14 правила за компетентно планиране на работното време

Доста често хората, особено бизнесмените, се оплакват от липса на свободно време до минута. Но ако се замислите, самият факт на получаване на такава жалба показва, че те са успели да отделят време за това. Всъщност човек далеч не е постоянно зает, а възприятието му за натовареността и невъзможността да намери дори допълнителна секунда подсказва, че мислите му не са заети с планиране на работното време. И това не е просто набор от красиви думи, а система от знания, която може да бъде полезна както на индивидуално ниво, така и в мащаба на цялото предприятие.

Не е тайна, че ефективността на организацията не на последно място се влияе от възвръщаемостта на ежедневната работа на управленския персонал. Липсата на съвременни техники и методи на работа, отказът от подобряване на индивидуалния стил на работа от страна на ръководителя и неговите подчинени водят до факта, че трудностите при установяване на работата на такъв екип се превръщат в аксиома.

Компонентите, които определят колко е готов мениджърът за успех, са доста прости. Това са неговите умения, способности, професионални знания и, разбира се, лични качества. Въпреки това не бива да се пренебрегва анализът на причинно-следствените фактори, които причиняват проблеми и трудности, както и желанието за тяхното преодоляване и подобряване на качеството на работата. Тук на помощ идва рационалното използване на работното време от мениджъра, с други думи, неговото планиране. В крайна сметка той е предназначен да елиминира дефектите на ежедневния трудов процес.

Ефективността на планирането на работното време се основава на целите на дейностите в зависимост от тяхната продължителност: краткосрочни и дългосрочни. Такава рамка за управление не изисква допълнителни усилия, тъй като всички идентифицирани действия и дейности са получили своите срокове по време на процеса на организиране.

Поставените от лидера цели имат две функции: да определят действията, необходими за тяхното изпълнение и да стимулират тяхното изпълнение. Когато лидерът си постави ясна задача, действията му стават съзнателни при нейното изпълнение. Поставянето на цели е вид движеща сила, която зарежда изпълнителя с енергия чак до самото постигане на резултата.

За да бъде планирането на баланса на работното време възможно най-ефективно, мениджърът трябва да прибегне до тактиката на „периоди на планиране“ (те могат да бъдат различни периоди от време: година, месец, седмица, ден). Особеността е в индивидуалността на всеки такъв диапазон, което предполага създаването на отделни планове, които да отразяват съответния период от време.

По този начин основният положителен фокус на правилното планиране на свободното време е самото печалба от време. Мениджърът ще придобие способността да постига ефективно и ползотворно описаните работни цели, като в същото време отделя възможно най-малко време. При организацията на индивидуалната работа ролята на планирането е трудна за надценяване: в края на краищата тя помага да се подготвите за изпълнението на целите и да структурирате времето, определено за работа.

Методи за планиране на работното време

Принцип на Парето

Уилфред Парето (1848–1923) формулира принципа, че в рамките на определена група обективната важност на определена малка част ще бъде много по-висока от нейната относителна тежест в тази група. Парето в своя модел използва формулата 80/20, която започва да се прилага навсякъде.

От 20% от продадените стоки можете да получите 80% от печалбата.
80% от останалите стоки ще донесат само 20% от печалбата.
20% от грешките причиняват 80% от загубите.
80% от другите грешки причиняват 20% от загубите.

Този принцип не е заобиколен от любителите на планирането на работното време. Ако го проектирате върху работата на мениджър, тогава резултатът ще бъде следният: за да постигнете 80% от резултатите, трябва да отделите само 20% от работното време. Останалото прекарано време носи само 20% от общия резултат.

На езика на трудовия процес това би означавало, че лесната и приятна работа, която изисква минимум усилия, но прилично работно време, не трябва да бъде приоритет. Необходимо е да започнете дейности с максимално отчитане на важността на всяка задача. На първо място при планирането на работата трябва да бъдат жизненоважни въпроси.

За пълното прилагане на принципа на Парето по въпросите на рационалното планиране и проследяване на времето е необходимо да се анализират всички задачи за процента на техния принос към общия резултат, както и да се разпределят по ABC категории.

