Посадова інструкція – персональний асистент керівника. Посадова інструкція помічника генерального директора

I.загальні положення.

Дана посадова інструкція визначає права, обов'язки та відповідальність особистого помічника керівництва, що називається надалі «Суспільство».

	Назва посади	Особистий помічник керівників
	кваліфікаційні вимоги	Освіта та професійний досвід: вища (незакінчена вища) освіта; досвід роботи на аналогічній позиції від 1 року; вільне володіння англійською мовою (усний та письмовий). Необхідні знання та навички: знання ділового етикету, правил ділового спілкування, ведення переговорів; знання ПК (MS Office) та офісної оргтехніки; вміння вести ділове листування російською та англійською мовами; володіння правильною мовою та листом; відповідний професійний імідж; презентабельна зовнішність; дипломатичність, вміння виявляти обережність та обачність у конфіденційних питаннях; уміння знаходити порозуміння з керівництвом, колегами, клієнтами; стресостійкість, доброзичливість; знання правил внутрішнього трудового розпорядку Товариства.
	Безпосередня підпорядкованість
	Наявність та склад підлеглих
	Порядок заміщення	секретар-референт

ІІ.Права

Особистий помічник має право:

1. Представляти Товариство у відносинах з іншими організаціями, представляти інтереси Товариства у сторонніх організаціях під час організації зустрічей та телефонних з'єднань керівництва.

2. Запитувати та одержувати необхідні матеріали, документи, інформацію від працівників інших підрозділів для виконання розпорядження керівництва Товариства та безпосереднього керівника.

3. У межах своїх посадових обов'язків підписувати та візувати документи, а саме: супровідні листи для вихідних факсів, заявок; заявки на разові перепустки для проходу до адміністративної будівлі.

4. Самостійно вести листування / переговори із зовнішніми організаціями з питань, пов'язаних з вирішенням поточних питань, що не потребують вирішення вищого керівництва та згоди інших працівників, а саме уточнюючого характеру - для вирішення поточних питань, пов'язаних з робочим графіком керівництва або виконанням розпоряджень, жодних зобов'язань.

IV.Відповідальність

Особистий помічник керівництва відповідає:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією Посадовою інструкцією, - у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності, - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.

Товариство Працівник

________________/____________/

Керівник Департаменту по роботі з персоналом

___________________/_________/

Керівник апарату керівництва

___________________/_________/

Інформація із сайту Ділової мережі RB.RU

СТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б.________________
«________»_____________ ____ р.

1. Загальні положення

1.1. Помічник керівника належить до категорії спеціалістів.
1.2. Помічник керівника призначається посаду і звільняється з неї наказом генерального директора підприємства.
1.3. Помічник керівника підпорядковується безпосередньо генеральному директору підприємства.
1.4. На час відсутності помічника керівника його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі з організації.
1.5. На посаду помічника керівника призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища або неповна вища, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), діловодства.
1.6. Помічник керівника керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами підприємства;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.

2. Посадові обов'язки
2.1. Планує робочий день керівника (зустріч, дзвінки, прийом, ін.).
2.2. Здійснює технічне забезпечення діяльності керівника (замовлення транспорту, квитків; організацію зустрічей, переговорів; ін.)
2.3. Супроводжує керівника на зустрічах, у поїздках, ін.
2.4. Бере участь у переговорах, ділових зустрічах, спеціальних прийомах; веде протоколи та інші документи, що оформляють перебіг та результат зустрічей, переговорів.
2.5. За дорученням керівника погоджує окремі питання з працівниками структурних підрозділів, доводить до них вказівки та розпорядження керівника; контролює виконання вказівок та розпоряджень.
2.6. Здійснює збір матеріалів та інформації, необхідних генеральному директору, готує аналітичні, інформаційні, довідкові та інші матеріали та подає їх керівнику.
2.7. Веде діловодство, отримує кореспонденцію, що надходить на розгляд керівника, приймає документи та особисті заяви на підпис керівника, веде їх облік та реєстрацію, передає керівнику.
2.8. Веде запис на прийом до керівника, організовує прийом відвідувачів.
2.9. За дорученням керівника складає листи, запити та інші документи.
2.10. Виконує роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи засідань та нарад.
2.11. Виконує окремі службові доручення керівника.

3. Права
3.1. Отримувати інформацію, зокрема і конфіденційну, обсягом, необхідному на вирішення поставлених завдань.
3.2. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.3. Запитувати особисто або за дорученням керівника від підрозділів підприємства та інших фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умов виконання службових обов'язків і безпеки всіх документів, які у результаті діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.

