14 kompetens munkaidő-tervezés szabályai

Az emberek, különösen az üzletemberek, gyakran panaszkodnak egy percnyi szabadidő hiányára. De ha jobban belegondolunk, már az a tény, hogy ilyen panaszt kaptak, azt jelzi, hogy tudtak időt szakítani rá. Valójában az ember korántsem állandóan elfoglalt, és a munkateherről alkotott felfogása, valamint az, hogy még egy extra másodpercet sem talál, arra utal, hogy gondolatait nem a munkaidő tervezése foglalkoztatja. Ez pedig nem csak szép szavak halmaza, hanem egy olyan tudásrendszer, amely egyéni szinten és a vállalkozás egészének léptékében egyaránt hasznos lehet.

Nem titok, hogy a szervezet eredményességét nem utolsósorban a vezetők napi munkájának megtérülése befolyásolja. A modern technikák és munkamódszerek hiánya, a vezető és beosztottjai egyéni munkastílusának javításának megtagadása ahhoz a tényhez vezet, hogy az ilyen csapatok munkájának kialakításának nehézségei axiómává válnak.

Nagyon egyszerűek azok az összetevők, amelyek meghatározzák, hogy egy menedzser mennyire kész a sikerre. Ezek készségei, képességei, szakmai tudása és természetesen személyes tulajdonságai. Mindazonáltal nem szabad figyelmen kívül hagyni a problémákat, nehézségeket okozó ok-okozati tényezők elemzését, valamint az ezek leküzdésére és a munka minőségének javítására irányuló vágyat. Itt a vezetői munkaidő ésszerű felhasználása, más szóval annak tervezése jön segítségül. Végül is úgy tervezték, hogy kiküszöbölje a napi munkafolyamat hibáit.

A munkaidő-tervezés eredményessége a tevékenységek időtartamától függő céljaitól függ: rövid és hosszú távú. Egy ilyen irányítási keret nem igényel további erőfeszítést, mivel minden azonosított tevékenység és tevékenység a szervezési folyamat során megkapta a határidőt.

A vezető által kitűzött céloknak két funkciója van: a megvalósításukhoz szükséges cselekvések meghatározása, illetve azok megvalósításának ösztönzése. Ha egy vezető világos feladatot tűz ki maga elé, annak végrehajtása során tettei tudatossá válnak. A célkitûzés egyfajta hajtóerõ, amely egészen az eredmény eléréséig energiával tölti fel a cselekvõt.

Ahhoz, hogy a munkaidő-egyensúly tervezése a lehető leghatékonyabb legyen, a vezetőnek a „tervezési időszakok” taktikáját kell alkalmaznia (különböző időszakok lehetnek: év, hónap, hét, nap). A sajátosság az egyes ilyen tartományok egyéniségében rejlik, ami azt jelenti, hogy külön terveket kell készíteni, amelyek tükrözik a megfelelő időszakot.

Így a szabadidő megfelelő tervezésének fő pozitív szempontja maga az időnyerés. A vezető képessé válik a leírt munkacélok hatékony és eredményes elérésére, ugyanakkor a lehető legkevesebb időt tölteni. Az egyéni munka megszervezésében a tervezés szerepét nehéz túlbecsülni: elvégre segíti a célok teljesítésére való felkészülést és a munkára szánt idő strukturálását.

Munkaidő-tervezési módszerek

Pareto elv

Wilfred Pareto (1848–1923) azt az elvet fogalmazta meg, hogy egy bizonyos csoporton belül egy bizonyos kis rész objektív jelentősége sokkal nagyobb lesz, mint a relatív súlya ebben a csoportban. Pareto modelljében a 80/20 képletet használta, amelyet mindenhol alkalmazni kezdtek.

Az eladott áruk 20%-ából a haszon 80%-ához juthat hozzá.
A fennmaradó áruk 80%-a csak a haszon 20%-át hozza.
A hibák 20%-a okozza a veszteségek 80%-át.
Az egyéb hibák 80%-a okozza a veszteségek 20%-át.

Ezt az elvet nem kerülték meg a munkaidő-tervezés hívei. Ha egy menedzser munkájára vetíti ki, akkor az eredmény a következő lesz: az eredmények 80%-ának eléréséhez csak a munkaidő 20%-át kell eltöltenie. A hátralévő idő a teljes eredménynek csak 20%-át hozza.

