Comment ne pas gâcher le dossier de travail d’un employé. L'employeur a ruiné le cahier de travail, que dois-je faire ?

La perte de main d’œuvre sur le lieu de travail est un phénomène assez rare, mais néanmoins très pertinent. Essentiellement, un cahier de travail est peut-être le seul et le plus important document d'un employé.

Le dossier de travail vous permet non seulement de confirmer l'expérience professionnelle réelle, mais également de calculer correctement les versements de pension de l'employé.

Nous parlerons de ce qu'il faut faire en cas de perte de votre permis de travail au travail, ainsi que des spécificités de la restauration des documents dans cette situation, dans l'article d'aujourd'hui.

Il est nécessaire de savoir par la faute de qui l'œuvre a été perdue.

- désagréable. C’est particulièrement désagréable si cela s’est produit par la faute de quelqu’un d’autre. Sur le lieu de travail, la perte d'emploi peut survenir pour diverses raisons :

  1. En raison d'une urgence - incendie, effondrement d'un bâtiment, etc. ;
  2. En raison de l'attitude négligente des employés, le livre a été volé, s'est retrouvé avec d'autres documents ou a été jeté par erreur ;
  3. Le livre a été endommagé - par la direction, le service du personnel ou un employé. Par exemple, du café a été renversé dessus ou il a été accidentellement déchiré.

Dans tous les cas, s'il est endommagé, l'employé doit immédiatement en informer la direction et commencer à le restaurer.

Où contacter ?

Vous pouvez contacter la Caisse de pension.

En cas de perte d'un carnet de travail, vous pouvez contacter différentes autorités - en fonction de la manière exacte dont le carnet de travail a été perdu, ainsi que de l'ancienneté de l'employé. Voici quelques exemples:

  • si le rapport de travail était inondé de café et que le salarié a travaillé pour la même entreprise tout au long de sa carrière, alors restaurer le document dans cette situation est assez simple. Vous devez contacter votre employeur avec une demande d'émission. Après la demande appropriée, l'employeur délivrera un nouveau dossier d'emploi avec un relevé d'emploi ;
  • si le document de travail a été perdu et n'a pas pu être retrouvé et que l'employé a changé de nombreux lieux de travail, dans ce cas, vous devrez travailler dur pour obtenir le document dans sa forme originale.

Ainsi, la difficulté de restituer un document et les autorités auprès desquelles le responsable du sinistre devra s'adresser dépendent toujours de la situation particulière. Notamment, pour rétablir votre emploi, vous pouvez contacter :

  1. À l'employeur ;
  2. À tous les employeurs précédents ;
  3. Aux archives ;
  4. Dans la Caisse de pension et ainsi de suite.

Qui devrait être impliqué dans la restauration du travail ?

Restaurer un livre est une procédure complexe.

Comme mentionné ci-dessus, la restauration d'un document perdu ou endommagé est toujours effectuée par celui qui l'a autorisé. Autrement dit, si un employé renverse personnellement du café ou du thé sur un document, il est alors responsable de sa restauration.

Si un dommage ou une perte est dû à la faute d'un employé du personnel, d'un dirigeant ou d'un autre employé, l'entreprise qui l'emploie, représentée par le directeur ou le fondateur principal, est responsable de la restauration du livre.

De plus, avant de commencer à restaurer votre dossier de travail, vous devez soigneusement réfléchir à l'endroit où il a pu être perdu. Il arrive souvent qu’après la restauration d’un document, la perte soit constatée quelque temps plus tard.

Par exemple, il a été pris par un autre employé sans avertissement, il s'est retrouvé accidentellement avec d'autres documents, ou l'employé l'avait en sa possession et il l'a oublié.

La procédure de restauration du travail est un processus assez complexe et elle ne vaut la peine d'y recourir que si toutes les autres mesures visant à rechercher ou à restaurer le document ont échoué.

Procédure de récupération

Vous pouvez faire soit une copie, soit un duplicata.

La procédure de récupération peut comprendre plusieurs options. Par exemple, en utilisant des demandes adressées aux archives de tous les employeurs ou via la Caisse de pension.

Il convient toutefois de rappeler que le Fonds de pension ne peut fournir que des informations sur les périodes et les entreprises auprès desquelles les cotisations de retraite au fonds ont été versées.

