14 pravil za kompetentno načrtovanje delovnega časa

Pogosto se ljudje, zlasti poslovneži, pritožujejo zaradi pomanjkanja prostega časa do minute. A če pomislite, že samo dejstvo, da ste prejeli takšno pritožbo, kaže, da so si zanjo lahko izbrali čas. Pravzaprav človek še zdaleč ni nenehno zaposlen, njegovo dojemanje svoje obremenitve in nezmožnost iskanja niti dodatne sekunde pa kaže, da njegove misli niso zasedene z načrtovanjem delovnega časa. In to ni le nabor lepih besed, temveč sistem znanja, ki je lahko koristen tako na ravni posameznika kot v obsegu celotnega podjetja.

Ni skrivnost, da na učinkovitost organizacije ne nazadnje vpliva donosnost vsakodnevnega dela vodstvenega osebja. Pomanjkanje sodobnih tehnik in metod dela, zavračanje izboljšanja individualnega sloga dela vodje in njegovih podrejenih vodijo v dejstvo, da težave pri vzpostavitvi dela takšne ekipe postanejo aksiom.

Komponente, ki določajo, koliko je menedžer pripravljen na uspeh, so precej preproste. To so njegove veščine, sposobnosti, strokovno znanje in seveda osebne lastnosti. Kljub temu pa ne gre zanemariti analize vzročnih dejavnikov, ki povzročajo težave in težave, ter želje po njihovem premagovanju in izboljšanju kakovosti svojega dela. Tu priskoči na pomoč racionalna poraba delovnega časa s strani vodje, z drugimi besedami, njegovo načrtovanje. Konec koncev je zasnovan tako, da odpravi napake vsakodnevnega delovnega procesa.

Učinkovitost načrtovanja delovnega časa temelji na ciljih aktivnosti glede na njihovo trajanje: kratkoročni in dolgoročni. Takšen okvir upravljanja ne zahteva dodatnega napora, saj so vse opredeljene akcije in aktivnosti dobile svoje roke v procesu organizacije.

Cilji, ki si jih zastavi vodja, imajo dve funkciji: določiti ukrepe, potrebne za njihovo izvajanje, in spodbuditi njihovo izvajanje. Ko si vodja zada jasno nalogo, postanejo njegova dejanja pri izvajanju zavestna. Postavljanje ciljev je nekakšna gonilna sila, ki izvajalca polni z energijo vse do samega doseganja rezultata.

Da bi bilo načrtovanje ravnotežja delovnega časa čim bolj učinkovito, se mora vodja zateči k taktiki »obdobij načrtovanja« (lahko so različna časovna obdobja: leto, mesec, teden, dan). Posebnost je v individualnosti vsakega takega obsega, kar pomeni izdelavo ločenih načrtov, ki bi odražali ustrezno časovno obdobje.

Tako je glavni pozitivni poudarek pravilnega načrtovanja prostega časa sam pridobivanje časa. Vodja bo pridobil sposobnost učinkovitega in plodnega doseganja opisanih delovnih ciljev, hkrati pa porabil čim manj časa. Pri organizaciji individualnega dela je vlogo načrtovanja težko preceniti: navsezadnje pomaga pripraviti se na izpolnitev ciljev in strukturirati čas, namenjen delu.

Metode načrtovanja delovnega časa

Paretovo načelo

Wilfred Pareto (1848–1923) je oblikoval načelo, da bo znotraj določene skupine objektivna pomembnost določenega majhnega dela veliko večja od njegove relativne teže v tej skupini. Pareto je v svojem modelu uporabil formulo 80/20, ki se je začela uporabljati povsod.

Od 20% prodanega blaga lahko dobite 80% dobička.
80% preostalega blaga bo prineslo le 20% dobička.
20 % napak povzroči 80 % izgub.
80 % drugih napak povzroči 20 % izgub.

Tega načela ljubitelji načrtovanja delovnega časa niso zaobšli. Če ga projicirate na delo vodje, bo rezultat naslednji: da bi dosegli 80% rezultatov, morate porabiti le 20% delovnega časa. Preostanek porabljenega časa prinese le 20% celotnega rezultata.

