Колко подробности предоставя гостът?

При изготвянето на организационни и административни документи (заповеди, протоколи, актове и др.) се извършват стандартни управленски действия, свързани с координирането, подписването, одобряването на тези документи, предоставянето им на вниманието на служителите срещу разписка. В същото време върху документите се поставят стандартни надписи: подпис, печат за одобрение, визи за одобрение и запознаване. Отделните надписи се наричат подробности за документа и засягат неговата правна сила и следователно изискват правилно изпълнение в съответствие с приложимите разпоредби. Важно е да се подчертае, че правилата за издаване на отделни детайли са общи за различни видовеорганизационни и разпоредителни документи.

GOST R 6.30-97 установява следното състав на детайлите ORD 27:

01 - Държавна емблема на Руската федерация;

02 - герб на субекта Руска федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - код на организацията;

05 - код на формата на документа;

06 - име на организацията;

07 - справочни данни за организацията;

08 - име на вида документ;

09 - дата на документа;

10 - регистрационен номер на документа;

Печат за одобрение на документа;

Одобрение на документ за виза;

Знак за заверка на копието;
Марк за изпълнителя;
Бележка за изпълнението на документа и насочването му в делото;

Бележка за получаване на документа от организацията;

Идентификатор на електронното копие на документа 28 .

Всеки документ има индивидуален набор от реквизити, отразяващи неговите особености и предназначение в процеса на управление. В същото време индивидуалните реквизити са абсолютно задължителни за всеки документ, независимо от неговия вид и разновидност. Липсата на такива подробности в документа го лишава от правна сила. Да се задължителноза всички заповеди данните включват: име на организацията, дата на документа, регистрационен номер, текст, подпис.

За определени видове документи се изискват други подробности. Например за писма са ви необходими: справочни данни за организацията, адресат, бележка за изпълнителя, а за поръчки: името на вида на документа и мястото на публикуването му.

Необходимите реквизити включват постоянен,които не се променят изобщо (например: името на вида на документа) или за дълго време (например: името на организацията, справочни данни за организацията).

Много детайли обаче не могат да бъдат постоянни и да се променят през цялото време изцяло или частично (например: датата на документа, заглавието на текста, текстът, бележката за художника и др.).

При изготвянето на документи детайлите се групират в три основни части, на които условно може да се раздели всеки документ: заглавка, съдържание и дизайн.

заглавкачастта е началото на документа, който съдържа информация за организацията (автора на документа) и първични данни за самия документ (реквизити 01-16).

декориранечаст - набор от подробности, потвърждаващи автентичността на документа и надеждността на съдържащата се в него информация (подробности 21-24). В частта за форматиране на документа има и помощни канцеларски знаци върху документите, които улесняват работата с тях (детайли 25-29).

Основната част от документа, разбира се, е съдържанието, т.е. текст или таблица, въпросник, отразяващ смисъла и предназначението на документа, за който е съставен. Не бива обаче да се пренебрегва заглавието и особено частите за форматиране, благодарение на които документът придобива правна сила. Следователно подготовката на всеки документ винаги се състои от два взаимосвързани процеса: подготовка на текста (работа върху съдържанието) и изпълнение на документа - придаване на правна сила на документа.

Проучване на практиката на съвременните организации показва, че не всеки хартиен носител със записана върху него информация може да се нарече документ. И основната причина за това, като правило, е липсата или неправилното проектиране на определени детайли на документа. В тази връзка всеки специалист, работещ с официални документи, трябва добре да познава правилата за проектиране на всички надписи, предвидени от GOST R 6.30-97 върху организационни и административни документи, както и методите за подреждане на детайлите на ORD и размерите на запазените за тях полета (виж диаграми 1 и 2 ).

Схема 1

Всички документи, представени в каталога, не са тяхна официална публикация и са предназначени само за информационни цели. Електронни копия на тези документи могат да се разпространяват без никакви ограничения. Можете да публикувате информация от този сайт на всеки друг сайт.

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

УНИФИЦИРАНИ СИСТЕМИ ЗА ДОКУМЕНТАЦИЯ

ЕДИННА СИСТЕМА ЗА ОРГАНИЗАЦИОННА И АДМИНИСТРАТИВНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ДОКУМЕНТИ

ГОСТ Р 6.30-97

ГОССТАНДАРТ НА РУСИЯ

Москва

Предговор

1. РАЗРАБОТЕН от Всеруския научно-изследователски институт по документация и архив (ВНИИДАД) на Федералната архивна служба на Русия.

ПРЕДСТАВЛЕНО от Федералната архивна служба на Русия.

ВЪВЕДЕНО от Научно-техническия отдел на Държавния стандарт на Русия.

3. ПРЕДСТАВЕН ЗА ПЪРВИ ПЪТ.

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Дата на въвеждане 1998-07-01

1 ОБЛАСТ НА УПОТРЕБА.

Този стандарт се прилага за организационни и разпоредителни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (USORD) - резолюции, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др. (наричани по-долу документи), включени в Общ. Руски класификатор управленски дейности(OKUD) (клас 0200000) и се използва в дейности:

федерални власти държавна власт, публични органи на съставните образувания на Руската федерация, включително съставните образувания на Руската федерация, които наред с руския език като държавен национален език имат органи на местно самоуправление;

Предприятия, организации и техните сдружения, независимо от формата на собственост и правна форма.

