lucru au dobândit trăsături specifice într-o economie de piață. De exemplu, concediul administrativ obligatoriu este benefic pentru întreprindere în ceea ce privește costurile acesteia. Munca cu fracțiune de normă și-a pierdut statutul de rezervă.

O abordare diferențiată pentru angajații permanenți cu normă întreagă, lucrătorii temporari devine relevantă în planificarea ECF; în muncă cu jumătate de normă.

În scopul organizării și planificării cât mai eficiente a timpului de lucru, întreprinderea realizează măsuri speciale: socio-economice, organizatorice, tehnice și terapeutice și profilactice. Ele se reflectă în diferite planuri organizatorice și tehnice, planificarea pentru îmbunătățirea condițiilor de muncă etc. Implicarea participanților externi ar trebui discutată cu autoritățile locale și abia apoi să fie inclusă în planificarea activității. Orice eveniment trebuie să fie furnizat de resurse.

Cum să vă planificați corect timpul de lucru

Regula 1. Ridică-te în același timp

Această etapă inițială a oricărei planificări este foarte disciplinată și energizantă.

Regula 2. Dispoziție pozitivă la începutul zilei

Lucrează-ți starea de spirit în fiecare dimineață, deoarece afectează foarte mult rezolvarea sarcinilor pentru atingerea obiectivelor. Pentru a face acest lucru, vă puteți adresa trei întrebări:

Cum mă va aduce „azi” mai aproape de succes?
Ce ar trebui să fac pentru a face astăzi cât mai multă bucurie?
Ce trebuie făcut în această zi pentru a vă menține sănătatea?

Răspunsul la aceste întrebări și crearea unei motivații pozitive nu depășesc adesea două minute. Oferă-le ție înainte de a începe activitatea standard de dimineață.

Regula 3

Cheia unei dimineți armonioase este un somn bun și un mic dejun bun. Dar mulți le donează, scuzați de lipsa de timp. Totuși, ambele misiuni necesită prioritizare doar în etapa de planificare a rutinei zilnice - în esență, trebuie doar să-ți aloci timpul în așa fel încât să te culci devreme.

Regula 4: Luați în considerare factori precum oboseala atunci când vă planificați ziua de lucru

Mulți oameni simt că productivitatea lor în muncă fluctuează ca un val sinusoid toată ziua. Acest lucru nu depinde de bioritmurile zilnice - dacă ești o „lacără” sau o „bufniță”. Merită să aflați că perioadele dvs. personale de activitate cresc și să plasați cele mai importante lucruri pentru acest interval zilnic în planificarea activității. Este mai bine să vă dedicați după-amiaza muncii de rutină zilnică care nu are o importanță deosebită.

Regula 5. Ia pauze la timp

Una dintre regulile de bază pentru planificarea timpului de lucru este o scurtă odihnă, deoarece permite organismului să se recupereze și să readuce atenția asupra muncii. Asigurați-vă că faceți pauze scurte de lucru, setați singur durata și frecvența. Amintiți-vă de regularitate.

Regula 6

Încercați să nu săriți la muncă și aduceți munca pe care ați început-o la concluzia ei logică. Nu te lasa distras de lucruri mai mici, pentru ca acestea fura timpul de lucru. Amintiți-vă că, de fiecare dată când vă întoarceți la munca deja începută, va trebui să repetați acțiunile vechi, iar acest lucru va afecta echilibrul planificării activității personale.

Regula 7

Străduiți-vă să umpleți toate golurile nesocotite din programul dvs. (așteptare la coadă, întâlnire neinformativă) cu activități utile. Definiți-i singur esența punându-vă întrebarea: „Cum pot completa aceste minute pentru a obține beneficiul maxim?”

