Посадова інструкція старшого адміністратора медичного центру Посадова інструкція старшого адміністратора клініки

Посадова інструкція адміністратора медичного центру (рейтинг файлу: 2071)

Ви можете скачати посадову інструкцію адміністратора медичного центрубезкоштовно.

Посадові обов'язки адміністратора медичного центру.

стверджую

________________________________ (Прізвище, ініціали)

(найменування установи, його ________________________

організаційно-правова форма) (директор; інша особа

уповноважене затверджувати

посадову інструкцію)

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

АДМІНІСТРАТОРА МЕДИЧНОГО ЦЕНТРУ

______________________________________________

(найменування установи)

00.00.201_р. №00

I. Загальні положення

1.1. Ця посадова інструкція визначає посадові обов'язки, правничий та відповідальність адміністратора медичного центру _____________________ (далі - «підприємство»).

Назва установи

1.2. На посаду адміністратора медичного центру призначається особа, що має вищу або середню спеціальну освіту.

1.3. Призначення на посаду адміністратора медичного центру та звільнення від неї провадиться в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника закладу охорони здоров'я.

1.4. Адміністратор медичного центру підпорядковується безпосередньо _____________________

(завідувачу відділення,

заступнику головного лікаря,

головному лікарю)

1.5. Адміністратор медичного центру має знати:

Закони Російської Федерації та інші нормативно-правові акти, що регламентують діяльність закладів охорони здоров'я;

Чинні нормативно-методичні документи, що регламентують правила діловодства та документування;

Напрями діяльності підприємства та її структуру;

Основні послуги медичного закладу, включаючи прейскурант цін та використовувані при цьому технології;

Основи нозології;

ПІБ та посади персоналу медичного закладу;

розподіл обов'язків між співробітниками підприємства;

Правила ведення телефонних переговорів та прийому відвідувачів;

Службовий етикет та правила субординації;

Оргтехніку, засоби зв'язку та касовий апарат, а також спеціалізовані комп'ютерні програми;

Правила складання та ведення звітності медичного закладу, форми облікових документів.

1.6. Під час відсутності адміністратора медичного центру (відрядження, відпустка, хвороба та ін.) його обов'язки в установленому порядку виконує особа, що призначається, яка несе повну відповідальність за їх належне виконання.

II. Посадові обов'язки

Адміністратор медичного центру:

2.1. Відповідає на вхідні дзвінки, що надходять до медичного закладу, відповідно до правил ведення телефонних переговорів

2.2. Заводить медичну картку на пацієнта, який вперше відвідав медичний заклад до початку первинної консультації.

2.3. Укладає договір із пацієнтами, які вперше відвідали медичний заклад. Договір заповнюється в двох примірниках: один передається на руки пацієнту; інший – вклеюється у медичну карту пацієнта.

2.4. Запрошувати Пацієнта присісти та почекати, коли лікар запросить Пацієнта пройти до кабінету

2.5. Попереджати лікаря про прихід чергового пацієнта

2.6. Координує прохід пацієнтів до медичного закладу

2.7. Записує пацієнтів на первинне та повторне лікування згідно з встановленими тимчасовими правилами прийому пацієнтів. У разі призначення на прийом до двох спеціалістів запис здійснюється за сприяння лікаря.

2.8. Записує сітку призначень на консультації первинних пацієнтів, використовуючи спеціалізоване ПЗ.

2.9. Прагнути мінімізувати простої у графіку лікаря, ведучи щільний запис і заповнюючи простоїв, що утворилися, викликами пацієнтів різних категорій.

2.10. Здійснює телефонні переговори з пацієнтами з метою запрошення на профілактичний огляд пацієнтів, які зверталися за послугами до медичного закладу, а також обдзвон пацієнтів, які не закінчили повний курс лікування.

2.11. Здійснює телефонні переговори з пацієнтами з метою підтвердження запису пацієнта на прийом до лікаря. Підтвердження запису здійснюється за день до запису пацієнта на прийом (увечері з 16.00 до 20.00)

2.13. Веде електронний журнал обліку страхових пацієнтів.

