Koliko podrobnosti navede gost?

Pri izdelavi organizacijskih in upravnih dokumentov (odredbe, protokoli, akti itd.) se izvajajo standardna vodstvena dejanja, povezana z usklajevanjem, podpisovanjem, odobritvijo teh dokumentov, ki jih obveščajo zaposlene proti prejemu. Hkrati so na dokumente pritrjeni standardni napisi: podpis, žig odobritve, vize za odobritev in seznanitev. Ločeni napisi se imenujejo podrobnosti dokumenta in vplivajo na njegovo pravno moč, zato zahtevajo pravilno izvedbo v skladu z veljavnimi predpisi. Pomembno je poudariti, da so pravila za izdajo posameznih podatkov skupna za različni tipi organizacijske in administrativne dokumente.

GOST R 6.30-97 določa naslednje sestava detajlov ORD 27:

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - grb subjekta Ruska federacija;

03 - emblem organizacije ali blagovne znamke (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

05 - koda obrazca dokumenta;

06 - ime organizacije;

07 - referenčni podatki o organizaciji;

08 - ime vrste dokumenta;

09 - datum dokumenta;

10 - registrska številka dokumenta;

Žig za odobritev dokumenta;

Odobritev vizumskega dokumenta;

Oznaka overitve kopije;
Označi o izvajalcu;
Opomba o izvedbi listine in njeni usmeritvi v zadevi;

Opomba o prejemu dokumenta s strani organizacije;

Identifikator elektronske kopije dokumenta 28 .

Vsak dokument ima posamezen nabor podrobnosti, ki odražajo njegove značilnosti in namen v procesu upravljanja. Hkrati so posamezni podatki absolutno obvezni za vsak dokument, ne glede na njegovo vrsto in sorto. Odsotnost takih podrobnosti v dokumentu mu odvzame pravno moč. Za obvezno za vse naloge podrobnosti vključujejo: ime organizacije, datum dokumenta, registrsko številko, besedilo, podpis.

Za nekatere vrste dokumentov so potrebne druge podrobnosti. Na primer, za pisma potrebujete: referenčne podatke o organizaciji, naslovniku, opombo o izvajalcu, za naročila pa: ime vrste dokumenta in kraj njegove objave.

Zahtevani rekviziti vključujejo trajno, ki se sploh ne spreminjajo (na primer: ime vrste dokumenta) ali dalj časa (na primer: ime organizacije, referenčni podatki o organizaciji).

Veliko podrobnosti pa ne more biti konstantno in se ves čas spreminjati v celoti ali deloma (na primer: datum dokumenta, naslov besedila, besedilo, opomba o umetniku itd.).

Pri sestavljanju dokumentov so podrobnosti združene v tri glavne dele, na katere je mogoče pogojno razdeliti kateri koli dokument: glavo, vsebino in obliko.

glavo del je začetek dokumenta, ki vsebuje podatke o organizaciji (avtorju dokumenta) in primarne podatke o samem dokumentu (rekviziti 01-16).

okrasitev del - niz podrobnosti, ki potrjujejo verodostojnost dokumenta in zanesljivost informacij, ki jih vsebuje (podrobnosti 21-24). V formatnem delu dokumenta so na dokumentih tudi pomožne pisarniške oznake, ki olajšajo delo z njimi (podrobnosti 25-29).

Glavni del dokumenta je seveda vsebina, t.j. besedilo ali tabela, vprašalnik, ki odraža pomen in namen dokumenta, za katerega je bil sestavljen. Vendar ne smemo zanemariti naslova in predvsem delov oblikovanja, zaradi katerih dokument pridobi pravno veljavo. Priprava katerega koli dokumenta je torej vedno sestavljena iz dveh med seboj povezanih postopkov: priprave besedila (delo na vsebini) in izvedbe dokumenta – dajanje dokumentu pravne moči.

Študija prakse sodobnih organizacij kaže, da se ne more vsak papirni medij, na katerem so zapisane informacije, imenovati dokument. In glavni razlog za to je praviloma odsotnost ali napačna zasnova nekaterih podrobnosti dokumenta. V zvezi s tem bi se moral vsak specialist, ki dela z uradnimi dokumenti, dobro zavedati pravil za oblikovanje vseh napisov, ki jih predvideva GOST R 6.30-97 na organizacijskih in upravnih dokumentih, pa tudi načinov urejanja podrobnosti ORD. in velikosti polj, rezerviranih zanje (glej diagrama 1 in 2).

Shema 1

Vsi dokumenti, predstavljeni v katalogu, niso njihova uradna publikacija in so namenjeni zgolj informativnemu namenu. Elektronske kopije teh dokumentov se lahko razširjajo brez kakršnih koli omejitev. Informacije s te strani lahko objavite na katerem koli drugem mestu.

DRŽAVNI STANDARD RUSKE FEDERACIJE

ENOTNI DOKUMENTACIJSKI SISTEMI

ENOTEN SISTEM ORGANIZACIJSKE IN ADMINISTRATIVNE DOKUMENTACIJE

ZAHTEVE ZA DOKUMENT

GOST R 6.30-97

GOSSTANDART RUSIJE

Moskva

Predgovor

1. RAZVIL Vseruski raziskovalni inštitut za dokumentacijo in arhiviranje (VNIIDAD) Zvezne arhivske službe Rusije.

Zastopa ga Zvezna arhivska služba Rusije.

UVODIL Znanstveno-tehnični oddelek Državnega standarda Rusije.

3. PREDSTAVLJENO PRVIČ.

DRŽAVNI STANDARD RUSKE FEDERACIJE

Datum uvedbe 1998-07-01

1 PODROČJE UPORABE.

Ta standard se uporablja za organizacijske in upravne dokumente, povezane z Enotnim sistemom organizacijske in upravne dokumentacije (USORD) - sklepe, odredbe, odredbe, sklepe, protokole, akte, pisma itd. (v nadaljnjem besedilu dokumenti), ki so vključeni v Vse- Ruski klasifikator dejavnosti upravljanja(OKUD) (razred 0200000) in se uporablja v dejavnostih:

zvezne oblasti državna oblast, javni organi sestavnih delov Ruske federacije, vključno s sestavnimi subjekti Ruske federacije, ki imajo poleg ruskega jezika kot državnega državnega jezika organe lokalne samouprave;

Podjetja, organizacije in njihova združenja, ne glede na obliko lastništva in pravno obliko.

Ta standard določa: sestavo podrobnosti dokumentov; zahteve za registracijo podrobnosti dokumentov; zahteve za obrazce in dokumentacijo; zahteve za izdelavo, računovodstvo, uporabo in shranjevanje obrazcev z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije, emblemov sestavnih subjektov Ruske federacije.

Podrobne postavitve so podane v Dodatku A; vzorci obrazcev dokumentov - v prilogi B.