ABC планиране

В основата на ABC анализа е опитът, който показва, че пропорциите на случаите с по-голяма и по-малка важност често са приблизително еднакви. Буквите A, B и C се използват за класифициране на значимостта на задачите по отношение на постигането на целите в три класа. Този принцип се хареса на много мениджъри.

Можете също да използвате този анализ, за да планирате как използвате работното си време. Основното нещо е да запомните, че трябва да разпределите работното време спрямо важността на задачите, а не тяхната интензивност на труда и тежест в общия план на дейността.

Анализът ABC идва от опит, базиран на три стълба.

Задачите от категория А (най-важните) получават 15% от общите задачи на мениджъра. Въпреки ниската си относителна тежест в планирането, те допринасят с 65% за постигането на целите.
Задачите от категория B (важни) съставляват приблизително 20% от общите задачи, като тяхната важност също се оценява на 20%.
Задачи от категория C (като най-малко важни): им се дават около 65% от общата цифра, но значението им е незначително - само 15% от относителното тегло.

Съответно при планирането на работното време ABC анализът се фокусира върху първоначалното изпълнение на задачи от категория А, тъй като те носят лъвския дял от ефективността на крайната работна дейност. Следват въпроси от група Б, чийто принос към крайния резултат също не бива да се пренебрегва. И накрая, вече можете да решите какво да правите с останалите задачи от категория C: да допринесете за планирането на вашето работно време или да делегирате.

Квадрант 1: Важно и спешно

Сърцето на матрицата на Айзенхауер е точно първият квадрант, тъй като е изпълнен с основната тайна - остава празен. Това ще покаже, че човек има умението да планира ефективно работното време за постигане на целите.

Наличието на случаи, претендиращи за първи квадрант, показва постоянна практическа работа в живота и работата на такъв човек. Следователно човек не е свикнал да разпределя своите дела и задължения, а вместо това отлага всичко, което може, до последния момент. И когато сроковете изтичат, той се захваща за работа.

Разбира се, най-добре е да предотвратите възможни ситуации, ако мислите за всичко предварително. В крайна сметка има добре познат принцип, според който винаги е по-трудно да се премахнат последствията, отколкото да се предвидят всички възможни проблеми. В случай, че такива случаи могат да се извършват от други хора, те трябва да бъдат прехвърлени.

Квадрант 2: Важно и неспешно

При планирането на работното си време Айзенхауер определя задачите от втория квадрант като най-важни задачи. Ако изпълнителят последователно изпълнява задачата, поставена в този квадрант, своевременно, тогава той може да си позволи да отдели толкова време, колкото е необходимо. Той няма да бъде преследван от суетене, бързане и различни негативни последици. Това е много подобно на назначаването на лекар: точно както превантивният очен преглед ще предотврати по-сериозни проблеми със зрението, правилното време за работа по доклада ще избегне спешната обработка през нощта.

Планирането и отчитането на работното време в рамките на втория квадрант се извършват по такъв начин, че да се постигнат личните цели на служителя.

И въпреки че мечът на Дамокъл не виси над работниците под формата на спешност на работата, което ни позволява да се съсредоточим върху качеството на работата, не бива да забравяме, че все още има срокове и те трябва да бъдат наблюдавани, тъй като неизпълнението на задачата от втория квадрант автоматично я прехвърля към първия. И този резултат е изпълнен с последствия за планирането на лично време.

Квадрант 3: Спешно и не важно

Видът на делата, съответстващ на третия квадрант, не ви позволява да се съсредоточите върху по-важни въпроси поради неговата спешност. И такива случаи лесно се бъркат със случаите от първия квадрант. Въпреки това си струва да се направи граница между спешни и важни, тъй като тези понятия не са синоними. Има прост начин да определите това: трябва да се запитате дали тази или онази задача ви доближава до изпълнението на дадена цел. Обикновено случаите от трети квадрант получават отрицателен отговор.

Най-често в този квадрант се поставят битови проблеми: химическо чистене на дрехи в края на сезона, помощ на съседи по спешен въпрос, маловажни срещи и преговори. Има и друг пример - ремонт на компютър, но тук трябва да бъдете изключително внимателни: ако това оборудване е необходимо за работа, тогава ремонтът му ще се превърне в задача от първостепенно значение (тоест първия квадрант) и ако се използва само за забавление, то самото място на този проблем е в третия квадрант.

