» Kā tiek sastādīts sanāksmes protokols

Kā tiek sastādīts sēdes protokols

Sanāksmes notiek lielākajā daļā organizāciju neatkarīgi no īpašumtiesību veida. Tajās darbinieki un vadītāji apmainās ar informāciju par aktuālajiem jautājumiem, pieņem operatīvus lēmumus. Lai šāds pasākums noritētu maksimāli efektīvi, tiek glabāts sapulces protokols. Šim dokumentam ir gan informatīva, gan administratīva funkcija: tajā tiek fiksēta informācija par izvirzītajiem jautājumiem un pieņemtajiem lēmumiem.

Par sapulces gaitas fiksēšanu atbild organizācijas vadītāja sekretārs. Šo funkciju var veikt cits darbinieks.

Pirms sanāksmes sākuma sekretāram tiek izsniegts uzaicināto saraksts un indikatīvs jautājumu saraksts. Dalībnieki iesniedz kopsavilkumus. Tas palīdz sagatavot dokumenta veidni, lai paātrinātu darbu pie protokola galīgās versijas sastādīšanas. Ja dalībnieku ir daudz, tad vēlams līdzi reģistrācijas lapa, kur būs norādīts pilns vārds. personas, kas ir parādījušās. Pēc sēdes sākuma sekretārs fiksē galīgo klātesošo sarakstu.

Informāciju pasākuma laikā fiksē sapulces sekretārs. Lai uzlabotu reģistrēšanas precizitāti, tiek izmantoti diktofona ieraksti. Visi vārdi tiek ierakstīti digitālā datu nesējā un pēc tam reproducēti dokumenta galīgās izpildes laikā.

Ja tiek rīkota liela sanāksme ar lielu dalībnieku skaitu, tad punkciju vada 2 sekretāri. Divu speciālistu darbs pie protokola vienlaikus palīdzēs paātrināt procesu, ja tikšanās aizkavēsies.

Atsevišķas piezīmes, piezīmes, komentāri, ar sanāksmju tēmām nesaistītu jautājumu apspriešana dokumentā netiek atspoguļota. Protokols nosaka ziņojumu, jautājumu un priekšlikumu vispārīgo nozīmi. Lēmumi un norādījumi, ko vadītājs dod atsevišķiem izpildītājiem, tiek precīzi ierakstīti.

Piezīme! Ziņojumi un jautājumi nav jāraksta vārds vārdā.

Ja vadītājam nepieciešama precīza informācija, viņš pieprasīs atbildīgā darbinieka parakstītu ziņojumu. Sanāksmēs tiek apspriests lietu stāvoklis kopumā, tāpēc nav nepieciešams detalizēts protokols. Rezultātā protokolā ir apkopota sanāksmes gaita: apspriestās tēmas, izvirzītie jautājumi un pieņemtie lēmumi.

Dažos gadījumos organizācijas vadītāji pieprasa katras frāzes burtisku fiksāciju. Tas ir raksturīgi sapulcēm mūsdienu uzņēmumos, kur šādos pasākumos tiek atrisināts liels skaits operatīvo jautājumu.

Reģistrācija

Bieži vien var atrast norādes uz to, ka protokoli jāglabā uz īpašām veidlapām. Tas notiek, ja šādas sanāksmes notiek valdības departamentos, piemēram, pašvaldību pārvaldēs.

Parastās organizācijās īpašas mežizstrādes veidlapas tiek ieviestas reti. Izņēmums ir īpaši sapulču veidi, piemēram, akciju sabiedrības direktoru padomes darbs.

Sanāksmes protokolā jāiekļauj šāda informācija:

1. Obligātā informācija:

• datums un numurs;
• uzņēmuma nosaukums;
• dokumenta veids, kas norāda notikumu;
• sanāksmes vieta.

