Kadrlar hisobini yuritish uchun hujjatlar. Noldan boshlab HR boshqaruvi

Xodimlar hisobi mulkchilik shaklidan, faoliyati va xodimlar sonidan qat'i nazar, har qanday korxonada zarur. Uning malakali va malakali xatti-harakati uchun siz mehnat qonunchiligini yaxshi bilishingiz, qonunchilikdagi o'zgarishlarni kuzatishingiz va kadrlar yozuvlarini boshqarish sohasida ko'nikmalarga ega bo'lishingiz kerak.

Xodimlarning hisobi nima va u nima uchun kerak?

Har bir kompaniya faoliyatining ajralmas qismi kadrlar hisobidir. Bu tashkilot xodimlarining harakatini ro'yxatga olish, hisobga olish va monitoring qilish bo'yicha qonuniy tartibga solingan ish.

HR faoliyatiga quyidagilar kiradi:

xodimlarni qabul qilish;
ishdan bo'shatish;
gorizontal (bo'limlar o'rtasida o'tkazish) va vertikal (masalan, martaba o'sishi) harakatlar;
ish safarlari;
kasallik ta'tillari;
vaqt jadvali;
ta'tillar (har qanday turdagi - yillik, to'lovsiz, homiladorlik va boshqalar);
har bir xodim uchun shaxsiy kartalar va boshqalar.

Shuningdek, u xodimlarga tegishli:

harbiy hujjatlarni yuritish;
mehnat munosabatlarini tartibga solish;
turli buyruqlar va ko'rsatmalarni yaratish va ro'yxatdan o'tkazish (masalan, ishga qabul qilish, xodimni rag'batlantirish va boshqalar);
ishni tashkil etish va boshqa jihatlar.

Barcha hujjatlar faqat talab qilinadigan normalar va qoidalarga muvofiq tuziladi. Ba'zi shakllar birlashtirilgan, boshqalari korxonaning o'zida o'rnatiladi.

Kadrlar hisobini vakolatli tashkil etish kompaniyaning ko'plab muammolari va vazifalarini hal qiladi. Albatta, minglab nuanslar mavjud, ammo har bir korxonaga tegishli bo'lgan asosiy fikrlar mavjud.

Xodimlar hisobini yuritishni qanday tashkil qilish va kimga topshirish kerak?

Buxgalteriya hisobini tashkil etishning bir necha usullari mavjud. Bularning barchasi korxonaning xususiyatlariga va menejer qanday tanlov qilishiga bog'liq. Eng keng tarqalgan variantlar:

Agar kompaniyada ko'p odamlar ishlayotgan bo'lsa, butun HR bo'limini yarating

Va xodimlar kichik bo'lsa, siz bitta mutaxassisni yollashingiz mumkin. Bu usulning afzalliklari shundaki, ish boshqaruvchi tomonidan o'ziga yoqqan tarzda tashkil qilinadi va o'z tamoyillari bo'yicha tartibga solinadi va nazorat qilinadi.

Kamchiliklari ham bor: yollangan mutaxassisning professionalligini tekshirish qiyin, shuning uchun to'liq vakolatli bo'lmagan kadrlar bo'limi xodimi ishga olinishi xavfi mavjud.

Siz o'qitishga vaqt va pul sarflashingiz yoki boshqa xodim izlashingiz kerak bo'ladi.

Buxgalteriya hisobini tashkil etishning ushbu variantining afzalliklari shundaki, agar biror kishi tavsiya etilgan bo'lsa, unda (ehtimol) u haqiqatan ham ishni bajaradi, ya'ni u ishda sinovdan o'tgan. Albatta, bunday kadrlar bo'limi xodimi bilan siz ish sharoitlarini har ikki tomonga mos kelishi uchun muzokara qilishingiz kerak.

Kadrlar masalalarini buxgalter yoki yaxshi kotibga ishonib topshiring

Taroziga soling: Bu vaqt va pulni tejaydi. Ya'ni, kadrlar bo'limi xodimini tanlashning hojati yo'q va yozuvlarni yuritish uchun hech qanday xarajatlar yo'q.

Kamchiliklari: ushbu usulni tanlashda asosiy muammo shundaki, xodimlar asosiy ishdan keyin qo'shimcha ishlarni bajarishadi, bu esa xatolar, qo'pol xatolar, bo'shliqlar va zarur hujjatlarning elementar etishmasligiga olib keladi. Va, albatta, bu erda kadrlar hisobi mavzusidagi professional bilimlar muhim ahamiyatga ega. Va agar xuddi shu kotibda ular bo'lsa, unda bu holda asoratlar xavfi minimallashtiriladi. Va teskari.

Xodimlar hisobini autsorsing tashkilotiga topshirish

Yaxshi: barcha xodimlar faoliyati autsorsing kompaniyasining yelkasiga tushadi, u shartnoma asosida bunday mas'uliyatni o'z zimmasiga oladi. Kadrlar masalalari bo'yicha doimiy, uzluksiz yordam ko'rsatilishi bilan bir qatorda, ushbu usulni tanlash xarajatlarni sezilarli darajada kamaytiradi.

Kamchiliklari: siz yaxshi tashkil etilgan, jiddiy kompaniyani tanlashingiz kerak, shuningdek, o'zaro aloqani o'rnatishingiz, ofisdan tashqarida ishlaydigan mutaxassislar bilan ishlash kontseptsiyasini yaratishingiz kerak.
Menejer faqat har bir usulning barcha ijobiy va salbiy tomonlarini hisobga olgan holda, kadrlar hisobini yuritishning eng qulay va mos usulini tanlashi kerak.

Xodimning mehnat funktsiyalari

Yo'riqnoma va mehnat shartnomasiga muvofiq kadrlar bo'limi xodimiga quyidagi majburiyatlar yuklanadi:

Bu kadrlar ishchisi vazifalarining to'liq bo'lmagan ro'yxati, talablar taxminiydir. Ulardan ko'pi (yoki kamroq) bo'lishi mumkin, ammo umuman olganda, kadrlar bo'yicha mutaxassis ega bo'lishi kerak bo'lgan ko'nikma va qobiliyatlardir.

Xodimlar hisobi: qanday hujjatlar talab qilinadi?

Odatda, har bir korxonada xodimlarga tegishli quyidagi turdagi hujjatlar bo'lishi kerak:

ma'muriy (shaxsiy va ishlab chiqarish buyurtmalari);
mehnat faoliyatini tasdiqlash;
ma'lumot va hisob-kitoblar;
ichki yozishmalar;
nazorat va ro'yxatga olish jurnallari.

