Рахунки-фактури за посередницьких операцій: чотири ситуації. Все, що необхідно знати про облік отриманих та виставлених рахунків-фактур.

Докладніше про те, навіщо потрібний рахунок-фактура і продавцям, і покупцям, читайте .

Порядок реєстрації отриманих та виставлених УФ

Журнал обліку

Журнал обліку УФ ведеться виключно організаціями-посередниками, наприклад, експедиторами, агентами, комісіонерами тощо. Журнал у разі дозволяє податкової службі відстежувати оплату ПДВ організаціями, використовують фірми-посередники.

Організації, які зобов'язані сплачувати ПДВ, звільнені від ведення журналу обліку, оскільки він дублює інформацію з книг покупок та продажів.

Докладніше про те, хто здає журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, читайте .

Книга покупок

Книга продажу

Продавець веде книгу продажів, до якої заносяться дані про виписані СФ (детальніше про те, хто виписує рахунок-фактуру, у тому числі з виділеною в ній сумою ПДВ, читайте).
При частковій оплаті рахунок-фактура реєструється на кожну суму, що виплачується покупцем.
Термін зберігання: 5 років.
Документ обов'язково має бути прошнурований, сторінки пронумеровані.
Дані про виставлені УФ вносяться у хронологічному порядку.
УФ, заповнені з порушенням правил оформлення, до реєстрації у книзі не допускаються.

Як фіксується документ - правила та інструкція

Факт надходження

При отриманні

Юридичні особи можуть отримати податкове відрахування щодо «вхідного» ПДВ, тобто за тим податком, який вони виплатили при купівлі товару для реалізації. У такому разі нарахування йде за двома рахунками:

Дебет рахунки 19– Кредит рахунки 60 відбиває ПДВ для придбання основних засобів, проводка виробляється виходячи з вхідний УФ.
Дебет рахунки 68 ПДВ– Кредит рахунка 19 відображає ПДВ до вирахування.

При продажу

По СФ, який виставлений від вас, робляться такі проводки:

Дебет 90 Кредит 68- Нарахування податку від продажів, документ для проведення - вихідний УФ.
Дебет 76 Кредит 68- Нарахування податку з надійшли , Проводка робиться на підставі авансового УФ (докладніше про те, як відображати в книзі покупок і продажів рахунок-фактуру на аванс та іншу «первинку», читайте ).
Дебет 68 Кредит 76– реєстрація ПДВ з авансового платежу при досконалому відвантаженні. Підстава для проведення – вихідний рахунок-фактура (детальніше про те, якщо немає рахунок-фактури, а ПДВ у чеку виділено, то як провести авансовий звіт, читайте в ).
Дебет 91 Кредит 68- Нарахування ПДВ при безоплатній передачі матеріальних цінностей (надання послуг, робіт). Підстава для проведення – вихідний.

Висновок

Ведення обліку вхідних та вихідних СФ в організації має ґрунтуватися на принципі максимального розкриття інформації для податкових органів, яка згодом буде внесена до декларації з ПДВ. При оформленні документації варто дотримуватись чинного законодавства, намагатися дізнаватися про всі зміни у ньому. Це допоможе уникнути проблем із розрахунком розміру та отриманням відрахування від держави.

З 1 квітня 2012 року набула чинності постанова Уряду РФ № 1137 «Про форми та правила заповнення (ведення) документів, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість» від 26.12.2011, прийнята натомість чинної раніше постанови Уряду РФ № 914 від 02.12. 2000.

У програмі «1С:Бухгалтерія 8» (ред 2.0), починаючи з релізу 2.0.31, реалізовано нову систему обліку ПДВ, що підтримує постанову № 1137. Зміни у відображенні ПДВ обов'язково потрібно враховувати під час експлуатації та супроводу 1С на підприємстві. При цьому облік ПДВ за операціями, запровадженими до 01.04.2012, ведеться за старими правилами. Це видно у налаштуванні параметрів обліку програми (відкривається через меню або вкладку «Підприємство»), на закладці «ПДВ:

Реалізовано нові форми книги покупок та книги продажів, журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур згідно з постановою № 1137, а також підтримка кодів видів операцій з ПДВ згідно з Листом ФНП Росії від 03.02.2012 ЕД-4-3/1657@.