Regula 8: Respectați principiul 70/30

Trebuie să înregistrați doar 70% din timpul de lucru în jurnal. În rest, chiar dacă îți programezi ziua de lucru 100%, nu vei primi garanții că toate sarcinile vor fi finalizate, cu atât mai mult: multe acțiuni nu vor coincide cu programul. Scopul planificării timpului de lucru în conformitate cu acest principiu este de a salva sistemul nervos de suprasolicitare, de a preveni senzația de mașinărie și izolarea într-un cadru rigid.

Regula 9. Seara, fă-ți un plan pentru mâine

Fă-ți planificarea pentru mâine la sfârșitul zilei de azi și fă-o sub forma unei liste scrise pentru a nu pierde nimic. Este mai bine să stabiliți în prealabil importanța cazurilor și să le distribuiți în coloane. Acest lucru va face posibilă concentrarea asupra sarcinilor necesare, iar cele mai puțin semnificative pot fi mutate în caz de forță majoră.

Regula 10

O regulă imuabilă pentru toată lumea. Cu cât poți găsi mai des timp pentru odihnă, cu atât vei lucra mai târziu mai productiv. În această perioadă, puteți pune lucrurile în ordine la locul de muncă, în casă, puteți spăla vasele, puteți citi o revistă sau o carte, puteți face o plimbare în aer curat, ajuta pe alții. Dacă nu o puteți face spontan, planificați și acele acțiuni.

Regula 11. Fii realist cu privire la abilitățile tale

Nu te copleși cu o cantitate imensă de muncă, crezând că poți face față oricăror munți. Abordați cu sobru evaluarea propriilor puncte forte și luați mai bine ceea ce vi se garantează că veți face față într-o zi/săptămână/lună, o astfel de planificare a timpului de lucru va fi mai eficientă.

Regula 12

Această abordare a articolelor de pe masă și de la birou vă ajută să economisiți timp în viitor. Fă-o regulă, după ce ai folosit un lucru, întoarce-l acolo unde l-ai luat. Setați locuri specifice pentru diferite tipuri de lucruri - un dosar pentru hârtii, o casetă de creion, un sertar de birou sau o casetă de selectare.

Regula 13. Du-te un stil de viață activ și sănătos

S-ar părea, de ce lucrătorii de birou au nevoie de sport, yoga, fitness, alimentație adecvată, gimnastică? Apoi, un corp sănătos și bunăstare sunt cel mai bine adaptate la energia pozitivă și pregătirea pentru o activitate de muncă extrem de productivă, mai ales după planificarea sa de calitate.

Regula 14

Cel mai bun mod de a te autoorganiza în planificarea și implementarea activităților profesionale este să experimentezi un sentiment de satisfacție și dragoste pentru munca ta. Avantajul său este că motivația nu trebuie să fie scoasă cu clești, ea vine de la sine și în volum mare.

Planificarea și organizarea timpului de lucru al șefului

Sfat 1. Examinați planurile pentru ziua respectivă

Pentru a face acest lucru, puteți utiliza analiza ABC sau matricea Eisenhower. Chiar și o pregătire de zece minute pentru o zi de lucru poate economisi până la două ore pe zi. Folosește-le bine.

Sfat 2. Formarea blocurilor de cazuri similare

O persoană distrasă în mod constant are nevoie de mult mai mult timp pentru a lucra decât o persoană concentrată și entuziastă. Acest lucru se datorează nevoii unui alt „demaraj” și „imersie”, adică o revenire la activitatea de muncă. Blocurile de același tip de sarcini vor ajuta la economisirea timpului de lucru: sunt mai ușor de reparat în etapa de planificare a activității.

Sfatul 3: Fă-ți timp pentru tine la serviciu

Adesea, vizitatorii, subordonații sau clienții la telefon distrage atenția de la sarcinile directe. Toate creează interferențe puternice în îndeplinirea sarcinilor cu adevărat importante, perturbă echilibrul timpului de lucru. În acest sens, este imposibil să fii disponibil tuturor și tuturor pe parcursul zilei de lucru - atât în birou, cât și la telefon. În procesul de planificare a orelor de lucru, stăpânii meșteșugului lor organizează pentru ei înșiși goluri când nimeni nu îi va deranja. De asemenea, puteți folosi instrumentele lor, de exemplu, setați orele de primire a vizitatorilor, utilizați un robot telefonic.