Tāpat katra lapa ir numurēta, lai varētu precīzi izsekot sapulces gaitai;

1. Dalībnieku saraksts un viņu lomas. Nepieciešams norādīt pilnu vārdu. un protokolētāja, vadītāja, sapulces moderatora un citu sanāksmes dalībnieku amats. Tā vietā var izmantot iecirkņu lapu, kurā ierodas strādnieki parakstās;
2. Ja pasākumā bija personas, kas pārstāv citas organizācijas, tad tās tiek norādītas ar norādi “Aicināts”;
3. Protokola galvenā daļa sastāv no 3 secīgiem blokiem:

• Klausījās. Pilns vārds ir norādīts. un runātāja pozīcija, runas galvenā tēma, runas detaļu kopsavilkums;
• Uzstājās ar runu. Pilns vārds ir fiksēts. un tās personas nostāju, kura uzdeva jautājumus vai komentēja runas būtību;
• Izlemts. Pamatojoties uz ziņojuma rezultātu, vadītājs dod norādījumus vai uzliek rezolūciju. Lēmumu sekretāre fiksē detalizēti, jo darbiniekiem tas ir saistošs. Ir norādīti uzdevumu izpildes termiņi.

Piezīme! Ja lēmums tiek nobalsots, tad ieraksta balsu skaitu “par”, “pret” un atturas, nenorādot vārdus.

1. Protokola beigās tiek likti sekretāra un sēdes vadītāja paraksti. Drukāšana nav nepieciešama.

Dokumenta galīgā versija tiek sagatavota kādu laiku pēc sanāksmes. Tas var ilgt vairākas stundas vai vairākas dienas atkarībā no informācijas apjoma. Pēc tam to iesniedz parakstīšanai vadītājam, kurš vadīja pasākumu.

Pēc tam protokols tiek nosūtīts interesentiem, vai no tā tiek izgatavoti oficiāli izraksti ar norādījumiem konkrētiem izpildītājiem.

Operatīvās sanāksmes protokols

Operatīvā sapulcei ir vairākas funkcijas:

• Skaidrs turēšanas biežums (piemēram, reizi nedēļā noteiktā laikā);
• Stabils dalībnieku sastāvs;
• Gandrīz nemainīgas tēmas un jautājumi;
• Īss ilgums.

Šīs īpašības atstāj savu nospiedumu operatīvās sanāksmes protokola sagatavošanā. Sekretāre jau iepriekš zina darba algoritmu, jautājumus, kas tiks apspriesti. Tas ļauj paātrināt darbu pie gala dokumenta, lielāko daļu noformēt jau iepriekš.

Sēdes protokols tiek sagatavots ātri, lai dokuments nekavējoties tiktu iesniegts parakstīšanai vadītājam.

Uzglabāšana

Lemjot par protokolu uzglabāšanu, sekretāram jāizpēta organizācijas iekšējie dokumenti.

Tātad akciju sabiedrības valdes sapulces vai akcionāru pilnsapulces protokols ir jāglabā pastāvīgi. Dokumenti atrodas organizācijas pastāvīgās struktūras atrašanās vietā. Šī kārtība noteikta Federālās vērtspapīru tirgus komisijas 16.07.2003. rezolūcijā Nr.03-33/ps, kas satur normas, kas reglamentē atsevišķu dokumentu glabāšanas noteikumus un termiņus akciju sabiedrībās.

Parasti dažādu sēžu protokoli tiek glabāti 3 vai 5 gadus, pēc tam tie tiek arhivēti un iznīcināti saskaņā ar instrukcijām.

Sanāksmju protokoli nav liekas birokrātijas elements. Tas palīdz sanāksmes dalībniekiem neaizmirst dienas kārtību un laikus izpildīt vadītāja norādījumus. Mūsdienās šādu dokumentu ātrai sagatavošanai un izplatīšanai ir pieejami elektroniskie resursi. Tāpēc sekretāre var ātri un ērti iepazīstināt visus interesentus ar gatavo protokola versiju.

.