V jeziku delovnega procesa bi to pomenilo, da enostavno in prijetno delo, ki zahteva minimalno truda, a dostojno količino delovnega časa, ne sme biti prioriteta. Aktivnosti je treba začeti z največjim upoštevanjem pomembnosti posamezne naloge. Na prvem mestu načrtovanja dela bi morala biti ključna vprašanja.

Za popolno izvajanje Paretovega načela v zadevah racionalnega načrtovanja in sledenja časa je potrebno analizirati vse naloge glede na odstotek njihovega prispevka k skupnemu rezultatu in jih tudi razporediti po kategorijah ABC.

ABC načrtovanje

Osnova analize ABC so izkušnje, ki kažejo, da so deleži večjih in manj pomembnih primerov pogosto približno enaki. S črkami A, B in C razvrstimo pomen nalog glede na doseganje ciljev v tri razrede. To načelo je pritegnilo številne menedžerje.

To analizo lahko uporabite tudi za načrtovanje, kako porabite svoj delovni čas. Glavna stvar je, da se spomnite, da morate delovni čas razporediti glede na pomen nalog, ne pa na njihovo delovno intenzivnost in težo v celotnem načrtu dejavnosti.

Analiza ABC izhaja iz izkušenj, ki temeljijo na treh stebrih.

Naloge kategorije A (najpomembnejše) prejmejo 15 % vseh vodstvenih nalog. Kljub nizki relativni teži pri načrtovanju prispevajo 65 % k doseganju ciljev.
Naloge kategorije B (pomembne) predstavljajo približno 20 % vseh nalog, njihova pomembnost pa je ocenjena tudi na 20 %.
Naloge kategorije C (kot najmanj pomembne): danih jim je približno 65% celotne številke, vendar je njihov pomen zanemarljiv - le 15% relativne teže.

Temu primerno se pri načrtovanju delovnega časa ABC analiza osredotoča na začetno opravljanje nalog iz kategorije A, saj prinašajo levji delež učinkovitosti končne delovne aktivnosti. Naslednja so vprašanja skupine B, katerih prispevka k končnemu rezultatu ne gre zanemariti. In končno, se že lahko odločite, kaj boste počeli s preostalimi nalogami kategorije C: prispevati k načrtovanju svojega delovnega časa ali delegirati.

Kvadrant 1: Pomembno in nujno

Srce Eisenhowerjeve matrike je ravno prvi kvadrant, saj je poln glavne skrivnosti - ostane prazen. To bo pokazalo, da ima oseba sposobnost učinkovitega načrtovanja delovnega časa za doseganje ciljev.

Prisotnost primerov, ki zahtevajo prvi kvadrant, kaže na nenehno praktično delo v življenju in delu takšne osebe. Posledično človek ni vajen razdelitve svojih zadev in dolžnosti, ampak vse, kar lahko, odlaša do zadnjega trenutka. In ko se roki iztekajo, se loti dela.

Seveda pa je morebitne situacije najbolje preprečiti, če o vsem premislite vnaprej. Navsezadnje obstaja dobro znano načelo, po katerem je vedno težje odpraviti posledice kot predvideti vse možne težave. Če takšne primere lahko opravljajo druge osebe, jih je treba prenesti.

Kvadrant 2: Pomembno in nenujno

Eisenhower je pri načrtovanju svojega delovnega časa kot najpomembnejše naloge določil naloge iz drugega kvadranta. Če izvajalec dosledno in pravočasno opravlja nalogo, postavljeno v ta kvadrant, si lahko privošči, da zanjo porabi toliko časa, kot je potrebno. Ne bo ga preganjala vrvež, naglica in razne negativne posledice. To je zelo podobno kot pri zdravniku: tako kot bo preventivni oftalmološki pregled preprečil resnejše težave z vidom, pravi čas za delo na izvidu pa se bo izognil nujni obdelavi čez noč.

Načrtovanje in obračunavanje delovnega časa v okviru drugega kvadranta poteka tako, da se dosežejo osebni cilji zaposlenega.

In čeprav Damoklejev meč ne visi nad delavci v obliki nujnosti dela, ki nam omogoča, da se osredotočimo na kakovost dela, ne smemo pozabiti, da še vedno obstajajo roki in jih je treba spremljati, saj Neizpolnitev naloge drugega kvadranta jo samodejno prenese v prvi. In ta izid je poln posledic za načrtovanje osebnega časa.