4. Відповідальність
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.

Збірник Посадових інструкцій

Орієнтовна форма

стверджую

___________________________________ (Прізвище, ініціали)
(найменування організації, пред- ________________________
прийняття і т.п., його організаційно- (директор або інше долж-
правова форма) нісна особа, уповноважена-
чене затверджувати долж-
інструкцію)

____________ 20__г.

Посадова інструкція
помічника директора
з основних питань діяльності
______________________________________________
(найменування організації, підприємства тощо)

____________ 20__г. N__________

Справжня посадова інструкція розроблена та затверджена на
на підставі трудового договору з __________________________________________
(найменування посади особи, на яку
______________________________________________________ та відповідно до
складено справжню посадову інструкцію)
положеннями Трудового кодексу Російської Федерації та інших нормативних актів
актів, що регулюють трудові правовідносини у Російській Федерації.

I. Загальні положення
1.1. Помічник директора відноситься до категорії технічних.
виконавців, приймається на роботу та звільняється з неї наказом
директор підприємства.
1.2. На посаду помічника директора призначається особа, яка має
вища професійна освіта, без вимог до стажу
роботи, або середня професійна освіта та стаж роботи з
спеціальності щонайменше _________ років.
1.3. Помічник директора безпосередньо підпорядковується керівнику
________________________________________________________________________.
(Підприємства, організації, структурного підрозділу)
1.4. Під час відсутності помічника директора (відпустка, хвороба та ін.)
його обов'язки виконує заступник, який призначається у встановленому
порядку та несучий повну відповідальність за належне виконання
покладених на нього обов'язків.
1.5. У своїй діяльності помічник директора керується:
- нормативними документами з питань виконуваної роботи;
- методичними матеріалами, що стосуються відповідних питань;
- Статутом підприємства;
- Правилами трудового розпорядку;
- наказами та розпорядженнями директора підприємства
(безпосереднього керівника);
- справжньою посадовою інструкцією.
1.6. Помічник директора повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази та інші керівні
матеріали та нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства та
ведення діловодства;
- структуру та керівний склад підприємства та його підрозділів;
- Організацію діловодства;
- методи оформлення та обробки документів;
- архівна справа;
- машинопис;
- правила користування приймально-переговорними пристроями;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої
документації;
- правила друкування ділових листів із використанням типових форм;
- основи етики та естетики;
- Правила ділового спілкування;
- основи організації праці та управління;
- Правила експлуатації обчислювальної техніки;
- основні положення адміністративного права та законодавства
про працю;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила та норми охорони праці.

ІІ. Функції
На помічника директора покладаються такі функції:
2.1. Здійснення роботи з організаційно-технічного забезпечення

2.2. Ведення діловодства, обліку доручень, які потребують контролю
за їх виконанням.
2.3. Участь у розробці заходів щодо раціоналізації
документообігу.
2.4. Організація прийому відвідувачів.

ІІІ. Посадові обов'язки
Для виконання покладених на нього функцій помічник директора
підприємства зобов'язаний:
3.1. Здійснювати роботу з організаційно-технічного забезпечення
адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства
3.2. Приймати вступника на розгляд керівника
кореспонденцію, передавати її відповідно до прийнятого рішення
структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в
процесі роботи чи підготовки відповідей.
3.3. Вести діловодство, виконувати різні операції з
застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки та
подання інформації під час підготовки та прийняття рішень.
3.4. Приймати документи та особисті заяви на підпис керівнику
підприємства.
3.5. Готувати документи та матеріали, необхідні для роботи
керівника.
3.6. Стежити за своєчасним розглядом та поданням
структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів,
надійшли на виконання, перевіряти правильність оформлення
підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис,
забезпечувати якісне їхнє редагування.
3.7. Організовувати проведення телефонних переговорів керівника,
записувати в його відсутність отриману інформацію та доводити до нього
відомості про її зміст, передавати та приймати інформацію щодо
приймально-переговорним пристроям (телефаксу, телексу тощо), а також
телефонограми, своєчасно доводити інформацію,
отриману каналами зв'язку.
3.8. За дорученням керівника складати листи, запити, інші
документи, готувати відповіді авторам листів.
3.9. Виконувати роботу з підготовки засідань та нарад,
проведених керівником (збирання необхідних матеріалів, оповіщення
учасників про час та місце проведення, порядку денного, їх реєстрація),
вести та оформлювати протоколи засідань та нарад.
3.10. Здійснювати контроль за виконанням працівниками підприємства
виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням строків
виконання вказівок та доручень керівника підприємства, взятих на
контроль.
3.11. Вести контрольно-реєстраційну картотеку.
3.12. Забезпечувати робоче місце керівника необхідними
засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям,
створювати умови, що сприяють його ефективній роботі.
3.13. Друкувати за вказівкою керівника службові матеріали,
необхідні для його роботи, або вводити поточну інформацію до банку даних.
3.14. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності
розгляду прохань та пропозицій працівників.
3.15. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури,
забезпечувати їх збереження та у встановлені терміни здавати в архів.
3.16. Копіювати документи на персональному ксероксі.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Права
Помічник директора має право:
4.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства,
що стосуються його діяльності.
4.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо
вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими
справжньою інструкцією.
4.3. Отримувати від керівників структурних підрозділів,
фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання своїх
посадових обов'язків.
4.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння
виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