Ba'zi kadrlar hujjatlari korxonada bo'lishi kerak. Bularga quyidagilar kiradi:
PVTR (ichki mehnat qoidalari);

Barcha hujjatlar ma'lum yillar davomida saqlanadi. tartibga solinadi:

Mehnat kodeksining moddasi yoki bo'limi;
Davlat statistika qo'mitasining qarori;
Federal qonun va boshqa normativ hujjatlar.

Agar biror narsa (ko'rsatmalar, buyruqlar va h.k.) mavjud bo'lmasa, bu faktni tuzatish kerak bo'ladi. Umuman olganda, kadrlar bo'limi xodimi ishining tamoyillaridan biri bu o'z vaqtida ishlashdir. Bu ish kunlarini sezilarli darajada osonlashtiradi va hatto ba'zi aktlarga qonuniy kuch beradi. Bu aslida juda muhim - joriy biznesni yuritmaslik. Aks holda, ular qor to'pi kabi o'sishga moyil.

Kadrlar hisobini tashkil etish: qanday o'tkazish kerak, qaerdan boshlash kerak?

Kadrlar bo'limi xodimi sifatida yangi joyga joylashib, avval siz majburiy hujjatlarni qayta ko'rib chiqishingiz kerak. Agar ro'yxatdagi ba'zi muhim hujjatlar yo'qligi aniqlansa (va shunday bo'lsa), ularni tiklash kerak. Albatta, bunday ishlarni bir kunda amalga oshirish mumkin bo'lmaydi.

Shuning uchun, eng muhim pozitsiyalarni ajratib ko'rsatish va ulardan boshlash kerak. Dizaynda mavjudligi va savodxonligini tekshiring (va agar siz tuzatish yoki yangi hujjatni rasmiylashtirishingiz kerak bo'lsa): xodimlar, ta'tillar jadvali, mehnat shartnomalari, buyruqlar, mehnat yozuvlari.

Xodimlar uchun mehnat shartnomalari, buyruqlar yozuvlarini yuriting. Mehnat kitobini ro'yxatga olish kitobini yarating. Shaxsiy kartalarni tushunish (T-2). Mahalliy qoidalar bilan ishlash.
Asosiysi, barcha joriy hujjatlarni o'z vaqtida to'ldirish. Mehnat kodeksi va ish yuritish qoidalariga tayangan holda ishlash. Va xodimlar haqidagi hujjatlarni yo'q qilmang. Ularni saqlash muddati Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan ("Ro'yxat ..." 06.10.2000 y.).

Mehnat munosabatlarining shaffofligi uchun barcha buxgalteriya hujjatlari kerak. Kadrlar tizimi tashkilot xodimlarining barqarorligini ta'minlaydigan me'yor va tamoyillarni belgilaydi va ma'muriyatlar xodimlarni boshqarish uchun qulay shart-sharoitlarni yaratadi.

Buxgalteriya hisobini avtomatlashtirish - 1C: dastur bilan ishlashning afzalliklari

Kadrlar hisobini yuritish, ayniqsa yirik kompaniyada, nihoyatda mas'uliyatli va ulkan ishdir. Ammo bu erda xatolar qabul qilinishi mumkin emas! Ammo bugungi kunda kadrlar bo'limi xodimlarining faoliyatini avtomatlashtirish usuli mavjud bo'lib, bu bo'lim ishini sezilarli darajada osonlashtiradi va soddalashtiradi, faoliyatini takomillashtirish, xatolar xavfini sezilarli darajada kamaytiradi.

1C dasturi yordamida siz qonuniy talablarga muvofiq yozuvlarni yuritishingiz mumkin. Ma'lumotlar bazasi xodimlar haqida kerakli ma'lumotlarni ishonchli saqlashni ta'minlaydi. U to'planganda, ishni tahlil qilish va yangi yo'nalishlarni ishlab chiqishda yordam beradigan turli xil hisobotlarni yaratish mumkin bo'ladi. Masalan, hisobotlar quyidagicha ko'rinishi mumkin:

kadrlar almashinuvi darajasi;
kadrlar statistikasi;
ishchilar harakati va boshqalar.

Dastur xodimlarni hisobga olishning deyarli barcha muammolari va vazifalarini hal qilishga yordam beradi. Korxona rahbari 1C tufayli ushbu bo'limdagi ishlarning holati to'g'risida ma'lumot olish, tahlil qilish va to'g'ri boshqaruv qarorlarini qabul qilish imkoniyatiga ega. Shuningdek, avtomatlashtirish kompaniyaning bir nechta xizmatlari (buxgalteriya hisobi, xodimlar, buxgalteriya bo'limi) faoliyatini sinxronlashtirishga imkon beradi, bu ish samaradorligini oshiradi, shuningdek, ish haqini o'z vaqtida to'lash uchun barcha sharoitlarni yaratadi.

Qanday psixologiya kerak bo'lishi mumkin? Ushbu maqola sizga testlarning barcha sirlari haqida gapirib beradi.

Soliq tekshiruvini o'tkazish uchun maqolani o'qing: soliq tekshiruvi bo'yicha mutaxassisni tanlashning barcha sirlari.

Xulosa

Shunday qilib, xulosa qilib, biz quyidagilarni ta'kidlashimiz mumkin:

Xodimlar hisobi har qanday korxona ishining muhim qismidir.
Buxgalteriya hisobini tashkil etishning bir necha usullari mavjud. Tanlov rahbarga bog'liq.
Xodimning vazifalari yo'riqnoma va mehnat shartnomasi bilan belgilanadi.
Har bir kompaniyada bo'lishi kerak bo'lgan kadrlar ishi bilan bog'liq hujjatlar ro'yxati mavjud. Va siz o'z karerangizni kadrlar bo'limida ushbu hujjatlarni tekshirishdan boshlashingiz kerak.
Agar u avtomatlashtirilgan bo'lsa, yozuvlarni saqlash ancha osonlashadi.

Xodimlar hisobi har qanday korxonaning normal va samarali ishlashining asosidir. Shuning uchun unga barcha mas'uliyat bilan yondashish kerak.

Bilan aloqada

Barcha birlamchi hujjatlarni tegishli darajada hisobga olish uchun korxonaning ko'plab ish jarayonlari bog'liq bo'lgan xodimlar bo'limining yaxshi muvofiqlashtirilgan ishi zarur.

Bu mablag'larni hisobga olish va xodimlar harakati bilan bog'liq barcha narsalarni saqlash.

O'z vaqtida to'lovlar, hujjatlarni shakllantirishning to'g'riligi va boshqa ishlab chiqarish jarayonlarining borishi uni qurish samaradorligiga bog'liq.

