Individualaus verslininko pavyzdžio važtaraščių registravimo žurnalas. Važtaraščio judėjimo žurnalas: teisingai užpildykite

Taip tu gali. Vieningos formos yra privalomos tik autotransporto organizacijoms. Kitos įmonės turi teisę savarankiškai kurti formas važtaraščiai. Į apskaitą įrašyti nestandartinius važtaraščius

Įmonės parengtas dokumentas turi atitikti pirminiams dokumentams keliamus reikalavimus. Be to, „savo“ važtaraščio formoje turi būti visi privalomi rekvizitai, numatyti Rusijos transporto ministerijos 2008 m. rugsėjo 18 d. įsakyme Nr. 152. Visų pirma tai yra informacija apie vairuotoją ir duomenys apie transporto priemonę.

Priduriame, kad siekiant išvengti ginčų su mokesčių inspekcija, saugiau parašyti maršrutą – nurodyti konkrečią kelionės tikslą ir išvykimo vietą.

Kokių dokumentų dėl kuro ir tepalų (išskyrus važtaraštį) pareikalaus Federalinė mokesčių tarnyba?

Inspektoriai gali paprašyti dokumentų, kad įmonė normuoja išlaidas. Įmonės vadovas savo įsakymu turi atskirai tvirtinti vasaros ir žiemos kuro sąnaudų normas. Tam yra vykdomos kontrolinės automobilių lenktynės (tam tikromis sąlygomis). Jų rezultatas surašomas bet kokios formos kontrolės atvykimo aktu.

Taip pat atskiru įsakymu yra paskiriama komisija, kuri nuolat atliks kontrolinius kuro sąnaudų transporte matavimus.

Ar reikalingas kelionės žurnalas?

Ne, nebūtina. Bet jei jūsų įmonė turi daug tarnybinių transporto priemonių, geriau tokį dokumentą pasilikti. Tai leis kontroliuoti važtaraščių judėjimą ir jų pristatymą į buhalteriją. Standartinė apskaitos žurnalo forma (forma Nr. 8) patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 1997 m. lapkričio 28 d. dekretu Nr. 78. Tačiau įmonė gali susikurti savo formą.

Ar yra dokumentų, kurie gali pakeisti važtaraščius?

Kuro ir tepalų kainą patvirtinti gali ne tik važtaraščiai, bet ir bet kokie kiti dokumentai, leidžiantys patikimai nustatyti transportu nuvažiuotą kelią. Pavyzdžiui, popieriai, užpildyti pagal automobilių judėjimo apskaitos ir valdymo prietaisų duomenis. Tokiu įrenginiu gali būti įranga su įmontuota palydovine navigacijos sistema (2011 m. birželio 16 d. raštas Nr. 03-03-06/1/354).

Ką reikia sumokėti PVM perkant benziną už grynuosius pinigus?

Norėdami atskaityti PVM, jums reikės kasos kvito ir sąskaitos faktūros. Tuo pačiu degalinė išrašys sąskaitą tik tuo atveju, jei buhalteris (darbuotojas, kuris perka degalus) turi įgaliojimą gauti prekes ir medžiagas. Kai nėra įgaliojimo, sąskaita faktūra neišrašoma. Tokiu atveju pažiūrėkite, ar kvite nurodytas PVM. Jei ne, kurą galima apskaityti pirkimo kaina. Tai yra, visą sumą, kuri atsispindi čekyje, nurašykite kaip išlaidas. Jeigu nurodytas PVM, tuomet šio mokesčio geriau neatskaityti ir nepriskirti išlaidoms. Tai yra saugiausias pasirinkimas.

Taigi pabandykime tai išsiaiškinti Ar man reikia važtaraščių žurnalo? ir kaip suformatuoti?

Važtaraščių išrašymo žurnalą pildo bet kurios nuolat pervežimus vykdančios įmonės atsakingas asmuo. Ji registruoja kiekvienos kelionės metu vairuotojui išduodamus lydimuosius dokumentus.

Teisės aktai 2017 metais neprivalo laikytis 8 formos. Verslininkas turi teisę rengti savo dokumentą.