Делата на този квадрант не само не се вписват в планирането на работното време, но дори отвличат вниманието от основните цели и отнемат ценно време. Най-добре е да ги игнорирате, ако е възможно. Как да определите важността на дадена задача за себе си? Много просто. Трябва да си зададете въпроса: „Какво ще се случи, ако не направя това?“

Квадрант 4: Не е важно и не е спешно

Тази категория включва делата от нашия живот, които нямат нищо общо с работата: социални мрежи, форуми, сърфиране в интернет, компютърни игри, гледане на телевизионни предавания. Да, такова занимание определено е приятно, но не е задължително.

Като цяло тази дейност значително намалява производителността на работния ден, Айзенхауер нарече случаите от тази категория „поглъщащи лично време“.

Вземете например поредица с продължителност 200 часа - по отношение на преизчисляването получавате цяла седмица загубено време, което можеше да се използва с много по-голяма полза.

Ето защо е необходимо да идентифицирате вашите лични ядещи и да се стремите към строг контрол над тях, като планирате не само работно, но и лично време.

В този квадрант има и рутинни неща, които не са толкова приятни за мнозина: например миене на чинии, почистване, готвене. И тук си струва да потърсите компромис с тези хора, с които живеете в една къща, за да планирате равномерно натоварване.

Таблица за планиране на работното време

Ето един прост пример под формата на таблица.

вторник		Подзадача	Коментирайте
	Проверете списъка със задачи
	пътувам до работа
	Телефонни обаждания		Извлечете два номера за контакт от служебния имейл
	Писане на статия	Анализ на материала
	Писане на статия	Превод на допълнителни материали от чужд език и въвеждане на основния текст	Не забравяйте да дадете бележки под линия към източниците и да коригирате тирета на тирето
	Отидете до редактора
	среща

сряда

Този пример ясно демонстрира принципа на изграждане на работни планове. Ако е необходимо, таблиците могат да бъдат с по-голяма дълбочина, с разширено пространство за бележки. Няма значение каква програма ще се използва за изпълнение, да речем, на отделно лице планиране на работното време на ръководителя/специалиста. маса -инструментът е универсален, може да се рисува дори на обикновена хартия. Това, което е наистина важно, е да можете да го адаптирате за себе си, вашите задачи и цели и да определите за какви интервали от време ще се използва: по дни, седмици, месеци.

Как е планирането на фонда на работното време

Първоначалният етап на планиране е да се анализират изходните параметри на системата – наличие на дейност за подобряване на фонда на работното време (ФР) и неговите направления. Следва отговорът на въпросите: кой отговаря за тази дейност (специалисти, служби) и нейното планиране? До каква степен се взема предвид работното време? Наблюдава ли се прекарано време? Разкрити ли са FRV резервите? Вземат ли се мерки за намаляване на загубата на работно време на етап планиране? Какви методи се използват за това?

Следващият етап е анализът на приложението на PDF. В нейните рамки те изследват динамиката на производството на работници (по отношение на времето – почасово, дневно, годишно) и идентифицират факторите, влияещи върху него; анализирайте състоянието на PDF и определяйте неизползвани възможности за намаляване на някои видове отсъствия; изработват данни от наблюдения за функционирането на фонда за работно време и др. Повече подробности за методите за анализ на използването на фонда работно време можете да намерите в учебно-методическата литература.

Информационната база за анализа на PDF са данните от статистически и времеви отчети на работното време; обобщение на първичното счетоводство (листовка за престой, извънреден труд, за премахване на брака); самоснимки и снимки на работно време; данни от анкети и въпросници.

В хода на анализа се използва използването на целия PDF и неговите съставни части - целодневни и вътрешносменени фондове в рамките на различни нива на предприятието (структурни подразделения, предприятието като цяло, професии и групи). изследван. Този подход дава възможност да се открият „тесни места“, на които трябва да се обърне внимание на първо място. Резултатът от анализа е оценка на резервите за подобряване на използването на PDF и съответно повишаване на ефективността на планирането на работното време.