Muhim: kadrlar bo'limining uzluksiz va o'z vaqtida ishlashining kaliti - bu ish yuritish ko'nikmalaridan tashqari, mehnat qonunchiligini yaxshi biladigan yaxshi tayyorlangan mutaxassislar.

Quyidagi maqsadlarga erishish uchun xodimlarni hisobga olish jarayoni zarur:

Xodimlarni jarayonlar bo'yicha to'g'ri taqsimlash;
Foydalanilmayotgan resurslarni aniqlash;
Xodimlar bilan har qanday muammolarni o'z vaqtida hal qiling.

Ushbu videoda korxonada kadrlar yozuvlarini qanday qilib to'g'ri tashkil etishni bilib olasiz:

Xodimlar bo'limi qanday masalalar bilan shug'ullanadi?

Umuman olganda, xodimlarning ishi bo'yicha barcha savollar kadrlar bo'limi tomonidan hal qilinadi:

Ishga qabul qilish va ishdan bo'shatish;
Ta'tillarni va u bilan bog'liq to'lovlarni ro'yxatdan o'tkazish;
Rag'batlantirish va mukofotlarni hisoblash ham ularning vakolatiga kiradi;
Kadrlar tarkibini shakllantirish. siz shtat jadvalini tasdiqlash to'g'risidagi buyruqni qanday tuzishni o'rganasiz;
Ish tartibiga o'zgartirishlar kiritish;
Davlatning boshqa ish daqiqalari.

Xodimlarni hisobga olishning xususiyatlari

Korxonada kadrlar bo'limi ishining har bir bosqichi normativ hujjatlarga muvofiq amalga oshiriladi, shartli ravishda barcha ish turlarini quyidagilarga bo'lish mumkin:

Xodimlar hujjatlarini tuzish va yuritish tartibi;
Mehnatga layoqatsizlik shakli;
Hujjatlarni arxivga tayyorlash;
Tashkilotda harbiy hujjatlarni yuritish;
Har bir jamoaning shaxsiy ma'lumotlarini saqlash;
Sug'urta mukofotlarini hisoblash.

Barcha xodimlarning ish oqimini ikkita tarmoqqa bo'lish mumkin:

Xodimlar uchun - shaxsiy kartalar va har bir xodim bilan alohida bog'liq bo'lgan barcha buyurtmalar;
Xodimlarni boshqarish bo'yicha - ichki tartib qoidalari, bo'limlar to'g'risidagi nizom, xodimlar soni to'g'risidagi hisobotlar.

Bundan tashqari, kadrlar bo'limi buyruqlar berish uchun asos bo'lgan barcha hujjatlarni, shuningdek, asosiy bo'lmagan, ammo qo'shimcha hujjatlar uchun zarur bazani yaratadigan bayonotlar va to'lov varaqlarini saqlaydi.

Bundan kelib chiqadiki, asosiy hujjatlar:

Unda ko'rsatilgan vaziyatlarni hal qilish uchun jamoaviy bitim;
Agar shartnomada majburiyatlarning bir qismi ko'rsatilmagan bo'lsa, ish tavsifi;
To'lovlar bilan bog'liq bahsli vaziyatlarni hal qilish uchun ish haqi va mukofotlar to'g'risidagi nizom;
Korxona hayotini tartibga solish bilan bog'liq boshqa qoidalar.

Xodimlar hisobini qanday tashkil qilish kerak?

Korxonada kadrlar hisobini tashkil etish

Hujjatlarni yuritishning butun jarayonini boshlash uchun siz avval ish rejasining taxminiy konturini tuzishingiz kerak:

Uni tuzishdan oldin siz barcha me'yoriy hujjatlarni o'rganishingiz kerak.
Shundan so'ng, ta'sis hujjatlari boshdan olinadi va o'rganiladi, ularning barchasi haqiqiy hujjatlarga mos kelishi kerak.
Keyinchalik, ish jarayoni menejerning ixtiyoriy hujjatlar uchun papka yaratish istagini hisobga olgan holda tayyorlanadi.
Shundan so'ng, hujjatlarning o'zi yaratiladi:

Dastlab, barcha hujjatlar rahbarga nisbatan tuziladi;

Muhim: bu mansabdor shaxs tanlov orqali yoki hammuassislarning umumiy yig'ilishida aniqlanadi.

Keyin xodimlar ro'yxati va ichki mehnat qoidalariga navbat keladi;

Muhim: shtat jadvali yagona shakl bo'yicha tuzilishi mumkin, shu bilan birga ishlab chiqarishda zarur bo'lgan lavozimlar ro'yxatini rahbardan boshlab tuzish kerak.

Tashkilotning har bir xodimi bilan imzolanishi majburiy bo'lgan mehnat shartnomasi shakli ishlab chiqilmoqda;
Boshqa zarur hujjatlar va hujjatlar tayyorlanmoqda;
Mehnat daftarchalari uchun mas'ul shaxs aniqlanadi - xodimlarni hisobga olish va korxonani shakllantirishning dastlabki bosqichlarida rahbar xodimlarni qabul qilish va ro'yxatga olish uchun javobgardir, shundan kelib chiqqan holda javobgarlik to'g'risida buyruq tuzish kerak. hujjatlarni qabul qilish va saqlash bo'yicha direktorning;

Muhim: faqat mas'ul shaxsning rasmiy identifikatsiyasidan so'ng, xodimlarni ro'yxatga olish boshlanadi.

Kadrlar hujjatlarini saqlash va ulardan foydalanishni ta'minlash kerak.

Kadrlar bo'yicha ofitserni yollagandan so'ng, u hujjat aylanishining butun tartibiga g'amxo'rlik qiladi - vaqt jadvalini, ta'til jadvalini, korxonadagi odamlarning hujjatli harakati va boshqalarni yuritadi.

Xodimlarga qanday hujjatlar tegishli?