A munkafolyamat nyelvén ez azt jelentené, hogy a könnyű és kellemes, minimális erőfeszítést, de tisztességes munkaidőt igénylő munka nem lehet prioritás. A tevékenységeket az egyes feladatok fontosságának maximális figyelembevételével kell elkezdeni. A munkatervezés első helyén létfontosságú kérdéseknek kell lenniük.

A Pareto-elv maradéktalan érvényesüléséhez a racionális tervezés és az időkövetés kérdéseiben minden feladatot elemezni kell az összeredményhez való hozzájárulásuk százalékos arányában, és el kell osztani azokat ABC kategóriák szerint.

ABC tervezés

Az ABC elemzés alapja az a tapasztalat, hogy a nagyobb és kisebb jelentőségű esetek aránya gyakran megközelítőleg azonos. Az A, B és C betűkkel a feladatok jelentőségét a célok elérésével kapcsolatban három osztályba soroljuk. Ez az elv sok menedzsernek tetszett.

Ezt az elemzést arra is használhatja, hogy megtervezze, hogyan használja fel munkaidejét. A legfontosabb dolog az, hogy ne feledje, hogy a munkaidőt a feladatok fontosságához, nem pedig a munkaintenzitáshoz és a súlyához kell hozzárendelnie az átfogó tevékenységi tervben.

Az ABC elemzés három pilléren alapuló tapasztalatból származik.

Az A kategóriás feladatok (a legfontosabbak) a vezető összes feladatának 15%-át kapják. A tervezésben való alacsony relatív súlyuk ellenére 65%-ban járulnak hozzá a célok eléréséhez.
A B kategóriás (fontos) feladatok az összes feladat mintegy 20%-át teszik ki, és ezek fontosságát is 20%-ra becsülik.
C kategóriás feladatok (mint a legkevésbé fontosak): a teljes szám mintegy 65%-át kapják, de jelentőségük elenyésző - a relatív súlynak mindössze 15%-a.

Ennek megfelelően a munkaidő tervezése során az ABC elemzés az A kategóriából származó feladatok kezdeti elvégzésére fókuszál, mivel ezek hozzák a végső munkatevékenység eredményességének oroszlánrészét. Sorra következnek a B csoport kérdései, akiknek a végeredményhez való hozzájárulása sem elhanyagolható. Végül pedig már eldöntheti, hogy mit kezd a C kategória fennmaradó feladataival: hozzájárul a munkaidő vagy a delegált munkaidő tervezéséhez.

1. negyed: Fontos és sürgős

Az Eisenhower-mátrix szíve pontosan az első kvadráns, mivel tele van a fő titokkal - üresen marad. Ez azt jelzi, hogy egy személy képes a munkaidő hatékony tervezésére a célok elérése érdekében.

Az első kvadránsra hivatkozó esetek jelenléte folyamatos gyakorlati munkát jelez egy ilyen személy életében és munkájában. Következésképpen az ember nincs hozzászokva ügyei és kötelességei elosztásához, hanem mindent elhalaszt az utolsó pillanatig, amit lehet. És amikor lejárnak a határidők, munkához lát.

Természetesen az a legjobb, ha megelőzzük az esetleges helyzeteket, ha mindent előre átgondolunk. Hiszen van egy jól ismert elv, amely szerint mindig nehezebb a következményeket kiküszöbölni, mint az összes lehetséges bajt előre látni. Abban az esetben, ha az ilyen eseteket mások is elvégezhetik, át kell őket szállítani.

2. negyed: Fontos és nem sürgős

Eisenhower munkaidejének tervezése során a második kvadráns feladatait jelölte meg a legfontosabb feladatoknak. Ha az előadó következetesen és időben elvégzi az ebbe a kvadránsba helyezett feladatot, akkor megengedheti magának, hogy annyi időt fordítson rá, amennyit szükséges. Nem fogja kísérteni a felhajtás, a kapkodás és a különféle negatív következmények. Ez nagyon hasonlít az orvosi rendelésre: ahogy a megelőző szemészeti vizsgálat is megelőzi a komolyabb látásproblémákat, és a megfelelő időpontban dolgozva a jelentést, elkerülhető a sürgős, éjszakai feldolgozás.

A második kvadráns keretein belül a munkaidő tervezése és elszámolása úgy történik, hogy az a munkavállaló személyes céljait elérje.

És bár Damoklész kardja nem lóg a dolgozók felett a munka sürgőssége formájában, ami lehetővé teszi, hogy a munka minőségére összpontosítsunk, nem szabad elfelejteni, hogy vannak még határidők, amelyekre figyelni kell, hiszen a második kvadráns feladatának elmulasztása automatikusan átviszi az elsőre. Ez az eredmény pedig tele van következményekkel a személyes időtervezés szempontjából.