La Caisse de pension n'a pas le droit de restaurer le relevé de travail, et encore moins de délivrer un duplicata. Le service est fourni gratuitement, sous réserve d'une demande correspondante du salarié.

Une fois que tous les documents ont été collectés, l'employé doit fournir des informations au véritable responsable et celui-ci, sur la base des certificats et d'autres documents, inscrira l'ancienneté totale dans le livre, puis inscrira l'ancienneté de l'employé. embauche.

Il convient de rappeler que le patron n'a pas le droit de faire des inscriptions point par point pour chaque entreprise ou organisation dans laquelle le salarié a travaillé.

Responsabilité de l’employeur en cas de perte du cahier de travail du salarié

Comme mentionné ci-dessus, l'employeur porte la responsabilité obligatoire de la perte du dossier de travail en termes de nécessité de restaurer de manière indépendante le livret.

De plus, si l'employeur ne restitue pas le document, retarde délibérément la restauration du document, voire refuse de le faire, alors le salarié a le droit de se plaindre de ses actes ou inaction auprès des autorités compétentes.

Après examen de la plainte, des mesures administratives et des sanctions peuvent être prises à l'encontre de l'employeur. Lors de la résolution du problème en justice, le salarié peut également exiger de l'employeur le remboursement de tous les frais du procès, ainsi que le paiement d'une indemnité morale pour la gêne occasionnée.

À partir de cette vidéo, vous apprendrez quoi faire si votre dossier de travail est perdu.

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Problème

Que faire si un employeur gâche délibérément le cahier de travail avec des inscriptions incorrectes, et peut-il en être tenu responsable ?

J'ai été illégalement licencié en vertu de l'article. Il y a eu un procès. Par décision de justice, j'ai été réintégré dans mes fonctions et j'ai immédiatement présenté ma lettre de démission de mon plein gré. A réception du cahier de travail, j'ai trouvé les inscriptions suivantes : 11. l'inscription numéro 10 est invalide, rétablie. (10 procès-verbaux de licenciement en vertu de l'article). Motifs L'ordonnance datée du ... le mois est indiquée en lettres et, pour une raison quelconque, la décision du tribunal est également incluse ici. Entrée suivante : 12 est écrit correctement, mais ils utilisent des abréviations du Code du travail de la Fédération de Russie et l'année est indiquée comme 14, pas 2014. Je suis allé postuler pour un nouvel emploi, on m'a dit que ces entrées étaient incorrectes, car les dates sont indiquées en chiffres et non en lettres, l'année est composée de quatre chiffres et les abréviations ne sont pas autorisées. Il faut le réparer. Mais le procès-verbal de licenciement au titre de l'article a été parfaitement établi. Il s'avère que désormais la moitié de mon cahier de travail comportera des entrées incorrectes. Elle a demandé à délivrer un duplicata de permis de travail. Ma demande a été ignorée. La société est en liquidation. Il n'y a aucune autorité sur le syndic de faillite. Il est probablement impossible de prouver que des entrées incorrectes ont été faites intentionnellement. Mais je sais que cela a été fait exprès.

Solution

Bonjour!

Dans une telle situation, vous pouvez exiger qu'on vous remette un duplicata du Code du travail, basé sur les instructions pour remplir les cahiers de travail. N'oubliez pas que vous devrez conserver le document de travail original et qu'un duplicata sans l'original n'est pas valable.

Voyons maintenant, vos dossiers n'ont pas été faits correctement, mais cela ne veut pas dire qu'ils ne sont pas corrects, vos droits constitutionnels ne changent en rien ces dossiers incorrects, ils ne peuvent pas refuser de vous embaucher sur la base de ces dossiers. Vous avez une décision de justice entre les mains, conservez-la. Mais en général, ces saisies incorrectes ne changent rien à votre vie future en tant que salarié d'un autre employeur.

De plus, il y aura des difficultés à attirer cet employeur en cas de liquidation.

Et vous n’avez pas besoin de demander un duplicata, mais envoyez la candidature par courrier recommandé avec notification recommandée et liste des pièces jointes.

