Description du poste d'assistant personnel du chef. Description du poste Directeur général adjoint

JE.Dispositions générales.

Cette fiche de poste définit les droits, devoirs et responsabilités d'un assistant personnel de direction, ci-après dénommée la « Société ».

	Titre d'emploi	Assistante personnelle des cadres
	Qualifications	Formation et expérience professionnelle : enseignement supérieur (supérieur incomplet); 1 an d'expérience dans un poste similaire; maîtrise de l'anglais (oral et écrit). Connaissances et compétences requises : connaissance de l'étiquette commerciale, des règles de communication commerciale, des conversations téléphoniques; connaissance des PC (MS Office) et des équipements bureautiques ; capacité à mener une correspondance commerciale en russe et en anglais; possession d'un discours et d'une écriture corrects; une image professionnelle appropriée ; apparence présentable; diplomatie, capacité à faire preuve de prudence et de prudence dans les affaires confidentielles; la capacité à trouver une compréhension mutuelle avec la direction, les collègues, les clients ; résistance au stress, bonne volonté; connaissance du règlement intérieur du travail de la Société.
	Rapports directs
	Présence et composition des subordonnés
	Ordre de remplacement	assistant secrétaire

II.Les droits

L'assistant personnel a le droit de :

1. Représenter la Société dans les relations avec d'autres organisations, représenter les intérêts de la Société auprès d'organisations tierces lors de l'organisation de réunions et de connexions téléphoniques de la direction.

2. Demander et recevoir les matériaux, documents et informations nécessaires des employés d'autres départements pour exécuter l'ordre de la direction et du superviseur immédiat de la Société.

3. Dans le cadre de leurs fonctions officielles, signer et endosser des documents, à savoir : lettres d'accompagnement pour les télécopies sortantes, candidatures ; les demandes de laissez-passer uniques pour entrer dans le bâtiment administratif.

4. Mener de manière indépendante une correspondance / des négociations avec des organisations externes sur des questions liées à la résolution de problèmes actuels qui ne nécessitent pas la décision de la haute direction et le consentement des autres employés, à savoir, clarifier la nature - pour résoudre les problèmes actuels liés à l'horaire de travail de la gestion ou de l'exécution de commandes qui n'imposent aucune obligation.

IV.Responsabilité

L'assistant personnel de direction est chargé de :

1. Pour mauvaise exécution ou inexécution de leurs fonctions officielles prévues par la présente description de poste - dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation civile et du travail en vigueur de la Fédération de Russie.

Travailleur de la société

________________/____________/

Chef du Département des Ressources Humaines

___________________/_________/

Chef du bureau administratif

___________________/_________/

Informations du site Web du réseau d'entreprises RB.RU

APPROUVER
PDG
Nom I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Dispositions générales

1.1. Le directeur adjoint appartient à la catégorie des spécialistes.
1.2. L'adjoint au chef est nommé au poste et révoqué par arrêté du directeur général de l'entreprise.
1.3. L'assistante de direction relève directement du PDG de l'entreprise.
1.4. Pendant l'absence du directeur adjoint, ses droits et devoirs sont transférés à un autre fonctionnaire, qui est annoncé dans l'ordre de l'organisation.
1.5. Une personne remplissant les conditions suivantes est nommée au poste de sous-directeur : formation - supérieur ou supérieur incomplet, expérience d'un travail similaire à partir d'un an, connaissance du matériel bureautique (fax, copieur, scanner, imprimante), des programmes Microsoft Office (Word , Excel), travail de bureau.
1.6. Le directeur adjoint est guidé dans ses activités par :
- les actes législatifs de la Fédération de Russie ;
- la Charte de l'entreprise, le Règlement Intérieur du Travail, les autres actes réglementaires de l'entreprise ;
- ordres et directives de la direction ;
- cette description de poste.