2. SESTAVITEV PODROBNOSTI DOKUMENTOV.

2.1. Pri pripravi in obdelavi dokumentov se uporabljajo naslednje podrobnosti:

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - emblem subjekta Ruske federacije;

03 - emblem organizacije ali blagovne znamke (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

05 - koda obrazca dokumenta;

06 - ime organizacije;

07 - referenčni podatki o organizaciji;

08 - ime vrste dokumenta;

09 - datum dokumenta;

10 - registrska številka dokumenta;

12 - kraj sestavljanja ali objave dokumenta;

13 - žig omejitve dostopa do dokumenta;

14- naslovnik;

15 - žig za odobritev dokumenta;

16 - resolucija;

17 - naslov besedila;

18 - kontrolna oznaka;

19 - besedilo dokumenta;

20 - oznaka o prisotnosti vloge;

21 - podpis;

22 - žig za odobritev dokumenta;

23 - vizumi za odobritev dokumentov;

24 - tisk;

25 - oznaka o overitvi kopije;

26 - oznaka o izvajalcu;

27 - zaznamek o izvedbi listine in njeni usmeritvi v zadevi;

28 - oznaka o prejemu dokumenta s strani organizacije;

29 - identifikator elektronske kopije dokumenta.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

2.2. Izključeno, Spremeni. št. 1

2.3. Izključeno, Spremeni. št. 1

3. ZAHTEVE ZA REGISTRACIJO PODROBNOSTI DOKUMENTOV.

3.1. Državni grb Ruske federacije je nameščen na obrazcih dokumentov v skladu s predpisi o državnem grbu Ruske federacije.

3.2. Grb subjekta Ruske federacije bo postavljen na obrazce dokumentov v skladu z pravni akti subjekti Ruske federacije.

3.3. Emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka) bo nameščen na pisemskih glavah organizacij v skladu z statutom (predpisom o organizaciji).

Emblem se ne reproducira na pisemski glavi, če vsebuje državni grb Ruske federacije ali grb subjekta Ruske federacije.

3.4. Organizacijska koda je zapisana v skladu z Vse ruski klasifikator podjetja in organizacije (OKPO).

3.5. Koda obrazca dokumenta je pritrjena v skladu z vseruskim klasifikatorjem poslovodne dokumentacije (OKUD).

3.6. Ime organizacije, ki je avtor dokumenta, mora ustrezati imenu, določenemu v njenih ustanovnih dokumentih.

Nad imenom organizacije navedite skrajšano, v odsotnosti pa polno ime matične organizacije.

Imena organizacij sestavnih delov Ruske federacije, ki so poleg ruskega jezika kot državnega jezika natisnjena v dveh jezikih - ruskem in nacionalnem.

Skrajšano ime organizacije je navedeno v primerih, ko je zapisano v ustanovnih dokumentih organizacije. Pod polnim imenom je skrajšano ime (v oklepaju).

Ime vklopljeno tuj jezik reproducira se v primerih, ko je zapisana v listini (predpisih o organizaciji). Pod imenom v ruščini je ime v tujem jeziku.

Ime podružnice, teritorialnega urada, predstavništva, strukturnega oddelka organizacije je navedeno, če je avtor dokumenta, in je postavljeno pod imenom organizacije.

3.7. Referenčni podatki o organizaciji vključujejo: poštni naslov; telefonske številke in druge informacije po presoji organizacije (številke faksa, številke teleksa, bančni računi, naslov E-naslov in itd.).

3.8. Ime vrste dokumenta, ki ga sestavi ali objavi organizacija, je urejeno z listino (predpisi o organizaciji) in mora ustrezati vrstam dokumentov, ki jih določata USORD in OKUD (razred 0200000).

Črka ne označuje imena vrste dokumenta.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.9. Datum dokumenta je datum njegovega podpisa ali odobritve, za protokol - datum sestanka (odločanja), za akt - datum dogodka. Če je avtorjev dokumenta več organizacij, je datum dokumenta zadnji datum podpisa.

Datum dokumenta je sestavljen z arabskimi številkami v naslednjem zaporedju: dan v mesecu, mesec, leto. Dan v mesecu in mesec sta zapisana kot dva para arabskih številk, ločenih s piko; leto - štiri arabske številke. Na primer, datum 5. januar 2000 je treba vnesti kot 01/05/2000.

Dovoljen je besedno-številčni način registracije datuma, na primer: 5. januar 2000, pa tudi registracija datuma v naslednjem zaporedju: leto, mesec, dan v mesecu, na primer: 2000.01.05.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.10. Registrska številka dokumenta je sestavljena iz njegove serijske številke, ki se lahko po presoji organizacije dopolni z indeksom primerov glede na nomenklaturo primerov, podatki o dopisniku, izvajalcih itd.

Registrska številka dokumenta, ki ga skupaj sestavita dve ali več organizacij, je sestavljena iz registrskih številk dokumenta vsake od teh organizacij, ločenih s poševnico v vrstnem redu, v katerem so avtorji navedeni v dokumentu.

3.12. Kraj sestave ali objave dokumenta je naveden, če ga je težko določiti s podrobnostmi »Ime organizacije« in »Referenčni podatki o organizaciji«. Kraj sestavljanja ali objave je naveden ob upoštevanju sprejete upravno-teritorialne delitve in vključuje le splošno sprejete okrajšave.

3.13. Žig omejitve dostopa do dokumenta (tajno, zaupno ipd.) je odtisnjen brez narekovajev na prvem listu dokumenta in ga je mogoče dopolniti s podatki, ki jih določa zakonodaja o informacijah, ki veljajo za državno skrivnost in zaupnih podatkih. .

3.14. Naslovnik so lahko organizacije, njihove strukturne enote, uradniki ali posamezniki. Ob naslovu dokumenta na uradno oz posamezniku začetnice so pred priimkom. Ime organizacije in njene strukturne enote je navedeno v imenskem primeru. Na primer (v nadaljevanju v besedilu standarda in v Dodatku B so primeri imen organizacij, njihovi referenčni podatki itd. pogojni):

Ministrstvo za pravosodje Rusije

Oddelek za sistematizacijo

legalizacija

Položaj osebe, na katero je dokument naslovljen, je naveden v dativu, na primer:

CJSC "Bolshevsky Textile"

Računovodstvo

Višji ekonomist

A.S. Nikolajev

predsednik CJSC

"Tovarna porcelana Lomonosov"

V IN. Petrov

Če je dokument poslan več homogenim organizacijam ali več strukturnim oddelkom ene organizacije, jih je treba navesti na posplošen način, na primer:

Okrožne uprave

Moskovska regija

Sestava zahtevanega "naslova" lahko po potrebi vključuje poštni naslov. Elementi poštnega naslova so navedeni v zaporedju, določene s pravili zagotavljanje poštnih storitev.