Kvadrant 3: Nujno in ni pomembno

Vrsta primerov, ki ustrezajo tretjemu kvadrantu, vam zaradi nujnosti ne omogoča, da se osredotočite na pomembnejše zadeve. In takšne primere zlahka zamenjamo s primeri iz prvega kvadranta. Vendar pa je vredno potegniti mejo med nujnim in pomembnim, saj ta pojma nista sinonima. To lahko ugotovite na preprost način: vprašati se morate, ali vas ta ali ona naloga približuje izpolnitvi danega cilja. Običajno primeri iz tretjega kvadranta prejmejo negativen odgovor.

Najpogosteje se v ta kvadrant pripeljejo gospodinjska vprašanja: kemično čiščenje oblačil ob koncu sezone, pomoč sosedom v nujnih zadevah, nepomembni sestanki in pogajanja. Obstaja še en primer - popravilo računalnika, a tukaj morate biti izjemno previdni: če je ta oprema potrebna za delo, bo njeno popravilo postalo naloga izjemnega pomena (to je prvi kvadrant) in če se uporablja samo za zabava, potem je samo mesto tega problema v tretjem kvadrantu.

Zadeve tega kvadranta ne le da se ne ujemajo z načrtovanjem delovnega časa, ampak celo odvračajo od glavnih ciljev in jemljejo dragoceni čas. Najbolje jih je, če je mogoče, ignorirati. Kako ugotoviti pomen naloge zase? Zelo preprosto. Zastavite si vprašanje: "Kaj se bo zgodilo, če tega ne storim?"

Kvadrant 4: Ni pomembno in ni nujno

V to kategorijo spadajo zadeve našega vsakdanjega življenja, ki nimajo nobene zveze z delom: družbena omrežja, forumi, brskanje po internetu, računalniške igre, gledanje televizijskih oddaj. Ja, takšna dejavnost je vsekakor prijetna, ni pa obvezna.

Na splošno ta dejavnost bistveno zmanjša produktivnost delovnega dne, Eisenhower je primere iz te kategorije poimenoval "požiralci osebnega časa".

Vzemimo na primer serijo, ki traja 200 ur – v smislu preračunavanja dobiš cel teden zapravljenega časa, ki bi ga lahko izkoristil z veliko večjo koristjo.

Zato je treba prepoznati svoje osebne jedce in si prizadevati za strog nadzor nad njimi z načrtovanjem ne le službenega, ampak tudi osebnega časa.

V tem kvadrantu so tudi rutinske stvari, ki marsikomu niso tako prijetne: na primer pomivanje posode, čiščenje, kuhanje. Tudi tukaj je vredno iskati kompromis s tistimi ljudmi, s katerimi živite v isti hiši, da bi načrtovali enotno obremenitev.

Tabela za načrtovanje delovnega časa

Tukaj je preprost primer v obliki tabele.

torek		Podnaloga	Komentar
	Preverite seznam opravil
	voziti na delo
	Telefonski klici		Pridobite dve kontaktni številki iz službene e-pošte
	Pisanje članka	Analiza materiala
	Pisanje članka	Prevajanje dodatnega gradiva iz tujega jezika in tipkanje glavnega besedila	Ne pozabite izdati opomb pod črto virom in popraviti vezaje na pomišljaju
	Pojdi do urednika
	srečanje

sreda

Ta primer jasno prikazuje načelo gradnje delovnih načrtov. Po potrebi so tabele lahko večje globine, z razširjenim prostorom za zapiske. Ni pomembno, s katerim programom se bo izvajal recimo posameznik načrtovanje delovnega časa vodje/specialista. Tabela - orodje je univerzalno, lahko ga narišete tudi na navaden papir. Resnično pomembno je, da ga lahko prilagodite sebi, svojim nalogam in ciljem ter določite, v kakšnih časovnih intervalih se bo uporabljal: po dnevih, tednih, mesecih.

Kako poteka načrtovanje sklada delovnega časa

Začetna faza načrtovanja je analiza začetnih parametrov sistema - prisotnost aktivnosti za izboljšanje sklada delovnega časa (FW) in njegovih usmeritev. Nato sledi odgovor na vprašanja: kdo je odgovoren za to dejavnost (strokovnjaki, službe) in njeno načrtovanje? V kolikšni meri se upošteva delovni čas? Ali se porabljen čas spremlja? Ali so FRV rezerve razkrite? Ali so v fazi načrtovanja sprejeti ukrepi za zmanjšanje izgube delovnega časa? Katere metode se uporabljajo za to?