Asosiy hujjatlar va uning dizayni

Xodim xodimlarni malakali boshqarish uchun bir qator zarur hujjatlardan foydalanadi:

Xodimlarning harakatlanishi bo'yicha turli xil buyruqlar - ishga qabul qilish, ishdan bo'shatish, ta'til, xizmat safari va boshqalar;
Asosiy mehnat shartnomasidagi ish tartibi to'g'risidagi bandlarga to'g'ri kelishi shart bo'lgan shtat jadvali, aks holda bu shartnomaning buzilishi va jarimaga olib keladi;
Vaqt jadvali;
Imzolangan shartnomaning amal qilish muddati davomida korxonada saqlanadigan mehnat daftarchalari, bu hujjatlar qat'iy hisobotga tegishli bo'lib, ularning har biri maxsus jurnalda qayd etiladi, saqlash esa maxsus seyfda amalga oshiriladi;
Ichki tartib qoidalari;
Mehnat shartnomalari mehnat munosabatlari tuzilganligining dalilidir, ular har bir xodim bilan individual ravishda tuziladi, ular asosida xodim hujjatda sanab o'tilgan bandlarga muvofiq rasmiy ravishda ishlaydi;
Mehnat shartnomalarining asosiy bandlariga o'zgartirishlar kiritishning har bir holati uchun shartnomalarga qo'shimchalar tuziladi;
har yili yil tugashidan 2 hafta oldin tuziladi, har bir xodim u bilan tanishishi kerak, 2-3 kishining bir vaqtning o'zida dam olishi butun dam olishni buzmasligi uchun ushbu hujjatni ishlab chiqarishning nozik tomonlarini bilgan holda malakali shakllantirish kerak. korxona jarayoni;
Shaxsiy fayl - har bir xodim uchun papka ochilishi kerak, shaxsiy karta, shaxsiy hisob, rahbarning xodimi tomonidan imzolangan barcha buyruqlar, uning bayonotlari va xodimning harakatlarining xronologiyasini tashkil etuvchi boshqa hujjatlar bu erda joylashtiriladi. Ushbu hujjat buxgalteriya hujjatlari bilan bog'liq bo'lib, u tikilgan papkalar va jurnallar shaklida shakllantiriladi, asosiy tafsilotlarni ko'rsatish uchun ularga oq kvadrat yopishtiriladi;
Xodimlarning huquq va majburiyatlari batafsil ko'rsatilgan lavozim tavsiflari;
Ish haqi va mukofotlar to'g'risidagi nizom xodimlarga to'lovlarni hisoblash uchun asos hisoblanadi. MChJ xodimlarini mukofotlash va moddiy rag'batlantirish to'g'risidagi nizom qanday qoidalarga muvofiq tuziladi, o'qiladi.

Bundan tashqari, kadrlar bo'limi xodimi tomonidan boshqariladigan yana ko'plab hujjatlar tuziladi.

Hujjatlarni boshqarish bilan kim shug'ullanadi?

Odatda yirik korxonalarda barcha hujjatlarni yurituvchi, shuningdek, uni tartibga soluvchi kadrlar bo'limi mavjud.

Ammo kichik korxonalarda ular xodimlarni tejashadi, shuning uchun, masalan, bosh buxgalter yoki kotib bu yarim kunlik ishlaydi va menejerning o'zi xodimlarni yollash va ishdan bo'shatish uchun javobgardir.

HR avtomatlashtirish

Turli xil kompyuter buxgalteriya dasturlaridan foydalanish jarayonni sezilarli darajada osonlashtiradi, hozirda ularning ko'pi mavjud.

Albatta, hozirgisi 1C: Enterprise bo'lib, u sizga hujjatlarni avtomatik ravishda chop etish va butun jarayonni avtomatlashtirish imkonini beradi, biroq juda yoshroq va progressiv bo'lgan bir qator boshqa dasturlar mavjud.

Xodimlarni boshqarish va xodimlarni hisobga olish.

IP va MChJning nuanslari

Xodimni korxonaga qabul qilish va kadrlar hisobini kiritishda har bir boshqaruv shakli o'ziga xos xususiyatlarga ega, masalan, yakka tartibdagi tadbirkor ishga qabul qilinganda, ular ish beruvchi maqomida ro'yxatdan o'tkazilishi kerak:

FSSda - birinchi xodim qabul qilingan kundan boshlab 10 kun;
FIUda - xodim ishga qabul qilingan kundan boshlab bir oy ichida.

Agar ro'yxatdan o'tish uchun ushbu kunlar soni oshib ketgan bo'lsa, kompaniya jarimaga tortiladi.

Shu bilan birga, menejer me'yoriy hujjatlar bilan tanishish uchun xodimlardan imzo olishga majburdir, buning uchun jurnalni boshlash tavsiya etiladi.

Kadrlar ro'yxati yo'qligi uchun sanktsiyalar

Muhim: yakka tartibdagi tadbirkor kadrlar yozuvlarini boshlamaslik huquqiga ega.

Agar korxona yoki tashkilotda kadrlar hisobi bo'lmasa, jarima belgilanadi:

mansabdor shaxs uchun 1000 dan 5000 rublgacha;
Yuridik shaxs uchun 30 000 dan 50 000 rublgacha.

Bundan tashqari, korxona ishi 90 kunga to'xtatilishi mumkin. Agar tekshirish kerak bo'lsa, unda:

Bu kutilmagan bo'lishi mumkin emas, ular bu haqda 3 kun oldin ogohlantiradilar;
Shuningdek, u cheklangan vaqt davomida o'tkaziladi - 20 kun;
Tashrif komissiyasi faqat rahbar ishtirokida amalga oshirilishi kerak.

Xulosa

Amaldagi qonunchilikka ko'ra, xodimlarni hisobga olish har qanday biznes-jarayonning ajralmas qismi bo'lib, to'liq stavkada ishlaydigan korxona faoliyatini bunday hisobsiz amalga oshirishga yo'l qo'yib bo'lmaydi, chunki har bir hamkorlik normativ hujjatlar bilan belgilanishi kerak. undagi har qanday o'zgarishlarni aniqlash.

Kadrlar hisobini tashkil etish va yuritish qoidalari - bu yerga qarang:

Kadrlar hisobi buxgalteriya hisobi va soliq hisobi bilan bir qatorda kompaniyaning to'liq ishlashi uchun zarur bo'lgan ishonchli ma'lumotlarni aks ettirishga imkon beradi. Ushbu turdagi buxgalteriya hisobining xususiyatlari, shuningdek, unda ishtirok etadigan asosiy hujjatlar bizning maqolamizda ko'rib chiqiladi.

Kadrlar hisobini yuritish

Qilish kadrlar yozuvlari har bir xodim uchun alohida va umuman butun kompaniya uchun ma'lumotlarni aks ettiruvchi katta hajmdagi hujjatlarni rasmiylashtirishni, shuningdek mehnat faoliyati tartibini tartibga soluvchi qoidalarni yaratishni o'z ichiga oladi.

Qilish kadrlar yozuvlari xodimlar sonini belgilashni nazarda tutadi, bu faqat barcha harakatlarning yuqori sifatli kuzatilishi bilan mumkin. Asosiy vazifa kadrlar yozuvlari Ishga qabul qilish, boshqa lavozimga o'tkazish, ta'tilni ro'yxatdan o'tkazish va ishdan bo'shatish bilan yakunlanadigan xodimning ma'lum bir harakatining hujjatli dalillarini tayyorlash.

