14 zasad właściwego planowania czasu pracy

Dość często ludzie, zwłaszcza biznesmeni, narzekają na brak wolnego czasu nawet na minutę. Ale jeśli się nad tym zastanowić, sam fakt otrzymania takiej skargi wskazuje, że udało im się wygospodarować na nią czas. W rzeczywistości człowiek nie jest ciągle zajęty, a jego postrzeganie obciążenia pracą i niemożność znalezienia nawet dodatkowej sekundy sugeruje, że jego myśli nie są zajęte planowaniem czasu pracy. I nie jest to tylko zbiór pięknych słów, ale system wiedzy, który może być przydatny zarówno na poziomie indywidualnym, jak i w skali całego przedsięwzięcia.

Nie jest tajemnicą, że na efektywność organizacji wpływa nie tylko zwrot z codziennej pracy kadry zarządzającej. Brak nowoczesnych technik i metod pracy, odmowa doskonalenia indywidualnego stylu pracy przez lidera i jego podwładnych powoduje, że trudności w ustaleniu pracy takiego zespołu stają się aksjomatem.

Elementy, które decydują o tym, jak gotowy jest menedżer na sukces, są dość proste. Są to jego umiejętności, zdolności, wiedza zawodowa i oczywiście cechy osobiste. Nie należy jednak pomijać analizy czynników przyczynowych, które powodują problemy i trudności, a także chęci ich przezwyciężenia i poprawy jakości pracy. Tu z pomocą przychodzi racjonalne wykorzystanie czasu pracy przez kierownika, czyli jego planowanie. W końcu ma na celu wyeliminowanie wad codziennego procesu pracy.

Skuteczność planowania czasu pracy opiera się na celach działań w zależności od czasu ich trwania: krótkoterminowych i długoterminowych. Takie ramy zarządzania nie wymagają dodatkowego wysiłku, ponieważ wszystkie zidentyfikowane działania i czynności otrzymały swoje terminy w trakcie procesu organizacyjnego.

Cele wyznaczone przez lidera pełnią dwie funkcje: określania działań niezbędnych do ich realizacji oraz stymulowania ich realizacji. Kiedy lider stawia sobie jasne zadanie, jego działania stają się świadome w jego realizacji. Wyznaczanie celów jest rodzajem siły napędowej, która ładuje wykonawcę energią aż do samego osiągnięcia rezultatu.

Aby planowanie bilansu czasu pracy było jak najbardziej efektywne, kierownik musi zastosować taktykę „okresów planowania” (mogą to być różne okresy: rok, miesiąc, tydzień, dzień). Specyfika polega na indywidualności każdego takiego zakresu, co oznacza tworzenie oddzielnych planów, które odzwierciedlałyby odpowiedni okres.

Tak więc głównym pozytywnym celem właściwego planowania czasu wolnego jest samo pozyskiwanie czasu. Menedżer zyska umiejętność skutecznego i owocnego osiągania opisanych celów pracy, a przy tym spędzania jak najmniej czasu. W organizacji pracy indywidualnej rola planowania jest trudna do przecenienia: wszak pomaga przygotować się do realizacji celów i uporządkować czas przeznaczony na pracę.

Metody planowania czasu pracy

Zasada Pareto

Wilfred Pareto (1848–1923) sformułował zasadę, że w pewnej grupie obiektywne znaczenie pewnej niewielkiej części będzie znacznie większe niż jej względna waga w tej grupie. Pareto w swoim modelu zastosował formułę 80/20, która zaczęła być stosowana wszędzie.

Od 20% sprzedanych towarów możesz uzyskać 80% zysku.
80% pozostałych towarów przyniesie tylko 20% zysku.
20% błędów powoduje 80% strat.
80% innych błędów powoduje 20% strat.

Ta zasada nie została ominięta przez fanów planowania czasu pracy. Jeśli przeniesiesz to na pracę menedżera, rezultat będzie następujący: aby osiągnąć 80% wyników, musisz poświęcić tylko 20% czasu pracy. Reszta spędzonego czasu przynosi tylko 20% całkowitego wyniku.

W języku procesu pracy oznaczałoby to, że łatwa i przyjemna praca, wymagająca minimum wysiłku, ale przyzwoitej ilości czasu pracy, nie powinna być priorytetem. Konieczne jest rozpoczęcie działań z maksymalnym uwzględnieniem wagi każdego zadania. Na pierwszym miejscu w planowaniu pracy powinny być ważne pytania.