2. Responsabilités professionnelles
2.1. Planifie la journée de travail du chef (réunions, appels, accueil, etc.).
2.2. Assure un support technique pour les activités du chef (commande de transport, de billets ; organisation de réunions, négociations, etc.)
2.3. Accompagne le gestionnaire lors de réunions, de déplacements, etc.
2.4. Participe aux négociations, réunions d'affaires, réceptions spéciales; tient à jour les protocoles et autres documents documentant le déroulement et les résultats des réunions et des négociations.
2.5. Au nom du chef, coordonne certaines questions avec les employés des unités structurelles, leur apporte les instructions et les ordres du chef ; contrôle l'exécution des instructions et des ordres.
2.6. Recueille les documents et informations requis par le directeur général, prépare des documents analytiques, informatifs, de référence et autres et les soumet au chef.
2.7. Effectue le travail de bureau, reçoit la correspondance entrante pour examen par le chef, accepte les documents et les déclarations personnelles pour la signature du chef, tient les registres et l'enregistrement, les transfère au chef.
2.8. Tient un rendez-vous avec le chef, organise l'accueil des visiteurs.
2.9. Au nom du chef, il rédige des lettres, des requêtes et d'autres documents.
2.10. Effectue un travail de préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, de leur inscription), tient à jour et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.11. Effectue les missions officielles individuelles du chef.

3. Droits
3.1. Recevoir des informations, y compris des informations confidentielles, dans la mesure nécessaire pour résoudre les tâches assignées.
3.2. Fournir à la direction des suggestions pour améliorer son travail et le travail de l'entreprise.
3.3. Demander personnellement ou au nom du chef des divisions de l'entreprise et d'autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
3.4. Exiger de la direction qu'elle crée des conditions normales pour l'exercice des fonctions officielles et la sécurité de tous les documents résultant des activités de l'entreprise.
3.5. Prenez des décisions dans le cadre de votre compétence.

4. Responsabilité
4.1. Pour l'inexécution et / ou l'exécution intempestive et négligente de leurs fonctions.
4.2. En cas de non-respect des instructions, ordonnances et arrêtés en vigueur pour la préservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. Pour violation du règlement intérieur du travail, de la discipline du travail, des règles de sécurité et de sécurité incendie.

Collection de descriptions de poste

Forme approximative

j'approuve

___________________________________ (Nom, initiales)
(nom de l'organisation, avant ________________________
acceptation, etc., son organisation (directeur ou autre
forme juridique) personne officielle, autorisée
doit approuver
instruction nostalgique)

"" ____________ 20__

Description de l'emploi
directeur assistant
sur les principaux enjeux de l'activité
______________________________________________
(nom de l'organisation, de l'entreprise, etc.)

"" ____________ 20__ N__________

Cette description de poste a été élaborée et approuvée pour
sur la base d'un contrat de travail avec __________________________________________
(nom du poste de la personne pour qui
________________________________________________________ et conformément à
cette description de poste a été rédigée)
les dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres réglementations
lois réglementant les relations de travail dans la Fédération de Russie.

I. Dispositions générales
1.1. L'assistant réalisateur appartient à la catégorie des techniciens
artistes interprètes ou exécutants, sont embauchés et renvoyés par ordre
directeur d'entreprise.
1.2. Une personne qui a
l'enseignement professionnel supérieur, sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle
travail, ou formation professionnelle secondaire et expérience professionnelle
spécialité depuis au moins _________ ans.
1.3. Le directeur adjoint rapporte directement au PDG
________________________________________________________________________.
(entreprises, organisations, unités structurelles)
1.4. Pendant l'absence du directeur adjoint (vacances, maladie, etc.)
ses fonctions sont exercées par un suppléant nommé conformément à la
commande et assumant l'entière responsabilité de la bonne exécution
les missions qui lui sont confiées.
1.5. Dans son travail, l'assistant réalisateur est guidé par :
- des documents normatifs sur les enjeux du travail effectué ;
- des documents méthodologiques liés aux questions pertinentes ;
- la charte de l'entreprise ;
- la réglementation du travail ;
- ordres et ordres du directeur de l'entreprise
(superviseur immédiat);
- cette description de poste.
1.6. Le directeur adjoint doit savoir :
- résolutions, ordonnances, ordonnances et autres directives
matériels et documents réglementaires relatifs aux activités de l'entreprise et
Bureau de travail;
- la structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions ;
- organisation du travail de bureau;
- les modalités d'enregistrement et de traitement des documents ;
- archivage ;
- tapuscrit ;
- les règles d'utilisation des appareils de réception et de communication ;
- normes d'un système unifié d'organisation et d'administration
Documentation;
- règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standard ;
- les fondements de l'éthique et de l'esthétique ;
- règles de communication d'entreprise;
- les bases de l'organisation et de la gestion du travail ;
- règles de fonctionnement de la technologie informatique;
- les principales dispositions du droit administratif et de la législation
sur le travail;
- le règlement intérieur du travail ;
- Règles et normes de protection du travail.