Albatta, kadrlar hisobi ammo qo'lda saqlanishi mumkin kadrlar yozuvlari dasturiy ta'minotdan foydalanish hujjatlarni tayyorlash vaqtini minimallashtirishga imkon beradi, ayniqsa kompaniyada ko'plab xodimlar bo'lsa.

HR yozuvlari

Hujjatlar kadrlar yozuvlari kompilyatsiyasi Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilgan majburiy va ixtiyoriy bo'lishi mumkin.

Kerakli hujjatlarga kadrlar yozuvlari bog'lash:

ishga joylashish buyrug'i (T-1);
xodim bilan tuzilgan shartnoma (TD-1);
mehnat kitobi (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli "Mehnat kitoblari to'g'risida" gi qarori);

Mehnat kitoblarini loyihalashning xususiyatlari haqida materialga qarang .

xodimning shaxsiy kartasi (T-2);
o'tkazish hujjatlari (T-5);
tark etish buyrug'i (T-6);
ta'til jadvali (T-7);
xodimlar bilan ta'minlash (T-3);
vaqt jadvali (T-12);
ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruq (T-8).

Ko'pgina kadrlar hujjatlari yagona shaklga ega. Ish beruvchi mustaqil ravishda ishlab chiqishi kerak bo'lgan ba'zi hujjatlar:

jamoa shartnomasi;
ichki tartib qoidalari;
ish haqi qoidalari;
xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari to'g'risidagi nizom;
mehnatni muhofaza qilish qoidalari;
bonus ta'minoti;

Kadrlar hujjatlarini saqlash muddatlari haqida ma'lumot olish uchun materialga qarang .

MUHIM!San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 8-moddasiga binoan, tashkilot tomonidan tuzilgan xodimning huquqlarini buzadigan qoidalar mehnat munosabatlarini tartibga solish uchun ishlatilmaydi.

Xodim tomonidan tuzilgan barcha buxgalteriya hujjatlari tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Shundan so'ng, xodim ular bilan tanishib, imzo qo'yishi kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, ba'zi hollarda kadrlar bo'yicha hujjatlarni tayyorlashdan qochish mumkin: masalan, agar mehnat shartnomasida xodimning funktsional imkoniyatlari nazarda tutilgan bo'lsa, ish ta'riflarini tuzish talab qilinmaydi. Xuddi shu narsa ish haqi bandiga nisbatan qo'llaniladi, agar shartnomada xodimning kelajakdagi daromadi ko'rsatilgan bo'lsa, u ham ixtiyoriydir.

Xodimlar yozuvlarida u yoki bu hujjatning mavjudligi alohida xodimning va umuman kompaniyaning ishining o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. Agar kompaniya smenali ishni ta'minlasa, u holda smena jadvali tuzilishi kerak. Qat'iy himoyalangan ob'ektlarda mehnat majburiyatlarini bajarishda shartnomada tijorat sirini saqlash to'g'risidagi band yozilishi kerak, shuningdek sirga kirish tartibini, uni oshkor qilganlik uchun javobgarlikni belgilaydigan tegishli nizomni tuzish kerak. , shuningdek, bunday kirishni to'xtatish shartlari. Xodim bilan to'liq javobgarlik to'g'risida shartnoma tuzish, agar u qimmatbaho tovarlar yoki narsalarga tegishli bo'lsa, majburiydir.

Kadrlar hisobini yuritishda huquqbuzarliklar uchun javobgarlik

To'g'ri yuritilishi uchun mas'ul bo'lgan asosiy tartibga soluvchi organ kadrlar yozuvlari, Davlat mehnat inspektsiyasi hisoblanadi. Bu xodimlarning operatsiyalarini nazorat qilish uchun mo'ljallangan va agar kadrlar hisobi huquqbuzarliklar bilan amalga oshirilsa, mehnat qonunchiligini buzganlik uchun ma'muriy javobgarlikka tortiladi.

Quyidagi javobgarlik turlari ajratiladi (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 419-moddasi):

Ma'muriy - mansabdor shaxslar va kompaniyalar uchun jarimalar San'atda aks ettirilgan. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy Kodeksining 5.7, 5.27-5.34, 5.39. Ma'muriy javobgarlik ko'pincha zarur bo'lgan xodimlar hujjati yo'qligi yoki xodim yoki tashkilotning iltimosiga binoan taqdim etilmaganligi sababli yuzaga keladi.

Misol:Ivanov I.A. qarz olishga qaror qildi. Buning uchun unga mehnat kitobining nusxasi va 2-NDFL sertifikati kerak. Ish beruvchi mehnat daftarchasining nusxasini berishdan bosh tortdi. Xodim ish beruvchining noqonuniy xatti-harakatlari to'g'risida mehnat inspektsiyasiga xabar berishga haqli, u kompaniyani (uning mansabdor shaxslarini) San'atga muvofiq javobgarlikka tortadi. Rossiya Federatsiyasi Ma'muriy huquqbuzarliklar to'g'risidagi kodeksining 5.39-moddasi 1000 dan 3000 rublgacha.

Fuqarolik huquqi - jazo San'atda nazarda tutilgan. 15, 151 va ch. Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 59-moddasi.

Misol:Petrov S.F. ish joyida tan jarohati olgan. San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 1085-moddasiga binoan, ish beruvchi xodimning davolanish vaqtida yo'qolgan ish haqini, shuningdek uni davolash va tiklash xarajatlarini qoplashi shart.

Jinoiy javobgarlik - Art. 143-modda. 145-modda. 145.1-modda. 146-147, modda. Rossiya Federatsiyasi Jinoyat kodeksining 215-217-moddalari.

Bundan tashqari, kadrlar xizmatining hujjatlari soliq organlari tomonidan talab qilinishi mumkin, agar ularni taqdim etmasa, San'at bo'yicha javobgarlik yuzaga keladi. 126 Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksi

Natijalar

To'g'ri va o'z vaqtida kadrlar hisobi boshqaruvga kompaniyani yanada samaraliroq qilish imkonini beradi. Hozirgi vaqtda xodimlar hujjatlarini tuzish vaqtini optimallashtirish va hisobot ma'lumotlarining aniqligiga erishishga yordam beradigan ko'plab dasturiy vositalar mavjud. xodimlarbuxgalteriya hisobi.

Ushbu maqolada biz tashkilotda bo'lishi kerak bo'lgan shakllarni to'ldirish, boshqa hujjatlarni qayta ishlash yoki normativ hujjatlar matnlarini taqdim etmaymiz. Keling, kompaniyada noldan boshlab kadrlar yozuvlarini boshqarishni tashkil etish bo'yicha ishlar ketma-ketligiga to'xtalib o'tamiz.