3. negyed: Sürgős és nem fontos

A harmadik kvadránsnak megfelelő ügytípus sürgőssége miatt nem teszi lehetővé, hogy fontosabb dolgokra koncentráljon. És az ilyen esetek könnyen összetéveszthetők az első kvadránsból származó esetekkel. Érdemes azonban határvonalat húzni a sürgős és a fontos között, hiszen ezek a fogalmak nem szinonimák. Ennek meghatározására egy egyszerű módszer van: fel kell kérdezni magadtól, hogy ez vagy az a feladat közelebb visz-e egy adott cél megvalósulásához. Általában a harmadik kvadránsból származó esetek nemleges választ kapnak.

Leggyakrabban a háztartási kérdéseket ebbe a kvadránsba helyezik: a ruhák száraz tisztítása a szezon végén, a szomszédok segítése sürgős ügyben, jelentéktelen találkozók és tárgyalások. Van egy másik példa - a számítógép-javítás, de itt rendkívül óvatosnak kell lennie: ha ez a berendezés szükséges a munkához, akkor annak javítása kiemelkedő jelentőségű feladat lesz (vagyis az első kvadráns), és ha csak szórakozás, akkor ennek a problémának a helye a harmadik kvadránsban van.

Ennek a kvadránsnak az ügyei nemhogy nem férnek bele a munkaidő tervezésébe, de még a fő célokról is elvonják a figyelmet, és értékes időt vonnak el. A legjobb figyelmen kívül hagyni őket, ha lehetséges. Hogyan határozhatja meg egy feladat fontosságát saját maga számára? Nagyon egyszerű. Fel kell tenned magadnak a kérdést: "Mi lesz, ha nem teszem meg?"

4. negyed: Nem fontos és nem sürgős

Ebbe a kategóriába tartoznak a mindennapi életünk olyan ügyei, amelyeknek semmi közük a munkához: közösségi oldalak, fórumok, internetezés, számítógépes játékok, tévéműsorok nézése. Igen, egy ilyen tevékenység mindenképpen élvezetes, de nem kötelező.

Általánosságban elmondható, hogy ez a tevékenység jelentősen csökkenti a munkanap termelékenységét, Eisenhower az ebből a kategóriából származó eseteket "a személyes idő felfalóinak" nevezte.

Vegyünk például egy 200 órás sorozatot - az újraszámítás szempontjából egy egész hét elvesztegetett időt kapunk, amit sokkal nagyobb haszonnal lehetett volna felhasználni.

Ezért szükséges azonosítani a személyes evőket, és törekedni a szigorú ellenőrzésükre, nemcsak a munka, hanem a személyes idő tervezésével is.

Ebben a kvadránsban rutin dolgok is vannak, amik nem annyira kellemesek sokak számára: például mosogatás, takarítás, főzés. Itt is érdemes kompromisszumot keresni azokkal, akikkel egy házban lakunk, az egységes terhelés megtervezése érdekében.

Munkaidő-tervező táblázat

Íme egy egyszerű példa táblázat formájában.

kedd		Részfeladat	Megjegyzés
	Ellenőrizze a teendők listáját
	munkába járni
	Telefonhívások		Két telefonszám lekérése a munkahelyi e-mailből
	Cikkírás	Anyagelemzés
	Cikkírás	Kiegészítő anyagok fordítása idegen nyelvről és a főszöveg gépelése	Ne felejtsen el lábjegyzeteket adni a forrásokhoz, és javítsa ki a kötőjeleket a gondolatjelen
	Menj a szerkesztőbe
	találkozó

szerda

Ez a példa egyértelműen bemutatja a munkatervek készítésének elvét. Ha szükséges, a táblázatok mélyebbek is lehetnek, nagyobb helyet biztosítva a jegyzeteknek. Nem mindegy, hogy milyen programot fognak használni mondjuk egy egyén megvalósítására a vezető/szakember munkaidejének tervezése. Asztal - a szerszám univerzális, akár sima papírra is rajzolható. Ami igazán fontos, az az, hogy saját magadnak, feladataidnak és céljaidnak megfelelően tudd hozzáigazítani, és meghatározd, hogy milyen időintervallumokra használja: napok, hetek, hónapok szerint.