Vsako vrstico atributa "Naslov" je dovoljeno centrirati glede na najdaljšo vrstico. Na primer:

Predsednik vrtnarske zveze

"Mozhaisk je dal"

V.A. Bunejev

Dokument ne sme vsebovati več kot štirih prejemnikov. Beseda "Kopija" pred drugim, tretjim, četrtim naslovnikom ni navedena. Pri več prejemniki sestavljajo distribucijski seznam dokumenta.

Če je pismo naslovljeno na organizacijo, navedite njeno ime, nato poštni naslov, na primer;

Vseruske znanstvene raziskave

Tel Inštitut za zapise

in arhiviranje

101000, Moskva, Center,

Milyutinsky voz, 7a

Ko naslovite dokument na posameznika, navedite poštni naslov, nato priimek in začetnice prejemnika, na primer:

301264, regija Tula,

Kireevsky okrožje, Lipki,

st. Sadovaya, d. 5, apt. 12

I. P. Kalinin

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.15. Dokument potrdi uradna oseba (uradne osebe) ali posebej izdana listina. Pri odobritvi dokumenta s strani uradne osebe mora žig dokumenta vsebovati besedo ODOBRAM (brez narekovajev), naziv osebe, ki dokument odobri, njegov podpis, začetnice, priimek in datum odobritve, npr.

ODOBRITE

direktor

CJSC "Bolshevsky Textile"

Osebni podpis I. V. Sergeev

Elemente je dovoljeno centrirati glede na najdaljšo vrstico v atributu "Odobritveni žig" dokumenta, na primer:

ODOBRITE

direktor

CJSC "Bolshevsky Textile"

Osebni podpis I. V. Sergeev

Ko dokument odobri več uradnikov, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni.

Ko je dokument potrjen s sklepom, sklepom, odredbo, protokolom, je žig odobritve sestavljen iz besede ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ali ODOBRENO), imena potrditvenega dokumenta v instrumentalni, njegove datume, številke. Na primer:

ODOBREN

Po sklepu skupščine

Delničarji z dne 15.08.2000 št.14

ODOBREN

Odredba predsednika

bančni odbor

z dne 01.02.2000 št.82

Odobritveni žig dokumenta se nahaja na desni strani zgornji kot dokument.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.16. Sklep na dokument napiše pristojna uradna oseba in vsebuje imena izvajalcev, vsebino naročila, rok za izvedbo, podpis in datum, na primer:

A. V. Zaitseva

P. S. Nikitin

Prosimo, da pripravite projekt

splošni dogovor

s podjetjem "HITEK" do 21.12.2000

Osebni podpis

Dovoljeno je izdati sklep na posebnem listu.

3.17. Naslov besedila vključuje povzetek dokument. Naslov je skladen z imenom vrste dokumenta.

Naslov lahko odgovori na vprašanja, kot so:

o čem (o kom)?, na primer:

Odredba o ustanovitvi atestacijske komisije;

kaj (koga)?, na primer:

Opis delovnega mesta tajnika-referenta.

Pri besedilu dokumentov, sestavljenih na pisemskih glavah formata A5, se naslov lahko izpusti.

3.18. Oznaka nadzora je oznaka nadzora nad izvedbo dokumenta, ki je označena s črko "K", besedo ali žigom "Kontrola".

3.19. Besedilo dokumenta je sestavljeno v ruskem ali nacionalnem jeziku v skladu z zakonodajo Ruske federacije in sestavnih enot Ruske federacije o državnih jezikih. Besedila dokumentov so ob pošiljanju napisana samo v ruščini:

Zveznim državnim organom, državnim organom sestavnih delov Ruske federacije;

Za podjetja, organizacije in njihova združenja, ki niso v pristojnosti tega sestavnega subjekta Ruske federacije ali se nahajajo na ozemlju drugih sestavnih subjektov Ruske federacije.

Besedila dokumentov so sestavljena v obliki vprašalnika, tabele, povezanega besedila ali v obliki kombinacije teh struktur.

Pri sestavljanju besedila v obliki vprašalnika je treba imena značilnosti označenega predmeta izraziti s samostalnikom v imenskem primeru ali besedno zvezo z glagolom druge osebe množine v sedanjem ali preteklem času (»imati«, "lastni" ali "bili", "bili" itd.) .). Ustno izražene lastnosti morajo biti skladne z imeni znakov.

Stolpci in vrstice tabele morajo imeti naslove, izražene s samostalnikom v imenskem primeru. Podnaslovi stolpcev in vrstic morajo biti skladni z naslovi. Če je tabela natisnjena na več kot eni strani, morajo biti stolpci tabele oštevilčeni, na naslednjih straneh pa so natisnjene samo številke teh stolpcev.

Povezano besedilo je običajno sestavljeno iz dveh delov. V prvem delu so navedeni razlogi, razlogi, cilji za sestavo dokumenta, v drugem (končnem) - odločitve, sklepi, zahteve, predlogi, priporočila. Besedilo lahko vsebuje en zaključni del (npr. odredbe - upravni del brez izjave; pisma, izjave - prošnja brez pojasnila; potrdila, memorandumi - ocena dejstev, sklepi).

V besedilu dokumenta, pripravljenega na podlagi dokumentov drugih organizacij ali predhodno objavljenih dokumentov, so navedeni njihovi podatki: ime dokumenta, naziv organizacije - avtor dokumenta, datum dokumenta, registrska številka dokumenta, naslov besedila.

Če besedilo vsebuje več sklepov, sklepov ipd., ga je treba razdeliti na dele, pododdelke, odstavke, ki so oštevilčeni z arabskimi številkami.

V upravnih dokumentih (odredbah, navodilih itd.) organizacij, ki delujejo po načelih enotnosti poveljevanja, ter dokumentih, naslovljenih na vodstvo organizacije, je treba besedilo predstaviti v prvi osebi. ednina(»naročim«, »ponujam«, »vprašam«).

V upravnih aktih kolegijev je besedilo navedeno v tretji osebi ednine (»odloči«, »odloči«).

V skupnih upravnih dokumentih je besedilo navedeno v prvi osebi množina(»naročimo«, »odločeno«).

Besedilo protokola je navedeno v tretji osebi množine (»poslušal«, »govoril«, »odločil«).

V dokumentih, ki določajo pravice in obveznosti organizacij, njihovih strukturnih oddelkov (predpisov, navodil), pa tudi, ki vsebujejo opis, oceno dejstev ali sklepov (akt, potrdilo), uporabite obliko predstavitve besedila iz tretje osebe ednine ali množina (»oddelek opravlja funkcije« , »zveza vključuje«, »komisija je ustanovljena«).

V pismih se uporabljajo naslednje oblike predstavitve:

Iz prve osebe množine ("pošlji", "pošlji v obravnavo"),

Iz prve osebe ednine (»Mislim, da je potrebno«, »Prosim vas, da poudarite«);

Iz tretje osebe ednine (»ministrstvo ne moti«, »VNIIDAD meni, da je mogoče«),

3.20. Oznaka o prisotnosti aplikacije, imenovane v besedilu, je narejena na naslednji način:

Uporaba: za 5 litrov. v 2 izvodih.