2.14. Підбирати карти пацієнтів, записаних прийому до лікаря наступного дня. Підбір карток здійснюється щодня ввечері з 16-00 до 18-00 годин

2.15. Організовує обмін необхідною інформацією усередині колективу медичного закладу.

2.16. Здійснює розрахунок пацієнтів із видачею ним чеків.

2.17. Контролює збереження документації та каси

2.18. Присутня на зборах адміністраторів у строки, вказані керівництвом підприємства

2.19. Контролює чистоту та порядок у холі, ганку та в коридорах медичного закладу.

2.20. Заздалегідь приходить працювати до початку роботи клініки.

2.21. Дотримується правил техніки безпеки та виробничої санітарії.

III. Права

Адміністратор медичного центру має право:

3.1. Вносити пропозиції до керівництва підприємства з питань оптимізації та вдосконалення медико-соціальної допомоги, у тому числі з питань своєї трудової діяльності.

3.2. Вимагати від керівництва установи сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

3.3. Отримувати інформацію від фахівців підприємства, необхідну ефективного виконання своїх посадових зобов'язань.

3.4. Користуватися трудовими правами відповідно до Трудового кодексу Російської Федерації

III. Відповідальність

Адміністратор медичного центру відповідає:

4.1. За належне та своєчасне виконання покладених на нього посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією

4.2. За організацію своєї роботи та кваліфіковане виконання наказів, розпоряджень та доручень від керівництва підприємства.

4.3. За забезпечення дотримання підлеглими йому працівниками своїх обов'язків.

4.4. За недотримання правил внутрішнього порядку та правил техніки безпеки.

за скоєні у процесі проведення лікувальних заходів правопорушення чи бездіяльність; за помилки в процесі здійснення своєї діяльності, що спричинили тяжкі наслідки для здоров'я та життя пацієнта; а також за порушення трудової дисципліни, законодавчих та нормативно-правових актів адміністратор медичного центру може бути притягнутий відповідно до чинного законодавства залежно від тяжкості провини до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності.

За належне та своєчасне виконання покладених на нього посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

За організацію своєї роботи та кваліфіковане виконання розпоряджень та доручень від керівництва.

За недотримання правил внутрішнього порядку та правил техніки безпеки.

Відповідальність адміністратора

Адміністратор несе дисциплінарну та матеріальну відповідальність за:

Порушення чинного законодавства РФ під час підготовки документів.

Не збереження конфіденційності службової інформації.

Порушення службової субординації.

Порушення правил трудового розпорядку, даної посадової інструкції та інших документів.

Використання особистих цілях свого службового становища.

Недотримання правил внутрішнього порядку та правил техніки безпеки.

за скоєні у процесі проведення лікувальних заходів правопорушення чи бездіяльність; за помилки в процесі здійснення своєї діяльності, що спричинили тяжкі наслідки для здоров'я та життя пацієнта; а також за порушення трудової дисципліни, законодавчих та нормативно-правових актів адміністратор стоматологічної клініки може бути притягнутий відповідно до чинного законодавства залежно від тяжкості провини до дисциплінарної, матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності.

Взаємозв'язку

Адміністратор взаємодіє:

З лікарями Клініки та медсестрами (помічниками) з питань прийому пацієнтів.

Підпорядкованість

Адміністратор підпорядковується та виконує розпорядження:

Директори клініки;

Заходи заохочення дисциплінарні та матеріальні стягнення

Заходами заохочення є:

Нагородження цінним подарунком;

Грошової премії;

Дисциплінарними стягненнями є:

Попередження;

Догану;

Звільнення.

Матеріальними стягненнями є

Депремування (повне або часткове),

Утримання вартості матеріальних збитків клініці з вини співробітника.

Заходи заохочення, дисциплінарні та матеріальні стягнення оголошуються наказом Директора та доводяться до відома працівника під розписку.