Hogyan áll a munkaidő-alap tervezése

A tervezés kezdeti szakasza a rendszer kezdeti paramétereinek elemzése - a munkaidő-alap (FW) javítására irányuló tevékenység jelenléte és annak irányai. Ezután következik a válasz a kérdésekre: ki a felelős ezért a tevékenységért (szakértők, szolgáltatások) és annak tervezéséért? Mennyire veszik figyelembe a munkaidőt? Figyelik az eltöltött időt? Nyilvánosságra hozzák az FRV tartalékait? Vannak-e intézkedések a munkaidő-veszteség csökkentésére a tervezési szakaszban? Milyen módszereket alkalmaznak erre?

A következő lépés a PDF alkalmazásának elemzése. Ennek keretében tanulmányozzák a dolgozók termelésének dinamikáját (időre vonatkoztatva - óra, napi, éves) és azonosítják az azt befolyásoló tényezőket; elemezze a PDF állapotát, és határozza meg a kihasználatlan lehetőségeket bizonyos típusú hiányzások csökkentésére; megfigyelési adatok kidolgozása a munkaidő-alap működéséről stb. A munkaidő-alap felhasználásának elemzési módszereiről bővebben az oktatási és módszertani szakirodalomban olvashat.

A PDF elemzésének információs bázisa a munkaidő statisztikai és időnyilvántartási adatai; az elsődleges elszámolás összefoglalója (röplap az üresjáratokról, túlórákról, a házasság megszüntetéséről); önfotók és fényképek a munkaidőről; felmérés és kérdőív adatok.

Az elemzés során a teljes PDF és annak alkotórészeinek - egész napos és műszakon belüli alapok - felhasználása a vállalkozás különböző szintjein (strukturális divíziók, a vállalkozás egésze, szakmák és csoportok) megvizsgálták. Ez a megközelítés lehetővé teszi a „szűk keresztmetszetek” feltárását, amelyekre elsősorban figyelmet kell fordítani. Az elemzés eredménye a PDF használatának javítására és ennek megfelelően a munkaidő-tervezés hatékonyságának növelésére szolgáló tartalékok felmérése.

A kapott eredményeket a hasznos munkaidő-alap tervezésére használják fel. Ez az esemény magában foglalja a tervezett egyensúlyi költségvetés elkészítését, összetevőinek összehasonlítását a vállalkozás normáival, valamint munkaidő-megtakarítást az improduktív költségek miatt. A munkaidő egyensúlyi elosztásának módszerei megfelelő lefedettséget kaptak az oktatási anyagokban és kézikönyvekben.

A munkaidő tervezése és elemzése a piacgazdaságban sajátosságokat szerzett. Például a kötelező adminisztratív szabadság a költségek szempontjából előnyös a vállalkozás számára. A részmunkaidős munka elvesztette tartalékos státuszát.

Az állandó teljes munkaidős alkalmazottak, kölcsönzött munkavállalók differenciált megközelítése válik aktuálissá az ECF tervezésében; részmunkaidős foglalkoztatásban.

A munkaidő leghatékonyabb szervezése és tervezése érdekében a vállalkozás speciális, társadalmi-gazdasági, szervezési, technikai és terápiás és profilaktikus intézkedéseket hajt végre. Ezek tükröződnek a különböző szervezeti és műszaki tervekben, a munkakörülmények javításának tervezésében stb. A külső résztvevők bevonását meg kell beszélni a helyi hatóságokkal, és csak ezt követően kell bevonni a tevékenységtervezésbe. Minden eseményhez forrást kell biztosítani.

Hogyan tervezze meg megfelelően a munkaidejét

1. szabály: Kelj fel ugyanabban az időben

Minden tervezésnek ez a kezdeti szakasza nagyon fegyelmezett és energikus.

2. szabály. Pozitív hangulat a nap elején

Dolgozz a hangulatodon minden reggel, mert ez nagyban befolyásolja a célok elérését szolgáló feladatok megoldását. Ehhez három kérdést tehet fel magának:

Hogyan visz a „ma” közelebb a sikerhez?
Mit tegyek, hogy a lehető legtöbb örömet okozzam a mai napnak?
Mit kell tenni ezen a napon egészsége megőrzése érdekében?

A kérdések megválaszolása és a pozitív motiváció megteremtése gyakran nem haladja meg a két percet. Adja meg ezeket magának, mielőtt elkezdi a szokásos reggeli tevékenységet.

3. szabály

A harmonikus reggel kulcsa a jó éjszakai alvás és a jó reggeli. De sokan adományozzák őket időhiány miatt. Mindkét küldetés azonban csak a napi rutin tervezési szakaszában igényel fontossági sorrendet – lényegében csak úgy kell beosztania az idejét, hogy korán lefeküdjön.