Получените резултати се използват за планиране на полезен фонд от работно време. Това събитие включва изготвяне на планиран балансов бюджет, сравнение на неговите компоненти с нормите на предприятието, както и спестяване на работно време за непродуктивни разходи. Методите за разпределяне на баланса на работното време са получили адекватно покритие в учебните материали и ръководства.

Планирането и анализът на работното време придобиха специфични особености в пазарната икономика. Например задължителният административен отпуск е от полза за предприятието по отношение на неговите разходи. Работата на непълно работно време е загубила статута си на резерв.

Диференцираният подход за постоянни служители на пълен работен ден, временни работници става релевантен при планирането на ECF; на непълно работно време.

За най-ефективната организация и планиране на работното време в предприятието се предприемат специални мерки: социално-икономически, организационно-технически и лечебно-профилактични. Те са отразени в различни организационни и технически планове, планиране за подобряване на условията на труд и др. Включването на външни участници трябва да се обсъди с местните власти и едва след това да се включи в планирането на дейността. Всяко събитие трябва да бъде осигурено с ресурси.

Как правилно да планирате работното си време

Правило 1. Ставайте по едно и също време

Този начален етап от всяко планиране е много дисциплиниран и енергизиращ.

Правило 2. Положително настроение в началото на деня

Работете върху настроението си всяка сутрин, защото то силно влияе върху решаването на задачите за постигане на целите. За да направите това, можете да си зададете три въпроса:

Как „днес“ ще ме доближи до успеха?
Какво трябва да направя, за да направя днес възможно най-много радост?
Какво трябва да направите през този ден, за да поддържате здравето си?

Отговорът на тези въпроси и създаването на положителна мотивация често не надхвърлят две минути. Дайте си ги, преди да започнете стандартната си сутрешна дейност.

Правило 3

Ключът към хармоничното утро е добър нощен сън и добра закуска. Но мнозина ги даряват, извинени от липсата на време. И двете мисии обаче изискват приоритизиране само на етапа на планиране на ежедневието - по същество, просто трябва да разпределите времето си по такъв начин, че да си лягате рано.

Правило 4: Вземете предвид фактори като умората, когато планирате работния си ден

Много хора смятат, че производителността на работата им се колебае като синусоида през целия ден. Това не зависи от ежедневните биоритми – дали сте „чучулига“ или „бухал“. Струва си да разберете, че вашите лични периоди на активност се повишават и да поставите най-важните неща за този ежедневен интервал в планирането на дейността. По-добре е да посветите следобеда на ежедневна рутинна работа, която не е от особено значение.

Правило 5. Правете почивки навреме

Едно от основните правила за планиране на работното време е кратка почивка, тъй като позволява на тялото да се възстанови и да върне вниманието към работата. Не забравяйте да правите кратки почивки в работата, сами задайте продължителността и честотата. Помнете редовността.

Правило 6

Опитайте се да не скачате в работата и да доведете започнатата работа до нейния логичен край. Не се разсейвайте от по-малки неща, защото те крадат работно време. Не забравяйте, че всеки път, когато се връщате към вече започнатата работа, ще трябва да повторите старите действия и това ще повлияе на баланса на планирането на личната дейност.

Правило 7

Стремете се да запълните всички неотчетени пропуски в графика си (чакане на опашка, неинформативна среща) с полезни дейности. Определете за себе си същността му, като си зададете въпроса: „Как мога да запълня тези минути, за да извлека максимална полза?“

Правило 8: Придържайте се към принципа 70/30

Трябва само да регистрирате 70% от работното си време в дневника си. В противен случай, дори и да планирате работния си ден 100%, няма да получите гаранции, че всички задачи ще бъдат изпълнени, дори повече: много действия няма да съвпадат с графика. Целта на планирането на работното време според този принцип е да се спаси нервната система от претоварване, да се предотврати усещането за машина и затварянето в твърда рамка.

Правило 9. Вечерта направете план за утрешния ден

Направете планирането си за утре в края на днешния ден и го направете под формата на писмен списък, за да не пропуснете нищо. По-добре е предварително да установите важността на делата и да ги разпределите в колони. Това ще позволи да се съсредоточи върху необходимите задачи, а по-малко значимите могат да бъдат преместени в случай на форсмажорни обстоятелства.