Če ima dokument aplikacijo, ki v besedilu ni navedena, navedite njeno ime, število listov in število izvodov; če je aplikacij več, so oštevilčene, na primer:

Priloga: 1. Pravilnik o deželnem kreditnem oddelku za 5 str. v 1 izvodu.

2. Pravilnik za pripravo in izvedbo dokumentov Območnega kreditnega oddelka za 7 listov. v 2 izvodih.

Če so prijave vezane, potem število listov ni navedeno.

V prilogi k upravnemu dokumentu na njegovem prvem listu v zgornjem desnem kotu napišejo »Priloga« z navedbo imena upravnega dokumenta, njegovega datuma in registrske številke, na primer:

Priloga 2

po odredbi direktorja zavoda

z dne 15.06.2000 št.319

Če je dokumentu priložena druga listina, ki ima tudi prilogo, se oznaka o prisotnosti vloge sestavi takole:

Dodatek: dopis Zveznega arhiva z dne 14. 6. 2000 št. 02-4/156 in priloga k njemu, skupaj 30 listov.

Če vloga ni poslana na vse naslove, navedene v dokumentu, se oznaka o njeni prisotnosti naredi na naslednji način:

Uporaba: za 3 litre. v 5 izvodih. na prvi naslov.

Izraz "PENDIKS št." je dovoljen za tiskanje Velike črke, pa tudi ta izraz, ime dokumenta, njegov datum in registracijsko številko na sredino glede na najdaljšo vrstico, na primer:

PRILOGA št. 2

po odredbi direktorja zavoda

15.06.2000 № 19

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.21. Sestava zahtevanega "Podpisa" vključuje: ime položaja osebe, ki je podpisala dokument (polno, če dokument ni izdan na obrazcu dokumenta, in skrajšano - na dokumentu, izdan na obrazcu) ; osebni podpis; dekodiranje podpisa (inicialke, priimek), na primer:

Pri izdaji dokumenta na obrazcu uradno položaj te osebe ni naveden v podpisu.

V atributu "Podpis" je dovoljeno centrirati položaj osebe, ki je podpisala dokument, glede na najdaljšo vrstico. Na primer:

izvršni direktor

CJSC "Partner" Osebni podpis N.A. Fedorov

Ko dokument podpiše več uradnikov, se njihovi podpisi postavijo drug pod drugega v zaporedju, ki ustreza položaju, na primer:

Ko dokument podpiše več oseb z enakim položajem, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni, na primer:

Namestnik ministra za pravosodje Ruske federacije		namestnik ministra za finance Ruske federacije
	V. M. Stepanov		A. P. Mironov

Dokumenti, ki jih sestavi komisija, ne navajajo položajev oseb, ki podpisujejo dokument, temveč njihove dolžnosti kot članov komisije v skladu z razdelitvijo, na primer:

Dokument lahko podpiše vršilec dolžnosti z navedbo dejanskega položaja in priimka. Hkrati ni dovoljeno postaviti predloga "Za", ročno napisanega napisa "Poslanec". ali poševnica pred naslovom delovnega mesta.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.22. Žig odobritve dokumenta je sestavljen iz besede DOGOVOREN, položaja osebe. s katerim je dokument dogovorjen (vključno z imenom organizacije), osebnim podpisom, dešifriranjem podpisa (inicialke, priimek) in datumom odobritve, na primer:

DOGOVOREN

rektor Finančne akademije

pod vlado Ruske federacije

Osebni podpis A. G. Gryaznova

Če se odobritev izvede s pismom, protokolom ipd., se homologacijski žig sestavi v naslednji obliki:

DOGOVOREN

Pismo Ruske akademije

medicinske vede

z dne 30. oktobra 2000 št. 451-805

DOGOVOREN

Protokol sestanka

Zavarovalni odbor

podjetje "Planet"

z dne 21.6.2000 št.10

3.23. Potrditev dokumenta se izda z vizumom, vključno s podpisom in položajem osebe, ki dokument odobri, dešifriranjem podpisa (inicialke, priimek) in datumom podpisa. Na primer:

Vodja pravne službe

Osebni podpis A.S. Orlov

Če so na dokumentu pripombe, se vizum izda na naslednji način:

Priloženi komentarji

Vodja pravne službe

Osebni podpis A.S. Orlov

Pripombe so navedene na posebnem listu, podpisane in priložene dokumentu.

Za dokument, katerega izvirnik ostane pri organizaciji, so vize pritrjene na dnu hrbtne strani zadnje strani izvirnega dokumenta.

Za dokument, katerega izvirnik pošlje organizacija, so vize pritrjene na dno sprednje strani kopije poslanega dokumenta.

Vizumski dokument je mogoče izdati na ločenem listu za odobritev.

Po presoji organizacije je dovoljeno odobritev dokumenta in njegove uporabe po listih.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

3.24. Pečat potrjuje verodostojnost podpisa uradne osebe na dokumentih, ki jih določa posebna predpisi potrjuje pravice oseb, ki ugotavljajo dejstva v zvezi s finančnimi sredstvi.

Dokumenti so potrjeni s pečatom organizacije.

3.25. Pri potrditvi skladnosti kopije dokumenta z izvirnikom se pod zahtevanim "Podpisom" izpiše: potrdilni napis "Pravilno"; položaj osebe, ki je overila kopijo; osebni podpis; dekodiranje podpisa (inicialke, priimek); datum potrdila, na primer:

Inšpektor kadrovske službe Osebni podpis M.V. Koloskov

Dovoljeno je overiti kopijo dokumenta s pečatom, ki ga določi po presoji organizacije.

3.26. Oznaka o izvršitelju vsebuje priimek (ali priimek, ime, patronim) izvršitelja listine in njegovo telefonsko številko. Opomba o izvajalcu je postavljena na sprednji ali zadnji strani zadnjega lista dokumenta v spodnjem levem kotu, na primer:

3.27. Oznaka o izvršitvi listine in o njeni predložitvi v zadevo vključuje naslednje podatke: navedbo datuma in številke listine, ki dokazuje njeno izvršitev, ali če take listine ni. kratke informacije o uspešnosti; besede "v poslovanju"; številka zadeve, v kateri se bo dokument hranil.

Zapis o izvršitvi listine in o njeni vložitvi v zadevo mora podpisati in datirati izvajalec listine oziroma vodja strukturne enote, v kateri je bila listina sestavljena.

3.28. Oznaka o prejemu dokumenta s strani organizacije vsebuje serijsko številko in datum prejema dokumenta (če je potrebno - ure in minute).

Dovoljeno je označiti prejem dokumenta v organizaciji v obliki žiga.