Naslednja faza je analiza aplikacije PDF. V njenem okviru preučujejo dinamiko proizvodnje delavcev (glede na čas - urno, dnevno, letno) in ugotavljajo dejavnike, ki nanjo vplivajo; analizirati stanje PDF-ja in ugotoviti neizkoriščene priložnosti za zmanjšanje nekaterih vrst odsotnosti z dela; izdelati opazovalne podatke o delovanju sklada delovnega časa ipd. Več podrobnosti o metodah analize porabe sklada delovnega časa najdete v izobraževalni in metodični literaturi.

Informacijska osnova za analizo PDF-ja so podatki statistične in časovne evidence delovnih ur; povzetek primarnega računovodstva (zloženka o prostem teku, nadurnih zaposlitvah, o odpravi zakonske zveze); samofotografije in fotografije delovnega časa; podatki iz anket in vprašalnikov.

V okviru analize se izvede poraba celotnega PDF in njegovih sestavnih delov - celodnevnih in medizmenskih skladov v okviru različnih nivojev podjetja (strukturni oddelki, podjetje kot celota, poklici in skupine). pregledan. Ta pristop omogoča odkrivanje "ozkih grl", ki jim je treba najprej posvetiti pozornost. Rezultat analize je ocena rezerv za izboljšanje uporabe PDF-ja in s tem povečanje učinkovitosti načrtovanja delovnega časa.

Dobljene rezultate uporabimo za načrtovanje uporabnega fonda delovnega časa. Ta dogodek vključuje pripravo načrtovanega proračuna bilance, primerjavo njegovih komponent z normativi podjetja, pa tudi prihranek delovnega časa za neproduktivne stroške. Metode za razporeditev delovnega časa so bile ustrezno obravnavane v izobraževalnih gradivih in priročnikih.

Načrtovanje in analiza delovnega časa sta v tržnem gospodarstvu dobila posebnosti. Na primer, obvezni upravni dopust je za podjetje koristen v smislu njegovih stroškov. Delo s krajšim delovnim časom je izgubilo status rezerve.

Diferenciran pristop za stalno zaposlene s polnim delovnim časom, začasne delavce postane pomemben pri načrtovanju ECF; v zaposlitvi za krajši delovni čas.

Za čim bolj učinkovito organizacijo in načrtovanje delovnega časa podjetje izvaja posebne ukrepe: socialno-ekonomske, organizacijske, tehnične in terapevtsko-profilaktične. Odražajo se v različnih organizacijskih in tehničnih načrtih, načrtovanju izboljšanja delovnih pogojev ipd. O vključevanju zunanjih udeležencev se je treba pogovoriti z lokalnimi oblastmi in šele nato vključiti v načrtovanje dejavnosti. Vsak dogodek mora biti zagotovljen z viri.

Kako pravilno načrtovati svoj delovni čas

Pravilo 1. Vstanite ob istem času

Ta začetna faza vsakega načrtovanja je zelo disciplinirana in energizirajoča.

Pravilo 2. Pozitivno razpoloženje na začetku dneva

Vsako jutro delajte na svojem razpoloženju, saj to močno vpliva na reševanje nalog za doseganje ciljev. Če želite to narediti, si lahko zastavite tri vprašanja:

Kako me bo »danes« približal uspehu?
Kaj naj naredim, da bom danes čim več veselja?
Kaj morate storiti na ta dan, da ohranite svoje zdravje?

Odgovor na ta vprašanja in ustvarjanje pozitivne motivacije pogosto ne presega dveh minut. Dajte si jih, preden začnete s svojo običajno jutranjo aktivnostjo.

3. pravilo

Ključ do harmoničnega jutra je dober spanec in dober zajtrk. Toda mnogi jih podarijo, opravičeno zaradi pomanjkanja časa. Vendar pa obe misiji zahtevata prednostno razvrščanje le v fazi načrtovanja dnevne rutine – v bistvu morate le razporediti svoj čas tako, da greste zgodaj spat.