Стандарти зовнішнього вигляду

Форма одягу

Наявність бейджу обов'язково

Носіння введеної форми: два дні одна сукня, два дні інша

Заборонено

Носіння під сукнею темних колгот

Взуття спортивного типу та яскравого забарвлення

Взуття має бути

Класичні закриті туфлі на низьких підборах або без нього білого кольору

Заборонено:

Спортивне взуття;

Некласичне кольорове взуття;

Відкриті босоніжки (за винятком спекотної погоди);

Взуття на високих підборах.

Зачіска

Волосся доглянуте, акуратно укладене;

Довге волосся необхідно заколювати.

Заборонено:

Яскравий, неприродний колір волосся;

Неакуратний, недоглянутий вигляд;

Розпущене довге волосся.

Заборонено:

Яскраві тіні, яскрава губна помада, яскраві рум'яна, жирна підводка очей.

Повна відсутність макіяжу (недоглянутий вигляд);

Тяжкий, різкий запах парфумерії.

Аксесуари

Заборонено:

Носити печатки, товсті золоті або срібні ланцюги та інші прикраси, що виділятимуться із загальної маси.

Регламенти спілкування з пацієнтами

Обслуговуйте клієнтівякісно та ввічливо:

У Росії вже ці прості правила ставлення до клієнтів дозволять серйозно виділитися на краще порівняно з 80% конкурентів.

Правила поведінки адміністратора

1.Посмішка! Посміхайтеся щиро до кожного пацієнта.

Посмішка адміністратора дає можливість пацієнтові відчути себе необхідним та значущим.

2. Вітатися з кожним пацієнтом.

3.Дбає, і допомагати пацієнтам. Найголовніший обов'язок адміністратора стоматології – це надання допомоги та високого сервісу пацієнтам. Прагніть завжди максимально допомогти будь-якому пацієнтові.

4.Порядок і чистота у всьому. Робоче місце адміністратора, хол повинні бути завжди в порядку та чистими.

5. Вести розмови лише у справі у присутності пацієнта. Будь-які сторонні розмови – це знак неповаги до пацієнта.

6.Бути стриманими у розмові з персоналом клініки, особливо у присутності пацієнтів.

7. Роздратування пацієнта. Заспокойте пацієнта, якщо він роздратований. При запереченні або роздратуванні пацієнта:

Спочатку погодьтеся і визнайте право пацієнта вважати саме так, як він сказав - «Так, я згодна, що дана ситуація дуже неприємна і Ви маєте рацію в тому, що ……» (таким чином Ви «остуджуєте» негативні емоції пацієнта),

8. Ніколи не пийте і не їжте на увазі у пацієнтів.

Вітання та зустріч пацієнта

Встаньте та щиро посміхніться. Це дуже важливо і показує велику повагу до клієнта.

Привітайте та представтеся «Здрастуйте, раді Вас бачити в нашій клініці, адміністратор ……Ім'я».

Якщо необхідно, то допоможіть повісити одяг або надати адекватну будь-яку допомогу, що демонструє Ваше щире та шанобливе ставлення до пацієнта. Якщо у пацієнта зайняті руки, допоможіть йому відчинити двері.

Звертайтеся до пацієнта на ім'я по батькові.

Ця інструкція переведена автоматично. Зверніть увагу, що автоматичний переклад не дає 100% точності, тому в тексті можуть бути незначні помилки перекладу.


Інструкція для посади Старший адміністратор", представлена на сайті, відповідає вимогам документа - "ДОВІДНИК кваліфікаційних характеристик професій працівників. 42 випуск. Обробка металу. Частина 1. Керівники, професіонали, спеціалісти, технічні службовці. Частина 2. Робітники. Книга 1. "Металеве лиття", "Зварювання металу". Книга 2. "Волочення, здавлювання, холодне штампування металу. Виробництво нагрівальних котлів, металевих резервуарів та подібних виробів", "Кування, високо- та низькотемпературне оброблення металу". Книга 3. "Точіння, свердління, фрезерування та інші види обробки металів та матеріалів", "Покриття металів металами. Забарвлення". Книга 4. "Покриття металів неметалами: емалювання та інші види покриття", "Слюсарні та складальні роботи у виробництвах машин"", який затверджений наказом Міністерства промислової політики України від 22.03.2007 N 120. Узгоджено Міністерством праці та соціальної політики України. з квітня 2007 р. Статус документа - "діючий".