Normativ baza

HR yozuvlarini noldan boshqarishni tashkil qilishda sizga quyidagi me'yoriy hujjatlar kerak bo'ladi:

GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat Kodeksi (o'zgartirish va qo'shimchalarda chalkashmaslik uchun har olti oyda bir marta o'zgartirishlar bilan Mehnat kodeksining yangi matnini olish mantiqan to'g'ri keladi - agar, albatta, sizning tashkilotingizda referent huquqiy tizim mavjud bo'lmasa. Bu muntazam ravishda yangilanadi).

Rossiya Mehnat vazirligining 10.10.2003 yildagi 69-sonli qarori bilan tasdiqlangan mehnat kitoblarini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar.

Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-son qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalari blankalarini tayyorlash va ish beruvchilarni ular bilan ta'minlash qoidalari (2008 yil 19 maydagi o'zgartirishlar).

Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 05.01.2004 yildagi 1-sonli "Mehnatni hisobga olish va uni to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori.

2000 yil 6 oktyabrda Federal arxiv tomonidan tasdiqlangan (2003 yil 27 oktyabrdagi tahrirda) saqlash muddatlari ko'rsatilgan tashkilotlar faoliyatida shakllantirilgan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati.

Bundan tashqari, Ya.E. Varlamova va E.A. Kosheleva "Kadrlar yozuvlarini noldan boshqarish" (Moskva: Professional nashriyot, 2008).

Eslatma

Kadrlar ishini yuritishda hujjatlarning ko'p shakllari Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 01/05/2004 yildagi 1-sonli "Mehnatni hisobga olish va uni to'lash uchun birlamchi buxgalteriya hujjatlarining yagona shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qarori bilan birlashtirilgan. Siz uni har qanday yuridik ma'lumotnoma tizimida (Consultant Plus, Guarantor, Code) yoki Internetda topishingiz mumkin, shuningdek, ushbu farmondan tayyor shakllar mavjud, ularni faqat qattiq diskingizga nusxalashingiz kerak. Yagona shakllar mavjud bo'lmagan hujjatlar GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjatlar tizimi" ga muvofiq tuzilishi kerak. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar.

1-qadam: biz kompaniyada bo'lishi kerak bo'lgan hujjatlarni ishlab chiqamiz

Ko'pincha, ishlab chiqarishning kadrlar ishini tashkil etish barcha turdagi qoidalar va ko'rsatmalarni ishlab chiqishdan boshlanadi va bu to'g'ri. Kompaniyada majburiy bo'lishi kerak bo'lgan normativ hujjatlarga quyidagilar kiradi:

ichki mehnat qoidalari;

xodimning shaxsiy ma'lumotlarini himoya qilish to'g'risidagi nizom;

mehnatni muhofaza qilish va yong'in xavfsizligi qoidalari.

Qolgan hamma narsa kutishga to'g'ri keladi: faqat majburiy hujjatlar tuzilganda ixtiyoriy bo'lgan hujjatlarni ishlab chiqishni o'z zimmasiga olish mumkin.

2-qadam: xodimlarni sozlash

Ehtimol, kompaniya allaqachon shtat jadvalini ishlab chiqqan, o'z vazifalarini muvaffaqiyatli bajaradigan xodimlar shtabi mavjud, ular bilan mehnat shartnomalari tuzilgan, ishga qabul qilish uchun buyruqlar chiqarilgan va mehnat daftarlariga yozuvlar kiritilgan. Ammo, amaliyot shuni ko'rsatadiki, bu hujjatlar har doim ham to'g'ri tuzilmaydi.

Buxgalteriya bo'limidan xodimlarning ish haqi va ularning lavozimlarining nomlari haqida ma'lumot so'rang - ushbu ma'lumotlarga asoslanib, siz shtat jadvalini muvofiqlashtirishingiz kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, xodimlar ro'yxatidagi lavozimlarning nomlari har doim ham xodimlarning haqiqiy lavozimlariga to'g'ri kelmaydi. Buxgalteriya bo'limi to'lovlar va soliqlarni o'tkazish uchun bu ma'lumotga muhtoj emas, lekin 1C kabi dasturlar bunday ma'lumotlar bilan bo'limni to'ldirishni talab qiladi va ba'zida haqiqiyga mos kelmaydigan pozitsiya kiritiladi. Shuning uchun, shtat jadvalini tasdiqlashdan oldin, bo'limlar boshliqlari, kompaniya rahbariyati yoki xodimlarning o'zlari bilan xodimlarning lavozimlarining nomlarini aniqlashtirish kerak.

Shuningdek, siz buxgalterlardan xodimlarning shaxsiy sonini so'rashingiz mumkin. Agar buxgalteriya hisobi avtomatlashtirilgan bo'lsa, unda xodimlarning raqamlari dastur tomonidan belgilanadi, agar bo'lmasa, ularni eng uzoq vaqt ishlaydigan xodimdan boshlab va tashkilotga eng so'nggi kelgan xodimga qadar o'zingiz belgilashingiz kerak bo'ladi. Xodim ishdan bo'shatilgandan so'ng, uning shaxsiy raqamini hech kimga o'tkazmaslik yaxshiroqdir: barcha raqamlar noyob bo'lsin va faqat kompaniyada ishlagan bir kishiga tayinlansin.

Buxgalterlar xodimlarning qisqacha ma'lumotlarini tayyorlayotganda, siz xodimlarning shaxsiy fayllari va ularning shaxsiy kartalari holatini, ular saqlanganligini tekshirishingiz kerak, shuningdek, har bir xodimning shaxsiy ishida qanday hujjatlar etishmayotganligini bilib olishingiz kerak. Har bir xodim qaysi hujjatlarning nusxalarini topshirish kerakligi haqida eslatma yozishi kerak.

3-bosqich: xodimlar ro'yxati va mehnat shartnomalaridagi ma'lumotlarning muvofiqligini tekshirish

Shtat jadvali tuzilgandan so'ng, undagi ma'lumotlarni mehnat shartnomalaridagi ma'lumotlar bilan tekshirish kerak. Agar ma'lumotlar boshqacha bo'lsa (odatda ish haqi noto'g'ri ko'rsatilgan yoki oddiygina "Shtat jadvali bo'yicha ish haqi" ko'rsatilgan bo'lsa, bu Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining buzilishi hisoblanadi va jarimaga olib kelishi mumkin; shartnomani imzolash sanasi dam olish kuni; Ish beruvchi vakilining imzosi vakil sifatida e'lon qilingan shaxsga mos kelmaydi - masalan, bosh direktor o'rniga uning o'rinbosari imzolagan), keyin shartnomalar qayta tuzilishi kerak. Bunday holda, ruxsatsiz shaxs tomonidan imzolangan shartnoma, aslida, shartnoma emasligidan kelib chiqish kerak; boshqacha aytganda, yozma mehnat shartnomasi mavjud emas. Shuning uchun, u chiqarilgan bo'lishi kerak, albatta, joriy (haqiqiy) sana. Boshqa barcha hollarda, mehnat shartnomasiga qo'shimcha bitimlar tuziladi, ular mehnat shartnomasini yangi shartlar bilan to'ldiradi yoki noto'g'ri ko'rsatilgan shartlarni aniqlaydi (o'zgartiradi).