Je comprends que cela a été fait intentionnellement, mais c'est leur méchanceté et leur mesquinerie, un leader et spécialiste qui se respecte ne s'abaissera pas à une telle mesquinerie, mais il n'est pas possible de le prouver, vous avez raison.

Délivrer un duplicata par écrit - faire référence aux documents suivants :

1. Résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 octobre 2003 N 69 « Sur l'approbation des instructions pour remplir les cahiers de travail »

2. Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 (tel que modifié le 25 mars 2013) « Sur les cahiers de travail »

33. S'il y a une inscription dans le cahier de travail concernant le licenciement ou le transfert vers un autre emploi, déclaré invalide, le salarié, sur sa demande écrite, se voit délivrer un duplicata du cahier de travail à son dernier lieu de travail,dans lequel sont transférées toutes les inscriptions faites dans le cahier de travail, à l'exception des inscriptions déclarées invalides.


production de formulaires et mise à disposition de ceux-ci aux employeurs, approuvés. Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 (ci-après dénommé le Règlement)). Souvent, un comptable est chargé de préparer le duplicata, nous vous expliquerons donc comment procéder.

Un ancien salarié qui n'a pas encore trouvé de nouvel emploi peut vous contacter pour lui demander de lui délivrer un duplicata de livre en raison de sa perte.

Comment radier un cahier de travail endommagé

Pour enregistrer les dossiers de travail, l'employeur doit tenir un livret de recettes et de dépenses pour l'enregistrement des formulaires de livret et un livre pour le mouvement des livres de travail.

La responsabilité de la sécurité et de l'enregistrement du contrat de travail incombe à l'employeur jusqu'à ce que le salarié soit licencié et lui soit remis. Si les formulaires du cahier de travail sont mal remplis ou endommagés, vous devez établir un acte correspondant de leur radiation et détruire les formulaires.

Que faire si le cahier de travail est endommagé

A la place du cahier de travail endommagé, l'employeur précédent délivre un duplicata basé sur la demande du salarié, dans lequel sont transférées toutes les inscriptions effectuées.

À l'avenir, après que l'employé aura soumis un duplicata au service du personnel, un relevé d'emploi devra être établi. Justification : L'article 33 du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 « Sur les cahiers de travail » (ci-après dénommé le décret n° 225) stipule que si le livre (encart) est devenu inutilisable (brûlé, déchiré, sale, etc.

Que faire si le carnet de travail d’un salarié est devenu inutilisable ?

Et si oui, quelle organisation devrait le faire (lieu de travail précédent) ?

P.S. C'est la faute du salarié si le cahier de travail est endommagé. Si le cahier de travail est perdu ou est devenu inutilisable, un duplicata est délivré au salarié.

Un salarié qui a perdu son dossier de travail doit le signaler à son dernier lieu de travail.

En réponse, l'employeur est tenu de délivrer un duplicata au salarié au plus tard 15 jours à compter de la date de dépôt de la demande.

Comment restaurer un cahier de travail endommagé

Novomoskovsk. Chères Lidiya Grigorievna et Natalya Andreevna, l'expert juridique et conseiller juridique Andrei KUZNETSOV répond à vos questions : - Ne vous inquiétez pas, le livre peut être restauré.

À l'avenir, pour vous protéger, vous devrez conserver chez vous une photocopie de votre relevé de travail, qui devra être mis à jour à chaque changement d'emploi, et le faire certifier par le responsable du service RH. Mais s'il n'y a pas de photocopie, mais qu'elle est perdue, vous devez procéder comme suit.

En revanche, il s'agit d'un document qui confirme officiellement votre expérience professionnelle.

Nous devons tous trouver un emploi (nous parlons d’un emploi officiel) et, à un âge avancé, nous devons demander une pension.

Par conséquent, la question de savoir comment le restaurer s'il est perdu ou désespérément endommagé est loin d'être vaine. Aucun de nous ne peut être assuré contre la perte de documents personnels.

Comment restaurer un cahier de travail en cas de perte ou de détérioration ?

Si la perte ou le dommage est survenu du fait de la faute de l'employeur ou de son représentant, il est alors responsable de la restauration.