II. Les fonctions
Le directeur adjoint a les responsabilités suivantes :
2.1. Mise en œuvre des travaux d'appui organisationnel et technique

2.2. Tenue des registres, comptabilisation des commandes nécessitant un contrôle
pour leur exécution.
2.3. Participation à l'élaboration de mesures de rationalisation
flux de travail.
2.4. Organisation de l'accueil des visiteurs.

III. Responsabilités professionnelles
Pour remplir les fonctions qui lui sont confiées, le directeur adjoint
les entreprises doivent :
3.1. Réaliser des travaux d'appui organisationnel et technique
activités administratives et administratives du chef d'entreprise.
3.2. Accepter entrant pour examen par le chef
correspondance, la transférer conformément à la décision prise en
divisions structurelles ou interprètes spécifiques à utiliser dans
le processus de travail ou de préparation des réponses.
3.3. Effectuer des travaux de bureau, effectuer diverses opérations avec
l'utilisation de technologies informatiques conçues pour collecter, traiter et
présentation des informations dans la préparation et la prise de décision.
3.4. Accepter les documents et les déclarations personnelles pour signature par le chef
entreprises.
3.5. Préparer les documents et le matériel nécessaires au travail
chef.
3.6. Assurer un examen et une soumission en temps opportun
divisions structurelles et exécuteurs spécifiques des documents,
reçu pour exécution, vérifier l'exactitude de l'exécution
préparé des projets de documents soumis au responsable pour signature,
assurer un montage de qualité.
3.7. Organiser des conversations téléphoniques avec le gestionnaire
noter les informations reçues en son absence et les lui apporter
informations sur son contenu, transmettre et recevoir des informations sur
appareils de réception et d'intercommunication (téléfax, télex, etc.), ainsi que
messages téléphoniques, porter à temps à son attention des informations,
reçus par les canaux de communication.
3.8. Au nom du chef d'écrire des lettres, des demandes, d'autres
documents, préparer des réponses aux auteurs de lettres.
3.9. Effectuer des travaux sur la préparation des réunions et réunions,
menée par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification
participants sur l'heure et le lieu de l'événement, l'ordre du jour, leur inscription),
prendre et rédiger des procès-verbaux de réunions et de réunions.
3.10. Surveiller la performance des employés
émis des ordres et des instructions, ainsi que le respect des délais
respect des instructions et des instructions du chef d'entreprise, pris en charge
contrôler.
3.11. Tenir à jour un dossier de contrôle et d'inscription.
3.12. Fournir au lieu de travail du chef le nécessaire
matériel d'organisation, papeterie,
créer des conditions propices à son travail efficace.
3.13. Imprimer des documents de bureau à la direction de la tête,
nécessaires à son fonctionnement ou pour entrer des informations courantes dans la banque de données.
3.14. Organiser l'accueil des visiteurs, favoriser l'efficacité
prise en compte des demandes et propositions des salariés.
3.15. Former les caisses selon la nomenclature homologuée,
afin d'assurer leur sécurité et de les remettre en temps voulu aux archives.
3.16. Copiez des documents sur un copieur personnel.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Les droits
Le directeur adjoint a le droit de :
4.1. Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de l'entreprise,
relatives à ses activités.
4.2. Soumettre des propositions pour examen par la direction
amélioration du travail lié aux fonctions stipulées
cette consigne.
4.3. Recevoir des chefs de pôles structurels,
informations et documents nécessaires à l'exécution de leur
fonctions officielles.
4.4. Exiger que la direction de l'entreprise aide à
l'exercice de leurs devoirs et de leurs droits.

V. Responsabilité
Le directeur adjoint est chargé de :
5.1. En cas de non-exécution (exécution incorrecte) de leurs obligations
tâches décrites dans cette description de poste
dans les limites déterminées par la législation du travail de la Fédération de Russie.
5.2. Pour les personnes engagées dans le cadre de l'exercice de leurs activités
infractions - dans les limites déterminées par les décisions administratives, pénales et
législation civile de la Fédération de Russie.
5.3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées
législation du travail, pénale et civile de la Fédération de Russie.