Aby w pełni wdrożyć zasadę Pareto w kwestiach racjonalnego planowania i śledzenia czasu, konieczne jest przeanalizowanie wszystkich zadań pod kątem procentowego ich udziału w ogólnym wyniku, a także rozdzielenie ich według kategorii ABC.

Planowanie ABC

Podstawą analizy ABC jest doświadczenie, które pokazuje, że proporcje spraw o większej i mniejszej wadze są często w przybliżeniu takie same. Litery A, B i C służą do sklasyfikowania istotności zadań w odniesieniu do osiągania celów na trzy klasy. Ta zasada spodobała się wielu menedżerom.

Możesz również wykorzystać tę analizę do zaplanowania wykorzystania czasu pracy. Najważniejsze jest, aby pamiętać, że musisz alokować czas pracy w zależności od wagi zadań, a nie ich pracochłonności i wagi w ogólnym planie działania.

Analiza ABC wywodzi się z doświadczeń opartych na trzech filarach.

Zadania kategorii A (najważniejsze) otrzymują 15% wszystkich zadań kierownika. Pomimo ich niewielkiej względnej wagi w planowaniu, przyczyniają się do osiągnięcia celów w 65%.
Zadania kategorii B (ważne) stanowią około 20% całości zadań, a ich znaczenie również szacuje się na 20%.
Zadania kategorii C (jako najmniej ważne): podano im około 65% ogólnej liczby, ale ich znaczenie jest znikome - tylko 15% względnej wagi.

W związku z tym przy planowaniu czasu pracy analiza ABC koncentruje się na wykonaniu wstępnym zadań z kategorii A, ponieważ to one wnoszą lwią część efektywności końcowej czynności pracy. Dalej z kolei są pytania z grupy B, których wkładu w ostateczny wynik również nie należy lekceważyć. I wreszcie, możesz już zdecydować, co zrobić z pozostałymi zadaniami kategorii C: przyczynić się do planowania czasu pracy lub delegata.

Kwadrant 1: Ważne i pilne

Sercem matrycy Eisenhowera jest właśnie pierwsza ćwiartka, ponieważ jest obarczona głównym sekretem - pozostaje pusta. Będzie to wskazywać, że dana osoba posiada umiejętność efektywnego planowania czasu pracy, aby osiągnąć cele.

Obecność przypadków twierdzących, że pierwszy kwadrant wskazuje na ciągłą praktyczną pracę w życiu i pracy takiej osoby. W konsekwencji człowiek nie jest przyzwyczajony do podziału swoich spraw i obowiązków, ale odkłada wszystko, co może, do ostatniej chwili. A kiedy kończą się terminy, zabiera się do pracy.

Oczywiście najlepiej jest zapobiegać ewentualnym sytuacjom, jeśli o wszystkim pomyślisz z wyprzedzeniem. W końcu istnieje dobrze znana zasada, zgodnie z którą zawsze trudniej jest wyeliminować konsekwencje niż przewidzieć wszystkie możliwe problemy. W przypadku, gdy takie sprawy mogą być wykonywane przez inne osoby, należy je przekazać.

Kwadrant 2: Ważne i niepilne

Planując swój czas pracy, Eisenhower określił zadania z drugiego kwadrantu jako zadania najważniejsze. Jeśli wykonawca konsekwentnie wykonuje zadanie umieszczone w tym kwadrancie w odpowiednim czasie, może pozwolić sobie na poświęcenie mu tyle czasu, ile to konieczne. Nie będzie go prześladował zamieszanie, pośpiech i różne negatywne konsekwencje. Jest to bardzo podobne do wizyty u lekarza: tak jak profilaktyczne badanie okulistyczne zapobiegnie poważniejszym problemom ze wzrokiem, a odpowiedni czas na pracę nad raportem pozwoli uniknąć pilnego przetworzenia z dnia na dzień.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy w ramach drugiego kwadrantu dokonywane jest w taki sposób, aby osiągnąć cele osobiste pracownika.

I chociaż miecz Damoklesa nie wisi nad pracownikami w postaci pilności pracy, co pozwala nam skupić się na jakości pracy, nie powinniśmy zapominać, że wciąż są terminy i należy je monitorować, ponieważ niewykonanie zadania z drugiego kwadrantu automatycznie przenosi je do pierwszego. A ten wynik jest obarczony konsekwencjami dla planowania czasu osobistego.