Ce fait pourrait être de nature privée, c'est-à-dire

la perte ou le dommage s'est produit seul ou l'événement était généralisé - la totalité ou la plupart des documents ont été perdus ou endommagés à la suite d'une catastrophe naturelle (incendie, inondation, etc.) ou d'une violation des règles de stockage. Dans le premier cas, l'employeur, restaurant le livre, adresse lui-même les demandes nécessaires aux organismes concernés, dans le second, une commission est créée pour restaurer les documents.

A partir de cette date, en cas de fausses informations sur une société dans le Registre d'État unifié des personnes morales, l'administration fiscale exclurea de force cette société du registre.

Depuis le 6 août 2019, les modifications du PBU 1/2008 « Politiques comptables des organisations » entrent en vigueur. Ainsi, notamment, il a été établi que dans les cas où les normes fédérales ne prévoient pas de méthode de comptabilisation pour une problématique précise, une entreprise peut développer sa propre méthode.

1. Demander au salarié de rédiger une demande de délivrance d'un duplicata de cahier de travail et de fournir des documents confirmant les périodes de travail chez les employeurs précédents (contrats de travail, copies des arrêtés d'embauche et de licenciement, attestations, un cahier de travail endommagé, si les inscriptions dans c'est lisible), etc.

32 Règles de conduite. Si l'employeur précédent est liquidé. un employé peut demander des informations sur les périodes de son travail aux archives nationales ou municipales.

Que faire si un employeur gâche délibérément le cahier de travail avec des inscriptions incorrectes, et peut-il en être tenu responsable ?

Dans une telle situation, vous pouvez exiger qu'on vous remette un duplicata du Code du travail, basé sur les instructions pour remplir les cahiers de travail.

Un carnet de travail est un document sérieux qui reflète l'ensemble du parcours d'un salarié depuis son premier lieu de travail jusqu'à nos jours. Malgré les discussions sur la suppression des cahiers de travail, ce document a toujours force de loi et est très précieux dans la pratique des relations de travail. Par conséquent, la perte d'un carnet de travail a de lourdes conséquences sur l'emploi futur et lors de la demande d'une retraite bien méritée.

Les circonstances d'une telle perte peuvent varier :

  • vol)
    • perte par l'employeur)
    • perte par employé)
  • perte en cas d'urgence (incendie, inondation, vengeance d'un ancien employeur, etc.).

Mais quelles que soient les raisons de la perte, elle ne doit en aucun cas rester sans action immédiate. Sinon, après un certain temps, il sera difficile de le faire.

Il existe des mécanismes juridiques pour restaurer ce document. Vous devez y recourir.

Contactez votre employeur

La loi prescrit que, dès qu'il découvre l'absence d'un carnet de travail, un citoyen doit immédiatement contacter l'employeur de son dernier lieu de travail avec une déclaration de perte. De plus, cela doit être fait par écrit. Que faire si vous ne travaillez pas en ce moment et quel est votre dernier lieu de travail ?

Si vous avez déjà conclu un contrat de travail avec l'employeur de votre nouveau lieu de travail, alors votre candidature doit lui être adressée. Dans le cas contraire, ou si vous êtes au chômage au moment de la découverte de votre sinistre, vous devez alors contacter votre ancien employeur. Il n'a pas le droit de vous refuser, et la restauration d'un cahier de travail perdu est tout à fait possible.

Restauration ou duplication ?

Même si vous achetez un formulaire et reproduisez simplement les entrées qui étaient autrefois inscrites dans votre cahier de travail pour des raisons tout à fait légales, cela ne sera pas entièrement légal. Et personne n'a encore annulé la responsabilité de la falsification des documents et de leur utilisation.

Par conséquent, si vous perdez votre cahier de travail, sachez qu'il ne pourra en aucun cas être restauré. Mais tout employeur est tenu de vous en délivrer officiellement un duplicata. De plus, cette procédure est tout à fait légale : le document obtenu peut être présenté en toute sécurité aussi bien pendant l'emploi qu'à la Caisse de pension.