4. pravilo: pri načrtovanju delovnika upoštevajte dejavnike, kot je utrujenost

Mnogi ljudje čutijo, da njihova delovna produktivnost ves dan niha kot sinusni val. To ni odvisno od dnevnih bioritmov - od tega, ali ste "šjarkec" ali "sova". Vredno je ugotoviti, da se vaša osebna obdobja aktivnosti dvigajo in v načrtovanje aktivnosti umestiti najpomembnejše stvari za ta dnevni interval. Popoldne je bolje posvetiti vsakodnevnemu delu, ki ni posebnega pomena.

Pravilo 5. Vzemite si odmore pravočasno

Eno od osnovnih pravil za načrtovanje delovnega časa je kratek počitek, saj omogoča telesu, da si opomore in vrne pozornost na delo. Pri delu si obvezno vzemite kratke odmore, trajanje in pogostost nastavite sami. Ne pozabite na pravilnost.

6. pravilo

Poskusite ne skočiti v delo in začeto delo pripeljati do njegovega logičnega zaključka. Naj vas manjše stvari ne motijo, ker kradejo delovni čas. Ne pozabite, da boste morali vsakič, ko se vrnete na že začeto delo, ponoviti stara dejanja, kar bo vplivalo na ravnovesje načrtovanja osebne dejavnosti.

7. pravilo

Prizadevajte si zapolniti vse neupoštevane vrzeli v vašem urniku (čakanje v vrsti, neinformativni sestanki) s koristnimi dejavnostmi. Sami opredelite njegovo bistvo, tako da si zastavite vprašanje: »Kako lahko izpolnim te minute, da bom kar najbolje izkoristil?«

8. pravilo: Držite se načela 70/30

V svoj dnevnik morate vpisati le 70 % svojega delovnega časa. V nasprotnem primeru, tudi če načrtujete svoj delovni dan 100%, ne boste prejeli zagotovil, da bodo vse naloge opravljene, še več: veliko dejanj ne bo sovpadalo z urnikom. Namen načrtovanja delovnega časa po tem načelu je rešiti živčni sistem pred preobremenitvijo, preprečiti občutek stroja in zaprtost v tog okvir.

9. pravilo. Zvečer naredite načrt za jutri

Načrtujte za jutri ob koncu današnjega dne in to v obliki pisnega seznama, da ne boste ničesar zamudili. Bolje je, da vnaprej ugotovite pomen primerov in jih razdelite v stolpce. To bo omogočilo, da se osredotočite na potrebne naloge, manj pomembne pa se lahko premaknejo v primeru višje sile.

10. pravilo

Nespremenljivo pravilo za vse. Pogosteje ko boste našli čas za počitek, bolj produktivno boste delali pozneje. V tem obdobju lahko uredite stvari na delovnem mestu, v hiši, pomijete posodo, berete revijo ali knjigo, se sprehodite na svežem zraku, pomagate drugim. Če tega ne zmorete spontano, načrtujte tudi ta dejanja.

Pravilo 11. Bodite realni glede svojih sposobnosti

Ne preobremenjujte se z ogromno količino dela, saj verjamete, da zmorete vse gore. Pristopite trezno k ocenjevanju lastnih moči in bolje vzemite tisto, s čimer se boste zagotovo spopadli v dnevu/tedenu/mesecu, tako načrtovanje delovnega časa bo učinkovitejše.

12. pravilo

Ta pristop do predmetov na mizi in v pisarni pomaga prihraniti čas v prihodnosti. Naj postane pravilo, ko ste neko stvar uporabili, jo vrnite tja, kamor ste jo vzeli. Nastavite določena mesta za različne vrste stvari – mapo za papirje, svinčnik, predal mize ali potrditveno polje.

Pravilo 13. Vodite aktiven in zdrav življenjski slog

Zdi se, zakaj pisarniški delavci potrebujejo šport, jogo, fitnes, pravilno prehrano, gimnastiko? Potem, da sta zdravo telo in dobro počutje najbolje naravnana na pozitivno energijo in pripravljenost na visoko produktivno delovno aktivnost, še posebej po njenem kakovostnem načrtovanju.

14. pravilo

Najboljši način za samoorganiziranje pri načrtovanju in izvajanju poklicnih dejavnosti je doživetje občutka zadovoljstva in ljubezni do svojega dela. Njegova prednost je, da motivacije ni treba izvleči s kleščami, pride sama in v velikih količinah.