4. szabály: A munkanap megtervezésekor vegye figyelembe az olyan tényezőket, mint a fáradtság

Sokan úgy érzik, hogy munkavégzésük eredményessége szinuszos hullámként ingadozik egész nap. Ez nem a napi bioritmusoktól függ - attól, hogy „pacsirta” vagy „bagoly” vagy. Érdemes kideríteni személyes aktivitásemelkedési időszakait, és az aktivitástervezésben elhelyezni a legfontosabb dolgokat erre a napi intervallumra. Jobb, ha a délutánt a napi rutinmunkának szenteli, aminek nincs különösebb jelentősége.

5. szabály: Tartson szünetet időben

A munkaidő megtervezésének egyik alapszabálya a rövid pihenés, mivel ez lehetővé teszi a szervezet felépülését és a figyelem visszatérését a munkára. Ügyeljen arra, hogy rövid szüneteket tartson a munkában, maga határozza meg az időtartamot és a gyakoriságot. Emlékezz a rendszerességre.

6. szabály

Lehetőleg ne ugorjon bele a munkába, és vidd a megkezdett munkát a logikus befejezésig. Ne terelje el a figyelmét a kisebb dolgok, mert ellopják a munkaidőt. Ne feledje, hogy minden alkalommal, amikor visszatér a már megkezdett munkához, meg kell ismételnie a régi műveleteket, és ez befolyásolja a személyes tevékenységtervezés egyensúlyát.

7. szabály

Törekedj arra, hogy az időbeosztásod minden el nem számolt hézagát (sorban állás, tájékozatlan találkozó) hasznos tevékenységekkel pótold. Határozza meg a lényegét úgy, hogy felteszi magának a kérdést: „Hogyan tölthetem ki ezeket a perceket annak érdekében, hogy a maximális hasznot hozhassam?”

8. szabály: Ragaszkodj a 70/30 elvhez

Csak munkaidejének 70%-át kell bejegyeznie a naplójába. Ellenkező esetben még akkor sem, ha 100%-ban ütemezi be a munkanapját, nem kap garanciát arra, hogy minden feladatot elvégezni fog, még inkább: sok művelet nem esik egybe az ütemezéssel. Az ezen elv szerinti munkaidő-tervezés célja, hogy megóvja az idegrendszert a túlterheléstől, megakadályozza a gépi érzetet és a merev keretek közé szorítását.

9. szabály. Este készíts tervet holnapra

Tervezd meg a holnapot a mai nap végén, és készítsd el írásos lista formájában, hogy ne maradj le semmiről. Érdemes előre megállapítani az esetek fontosságát, és oszlopokba osztani. Így a szükséges feladatokra lehet koncentrálni, a kevésbé jelentősek pedig vis maior esetén áthelyezhetők.

10. szabály

Megmásíthatatlan szabály mindenki számára. Minél gyakrabban tud időt szakítani a pihenésre, annál eredményesebben fog dolgozni később. Ebben az időszakban lehet rendet tenni a munkahelyen, a házban, mosogatni, magazint, könyvet olvasni, sétálni a friss levegőn, segíteni másokon. Ha nem tudja spontán módon megtenni, tervezze meg ezeket is.

11. szabály. Legyen reális a képességeit illetően

Ne terhelje le magát hatalmas munkával, hisz abban, hogy bármilyen hegyet megbirkózik. Józanul közelítsen saját erősségei felméréséhez, és vegye jobban be azt, amivel egy nap/hét/hónap alatt garantáltan megbirkózik, így a munkaidő ilyen tervezése hatékonyabb lesz.

12. szabály

Ez a megközelítés az asztalon és az irodában lévő tárgyakhoz segít időt takarítani a jövőben. Legyen szabály, miután használt egy dolgot, vigye vissza oda, ahol vette. Állítson be konkrét helyeket a különböző típusú dolgoknak – papírmappa, tolltartó, íróasztalfiók vagy jelölőnégyzet.

13. szabály. Vezessen aktív és egészséges életmódot

Úgy tűnik, miért van szükségük az irodai dolgozóknak sportra, jógára, fitneszre, megfelelő táplálkozásra, gimnasztikára? Aztán, hogy az egészséges test és a jó közérzet a legjobban hangolható pozitív energiára és felkészültségre a rendkívül eredményes munkatevékenységre, különösen annak minőségi tervezése után.