Obtention d'un duplicata de cahier de travail

Selon la loi, l'employeur est tenu de délivrer un duplicata de cahier de travail même à un ancien employé de l'organisation dans les 15 jours à compter de la date de dépôt de la demande. Peu importe que le livre soit complètement perdu ou existe, mais qu'il soit endommagé (brûlé, taché ou déchiré). Un duplicata du livre doit contenir des informations complètes sur l’activité professionnelle de l’employé et les incitations (récompenses) de son dernier lieu de travail. La base pour effectuer ces inscriptions sont les documents originaux :

  1. commandes de personnel)
  2. contrats de travail)
  3. comptes personnels ou relevés de paie)
  4. informations sur l'ancienneté avant l'inscription au système d'assurance pension (document de la Caisse de pension))
  5. extraits du compte personnel de l'assuré (également de la Caisse de pension))
  6. clarification des informations.

Un autre duplicata du cahier de travail doit contenir des relevés de l'activité professionnelle antérieure, réalisés sur la base des documents fournis par le salarié (ordres du personnel, contrats de travail, etc.). Des informations sur les incitations (récompenses) peuvent également être saisies si des pièces justificatives sont disponibles. Mais si ces documents ne sont pas entièrement soumis, alors l'expérience professionnelle totale dans d'autres organisations (années, mois, jours) est enregistrée dans le cahier de travail sans préciser les périodes de travail, les titres de poste et les employeurs.

Lors du processus de délivrance d'un duplicata de cahier de travail, selon les raisons de sa perte, les actions de l'employeur et du propriétaire du cahier peuvent différer.

Que faire si le cahier de travail est endommagé ?

Il arrive que le cahier de travail ne soit pas perdu, mais son aspect ne permet pas de le considérer comme un document à part entière. S'il est brûlé, taché ou déchiré, le salarié a également le droit d'exiger la délivrance d'un duplicata. Dans ce cas, contrairement à la duplication d’un livre perdu, indiquer uniquement la durée totale de l’expérience professionnelle ne suffira pas.

Toutes les inscriptions qui ne sont pas endommagées et qui sont faciles à lire doivent être transférées sur le duplicata du cahier de travail endommagé. Pour les enregistrements difficiles à lire, une procédure de confirmation avec les documents précisés ci-dessus est prévue. Un cahier de travail endommagé n'est pas détruit, c'est la base pour réaliser la majorité des inscriptions en duplicata. Sur sa page de titre, il est indiqué qu'un duplicata a été délivré à la place de ce document, et la série et le numéro du nouveau cahier de travail sont indiqués.

La question peut se poser : si les inscriptions d'un livre endommagé sont lisibles, est-il nécessaire d'en délivrer un duplicata ? Oui, car si vous continuez à faire des inscriptions dans un cahier de travail déchiré ou taché, vous devrez tôt ou tard faire face à des ennuis. L'employé se verra soit refuser un emploi quelque part, soit un tel document ne sera pas accepté pour l'octroi d'une pension.

Que faire si votre employeur a perdu votre dossier de travail ?

La perte d’un cahier de travail par un employeur est possible pour deux raisons :

  1. à la suite de circonstances d'urgence (incendies, catastrophes naturelles, inondations))
  2. à la suite de la négligence des salariés ou de la malveillance de l'employeur.

Pour le premier cas, le règlement prévoit la création d'une commission spéciale chargée d'enquêter sur les circonstances du sinistre. Outre les représentants de l'employeur, de l'organisation syndicale et du collectif de travail, il doit comprendre un employé du pouvoir exécutif du siège de l'organisation. Le résultat des travaux de cette commission sera un acte sur la base duquel un duplicata du livre sera délivré.

Dans le deuxième cas, la loi prévoit des sanctions et une responsabilité administrative pour les employeurs et les fonctionnaires responsables du préjudice. Si l'employeur réclame simplement la perte de son dossier de travail, il vaut la peine de contacter l'inspection du travail ou le parquet local, puis éventuellement de saisir le tribunal. Mais cela ne vous rendra probablement pas le cahier de travail et vous devrez en délivrer un duplicata de la manière prescrite.

Et si l'ancien employeur n'existe plus ?

Il arrive lorsque vous préparez un double livret de travail que vous découvrez que l'organisation dans laquelle vous avez travaillé a déjà été liquidée. « Cela signifie que vous n’avez nulle part où obtenir les documents justificatifs pour inscrire des inscriptions dans le livre. Comment être dans ce cas ?

