» Cum se întocmesc procesele-verbale de ședință

Cum se întocmește procesul-verbal al ședinței

Întâlnirile au loc în majoritatea organizațiilor, indiferent de forma de proprietate. Pe ele, angajații și managerii fac schimb de informații despre probleme actuale, iau decizii operaționale. Pentru ca un astfel de eveniment să se desfășoare cu maximă eficiență, se ține procese verbale de ședință. Acest document are atât o funcție informativă, cât și administrativă: înregistrează informații despre problemele ridicate și deciziile luate.

Înregistrarea desfășurării ședinței este responsabilitatea secretarului șefului organizației. Această funcție poate fi îndeplinită de un alt angajat.

Înainte de începerea ședinței, secretarului i se oferă o listă de invitați și o listă orientativă de întrebări. Participanții trimit rezumate. Acest lucru ajută la pregătirea unui șablon de document pentru a accelera munca de compilare a versiunii finale a protocolului. Dacă sunt mulți participanți, atunci este indicat să aveți o fișă de înregistrare, unde va fi indicat numele complet. persoane care au apărut. După începerea ședinței, secretarul va stabili lista definitivă a celor prezenți.

Informațiile sunt înregistrate de către secretarul ședinței în timpul evenimentului. Pentru a îmbunătăți acuratețea înregistrării, se folosesc înregistrări dictafon. Toate cuvintele sunt înregistrate pe un suport digital și apoi reproduse în timpul execuției finale a documentului.

Dacă se ține o întâlnire mare cu un număr mare de participanți, atunci 2 secretare conduc puncția. Munca a doi specialiști simultan asupra protocolului va ajuta la accelerarea procesului dacă întâlnirea este întârziată.

Remarcile separate, observațiile, comentariile, discuțiile despre probleme care nu au legătură cu subiectele întâlnirilor nu sunt reflectate în document. Protocolul stabilește sensul general al rapoartelor, întrebărilor și propunerilor. Deciziile și instrucțiunile pe care șeful le dă interpreților individuali sunt înregistrate cu acuratețe.

Notă! Rapoartele și întrebările nu trebuie scrise cuvânt cu cuvânt.

Dacă managerul are nevoie de informații corecte, va solicita un raport semnat de angajatul responsabil. La ședințe se negociază starea de fapt în ansamblu, deci nu este nevoie de o evidență detaliată. Ca urmare, protocolul rezumă derularea întâlnirii: subiectele discutate, problemele ridicate și deciziile luate.

În unele cazuri, liderii organizației solicită exact fixarea textuală a fiecărei fraze. Acest lucru este tipic pentru întâlnirile din companiile moderne, unde un număr mare de probleme operaționale sunt rezolvate la astfel de evenimente.

Înregistrare

Adesea puteți găsi referiri la faptul că protocoalele ar trebui păstrate pe formulare speciale. Acest lucru se întâmplă atunci când astfel de întâlniri au loc în departamentele guvernamentale, de exemplu, în guvernele municipale.

În organizațiile obișnuite, rareori sunt introduse formulare speciale pentru exploatare forestieră. Excepție fac tipurile speciale de întâlniri, de exemplu, activitatea consiliului de administrație al unei societăți pe acțiuni.

Procesul-verbal al ședinței trebuie să conțină următoarele informații:

1. Detalii obligatorii:

• data și numărul;
• Numele companiei;
• tipul de document care indică evenimentul;
• locul întâlnirii.

De asemenea, fiecare foaie este numerotată astfel încât să puteți urmări cu exactitate progresul întâlnirii;

1. Lista participanților și rolurile acestora. Este necesar să se indice numele complet. și poziția specialistului care preia procesul-verbal, șeful, moderatorul ședinței și alți participanți la ședință. În schimb, se poate folosi o foaie de prezență la vot, unde semnează lucrătorii care sosesc;
2. Dacă la eveniment au fost persoane care reprezintă alte organizații, acestea sunt indicate cu mențiunea „Invitat”;
3. Partea principală a protocolului constă din 3 blocuri consecutive:

• Ascultat. Numele complet este indicat. și poziția vorbitorului, subiectul principal al discursului, un rezumat al detaliilor discursului;
• A făcut un discurs. Numele complet este fix. și poziția persoanei care a pus întrebări sau a comentat fondul discursului;
• Hotărât. Pe baza rezultatului raportului, liderul dă instrucțiuni sau impune o rezoluție. Decizia se consemnează de către secretar în detaliu, întrucât este obligatorie pentru angajați. Sunt indicate termenele limită pentru îndeplinirea sarcinilor.

Notă! Dacă decizia este votată, atunci numărul de voturi „pentru”, „împotrivă” și abțineri trebuie înregistrat fără a indica numele.

1. La finalul procesului verbal se pun semnăturile secretarului și șefului de ședință. Imprimarea nu este necesară.

Versiunea finală a documentului este pregătită la ceva timp după întâlnire. Acest lucru poate dura câteva ore sau câteva zile, în funcție de cantitatea de informații. Apoi se depune spre semnare șefului care a condus evenimentul.

După aceea, protocolul este trimis părților interesate sau se fac extrase oficiale din acesta cu instrucțiuni pentru anumiți interpreți.

Procesul-verbal al ședinței operaționale

Întâlnirea operațională are mai multe caracteristici:

• O frecvență clară de deținere (de exemplu, o dată pe săptămână la o anumită oră);
• Compoziția stabilă a participanților;
• Subiecte și întrebări aproape neschimbate;
• Durata scurta.

Aceste caracteristici își pun amprenta asupra întocmirii procesului-verbal al ședinței operaționale. Secretara cunoaște din timp algoritmul de lucru, problemele care vor fi discutate. Acest lucru vă permite să accelerați munca la documentul final, pentru a forma cea mai mare parte a acestuia în avans.

Procesul-verbal al ședinței se întocmește rapid, astfel încât documentul să fie depus imediat spre semnare șefului.

Depozitare

Atunci când decide cu privire la stocarea proceselor-verbale, secretarul trebuie să studieze documentele interne ale organizației.

Astfel, procesul-verbal al unei ședințe a consiliului de administrație sau al unei adunări generale a acționarilor unei societăți pe acțiuni trebuie păstrat permanent. Documentele sunt localizate la locația organismului permanent al organizației. Această procedură este stabilită în Hotărârea Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare Nr. 03-33/ps din 16.07.2003, care conține norme care reglementează regulile și condițiile de păstrare a anumitor documente în societățile pe acțiuni.

De obicei, procesele-verbale ale diferitelor ședințe se păstrează timp de 3 sau 5 ani, după care sunt arhivate și distruse conform instrucțiunilor.

Procesele verbale ale ședințelor nu sunt un element de birocrație inutilă. Îi ajută pe participanții la întâlnire să nu uite agenda și să completeze la timp instrucțiunile șefului. Astăzi, există resurse electronice pentru pregătirea și distribuirea rapidă a unor astfel de documente. Prin urmare, secretarul poate prezenta rapid și convenabil versiunea finală a protocolului tuturor părților interesate.

.