Този стандарт установява: състава на детайлите на документите; изисквания за регистриране на детайлите на документите; изисквания към формулярите и документацията; изисквания за производство, отчитане, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, емблеми на съставните образувания на Руската федерация.

Подробности за оформлението са дадени в Приложение А; примерни формуляри на документи - в Приложение Б.

2. СЪСТАВ НА РЕКВИЗИТИТЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ.

2.1. При подготовката и обработката на документи се използват следните подробности:

01 - Държавна емблема на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - код на организацията;

05 - код на формата на документа;

06 - име на организацията;

07 - справочни данни за организацията;

08 - наименование на вида документ;

09 - дата на документа;

10 - регистрационен номер на документа;

12 - място на съставяне или публикуване на документа;

13 - печат за ограничаване на достъпа до документа;

14- адресат;

15 - печат за одобрение на документа;

16 - резолюция;

17 - заглавие към текста;

18 - контролен знак;

19 - текст на документа;

20 - знак за наличието на приложението;

21 - подпис;

22 - печат за одобрение на документа;

23 - визи за одобрение на документи;

24 - печат;

25 - знак за заверка на копие;

26 - маркировка за изпълнителя;

27 - бележка за изпълнението на документа и насочването му в делото;

28 - знак за получаване на документа от организацията;

29 - идентификатор на електронното копие на документа.

(Променено издание, Рев. № 1)

2.2. Изключено, Промяна. номер 1

2.3. Изключено, Промяна. номер 1

3. ИЗИСКВАНИЯ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ НА ДАННИ НА ДОКУМЕНТИ.

3.1. Държавният герб на Руската федерация се поставя върху бланките на документи в съответствие с Правилника за държавния герб на Руската федерация.

3.2. Гербът на субекта на Руската федерация ще бъде поставен върху формулярите на документи в съответствие с правни актовесубекти на Руската федерация.

3.3. Емблемата на организацията или търговската марка (марка за обслужване) ще бъде поставена върху бланките на организациите в съответствие с устава (правилника за организацията).

Емблемата не се възпроизвежда на бланка, ако съдържа държавния герб на Руската федерация или герба на субект на Руската федерация.

3.4. Кодът на организацията се поставя съгласно Всеруски класификаторпредприятия и организации (ОКПО).

3.5. Кодът на формуляра на документа се поставя съгласно Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD).

3.6. Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, посочено в нейните учредителни документи.

Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса на него - пълното наименование на организацията майка.

Имената на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които заедно с руския език като държавен език, се отпечатват на два езика - руски и национален.

Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Под пълното име се поставя съкратеното наименование (в скоби).

Име на чужд езиквъзпроизвежда се в случаите, когато е заложено в устава (правилника за организацията). Името на чужд език се поставя под името на руски език.

Името на клона, териториалния офис, представителството, структурното подразделение на организацията се посочва, ако е авторът на документа, и се поставя под името на организацията.

3.7. Справочните данни за организацията включват: пощенски адрес; телефонни номера и друга информация по преценка на организацията (номера на факс, телекс, банкови сметки, адрес електронна пощаи т.н.).

3.8. Името на вида документ, съставен или публикуван от организацията, се регулира от устава (правилника за организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от USORD и OKUD (клас 0200000).

В писмото не е посочено наименованието на вида документ.

(Променено издание, Рев. № 1)

3.9. Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието. Ако няколко организации са автори на документа, тогава датата на документа е последната дата на подписване.

Датата на документа се изготвя с арабски цифри в следната последователност: ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри. Например, датата 5 януари 2000 г. трябва да бъде въведена като 01/05/2000.

Допуска се словесно-цифров начин на регистриране на дата, например: 5 януари 2000 г., както и регистриране на дата в следната последователност: година, месец, ден от месеца, например: 2000.01.05.

(Променено издание, Рев. № 1)

3.10. Регистрационният номер на документа се състои от неговия сериен номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото според номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители и др.

Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.

3.12. Мястото на съставяне или публикуване на документа се посочва, ако е трудно да се определи чрез подробностите „Име на организацията“ и „Справъчни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление, като се включват само общоприети съкращения.

3.13. Печатът за ограничаване на достъпа до документа (секретно, поверително и др.) се поставя без кавички на първия лист на документа и може да бъде допълнен с данни, предвидени от законодателството за информация, класифицирана като държавна тайна и поверителна информация .

3.14. Адресат могат да бъдат организации, техни структурни подразделения, длъжностни лица или физически лица. При адресиране на документ до длъжностно лице или на физическо лицеинициалите се появяват преди фамилното име. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Например (по-нататък в текста на стандарта и в Приложение Б примерите за имена на организации, техните референтни данни и т.н. са условни):

Министерство на правосъдието на Русия

Отдел Систематизация

законодателство

Позицията на лицето, до което е адресиран документът, се посочва в дателен падеж, например:

ЗАО "Болшевски текстил"

Счетоводство

Старши икономист

КАТО. Николаев

Президент на CJSC

"Фабрика за порцелан Ломоносов"

В И. Петров

Ако документът е изпратен до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация, тогава те трябва да бъдат посочени обобщено, например:

Областни администрации

Московска област

В състава на реквизита "Адрес" при необходимост може да бъде включен и пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователност, установени от правилатапредоставяне на пощенски услуги.