Tout d’abord, vous devez vous assurer que votre employeur a effectivement été liquidé et qu’il n’a pas changé de nom à la suite d’une réorganisation ou d’un autre changement. Cela peut se produire en raison d'une fusion avec une autre entreprise, de l'entrée en tant que division dans une structure plus large ou, à l'inverse, d'une division. Si tel est le cas, la nouvelle organisation, en tant que successeur légal de l'ancienne, vous délivrera tous les documents nécessaires.

S'il s'avère que votre entreprise n'existe toujours pas, vous devez alors soumettre une demande aux archives, où les organisations liquidées doivent soumettre leurs documents, y compris ceux concernant le personnel. Le certificat d'archives servira de base pour effectuer les inscriptions nécessaires dans le cahier de travail. Si les informations nécessaires ne sont pas disponibles dans l'institution d'archives, vous devrez demander au tribunal la reconnaissance du fait de travailler dans cette organisation, impliquant au moins deux témoins.

Le plus souvent, le nom de famille est changé lors du mariage. Pour le modifier dans les documents, un passeport avec un nouveau nom et un acte de mariage suffisent. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez prendre une déclaration de l'employé et émettre un ordre.

Exemple. Demande de changement de nom dans les documents

au PDG

  • SARL "Alfa"
  • Ivanov I.I.
du chef comptable Nikanorova E.A.

Déclaration

Dans le cadre du mariage et du changement de nom de famille de Semenova à Nikanorova, je vous demande d'apporter des modifications au cahier de travail et aux autres documents personnels.

Application:

Copie de l'acte de mariage

Copie du passeport

Nikanorova

22.08.2019

Exemple. Arrêté portant modification des documents du personnel

SARL "Alfa"
COMMANDE
sur les modifications des documents du personnel

27/08/2019 N 125

Chef comptable Semenova E.A. a changé son nom de famille en Nikanorova. A ce propos, je commande :

Apporter des modifications aux documents du personnel.

Confiez le contrôle de l'exécution de la commande au chef du service du personnel - N.S. Frolov.

Base:

Une copie de l'acte de mariage.

Copie du passeport.

Directeur général Ivanov Ivanov I.I.

Frolov N.S. Frolov a été familiarisé avec l'ordre.

27.08.2019

Le contrat de travail reste valable. Mais si vous le souhaitez, rédigez un accord complémentaire.

Exemple. Accord complémentaire au contrat de travail

ACCORD SUPPLÉMENTAIRE
au contrat de travail du 18/02/2015 N 10

Moscou

Société à responsabilité limitée "Alpha", ci-après dénommée "l'Employeur", représentée par le directeur général Ivan Ivanovich Ivanov, agissant sur la base de la Charte, d'une part, et Elena Alekseevna Nikanorova (à la date de conclusion du contrat d'emploi contrat Elena Alekseevna Semenova), ci-après dénommé « L'Employé », d'autre part, collectivement dénommés les « Parties », ont conclu le présent Accord comme suit :

1.1. Dans le cadre du changement du nom de famille et des détails du passeport de l'employé, les parties ont déterminé que le contrat de travail avait été conclu avec Elena Alekseevna Nikanorova conformément à la série de passeports 45 10 N 252361, délivrée le 16 août 2018 par le Service fédéral des migrations de Russie pour la ville de Moscou dans le district de Sviblovo.

1.2. Toutes les autres conditions du contrat de travail restent les mêmes.

1.3. Le présent Accord est rédigé en deux exemplaires ayant la même force juridique, un pour chaque Partie.

SIGNATURES DES PARTIES :

Employeur employé:

Ivanov / Ivanov I.I./ Nikanorova / Nikanorova E.A./

Dans le cahier de travail, rayez l'ancien nom et écrivez le nouveau à côté. Sur la couverture intérieure, veuillez indiquer les détails de votre acte de mariage. clause 2.3 Instructions pour remplir les cahiers de travail.

Exemple. Changer le nom de famille dans le cahier de travail

Sur votre carte personnelle, rayez l'ancien nom, écrivez le nouveau nom dessus et signez les modifications. Instructions pour remplir une carte personnelle.

Exemple. Changer le nom de famille sur votre carte personnelle

Le NIF ne change pas lors du changement de nom de famille. article 16 de l'arrêté du Service fédéral des impôts du 29 juin 2012 N ММВ-7-6/435@.

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