Крім того, нова система обліку ПДВ у «1С:Бухгалтерії» стала простішою, частина регламентних документів уже не потрібна. У попередніх версіях програми спрощений облік ПДВ був можливий лише за певних обмежень, а тепер він доступний усім.

Підставою для обліку ПДВ є отримані та видані рахунки-фактури.

Рахунок-фактура отриманий (на вступ)

Приклад:Організацією «Вішера» 30.08.2012 було отримано товари від постачальника ТОВ «Боровик» у сумі 83600 крб. (У т. ч. ПДВ 18%), пред'явлено рахунок-фактура № 67. У той же день від того ж постачальника були отримані матеріали на суму 30 480 руб. (У т. ч. ПДВ 18%), пред'явлено рахунок-фактура № 31.

Рахунок-фактуру отриманий можна відобразити у програмі двома способами.

1) При першому способі необхідно занести документ надходження («Надходження товарів та послуг», «Надходження додаткових витрат» та ін) і провести його. Документ сформує проведення з обліку ПДВ: Дп 19 Кт 60. Потім на підставі проведеного документа надходження потрібно запровадити «Рахунок-фактуру отриманий», можна запровадити його з документа надходження за посиланням «Ввести рахунок-фактуру».

У створеному документі «Рахунок-фактура отриманий» мають бути заповнені реквізити: вид рахунку-фактури (за замовчуванням: «На вступ»), код виду операції (за замовчуванням: «01 – Отримані товари, роботи, послуги»). Крім того, є прапор «Відобразити відрахування ПДВ». Якщо його встановити, то відрахування ПДВ буде відразу відображено у книзі покупок, без додаткової реєстрації регламентним документом, а проведення з відрахування ПДВ буде сформовано під час проведення рахунку-фактури.

Під час проведення «Рахунок-фактура отриманий» формує проводку з відрахування ПДВ: Дп 68.02 Кт 19 (при встановленому прапорі «Відобразити відрахування ПДВ»). Документ зберігається у журналі рахунків-фактур отриманих (меню: «Купівля - Ведення книги покупок»).

2) Інший варіант відображення отриманого рахунки-фактури - реєстрація у самому документі надходження. На закладці «Рахунок-фактура» потрібно поставити прапорець «Попереджений рахунок-фактура» та вказати його реквізити, у тому числі код виду операції, а також при необхідності відзначити «Відобразити відрахування ПДВ» для автоматичного відображення у книзі покупок. Документ надходження при проведенні сформує проведення з обліку ПДВ: Дп 19 Кт 60, та з відрахування ПДВ: Дт 68.02 Кт 19 (при встановленому прапорі «Відобразити відрахування ПДВ»). Рахунок-фактура у вигляді окремого документа не зберігається.

Рахунок-фактура отриманий (на виданий аванс)

Якщо наша організація заплатила постачальнику аванс, постачальник повинен поставити рахунок-фактуру на аванс. У програмі рахунок-фактуру на аванс можна зареєструвати на підставі платіжного документа: видаткового касового ордера або списання з розрахункового рахунку.

Приклад: 28.08.2012 організація «Вішера» перерахувала на банківський рахунок ТОВ «Боровик» аванс у сумі 83 600 руб. (В т.ч. ПДВ 18%) в рахунок майбутнього постачання товарів. Одержувач платежу виставив рахунок-фактуру на аванс.

Введемо документ "Рахунок-фактура отриманий" на підставі банківської виписки "Списання з розрахункового рахунку". У створеному документі за умовчанням встановлено вид рахунку-фактури: «На аванс», код виду операції: «02 – Аванси видані». Тут також є прапор «Відобразити відрахування ПДВ». Під час проведення «Рахунок-фактура отриманий» на аванс формує проводку з відрахування ПДВ (при встановленому прапорі «Відобразити відрахування ПДВ»): Дт 68.02 Кт 76.ВА. Документ зберігається у журналі рахунків-фактур отриманих (меню: «Купівля - Ведення книги покупок»).