Kwadrant 3: Pilne i nieważne

Rodzaj spraw odpowiadający trzeciej ćwiartce nie pozwala na skupienie się na ważniejszych sprawach ze względu na ich pilność. A takie przypadki łatwo pomylić z przypadkami z pierwszego kwadrantu. Warto jednak postawić granicę między pilnymi a ważnymi, ponieważ pojęcia te nie są synonimami. Można to określić w prosty sposób: musisz zadać sobie pytanie, czy to czy inne zadanie przybliża Cię do realizacji danego celu. Zwykle przypadki z trzeciego kwadrantu otrzymują odpowiedź negatywną.

Najczęściej w ten kwadrant sprowadzają się sprawy domowe: pranie chemiczne ubrań pod koniec sezonu, pomoc sąsiadom w pilnej sprawie, nieważne spotkania i negocjacje. Jest inny przykład - naprawa komputera, ale tutaj powinieneś być bardzo ostrożny: jeśli ten sprzęt jest potrzebny do pracy, jego naprawa stanie się zadaniem o pierwszorzędnym znaczeniu (to znaczy pierwszym kwadrantem), a jeśli jest używany tylko do rozrywki, to samo miejsce tego problemu znajduje się w trzecim kwadrancie.

Sprawy tego kwadrantu nie tylko nie wpisują się w planowanie czasu pracy, ale wręcz odwracają uwagę od głównych celów i zabierają cenny czas. Jeśli to możliwe, najlepiej je zignorować. Jak określić wagę zadania dla siebie? Bardzo prosta. Powinieneś zadać sobie pytanie: „Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?”

Kwadrant 4: Nieważne i niepilne

Ta kategoria obejmuje sprawy naszego życia, które nie mają nic wspólnego z pracą: sieci społecznościowe, fora, surfowanie po Internecie, gry komputerowe, oglądanie programów telewizyjnych. Tak, taka aktywność jest zdecydowanie przyjemna, ale nie jest obowiązkowa.

Ogólnie rzecz biorąc, ta czynność znacznie zmniejsza produktywność dnia pracy, Eisenhower nazwał przypadki z tej kategorii „pożeraczami czasu osobistego”.

Weźmy na przykład serię trwającą 200 godzin – w kategoriach przeliczenia otrzymujesz cały tydzień straconego czasu, który można było wykorzystać ze znacznie większą korzyścią.

Dlatego konieczne jest zidentyfikowanie swoich osobistych zjadaczy i dążenie do ścisłej kontroli nad nimi poprzez planowanie nie tylko pracy, ale także czasu osobistego.

W tym kwadrancie są też rzeczy rutynowe, które dla wielu nie są przyjemne: na przykład zmywanie naczyń, sprzątanie, gotowanie. Tutaj też warto szukać kompromisu z tymi osobami, z którymi mieszkasz w tym samym domu, aby zaplanować równomierny ładunek.

Tabela planowania czasu pracy

Oto prosty przykład w formie tabeli.

Wtorek		Podzadanie	Komentarz
	Sprawdź listę rzeczy do zrobienia
	dojeżdżać do pracy
	Rozmowy telefoniczne		Pobierz dwa numery kontaktowe ze służbowej poczty e-mail
	Pisanie artykułów	Analiza materiałowa
	Pisanie artykułów	Tłumaczenie materiałów dodatkowych z języka obcego i wpisanie tekstu głównego	Nie zapomnij dodać przypisów do źródeł i poprawić myślniki na myślniku
	Przejdź do edytora
	spotkanie

Środa

Ten przykład wyraźnie pokazuje zasadę planów robót budowlanych. W razie potrzeby tabele mogą mieć większą głębokość, z powiększoną przestrzenią na notatki. Nie ma znaczenia, jaki program zostanie wykorzystany do realizacji, powiedzmy, jednostki planowanie czasu pracy kierownika/specjalisty. Stół - narzędzie jest uniwersalne, można je rysować nawet na zwykłym papierze. To, co naprawdę ważne, to umiejętność dostosowania go do siebie, swoich zadań i celów oraz określenia w jakich odstępach czasu będzie on używany: dni, tygodnie, miesiące.

Jak wygląda planowanie funduszu czasu pracy

Początkowym etapem planowania jest analiza wstępnych parametrów systemu – występowanie działań mających na celu poprawę funduszu czasu pracy (FW) i jego kierunków. Następnie następuje odpowiedź na pytania: kto odpowiada za tę działalność (specjaliści, służby) i jej planowanie? W jakim stopniu brane są pod uwagę godziny pracy? Czy czas spędzony na monitorowaniu? Czy rezerwy FRV są ujawniane? Czy na etapie planowania podejmowane są działania mające na celu ograniczenie strat czasu pracy? Jakie metody są do tego wykorzystywane?