Načrtovanje in organizacija delovnega časa predstojnika

Nasvet 1. Preglejte načrte za dan

Če želite to narediti, lahko uporabite analizo ABC ali Eisenhowerjevo matriko. Že desetminutna priprava na delovni dan lahko prihrani do dve uri na dan. Dobro jih izkoristite.

Nasvet 2. Oblikovanje blokov podobnih primerov

Nenehno raztresena oseba potrebuje bistveno več časa za delo kot osredotočena in navdušena oseba. To je posledica potrebe po drugem "zagonu" in "potopitvi", torej vrnitvi v delovno dejavnost. Bloki iste vrste nalog bodo pomagali prihraniti delovni čas: lažje jih je popraviti v fazi načrtovanja dejavnosti.

Nasvet 3: V službi si vzemite čas zase

Pogosto obiskovalci, podrejeni ali stranke po telefonu odvrnejo pozornost od neposrednih dolžnosti. Vsi ti povzročajo močne motnje pri opravljanju res pomembnih nalog, motijo ravnovesje delovnega časa. V zvezi s tem je nemogoče biti na voljo vsem in vsem ves delovni dan – tako v pisarni kot po telefonu. Pri razporejanju delovnega časa si mojstri svoje obrti organizirajo praznine, ko jih nihče ne bo motil. Uporabite lahko tudi njihova orodja, na primer nastavite ure za sprejem obiskovalcev, uporabite telefonski odzivnik.

Nasvet 4: Za vsako delovno nalogo si vzemite omejen čas

Trajanje določene vrste dela je neposredno odvisno od razpoložljivega časa. Tudi najmanjša naloga je predmet načrtovanja: naučite se dati nalogi točno toliko časa, kot je potrebno za njeno dokončanje. Na primer, poslovna pogajanja ne smete odlašati, o vseh vprašanjih, ki vas zanimajo, morate razpravljati čim več, vendar ne več kot eno uro. To je mogoče storiti s pomočjo strogih časovnih okvirov in predpisov. Vodite se po preprostem pravilu: "Čas je denar", cenite jih in jih prihranite.

Nasvet 5: Uporabite pooblastilo

Noben igralec, ki spoštuje čas, ne bi smel vseh nalog opraviti sam. Ta pristop je bil že opisan v načelih in pravilih načrtovanja delovnega časa: vse, kar je mogoče prenesti na druge ljudi (65 % nalog, ki zahtevajo čas in trud, vendar ne prinašajo pomembnih rezultatov), je treba prenesti nanje. To ne velja samo za pomoč zaposlenih, ampak tudi za uporabo pomoči tretjih agencij, organizacij, svetovalnih podjetij.

Nasvet 6. Velike naloge razdelite na komponente

Ljudje se nagibajo k izogibanju velikim ali obsežnim nalogam, da bi na vse mogoče načine odložili njihovo izvedbo, saj se jim zdi rezultat predaleč. To dejstvo kaže na šibke sposobnosti osebnega načrtovanja časa, vendar ga je mogoče zaobiti. Primeri, ki dajejo najhitrejše rezultate, so všeč skoraj vsem. To je opazil Albert Einstein na primeru sekanja drv. Enako je mogoče storiti z dolgoročnimi cilji in velikimi projekti: razčleniti jih na majhne naloge, jih načrtovati in jih nato metodično dokončati v določenem časovnem obdobju (na primer dve uri na dan). Po recimo tednu dni se bodo pojavili prvi rezultati - cilj prvega dela projekta bo dosežen (po načrtovanju), to bo dalo moč in motivacijo za nadaljnje delo v tej smeri.

Nasvet 7. Določite osebne roke za prednostne naloge

Ko vnaprej veste, kateri primeri bodo prednostni za tekoči mesec, jih lahko zabeležite v delovnem koledarju in upoštevate pri osebnem načrtovanju skupaj z istimi pogajanji/sestanki. Tako bo, ko bo za ta datum potrebno izvesti še en dogodek ali akcijo, bo ta že »rezervirana«, kar vas še enkrat spomni na objektivni pomen naloge. Ta nasvet je še posebej pomemben pri načrtovanju delovnih aktivnosti.