3.29. Identifikator elektronske kopije dokumenta je oznaka (noga), ki je nameščena v spodnjem levem kotu vsake strani dokumenta in vsebuje ime datoteke na strojnem mediju, datum in druge iskalne podatke, vzpostavljene v organizaciji.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

4. ZAHTEVE ZA OBLIKE DOKUMENTOV IN OBLIKOVANJE DOKUMENTOV.

4.1 Dokumenti se izdelujejo na obrazcih.

Vzpostavljena sta dva glavna formata obrazcev dokumentov - A4 in A5; dovoljena je uporaba obrazcev formatov A3 in A6 v skladu z GOST 9327.

Vsak list dokumenta, izdan tako na obrazcu kot brez njega, mora imeti robove najmanj, mm:

20 - levo;

10 - desno;

15 - vrh;

20 - dno.

(Spremenjena izdaja, Rev. št. 1)

4.2. Obrazci dokumentov naj bodo izdelani na belem ali svetlem papirju. Dovoljena je izdelava obrazcev na tipografski način, z uporabo operativnih tiskarskih orodij, ali reproduciranje z računalniško tehnologijo neposredno med izdelavo določenega dokumenta. Izjema so pisemske glave organizacij s podobo državnega grba Ruske federacije ali grbov sestavnih enot Ruske federacije, katerih postopek izdelave je naveden v oddelku 5.

4.3. Obrazci dokumentov so oblikovani v skladu z Dodatkom A. Polne črte označujejo fiksne meje con za lokacijo podrobnosti, pikčasta črta - spremenljivke. Vsako območje je določeno z naborom podrobnosti, ki so vključene v to.

4.4. Obstajata dve možnosti za lokacijo podrobnosti na obrazcih - kotna in vzdolžna.

4.5. Podrobnosti 01, 02, 03 se nahajajo nad sredino atributa 06. Podrobnosti 06 lahko postavite na nivo atributa 03.

Detajli 06, 07, 08, 12, omejevalni, oznake za podrobnosti 09, 10, 11 v mejah območij za lokacijo detajlov se postavljajo na enega od naslednjih načinov:

Centrirano (začetek in konec vsake atributne vrstice sta enako odstranjena z meja območja lokacije atributa);

Flatov (vsaka atributna vrstica se začne od leve meje območja lokacije atributa).

4.6. Za organizacijo, njeno strukturno pododdelek, uradnika, se vzpostavijo naslednje vrste dokumentov:

Splošna oblika;

pisemska glava;

Obrazec določene vrste dokumenta, razen pisma.

Splošna oblika se uporablja za izdelavo vseh vrst dokumentov, razen pisem. Obrazci strukturne enote organizacije ali uradnika so oblikovani, če ima vodja enote ali uradnik pravico do podpisa.

4.7. Splošna oblika, odvisno od ustanovne dokumente organizacija vključuje podrobnosti 01. 02, 03, 06.

Oblika pisma, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje podrobnosti 01, 02. 03, 04, 06, 07 in po potrebi omejevalne oznake za zgornje meje con za lokacijo podrobnosti 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; osemnajst; devetnajst.

Obrazec določene vrste dokumenta, razen pisma, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje podrobnosti 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, omejevalne oznake za meje območij, kjer so podrobnosti nahajajo se 09, 10, 11, 12; 17; osemnajst.

4.8. O obrazcih organizacij sestavnih delov Ruske federacije, ki so poleg ruskega jezika kot državnega nacionalnega jezika podrobnosti 06, 07, 12 natisnjene v dveh jezikih: ruskem in nacionalnem, na isti ravni vzdolžne oblika.

4.9. Dovoljena je izdelava dokumentov na pisalnem stroju ali s pomočjo tiskalnih naprav računalniške opreme.

4.10. Pri pripravi dokumentov na dveh ali več straneh je treba drugo in naslednje strani oštevilčiti.

Številke strani so postavljene na sredino zgornjega roba lista.

4.11. Dokumente lahko natisnete na hrbtno stran lista.

5. ZAHTEVE ZA IZDELAVO, RAČUNOVODSTVO, UPORABO IN SHRANJEVANJE OBRAZCEV Z REPRODUKCIJO DRŽAVNEGA GRBA RUJSKE FEDERACIJE, GRBA SUBJEKTOV RUSKE FEDERACIJE.

5.1. Obrazci dokumentov z reprodukcijo državnega grba Ruske federacije in grbov sestavnih delov Ruske federacije (v nadaljnjem besedilu: obrazci žigov) so tiskarski izdelki, ki so predmet obračuna.

5.2. Žigosane obrazce izdelujejo samo podjetja za tiskanje in graviranje žigov, ki imajo licence za ustrezno vrsto dejavnosti in potrdila o razpoložljivosti tehničnih in tehnoloških zmogljivosti za izdelavo določene vrste izdelka na ustrezni ravni kakovosti.

5.3. Izdelava žigosanih obrazcev se izvaja po naročilu državnih organov, drugo vladne agencije in institucije (v nadaljnjem besedilu - organizacije), določene s Pravilnikom o državnem grbu Ruske federacije, ustreznimi pravnimi akti sestavnih subjektov Ruske federacije.

5.4 Obrazci žigov v organizaciji so predmet računovodstva. Na žigosanih obrazcih so tipografsko ali s štetjem pritrjene zaporedne številke, po potrebi pa tudi niz teh številk. Žigosane obrazce evidentiramo ločeno po vrstah obrazcev v registracijskem in računovodskem obrazcu (kartica, dnevnik), pri čemer se uporabljajo naslednji podatki:

ob prejemu obrazcev:

Datum prejema;

Število spremnega dokumenta;

Ime organizacije - dobavitelj žigosanih obrazcev;

Število izvodov;

pri izdaji obrazcev:

Ime vrste žiga;

Število izvodov;

serije in številke žigosanih obrazcev;

Ime strukturne enote organizacije, priimek in začetnice uradnika - prejemnika obrazcev žigov;

Potrdilo o prejemu;

Opomba (oznaka uničenja itd.).

5.5. Žigosani obrazci so shranjeni v varno zaklenjenih in zaprtih omarah.

5.6. Uničenje žigovskih obrazcev se izvede po aktu z oznako v registracijskem obrazcu.

5.7. Nadzor nad izdelavo, uporabo in hrambo žigosanih obrazcev je dodeljena organizacijski enoti, odgovorni za pisarniško delo organizacije. Osebe, ki so osebno odgovorne za vodenje, uporabo in shranjevanje obrazcev, so imenovane z upravnim dokumentom vodje organizacije.

5.8. Registracijski in računovodski obrazci so vključeni v nomenklaturo poslov organizacije.

5.9. Preverjanje razpoložljivosti, uporabe in hrambe žigovnih obrazcev najmanj enkrat letno opravi komisija, ki jo imenuje z upravnim dokumentom vodja organizacije. Na opravljenih pregledih se v prijavnih obrazcih po zadnjem vpisu označijo oznake. V primeru odkritja kršitev pri izdelavi, računovodstvu, shranjevanju in uporabi obrazcev za žige komisija izvede notranjo preiskavo, katere rezultati se sestavijo v aktu in seznanijo vodjo organizacije.