Sfat 4: Alocați timp limitat pentru fiecare sarcină de lucru

Durata unui anumit tip de muncă depinde direct de timpul disponibil. Chiar și cea mai mică sarcină este supusă planificării: învățați să acordați sarcinii exact cât timp este nevoie pentru a o îndeplini. De exemplu, negocierile de afaceri nu trebuie amânate, trebuie să discutați cât mai mult posibil toate problemele de interes, dar nu mai mult de o oră. Acest lucru se poate face cu ajutorul unor termene și reglementări stricte. Fii ghidat după o regulă simplă: „Timpul înseamnă bani”, apreciază-le și salvează-le.

Sfat 5: Folosiți delegarea

Niciun actor care respectă timpul nu ar trebui să facă singur toate sarcinile. Această abordare a fost deja descrisă în principiile și regulile de planificare a timpului de lucru: tot ceea ce poate fi delegat altor persoane (65% din sarcinile care consumă timp și efort, dar nu aduc rezultate semnificative) ar trebui să le fie delegat. Acest lucru se aplică nu numai asistenței angajaților, ci și utilizării asistenței din partea agențiilor terțe, organizațiilor, firmelor de consultanță.

Sfat 6. Împărțiți sarcinile mari în componente

Oamenii au tendința de a se sustrage sarcinilor mari sau voluminoase, în toate modurile posibile pentru a întârzia implementarea acestora, deoarece rezultatul le pare prea îndepărtat. Acest fapt indică abilități slabe de planificare a timpului personal, dar poate fi ocolit. Cazurile care dau cele mai rapide rezultate sunt pe placul aproape tuturor. Acest lucru a fost observat de Albert Einstein pe exemplul tăierii lemnului. Același lucru se poate face cu obiectivele pe termen lung și proiectele mari: împărțiți-le în sarcini mici, planificați-le și apoi finalizați-le metodic într-o perioadă de timp (de exemplu, două ore pe zi). După, să zicem, o săptămână, vor apărea primele rezultate - obiectivul primei părți a proiectului va fi atins (conform planificării), acest lucru va da putere și motivație pentru a continua să lucreze în această direcție.

Sfat 7. Stabiliți termene limită personale pentru sarcinile prioritare

Când știți dinainte care cazuri vor fi prioritare pentru luna în curs, acestea pot fi notate în calendarul de lucru și luate în considerare în planificarea personală împreună cu aceleași negocieri/întâlniri. Astfel, atunci când va fi necesar să faceți un alt eveniment sau acțiune pentru această dată, acesta va fi deja „rezervat”, ceea ce vă reamintește încă o dată de semnificația obiectivă a sarcinii. Acest sfat are o valoare deosebită în ceea ce privește planificarea activităților de lucru.

Sfat 8. Organizați-vă spațiul de lucru corespunzător

În primul rând, se referă la comanda de pe desktop. Pe el ar trebui lăsate doar acele documente, fără de care este imposibil să se facă sarcinile din categoria A. Această acțiune are un fundal psihologic: ordinea pe masă ajută la ordinea în gânduri, iar lucrările suplimentare necesită timp.

Sfat 9. Încearcă să nu-i lași pe alții să-ți pună responsabilități suplimentare

Adesea liderii sunt interesați și implicați în lucruri noi, extinzându-și domeniile de competență. Ieșind din interes personal la întâlnirile la care un angajat nu participă de obicei, acesta poate intra în grupuri de lucru sau poate primi sarcini suplimentare care nu sunt incluse în planul său și, ca urmare, devin o povară pentru munca principală și planificarea acesteia. Cel mai bine este să verificați din nou toate acțiunile dvs. pentru relevanța lor în cadrul postului, îmbunătățindu-vă astfel abilitățile de planificare a timpului.