Kolejnym etapem jest analiza aplikacji PDF. W jej ramach badają dynamikę produkcji pracowników (w ujęciu czasowym – godzinowym, dobowym, rocznym) i identyfikują czynniki na nią wpływające; przeanalizować stan pliku PDF i określić niewykorzystane możliwości ograniczenia niektórych rodzajów absencji; opracowanie danych obserwacyjnych dotyczących funkcjonowania funduszu czasu pracy itp. Więcej szczegółów na temat metod analizy wykorzystania funduszu czasu pracy można znaleźć w literaturze edukacyjnej i metodycznej.

Bazą informacyjną do analizy PDF są dane statystyczne i czasowe ewidencji czasu pracy; podsumowanie podstawowej rachunkowości (ulotka o bezczynności, pracy w godzinach nadliczbowych, o likwidacji małżeństwa); autofotografie i fotografie czasu pracy; dane z ankiet i kwestionariuszy.

W toku analizy wykorzystuje się cały PDF i jego części składowe - fundusze całodniowe i wewnątrzzmianowe w ramach różnych szczebli przedsiębiorstwa (działy strukturalne, przedsiębiorstwo jako całość, zawody i grupy) badany. Takie podejście umożliwia wykrycie „wąskich gardeł”, na które należy zwrócić uwagę w pierwszej kolejności. Wynikiem analizy jest ocena rezerw na poprawę wykorzystania PDF i tym samym zwiększenie efektywności planowania czasu pracy.

Uzyskane wyniki służą do planowania użytecznego zasobu czasu pracy. Wydarzenie to obejmuje przygotowanie zaplanowanego budżetu bilansowego, porównanie jego składowych z normami przedsiębiorstwa, a także zaoszczędzenie czasu pracy na nieproduktywne koszty. Metody dystrybucji bilansu czasu pracy zostały odpowiednio omówione w materiałach edukacyjnych i podręcznikach.

Planowanie i analiza czasu pracy nabrały specyficznych cech w gospodarce rynkowej. Na przykład obowiązkowy urlop administracyjny jest korzystny dla przedsiębiorstwa pod względem kosztów. Praca w niepełnym wymiarze godzin utraciła status rezerwy.

Zróżnicowane podejście do stałych pracowników pełnoetatowych, pracowników tymczasowych staje się istotne w planowaniu ECF; w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W celu jak najefektywniejszej organizacji i planowania czasu pracy w przedsiębiorstwie podejmowane są szczególne działania: społeczno-ekonomiczne, organizacyjne, techniczne oraz terapeutyczno-profilaktyczne. Znajdują one odzwierciedlenie w różnych planach organizacyjno-technicznych, planowaniu poprawy warunków pracy itp. Zaangażowanie uczestników zewnętrznych powinno być omówione z władzami lokalnymi i dopiero potem uwzględnione w planowaniu działań. Każde wydarzenie musi być dostarczone z zasobami.

Jak właściwie zaplanować czas pracy

Zasada 1. Wstawaj jednocześnie

Ten początkowy etap każdego planowania jest bardzo zdyscyplinowany i energetyzujący.

Zasada 2. Pozytywny nastrój na początku dnia

Codziennie rano pracuj nad swoim samopoczuciem, ponieważ ma to ogromny wpływ na rozwiązywanie zadań do osiągnięcia celów. Aby to zrobić, możesz zadać sobie trzy pytania:

Jak „dziś” przybliży mnie do sukcesu?
Co zrobić, aby dzisiaj było jak najwięcej radości?
Co należy zrobić w tym dniu, aby zachować zdrowie?

Odpowiedź na te pytania i stworzenie pozytywnej motywacji często nie przekracza dwóch minut. Daj je sobie przed rozpoczęciem standardowej porannej aktywności.

Zasada 3

Kluczem do harmonijnego poranka jest dobry sen i dobre śniadanie. Ale wielu ofiarowuje je, usprawiedliwione brakiem czasu. Jednak obie misje wymagają ustalenia priorytetów tylko na etapie planowania codziennej rutyny - w istocie wystarczy przeznaczyć swój czas w taki sposób, aby wcześnie iść spać.