Правило 10

Неизменно правило за всички. Колкото по-често намирате време за почивка, толкова по-продуктивно ще работите по-късно. През този период можете да подредите нещата на работното място, у дома, да миете чиниите, да четете списание или книга, да се разхождате на чист въздух, да помагате на другите. Ако не можете да го направите спонтанно, планирайте и тези действия.

Правило 11. Бъдете реалисти по отношение на способностите си

Не се претоварвайте с огромно количество работа, вярвайки, че можете да се справите с всякакви планини. Подхождайте трезво към оценката на собствените си сили и вземете по-добре това, с което гарантирано ще се справите за ден / седмица / месец, такова планиране на работното време ще бъде по-ефективно.

Правило 12

Този подход към артикулите на масата и в офиса помага да се спести време в бъдеще. Направете си правило, след като сте използвали нещо, върнете го там, където сте го взели. Задайте конкретни места за различни видове неща - папка за документи, моливник, чекмедже на бюрото или квадратче за отметка.

Правило 13. Водете активен и здравословен начин на живот

Изглежда, защо служителите в офиса се нуждаят от спорт, йога, фитнес, правилно хранене, гимнастика? След това, че здравото тяло и благополучие са най-добре настроени на положителна енергия и готовност за високопродуктивна трудова дейност, особено след нейното качествено планиране.

Правило 14

Най-добрият начин да се самоорганизирате при планирането и изпълнението на професионалните дейности е да изпитате чувство на удовлетвореност и любов към работата си. Предимството му е, че мотивацията не трябва да се вади с клещи, тя идва сама и в големи обеми.

Планиране и организиране на работното време на ръководителя

Съвет 1. Прегледайте плановете за деня

За да направите това, можете да използвате ABC анализа или матрицата на Айзенхауер. Дори десетминутната подготовка за работен ден може да спести до два часа на ден. Използвайте ги добре.

Съвет 2. Формиране на блокове от подобни случаи

Постоянно разсеян човек се нуждае от значително повече време за работа, отколкото фокусиран и ентусиазиран човек. Това се дължи на необходимостта от още едно „напускане“ и „потапяне“, тоест връщане към трудовата дейност. Блокове от същия тип задачи ще ви помогнат да спестите работно време: те са по-лесни за фиксиране на етапа на планиране на дейността.

Съвет 3: Отделете време за себе си на работа

Често посетителите, подчинените или клиентите по телефона отвличат вниманието от преките задължения. Всички те създават силна намеса при изпълнението на наистина важни задачи, нарушават баланса на работното време. В тази връзка е невъзможно да сте на разположение на всички и всеки през целия работен ден – както в офиса, така и по телефона. В процеса на планиране на работното време майсторите на занаята си организират пропуски за себе си, когато никой няма да ги безпокои. Можете също да използвате техните инструменти, например да зададете часовете за приемане на посетители, да използвате телефонен секретар.

Съвет 4: Отделете ограничено време за всяка работна задача

Продължителността на определен вид работа е в пряка зависимост от наличното време. Дори и най-малката задача подлежи на планиране: научете се да давате на задачата точно толкова време, колкото е необходимо, за да я завършите. Например, бизнес преговорите не трябва да се отлагат, трябва да обсъждате всички въпроси, които ви интересуват, колкото е възможно повече, но не повече от час. Това може да стане с помощта на строги времеви рамки и разпоредби. Водете се от едно просто правило: „Времето е пари“, ценете ги и ги пестете.

Съвет 5: Използвайте делегиране

Никой уважаващ времето актьор не трябва да изпълнява всички задачи сам. Този подход вече е описан в принципите и правилата за планиране на работното време: всичко, което може да се делегира на други хора (65% от задачите, които отнемат време и усилия, но не носят значителни резултати), трябва да им се делегира. Това се отнася не само за съдействието на служителите, но и за използването на помощ от агенции, организации, консултантски фирми на трети страни.