Nasvet 8. Pravilno organizirajte svoj delovni prostor

Najprej gre za vrstni red na namizju. Na njem naj ostanejo samo tisti dokumenti, brez katerih je nemogoče opraviti naloge kategorije A. To dejanje ima psihološko ozadje: red na mizi pomaga pri redu v mislih, dodatni papirji pa zahtevajo čas.

9. nasvet. Ne dovolite, da bi vam drugi nalagali dodatne odgovornosti

Vodje se pogosto zanimajo in se ukvarjajo z novimi stvarmi, s čimer širijo svoja področja pristojnosti. Zaradi osebnega interesa na sestanke, ki se jih zaposleni običajno ne udeležuje, se lahko vključi v delovne skupine ali prejme dodatne naloge, ki niso vključene v njegov načrt, in posledično postanejo breme za glavno delo in njegovo načrtovanje. Najbolje je, da dvakrat preverite, ali so vsa svoja dejanja relevantna na položaju, in s tem izboljšate svoje sposobnosti načrtovanja časa.

Nasvet 10. Ocenite, kako res pomembne in nujne so stvari, v katere vas nenadoma želijo vključiti

Višja sila in druge nujne zadeve so običajen pojav za vsako podjetje ali podjetje, tudi če si prizadevajo delovati v okviru strogega načrtovanja. Za njihovo reševanje so mobilizirana vsa razpoložljiva sredstva. Če se strinjate, da boste pomagali v tej situaciji, ne pozabite, da vam bo to odvzelo čas od trenutnih pomembnih opravil v vašem urniku, zato vedno pretehtajte, ali se jih splača žrtvovati.

11. nasvet Ne ravnajte impulzno – sprejemajte pametne odločitve

Včasih so določene odločitve sprejete kot posledica impulza, neobvladljivega impulza. A to povzroča odstopanja v urniku in moti učinkovito načrtovanje delovnega časa za dosego cilja. Če začutite trenutno željo, da bi nekaj naredili (na primer pokličite), natančno premislite in pretehtajte, ali je res vredno narediti tisto, kar ste načrtovali.

Nasvet 12. Pravilno določite svoje prioritete

V velikem toku primerov – konference, sestanki, klici, besedila – je lahko zelo težko krmariti, in ko se lotite vsega naenkrat ali zagrabite po delih z različnih koncev, na koncu ostanete z zelo malo časa. Pri tem se je koristno spomniti na takšen način načrtovanja časa kot matrike prioritet in začeti aktivnosti z izvajanjem jasno opredeljenih in nedvoumno pomembnih nalog, ki se postopoma premikajo k manj pomembnim.

Načrtovanje delovnega časa sekretarja vodje

Glavna dolžnost in namen načrtovanja individualnega delovnega časa tajnice je čim bolj razbremeniti šefa in mu pomagati pri razporejanju svojega časa. Naloga je povečati učinkovitost izrabe vseh možnih ur in minut za delovno dejavnost. In to pomeni, da so naloge in načrtovanje dejavnosti vodje in tajnice soodvisne.

Prvič, tajnica pomaga pri organizacijskih, pripravljalnih in vodstvenih vrstah dela, osvobaja prostor za ustvarjalnost za šefa. V ta namen mora pomočnik poznati dnevno rutino višje ravni, urnik svojih nalog za vsa možna obdobja - dan / mesec / četrtletje. Učinkovito načrtovanje sekretarjevega delovnega časa je odvisno od urnika njegovega neposrednega nadrejenega, saj pripravlja vse sestanke, pogajanja in druge zadeve (sprejem obiskovalcev, papirologija), ki so v urniku šefa. Ključno vlogo pri načrtovanju ima hierarhija nalog glede na njihovo vrednost in pomembnost.

Poleg tega naloge sekretarja vključujejo tudi drugo delo, ki ni odvisno od režima dneva šefa (in se odraža v načrtovanju delovne dejavnosti): to je preverjanje pošte in odgovarjanje na korespondenco, upravljanje dokumentov, nadzor datoteka itd. Asistentove veščine načrtovanja časa morajo biti na vrhu. Izhodišča njegovega urnika so vedno ponavljajoče se dejavnosti, na primer:

pripravite delovno mesto vodje;
pospravite svoje delovno mesto;
obdelava vseh vrst dohodne e-pošte;
ogled kontrolne datoteke;
organom zagotoviti povzetek stanja in razjasniti urnik za tekoči dan.