V. Відповідальність
Помічник директора відповідає:
5.1. За невиконання (неналежне виконання) своїх посадовців
обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією,
межах, визначених трудовим законодавством Російської Федерації.
5.2. За скоєні у процесі здійснення своєї діяльності
правопорушення - у межах, визначених адміністративним, кримінальним та
цивільним законодавством Російської Федерації.
5.3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених
трудовим, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.

Посадова інструкція розроблена відповідно до ________________
(найменування,
_____________________________.
номер та дата документа)

Керівник структурного підрозділу (ініціали, прізвище)
кадрової служби _________________________
(підпис)

" " _____________ 20__г.

ПОГОДЖЕНО:

Начальник юридичного відділу

(ініціали, прізвище)
_____________________________
(підпис)

" " ________________ 20__г.

З інструкцією ознайомлено: (ініціали, прізвище)
_________________________
(підпис)

При формуванні штату співробітників, керівник будь-якої організації обов'язково повинен проінформувати найманого працівника про його службові обов'язки. При написанні інструкції, керівник повинен зберігати порядок розташування її розділів, конкретну структуру. Зазвичай описується характеристика професії, вказується службове становище працівника в структурі, вимоги, його права та відповідальність. Помічник керівника, як та інші співробітники організації, повинен діяти і дотримуватися всіх розпоряджень зазначеного документа.

Керівництво пишеться керівником за встановленими нормативами, не має порушувати Трудовий кодекс РФ. Воно має бути обов'язково погоджено з відповідними службами (юристом, начальником відділу кадрів), ознайомлено з претендентом на посаду, підписано обома сторонами. При цьому деякі юристи не вважають наявність такого документа обов'язковою для оформлення службових відносин.

Доцільність посадової інструкції

Основне призначення:

• допомогу керівнику у його повсякденній діяльності;
• максимум інформації про обов'язки, функції, вимоги до співробітників;
• у разі судового розгляду буде легше довести не відповідність займаній посаді;
• відсутність у договорі докладної інформації про особливості функцій та прямі обов'язки того чи іншого співробітника;
• дозволяє претенденту на посаду дати обґрунтовану відмову у зв'язку з невідповідністю вимогам до посади;
• дозволяє розмежувати обов'язки між працівниками організації;
• дозволяє оцінювати діяльність кожного працівника;

Наявність інструкції корисна і самому помічнику. Він чітко знає свої права та обов'язки. Виконувати функції, які вказані в інструкції, не зобов'язаний.

Нормативно – правова база для складання посадової інструкції

Вона в основному виглядає так:

• чинне законодавство РФ;

Законодавство дозволяє надавати співробітнику будь-які функції, якщо йому довіряють, він має достатньо знань, досвіду, кваліфікації для вирішення таких питань. Зверніть увагу, що повноваження обов'язково необхідно керівнику оформити своїм наказом.

• посадова інструкція;

Посадова інструкція складена з урахуванням специфіки посади, що встановлює коло обов'язків. Вона має відображати фактично виконувану помічником керівника роботу.

• внутрішні документи:
• статут організації, розпорядження керівництва, правила внутрішнього розпорядку та поведінки.

Помічник повинен швидко орієнтуватися в нормативно-правовій базі, що регулює його діяльність та роботу підпорядкованих йому посадових осіб. Потрібно йому вивчати федеральне, регіональне законодавство, нормативні документи організації.