14. szabály

A szakmai tevékenységek tervezése és végrehajtása során a legjobb önszerveződési mód, ha megtapasztalja a munkája iránti elégedettséget és szeretetet. Előnye, hogy a motivációt nem kell fogóval kihúzni, az magától és nagy mennyiségben jön.

A vezető munkaidejének tervezése, szervezése

Tipp 1. Tekintse át a napi terveit

Ehhez használhatja az ABC elemzést vagy az Eisenhower mátrixot. Egy munkanapra egy tízperces felkészülés is akár napi két órát takaríthat meg. Használd ki jól őket.

Tipp 2. Hasonló esetek blokkjainak kialakítása

Egy állandóan elvont embernek lényegesen több időre van szüksége a munkához, mint egy koncentrált és lelkes embernek. Ennek oka az újabb „felfutás” és „merülés”, vagyis a munkatevékenységhez való visszatérés szükségessége. Az azonos típusú feladatok blokkjai segítenek megtakarítani a munkaidőt: könnyebben rögzíthetők a tevékenységtervezés szakaszában.

3. tipp: Szakíts időt magadra a munkahelyeden

Gyakran a látogatók, beosztottak vagy telefonos ügyfelek elvonják a figyelmet a közvetlen feladatokról. Mindegyik erősen zavarja az igazán fontos feladatok elvégzését, felborítja a munkaidő egyensúlyát. Ezzel kapcsolatban lehetetlen, hogy mindenki és mindenki számára elérhető legyél a munkanap folyamán – az irodában és telefonon egyaránt. A munkaidő beosztása során a mesterek szakmát szerveznek maguknak, amikor senki sem zavarja meg őket. Használhatja eszközeiket is, például beállíthatja a látogatók fogadásának idejét, használhat üzenetrögzítőt.

4. tipp: Minden munkafeladatra szánjon korlátozott időt

Egy bizonyos típusú munka időtartama közvetlenül függ a rendelkezésre álló időtől. Még a legkisebb feladatot is meg kell tervezni: tanulj meg pontosan annyi időt adni a feladatnak, amennyi a végrehajtásához szükséges. Például az üzleti tárgyalásokat nem szabad elhalasztani, lehetőleg, de legfeljebb egy óránál meg kell beszélni az összes érdekes kérdést. Ezt szigorú időkeretek és előírások betartásával lehet megtenni. Vezessen egy egyszerű szabályt: „Az idő pénz”, értékelje és takarítsa meg őket.

5. tipp: Használja a delegálást

Egy időre tisztelő színésznek sem szabad minden feladatot egyedül elvégeznie. Ezt a megközelítést a munkaidő-tervezés alapelvei és szabályai már leírták: mindent, ami másra átruházható (az idő- és fáradságigényes, de jelentős eredményt nem hozó feladatok 65%-a), rájuk kell delegálni. Ez nem csak az alkalmazottak segítségére vonatkozik, hanem a külső ügynökségektől, szervezetektől, tanácsadó cégektől származó segítség igénybevételére is.

6. tipp. A nagy feladatokat bontsa részekre

Az emberek hajlamosak elkerülni a nagy vagy terjedelmes feladatokat, minden lehetséges módon késleltetni azok végrehajtását, mert az eredmény túl távolinak tűnik számukra. Ez a tény gyenge személyes időtervezési készségre utal, de megkerülhető. A leggyorsabb eredményt adó eseteket szinte mindenki kedveli. Ezt Albert Einstein a fa aprításának példáján vette észre. Ugyanez megtehető a hosszú távú célokkal és a nagy projektekkel is: apró feladatokra bontva, megtervezve, majd egy bizonyos idő alatt (például napi két órában) módszeresen végrehajtani. Mondjuk egy hét múlva megjelennek az első eredmények - a projekt első részének célja megvalósul (a tervezés szerint), ez erőt és motivációt ad az ilyen irányú munkához.

7. tipp. Állítson be személyes határidőket a kiemelt feladatokhoz

Ha előre tudja, hogy az adott hónapban mely esetek élveznek prioritást, akkor ezeket a munkanaptárba fel lehet jegyezni és a személyes tervezés során figyelembe vehetik ugyanazokkal a tárgyalásokkal/találkozókkal együtt. Így amikor szükségessé válik erre az időpontra újabb esemény vagy akció lebonyolítása, az már „le van foglalva”, ami ismét emlékeztet a feladat objektív jelentőségére. Ez a tanács különösen értékes a munkatevékenységek tervezése során.