Передмова

0.1. Документ набирає чинності з моменту затвердження.

0.2. Розробник документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ погоджений: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,4. Періодична перевірка цього документа провадиться з інтервалом, що не перевищує 3 роки.

1. Загальні положення

1.1. Посада "Старший адміністратор" належить до категорії "Технічні службовці".

1.2. Кваліфікаційні вимоги – неповна вища освіта (молодший спеціаліст) та стаж роботи за професією адміністратора не менше 1 року або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта та стаж роботи за професією адміністратора – не менше 2 років.

1.3. Знає та застосовує у діяльності:
- постанови, розпорядження, накази та інші нормативні документи та керівні матеріали, що стосуються організації підприємства;
- Організаційну структуру управління підприємства;
- права та обов'язки працівників, режим їх роботи;
- правила та методи організації процесу обслуговування відвідувачів;
- асортимент послуг, що реалізуються;
- основи маркетингу;
- принципи планування та оформлення приміщень, вітрин, організації реклами;
- основи естетики, етики, психології та обслуговування відвідувачів;
- основи економіки, організації праці та управління;
- основи законодавства про працю.

1.4. Старший адміністратор призначається посаду і звільняється з посади наказом з організації (підприємству/установі).

1.5. Старший адміністратор підпорядковується безпосередньо _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Старший адміністратор керує роботою _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Старший адміністратор під час відсутності заміщається особою, призначеною в установленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.

2. Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки

2.1. Забезпечує роботу з ефективного та культурного обслуговування відвідувачів.

2.2. Створює їм комфортні умови.

2.3. Здійснює контроль за збереженням матеріальних цінностей.

2.4. Консультує відвідувачів із питань наявних послуг.

2.5. Вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій.

2.6. Розглядає претензії, пов'язані з незадовільним обслуговуванням відвідувачів, та вживає відповідних організаційно-технічних заходів.

2.7. Здійснює контроль за раціональним оформленням приміщень, стежить за оновленням та станом реклами у приміщеннях та на будівлі.

2.8. Забезпечує чистоту та порядок у приміщеннях та на прилеглих до них територіях.

2.9. Контролює дотримання працівниками підприємства, установи, організації (далі - підприємство) трудової та виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни, протипожежного захисту.

2.10. Інформує керівництво про наявні недоліки в організації обслуговування відвідувачів, вживає заходів щодо їх ліквідації, здійснює контроль за виконанням працівниками вказівок керівництва підприємства.

2.11. Знає, розуміє та застосовує чинні нормативні документи, що стосуються його діяльності.

2.12. Знає та виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів та прийомів безпечного виконання робіт.

3. Права

3.1. Старший адміністратор має право робити дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.

3.2. Старший адміністратор має право отримувати усі передбачені законодавством соціальні гарантії.

3.3. Старший адміністратор має право вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та здійсненні прав.

3.4. Старший адміністратор має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов'язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.

3.5. Старший адміністратор має право знайомитися з проектами документів щодо його діяльності.

3.6. Старший адміністратор має право запитувати та отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків та розпоряджень керівництва.

3.7. Старший адміністратор має право підвищувати свою професійну кваліфікацію.

3.8. Старший адміністратор має право повідомляти про всі виявлені в процесі своєї діяльності порушення та невідповідності та вносити пропозиції щодо їх усунення.

3.9. Старший адміністратор має право ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.

4. Відповідальність

4.1. Старший адміністратор несе відповідальність за невиконання або несвоєчасне виконання покладених на цю посадову інструкцію обов'язків та (або) невикористання наданих прав.