Zasada 4: Planując swój dzień pracy, weź pod uwagę takie czynniki, jak zmęczenie

Wiele osób uważa, że przez cały dzień ich wydajność pracy zmienia się jak fala sinusoidalna. Nie zależy to od codziennych biorytmów - od tego, czy jesteś „skowronkiem”, czy „sową”. Warto dowiedzieć się, jakie są Twoje osobiste okresy aktywności i w planowaniu aktywności umieścić najważniejsze rzeczy dla tej dziennej przerwy. Popołudnie lepiej poświęcić na codzienną rutynową pracę, która nie ma szczególnego znaczenia.

Zasada 5. Rób przerwy na czas

Jedną z podstawowych zasad planowania czasu pracy jest krótki odpoczynek, ponieważ pozwala organizmowi zregenerować się i zwrócić uwagę do pracy. Pamiętaj, aby robić krótkie przerwy w pracy, sam ustalaj czas trwania i częstotliwość. Pamiętaj o regularności.

Zasada 6

Staraj się nie wskakiwać do pracy i doprowadzać rozpoczętej pracy do logicznego zakończenia. Nie rozpraszaj się drobiazgami, bo kradną czas pracy. Pamiętaj, że każdorazowo wracając do rozpoczętej już pracy, będziesz musiał powtórzyć stare czynności, a to wpłynie na równowagę planowania działań osobistych.

Zasada 7

Staraj się wypełnić wszystkie niewyjaśnione luki w swoim harmonogramie (oczekiwanie w kolejce, nieinformacyjne spotkanie) przydatnymi działaniami. Określ dla siebie jego istotę, zadając sobie pytanie: „Jak mogę wypełnić te minuty, aby uzyskać maksymalne korzyści?”

Zasada 8: Trzymaj się zasady 70/30

Wystarczy, że zapiszesz w dzienniku 70% swojego czasu pracy. W przeciwnym razie, nawet jeśli zaplanujesz swój dzień pracy w 100%, nie otrzymasz gwarancji, że wszystkie zadania zostaną wykonane, a tym bardziej: wiele akcji nie będzie pokrywać się z harmonogramem. Celem planowania czasu pracy według tej zasady jest uchronienie układu nerwowego przed przeciążeniem, zapobieżenie poczuciu się jak maszyna i zamknięciu w sztywnej ramie.

Zasada 9. Wieczorem ułóż plan na jutro

Zaplanuj jutro na koniec dnia dzisiejszego i zrób to w formie pisemnej listy, aby niczego nie przegapić. Lepiej z góry ustalić wagę spraw i rozdzielić je w kolumnach. Umożliwi to skupienie się na niezbędnych zadaniach, a mniej istotne można przesunąć w przypadku wystąpienia siły wyższej.

Zasada 10

Niezmienna zasada dla wszystkich. Im częściej możesz znaleźć czas na odpoczynek, tym bardziej produktywnie będziesz później pracować. W tym okresie możesz uporządkować rzeczy w miejscu pracy, w domu, umyć naczynia, poczytać czasopismo lub książkę, pospacerować na świeżym powietrzu, pomóc innym. Jeśli nie możesz tego zrobić spontanicznie, zaplanuj też te działania.

Zasada 11. Podejdź realistycznie do swoich umiejętności

Nie przytłaczaj się ogromną ilością pracy, wierząc, że poradzisz sobie z każdą górą. Podejdź trzeźwo do oceny własnych mocnych stron i lepiej podejmij to, z czym masz gwarancję, że poradzisz sobie w dzień/tydzień/miesiąc, takie planowanie czasu pracy będzie bardziej efektywne.

Zasada 12

Takie podejście do przedmiotów na stole i w biurze pozwala zaoszczędzić czas w przyszłości. Uczyń z tego zasadę, po użyciu rzeczy zwróć ją tam, gdzie ją zabrałeś. Ustaw konkretne miejsca na różnego rodzaju rzeczy - teczkę na dokumenty, piórnik, szufladę biurka lub pole wyboru.

Zasada 13. Prowadź aktywny i zdrowy tryb życia

Wydawałoby się, po co pracownikom biurowym sport, joga, fitness, prawidłowe odżywianie, gimnastyka? Następnie, aby zdrowe ciało i dobre samopoczucie były najlepiej nastawione na pozytywną energię i gotowość do wysoce produktywnej pracy, zwłaszcza po jej zaplanowaniu jakościowym.

Zasada 14

Najlepszym sposobem na samodzielne zorganizowanie się w planowaniu i realizacji działań zawodowych jest odczuwanie satysfakcji i miłości do swojej pracy. Jego zaletą jest to, że motywacji nie trzeba wyciągać szczypcami, przychodzi sama i w dużych ilościach.