Допуска се центриране на всеки ред от атрибута "Адрес" спрямо най-дългия ред. Например:

Председател на градинското дружество

"Можайск даде"

В.А. Бунеев

Документът не трябва да съдържа повече от четирима получатели. Думата "Копие" пред втория, третия, четвъртия адресат не се посочва. При Повече ▼получателите съставляват списъка за разпространение на документа.

Ако писмото е адресирано до организация, посочете нейното име, след това например пощенския адрес;

Всеруски научни изследвания

Tel Institute of Records Science

и архивиране

101000, Москва, център,

Milyutinsky алея, 7а

Когато адресирате документ до физическо лице, посочете пощенския адрес, след това фамилията и инициалите на получателя, например:

301264, Тулска област,

Киреевски район, Липки,

ул. Садовая, д. 5, ап. 12

И. П. Калинин

(Променено издание, Рев. № 1)

3.15. Документът се утвърждава от длъжностно лице (длъжностни лица) или специално издаден документ. Когато документът се одобрява от длъжностно лице, печатът за одобрение на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЯВАМ (без кавички), длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение, например:

ОДОБРЯВАМ

изпълнителен директор

ЗАО "Болшевски текстил"

Лично подпис И. В. Сергеев

Допуска се центриране на елементите спрямо най-дългия ред в атрибута „Печат за одобрение“ на документа, например:

ОДОБРЯВАМ

изпълнителен директор

ЗАО "Болшевски текстил"

Лично подпис И. В. Сергеев

Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.

Когато документ е утвърден с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО или ОДОБРЕНО), наименованието на одобрителния документ в инструментална, неговите дати, номера. Например:

ОДОБРЕНО

По решение на общото събрание

Акционери от 15.08.2000 г. № 14

ОДОБРЕНО

Заповед на председателя

Банков съвет

от 01.02.2000 г. № 82

Печатът за одобрение на документа се намира вдясно горен ъгълдокумент.

(Променено издание, Рев. № 1)

3.16. Резолюцията се изписва върху документа от съответното длъжностно лице и включва имената на изпълнителите, съдържанието на поръчката, срока за изпълнение, подпис и дата, напр.

А. В. Зайцева

P. S. Никитин

Моля, подгответе проект

общо споразумение

с фирма "ХИТЕК" до 21.12.2000г

Личен подпис

Допуска се издаване на решение на отделен лист.

3.17. Заглавието към текста включва резюмедокумент. Заглавието е в съответствие с името на типа документ.

Заглавието може да отговаря на въпроси като:

за какво (за кого)?, например:

Заповед за създаване на атестационна комисия;

какво (кого)?, например:

Длъжностна характеристика на секретар-референта.

В текста на документи, съставени на бланки с формат А5, заглавието може да бъде пропуснато.

3.18. Знакът за контрол е знак за контрол върху изпълнението на документ, който се обозначава с буквата "К", думата или печата "Контрол".

3.19. Текстът на документа е съставен на руски или национален език в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация относно държавните езици. Текстовете на документите се изписват само на руски език при изпращането им:

До федералните държавни органи, държавните органи на съставните образувания на Руската федерация;

На предприятия, организации и техните сдружения, които не са под юрисдикцията на този съставен субект на Руската федерация или се намират на територията на други съставни образувания на Руската федерация.

Текстовете на документите се изготвят под формата на въпросник, таблица, свързан текст или под формата на комбинация от тези структури.

При съставянето на текст под формата на въпросник наименованията на характеристиките на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително име в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице в множествено число в сегашно или минало време („имам“, „притежават“, или „бяха“, „бяха“ и т.н.) .). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на знаците.

Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват на заглавията. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани, а на следващите страници се отпечатват само номерата на тези колони.

Свързаният текст обикновено се състои от две части. В първата част са посочени мотивите, основанията, целите за съставяне на документа, във втората (окончателна) - решения, заключения, искания, предложения, препоръки. Текстът може да съдържа една заключителна част (например заповеди - административна част без изявление; писма, изявления - искане без обяснение; удостоверения, меморандуми - оценка на факти, заключения).

В текста на документ, изготвен въз основа на документи на други организации или публикувани по-рано документи, се посочват техните данни: името на документа, името на организацията - автор на документа, датата на документа, регистрационен номер на документа, заглавието към текста.

Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и др., той трябва да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които се номерират с арабски цифри.

В административни документи (заповеди, инструкции и др.) На организации, работещи на принципа на единоначалие, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът трябва да бъде представен от първо лице единствено число(„Поръчвам“, „Предлагам“, „Питам“).

В административните документи на колегиалните органи текстът се посочва в трето лице единствено число („решава“, „решава“).

В общите административни актове текстът се посочва от първо лице множествено число(„поръчваме“, „решаваме“).

Текстът на протокола се излага в трето лице множествено число ("изслуша", "говори", "реши").

В документи, установяващи правата и задълженията на организациите, техните структурни подразделения (правилници, инструкции), както и съдържащи описание, оценка на факти или заключения (акт, удостоверение), използвайте формата на представяне на текста от трето лице единствено число или множествено число („катедрата изпълнява функции“, „сдружението включва“, „комисията е създала“).

