» Kako nastane zapisnik sestanka

Kako je sestavljen zapisnik seje

Sestanki potekajo v večini organizacij ne glede na obliko lastništva. Na njih si zaposleni in vodje izmenjujejo informacije o aktualnih vprašanjih, sprejemajo operativne odločitve. Da bi tak dogodek potekal čim bolj učinkovito, se vodi zapisnik seje. Ta dokument ima tako informativno kot administrativno funkcijo: beleži informacije o zastavljenih vprašanjih in sprejetih odločitvah.

Za beleženje poteka sestanka je odgovoren tajnik vodje organizacije. To funkcijo lahko opravlja drug zaposleni.

Pred pričetkom sestanka sekretar dobi seznam povabljenih in okvirni seznam vprašanj. Udeleženci oddajo povzetke. To pomaga pripraviti predlogo dokumenta za pospešitev dela pri sestavljanju končne različice protokola. Če je udeležencev veliko, je priporočljivo imeti registracijski list, kjer bo navedeno polno ime. osebe, ki so se pojavile. Po začetku seje bo tajnica določila končni seznam prisotnih.

Podatke med dogodkom beleži tajnik seje. Za izboljšanje natančnosti beleženja se uporabljajo diktafonski posnetki. Vse besede so posnete na digitalni medij, nato pa se med končno izvedbo dokumenta reproducirajo.

Če poteka veliko srečanje z velikim številom udeležencev, potem punkcijo vodita 2 sekretarja. Delo dveh strokovnjakov naenkrat na protokolu bo pomagalo pospešiti postopek, če se sestanek odloži.

Posamezne pripombe, pripombe, pripombe, razprave o vprašanjih, ki niso povezana s temami sestankov, v dokumentu niso prikazane. Protokol določa splošni pomen poročil, vprašanj in predlogov. Odločitve in navodila, ki jih vodja daje posameznim izvajalcem, so natančno zabeležene.

Opomba! Poročila in vprašanja ni treba pisati od besede do besede.

Če vodja potrebuje točne podatke, bo zahteval poročilo, ki ga podpiše odgovorni delavec. Na sestankih se pogaja o celotnem stanju, zato ni potrebe po podrobnem zapisniku. Kot rezultat, protokol povzema potek sestanka: obravnavane teme, izpostavljena vprašanja in sprejete odločitve.

V nekaterih primerih vodje organizacije zahtevajo natančno dobesedno fiksacijo vsake fraze. To je značilno za srečanja v sodobnih podjetjih, kjer se na tovrstnih dogodkih rešuje veliko število operativnih vprašanj.

Dekor

Pogosto lahko najdete sklicevanja na dejstvo, da je treba protokole hraniti na posebnih obrazcih. To se zgodi, ko takšni sestanki potekajo v vladnih službah, na primer v občinskih upravah.

V običajnih organizacijah se redko uvajajo posebni obrazci za sečnjo. Izjema so posebne vrste sestankov, na primer delo upravnega odbora delniške družbe.

Zapisnik seje mora vsebovati naslednje podatke:

1. Obvezne podrobnosti:

• datum in številka;
• ime podjetja;
• vrsta dokumenta, ki označuje dogodek;
• kraj srečanja.

Prav tako je vsak list oštevilčen, tako da lahko natančno spremljate potek sestanka;

1. Seznam udeležencev in njihove vloge. Navesti je treba polno ime. ter položaj specialista, ki vodi zapisnik, vodje, moderatorja sestanka in drugih udeležencev sestanka. Namesto tega se lahko uporabi list udeležbe, kjer se podpišejo prispeli delavci;
2. Če so bile na dogodku osebe, ki predstavljajo druge organizacije, so označene s pripisom »Vabljeni«;
3. Glavni del protokola je sestavljen iz 3 zaporednih blokov:

• Poslušala. Navedeno je polno ime. in položaj govorca, glavna tema govora, povzetek podrobnosti govora;
• Opravil govor. Polno ime je določeno. in položaj osebe, ki je postavljala vprašanja ali komentirala vsebino govora;
• Odločeno. Na podlagi rezultatov poročila vodja daje navodila ali izreče sklep. Sklep podrobno evidentira tajnica, saj je zavezujoča za zaposlene. Navedeni so roki za izvedbo nalog.

Opomba! Če se o sklepu glasuje, je treba zabeležiti število glasov »za«, »proti« in vzdržanih brez navedbe imen.

1. Na koncu protokola se podpišeta tajnik in vodja seje. Tiskanje ni potrebno.

Končna različica dokumenta je pripravljena nekaj časa po sestanku. To lahko traja nekaj ur ali več dni, odvisno od količine informacij. Nato se predloži v podpis vodji, ki je vodil dogodek.

Po tem se protokol pošlje zainteresiranim osebam ali pa se iz njega izdelajo uradni izpiski z navodili za posamezne izvajalce.

Zapisnik operativnega sestanka

Operativni sestanek ima več značilnosti:

• Jasna pogostost držanja (na primer enkrat na teden ob določenem času);
• Stabilna sestava udeležencev;
• Skoraj nespremenjene teme in vprašanja;
• Kratko trajanje.

Te značilnosti pustijo pečat pri pripravi zapisnika operativnega sestanka. Tajnik vnaprej pozna algoritem dela, vprašanja, o katerih se bo razpravljalo. To vam omogoča, da pospešite delo na končnem dokumentu, da ga oblikujete vnaprej.

Zapisnik seje se pripravi hitro, tako da se dokument takoj predloži v podpis vodji.

Skladiščenje

Pri odločanju o hrambi zapisnika mora tajnik preučiti interne dokumente organizacije.

Tako se mora zapisnik seje upravnega odbora oziroma skupščine delničarjev hraniti trajno. Dokumenti se nahajajo na lokaciji stalnega organa organizacije. Ta postopek je določen v sklepu Zvezne komisije za trg vrednostnih papirjev št. 03-33/ps z dne 16. 7. 2003, ki vsebuje normative, ki urejajo pravila in pogoje hrambe nekaterih dokumentov v delniških družbah.

Običajno se zapisniki različnih sej hranijo 3 ali 5 let, nato pa se po navodilih arhivirajo in uničijo.

Zapisniki sestankov niso element nepotrebne birokracije. Udeležencem sestanka pomaga, da ne pozabijo na dnevni red in pravočasno izpolnijo navodila vodje. Danes obstajajo elektronski viri za hitro pripravo in distribucijo tovrstnih dokumentov. Zato lahko tajnica vsem zainteresiranim hitro in priročno predstavi pripravljeno različico protokola.

.