Planowanie i organizowanie czasu pracy kierownika

Wskazówka 1. Przejrzyj plany na dany dzień

Aby to zrobić, możesz skorzystać z analizy ABC lub macierzy Eisenhowera. Nawet dziesięciominutowe przygotowanie do dnia pracy może zaoszczędzić nawet dwie godziny dziennie. Zrób z nich dobry użytek.

Wskazówka 2. Tworzenie bloków podobnych przypadków

Osoba stale rozkojarzona potrzebuje znacznie więcej czasu na pracę niż osoba skupiona i pełna entuzjazmu. Wynika to z potrzeby kolejnego „rozbiegu” i „zanurzenia”, czyli powrotu do aktywności zawodowej. Bloki tego samego rodzaju zadań pomogą zaoszczędzić czas pracy: łatwiej je naprawić na etapie planowania działań.

Wskazówka 3: Znajdź czas dla siebie w pracy

Często goście, podwładni lub klienci przez telefon odwracają uwagę od bezpośrednich obowiązków. Wszystkie tworzą silną ingerencję w wykonywanie naprawdę ważnych zadań, zaburzają równowagę czasu pracy. W związku z tym niemożliwe jest bycie dostępnym dla wszystkich i wszystkich przez cały dzień pracy – zarówno w biurze, jak i przez telefon. W procesie planowania godzin pracy mistrzowie swojego rzemiosła organizują sobie luki, gdy nikt im nie przeszkadza. Możesz także skorzystać z ich narzędzi, na przykład ustawić godziny przyjmowania gości, skorzystać z automatycznej sekretarki.

Wskazówka 4: Przeznacz ograniczony czas na każde zadanie robocze

Czas trwania określonego rodzaju pracy jest bezpośrednio zależny od dostępnego czasu. Nawet najmniejsze zadanie podlega zaplanowaniu: naucz się dawać zadaniu dokładnie tyle czasu, ile potrzeba na jego wykonanie. Np. negocjacje biznesowe nie powinny być opóźnione, należy omówić wszystkie interesujące kwestie jak najwięcej, ale nie dłużej niż godzinę. Można to zrobić za pomocą ścisłych ram czasowych i przepisów. Kieruj się prostą zasadą: „Czas to pieniądz”, doceniaj je i oszczędzaj.

Wskazówka 5: Użyj delegowania

Żaden szanujący czas aktor nie powinien wykonywać wszystkich zadań sam. Takie podejście zostało już opisane w zasadach i regułach planowania czasu pracy: wszystko, co można delegować innym osobom (65% zadań, które pochłaniają czas i wysiłek, ale nie przynoszą znaczących rezultatów), należy im delegować. Dotyczy to nie tylko pomocy pracownikom, ale także korzystania z pomocy zewnętrznych agencji, organizacji, firm konsultingowych.

Wskazówka 6. Podziel duże zadania na elementy

Ludzie mają tendencję do unikania dużych lub obszernych zadań, w każdy możliwy sposób opóźniając ich realizację, ponieważ wynik wydaje się im zbyt odległy. Fakt ten wskazuje na słabe osobiste umiejętności planowania czasu, ale można go obejść. Sprawy, które dają najszybsze efekty, podobają się niemal każdemu. Zauważył to Albert Einstein na przykładzie rąbania drewna. To samo można zrobić z długoterminowymi celami i dużymi projektami: podzielić je na małe zadania, zaplanować, a następnie metodycznie je realizować przez pewien okres czasu (na przykład dwie godziny dziennie). Po powiedzmy tygodniu pojawią się pierwsze efekty – cel pierwszej części projektu zostanie osiągnięty (zgodnie z planem), to da siłę i motywację do dalszej pracy w tym kierunku.

Wskazówka 7. Ustal osobiste terminy realizacji zadań priorytetowych

Gdy z góry wiesz, które sprawy będą priorytetowe w bieżącym miesiącu, możesz je odnotować w kalendarzu roboczym i uwzględnić w planowaniu osobistym wraz z tymi samymi negocjacjami/spotkaniami. Tak więc, gdy zajdzie potrzeba wykonania kolejnego wydarzenia lub działania na ten termin, zostanie ono już „zarezerwowane”, co po raz kolejny przypomina o obiektywnym znaczeniu zadania. Porada ta ma szczególną wartość w kwestii planowania czynności roboczych.

Wskazówka 8. Zorganizuj swoje miejsce pracy w odpowiedni sposób

Przede wszystkim dotyczy porządku na pulpicie. Należy na nim pozostawić tylko te dokumenty, bez których nie da się wykonać zadań z kategorii A. Ta akcja ma podłoże psychologiczne: porządek na stole pomaga uporządkować w myślach, a dodatkowe papiery wymagają czasu.