5.10. Dovoljeno je razmnoževanje z operativnim tiskanjem organizacije dokumentov na uradni pisemski glavi, namenjene distribuciji, pod pogojem, da je vsak izvod dokumenta overjen s pečatom organizacije.

PRILOGA A

(obvezno)

DIJAGRAM LOKACIJE PODROBNOSTI DOKUMENTOV.

Slika A.1. - Lokacija podrobnosti in meja con na formatu A4 kotnega obrazca.

Slika A.2 - Lokacija podrobnosti in meja con na formatu A4 vzdolžne oblike.

PRILOGA B

(referenca)

VZORCI OBLIC DOKUMENTOV.

Slika B. 1 - Vzorec splošne oblike organizacije.

Slika B.2 - Primer pisemske glave v kotu organizacije.

Slika B.3 - Vzorec vzdolžne oblike pisma organizacije.

Slika B.4 - Vzorec vzdolžne oblike pisma iz strukturne enote organizacije.

Slika B.5 - Primer vzdolžne oblike uradnega pisma.

Slika B.6 – Vzorec obrazca za določeno vrsto organizacijskega dokumenta.

Prenesite dokument

GOST R 6.30-2003

Enotni dokumentacijski sistemi

ENOTEN SISTEM
ORGANIZACIJSKO IN UPRAVLJANJE
DOKUMENTACIJA

Zahteve za dokumentacijo

Moskva

Standardinform

Predgovor

DRŽAVNI STANDARD RUSKE FEDERACIJE

Datum uvedbe 2003-07-01

1 področje uporabe

Ta standard se uporablja za organizacijske in upravne dokumente, povezane z enoten sistem organizacijska in upravna dokumentacija (USORD), - sklepi, odredbe, odredbe, sklepi, protokoli, akti, pisma itd. (v nadaljnjem besedilu dokumenti), vključeni v OK 011-93 "Vseruski klasifikator dokumentacije za upravljanje" (OKUD) (razred 0200000) .

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - emblem subjekta Ruske federacije;

03 - emblem organizacije ali blagovne znamke (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

05 - glavna državna registrska številka (OGRN) pravna oseba;

11 - datum dokumenta;

12 - registrska številka dokumenta;

14 - kraj sestavljanja ali objave dokumenta;

15 - naslovnik;

21 - oznaka o prisotnosti vloge;

22 - podpis;

23 - žig za odobritev dokumenta;

24 - vizumi za odobritev dokumentov;

25 - tisk odtis;

26 - oznaka o overitvi kopije;

27 - oznaka o izvajalcu;

28 - oznaka o izvedbi dokumenta in pošiljanju v zadevo;

29 - oznaka o prejemu dokumenta s strani organizacije;

30 - identifikator elektronske kopije dokumenta.

3 Zahteve za registracijo podrobnosti dokumentov

3.1 Državni grb Ruske federacije je nameščen na pisemskih glavah v skladu z zveznim ustavnim zakonom "O državnem grbu Ruske federacije" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, št. 52, del I, člen 5021).

3.2 Grb sestavnega subjekta Ruske federacije je nameščen na pisemskih glavah v skladu s pravnimi akti sestavnih subjektov Ruske federacije.

3.3 Emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka) je nameščen na pisemskih glavah organizacij v skladu z statutom (predpisom o organizaciji).

3.4 Organizacijska koda je zapisana v skladu z Vseruskim klasifikatorjem podjetij in organizacij (OKPO).

3.5 Glavna številka državne registracije (OGRN) pravne osebe je pritrjena v skladu z dokumenti, ki jih izdajo davčni organi.

3.6 Identifikacijska številka zavezanca/oznaka razloga za registracijo (TIN/KPP) se vpiše v skladu z dokumenti, ki jih izda davčni organ.

3.7 Koda obrazca dokumenta je pritrjena v skladu z vseruskim klasifikatorjem poslovodne dokumentacije (OKUD).

3.8 Ime organizacije, ki je avtor dokumenta, mora ustrezati imenu, določenemu v njenih ustanovnih dokumentih.

Nad imenom organizacije navedite skrajšano, v odsotnosti pa polno ime matične organizacije (če obstaja).

Imena organizacij sestavnih enot Ruske federacije, ki skupaj z državnim jezikom Ruske federacije (ruščina) Uradni jezik subjektov Ruske federacije, natisnjena v dveh jezikih.

Ime organizacije v državnem jeziku subjekta Ruske federacije ali v drugem jeziku je postavljeno pod ali desno od imena v državnem jeziku Ruske federacije.

Skrajšano ime organizacije je navedeno v primerih, ko je zapisano v ustanovnih dokumentih organizacije. Skrajšano ime (v oklepaju) se postavi pod ali za polnim imenom.

Ime podružnice, teritorialnega urada, predstavništva je navedeno, če je avtor dokumenta, in se nahaja pod imenom organizacije.

3.9 Referenčni podatki o organizaciji vključujejo: poštni naslov; telefonska številka in drugi podatki po presoji organizacije (številke faksa, številke teleksa, bančni računi, e-naslov ipd.).

3.10 Ime vrste dokumenta, ki ga sestavi ali objavi organizacija, mora biti določeno z listino (predpisom o organizaciji) in mora ustrezati vrstam dokumentov, ki jih določa OKUD (razred 0200000).

3.11 Datum dokumenta je datum njegovega podpisa ali odobritve, za zapisnik - datum seje (odločanja), za akt - datum dogodka. Dokumenti, ki jih izdata dve ali več organizacij, morajo imeti en (en) datum.

Datum dokumenta je sestavljen z arabskimi številkami v zaporedju: dan v mesecu, mesec, leto. Dan v mesecu in mesec sta sestavljena z dvema paroma arabskih številk, ločenih s piko; leto - štiri arabske številke.

Dovoljen je besedno-številčni način oblikovanja datuma, na primer 05. junij 2003, pa tudi oblikovanje datuma v zaporedju: leto, mesec, dan v mesecu, na primer: 2003.06.05.

3.12 Registrska številka dokumenta je sestavljena iz njegove serijske številke, ki se lahko po presoji organizacije dopolni z indeksom primerov glede na nomenklaturo zadev, podatki o dopisniku, izvajalcih itd.

3.14 Kraj sestave ali objave dokumenta je naveden, če ga je težko določiti s podrobnostmi "Ime organizacije" in "Referenčni podatki o organizaciji". Kraj sestavljanja ali objave je naveden ob upoštevanju sprejete upravno-teritorialne delitve, vključuje le splošno sprejete okrajšave.