Agar shartnoma to'g'ri tuzilgan bo'lsa, lekin keyinchalik o'zgartirishlar kiritilgan bo'lsa (ish haqini oshirish, xodimni boshqa ishga o'tkazish), har bir xodim uchun har bir holat uchun qo'shimcha shartnomalar tuzilishi kerak. Mehnat shartnomalari va qo'shimcha shartnomalar ikki nusxada tuziladi, ulardan biri korxonada qoladi, ikkinchisi esa xodimga beriladi.

4-qadam: xodimlarning buyruqlari bajarilishining to'g'riligini tekshiring

Keyinchalik, ishga qabul qilish, xodimlarni ko'chirish (agar mavjud bo'lsa) va hokazolar (sanalar, imzolar, ulardagi ma'lumotlar) bo'yicha buyruqlar bajarilishining mavjudligi va to'g'riligini tekshirishingiz kerak. Buyurtmalar xodimlar bilan tuzilgan mehnat shartnomasining mazmuniga va shtat jadvaliga mos kelishi kerak. Ular nafaqat kompaniya rahbari, balki xodimning o'zi tomonidan ham imzolanishi kerak. Agar ishlaydigan xodimlarni ishga olish yoki o'tkazish to'g'risida buyruqlar bo'lmasa yoki ular buzilgan bo'lsa, ular tiklanishi, qayta ishlanishi yoki "qo'shimcha ravishda imzolanishi" kerak. Qonunga ko'ra, sizdan oldin sodir bo'lgan voqealar uchun siz javobgar emassiz, lekin xodim bunday buyruqning nusxasini talab qilishga haqli va u buni taqdim etishi kerak.

5-qadam: mehnat daftarchalarini saqlashning to'g'riligini tekshiring

Ishning keyingi bosqichi - mehnat daftarchalarining mavjudligini tekshirish. Ro'yxatdan o'tgan barcha xodimlarning kitoblari kompaniyada saqlanishi kerak. Agar siz nafaqaga chiqqan xodimlarning kitoblarini topsangiz, u holda kitoblar egalariga mehnat daftarchasini olish yoki jo'natilishi mumkin bo'lgan manzilni ko'rsatishni so'rab, qaytarib olish kvitansiyasi bilan ro'yxatdan o'tgan xat yuborishingiz kerak. Javobni olgandan so'ng, mehnat daftarchasi ro'yxatdan o'tgan posilka orqali qaytarib berish kvitansiyasi bilan yuborilishi kerak. Agar javob bo'lmasa, ish kitobiga xat olinganligi to'g'risida bildirishnoma qo'yish kifoya. Ishlamaydigan xodimlarning mehnat daftarchalari zarurat tug'ilgunga qadar, lekin kamida 50 yil davomida qolganlaridan alohida saqlanishi kerak.

Agar mehnat daftarchasida ishga joylashish yoki ko'chirish yozuvi bo'lmasa, buni amalga oshirishga shoshilmang. Birinchidan, mehnat daftarchalarini to'ldirishni tartibga soluvchi ikkala hujjatni diqqat bilan o'qing: Mehnat daftarchalarini to'ldirish bo'yicha ko'rsatmalar va mehnat daftarchalarini saqlash va saqlash qoidalari, mehnat daftarchalari shakllarini tayyorlash va ish beruvchilarni ular bilan ta'minlash. Va faqat sizning bilimingizga ishonchingiz komil bo'lganda, siz mehnat daftariga yozuvlar kiritishni boshlashingiz mumkin. Esingizda bo'lsin: noto'g'ri yozilgan yozuv xodimga noto'g'ri kiritilgan kompaniyadagi ish stajiga hisoblanmasligiga olib kelishi mumkin.

6-qadam: biz xodimlarning shaxsiy fayllari yoki shaxsiy papkalarini tuzamiz (agar ular sizdan oldin saqlanmagan bo'lsa)

T-2 shaklidagi xodimlar uchun shaxsiy kartalarni berishni unutmang. Bugungi kunda ko'plab dasturlar kompyuterda T-2-sonli shaklni to'ldirishga va uni oddiy qog'ozga chop etishga imkon beradi, bu esa ba'zi xodimlar xodimlaridan foydalanadi. Biroq, davlat arxivlari hali ham shaxsiy kartalarni faqat qalin, "yarim karton" qog'ozda qabul qiladi. Shuning uchun, agar sizning tashkilotingiz davlat arxivini sotib olish manbai bo'lsa, kerakli miqdorda ish yuritish do'konida T-2-sonli shakllarni sotib oling yoki ularni chop etish uchun tegishli qog'ozni sotib oling.

Shaxsiy kartalar kadrlar bo'limi xodimi tomonidan to'ldiriladi - bunday ko'rsatma birlashtirilgan shakllardan foydalanish bo'yicha yo'riqnomada (Rossiya Davlat statistika qo'mitasining 01/05/2004 yildagi 1-sonli qarori) mavjud.

Xodimlardan olingan hujjatlarning nusxalari (pasportlar, sug'urta guvohnomalari va boshqalar) "fayllar" papkalariga joylashtirilishi kerak, shundan so'ng har bir ish bo'yicha inventarizatsiya qilinadi va shaxsiy papkalaringiz shakllantiriladi. Xodim haqidagi barcha ma'lumotlar bir joyda bo'lishi uchun siz ularga buyruqlar va shartnomalarning nusxalarini qo'shishingiz mumkin, ammo bu shart emas. Xodimlarning fotosuratlari shaxsiy kartalarga yopishtirilishi mumkin.

Ko'pincha shaxsiy fayllar № T-2 shakliga joylashtiriladi, bu to'g'ri emas: shaxsiy kartalar boshqa barcha hujjatlardan alohida saqlanishi kerak.

Yangi hujjatlar va nusxalar mavjud bo'lganda shaxsiy papkaga qo'shiladi.