Wskazówka 9. Staraj się, aby inni nie nakładali na Ciebie dodatkowych obowiązków

Często liderzy są zainteresowani i zaangażowani w nowe rzeczy, poszerzając swoje obszary kompetencji. Wychodząc z osobistego zainteresowania na spotkania, w których pracownik zwykle nie uczestniczy, może dostać się do grup roboczych lub otrzymać dodatkowe zadania, które nie są ujęte w jego planie i w efekcie stać się obciążeniem dla głównej pracy i jej planowania. Najlepiej jest dwukrotnie sprawdzić wszystkie swoje działania pod kątem ich znaczenia w ramach stanowiska, poprawiając w ten sposób swoje umiejętności planowania czasu.

Wskazówka 10. Oceń, jak ważne i pilne są rzeczy, w które nagle chcą cię zaangażować.

Siła wyższa i inne pilne sprawy są częstym zjawiskiem w każdej firmie lub przedsiębiorstwie, nawet jeśli starają się działać w ramach ścisłego planowania. Aby je rozwiązać, mobilizowane są wszystkie dostępne zasoby. Jeśli zgodzisz się pomóc w obecnej sytuacji, pamiętaj, że odciągnie to czas od bieżących ważnych zadań w Twoim harmonogramie, więc zawsze rozważ, czy warto je poświęcić.

Wskazówka 11 Nie działaj pod wpływem impulsu – podejmuj mądre decyzje

Czasami pewne decyzje podejmowane są w wyniku impulsu, niekontrolowanego impulsu. Ale to prowokuje odchylenia w harmonogramie i przeszkadza w efektywnym planowaniu godzin pracy, aby osiągnąć cel. Jeśli czujesz chwilową chęć zrobienia czegoś (na przykład zadzwoń), dokładnie zastanów się i rozważ, czy naprawdę warto robić to, co zaplanowałeś.

Wskazówka 12. Ustaw swoje priorytety we właściwy sposób

W dużym przepływie spraw - konferencji, spotkań, rozmów telefonicznych, SMS-ów - nawigacja może być bardzo trudna, a gdy zabierasz się za wszystko na raz lub łapiesz to w częściach z różnych stron, kończysz z bardzo małą ilością czasu. W tym miejscu warto przypomnieć taki sposób planowania czasu jako matrycę priorytetów, a działania rozpocząć od realizacji jasno określonych i jednoznacznie istotnych zadań, stopniowo przechodząc do mniej ważnych.

Planowanie czasu pracy sekretarki kierownika

Głównym obowiązkiem i celem planowania indywidualnego czasu pracy sekretarki jest maksymalne odciążenie szefa i pomoc w rozdysponowaniu jego czasu. Jest to zadanie zwiększenia efektywności wykorzystania wszystkich możliwych godzin i minut na aktywność zawodową. A to oznacza, że zadania i planowanie działań kierownika i sekretarza są współzależne.

Sekretarka przede wszystkim pomaga w pracach organizacyjnych, przygotowawczych i kierowniczych, uwalnia przestrzeń dla kreatywności dla szefa. W tym celu asystent musi znać codzienną rutynę wyższego poziomu, harmonogram swoich zadań na wszystkie możliwe okresy – dzień/miesiąc/kwartał. Efektywne zaplanowanie czasu pracy sekretarza uzależnione jest od grafiku jego bezpośredniego przełożonego, gdyż przygotowuje on wszystkie spotkania, negocjacje i inne sprawy (przyjmowanie gości, formalności), które znajdują się w grafiku szefa. Kluczową rolę w planowaniu odgrywa hierarchia zadań według ich wartości i wagi.

Ponadto obowiązki sekretarza obejmują również inną pracę, która nie zależy od reżimu dnia szefa (i znajduje odzwierciedlenie w planowaniu pracy): jest to sprawdzanie poczty i odpowiadanie na korespondencję, zarządzanie dokumentami, kontrola plik itp. Umiejętności asystenta w zakresie planowania czasu muszą być na najwyższym poziomie. Punktem wyjścia jego harmonogramu są zawsze czynności powtarzalne, na przykład:

przygotować miejsce pracy szefa;
posprzątaj swoje miejsce pracy;
obsługiwać wszystkie rodzaje przychodzących wiadomości e-mail;
wyświetlić plik kontrolny;
przekazać władzom podsumowanie stanu rzeczy i wyjaśnić harmonogram na bieżący dzień.