Tipp 8. Rendezze meg a munkaterületet megfelelően

Mindenekelőtt az asztalon lévő sorrendről van szó. Csak azokat az iratokat szabad rajta hagyni, amelyek nélkül az A kategóriás feladatokat lehetetlen elvégezni. Ennek a cselekvésnek pszichológiai háttere van: a rend az asztalon segíti a gondolatok rendjét, a plusz papírok pedig időt vesznek igénybe.

9. tipp. Próbálj meg ne hagyni, hogy mások további felelősségeket rójanak rád

A vezetők gyakran új dolgok iránt érdeklődnek és elkötelezettek, kiterjesztve kompetenciaterületeiket. Személyes érdeklődésből olyan értekezletek iránt, amelyeken a munkavállaló általában nem vesz részt, bekerülhet a munkacsoportokba, vagy olyan további feladatokat kaphat, amelyek nem szerepelnek a tervében, és ennek következtében a fő munka és annak tervezése terhére válhat. A legjobb, ha kétszer is ellenőrzi az összes tevékenységét a pozíción belüli relevanciája szempontjából, ezáltal fejleszti időtervezési készségeit.

10. tipp. Mérje fel, mennyire fontosak és sürgősek azok a dolgok, amelyekbe hirtelen be akarnak vonni.

A vis maior és egyéb sürgős ügyek mindennaposak minden cégnél, vállalkozásnál, még akkor is, ha szigorú tervezési keretek között igyekeznek működni. Ezek megoldására minden rendelkezésre álló erőforrást mozgósítanak. Ha beleegyezik, hogy segítsen ebben a helyzetben, ne feledje, hogy ez elveszi az időt az aktuális fontos feladatoktól az ütemtervében, ezért mindig mérlegelje, megéri-e feláldozni őket.

11. tipp Ne cselekedjen késztetésből – hozzon okos döntéseket

Néha bizonyos döntések egy impulzus, egy irányíthatatlan impulzus hatására születnek. De ez eltéréseket vált ki az ütemtervben, és megzavarja a munkaidő hatékony tervezését a cél elérése érdekében. Ha pillanatnyi vágyat érzel valami megtételére (például telefonálásra), alaposan fontold meg és mérlegeld, hogy valóban megéri-e megtenni, amit elterveztél.

12. tipp. Állítsa be helyesen a prioritásokat

Az esetek nagy folyamában - konferenciák, értekezletek, hívások, SMS-ek - nagyon nehéz lehet eligazodni, és ha mindent egyszerre vállal, vagy részenként ragad meg különböző végekről, akkor nagyon kevés idő jut a végére. Itt célszerű egy ilyen időtervezési módot a prioritások mátrixaként felidézni, és a tevékenységeket egyértelműen meghatározott és egyértelműen jelentős feladatok végrehajtásával kezdeni, fokozatosan haladva a kevésbé fontosak felé.

A vezető titkár munkaidejének tervezése

A titkár egyéni munkaidő-tervezésének fő feladata és célja a főnök lehetőség szerinti tehermentesítése, időbeosztásának segítése. Feladata a munkatevékenység minden lehetséges óra és perc felhasználásának hatékonyságának növelése. Ez pedig azt jelenti, hogy a vezető és a titkár feladatai, tevékenységének tervezése egymásra utal.

Mindenekelőtt a titkár segít a szervezési, előkészítő és vezetői típusú munkákban, teret szabadít fel a kreativitás számára a főnök számára. Ennek érdekében az asszisztensnek ismernie kell a magasabb szintű napi rutint, a feladatainak ütemezését minden lehetséges időszakra - nap / hónap / negyedév. A titkár munkaidejének hatékony megtervezése a közvetlen felettese beosztásától függ, hiszen ő készít elő minden megbeszélést, tárgyalást és egyéb ügyet (látogatók fogadása, papírmunka), ami a főnöki munkarendben szerepel. A tervezésben kulcsszerepet játszik a feladatok értékük és fontosságuk szerinti hierarchiája.

Ezenkívül a titkár feladatai közé tartozik a főnök napi beosztásától független (és a munkaügyi tevékenység tervezésében is tükröződő) munka: ez a levélellenőrzés és a levelezés megválaszolása, dokumentumkezelés, ellenőrzés. fájl stb. Az asszisztens időtervezési készségeinek a csúcson kell lenniük. Az ütemtervének kiindulópontja mindig az ismétlődő tevékenységek, például:

előkészíti a vezető munkahelyét;
tegye rendbe saját munkahelyét;
minden típusú bejövő e-mail kezelése;
a vezérlőfájl megtekintése;
az ügyek állásáról összefoglalót nyújtson be a hatóságoknak, és pontosítsa az aktuális napi menetrendet.