4.2. Старший адміністратор несе відповідальність за недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

4.3. Старший адміністратор відповідає за розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.

4.4. Старший адміністратор несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.

4.5. Старший адміністратор несе відповідальність за правопорушення, скоєні у процесі своєї діяльності, у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.6. Старший адміністратор несе відповідальність за заподіяння матеріальних збитків організації (підприємству/установі) у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.

4.7. Старший адміністратор відповідає за неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.

У разі підприємництва роль адміністраторів у стоматології змінюється кардинально. Поряд з керівникомклініки або фірми, лікарями та асистентами, постачальниками та іншим персоналом, вони стали ланкою в ланцюжку дій з продажу послуг та заробляння грошей. Найважливішою ланкою! Адміністратор як реклама знаходиться на самому початку взаємодії стоматологічного закладу з пацієнтами.

Від того, наскільки правильно розуміє та виконує він свої багатогранні та важливі обов'язки, залежить враження пацієнта «на вході» у фірму (клініку) та прийняття ним рішення — скористатися чи знехтувати її послугами. Отже, основним показником ефективності діяльності адміністратора є запис пацієнта на консультацію чи прийом. У термінах ринкових відносин це означає: треба успішно подати товар обличчям. Звідси головний критерій професіоналізму адміністратора – успішна продаж послуг.

Фігура адміністратора все впевненіше займає своє престижне місце у здійсненні внутрішнього маркетингу, мета якого - утримати пацієнта, всіма засобами доводячи йому, що його вибір обґрунтований, що вартість лікування виправдана. Таким чином, від уявлення про миловидну та ввічливу дівчину чи жінку, яка інформує пацієнтів про прийоми лікарів, життя призводить нас до адміністратора — дистриб'ютора послуг, кожне слово та дія якого здатна приносити дохід чи збиток. Так, за підсумками наших обстежень, залежно від рівня професіоналізму під час телефонних діалогів з пацієнтами, адміністратори в середньому записують на консультацію від 0% до 29%від числа пацієнтів, що зателефонували до нас.

Як бачимо, різниця дуже виразна і переконливо свідчить на користь ретельного відбору та спеціальної психологічної підготовки адміністраторів. Правильний підбір кадрів, ефективна система початкового навчання та постійного вдосконалення адміністраторів, їх атестація та планова переатестація — ланки одного ланцюга та предмет особливої турботи керівництва комерційної стоматологічної організації. Хороший адміністратор – справжнє багатство фірми. Знайти та навчити його обрядам майстерності — складне творче завдання. Наша практика показує, що зі 100. претендентів на цю роль залишається працювати у фірмі 3-5 осіб, що успішно пройшли всі етапи, що передують зарахуванню до штату.

У чому полягає вміння продавати послуги? І тому потрібно, по-перше, щоб адміністратор чудово виконував свої посадові обов'язки, а по-друге, бездоганно виконував ряд функцій, що з внутрішнім маркетингом. Не завжди керівники приватних стоматологічних установ бачать різницю між обов'язками та функціями адміністратора, не всі адміністратори знають ці відмінності. Звідси починається спрощене розуміння ролі адміністраторів у продажу послуг та недооцінка значущості їхнього специфічного навчання, яке вони мають відбуватися з метою оволодіння комунікативними навичками, методами переконання, технологіями просування послуг та підтримування іміджу — свого та стоматологічного закладу.

Посадові обов'язки адміністратора - це його дії, які забезпечують ефективну роботу клініки. На початку навчання майбутньому адміністратору необхідно засвоїти коло його повсякденних справ, а у процесі занять набути відповідних знань та навичок. Найкраще, якщо посадові обов'язки викладаються у вигляді офіційного документа, затвердженого найвищою посадовою особою, якій підпорядкована служба адміністраторів, — це зазвичай головний лікар. Важливо відзначити, що після успішного складання іспиту та перед зарахуванням до штату претендент на посаду підписує Договір про найм, де, зокрема, вказує, що він ознайомлений з посадовими обов'язками та їх виконуватиме. Невиконання чи неякісне виконання обов'язків є підставою для розірвання трудового Договору.

