» Как се съставят протоколите от срещата

Как се съставя протоколът от заседанието

Срещите се провеждат в повечето организации независимо от формата на собственост. На тях служителите и мениджърите обменят информация по текущи въпроси, вземат оперативни решения. За да се проведе такова събитие с максимална ефективност, се води протокол от заседанието. Този документ има както информационна, така и административна функция: записва информация за повдигнатите въпроси и взетите решения.

Записването на хода на срещата е отговорност на секретаря на ръководителя на организацията. Тази функция може да се изпълнява от друг служител.

Преди началото на срещата на секретаря се предоставя списък на поканените и ориентировъчен списък с въпроси. Участниците изпращат резюмета. Това помага да се подготви шаблон на документ за ускоряване на работата по съставянето на окончателната версия на протокола. Ако има много участници, тогава е препоръчително да имате регистрационен лист, където ще бъде посочено пълното име. лица, които са се явили. След началото на срещата секретарят ще определи окончателния списък на присъстващите.

Информацията се записва от секретаря на срещата по време на събитието. За да се подобри точността на регистриране, се използват диктофонни записи. Всички думи се записват на цифров носител и след това се възпроизвеждат по време на окончателното изпълнение на документа.

Ако се проведе голяма среща с голям брой участници, тогава 2 секретари водят пункцията. Работата на двама специалисти наведнъж по протокола ще помогне за ускоряване на процеса, ако срещата се забави.

В документа не са отразени отделни забележки, забележки, коментари, обсъждания на въпроси, които не са свързани с темите на срещите. Протоколът фиксира общото значение на докладите, въпросите и предложенията. Решенията и указанията, които ръководителят дава на отделните изпълнители, са точно записани.

Забележка! Докладите и въпросите не е необходимо да се пишат дума по дума.

Ако мениджърът се нуждае от точна информация, той ще изисква доклад, подписан от отговорния служител. На срещите се договаря състоянието на нещата като цяло, така че няма нужда от подробен протокол. В резултат на това протоколът обобщава хода на срещата: обсъжданите теми, повдигнатите въпроси и взетите решения.

В някои случаи лидерите на организацията изискват точно дословно фиксиране на всяка фраза. Това е типично за срещи в съвременните компании, където на подобни събития се решават голям брой оперативни въпроси.

Регистрация

Често можете да намерите препратки към факта, че протоколите трябва да се съхраняват в специални формуляри. Това се случва, когато подобни срещи се провеждат в правителствени ведомства, например в общинските власти.

В обикновените организации рядко се въвеждат специални формуляри за сеч.Изключение правят специалните видове срещи, например работата на съвета на директорите на акционерно дружество.

Протоколът от заседанието трябва да съдържа следната информация:

1. Задължителни данни:

• дата и номер;
• име на компания;
• вид документ, указващ събитието;
• място на срещата.

Освен това всеки лист е номериран, за да можете точно да проследите напредъка на срещата;

1. Списък на присъстващите и техните роли. Необходимо е да се посочи пълното име. и длъжността на специалиста, който води протокола, ръководителя, модератора на срещата и другите участници в срещата. Вместо това може да се използва лист за избирателна активност, където пристигащите работници се подписват;
2. Ако на събитието имаше лица, представляващи други организации, те се посочват с бележка „Поканени“;
3. Основната част на протокола се състои от 3 последователни блока:

• Слушах. Посочено е пълното име. и позицията на говорещия, основната тема на речта, обобщение на детайлите на речта;
• Изнесе реч. Пълното име е фиксирано. и позицията на лицето, което зададе въпроси или коментира същността на речта;
• Решено. Въз основа на резултата от доклада ръководителят дава инструкции или налага решение. Решението се записва подробно от секретаря, тъй като е задължително за служителите. Посочени са сроковете за изпълнение на задачите.

Забележка! Ако се гласува решението, тогава броят на гласовете „за“, „против“ и въздържали се трябва да се запише без посочване на имената.

1. В края на протокола се поставят подписите на секретаря и ръководителя на събранието. Печат не се изисква.

Окончателният вариант на документа се изготвя известно време след срещата. Това може да отнеме няколко часа или няколко дни, в зависимост от количеството информация. След това се предава за подпис на ръководителя, ръководил събитието.

След това протоколът се изпраща на заинтересованите лица или се правят официални извлечения от него с указания за конкретни изпълнители.

Протокол от оперативната среща

Оперативната среща има няколко характеристики:

• Ясна честота на провеждане (например веднъж седмично в определено време);
• Стабилен състав на участниците;
• Почти непроменени теми и въпроси;
• Кратка продължителност.

Тези характеристики оставят своя отпечатък при изготвянето на протокола от оперативната среща. Секретарят предварително знае алгоритъма на работа, въпросите, които ще бъдат обсъдени. Това ви позволява да ускорите работата по окончателния документ, да оформите по-голямата част от него предварително.

Протоколът от срещата се изготвя бързо, така че документът незабавно да бъде предоставен за подпис на ръководителя.

Съхранение

При вземане на решение за съхранение на протоколи, секретарят трябва да проучи вътрешните документи на организацията.

Така протоколът от заседание на съвета на директорите или общо събрание на акционерите на акционерно дружество трябва да се съхранява постоянно. Документите се намират на мястото на постоянния орган на организацията. Тази процедура е установена в решение на Федералната комисия за пазара на ценни книжа № 03-33/пс от 16.07.2003 г., което съдържа норми, уреждащи правилата и сроковете за съхранение на определени документи в акционерните дружества.

Обикновено протоколите от различни заседания се съхраняват 3 или 5 години, след което се архивират и унищожават в съответствие с инструкциите.

Протоколите от срещи не са елемент на излишна бюрокрация. Помага на участниците в срещата да не забравят дневния ред и да изпълнят навреме указанията на ръководителя. Днес има електронни ресурси за бързо изготвяне и разпространение на такива документи. Поради това секретарят може бързо и удобно да представи готовия вариант на протокола на всички заинтересовани страни.

.