La description de poste a été élaborée conformément à ________________
(Nom,
_____________________________.
numéro et date du document)

Chef d'unité structurelle (initiales, nom de famille)
service du personnel _________________________
(Signature)

"" _____________ 20__

D'ACCORD:

Responsable du service juridique

(initiales, nom de famille)
_____________________________
(Signature)

"" ________________ 20__

Je connais l'instruction : (initiales, nom de famille)
_________________________
(Signature)

Lors de la formation du personnel, le chef de toute organisation doit nécessairement informer l'employé embauché de ses fonctions officielles. Lors de la rédaction d'une instruction, le responsable doit maintenir l'ordre de ses sections, la structure spécifique.Habituellement, les caractéristiques de la profession sont décrites, la position officielle de l'employé dans la structure, les exigences, ses droits et responsabilités sont indiqués. Le directeur adjoint, comme le reste des employés de l'organisation, est tenu d'agir et de se conformer à toutes les exigences de ce document.

Le manuel est rédigé par le chef selon les normes établies, ne doit pas violer le Code du travail de la Fédération de Russie. Elle doit être obligatoirement coordonnée avec les services concernés (avocat, chef du service du personnel), familiarisée avec le candidat au poste, signée par les deux parties. Parallèlement, certains avocats ne considèrent pas la présence d'un tel document comme obligatoire pour formaliser les relations de service.

L'utilité de la fiche de poste

Objectif principal:

• assistance au manager dans ses activités quotidiennes ;
• un maximum d'informations sur les devoirs, les fonctions, les exigences des employés ;
• en cas de procès, il sera plus facile de prouver le non-respect du poste occupé ;
• l'absence dans le contrat d'informations détaillées sur les caractéristiques des fonctions et des devoirs directs d'un employé ;
• permet au candidat au poste d'émettre un refus motivé pour non-respect des exigences du poste ;
• vous permet de délimiter les responsabilités entre les employés de l'organisation;
• vous permet d'évaluer la performance de chaque employé;

La présence d'instructions est utile à l'assistant lui-même. Il connaît clairement ses droits et obligations. Il n'est pas nécessaire d'effectuer des fonctions qui ne sont pas spécifiées dans les instructions.

Cadre normatif - légal pour la préparation des descriptions de poste

Il ressemble essentiellement à ceci :

• législation actuelle de la Fédération de Russie;

La législation vous permet de fournir à un employé toutes les fonctions, s'il est digne de confiance, il a suffisamment de connaissances, d'expérience et de qualifications pour résoudre de tels problèmes. Veuillez noter que l'autorisation doit être délivrée par le chef de son ordre.

• Description de l'emploi;

La description de poste est établie en tenant compte des spécificités du poste, établit les termes de référence. Il doit refléter le travail réel effectué par le directeur adjoint.

• document interne :
• charte de l'organisation, directives de la direction, règlement intérieur et déontologie.

L'assistant doit naviguer rapidement dans le cadre juridique régissant ses activités et le travail des fonctionnaires qui lui sont subordonnés. Il doit étudier la législation fédérale, régionale, les documents réglementaires de l'organisation.

Les principales parties de la description de poste

La structure est présentée dans les manuels d'État sur les qualifications des employés. Il contient toutes les exigences de base pour un directeur adjoint et indique sa place dans la structure de l'organisation.

Les principaux composants des instructions:

• ses dispositions générales. Les conditions d'inscription dans l'État, la procédure de licenciement, la subordination dans l'organisation, les règles de remplacement d'un assistant en son absence sont prescrites. Le niveau de qualification, d'éducation, de compétences, d'expérience est indiqué ;
• exigences et compétences;
• responsabilités professionnelles. Les fonctions principales de l'assistant sont clairement indiquées ;
• pouvoirs. Ce paragraphe prescrit le degré de compétence, les droits de l'assistant ;
• responsabilité. Le niveau général de responsabilité particulière pour les erreurs et violations commises dans le travail est prescrit, leur liste est indiquée (à la demande du chef);
• connexions d'emploi. La section définit l'étendue des interactions officielles avec les autres membres de l'équipe. Il est indiqué avec qui et sur quelles questions spécifiques une coopération est nécessaire.

Examinons de plus près chaque section.

Dispositions générales

Dispositions de base :

• assistant - un spécialiste qui l'assiste sur les questions techniques et documentaires;
• la nomination à un poste et la révocation de celui-ci sont effectuées par ordre du chef de l'organisation;
• en cours de travail, l'assistant suit uniquement les ordres et les instructions du chef;
• pendant son absence, un remplaçant adéquat est fourni, le poste de son remplaçant est indiqué, un ordre est émis pour que l'organisation le remplace ;
• L'assistant doit avoir une formation supérieure spécialisée. Expérience dans le profil - au moins deux ans. Vous devrez peut-être mettre à niveau vos qualifications lorsque vous postulez à un emploi.