3.15 Naslovnik so lahko organizacije, njihove strukturne enote, uradniki ali posamezniki. Pri naslovu dokumenta na uradno osebo se pred priimkom navedejo začetnice. Ime organizacije in njene strukturne enote je navedeno v imenskem primeru. Na primer (v nadaljevanju so primeri imen organizacij, njihovi referenčni podatki itd. pogojni):

Če je dokument poslan več homogenim organizacijam ali več strukturnim oddelkom ene organizacije, jih je treba navesti na posplošen način, na primer:

Vsako vrstico atributa "Naslov" je dovoljeno centrirati glede na najdaljšo vrstico. Na primer:

Dokument ne sme vsebovati več kot štirih prejemnikov. Beseda "Kopija" pred drugim, tretjim, četrtim naslovnikom ni navedena. Pri več prejemniki sestavljajo distribucijski seznam dokumenta.

Zahtevani "naslov" lahko vključuje poštni naslov. Elementi poštnega naslova so navedeni v zaporedju, ki ga določajo pravila za opravljanje poštnih storitev.

Ko naslovite pismo na organizacijo, navedite njeno ime, nato poštni naslov, na primer:

Pri naslovu dokumenta na posameznika se navedeta priimek in začetnice prejemnika, nato poštni naslov, na primer:

3.16 Dokument potrdi uradna oseba (uradne osebe) ali posebej izdana listina. Pri odobritvi dokumenta s strani uradne osebe mora žig dokumenta vsebovati besedo ODOBRAM (brez narekovajev), naziv osebe, ki dokument odobri, njegov podpis, začetnice, priimek in datum odobritve, npr.

Elemente je dovoljeno centrirati glede na najdaljšo vrstico v atributu "žig za odobritev dokumenta", na primer:

Ko dokument odobri več uradnikov, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni.

Kadar je dokument potrjen s sklepom, odločbo, odredbo, protokolom, je žig odobritve sestavljen iz besede ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ali ODOBRENO), imena potrditvenega dokumenta v opravnem primeru, njegovega datuma, številke. Na primer:

ODOBREN

sklep skupščine

Delničarji z dne 05.04.2003 št.14

Dovoljeno je izdati sklep na posebnem listu.

3.18 Naslov besedila vključuje povzetek dokumenta. Naslov mora biti skladen z imenom vrste dokumenta.

Naslov lahko odgovori na vprašanja, kot so:

o čem (o kom)?, na primer:

Odredba o ustanovitvi atestacijske komisije;

kaj (koga)?, na primer:

Opis delovnega mesta vodilnega strokovnjaka.

Dovoljeno je, da se ne navede naslov besedila dokumentov, sestavljenih na pisemskih glavah formata A5.

3.19 Oznaka na nadzoru nad izvedbo dokumenta je označena s črko "K", besedo ali žigom "Kontrola".

3.20 Besedilo dokumenta je sestavljeno v državnem jeziku Ruske federacije ali v državnih jezikih sestavnih enot Ruske federacije v skladu z zakonodajo Ruske federacije in sestavnih subjektov Ruske federacije.

Besedila dokumentov so sestavljena v obliki vprašalnika, tabele, koherentnega besedila ali v obliki kombinacije teh struktur.

Pri sestavljanju besedila v obliki vprašalnika je treba imena lastnosti označenega predmeta izraziti s samostalnikom v imenskem padežu ali besedno zvezo z glagolom druge osebe množine sedanjika ali preteklega časa (»imati«, »lasti« ali »bili«, »bili« itd.). Ustno izražene lastnosti morajo biti skladne z imeni znakov.

Če besedilo vsebuje več sklepov, sklepov ipd., ga lahko razdelimo na dele, pododdelke, odstavke, ki so oštevilčeni z arabskimi številkami.

V dokumentih (odredba, odredba itd.) organizacij, ki delujejo na načelih enotnosti poveljevanja, pa tudi v dokumentih, naslovljenih na vodstvo organizacije, je besedilo navedeno v prvi osebi ednine (»naročim«, »ponudba «, »prosim«).

V dokumentih kolegialnih organov je besedilo navedeno v tretji osebi ednine (»odloči«, »odloči«).

V skupnih dokumentih je besedilo navedeno v prvi osebi množine (»naročimo«, »odločeno«).

Besedilo protokola je navedeno v tretji osebi množine ("poslušal", "govoril", "odločen", "odločen").

V pismih se uporabljajo naslednje oblike predstavitve:

Iz prve osebe množine ("pošlji", "pošlji v obravnavo");

Iz prve osebe ednine (»Mislim, da je potrebno«, »Prosim vas, da poudarite«);

Iz tretje osebe ednine (»ministrstvo ne moti«, »VNIIDAD meni, da je mogoče«).

3.21 Opomba o prisotnosti aplikacije, imenovane v besedilu pisma, je narejena tako:

Uporaba: za 5 litrov. v 2 izvodih.

Če ima pismo prilogo, ki v besedilu ni navedena, navedite njeno ime, število listov in število izvodov; če je aplikacij več, so oštevilčene, na primer:

Če so prijave vezane, potem število listov ni navedeno.

Če je dokumentu priložena druga listina, ki ima tudi prilogo, se oznaka o prisotnosti vloge sestavi takole:

Priloga: dopis Zveznega arhiva z dne 05. 06. 2003 št. 02-6 / 172 in priloga k njemu, samo 3 listi.

Če vloga ni poslana na vse naslove, navedene v dokumentu, se oznaka o njeni prisotnosti naredi na naslednji način:

Uporaba: za 3 litre. v 5 izvodih. samo na prvi naslov.

V prilogi k upravnemu dokumentu (odloki, odredbe, odredbe, pravilniki, navodila, predpisi, odločbe) na njegovem prvem listu v zgornjem desnem kotu zapišejo »Priloga št.« z navedbo imena upravnega dokumenta, datuma in registrska številka, na primer:

Dovoljeno je natisniti izraz "Št. PRILOGA" z velikimi tiskanimi črkami, kot tudi centriranje tega izraza, imena dokumenta, njegovega datuma in registrske številke glede na najdaljšo vrstico, na primer:

ali na obrazcu:

Pri sestavljanju dokumenta na pisemski glavi uradnika položaj te osebe v podpisu ni naveden.

Ko dokument podpiše več uradnikov, se njihovi podpisi postavijo drug pod drugega v zaporedju, ki ustreza položaju, na primer:

Ko dokument podpiše več oseb z enakim položajem, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni, na primer:

Pri podpisu skupnega dokumenta se prvi list sestavi ne na pisemski glavi.

Dokumenti, ki jih sestavi komisija, ne navajajo položajev oseb, ki podpisujejo dokument, temveč njihove dolžnosti kot članov komisije v skladu z razdelitvijo, na primer:

3.23 Žig za odobritev dokumenta je sestavljen iz besede DOGOVOREN, položaja osebe, pri kateri je bil dokument odobren (vključno z imenom organizacije), osebnega podpisa, dešifriranja podpisa (inicialke, priimek) in datuma odobritve, na primer:

Če se odobritev izvede s pismom, protokolom ipd., se homologacijski žig sestavi na naslednji način:

3.24 Potrditev dokumenta se izda z vizumom za odobritev dokumenta (v nadaljevanju vizum), ki vsebuje podpis in položaj odobritelja dokumenta, dešifriranje podpisa (inicialke, priimek) in datum podpisa. Na primer:

Če so na dokumentu pripombe, se vizum izda na naslednji način:

Pripombe so navedene na posebnem listu, podpisane in priložene dokumentu.