Рахунок-фактура виданий (реалізацію)

Приклад: 30.08.2012 організація «Вішера» здійснила відвантаження товарів покупцю ТОВ «Топ-Інвест» на суму 146000 руб. (У т.ч. ПДВ 18%). Покупцеві виставлено рахунок-фактуру.

Необхідно занести до програми документ реалізації та провести його. При цьому буде сформовано проведення з нарахування ПДВ: Дп 68.02 Кт 90.03. Потім на підставі документа реалізації потрібно запровадити «Рахунок-фактуру виданий» (можна запровадити рахунок-фактуру за посиланням із документа реалізації). У створеному документі «Рахунок-фактура виданий» за умовчанням зазначено вид рахунку-фактури: «На реалізацію», код виду операції: «01 – Реалізовані товари, роботи, послуги». Щоб рахунок-фактура потрапив до журналу обліку отриманих та виставлених с/ф, необхідно вказати дату, коли його було виставлено. Потім провести документ. Документ зберігається у журналі рахунків-фактур виданих (меню: «Продаж - Ведення книги продаж»).

Рахунок-фактура виданий (на отриманий аванс)

Приклад: 28.08.2012 на банківський розрахунковий рахунок організації «Вішера» надійшов аванс від ТОВ «Топ-Інвест» у сумі 146 000 руб. (У т. ч. ПДВ 18%) в рахунок майбутнього постачання товарів. Платнику було виставлено рахунок-фактуру на аванс.

Рахунок-фактуру, виданий на аванс, можна зареєструвати в програмі на підставі документів надходження оплати (прибуткового касового ордера або надходження на розрахунковий рахунок).

Окрім того, можлива автоматизована реєстрація всіх рахунків-фактур на видані аванси за певний період. Скористаємося цим варіантом.

Відкриємо форму "Реєстрація рахунків-фактур на аванс" (доступна на вкладці "Банк" або в меню: "Продаж - Ведення книги продажу"), вкажемо період заповнення. На кнопці «Заповнити» таблична частина заповнюється відомостями про отримані аванси. За кнопкою «Виконати» - автоматично створені рахунки-фактури, видані на аванс, про що інформує службове повідомлення. Створені документи можна побачити за кнопкою «Список рахунків-фактур (вид.)»

На кнопці «Список рахунків-фактур (вид.)» відкриємо створений рахунки-фактуру. За замовчуванням встановлено вид рахунку-фактури: «На аванс», код виду операції: «02 - Аванси отримані». Щоб с/ф потрапив до журналу обліку рахунків-фактур, необхідно вказати дату, коли його було виставлено. Рахунок-фактура виданий на аванс формує проведення з нарахування ПДВ з авансу: Дп 76.АВ Кт 68.02.

Основні регламентні документи ПДВ

У попередніх версіях програми необхідно було вводити регламентні документи «Формування записів книги покупок» та «Формування записів книги продажів» (якщо організація вела «звичайний», не спрощений облік ПДВ). Тепер облік ПДВ став простішим.

Документ « Формування записів книги покупок» зараз необхідний для відображення відрахувань ПДВ за надходженням лише в тому випадку, якщо в отриманому рахунку-фактурі (або в документі надходження) не було встановлено прапор «Відобразити відрахування ПДВ». Якщо прапор був встановлений, всі необхідні рухи регістрів та проводки були зроблені рахунком-фактурою (або документом надходження) і рахунок-фактура потрапить до книги покупок. "Формування записів книги покупок" служить також для відображення відрахувань ПДВ з отриманих авансів, за податковим агентом, щодо зменшення вартості реалізації.

Створимо документ (меню: «Операції – Регламентні документи ПДВ» або «Покупки – Ведення книги покупок») та заповнимо за кнопкою «Заповнити – Заповнити документ». У нашому випадку заповнено лише табличну частину «Вирахування ПДВ з отриманих авансів». Під час проведення документ формує проведення з відрахування ПДВ з авансу: Дп 68.02 Кт 76.АВ.

Документ « Формування записів книги продажів» у новій системі обліку ПДВ служить лише для відображення відновлення ПДВ за авансами виданими. Решта руху регістрів і проводки формуються під час проведення рахунків-фактур виданих, які автоматично потрапляють у книгу продажів.