Sfat 10. Evaluează cât de importante și urgente sunt lucrurile în care ei vor să te implice brusc.

Forța majoră și alte probleme urgente sunt o întâmplare comună pentru orice firmă sau întreprindere, chiar dacă se străduiește să funcționeze în cadrul unei planificări stricte. Pentru a le rezolva, sunt mobilizate toate resursele disponibile. Dacă sunteți de acord să ajutați în această situație, amintiți-vă că acest lucru va elimina timp de la sarcinile importante curente din programul dvs., așa că cântăriți întotdeauna dacă merită sacrificate.

Sfatul 11 Nu acționați din impuls - luați decizii inteligente

Uneori anumite decizii sunt luate ca urmare a unui impuls, a unui impuls incontrolabil. Dar acest lucru provoacă abateri în program și interferează cu planificarea eficientă a orelor de lucru pentru atingerea obiectivului. Dacă simțiți o dorință momentană de a face ceva (de exemplu, sunați), luați în considerare cu atenție și cântăriți dacă chiar merită să faceți ceea ce ați planificat.

Sfat 12. Stabiliți-vă prioritățile corect

Într-un flux mare de cazuri - conferințe, întâlniri, apeluri, mesaje text - poate fi foarte dificil de navigat, iar atunci când preiei totul deodată sau îl apuci în părți din capete diferite, ajungi să ai foarte puțin timp. Aici este util să amintim un astfel de mod de planificare a timpului ca o matrice de priorități și să începem activități cu implementarea unor sarcini clar definite și fără ambiguitate semnificative, trecând treptat către cele mai puțin importante.

Planificarea timpului de lucru al secretarului șefului

Principala sarcină și scopul planificării timpului individual de lucru al secretarului este de a ușura cât mai mult posibil șeful și de a-l ajuta să-și aloce timpul. Este sarcina de a crește eficiența utilizării tuturor orelor și minutelor posibile pentru activitatea de muncă. Și asta înseamnă că sarcinile și planificarea activităților șefului și secretarului sunt interdependente.

În primul rând, secretarul ajută în activitățile organizatorice, pregătitoare și manageriale, eliberează spațiu pentru creativitate pentru șef. În acest scop, asistentul trebuie să cunoască rutina zilnică a nivelului superior, programul sarcinilor sale pentru toate perioadele posibile - zi/lună/trimestru. Planificarea eficientă a timpului de lucru al secretarului depinde de programul supervizorului său imediat, deoarece el pregătește toate întâlnirile, negocierile și alte chestiuni (primirea vizitatorilor, documente) care sunt în programul șefului. Un rol cheie în planificare îl joacă ierarhia sarcinilor în funcție de valoarea și importanța acestora.

În plus, atribuțiile secretarului includ și alte activități care nu depind de regimul zilei șefului (și se reflectă în planificarea activității de muncă): aceasta este verificarea corespondenței și răspunsul la corespondență, gestionarea documentelor, un control. dosar etc. Abilitățile asistentului de planificare a timpului trebuie să fie superioare. Punctele de pornire ale programului său sunt întotdeauna activități repetitive, de exemplu:

pregătiți locul de muncă al capului;
aranjați-vă propriul loc de muncă;
gestionează toate tipurile de e-mailuri primite;
vizualizați fișierul de control;
furnizează autorităților un rezumat al stării de fapt și clarifică programul pentru ziua în curs.

Luați în considerare un exemplu simplu de planificare a timpului de lucru în raport cu programul managerului. Programul de acțiune al secretarului va arăta cam așa. Când șeful plănuiește o întâlnire la 11:00, atunci planul asistentului de la 10:30 va marca organizația sa cu toate acțiunile ulterioare: memento, fotocopiarea materialelor, curățarea sălii de conferințe, înregistrarea în jurnal. Dacă la ora 14:00 șeful a planificat negocieri în afara biroului, atunci programul secretarului va include articole despre apelarea unei mașini și colectarea documentelor. De asemenea, lista lucrărilor indică cu cine și la ce oră trebuie să conectați șeful pentru o conversație telefonică, ce documentație trebuie corectată și ce să completați de la zero etc.