В писмата се използват следните форми на представяне:

От първо лице множествено число („моля, изпратете“, „изпратете за разглеждане“),

От първо лице единствено число („считам за необходимо“, „моля да подчертаете“);

От трето лице единствено число („министерството няма нищо против“, „ВНИИДАД смята за възможно“),

3.20. Знакът за наличието на приложението, посочено в текста, се прави, както следва:

Приложение: за 5л. в 2 екземпляра.

Ако документът има приложение, което не е посочено в текста, посочете неговото име, брой листове и брой копия; ако има няколко приложения, те се номерират, например:

Приложение: 1. Правилник на регионалния кредитен отдел за 5 стр. в 1 екземпляр.

2. Правила за изготвяне и изпълнение на документи на Регионалния кредитен отдел за 7 листа. в 2 екземпляра.

Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.

В приложението към административния документ на първия му лист в горния десен ъгъл се пише „Приложение“, като се посочва наименованието на административния документ, неговата дата и регистрационен номер, например:

Приложение 2

със заповед на директора на института

от 15.06.2000 г. № 319

Ако към документа е приложен друг документ, който също има приложение, знакът за наличие на заявлението се изготвя, както следва:

Допълнение: писмо на Федералния архив от 14.06.2000 г. № 02-4/156 и приложение към него, общо 30 листа.

Ако заявлението не е изпратено на всички адреси, посочени в документа, тогава се прави маркировка за неговото присъствие, както следва:

Приложение: за 3л. в 5 екземпляра. до първи адрес.

Изразът „ПРИЛОЖЕНИЕ №“ е разрешен за отпечатване главни букви, както и да центрирате този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

със заповед на директора на института

15.06.2000 № 19

(Променено издание, Рев. № 1)

3.21. Съставът на реквизита "Подпис" включва: името на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е издаден на формуляра на документа, и съкратено - на документа, издаден на формуляра) ; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия), например:

При издаване на документ по образец официалендлъжността на това лице не е посочена в подписа.

Допуска се в атрибута "Подпис" центрирането на позицията на лицето, подписало документа, спрямо най-дългия ред. Например:

Изпълнителен директор

CJSC "Партньор"Личен подпис N.A. Федоров

Когато документът е подписан от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят един под друг в последователност, съответстваща на заеманата длъжност, например:

Когато документът е подписан от няколко лица с равни позиции, подписите им се поставят на едно и също ниво, например:

Заместник-министър на правосъдието на Руската федерация		Заместник-министър на финансите на Руската федерация
	В. М. Степанов		А. П. Миронов

В изготвените от комисията документи се посочват не длъжностите на лицата, подписали документа, а техните задължения като членове на комисията в съответствие с разпределението, например:

Документът може да бъде подписан от изпълняващ длъжността длъжностно лице с посочване на неговата действителна длъжност и фамилия. В същото време не е разрешено поставянето на предлога „За“, ръкописния надпис „Зам. или наклонена черта преди длъжността.

(Променено издание, Рев. № 1)

3.22. Печатът за одобрение на документа се състои от думата СЪГЛАСОВАНО, длъжността на лицето. с който е съгласуван документът (включително името на организацията), личен подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, например:

ДОГОВОРЕНО

Ректор на Финансовата академия

при правителството на Руската федерация

Личен подпис на А. Г. Грязнов

Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя в следната форма:

ДОГОВОРЕНО

Писмо от руската академия

медицински науки

от 30 октомври 2000 г. № 451-805

ДОГОВОРЕНО

Протокол от заседание

Застрахователен съвет

фирма "Планета"

от 21.06.2000 г. № 10

3.23. Одобрението на документа се издава с виза, включваща подпис и длъжност на лицето, което одобрява документа, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и дата на подписване. Например:

Началник правен отдел

Лично подпис А.С. Орлов

Ако има забележки по документа, визата се издава, както следва:

Прикачени коментари

Началник правен отдел

Лично подпис А.С. Орлов

Забележките се излагат на отделен лист, подписват се и се прилагат към документа.

За документ, чийто оригинал остава в организацията, визите се поставят в долната част на обратната страна на последната страница на оригиналния документ.

За документ, чийто оригинал се изпраща от организацията, визите се поставят в долната част на лицевата страна на копието на документа, който се изпраща.

Възможно е издаване на документ за виза на отделен лист за одобрение.

Допуска се, по преценка на организацията, лист по лист одобрение на документа и неговото приложение.

(Променено издание, Рев. № 1)

3.24. Печатът удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документи, предвидени в нар регламентиудостоверяване правата на лица, които установяват факти, свързани с финансови средства.

Документите се заверяват с печата на организацията.

3.25. При удостоверяване на съответствието на копие от документ с оригинала под реквизита "Подпис" се поставят: заверителният надпис "Верно"; длъжността на лицето, заверило копието; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия); дата на сертифициране, например:

Инспектор отдел "Личен състав" Лично подпис M.V. Колосков

Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.

3.26. Маркировката за изпълнителя включва фамилията (или фамилията, името, отчеството) на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер. Бележка за изпълнителя се поставя на предната или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:

3.27. Знакът за изпълнение на документа и представянето му в делото включва следните данни: позоваване на датата и номера на документа, удостоверяващ неговото изпълнение, или при липса на такъв документ кратка информацияотносно изпълнението; думите "В бизнеса"; номер на делото, в което ще се съхранява документът.