Створимо документ (меню: «Операції – Регламентні документи ПДВ» або «Продажі – Ведення книги продажу») та заповнимо за кнопкою «Заповнити – Заповнити документ». У нашому випадку таблична частина «Відновлення з авансів» заповнена. Під час проведення документ формує проведення з відновлення ПДВ: Дт76.ВАКт68.02.

Документи зберігаються у журналі:

меню: «Операції – Регламентні документи ПДВ»

Також регламентні документи ПДВ можна створювати через «Помічника з обліку ПДВ» (вкладки «Покупка» та «Продаж»)

Книга покупок, книга продажів, журнал обліку рахунків-фактур

Книга покупок, книга продажів, журнал обліку рахунків-фактур реалізовані у програмі у вигляді звітів.

Сформуємо книгу покупок за постановою № 1137, за 3 квартал 2012 року (вкладка «Купівля» або меню: «Купівля – Ведення книги покупок»). У ньому 4 записи, їх 2 - на аванс.

Тепер сформуємо книгу продажів за постановою № 1137, за 3 квартал 2012 року (вкладка «Продаж» або меню: «Продаж-Ведення книги продажів»). У ній 3 записи, їх 2 - на аванс.

Сформуємо журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур за постановою № 1137 (він доступний як через вкладки «Купівля» та «Продаж», так і через меню: «Купівля – Ведення книги покупок» та «Продаж – Ведення книги продажів»). Відбито всі рахунки-фактури, у тому числі на аванс.

Рахунок-фактура, отриманий від постачальника під час закупівлі

Якщо постачальник висунув рахунок-фактуру на товари або послуги, програма дозволяє зареєструвати його безпосередньо з документа «Надходження товарів та послуг». Після того, як цей документ буде заповнений, потрібно натиснути посилання «Зареєструвати рахунок-фактуру», яке знаходиться у нижній частині документа надходження (доступно з усіх вкладок):

Створено документ «Рахунок-фактура отриманий», прив'язаний до документа-підстави – «Надходження товарів та послуг». Код виду операції проставлено автоматично – 01 (Отримання товарів, робіт, послуг), заповнені та інші параметри. Потрібно вказати вручну лише номер, який стоїть у рахунку-фактурі постачальника. Потім потрібно провести та закрити рахунок-фактуру.

Переглянути, чи по всіх документах надходження постачальники пред'явили рахунки-фактури, можна за допомогою спеціального звіту.

Фінансовий результат та контролінг – Звіти щодо фінансового результату – ПДВ – Наявність рахунків-фактур

У звіті відображається наявність рахунку-фактури щодо кожного документа надходження, а також ознака проведення. Зі звіту про подвійне клацання миші можна відкрити документ надходження і, якщо постачальник надав рахунок-фактуру, зареєструвати його.

Рахунок-фактура, виставлений клієнту під час продажу

Оформлення виданих клієнтам рахунків-фактур у 1С також автоматизовано. У заповненому документі продажу - "Реалізація товарів та послуг" або "Акт виконаних робіт" - необхідно натиснути посилання "Оформити рахунок-фактуру" (вона розташована в нижній частині документа). Після цього буде створено та автоматично заповнено «Рахунок-фактура виданий» з кодом виду операції 01 (Реалізація товарів, робіт, послуг…). Його слід провести та закрити.

Оформлення рахунку-фактури на кілька документів-підстав

Якщо потрібно виставити один рахунок-фактуру на кілька документів з продажу, можна скористатися сторінкою «До оформлення». Для цього потрібно відкрити журнал документів з продажу:

Продажі – Документи продажу (всі)

Відкриється журнал рахунків-фактур, вкладка «До оформлення». Щоб оформити рахунки-фактури, потрібно виділити кілька документів (утримуючи Ctrl) та натиснути «Оформити рахунок-фактуру»:

Буде створено рахунок-фактура, прив'язаний до кількох документів-підстав (їх список відкривається за посиланням). Його необхідно провести звичайним способом.