7-qadam: kerakli buxgalteriya kitoblari yoki jurnallarini tuzing

Mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar harakatining buxgalteriya hisobi kitobi va mehnat daftarchasi va undagi qo'shimchalarning shakllarini hisobga olish uchun daromadlar va xarajatlar kitobi faqat qog'oz shaklida saqlanishi mumkin. Bu qat'iy hisobot shakllari uchun buxgalteriya jurnallari bo'lganligi sababli, kitobning har bir sahifasi raqamlangan va o'zi tikilgan va tashkilot muhri bilan muhrlangan.

8-qadam: Dam olish jadvalini tuzing

Yangi yildan ikki hafta oldin tashkilot ta'til jadvalini tasdiqlashi kerak. Bu boradagi ishlar noyabr oyida boshlanishi kerak. Agar kompaniya kichik bo'lsa, siz xodimlardan qachon ta'tilga chiqishni xohlashlari haqida suhbatlashishingiz mumkin, agar u katta bo'lsa, bo'lim boshliqlariga o'z bo'limi uchun bunday ma'lumotlarni taqdim etishlarini so'rab xat yuboring.

Ta'tilni rejalashtirishda, kichik bo'lim xodimlari ta'tilga chiqqanda, yo'nalish yopiq qolmasligiga ishonch hosil qiling. Misol uchun, agar kompaniyada faqat ikkita savdo menejeri bo'lsa, ularning ta'tillari vaqtga to'g'ri kelmasligi kerak, hatto qisman ham, bu ta'tillar orasida qo'shma ish davri bo'lishi kerak - ishlarni bir menejerdan boshqasiga o'tkazish.

Agar siz o'zingiz xodimlar bilan ta'tilga chiqish vaqti haqida suhbatlashsangiz va kim va qachon ketishi haqida nizo kelib chiqsa, uni o'zingiz hal qilishga urinmang - ma'lumotni rahbariyatga etkazing va rahbariyatning qaroriga muvofiq jadval tuzing. . Agar siz bo'lim boshliqlari orqali ma'lumot so'rasangiz, bahsli masalalarni hal qilishni ularga topshiring. Ta'tilni rejalashtirish uchun ma'lumot to'plash uchun odatda bir haftadan uch haftagacha vaqt ketadi.

Ro'yxatdan o'tgandan so'ng, ta'til jadvali rahbarga tasdiqlash uchun topshirilishi kerak.

Ta'til boshlanishidan ikki hafta oldin xodimni uning paydo bo'lishi to'g'risida xabardor qilish va ta'til berish to'g'risida buyruq chiqarish kerak. Ta'tilning boshlanish vaqti xodimning rahbar bilan kelishilgan holda o'zgartirilishi mumkin. Agar ta'til boshlanganda xodim kasal bo'lib qolgan va kasallik ta'tilini bergan bo'lsa, uning iltimosiga binoan ta'tilni o'zi uchun qulay bo'lgan boshqa vaqtga ko'chirish kerak. Ushbu o'zgarishlarning barchasi ta'til jadvalining tegishli ustunlarida amalga oshiriladi. Va unutmangki, xodim ikki yil ketma-ket ta'tilga chiqa olmaydi va majburiy to'lanadigan ta'til faqat xodim ishdan bo'shatilgan taqdirda pul kompensatsiyasi bilan almashtirilishi mumkin.

9-qadam: biz kadrlar fayllarini shakllantiramiz

Ishlar quyidagi mavzular bo'yicha bajarilishi mumkin:

“Kadrlar toʻgʻrisidagi buyruqlar (ishga qabul qilish, ishdan boʻshatish, boshqa joyga koʻchirish, mukofotlar berish, koʻtarilish, ish haqisiz taʼtilga chiqish, uzoq xizmat safarlariga va chet elga xizmat safarlariga yuborish)” (yaroqlilik muddati - 75 yil);

"Kadrlar bo'yicha buyruqlar (odatiy va o'qish ta'tillari, navbatchilik, jarimalar, Rossiya hududida qisqa muddatli xizmat safarlari)" (yaroqlilik muddati - 5 yil);

"Mehnat shartnomalari";

"Shaxsiy narsalar";

"Shaxsiy kartalar";

"Kompaniyaning me'yoriy hujjatlari (nizomlar, yo'riqnomalar)";

“Kadrlar masalalari boʻyicha davlat organlari va tijorat tashkilotlari bilan yozishmalar” va boshqalar.

Dam olish jadvallari, navbatchilik jadvallari, shtat jadvallari yanada qulayroq alohida holatlarga ajratiladi va yupqa papkalarda saqlanadi.

Shaxsiy fayllar va shaxsiy kartochkalarni xodimlarning ism-shariflariga muvofiq alifbo tartibida, boshqa barcha hujjatlarni - hujjat kelishi bilan xronologik tartibda saqlash qulayroqdir.

Shaxsiy buyurtmalar ikkita saqlash muddatiga ega: 5 va 75 yil, shuning uchun ular kamida ikkita holatga bo'linadi (5 yillik saqlash muddati bilan ro'yxatga olinmagan barcha buyurtmalar 75 yil saqlash muddatiga ega).

Agar kompaniya etarlicha katta bo'lsa va bir yil ichida faylda 250 dan ortiq varaq shakllansa, u bir nechta fayllarga yoki jildlarga bo'linishi kerak (masalan: "Mehnat shartnomalari (AK)", "Mehnat shartnomalari (LZ)" ; "Kadrlar to'g'risidagi buyruqlar (odatiy va o'qish ta'tillari)", "Kadrlar to'g'risidagi buyruqlar (vazifalar, jarimalar, Rossiya hududida qisqa muddatli xizmat safarlari)").

Ishlarni shakllantirishda saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda tashkilot faoliyatida shakllanadigan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxatining 7 va 8-bo'limlaridan foydalanish kerak.

10-qadam: ishlar nomenklaturasini tuzing

Ishlar nomenklaturasi shaxsiy hujjatlarga muvofiq alohida tuzilishi yoki tashkilotning umumiy ish nomenklaturasiga kiritilishi mumkin.

Umuman olganda, xodimlar ish yuritishda ishlarni shakllantirish va nomenklaturani tuzish jarayoni umumiy ish yuritishda ishlarni shakllantirish va nomenklaturani tuzishdan farq qilmaydi.

Va faqat barcha bosqichlardan so'ng, ish tavsiflari, xodimlar to'g'risidagi nizom va boshqa ixtiyoriy (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi nuqtai nazaridan majburiy emas) mahalliy normativ hujjatlarni ishlab chiqishni boshlash mumkin.

Yu.V. Eremeeva,
ofis boshlig'i, Professional kotiblar klubi a'zosi