Vegyünk egy egyszerű példát a munkaidő-tervezésre a vezető beosztásával kapcsolatban. A titkár cselekvési programja valahogy így fog kinézni. Ha a főnök 11:00-ra tervez értekezletet, akkor az asszisztens 10:30-ra tervezett terve a szervezetét jelöli meg az összes következő művelettel: emlékeztető, anyagok fénymásolása, konferenciaterem takarítása, fakitermelés. Ha 14:00-kor a menedzser az irodán kívüli tárgyalásokat tervezett, akkor a titkárnő menetrendje tartalmazni fogja az autóhívást és az iratok begyűjtését. A munkák listája azt is jelzi, hogy kivel és mikor kell telefonbeszélgetésre csatlakoztatnia a főnököt, milyen dokumentációt kell javítani, és mit kell kitölteni a semmiből stb.

A legjobb megoldás, ha a főnökkel közösen meghatározunk egy állandó időintervallumot a napi tevékenységekhez: dokumentumok aláírásához, látogatók fogadásához. Ez javítja a munkát és segít megtervezni a szakember és asszisztense munkaidejét. A munkarend kialakításakor tisztességes tartalékot kell hagynia hirtelen sürgős és fontos megbízások, telefonhívások és egyéb vészhelyzetek esetére.

A titkárnő a munkanap végét a kimenő levelek küldésének szenteli, és a holnapi eseményeket is megtervezi.

Amikor a munkanap lejár, és a vezető késik az irodában, az asszisztens csak akkor mehet haza, ha megfelelő megállapodás van közöttük, és minden szükséges adatot megad a főnöknek.

A titkárnõ a helyiség elhagyása elõtt minden iratot eltávolít, szekrényeket, széfeket bezár, elektronikai berendezéseket kikapcsol (ez telefonra, modemre, faxra nem vonatkozik), rendet tesz a munkahelyen.

Menedzser időbeosztása

A tervezés lényege a célok megvalósítására való felkészülés és a munkaidő szabályozása. A vezető munkaidő-tervezésének elvei nem sokban térnek el a munkaügyi szabályozás általános elveitől. Az időforrások ésszerű felhasználása magában foglalja a funkciók, a célok, a célkitűzések és az időkeret megértését.

A szakember munkaidejének megszervezése során széles körben ismert tervezési technikákat alkalmaznak. A menedzsernek a következő szabályokat kell követnie:

A napi munkaterv 60%-át ütemezett munkára fordítják;
az esetek 20%-a - előre nem látható tevékenységekhez;
az utolsó 20%-ot a legjobb spontán feladatokra hagyni.

A "lapos" szervezeti struktúrákat kisvállalkozásokban alkalmazzák összetett problémák megoldására jelentős bizonytalanság körülményei között. Az ilyen részlegeket a következő hátrányok jellemzik: a vezetők túlzott leterheltsége, nagyszámú ember tevékenységének ellenőrzési nehézségei, valamint a részlegek munkájának koordinálásával járó nehézségek.

Az eltöltött időt (különösen, ha a tervezési szakaszban nincs feltüntetve) rögzíteni kell, kötelezően feltüntetve, hogy mire és hogyan használták fel. Ez hozzájárul ahhoz, hogy a munkaideje költségeiről teljes képet kapva a vezető a jövőben hatékonyabban tudja megszervezni tervezését; a minőségi terv kidolgozása érdekében a feladatokat rövid, közép- és hosszú távúra osztják.

A tervezés fő elveként a szabályszerűséget, következetességet és következetességet kell pozícionálni. Követni kell a tevékenységtervezés egyik fontos alapelvét - a célok valóságát: annyi felelősséget vállalni, amennyi teljesíthető.

A vezető munkaidejének racionális ráfordításának középpontjában a hosszú távú terve áll. Ez egy több éves rendszer, figyelembe véve, hogy milyen éves és negyedéves tervek készülnek. Ez utóbbi összeegyeztethető az évessel és havira osztható. A napi és heti tervek ezeknek teljes mértékben megfelelnek, és egyben a legpontosabban tükrözik a vezető munkaidejének felhasználását. A munkatevékenységek egynapos szintű tervezése a vezető munkatevékenységének átfogó tervezésének fontos lépése, állandó nyomon követésnek, helyzettől függően igazításnak van alávetve.