Інформація. При створенні рахунку-фактури вручну можна вказати в ньому кілька документів-підстав. Для цього служить посилання «Додати» у отриманому рахунку-фактурі та «Підбір» у рахунку-фактурі виданому.

Контроль наявності рахунків-фактур під час закриття місяця

Якщо у програмі зареєстровані не всі необхідні рахунки-фактури, при виконанні закриття місяця у формі регламентних операцій відображатиметься посилання «Оформити рахунки фактури та митні документи», з поясненням: «Дані операції потрібно виконати вручну»:

За цим посиланням відкривається Помічник з обліку ПДВ. З нього доступний перехід до звіту щодо наявності отриманих рахунків фактур або на сторінку «До оформлення» виданих рахунків-фактур для оформлення відсутніх документів.

Авансова рахунок-фактура - поширений бухгалтерський документ, який служить для попередньої оплати товарів або послуг, що готуються до постачання, які будуть надані в короткостроковій перспективі.

Авансові рахунки фактури у книзі покупок

Порівняно недавно вітчизняні покупці отримали можливість проводити реєстрацію авансових рахунків-фактур у книзі покупок, отриманих від продавців за фактом перерахованих авансів. Завдяки такій практиці значно спрощується процес пред'явлення до відрахування ПДВ. Продавці, у свою чергу, фіксують виписані документи у книзі продажу. Якщо фіксується відвантаження товару, а також надання послуг або виконання робіт на підставі авансової рахунки-фактури та передоплати, продавці реєструють документ у книзі покупок. За безгрошової форми оплати надходять аналогічним чином. При цьому рахунки-фактури, які надходять на підставі безгрошових авансів, не підлягають реєстрації у книзі покупок.

Авансові рахунки фактури від постачальників

З боку чиновників надійшов дозвіл на використання авансових рахунків-фактур для виконання робіт, надання послуг та постачання товарів, а також передачі прав на майно з метою використання в операціях, що не оподатковуються та оподатковуються ПДВ. Реєстрацію у книзі покупок таких документів потрібно проводити на всю суму, яка вказана у рахунку-фактурі.

Виставлення авансових рахунків фактур

Багатьох цікавить питання, у випадках передбачено виставлення рахунок-фактури на аванс. Підставою для формування документа вважається будь-який факт передоплати за послуги, роботи чи товари, що оподатковуються ПДВ. Але їхнього загального правила існують три винятки:

Аванс перераховують за постачання товарів, які у спеціальний перелік Уряди РФ, як товари тривалого циклу виробництва.
Аванси, які відносяться до категорії експортних відвантажень.
Аванс надходить на користь компанії, яку звільнили з обов'язків платника податків. Визволення отримують компанії, по діяльності яких три місяці поспіль фіксується виторг, що не перевищує 2 млн рублів.

Вирахування за авансовими рахунками фактур

Відрахування ПДВ на підставі виданих авансів є можливим лише у разі одноразового виконання умов, прописаних у ст. 172 п. 9 та ст. 171 НК РФ, а саме:

Авансовий платіж відправляється в рахунок поставок товару, що готуються, передачі прав, надання послуг і виконання робіт, які зараховуються в категорію операцій, що формують базу для нарахування ПДВ. Усі передоплати, що належать до категорії операцій, що не оподатковуються ПДВ, не підлягають реєстрації у книзі покупок, незважаючи на виписані авансові рахунки-фактури. В описаній ситуації відрахування не оформлюватиметься.

Заповнення авансових рахунків фактур

Принцип заповнення документа аналогічний до оформлення стандартного рахунку на відвантаження. Стаття 169 податкового кодексу стосується всіх обов'язкових для внесення реквізитів, докладніше про які йдеться у пункті 5.1. Зокрема обов'язковому заповненню підлягають:

Дата виписки та порядковий номер документа. Останній реквізит проставляється із дотриманням принципу хронології разом із іншими документами, які виписуються за фактом відвантаження.

Податкові номери покупця та продавця.

Дата та номер платіжного документа. У цьому випадку мається на увазі платіжка, яка стала підставою для отримання авансового платежу. При не грошовій формі розрахунку в рядку, що описується, ставиться прочерк.

Код валюти (назва), у якій перераховано авансовий платіж.