Conditions

Le rôle d'assistant de direction peut impliquer des fonctions très différentes.

La personne occupant ce poste en pratique peut être :

• en fait, son adjoint et relève directement du chef et uniquement de lui. Il a souvent des subordonnés à d'autres employés;
• assistant personnel. Il effectue le travail d'un secrétaire et est dans la zone d'accueil, il appartient également à des spécialistes. En même temps, il rend compte non seulement au chef, mais aussi au chef du service du personnel en ce qui concerne les fonctions du secrétariat.

Un tel assistant a beaucoup moins de droits et de pouvoirs qu'un spécialiste correspondant dans ses fonctions à un sous-chef. Il peut avoir une éducation secondaire, une expérience dans la spécialité peut même ne pas être requise.

Il est incorrect d'identifier ces postes. L'un implique l'exercice de fonctions principalement auxiliaires, et le directeur adjoint exerce des fonctions organisationnelles et administratives.

Exigences de base pour un assistant avec des fonctions organisationnelles et administratives :

• se conformer aux exigences du contrat de travail, de la description de poste ;
• connaître les règles de l'étiquette d'entreprise et de la communication d'entreprise;
• connaître à fond le flux de travail, la maintenance de la documentation de reporting et la structure de l'organisation ;
• mener avec compétence les négociations commerciales;
• être capable de rédiger des documents importants;
• informer le gestionnaire dans le domaine de la soumission de rapports importants ;
• travailler sur un PC, utiliser les équipements du bureau (scanner et imprimante) pour accomplir leurs tâches directes ;
• la connaissance des langues étrangères est souhaitable (au niveau de la communication) ;
• être en mesure de rédiger des accords types.

Le chef d'entreprise, compte tenu de l'importance du poste de son assistant, peut compléter la liste spécifiée, en tenant compte des spécificités de l'organisation et de son travail.

Responsabilités d'un directeur adjoint

L'assistant a beaucoup de responsabilités, travaillant directement avec le manager.

Les principales responsabilités sont :

• se conformer strictement à tous les ordres, ordres de gestion ;
• planifier la routine quotidienne du gestionnaire pour le lendemain. Elaborer, coordonner le temps des visites, des réceptions. Soumettre l'horaire au gestionnaire en temps opportun;
• accompagner le chef lors de réceptions, de voyages;
• recevoir les visiteurs, créer des listes de visites de gestion, répondre aux appels téléphoniques et soumettre divers certificats conformément à leur autorité ;
• assurer les activités du responsable, résoudre les problèmes techniques (organiser des négociations, des réunions, réserver des billets, réserver des hôtels) ;
• préparer les réunions, les réunions, les réunions du chef, informer tous les participants de l'ordre du jour et de l'heure de la réunion ;
• tenir des procès-verbaux du déroulement et des résultats des réunions, des réunions, des négociations, documenter leurs résultats ;
• coordonner le travail des départements, divisions de l'organisation, selon les instructions et les ordres du chef;
• porter à la connaissance des chefs de divisions structurelles les ordres de la direction, contrôler le calendrier de leur exécution ;
• accepter, enregistrer les documents et les demandes soumis à la signature du chef, les transférer au chef ;
• préparer des lettres, des demandes, d'autres documents au nom du chef ;
• s'assurer que les procurations délivrées par le responsable sont prises en compte ;
• communiquer de manière indépendante avec les employés des départements et d'autres organisations, résoudre un certain nombre de problèmes émergents qui peuvent être résolus sans gestionnaire ;
• recevoir les informations nécessaires - collecter les documents requis à la demande du responsable ;
• préparer les supports visuels, la documentation nécessaire aux réunions ;
• organiser le travail de bureau, gérer, contrôler les activités des commis;
• recevoir, enregistrer et présenter au chef la correspondance envoyée au chef ;
• communiquer avec les visiteurs. Rencontrez les clients de l'organisation, le personnel, tenir des registres et organise une réception personnelle des visiteurs à la tête. Répondez également à leurs questions, qu'il peut résoudre lui-même.

