» Jak sporządza się protokół ze spotkania

Jak sporządzany jest protokół ze spotkania

Spotkania odbywają się w większości organizacji niezależnie od formy własności. Na nich pracownicy i menedżerowie wymieniają informacje o bieżących sprawach, podejmują decyzje operacyjne. Aby taka impreza odbyła się z maksymalną efektywnością, przechowywane są protokoły ze spotkania. Dokument ten pełni zarówno funkcję informacyjną, jak i administracyjną: rejestruje informacje o poruszonych kwestiach i podjętych decyzjach.

Rejestrowanie przebiegu spotkania jest obowiązkiem sekretarza szefa organizacji. Funkcję tę może pełnić inny pracownik.

Przed rozpoczęciem spotkania sekretarz otrzymuje listę zaproszonych oraz orientacyjną listę pytań. Uczestnicy przesyłają abstrakty. Pomaga to w przygotowaniu szablonu dokumentu przyspieszającego prace nad kompilacją ostatecznej wersji protokołu. W przypadku dużej liczby uczestników wskazane jest posiadanie karty rejestracyjnej, na której będzie podane pełne imię i nazwisko. osoby, które się pojawiły. Po rozpoczęciu spotkania sekretarz ustali ostateczną listę obecnych.

Informacje są rejestrowane przez sekretarza spotkania podczas wydarzenia. W celu poprawy dokładności rejestrowania wykorzystywane są nagrania z dyktafonu. Wszystkie słowa są zapisywane na nośniku cyfrowym, a następnie odtwarzane podczas ostatecznego wykonania dokumentu.

Jeśli odbywa się duże spotkanie z dużą liczbą uczestników, nakłucie prowadzą 2 sekretarki. Praca dwóch specjalistów jednocześnie nad protokołem pomoże przyspieszyć proces, jeśli spotkanie się opóźni.

Odrębne uwagi, uwagi, komentarze, dyskusje na tematy nie związane z tematyką spotkań nie znajdują odzwierciedlenia w dokumencie. Protokół ustala ogólne znaczenie raportów, pytań i propozycji. Decyzje i instrukcje, które głowa wydaje poszczególnym wykonawcom, są dokładnie rejestrowane.

Notatka! Sprawozdania i pytania nie muszą być pisane słowo w słowo.

Jeśli kierownik potrzebuje dokładnych informacji, będzie wymagał raportu podpisanego przez odpowiedzialnego pracownika. Na spotkaniach negocjowany jest stan rzeczy jako całość, więc nie ma potrzeby szczegółowego zapisu. W efekcie protokół podsumowuje przebieg spotkania: omawiane tematy, poruszone kwestie i podjęte decyzje.

W niektórych przypadkach liderzy organizacji wymagają dokładnej fiksacji dosłownej każdej frazy. Jest to typowe dla spotkań w nowoczesnych firmach, gdzie na takich imprezach rozwiązywanych jest wiele kwestii operacyjnych.

Rejestracja

Często można znaleźć wzmianki o tym, że protokoły powinny być przechowywane na specjalnych formularzach. Dzieje się tak, gdy takie spotkania odbywają się w departamentach rządowych, na przykład w samorządach miejskich.

W zwykłych organizacjach rzadko wprowadza się specjalne formularze do logowania. Wyjątkiem są specjalne rodzaje spotkań, na przykład praca zarządu spółki akcyjnej.

Protokół ze spotkania musi zawierać następujące informacje:

1. Obowiązkowe dane:

• data i numer;
• Nazwa firmy;
• rodzaj dokumentu wskazującego na zdarzenie;
• miejsce spotkania.

Ponadto każdy arkusz jest ponumerowany, dzięki czemu można dokładnie śledzić postępy w spotkaniu;

1. Lista uczestników i ich role. Konieczne jest podanie pełnej nazwy. oraz stanowisko protokolanta, kierownika, moderatora spotkania i innych uczestników spotkania. Zamiast tego można użyć arkusza rozjazdowego, na którym przyjeżdżający robotnicy podpisują;
2. Jeżeli na wydarzeniu były osoby reprezentujące inne organizacje, to są one oznaczone dopiskiem „Zaproszeni”;
3. Główna część protokołu składa się z 3 kolejnych bloków:

• Słuchałem. Podana jest pełna nazwa. oraz stanowisko mówcy, główny temat przemówienia, podsumowanie szczegółów przemówienia;
• Wygłosił przemówienie. Pełna nazwa jest ustalona. oraz stanowisko osoby, która zadawała pytania lub komentowała treść przemówienia;
• Zdecydowany. Na podstawie wyniku raportu lider wydaje instrukcje lub narzuca rozwiązanie. Decyzja jest szczegółowo odnotowywana przez sekretarza, ponieważ jest wiążąca dla pracowników. Wskazane są terminy wykonania zadań.

Notatka! W przypadku głosowania nad decyzją należy odnotować liczbę głosów „za”, „przeciw” i wstrzymujących się bez podawania nazwisk.

1. Na końcu protokołu składane są podpisy sekretarza i przewodniczącego posiedzenia. Drukowanie nie jest wymagane.

Ostateczna wersja dokumentu jest przygotowywana jakiś czas po spotkaniu. Może to zająć kilka godzin lub kilka dni, w zależności od ilości informacji. Następnie jest ona przekazywana do podpisu kierownikowi, który prowadził wydarzenie.

Następnie protokół jest wysyłany do zainteresowanych stron lub sporządzane są z niego oficjalne wyciągi z instrukcjami dla konkretnych wykonawców.

Protokół ze spotkania operacyjnego

Spotkanie operacyjne ma kilka funkcji:

• Wyraźna częstotliwość utrzymywania (na przykład raz w tygodniu o określonej godzinie);
• Stabilny skład uczestników;
• Prawie niezmienione tematy i pytania;
• Krótki czas trwania.

Cechy te odciskają swoje piętno na przygotowaniu protokołu ze spotkania operacyjnego. Sekretarka zna z góry algorytm pracy, zagadnienia, które będą omawiane. Pozwala to przyspieszyć pracę nad ostatecznym dokumentem, uformować większość z góry.

Protokoły ze spotkania sporządzane są szybko, dzięki czemu dokument jest niezwłocznie przekazywany kierownikowi do podpisu.

Przechowywanie

Decydując o przechowywaniu protokołów, sekretarz powinien zapoznać się z wewnętrznymi dokumentami organizacji.

Protokoły z posiedzenia rady dyrektorów lub walnego zgromadzenia wspólników spółki akcyjnej muszą być zatem przechowywane na stałe. Dokumenty znajdują się w lokalizacji stałego organu organizacji. Tryb ten określa uchwała Federalnej Komisji ds. Rynku Papierów Wartościowych nr 03-33/ps z dnia 16.07.2003, która zawiera normy regulujące zasady i warunki przechowywania niektórych dokumentów w spółkach akcyjnych.

Zwykle protokoły z różnych spotkań są przechowywane przez 3 lub 5 lat, po czym są archiwizowane i niszczone zgodnie z instrukcjami.

Protokoły z posiedzeń nie są elementem zbędnej biurokracji. Dzięki temu uczestnicy spotkania nie zapominają o agendzie i terminowo wypełniają polecenia kierownika. Obecnie istnieją elektroniczne zasoby umożliwiające szybkie przygotowanie i dystrybucję takich dokumentów. Dlatego sekretarz może szybko i wygodnie zaprezentować gotową wersję protokołu wszystkim zainteresowanym.

.