Бележка за изпълнението на документа и представянето му в делото трябва да бъде подписана и датирана от изпълнителя на документа или от ръководителя на структурното звено, в което е изготвен документът.

3.28. Знакът за получаване на документа от организацията съдържа поредния номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часове и минути).

Разрешено е да се отбележи получаването на документа в организацията под формата на печат.

3.29. Идентификаторът на електронното копие на документа е знак (долен колонтитул), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържащ името на файла на машинния носител, датата и други данни за търсене, установени в организацията.

(Променено издание, Рев. № 1)

4. ИЗИСКВАНИЯ ЗА ФОРМУЛИ НА ДОКУМЕНТИ И ОФОРМЛЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИ.

4.1 Документите се изготвят на формуляри.

Установени са два основни формата на формуляри за документи - А4 и А5; разрешено е да се използват формуляри с формати A3 и A6 в съответствие с GOST 9327.

Всеки лист от документа, издаден както на формуляра, така и без него, трябва да има полета най-малко mm:

20 - ляво;

10 - дясно;

15 - отгоре;

20 - дъно.

(Променено издание, Рев. № 1)

4.2. Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла хартия или светла хартия. Формулярите могат да се произвеждат по типографски начин, с помощта на оперативни инструменти за печат или да се възпроизвеждат с помощта на компютърна технология директно по време на производството на конкретен документ. Изключение правят бланки на организации с изображение на държавния герб на Руската федерация или гербове на съставните образувания на Руската федерация, чиято процедура за производство е дадена в раздел 5.

4.3. Формулярите на документи са проектирани в съответствие с Приложение А. Плътните линии показват фиксираните граници на зоните за местоположение на детайлите, пунктираната линия - променливи. Всяка зона се определя от набора от детайли, включени в нея.

4.4. Има два варианта за разположение на детайлите върху формите - ъглово и надлъжно.

4.5. Детайли 01, 02, 03 са разположени над средата на атрибут 06. Детайл 06 може да бъде поставен на нивото на атрибут 03.

Детайли 06, 07, 08, 12, ограничителни, маркировки за детайли 09, 10, 11 в границите на зоните за разположение на детайлите се поставят по един от следните начини:

Центриран (началото и краят на всеки ред на атрибута са еднакво отстранени от границите на зоната за местоположение на атрибута);

Flatov (всеки атрибутен ред започва от лявата граница на зоната за местоположение на атрибута).

4.6. За организация, нейно структурно подразделение, длъжностно лице са установени следните видове формуляри на документи:

Обща форма;

бланка;

Форма на определен вид документ, с изключение на писмо.

Общият формуляр се използва за изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на писма. Формулярите на структурно звено на организация или длъжностно лице се изготвят, ако ръководителят на звеното или длъжностното лице има право да подписва.

4.7. Обща форма в зависимост от учредителни документиорганизация включва детайли 01. 02, 03, 06.

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01, 02. 03, 04, 06, 07 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за горните граници на зоните за местоположението на детайли 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; осемнадесет; 19.

Формулярът на конкретен вид документ, с изключение на писмо, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничителни знаци за границите на зоните, където са детайлите намиращи се 09, 10, 11, 12; 17; осемнадесет.

4.8. На формулярите на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които заедно с руския език като държавен национален език, подробности 06, 07, 12 са отпечатани на два езика: руски и национален, на едно и също ниво на надлъжното форма.

4.9. Разрешено е изготвянето на документи на пишеща машина или с помощта на печатащи устройства на компютърно оборудване.

4.10. При изготвяне на документи на две или повече страници, втората и следващите страници трябва да бъдат номерирани.

Номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа.

4.11. Документите могат да се отпечатват на обратната страна на листа.

5. ИЗИСКВАНИЯ ЗА ПРОИЗВОДСТВОТО, ОТЧИТАНЕТО, ИЗПОЛЗВАНЕТО И СЪХРАНЕНИЕТО НА ФОРМУЛЯРИ С ВЪЗПРОИЗВОДСТВОТО НА ДЪРЖАВНАТА ЕМБЛЕМА НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ, ЕМБЛЕМАТА НА СУБЕКТИТЕ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ.

5.1. Формуляри на документи с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация и гербовете на съставните образувания на Руската федерация (наричани по-долу формуляри за печати) са печатни продукти, които подлежат на счетоводство.

5.2. Щамповани формуляри се изработват само от печатарски и печатарски предприятия, които имат лицензи за съответния вид дейност и сертификати за наличието на технически и технологични възможности за производство на определен вид продукт на подходящо ниво на качество.

5.3. Производството на щамповани формуляри се извършва по поръчка на държавни органи, др правителствени агенциии институции (наричани по-долу - организации), определени от Правилника за държавния герб на Руската федерация, съответните правни актове на съставните образувания на Руската федерация.

5.4 Формулярите за печат в организацията подлежат на счетоводство. На подпечатани формуляри серийните номера се поставят типографски или чрез изброяване и, ако е необходимо, серия от тези номера. Подпечатаните формуляри се записват отделно по видове формуляри в регистрационната и счетоводната форма (карта, дневник), като се използват следните подробности:

при получаване на формуляри:

Дата на квитанцията;

Номер на придружителен документ;

Наименование на организацията - доставчик на подпечатани бланки;

Брой копия;

при издаване на формуляри:

Име на вида печат;

Брой копия;

Серии и номера на щамповани формуляри;

Името на структурното звено на организацията, фамилията и инициалите на длъжностното лице - получател на формуляри за печат;

Разписка за получаване;

Забележка (знак за унищожаване и т.н.).