Функції адміністратора у взаємодії з пацієнтами включають дії, обов'язки, пов'язані із здійсненням внутрішнього маркетингу, мети якого - утримати пацієнта у фірмі, спонукати його до сталості та добровільного дистриб'юторства. Пропонується розрізняти такі функції: персоніфікованого інформування, рекламну, стимулюючу, аналітичну, іміджетворну. Їх треба розглядати як творче та психологічне надзавдання при виконанні повсякденних посадових обов'язків: все, що робить і вимовляє адміністратор, взаємодіючи з пацієнтом, він заломлює через призму внутрішнього маркетингу — пацієнт має бути задоволений якістю лікування та обслуговування, переконатися в тому, що вибір цієї установи зроблено правильно і що вартість послуг виправдана.

Під посадою адміністратора мається на увазі кваліфікований спеціаліст, який має повноваження керувати у компанії тій чи іншій сферою. Працівник цієї сфери є розпорядником, відповідальним організатором, що має здібності до управлінської діяльності та адміністрування процесів.

Цей співробітник аналізує роботу загального механізму, виявляє збої у його роботі та усуває їх, з метою покращення діяльності компанії. Раніше ця професія торкалася виключно сфери управління людськими ресурсами та діяльністю відділів компанії. Зараз посадові інструкції адміністратора можуть включати управління базами даних, інформаційних систем.

Які бувають адміністратори

Існують адміністратори з управління людськими ресурсами та працівники, які займаються господарською діяльністю. Перші контролюють якість та своєчасність виконання підлеглими покладених на них завдань. Це можуть бути продавці, офіціанти, бармени та інше.

Адміністратор повинен стежити, щоб ці співробітники виконували свою роботу відповідно до стандартів та статуту компанії. Другі ж керують штатом мерчендайзерів, займаються укладанням договорів від імені компанії, приймають і передають товари тощо. Більш детальну інформацію щодо цього містить посадова інструкція адміністратора.

Положення

Співробітник, який отримав посаду адміністратора, є фахівцем. У момент його відсутності перекладаються на іншого працівника, призначеного керівництвом заміщати його. Тільки генеральний директор може вирішувати питання про прийняття чи звільнення адміністратора. Щоб отримати цю роботу, претенденту необхідно мати диплом про закінчення середньої спеціальної освіти.

Крім того, роботодавці часто вимагають від претендентів наявність досвіду роботи в аналогічній сфері від одного року та вище. Здебільшого, безпосереднім начальником адміністратора є керуючий. Посадова інструкція адміністратора передбачає, що він має керуватися статутом компанії, законодавчими актами, наказами і розпорядженнями начальства. Також він має враховувати керівні акти та, власне, саму інструкцію.

Знання

Вступаючи на роботу, у співробітника мають бути певні знання, у тому числі він повинен ознайомитися з постановами, розпорядженнями, наказами та іншими нормативними матеріалами, що належать до сфери його діяльності. Крім цього, він повинен вивчити правила та способи організації роботи обслуговуючого персоналу.

Працівник повинен знати організаційну та штатну структуру, мається на увазі, які у його підлеглих обов'язки, повноваження та умови праці. Щоб правильно та якісно виконувати обов'язки адміністратора, співробітник повинен вивчити види послуг, які надає компанія, де він працевлаштований, знати, як правильно складати звітні документи, використовувати на практиці ділове спілкування та етикет. Також співробітнику потрібно мати знання у галузі права та маркетингу.

Функції

При вступі працювати, на співробітника покладаються певні функції. Він займається запобіганням та ліквідацією конфліктів, приймає від клієнтів претензії та зауваження щодо неякісного обслуговування в установі, де він працевлаштований. Крім цього, обов'язки адміністратора включають консультування відвідувачів щодо питань, пов'язаних з наданням послуг та продажу товарів, а також бонусних програм та акцій. Він має налагоджувати роботу персоналу, підвищуючи ефективність обслуговування, а також створюючи комфортні умови для відвідувачів та працівників. Співробітник контролює порядок, чистоту у відвідуваннях та роботу прибиральників.