Съвет 6. Разбийте големите задачи на компоненти

Хората са склонни да избягват големи или обемни задачи, по всякакъв начин да забавят изпълнението им, защото резултатът им изглежда твърде далеч. Този факт показва слаби умения за лично планиране на времето, но може да бъде заобиколен. Калъфите, които дават най-бързи резултати, се харесват на почти всички. Това е забелязано от Алберт Айнщайн на примера с цепенето на дърва. Същото може да се направи с дългосрочни цели и големи проекти: разбийте ги на малки задачи, планирайте ги и след това методично ги изпълнявайте за определен период от време (например два часа на ден). След, да речем, седмица ще се появят първите резултати - целта на първата част на проекта ще бъде постигната (според планирането), това ще даде сила и мотивация да продължим да работим в тази посока.

Съвет 7. Задайте лични срокове за приоритетни задачи

Когато знаете предварително кои дела ще бъдат приоритетни за текущия месец, те могат да бъдат отбелязани в работния календар и да се вземат предвид при лично планиране заедно със същите преговори/срещи. Така, когато се наложи да направите друго събитие или действие за тази дата, то вече ще бъде „резервирано“, което още веднъж ви напомня за обективната значимост на задачата. Този съвет е от особено значение при планирането на работните дейности.

Съвет 8. Организирайте правилно работното си пространство

На първо място, това се отнася до реда на работния плот. На него трябва да се оставят само онези документи, без които е невъзможно да се изпълнят задачите от категория А. Това действие има психологическа основа: редът на масата помага за ред в мислите, а допълнителните документи отнемат време.

Съвет 9. Опитайте се да не позволявате на другите да ви натоварват с допълнителни отговорности

Често лидерите се интересуват и се занимават с нови неща, разширявайки областите си на компетентност. Излизайки от личен интерес към срещи, на които служител обикновено не присъства, той може да влезе в работни групи или да получи допълнителни задачи, които не са включени в плана му и в резултат на това да се превърне в тежест за основната работа и нейното планиране. Най-добре е да проверите отново всичките си действия за тяхната релевантност в рамките на позицията, като по този начин подобрите уменията си за планиране на времето.

Съвет 10. Преценете колко важни и спешни са нещата, в които изведнъж искат да ви замесят.

Непреодолима сила и други спешни въпроси са често срещано явление за всяка фирма или предприятие, дори ако се стремят да работят в рамките на стриктно планиране. За решаването им се мобилизират всички налични ресурси. Ако сте съгласни да помогнете в тази ситуация, не забравяйте, че това ще отнеме време от текущите важни задачи в графика ви, така че винаги преценявайте дали си струва да пожертвате.

Съвет 11 Не действайте импулсно – вземайте разумни решения

Понякога определени решения се вземат в резултат на импулс, неконтролируем импулс. Но това провокира отклонения в графика и пречи на ефективното планиране на работното време за постигане на целта. Ако почувствате моментно желание да направите нещо (например да се обадите), внимателно помислете и претеглете дали наистина си струва да направите това, което сте планирали.

Съвет 12. Поставете правилно приоритетите си

В голям поток от случаи – конференции, срещи, разговори, текстови съобщения – може да е много трудно да се ориентирате и когато се заемете с всичко наведнъж или го грабнете на части от различни краища, в крайна сметка оставате с много малко време. Тук е полезно да си припомним такъв начин на планиране на времето като матрица от приоритети и да започнем дейности с изпълнение на ясно определени и недвусмислено значими задачи, като постепенно се придвижваме към по-малко важни.

Планиране на работното време на секретаря на ръководителя

Основното задължение и цел на планирането на индивидуалното работно време на секретаря е да облекчи шефа колкото е възможно повече и да му помогне да разпредели времето си. Задачата е да се повиши ефективността на използване на всички възможни часове и минути за трудова дейност. А това означава, че задачите и планирането на дейността на ръководителя и секретаря са взаимозависими.

На първо място, секретарят помага в организационните, подготвителните и управленските видове работа, освобождава пространство за творчество на шефа. За тази цел асистентът трябва да познава ежедневието на по-високото ниво, графика на задачите си за всички възможни периоди - ден / месец / тримесечие. Ефективното планиране на работното време на секретаря зависи от графика на прекия му ръководител, тъй като той подготвя всички срещи, преговори и други въпроси (приемане на посетители, документи), които са в графика на шефа. Ключова роля в планирането играе йерархията на задачите според тяхната стойност и важност.