Cea mai bună opțiune este de a determina, împreună cu șeful, un interval de timp constant pentru activitățile zilnice: semnarea documentelor, primirea vizitatorilor. Acest lucru va îmbunătăți munca și va ajuta la planificarea timpului de lucru atât al specialistului, cât și al asistentului său. Atunci când elaborezi un program de lucru, trebuie să lași și o rezervă decentă în cazul unor sarcini bruște urgente și importante, apeluri telefonice și alte urgențe.

Secretarul dedică sfârșitul zilei de lucru pentru trimiterea corespondenței de ieșire și, de asemenea, planifică evenimente pentru mâine.

Când ziua de lucru s-a terminat, iar managerul întârzie la birou, asistentul poate pleca acasă doar dacă există un acord corespunzător între ei și îi pune la dispoziție șefului toate datele necesare.

Înainte de a părăsi sediul, secretarul îndepărtează toate documentele, închide dulapuri, seifuri, oprește echipamentele electronice (acest lucru nu se aplică la telefon, modem, fax), pune în ordine locul de muncă.

Programarea timpului managerului

Esența planificării este pregătirea pentru implementarea obiectivelor și reglementarea timpului de lucru. Principiile de planificare a timpului de lucru al managerului nu diferă mult de principiile generale ale reglementării muncii. Utilizarea rațională a resurselor de timp implică înțelegerea funcțiilor, a obiectivelor, a obiectivelor și a bugetului de timp.

În procesul de organizare a timpului de lucru al unui specialist se folosesc tehnici de planificare larg cunoscute. Managerul trebuie să fie ghidat de următoarele reguli:

60% din planul zilnic de lucru este alocat muncii programate;
20% din timp - pentru acțiuni neprevăzute;
ultimii 20% sunt cel mai bine lăsați pentru sarcini spontane.

Structurile organizatorice „plate” sunt folosite în întreprinderile mici pentru a rezolva probleme complexe în condiții de incertitudine semnificativă. Astfel de divizii se caracterizează prin următoarele dezavantaje: volumul excesiv de muncă al managerilor, dificultatea de a controla acțiunile unui număr mare de oameni, precum și dificultăți asociate cu coordonarea activității diviziilor.

Timpul petrecut (mai ales dacă nu este notat în etapa de planificare) trebuie înregistrat cu o indicație obligatorie despre ce și cum a fost utilizat. Acest lucru contribuie la faptul că, după ce a primit o imagine completă a costurilor timpului său de lucru, managerul își va putea organiza mai eficient planificarea în viitor; în vederea elaborării unui plan de calitate, sarcinile vor fi împărțite pe termen scurt, mediu și lung.

Regularitatea, consecvența și consecvența ar trebui să fie poziționate ca principii principale ale planificării. Este necesar să urmați unul dintre principiile importante ale planificării activității - realitatea obiectivelor: să vă asumați cât mai multe responsabilități va fi posibil să le îndepliniți.

În centrul cheltuirii raționale a timpului de lucru al managerului se află planul său pe termen lung. Acesta este un sistem multianual, ținând cont de ce planuri anuale și trimestriale sunt create. Acesta din urmă poate fi coordonat cu anual și poate fi împărțit în lunar. Planurile zilnice și săptămânale le corespund pe deplin și, în același timp, reflectă cel mai exact utilizarea timpului de lucru al managerului. Planificarea activitatilor de munca la nivel de o zi este un pas important in planificarea de ansamblu a activitatilor de munca ale managerului, este supusa monitorizarii si ajustarii constante in functie de situatie.