Основні частини посадової інструкції

Структура представлена ​​у державних довідниках із кваліфікації працівників. Вона містить усі основні вимоги до помічника керівника та вказує його місце у структурі організації.

Основні складові інструкції:

• загальні її становища. Прописуються умови зарахування до штату, процедура звільнення, субординація в організації, правила заміни помічника за його відсутності. Вказується рівень кваліфікації, освіта, навички, стаж;
• вимоги та її вміння;
• службові обов'язки. Вказуються чітко основні функції помічника;
• повноваження. У цьому пункті прописується міра компетентності, права помічника;
• відповідальність. Прописується загальний рівень особливої ​​відповідальності за скоєні у роботі промахи, порушення, вказується їх перелік (за бажанням керівника);
• зв'язку з посади. Розділ визначає коло службової взаємодії з іншим членами колективу. Вказується, з ким і з яких саме питань потрібна співпраця.

Розглянемо докладніше кожен розділ.

загальні положення

Основні положення:

• помічник - спеціаліст, який надає йому допомогу у технічних та документальних питаннях;
• призначення на посаду та звільнення від неї проводиться наказом керівника організації;
• у процесі роботи, помічник слідує наказам і розпорядженням лише керівника;
• на час його відсутності, передбачається адекватна заміна, вказується посада його змінника, видається наказ щодо організації про заміну;
• помічник повинен мати профільну обов'язково вищу освіту. Стаж за профілем - мінімум два роки. Можливо, буде потрібно підвищення кваліфікації при прийнятті на роботу.

Вимоги, що висуваються

Посада помічника керівника може мати на увазі дуже різні функції.

Той, хто обіймає цю посаду на практиці, може бути:

• фактично його заступником та підпорядковуватися безпосередньо керівнику і лише йому. Він часто має у підпорядкуванні інших працівників;
• особистим помічником. Він виконує роботу секретаря і перебуває у приймальній, належить також фахівців. У цьому він підпорядковується як керівнику, а й керівнику кадрової служби у частині функцій секретаріату.

Такий помічник має набагато менше прав та повноважень, ніж фахівець, який відповідає за своїми функціями заступнику керівника. Він може мати середню освіту, стаж за фахом може навіть не вимагатись.

Неправильно ототожнювати зазначені посади. Одна передбачає виконання переважно допоміжних функцій, а помічник керівника виконує організаційно-адміністративні функції.

Основні вимоги до помічника з організаційно-адміністративними функціями:

• виконувати вимоги трудового договору, посадової інструкції;
• знати правила корпоративного етикету та ділового спілкування;
• знати досконально документообіг, ведення звітної документації та структуру організації;
• грамотно вести ділові переговори;
• вміти оформляти важливі документи;
• інформувати керівника у сфері подання важливих звітів;
• працювати на ПК, користуватися технікою в офісі (сканером та принтером) для виконання своїх прямих обов'язків;
• бажано знання іноземних мов (на рівні спілкування);
• вміти складати типові угоди.

Керівник підприємства, враховуючи важливість посади свого помічника, може доповнити зазначений список з урахуванням специфіки організації та його роботи.

Обов'язки помічника керівника

Помічник має багато обов'язків, працюючи безпосередньо з керівником.

Основні обов'язки такі:

• виконувати обов'язково всі розпорядження, накази керівництва;
• планувати порядок дня керівника наступного дня. Розробляти, погоджувати час проведення візитів, прийомів. Надавати графік керівнику своєчасно;
• супроводжувати керівника на прийомах, у поїздках;
• вести прийом відвідувачів, формувати списки відвідувань керівництва, відповідати на телефонні дзвінки та подавати різні довідки відповідно до своїх повноважень;
• забезпечувати діяльність керівника, вирішуючи завдання технічного характеру (організовувати переговори, зустрічі, замовляти квитки, бронювати готелі);
• готувати засідання, зустрічі, наради керівника, оповіщати всіх учасників про порядок денний та час зустрічі;
• вести протоколи ходу та результатів засідань, зустрічей, переговорів, оформляти документально їх результати;
• координувати роботу відділів, підрозділів організації, згідно з вказівками та наказами керівника;
• доводити до відома керівників структурних підрозділів розпорядження керівництва, контролювати терміни виконання;
• вести прийом, реєстрацію документів та заяв, поданих на підпис керівника, передавати їх керівнику;
• готувати листи, запити та інші документи за дорученням керівника;
• забезпечувати облік довіреностей, які видає керівник;
• здійснювати самостійно зв'язок із співробітниками підрозділів та інших організацій, вирішувати низку питань, які можуть бути вирішені без керівника;
• отримувати необхідні відомості - збирати потрібну документацію на прохання керівника;
• готувати наочні посібники, документацію, необхідну щодо нарад;
• організовувати діловодство, керувати, контролювати діяльність діловодів;
• отримувати, реєструвати та пред'являти керівнику кореспонденцію, направлену на адресу керівника;
• спілкуватися з відвідувачами. Зустрічати клієнтів організації, персонал, вести запис та організовує особистий прийом відвідувачів до керівника. Також відповідати з їхньої питання, які може самостійно вирішити.