Termes de référence

Les principaux pouvoirs et droits de l'assistant :

• enregistrer, signer les documents relevant de sa compétence ;
• avoir accès à des informations fermées au grand public en cas de nécessité officielle ;
• étudier des documents liés à leurs activités professionnelles;
• connaître la structure, la direction de tous les départements de l'organisation;
• - rédiger des courriers, des demandes, d'autres documents, préparer des réponses aux demandes (au nom du chef);
• demander aux représentants des divisions structurelles les documents et matériaux nécessaires pour recevoir les informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches directes ;
• se familiariser avec les décisions, les ordres et les ordres du chef;
• participer aux réunions, réunions des dirigeants de l'organisation;
• soumettre une demande au responsable pour obtenir l'autorisation de fournir des documents importants aux unités structurelles ;
• envoyer des suggestions pour améliorer leur travail et les activités de l'entreprise ;
• organisation du poste de travail du manager, création des conditions d'un travail réussi et efficace.

Compte tenu des spécificités du travail de l'organisation elle-même et des particularités du travail de l'assistant, la liste proposée des pouvoirs et des droits peut être modifiée, considérablement élargie ou, au contraire, réduite.

Habituellement, le dernier paragraphe contient les dispositions sur les mesures de responsabilité qui s'appliquent à l'employé.

Responsabilité adjointe

Les sanctions pour violation du contrat, de la description de poste, des règlements internes, des lois ne doivent être conformes qu'à la loi applicable. Habituellement, le degré de responsabilité est réglementé par le Code du travail de la Fédération de Russie.

Le directeur adjoint est chargé de :

• mauvaise exécution des fonctions officielles, refus d'exécution ;
• violation des délais d'exécution des travaux requis ;
• violation des ordres, décisions, résolutions du chef ;
• actions ne relevant pas de leur compétence ;
• traitement non amical et grossier des partenaires de l'organisation, des visiteurs, des employés, non-respect de la communication commerciale et de l'étiquette;
• dommages matériels à l'organisation, ses sous-traitants, ses employés ;
• fournir de fausses informations aux employés ;
• contrôle insuffisant sur les activités des employés subalternes;
• divulgation de données personnelles, informations confidentielles dont l'accès est limité.

Il y a des pénalités pour :

• manquement à s'acquitter pleinement ou insuffisamment de bonne foi de ses fonctions officielles (conformément au Code du travail de la Fédération de Russie);
• infractions (selon la législation : administrative, civile, pénale) ;
• dommages matériels causés (conformément aux codes du travail et civil de la Fédération de Russie).

La sanction prescrite peut prendre la forme d'une privation de rémunération matérielle, voire d'un licenciement. À la fin du texte du document, il doit y avoir des visas d'employés qui sont d'accord et la signature du directeur adjoint.

Le chef de l'organisation élabore des instructions, coordonnées par: un avocat, le chef du service du personnel, la protection du travail. Après avoir apporté des modifications, des ajouts, le chef approuve. Sa fonction, son nom (avec décodage), sa date d'approbation et sa signature sont indiqués.

Sa signature confirme l'accord avec les modifications lors des modifications et la légalité de ce document.

Conclusion

Le poste d'assistant du chef est un poste spécial, à responsabilités et à multiples facettes. Il ne rend compte directement qu'au chef et doit suivre impeccablement toutes ses instructions - l'essentiel dans son travail. Il a une responsabilité accrue pour une attitude malhonnête au travail. Dans ce cas, des conséquences sont possibles avec des dommages à l'employeur lui-même.

L'assistant doit avoir des qualités personnelles particulières : engagement dans l'exercice de ses fonctions, conscience, sociabilité, être exigeant envers lui-même, être capable de communiquer avec un grand nombre de personnes. Il doit avoir un certain charisme et un charme innés.

Nous avons examiné en détail les composantes de l'instruction, les termes de référence, les fonctions et les exigences. Ils peuvent être ajoutés et affinés en fonction des spécificités et de la taille de l'organisation. L'essentiel est que l'instruction soit rédigée par le chef, coordonnée avec les services concernés. Le candidat à ce poste doit en prendre connaissance sous une signature personnelle et il est souhaitable de l'avoir en main.

Un assistant commercial est nécessaire à tout manager à qui, lorsqu'il dirige une grande entreprise, il peut confier la mise en œuvre de bon nombre de ses fonctions. Cela devrait être une personne possédant les connaissances, les compétences et les compétences nécessaires, en qui vous devez avoir confiance en tout. L'assistant est le "bras droit" du leader, assistant forcément intelligent, travailleur, compétent, fiable, qui, en l'absence du leader, peut largement le remplacer. Ce n'est pas pour rien que le manuel de qualification le réfère à des spécialistes - managers.