5.5. Щампованите формуляри се съхраняват в надеждно заключени и запечатани шкафове.

5.6. Унищожаването на формуляри за печати се извършва съгласно акта с маркировка в регистрационния формуляр.

5.7. Контролът върху производството, използването и съхранението на подпечатани формуляри се възлага на организационната единица, която отговаря за деловодството на организацията. Лицата, които лично отговарят за отчитането, използването и съхранението на формулярите, се назначават с разпоредителен акт на ръководителя на организацията.

5.8. Формулярите за регистрация и счетоводство са включени в номенклатурата на делата на организацията.

5.9. Проверката на наличието, използването и съхранението на формуляри за печати се извършва най-малко веднъж годишно от комисия, назначена с административен документ на ръководителя на организацията. На извършените проверки се правят бележки в регистрационните форми след последното записване. В случай на откриване на нарушения при производството, отчитането, съхранението и използването на формуляри за печати, комисията провежда вътрешно разследване, резултатите от което се съставят в акт и се довеждат до вниманието на ръководителя на организацията.

5.10. Възпроизвеждането чрез оперативно отпечатване на организацията на документи на официална бланка, предназначена за разпространение, е разрешено, при условие че всяко копие на документа е заверено с печата на организацията.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(задължителен)

СХЕМА НА РАЗПОЛОЖЕНИЕ НА ДЕТАЙЛИ НА ДОКУМЕНТИ.

Фигура А.1. - Разположението на детайлите и границите на зоните върху формат А4 на ъгловата форма.

Фигура A.2 - Разположението на детайлите и границите на зоните върху формат А4 на надлъжната форма.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справка)

ОБРАЗЦИ НА ФОРМУЛЯРИ НА ДОКУМЕНТИ.

Фигура B. 1 - Образец на общата форма на организацията.

Фигура B.2 - Пример за ъглова бланка на организация.

Фигура B.3 - Образец на надлъжната форма на писмото на организацията.

Фигура B.4 - Образец на надлъжна форма на писмо от структурна единица на организация.

Фигура B.5 - Пример за надлъжна форма на писмо от длъжностно лице.

Фигура B.6 - Примерен формуляр за конкретен тип организационен документ.

Изтегляне на документ

ГОСТ Р 6.30-2003

Единни системи за документация

ЕДИННА СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИЯ

Изисквания към документацията

Москва

Стандартинформ

Предговор

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

Дата на въвеждане 2003-07-01

1 област на използване

Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с единна системаорганизационна и административна документация (USORD), - резолюции, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др. (наричани по-долу документи), включени в OK 011-93 "Всеруски класификатор на управленската документация" (OKUD) (клас 0200000) .

01 - Държавна емблема на Руската федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - код на организацията;

05 - основен държавен регистрационен номер (OGRN) юридическо лице;

11 - дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа;

14 - място на съставяне или публикуване на документа;

15 - адресат;

21 - маркировка за наличието на приложението;

22 - подпис;

23 - печат за одобрение на документа;

24 - визи за одобрение на документи;

25 - печатен отпечатък;

26 - знак за заверка на копие;

27 - маркировка за изпълнителя;

28 - маркировка за изпълнението на документа и изпращането му в делото;

29 - знак за получаване на документа от организацията;

30 - идентификатор на електронното копие на документа.

3 Изисквания за регистрация на данните на документите

3.1 Държавният герб на Руската федерация се поставя върху бланки в съответствие с Федералния конституционен закон „За държавния герб на Руската федерация“ (Сборник на законодателството на Руската федерация, 2000 г., № 52, част I, чл. 5021) .

3.2 Гербът на съставния субект на Руската федерация се поставя върху бланки в съответствие с правните актове на съставните образувания на Руската федерация.

3.3 Емблемата на организацията или търговската марка (марка за обслужване) се поставя върху бланки на организации в съответствие с устава (правилника за организацията).

3.4 Кодът на организацията е посочен в съответствие с Всеруския класификатор на предприятията и организациите (ОКПО).

3.5 Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.

3.6 Идентификационният номер на данъкоплатеца / кодът на причината за регистрация (TIN / KPP) се записва в съответствие с документите, издадени от данъчните власти.

3.7 Кодът на формуляра на документа се поставя съгласно Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD).

3.8 Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, фиксирано в нейните учредителни документи.

Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса на него - пълното име на организацията майка (ако има такава).

Имената на организациите на съставните образувания на Руската федерация, които заедно с държавния език на Руската федерация (руски) Официален езиксубекти на Руската федерация, отпечатани на два езика.

Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на държавния език на Руската федерация.

Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е заложено в учредителните документи на организацията. Съкратеното наименование (в скоби) се поставя под или след пълното наименование.

Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е авторът на документа, и се поставя под името на организацията.

3.9 Справочните данни за организацията включват: пощенски адрес; телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (номера на факс, телекс, банкови сметки, имейл адрес и др.).