Коло повноважень

Основні повноваження та права помічника:

• реєструвати, підписувати документи у межах своєї компетентності;
• отримувати доступ до закритої для загального доступу інформації за службової необхідності;
• вивчати документи щодо своєї професійної діяльності;
• знати структуру, що керує складом усіх підрозділів організації;
• - складати листи, запити, інші документи, готувати відповіді запити (за дорученням керівника);
• вимагати у представників структурних підрозділів необхідні документи, матеріали, отримувати інформацію в обсязі, необхідному для здійснення своїх прямих обов'язків;
• знайомитися з прийнятими рішеннями, наказами та розпорядженнями керівника;
• брати участь у нарадах, зустрічах керівників організації;
• подавати запит керівнику на дозвіл надати важливі документи до структурних підрозділів;
• спрямовувати пропозиції з метою покращити свою роботу та діяльність компанії;
• організація робочого місця керівника, створення умов для успішної та ефективної роботи.

З урахуванням специфіки роботи самої організації та особливостей роботи помічника, запропонований перелік повноважень, прав може бути змінено, значно розширено або, навпаки, скорочено.

Зазвичай завершальний пункт- положення про заходи відповідальності, які пред'являються працівнику.

Область відповідальності помічника

Стягнення за порушення договору, посадової інструкції, внутрішнього розпорядку, законів мають бути лише відповідно до чинного законодавства. Зазвичай рівень відповідальності регулює Трудовий кодекс РФ.

Помічник керівника відповідає за:

• неналежне виконання службових обов'язків, відмова виконання;
• порушення термінів виконання необхідної роботи;
• порушення наказів, рішень, ухвал керівника;
• дії не в межах своєї компетенції;
• не привітне, грубе поводження з партнерами організації, відвідувачами, співробітниками, недотримання ділового спілкування та етикету;
• завдані матеріальні збитки організації, її контрагентам, співробітникам;
• надання недостовірної інформації працівникам;
• недостатнє контролювання діяльності підлеглих працівників;
• розголошення персональних даних, конфіденційної інформації, що має обмежений доступ.

Передбачено покарання за:

• не виконання службових обов'язків у повному обсязі або недостатньо сумлінно (відповідно до Трудового кодексу РФ);
• правопорушення (відповідно до законодавства: адміністративного, цивільного, кримінального);
• завданий матеріальний збиток (відповідно до Трудового та Цивільного кодексів РФ).

Передбачене покарання можливо у вигляді позбавлення матеріальної винагороди, навіть звільнення. Наприкінці тексту документа мають бути візи працівників, які узгоджують його та підпис помічника керівника.

Керівник організації розробляє інструкцію, погоджують: юрист, керівник відділу кадрів з охорони праці. Після внесення поправок, додавань затверджує керівник. Вказується його посада, прізвище (з розшифровкою), дата затвердження та розпис.

Його підпис підтверджує згоду із змінами при внесенні поправок та законність цього документа.

Висновок

Посада – помічник керівника дуже багатогранна, відповідальна, особлива посада. Він підпорядковується безпосередньо лише керівнику і повинен бездоганно виконувати всі його вказівки – головне у його роботі. У нього підвищена відповідальність за недобросовісне ставлення до роботи. У цьому випадку можливі наслідки із заподіянням шкоди самому роботодавцю.

Помічник повинен мати особливі особисті якості: обов'язковість у виконанні своїх функцій, сумлінність, комунікабельність, бути вимогливим до себе, вміти спілкуватися з великою кількістю людей. Він повинен мати певну вроджену харизму та чарівність.

Ми докладно розглянули складові частини інструкції, коло обов'язків, функцій та вимог. Вони можуть додаватися та уточнюватись залежно від специфіки, величини організації. Головне – інструкція має складатися керівником, погоджуватися з відповідними службами. З нею обов'язково має бути ознайомлений здобувач цієї посади під особистий розпис та бажано отримати її на руки.

