» Hogyan készül az ülés jegyzőkönyve

Hogyan készül az ülés jegyzőkönyve

A legtöbb szervezetben tulajdonosi formától függetlenül üléseket tartanak. Rajtuk az alkalmazottak és a vezetők információkat cserélnek az aktuális kérdésekről, operatív döntéseket hoznak. Annak érdekében, hogy egy ilyen rendezvény a lehető legnagyobb hatékonysággal lebonyolítható legyen, az ülésről jegyzőkönyv készül. Ennek a dokumentumnak tájékoztató és adminisztratív funkciója is van: információkat rögzít a felvetett kérdésekről és a meghozott döntésekről.

Az ülés előrehaladásának rögzítése a szervezet vezetőjének titkárának feladata. Ezt a funkciót egy másik alkalmazott is elláthatja.

Az ülés megkezdése előtt a titkár megkapja a meghívottak névsorát és a kérdések tájékoztató jellegű listáját. A résztvevők absztraktokat küldenek be. Ez segít egy dokumentumsablon elkészítésében, amely felgyorsítja a protokoll végleges verziójának összeállítását. Ha sok a résztvevő, akkor célszerű egy regisztrációs lap, ahol a teljes név szerepel. megjelent személyek. Az ülés kezdete után a titkár rögzíti a jelenlévők végleges névsorát.

A tájékoztatást a rendezvény ideje alatt az ülés titkára rögzíti. A naplózás pontosságának javítása érdekében diktafonos felvételeket használnak. Minden szót digitális adathordozóra rögzítenek, majd a dokumentum végső végrehajtása során reprodukálnak.

Ha nagy számú megbeszélést tartanak nagyszámú résztvevővel, akkor 2 titkár vezeti a defektet. Egyszerre két szakember munkája a protokollon segít a folyamat felgyorsításában, ha a megbeszélés késik.

Az ülések témájához nem kapcsolódó külön észrevételek, észrevételek, hozzászólások, kérdések megvitatása nem jelenik meg a dokumentumban. A jegyzőkönyv rögzíti a jelentések, kérdések és javaslatok általános jelentését. A fej által az egyes szereplőknek adott döntéseket és utasításokat pontosan rögzítik.

Jegyzet! A jelentéseket és a kérdéseket nem kell szóról szóra leírni.

Ha a vezetőnek pontos információra van szüksége, akkor a felelős alkalmazott által aláírt jelentést kér. Az üléseken az ügyek állapotának egészét tárgyalják, így nincs szükség részletes jegyzőkönyvre. Ennek eredményeként a jegyzőkönyv összefoglalja az ülés menetét: a megvitatott témákat, a felvetett kérdéseket és a meghozott döntéseket.

Egyes esetekben a szervezet vezetői pontosan megkövetelik az egyes kifejezések szó szerinti rögzítését. Ez jellemző a modern cégek találkozóira, ahol az ilyen rendezvényeken számos működési probléma megoldódik.

Bejegyzés

Gyakran találhatunk utalásokat arra, hogy a jegyzőkönyveket speciális űrlapokon kell tartani. Ez akkor fordul elő, amikor ilyen találkozókra a kormányhivatalokban, például az önkormányzatoknál kerül sor.

A hétköznapi szervezetekben ritkán vezetnek be speciális fakitermelési űrlapokat. Kivételt képeznek az ülések speciális típusai, például egy részvénytársaság igazgatóságának munkája.

Az ülés jegyzőkönyvének a következő információkat kell tartalmaznia:

1. Kötelező adatok:

• dátum és szám;
• cégnév;
• az eseményt jelző dokumentum típusa;
• a találkozó helye.

Ezenkívül minden lap számozott, így pontosan nyomon követheti az értekezlet előrehaladását;

1. A résztvevők listája és szerepeik. Szükséges a teljes név feltüntetése. valamint a jegyzőkönyvező szakember, a vezető, az ülés moderátora és az ülés többi résztvevőjének beosztása. Ehelyett egy jelentkezési lap használható, ahol az érkező dolgozók aláírnak;
2. Ha a rendezvényen más szervezetet képviselő személyek is jelen voltak, akkor a „Meghívott” megjegyzéssel jelölik őket;
3. A protokoll fő része 3 egymást követő blokkból áll:

• Figyelt. A teljes név feltüntetve. és az előadó pozíciója, a beszéd fő témája, a beszéd részleteinek összefoglalása;
• Beszédet tartott. A teljes név rögzített. és annak a személynek az álláspontja, aki a felszólalás érdemére kérdezett vagy hozzászólt;
• Úgy döntött. A jelentés eredménye alapján a vezető utasítást ad vagy határozatot szab. A döntést a titkár részletesen rögzíti, mivel az a munkavállalókra nézve kötelező. A feladatok elvégzésének határideje feltüntetésre kerül.

Jegyzet! Ha a határozatot megszavazzák, akkor a „mellette”, „nem” és a tartózkodások számát a nevek feltüntetése nélkül kell rögzíteni.

1. A jegyzőkönyv végére a titkár és az ülésvezető aláírása kerül. Nyomtatás nem szükséges.

A dokumentum végleges változata valamivel az ülés után készül el. Ez több órát vagy több napot is igénybe vehet, az információ mennyiségétől függően. Ezt követően aláírásra benyújtják a rendezvényt vezető vezetőhöz.

Ezt követően a jegyzőkönyvet megküldik az érdeklődőknek, vagy hivatalos kivonatok készülnek belőle konkrét előadóknak szóló utasításokkal.

Az operatív értekezlet jegyzőkönyve

Az operatív értekezletnek számos funkciója van:

• A tartás egyértelmű gyakorisága (például hetente egyszer egy bizonyos időpontban);
• A résztvevők stabil összetétele;
• Szinte változatlan témák és kérdések;
• Rövid időtartamú.

Ezek a jellemzők rányomják bélyegüket az operatív értekezlet jegyzőkönyvének elkészítésére. A titkár előre ismeri a munka algoritmusát, a megvitatásra kerülő kérdéseket. Ez lehetővé teszi, hogy felgyorsítsa a végleges dokumentumon végzett munkát, és annak nagy részét előre elkészítse.

Az ülés jegyzőkönyve gyorsan elkészül, így a dokumentumot azonnal aláírásra benyújtják a vezetőnek.

Tárolás

A jegyzőkönyvek tárolásáról való döntéskor a titkárnak tanulmányoznia kell a szervezet belső dokumentumait.

Így a részvénytársaság igazgatósági üléséről vagy közgyűléséről készült jegyzőkönyvet folyamatosan meg kell őrizni. A dokumentumok a szervezet állandó szervének helyén találhatók. Ezt az eljárást a Szövetségi Értékpapírpiaci Bizottság 2003. július 16-án kelt 03-33/ps számú határozata állapítja meg, amely az egyes dokumentumok részvénytársaságoknál történő tárolásának szabályait és feltételeit szabályozza.

A különféle értekezletek jegyzőkönyveit általában 3-5 évig megőrzik, majd az utasításoknak megfelelően archiválják és megsemmisítik.

Az ülések jegyzőkönyvei nem a felesleges bürokrácia elemei. Segíti az ülés résztvevőit, hogy ne feledkezzenek meg a napirendről, és időben teljesítsék a vezető utasításait. Ma már léteznek elektronikus források az ilyen dokumentumok gyors elkészítésére és terjesztésére. Ezért a titkár gyorsan és kényelmesen bemutathatja a protokoll kész változatát minden érdeklődőnek.

.