3.10 Името на вида документ, съставен или публикуван от организацията, трябва да се определя от устава (правилника за организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000).

3.11 Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземане на решение), за акта - датата на събитието. Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една (една) дата.

Датата на документа се изготвя с арабски цифри в последователност: ден от месеца, месец, година. Денят от месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри.

Допуска се словесно-цифров формат на датата, например 05 юни 2003 г., както и форматиране на датата в последователност: година, месец, ден от месеца, например: 2003.06.05.

3.12 Регистрационният номер на документа се състои от неговия сериен номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекс на делото според номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнители и др.

3.14 Мястото на съставяне или публикуване на документа се посочва, ако е трудно да се определи чрез подробностите „Име на организацията“ и „Справочни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление, включва само общоприети съкращения.

3.15 Адресат могат да бъдат организации, техни структурни звена, длъжностни лица или физически лица. При адресиране на документ до длъжностно лице инициалите се посочват пред фамилията. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Например (по-нататък примерите за имена на организации, техните справочни данни и т.н. са условни):

Допуска се центриране на всеки ред от атрибута "Адрес" спрямо най-дългия ред. Например:

Изискваният „Адрес“ може да включва пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователността, установена от правилата за предоставяне на пощенски услуги.

Когато адресирате писмо до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например:

При адресиране на документ до физическо лице се посочват фамилията и инициалите на получателя, след това пощенският адрес, например:

3.16 Документът се утвърждава от длъжностно лице (длъжностни лица) или специално издаден документ. Когато документът се одобрява от длъжностно лице, печатът за одобрение на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЯВАМ (без кавички), длъжността на лицето, което одобрява документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение, например:

Разрешено е центрирането на елементите спрямо най-дългата линия в атрибута "Печат за одобрение на документа", например:

Когато един документ се одобрява от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно ниво.

Когато документът е одобрен с резолюция, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕНО (ОДОБРЕНО, ОДОБРЕНО или ОДОБРЕНО), името на одобрителния документ в инструменталния падеж, неговата дата, номер. Например:

ОДОБРЕНО

решение на общото събрание

Акционери от 05.04.2003 г. № 14

Допуска се издаване на решение на отделен лист.

3.18 Заглавието към текста включва резюме на документа. Заглавието трябва да съответства на името на типа документ.

Заглавието може да отговаря на въпроси като:

за какво (за кого)?, например:

Заповед за създаване на атестационна комисия;

какво (кого)?, например:

Длъжностна характеристика на водещия експерт.

Разрешено е да не се посочва заглавието на текста на документи, съставени на бланки с формат А5.

3.19 Знакът за контрол върху изпълнението на документа се обозначава с буквата "К", думата или печата "Контрол".

3.20 Текстът на документа се съставя на държавния език на Руската федерация или на държавните езици на съставните образувания на Руската федерация в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация.

Текстовете на документите се изготвят под формата на въпросник, таблица, съгласуван текст или под формата на комбинация от тези структури.

При съставянето на текста под формата на въпросник имената на признаците на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително име в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице множествено число от сегашно или минало време („имам“, „притежават“ или „бяха“, „бяха“ и т.н.). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на знаците.

Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително име в именителен падеж. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват на заглавията. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони трябва да бъдат отпечатани на следващите страници.

Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и т.н., тогава той може да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които се номерират с арабски цифри.

В документи (заповед, инструкция и др.) На организации, работещи на принципа на единоначалието, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът се посочва в първо лице единствено число („Нареждам“, „предлагам“ ", "Моля те").

В документите на колегиалните органи текстът се посочва в трето лице единствено число („решава“, „решава“).

В общите документи текстът се посочва в първо лице множествено число („нареждаме“, „решихме“).

Текстът на протокола се излага в трето лице, множествено число ("изслуша", "говори", "реши", "постанови").

В писмата се използват следните форми на представяне:

От първо лице множествено число („моля, изпратете“, „изпратете за разглеждане“);

От първо лице единствено число („считам за необходимо“, „моля да подчертаете“);

От трето лице единствено число („министерството няма нищо против“, „ВНИИДАД смята за възможно“).

3.21 Забележка за наличието на приложението, посочено в текста на писмото, се прави, както следва:

Приложение: за 5л. в 2 екземпляра.

Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, посочете неговото име, брой листове и брой копия; ако има няколко приложения, те се номерират, например:

Ако приложенията са подвързани, броят на листата не се посочва.

Приложение: писмо на Федералния архив от 05.06.2003 г. № 02-6 / 172 и приложение към него, само 3 листа.

Приложение: за 3л. в 5 екземпляра. само до първи адрес.

В приложението към административния документ (укази, заповеди, заповеди, правила, инструкции, наредби, решения) на първия му лист в горния десен ъгъл се пише „Приложение №“, като се посочва наименованието на административния документ, неговата дата и регистрационен номер, например:

Разрешено е изписването на израза "ПРИЛОЖЕНИЕ №" с главни букви, както и центрирането на този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред, например:

или във формата:

При изготвяне на документ върху бланката на длъжностно лице длъжността на това лице не се посочва в подписа.

При подписване на общ документ първият лист се съставя не на бланка.