В допълнение, задълженията на секретаря включват и друга работа, която не зависи от режима на деня на шефа (и се отразява в планирането на трудовата дейност): това е проверка на поща и отговаряне на кореспонденция, управление на документи, контрол файл и др. Уменията за планиране на времето на асистента трябва да са на върха. Отправните точки на неговия график винаги са повтарящи се дейности, например:

подгответе работното място на ръководителя;
подредете собственото си работно място;
обработват всички видове входящи имейли;
преглед на контролния файл;
предоставя на властите обобщение на състоянието на нещата и изяснява графика за текущия ден.

Помислете за прост пример за планиране на работното време във връзка с графика на мениджъра. Програмата за действие на секретаря ще изглежда така. Когато шефът планира среща в 11:00, тогава планът на асистента в 10:30 ще отбележи неговата организация с всички последващи действия: напомняне, фотокопиране на материали, почистване на конферентната зала, сеч. Ако в 14:00 управителят планира преговори извън офиса, тогава графикът на секретаря ще включва точки за извикване на кола и събиране на документи. Също така, списъкът с произведения показва с кого и по кое време трябва да свържете шефа за телефонен разговор, каква документация трябва да бъде коригирана и какво да попълните от нулата и т.н.

Най-добрият вариант е да определите заедно с шефа постоянен интервал от време за ежедневни дейности: подписване на документи, приемане на посетители. Това ще подобри работата и ще помогне за планирането на работното време както на специалиста, така и на неговия асистент. Когато разработвате работен график, трябва също да оставите приличен резерв в случай на внезапни спешни и важни задачи, телефонни обаждания и други спешни случаи.

Секретарят посвещава края на работния ден за изпращане на изходяща кореспонденция, а също така планира събития за утре.

Когато работният ден приключи и мениджърът закъснее в офиса, помощникът може да се прибере вкъщи само ако има подходящо споразумение между тях и той предостави на шефа всички необходими данни.

Преди да напусне помещението, секретарят премахва всички документи, затваря шкафове, сейфове, изключва електронното оборудване (това не се отнася за телефон, модем, факс), подрежда работното място.

График на управителя

Същността на планирането е подготовка за изпълнение на целите и регулиране на работното време. Принципите на планиране на работното време на ръководителя не се различават много от общите принципи на трудовото регулиране. Рационалното използване на вашите времеви ресурси включва разбиране на вашите функции, цели, цели и времеви бюджет.

В процеса на организиране на работното време на специалист се използват широко известни техники за планиране. Мениджърът трябва да се ръководи от следните правила:

60% от дневния работен план се разпределя за планирана работа;
20% от времето - за непредвидени действия;
последните 20% е най-добре да се оставят за спонтанни задачи.

"Плоските" организационни структури се използват в малките предприятия за решаване на сложни проблеми в условия на значителна несигурност. Такива подразделения се характеризират със следните недостатъци: прекомерна натовареност на мениджърите, трудности при контролиране на действията на голям брой хора, както и трудности, свързани с координирането на работата на отделите.

Прекараното време (особено ако не е отбелязано на етапа на планиране) трябва да се записва със задължително указание какво и как е използвано. Това допринася за факта, че след като получи пълна картина на разходите за своето работно време, мениджърът ще може по-ефективно да организира планирането си в бъдеще; с цел разработване на качествен план задачите ще бъдат разделени на краткосрочни, средносрочни и дългосрочни.

Редовността, последователността и последователността трябва да бъдат позиционирани като основни принципи на планирането. Необходимо е да се следва един от важните принципи на планирането на дейността – реалността на целите: да се поемат толкова отговорности, колкото е възможно да се изпълнят.

В основата на рационалното разходване на работното време на мениджъра е неговият дългосрочен план. Това е многогодишна система, като се вземат предвид кои годишни и тримесечни планове се създават. Последните могат да бъдат съгласувани с годишните и да бъдат разделени на месечни. Дневните и седмичните планове напълно отговарят на тях и в същото време най-точно отразяват използването на работното време на мениджъра. Планирането на работните дейности на ниво един ден е важна стъпка в цялостното планиране на работните дейности на мениджъра, подлежи на постоянно наблюдение и корекция в зависимост от ситуацията.