Za dokument, katerega izvirnik ostane pri organizaciji, so vize pritrjene na dnu hrbtne strani zadnje strani izvirnega dokumenta.

Za dokument, katerega izvirnik je poslana iz organizacije, so vize pritrjene na dno sprednje strani kopije poslanega dokumenta.

Vizumski dokument je mogoče izdati na ločenem listu za odobritev.

Po presoji organizacije je dovoljeno odobritev dokumenta in njegove uporabe po listih.

3.25 Odtis pečata potrjuje verodostojnost podpisa uradne osebe na dokumentih, ki potrjujejo pravice oseb, ki ugotavljajo dejstva v zvezi s finančnimi sredstvi, ter na drugih dokumentih, ki omogočajo preverjanje pristnega podpisa.

Dokumenti so potrjeni s pečatom organizacije.

3.26 Pri potrditvi skladnosti kopije dokumenta z izvirnikom je pod rekvizitom »Podpis« pritrjen certifikacijski napis: »Pravilno«; položaj osebe, ki je overila kopijo; osebni podpis; dekodiranje podpisa (inicialke, priimek); datum potrdila, na primer:

Dovoljeno je overiti kopijo dokumenta s pečatom, ki ga določi po presoji organizacije.

3.27 Zapis o izvršitelju vsebuje začetnice in priimek izvršitelja listine ter njegovo telefonsko številko. Opomba o izvajalcu je postavljena na sprednji ali zadnji strani zadnjega lista dokumenta v spodnjem levem kotu, na primer:

V.A. Žukov

3.28 Zaznamek o izvršitvi listine in pošiljanju v zadevo vsebuje naslednje podatke: navedbo datuma in številke listine, ki dokazuje njeno izvršitev, ali če takega dokumenta ni, kratke podatke o izvršitvi; besede "v poslovanju"; številka zadeve, v kateri se bo dokument hranil.

Zapis o izvedbi listine in njeni usmeritvi v zadevi podpiše in datira izvajalec listine oziroma vodja strukturne enote, v kateri je bila listina izdelana.

3.29 Oznaka ob prejemu dokumenta s strani organizacije vsebuje naslednjo serijsko številko in datum prejema dokumenta (če je potrebno - ure in minute).

Dovoljeno je označiti prejem dokumenta v organizaciji v obliki žiga.

3.30 Identifikator elektronske kopije dokumenta je oznaka (noga), ki se nahaja v spodnjem levem kotu vsake strani dokumenta in vsebuje ime datoteke na strojnem mediju, datum in druge iskalne podatke, ki jih določi organizacija. .

4 Zahteve za obrazce dokumentov

4.1 Dokumenti se izdelujejo na obrazcih.

Vzpostavljena sta dva standardna formata obrazcev dokumentov - A4 (210 × 297 mm) in A5 (148 × 210 mm).

Vsak list dokumenta, sestavljen tako na obrazcu kot brez njega, mora imeti polja najmanj:

20 mm - levo;

10 mm - desno;

20 mm - vrh;

20 mm - nižje.

4.2 Obrazci dokumentov naj bodo izdelani na belem ali svetlem papirju.

4.3 Obrazci dokumentov so sestavljeni v skladu z Dodatkom A. Približne meje con za lokacijo podrobnosti so označene s črtkano črto. Vsako območje je določeno z naborom podrobnosti, ki so vključene v to.

4.4 Glede na lokacijo detajlov sta nameščeni dve različici obrazcev - kotni (slika AL) in vzdolžni (slika A.2).

4.5 Atribut 01 (02 ali 03) je postavljen nad sredino atributa 08. Atribut 03 se lahko postavi na raven atributa 08.

Podrobnosti 08, 09, 10, 14, omejevalne oznake za detajle 11, 12, 13 v mejah območij za lokacijo detajlov so postavljene na enega od naslednjih načinov:

Centrirano (začetek in konec vsake vrstice podrobnosti sta enako odstranjena od meja območja, kjer se nahajajo podrobnosti);

Zastava (vsaka vrstica podrobnosti se začne z leve meje območja, kjer se nahajajo podrobnosti).

4.6 Za organizacijo, njeno strukturno pododdelek, uradnika so določene naslednje vrste dokumentov:

Splošna oblika;

pisemska glava;

Obrazec posebne vrste dokumenta.

4.7 Splošni obrazec se uporablja za izdelavo vseh vrst dokumentov, razen za pismo. Splošna oblika, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje

podrobnosti 01 (02 ali 03), 08, 11, 14.

Oblika pisma, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje podrobnosti 01 (02 ali 03), 04, 05, 06, 08, 09 in po potrebi omejevalne oznake za zgornje meje con za lokacijo podrobnosti 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Obrazec določene vrste dokumenta, razen pisma, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje podrobnosti 01 (02 ali 03), 08, 10, 14 in po potrebi omejevalne oznake za meje območij. kjer se nahajajo podrobnosti 11, 12, 13, 18, devetnajst.

4.8 Za organizacije sestavnih delov Ruske federacije, ki imajo poleg državnega jezika Ruske federacije tudi državni jezik sestavnega subjekta Ruske federacije, je priporočljivo uporabiti longitudinalno obliko; hkrati so podrobnosti 08, 09, 14 natisnjene v dveh jezikih: ruskem (levo) in nacionalnem (desno) na isti ravni.

4.9 Pri pripravi dokumentov na dveh ali več straneh se druga in naslednje strani oštevilčijo.

Številke strani so postavljene na sredino zgornjega roba lista.

PRILOGA A
(referenca)

DIJAGRAM LOKACIJE PODROBNOSTI DOKUMENTOV

Slika A.1 - Lokacija podrobnosti in meja con na formatu A4 kotnega obrazca

Slika A.2 - Lokacija podrobnosti in meja con na formatu A4 vzdolžne oblike

PRILOGA B
(referenca)

VZORCI OBRAZCI DOKUMENTOV

Slika B.1 - Vzorec splošne oblike organizacije

Slika B.2 - Vzorec pisemske glave organizacije

Slika B.3 - Primer vzdolžne oblike črke organizacije

Slika B.4 - Vzorec vzdolžne oblike dopisa uradnika

Slika B.5 – Vzorec obrazca za določeno vrsto organizacijskega dokumenta

ključne besede: organizacijski in administrativni dokumenti, sestava podrobnosti dokumentov, dokument, obrazec, uradni pisemski papir, računovodstvo, registracija, kontrola, rekviziti