3.23 Печатът за одобрение на документа се състои от думата СОГЛАСЕН, длъжността на лицето, с което е съгласуван документът (включително името на организацията), личен подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, например:

Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя, както следва:

3.24 Одобрението на документа се издава с виза за одобрение на документ (наричана по-долу виза), която включва подписа и длъжността на одобрилия документа, декодирането на подписа (инициали, фамилия) и датата на подписване. Например:

Ако има забележки към документа, визата се издава, както следва:

Забележките се излагат на отделен лист, подписват се и се прилагат към документа.

За документ, чийто оригинал е изпратен от организация, визите се поставят в долната част на предната страна на копие на документа, който се изпраща.

Възможно е издаване на документ за виза на отделен лист за одобрение.

Допуска се, по преценка на организацията, лист по лист одобрение на документа и неговото приложение.

3.25 Отпечатъкът от печат удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документи, удостоверяващи правата на лица, фиксиращи факти, свързани с финансови средства, както и върху други документи, осигуряващи проверка на автентичността на подписа.

Документите се заверяват с печата на организацията.

3.26 При удостоверяване на съответствието на копие от документ с оригинала под реквизита „Подпис“ се поставя удостоверителен надпис: „Верно“; длъжността на лицето, заверило копието; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия); дата на сертифициране, например:

Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.

3.27 Бележката за изпълнителя включва инициалите и фамилията на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер. Бележка за изпълнителя се поставя на предната или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:

В.А. Жуков

3.28 Бележката за изпълнение на документа и изпращането му към делото включва следните данни: препратка към датата и номера на документа, доказващ неговото изпълнение, или при липса на такъв документ, кратка информация за изпълнението; думите "В бизнеса"; номер на делото, в което ще се съхранява документът.

Бележка за изпълнението на документа и неговото насочване в случая се подписва и датира от изпълнителя на документа или от ръководителя на структурното звено, в което е съставен документът.

3.29 Знакът за получаване на документа от организацията съдържа следващия сериен номер и датата на получаване на документа (ако е необходимо - часове и минути).

Разрешено е да се отбележи получаването на документа в организацията под формата на печат.

3.30 Идентификаторът на електронното копие на документа е знак (долен колонтитул), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържащ името на файла на машинния носител, датата и други данни за търсене, установени от организацията .

4 Изисквания към формулярите на документи

4.1 Документите се изготвят на формуляри.

Установени са два стандартни формата на формуляри за документи - A4 (210 × 297 mm) и A5 (148 × 210 mm).

Всеки лист от документа, съставен както върху формуляра, така и без него, трябва да има полета от най-малко:

20 мм - ляво;

10 мм - дясно;

20 мм - отгоре;

20 мм - по-ниска.

4.2 Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла хартия или светла хартия.

4.3 Формулярите на документи се съставят в съответствие с Приложение А. Приблизителните граници на зоните за местоположение на детайлите са обозначени с пунктирана линия. Всяка зона се определя от набора от детайли, включени в нея.

4.4 В зависимост от разположението на детайлите се монтират две версии на формите - ъглова (фигура AL) и надлъжна (фигура A.2).

4.5 Атрибут 01 (02 или 03) се поставя над средата на атрибут 08. Атрибут 03 може да бъде поставен на нивото на атрибут 08.

Детайли 08, 09, 10, 14, ограничителни знаци за детайли 11, 12, 13 в границите на зоните за разположение на детайлите се поставят по един от следните начини:

Центриран (началото и краят на всеки ред детайли са еднакво отстранени от границите на областта, където са разположени детайлите);

Флаг (всеки ред детайли започва от лявата граница на областта, където са разположени детайлите).

4.6 За организация, нейно структурно подразделение, длъжностно лице са установени следните видове формуляри на документи:

Обща форма;

бланка;

Форма на определен вид документ.

4.7 Общият формуляр се използва за изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на писмо. Общият формуляр, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва

детайли 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за горните граници на зоните за местоположението на детайли 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Формата на конкретен вид документ, с изключение на писмо, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за границите на областите където се намират подробности 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 За организации на съставни образувания на Руската федерация, които, наред с държавния език на Руската федерация, имат държавния език на съставна единица на Руската федерация, препоръчително е да се използва надлъжна форма; в същото време подробности 08, 09, 14 се отпечатват на два езика: руски (вляво) и национален (вдясно) на едно и също ниво.

4.9 При изготвяне на документи на две или повече страници втората и следващите страници се номерират.

Номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справка)

СХЕМА НА РАЗПОЛОЖЕНИЕ НА ДЕТАЙЛИ НА ДОКУМЕНТИ

Фигура A.1 - Разположение на детайлите и границите на зоните върху формат А4 на ъгловата форма

Фигура A.2 - Местоположение на детайлите и границите на зоните върху формат А4 на надлъжната форма

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справка)

ПРИМЕРНИ ФОРМУЛЯРИ НА ДОКУМЕНТИ

Фигура B.1 - Образец на общата форма на организацията

Фигура B.2 - Примерна бланка на организацията

Фигура B.3 - Пример за надлъжно писмо на организацията

Фигура B.4 - Образец на надлъжен формуляр на писмо от длъжностно лице

Фигура B.5 - Примерен формуляр за конкретен тип организационен документ

Ключови думи:организационни и административни документи, състав на детайлите на документи, документ, формуляр, официална бланка, счетоводство, регистрация, контрол, реквизит