Razmislite o preprostem primeru načrtovanja delovnega časa glede na urnik vodje. Tajnikov program delovanja bo videti nekako takole. Ko šef načrtuje sestanek ob 11.00, potem načrt pomočnika ob 10.30 zaznamuje njegovo organizacijo z vsemi posledičnimi dejanji: opomnik, fotokopiranje gradiva, čiščenje konferenčne sobe, sečnja. Če je ob 14.00 vodja načrtoval pogajanja izven pisarne, bo urnik sekretarja vključeval točke o klicu avtomobila in zbiranju dokumentov. Tudi seznam del kaže, s kom in ob katerem času morate povezati šefa za telefonski pogovor, katero dokumentacijo je treba popraviti in kaj izpolniti iz nič itd.

Najboljša možnost je, da skupaj s šefom določite stalen časovni interval za dnevne aktivnosti: podpisovanje dokumentov, sprejemanje obiskovalcev. To bo izboljšalo delo in pomagalo pri načrtovanju delovnega časa tako specialista kot njegovega pomočnika. Pri oblikovanju urnika dela morate pustiti tudi dostojno rezervo za nenadne nujne in pomembne naloge, telefonske klice in druge nujne primere.

Tajnica konec delovnega dne posveti pošiljanju odhodne korespondence, načrtuje pa tudi dogodke za jutri.

Ko je delovni dan mimo in vodja zamuja v pisarni, lahko pomočnik odide domov le, če je med njima ustrezen dogovor in šefu posreduje vse potrebne podatke.

Pred odhodom iz prostorov tajnica odstrani vse dokumente, zapre omare, sefe, izklopi elektronsko opremo (to ne velja za telefon, modem, faks), uredi delovno mesto.

Upraviteljev urnik

Bistvo načrtovanja je priprava na uresničevanje ciljev in ureditev delovnega časa. Načela načrtovanja vodstvenega delovnega časa se ne razlikujejo veliko od splošnih načel delovne ureditve. Racionalna poraba vaših časovnih virov vključuje razumevanje vaših funkcij, ciljev, ciljev in časovnega proračuna.

V procesu organizacije delovnega časa specialista se uporabljajo splošno znane tehnike načrtovanja. Upravitelj mora upoštevati naslednja pravila:

60 % dnevnega delovnega načrta je namenjenih načrtovanemu delu;
20% časa - za nepredvidena dejanja;
zadnjih 20 % je najbolje pustiti za spontana opravila.

"Platne" organizacijske strukture se uporabljajo v malih podjetjih za reševanje kompleksnih problemov v pogojih velike negotovosti. Za takšne oddelke so značilne naslednje pomanjkljivosti: prekomerna obremenitev vodij, težave pri nadzoru dejanj velikega števila ljudi, pa tudi težave, povezane z usklajevanjem dela oddelkov.

Porabljeni čas (še posebej, če ni zabeležen v fazi načrtovanja) je treba zabeležiti z obvezno navedbo, kaj in kako je bil porabljen. To prispeva k dejstvu, da bo vodja, ki bo prejel popolno sliko stroškov svojega delovnega časa, lahko učinkoviteje organiziral svoje načrtovanje v prihodnosti; za izdelavo kakovostnega načrta bodo naloge razdeljene na kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne.

Kot glavna načela načrtovanja je treba postaviti pravilnost, doslednost in doslednost. Upoštevati je treba eno izmed pomembnih načel načrtovanja dejavnosti – realnost ciljev: prevzeti čim več odgovornosti, kolikor jih bo mogoče izpolniti.

V središču racionalne porabe vodstvenega delovnega časa je njegov dolgoročni načrt. To je večletni sistem, pri čemer se upoštevajo letni in četrtletni načrti. Slednje je mogoče uskladiti z letnimi in jih razdeliti na mesečne. Dnevni in tedenski načrti jim v celoti ustrezajo in hkrati najbolj natančno odražajo izrabo vodstvenega delovnega časa. Načrtovanje delovnih aktivnosti na ravni enega dneva je pomemben korak v celotnem načrtovanju vodstvenih delovnih aktivnosti, je predmet nenehnega spremljanja in prilagajanja glede na situacijo.