Діловий помічник потрібен кожному керівнику, якому, під час управління великою компанією, може довірити виконання багатьох своїх обов'язків. Це має бути людина з потрібними знаннями, навичками, компетенцією, якій у всьому обов'язково довіряєш. Помічник - «права рука» керівника, обов'язково розумний, працьовитий, грамотний, надійний помічник, який у разі відсутності керівника багато в чому може його замінити. Не даремно кваліфікаційний довідник відносить його до фахівців – керівників.

Посадова інструкція помічника керівника створюється для впорядкування трудових взаємин. У документі зазначено функціональні обов'язки, відповідальність, права працівника.

Посада «помічник керівника» у різних організаціях може називатися по-різному: особистий помічник директора, помічник керівника, секретар.

Зразок типової посадової інструкції помічника керівника

І. загальні положення

1. Помічник керівника призначається на посаду та звільняється від неї наказом керівника організації.

2. Помічник керівника підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.

3. У період відсутності помічника керівника його права та функціональні обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що повідомляється у наказі щодо організації.

4. На посаду помічника керівника призначається особа, яка має вищу освіту та стаж аналогічної роботи від одного року.

5. Помічник керівника керується у своїй діяльності:

• законодавством РФ;
• Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Статутом та іншими нормативними актами підприємства;
• наказами та розпорядженнями керівництва;
• цією посадовою інструкцією.

6. Помічник керівника повинен знати:

• встановлений порядок поводження з документами в організації;
• правила ділового спілкування та етикету;
• порядок ведення звітної документації;
• правила користування офісною технікою, засобами зв'язку;
• основи роботи у текстовому редакторі, електронних таблицях;
• основи діловодства;
• організаційно-штатну структуру підприємства;
• порядок укладання та виконання договорів.

ІІ. Посадові обов'язки помічника керівника

На помічника керівника покладено такі функціональні обов'язки:

1. Планування робочого дня керівника: розробка та погодження графіка проведення зустрічей, візитів, дзвінків, прийомів та інших дій.

2. Особисте супроводження керівника на зустрічах, прийомах, у поїздках.

3. Технічне забезпечення роботи керівника: замовлення квитків, транспорту; організація переговорів, зустрічей.

4. Ведення протоколів та інших документів, що фіксують перебіг та результат зустрічей, засідань, переговорів.

5. Доведення до відома працівників структурних підрозділів організації вказівок, розпоряджень керівництва та контроль їх виконання.

6. Збір інформації, підготовка та надання керівництву аналітичних, інформаційних, довідкових та інших звітів.

7. Ведення діловодства, отримання кореспонденції, що спрямовується на адресу керівника.

8. Запис відвідувачів на особистий прийом до керівника, організація їхнього прийому.

9. Прийом документів та заяв на підпис керівника, їх реєстрація, облік та передача керівнику.

10. Упорядкування листів, запитів, інших документів за дорученням керівництва.

11. Підготовка засідань, зустрічей, нарад, які проводяться керівником. Збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце їх проведення, порядок денний.

12. Виконання службових доручень керівника.

ІІІ. Права

Помічник керівника має право:

1. Отримувати інформацію обсягом, необхідному до виконання поставлених завдань.

2. Направляти керівництву пропозиції щодо поліпшення своєї роботи та раціоналізації діяльності компанії.

3. Направляти запити до підрозділів організації (за дорученням керівника чи з особистої ініціативи) отримання документів, необхідні виконання його посадових обов'язків.

4. Вимагати від керівництва установи створення умов, необхідних виконання його службових обов'язків.

5. Приймати самостійні рішення у межах своєї компетенції.

6. Мати доступ до конфіденційної інформації при виникненні службової необхідності.

ІV. Відповідальність

Помічник керівника відповідає за:

1. Надання працівникам організації недостовірної інформації.

2. Неналежне виконання своїх посадових обов'язків.

3. Завдання матеріальних збитків організації, державі, її контрагентам, співробітникам.

4. Порушення термінів виконання поставлених завдань.

5. Порушення положень керівних документів організації, рішень, ухвал.

6. Розголошення комерційної таємниці, особистих даних, конфіденційної інформації.

7. Дії, що виходять за межі його компетенції.

8. Порушення трудової дисципліни, техніки безпеки, правил внутрішнього трудового розпорядку, протипожежного захисту.

9. Порушення норм ділового етикету, грубе поводження з діловими партнерами, відвідувачами, працівниками організації.