La description de poste d'un directeur adjoint est créée pour rationaliser les relations de travail. Le document décrit les devoirs fonctionnels, les responsabilités et les droits de l'employé.

Le poste d '"assistant du chef" dans différentes organisations peut être appelé différemment: assistant personnel du directeur, assistant du chef, secrétaire.

Exemple de description de poste pour un assistant de direction

JE. Dispositions générales

1. Un assistant du chef est nommé au poste et démis de ses fonctions par ordre du chef de l'organisation.

2. L'assistant du chef rapporte directement au chef de l'entreprise.

3. Pendant l'absence du chef adjoint, ses droits et devoirs fonctionnels sont transférés à un autre fonctionnaire, comme indiqué dans l'ordre de l'organisation.

4. Une personne ayant une formation supérieure et une année d'expérience de travail similaire est nommée au poste de directeur adjoint.

5. Le directeur adjoint est guidé dans ses activités par :

• la législation de la Fédération de Russie;
• Le règlement intérieur du travail, la Charte et autres actes réglementaires de l'entreprise ;
• ordres et directives de la direction ;
• cette description de poste.

6. Le directeur adjoint doit savoir :

• la procédure établie pour le traitement des documents dans l'organisation ;
• règles de communication commerciale et d'étiquette;
• la procédure de conservation de la documentation des rapports ;
• règles d'utilisation du matériel de bureau, des moyens de communication;
• les bases du travail dans un éditeur de texte, des tableurs ;
• bases du travail de bureau;
• structure organisationnelle de l'entreprise;
• procédure de conclusion et d'exécution des contrats.

II. Responsabilités du poste de directeur adjoint

Le directeur adjoint a les responsabilités suivantes :

1. Planification de la journée de travail du responsable : élaboration et coordination du planning des rendez-vous, visites, appels, réceptions et autres actions.

2. Accompagnement personnel du responsable lors de réunions, réceptions, déplacements.

3. Support technique pour le travail du chef : commande de billets, transport ; organisation de négociations, réunions.

4. Tenir des procès-verbaux et autres documents fixant le déroulement et les résultats des réunions, réunions, négociations.

5. Porter à l'attention des employés des divisions structurelles de l'organisation des instructions, des ordres de la direction et du contrôle de leur exécution.

6. Collecte d'informations, préparation et fourniture de rapports analytiques, informatifs, de référence et autres à la direction.

7. Tenue des dossiers, réception de la correspondance envoyée au chef.

8. Enregistrement des visiteurs pour un rendez-vous personnel avec le chef, organisation de leur accueil.

9. Acceptation des documents et demandes de signature du chef, leur enregistrement, comptabilité et transfert au chef.

10. Rédaction de lettres, demandes, autres documents au nom de la direction.

11. Préparation des réunions, réunions, réunions tenues par le chef. Collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure, du lieu de leur tenue, de l'ordre du jour.

12. Accomplissement des instructions officielles du chef.

III. Les droits

Le directeur adjoint a le droit de :

1. Recevez des informations dans la quantité nécessaire pour accomplir les tâches.

2. Envoyer des propositions à la direction pour améliorer son travail et rationaliser les activités de l'entreprise.

3. Envoyer des demandes aux services de l'organisation (au nom du chef ou à l'initiative personnelle) pour obtenir les documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

4. Exiger de la direction de l'institution qu'elle crée les conditions nécessaires à l'exercice de ses fonctions officielles.

5. Prendre des décisions indépendantes relevant de leur compétence.

6. Avoir accès à des informations confidentielles, en cas de besoin métier.

IV. Responsabilité

Le directeur adjoint est chargé de :

1. Fournir aux employés de l'organisation de fausses informations.

2. Mauvaise exécution de leurs fonctions officielles.

3. Causer des dommages matériels à l'organisation, à l'État, à ses contreparties, aux employés.

4. Violation des délais d'exécution des tâches.

5. Violation des dispositions des documents constitutifs, décisions, ordonnances de l'organisation.

6. Divulgation de secrets commerciaux, de données personnelles, d'informations confidentielles.

7. Actions qui dépassent sa compétence.

8. Violation de la discipline du travail, des règles de sécurité, du règlement intérieur du travail, de la protection contre les incendies.

9. Violation de l'étiquette commerciale, traitement grossier des partenaires commerciaux, des visiteurs, des employés de l'organisation.