Rozważ prosty przykład planowania czasu pracy w odniesieniu do harmonogramu kierownika. Program działania sekretarza będzie wyglądał mniej więcej tak. Gdy szef zaplanuje spotkanie o godzinie 11:00, to plan asystenta o godzinie 10:30 zaznaczy jego organizację ze wszystkimi wynikającymi z tego czynnościami: przypomnieniem, kserowaniem materiałów, sprzątaniem sali konferencyjnej, logowaniem. Jeżeli o godzinie 14:00 szef zaplanował negocjacje poza biurem, to w grafiku sekretarza znajdą się punkty dotyczące wezwania samochodu i odebrania dokumentów. Również lista prac wskazuje, z kim i o której godzinie należy połączyć szefa na rozmowę telefoniczną, jaką dokumentację należy poprawić, a co wypełnić od podstaw itp.

Najlepszą opcją jest ustalenie wspólnie z szefem stałego przedziału czasowego na codzienne czynności: podpisywanie dokumentów, przyjmowanie gości. Usprawni to pracę i pomoże zaplanować czas pracy zarówno specjalisty, jak i jego asystenta. Opracowując grafik pracy, trzeba też zostawić porządną rezerwę na wypadek nagłych, pilnych i ważnych zadań, telefonów i innych nagłych wypadków.

Sekretarz poświęca koniec dnia roboczego na wysyłanie korespondencji wychodzącej, a także planuje wydarzenia na jutro.

Gdy skończy się dzień pracy, a kierownik spóźni się do biura, asystent może wrócić do domu tylko wtedy, gdy jest między nimi odpowiednia umowa i przekaże szefowi wszystkie niezbędne dane.

Sekretarka przed opuszczeniem lokalu usuwa wszystkie dokumenty, zamyka szafy, sejfy, wyłącza sprzęt elektroniczny (nie dotyczy telefonu, modemu, faksu), porządkuje miejsce pracy.

Planowanie czasu menedżera

Istotą planowania jest przygotowanie do realizacji celów oraz regulacja czasu pracy. Zasady planowania czasu pracy kierownika nie odbiegają zbytnio od ogólnych zasad prawa pracy. Racjonalne wykorzystanie zasobów czasowych obejmuje zrozumienie swoich funkcji, celów, zadań i budżetu czasowego.

W procesie organizacji czasu pracy specjalisty wykorzystywane są powszechnie znane techniki planowania. Kierownik musi kierować się następującymi zasadami:

60% dziennego planu pracy przeznacza się na pracę planową;
20% czasu - za nieprzewidziane działania;
ostatnie 20% najlepiej zostawić na spontaniczne zadania.

„Płaskie” struktury organizacyjne wykorzystywane są w małych przedsiębiorstwach do rozwiązywania złożonych problemów w warunkach znacznej niepewności. Takie piony charakteryzują się następującymi wadami: nadmierne obciążenie pracą kierowników, trudności w kontrolowaniu działań dużej liczby osób, a także trudności związane z koordynacją pracy wydziałów.

Spędzony czas (zwłaszcza jeśli nie został odnotowany na etapie planowania) powinien być rejestrowany z obowiązkowym wskazaniem, z czego i jak został wykorzystany. Przyczynia się to do tego, że mając pełny obraz kosztów swojego czasu pracy, kierownik będzie mógł efektywniej organizować swoje planowanie w przyszłości; w celu opracowania planu jakości zadania zostaną podzielone na krótko-, średnio- i długoterminowe.

Regularność, konsekwencja i konsekwencja powinny być pozycjonowane jako główne zasady planowania. Należy kierować się jedną z ważnych zasad planowania działań – realnością celów: przyjąć na siebie tyle obowiązków, ile będzie możliwe do wypełnienia.

U podstaw racjonalnego wydatkowania czasu pracy menedżera leży jego długofalowy plan. Jest to system wieloletni, uwzględniający jakie plany roczne i kwartalne są tworzone. Te ostatnie mogą być skoordynowane z rocznym i podzielone na miesięczne. Plany dobowe i tygodniowe w pełni im odpowiadają, a jednocześnie najdokładniej odzwierciedlają wykorzystanie czasu pracy kierownika. Planowanie czynności pracy na poziomie jednego dnia jest ważnym krokiem w całościowym planowaniu czynności pracy kierownika, podlega stałemu monitorowaniu i dostosowywaniu w zależności od sytuacji.