Обов'язки

Основні функції адміністратора включають інформування персоналу про прибуття клієнтів, фіксацію даних відвідувачів в клієнтську базу, звітність перед керівництвом щодо проблем і конфліктних ситуацій. Крім цього, адміністратор зобов'язаний контролювати дотримання співробітниками дисципліни та інших пунктів статуту організації.

Він повинен виконувати всі доручення свого начальника, контролювати збереження товарів та інших матеріальних цінностей, норми оформлення залів, розміщення, стан та заміну рекламної продукції. Також саме цей співробітник стежить за тим, щоби весь персонал виконував розпорядження начальства.

Інші функції

Посадова інструкція адміністратора передбачає, що він повинен займатися підготовкою матеріального та технічного забезпечення перед переговорами з майбутніми клієнтами та партнерами компанії. Співробітник веде звітність та фіксує це документально. Крім цього він проводить телефонні розмови, займається обробкою звернення клієнтів, контрагентів інших організацій та службовців державних органів.

Права

Інструкція з охорони праці для адміністратора передбачає, що працівник має певні права, у тому числі приймати самостійні рішення, якщо вони не виходять за межі його компетенції. Також цей спеціаліст має право представляти інтереси компанії, перестати виконувати свої функції, якщо є небезпечна ситуація, що загрожує його здоров'ю та життю, підписувати документацію, яка входить до його компетенції.

Працівник має право повідомляти керівництво про виявлені проблеми у роботі організації та пропонувати шляхи їх вирішення, а також вносити пропозиції щодо підвищення ефективності його діяльності та роботи всієї компанії. Він має право співпрацювати з іншими підрозділами установи для вирішення покладених на нього завдань, вимагати інформацію та документи, а також вимагати від керівництва створення нормальних умов праці.

Відповідальність

Співробітник відповідає за неналежне виконання своїх обов'язків, а також за порушення правил інструкції з пожежної безпеки для адміністратора. Його можуть залучити до відповіді, якщо він повідомив свого керівництва або клієнтів організації недостовірну інформацію. Він відповідає за якість ведення звітних документів, за порушення норм етикету у спілкуванні з відвідувачами та за наслідки самостійно прийнятих рішень.

Його можуть залучити до відповіді, якщо він неправомірно розпорядився особистими даними клієнтів, розголошував конфіденційну інформацію та розкрив комерційну таємницю. Він відповідальний за заподіяння матеріальних збитків компанії, де він працевлаштований, державі, контрагентам або співробітникам фірми. Крім цього, працівник відповідає за порушення правил та статуту компанії.

Вимоги до адміністратора

Коли професія лише впроваджувалась у ділову сферу країни, вимоги до співробітників були не дуже серйозними, вистачало навіть наявності середньої освіти. Досвід роботи також мало цікавив роботодавців. Зараз умови посилилися, і компанії вимагають від претендентів не тільки наявність вищої освіти у сфері економіки або менеджменту, а й знання іноземних мов, уміння використовувати персональний комп'ютер та вести ділову документацію.

Щодо особистих якостей, то роботу отримає людина з грамотно поставленою мовою, яка має приємну зовнішність. Дуже важлива комунікабельність, уміння правильно проводити телефонні розмови та вирішувати конфліктні ситуації.

Висновок

Типова інструкція адміністратора містить у собі основні відомості, необхідні співробітнику розуміння його місця у компанії. Її пункти можуть змінюватись в залежності від організації, її масштабу та потреб керівництва. Без погодження цього документа працівник не має права розпочати свої обов'язки. Для отримання посади претендент повинен відповідати вимогам компанії, мати певні знання та особисті якості, необхідні для якісного виконання покладених на нього функцій та поставлених перед працівником завдань.