Як виставити авансовий рахунок фактуру

У момент фіксації факту оплати від покупця продавець зобов'язаний оформити належним чином і передати контрагенту документ у вигляді авансового рахунку фактури на підставі коштів, що надійшли.

Саме таку норму прописано у третьому пункті 168 статті НК РФ. На підставі проведеного у книзі покупок документа покупець отримує право занести відповідну суму до групи ПДВ, що підлягає відрахуванню. Згадане право надається пунктом 12 статті 171 НК РФ.

Як проводити авансові рахунки фактури

Підлягає проведенню документ підписується головним бухгалтером і керівником підприємства за аналогією коїться з іншими податковими документами. За відсутності керівника чи головбуха підписи ставляться особами, уповноваженими відповідними наказами чи довіреностями.

Наповнення паперової форми дозволяється частково від руки або повністю на комп'ютері. У сучасній бухгалтерії дозволяється використання друкарських та комп'ютерних бланків, на яких можуть проставлятися відповідні дані.

Порада від Порівняння.ру: Останнім часом авансова рахунок-фактура стала важливим документом, що впливає на фінансовий результат у податковому обліку підприємства. З цієї причини бухгалтерам та іншим працівникам фінансових департаментів рекомендується виявляти гранично високу увагу і зосередженість при роботі з рахунками-фактурами, виписаними на аванси, що надійшли.

Рахунок-фактура – спеціальний податковий документ, що засвідчує фактичне відправлення вантажу замовнику, надання послуг та оплату товарів. Зі зміною податкового законодавства змінюється і структура цього документа. Встежити за всіма змінами досить складно. Якщо ви не плануєте вникати в законодавство, але хочете заповнити рахунок-фактуру правильно, скористайтеся одним із наведених нижче онлайн-сервісів.

Більшість сервісів у мережі, які пропонують користувачам заповнити рахунок-фактуру онлайн, мають зрозумілий і доступний інтерфейс навіть для людей, які не знають цього питання. Готовий документ легко зберегти на комп'ютер, надіслати електронною поштою або відразу роздрукувати.

Спосіб 1: Service-Online

Простий сайт Service Online допоможе підприємцям легко заповнити рахунок-фактуру нового зразка. Інформація на ньому постійно оновлюється, це дозволяє отримати у своє розпорядження готовий документ, що повністю відповідає всім вимогам законодавства.

Від користувача потрібно лише заповнити потрібні поля та завантажити файл на комп'ютер або надрукувати його.

Якщо ви зареєстрований користувач, всі заповнені раніше рахунок-фактури зберігаються на сайті безстроково.

Спосіб 2: Виставити рахунок

Ресурс надає користувачам можливість складати документи та заповнювати різноманітні бланки в режимі он-лайн. На відміну від попереднього сервісу, щоб отримати доступ до повного функціоналу, користувачеві необхідно пройти реєстрацію. Оцінити всі переваги сайту можна за допомогою демонстраційного облікового запису.

На сайті є можливість друку відразу кількох заповнених рахунок-фактур. Для цього створюємо бланки та заповнюємо їх. Після клацаємо на "Друк", вибираємо документи, формат підсумкового бланка та, якщо необхідно, додаємо друк та підпис.

На ресурсі можна переглянути приклади заповнення рахунок-фактури, крім того, користувачам доступні для перегляду файли, заповнені іншими користувачами.

Спосіб 3: Tamali

Заповнити та роздрукувати рахунок-фактуру можна на сайті Tamali. На відміну від інших описаних сервісів інформація тут представлена максимально просто. Варто зазначити, що до бланку рахунок-фактури податкові органи висувають суворі вимоги, тому ресурс своєчасно оновлює форму заповнення у відповідність до змін.

Створити документ на сайті зможуть і користувачі, які раніше не працювали із подібними сервісами. Ресурс не містить додаткових функцій, що викликають плутанину.

Розглянуті послуги допомагають підприємцям створити рахунок-фактуру з можливістю редагувати внесені дані. Радимо перед заповненням форми на тому чи іншому сайті обов'язково переконатись у відповідності до бланку всім вимогам Податкового кодексу.