Formoje turi būti ši informacija:

• registracijos serijos numeris;
• lapo išdavimo vežėjui data;
• informacija apie vairuotoją ir transporto priemonę;
• atvykimo data ir vairuotojo dokumentų pateikimas dispečeriui;
• buhalterio dokumentų priėmimo laikas;
• vairuotojo, ekonomisto ir dispečerio parašas;
• Pastabos.

Važtaraščių išrašymo žurnalo vedimo tvarka įpareigoja įmonės vadovą visus minėtus punktus įrašyti į savo dokumentą ir patvirtinti jį vidaus tvarka. Jei pildoma popierine forma, tituliniame lape turi būti nurodytas titulinis lapas, aprėpties laikotarpis ir verslininko pavardė. Paprastai dokumentas išduodamas vieneriems kalendoriniams metams.

Žurnalo pildymo tvarka

Važtaraščių išrašymo žurnalą pildyti pavedama buhalteriui ar kitam įmonės atstovui. Asmens statusas patvirtinamas vidiniu įsakymu. Darbuotojas gali būti patrauktas atsakomybėn už neteisingus dokumentus. Taip pat galite priskirti kitai organizacijai pildyti važtaraščio išdavimo žurnalą pagal paslaugų sutartį.

Duomenys turi būti įrašomi kiekvieną kartą išduodant lapą vairuotojui ir jam grįžus iš kelionės. Netgi sugadinti ar per klaidą išduoti kelionės dokumentai turi būti paminėti žurnale ir turėti savo eilės numerį.

Už lapų išdavimą ir žurnalo pildymą atsakingas darbuotojas privalo žinoti šias taisykles:

• kiekvienai transporto priemonei išduodamas atskiras pirminis apskaitos dokumentas;
• jei kelionėje dalyvauja keli vairuotojai, lapas turi būti išrašytas kiekvienam iš jų;
• kelionės dokumentas galioja ne ilgiau kaip mėnesį - jei kelionė atidedama, išduodamas kitas dokumentas, tačiau į žurnalą įrašoma informacija apie pirmą ir antrą formas.

Į darbuotojo pareigas įeina važtaraščiuose įrašytų duomenų tikrinimas. Kiekvienai lėšų rūšiai išduodamas tam tikros formos dokumentas. Pavyzdžiui, lengviesiems automobiliams - forma Nr.3, o sunkvežimiams - Nr.4-s.

Be į įmonės parką įtrauktų transporto priemonių, žurnale gali būti įrašomi duomenys apie personalo asmenines transporto priemones, kurias darbuotojai naudojo verslo tikslais. Tokiu atveju kelionės nuosavu automobiliu dokumentavimas taps pagrindu skaičiuojant kompensaciją darbuotojui.

Važtaraščių išrašymo žurnalo vedimas supaprastėjo atsiradus apskaitos programoms, kurios leidžia kurti dokumentus internete. Sukurti ištisi kompleksai, leidžiantys tvarkyti dokumentus ne tik ekonomistams, bet ir dispečeriams, techninės pagalbos inžinieriams, mechanikams.

Kaip pildomas važtaraščio žurnalas? Pavyzdys parodytas žemiau.

Privaloma informacija:

1. Įvedamas dokumento eilės numeris. Įvedama visa informacija chronologinė tvarka.
2. Lapo išdavimo data pateikiama formatu DD.MM.YY.
3. Nurodyta pilnas vardas darbuotojas ir jo darbo užmokesčio numeris.
4. Įvedamas transporto priemonės numeris.
5. Vairuotojas pasirašo, kad gautų lapą.
6. Kitą stulpelį užpildo dispečeris, gaudamas iš vairuotojo dokumentus. Šis faktas patvirtintas parašu.
7. Kitą stulpelį tvarko buhalteris arba asmuo, atsakingas už pinigų srautus. Jis pildomas duomenų derinimo metu. Tai taip pat gali būti lyderis. Uždedama data ir parašas.
8. Užrašuose nurodomos ypatybės, tokios kaip maršruto sudėtingumas, kelionės specifika.

Važtaraščių išrašymo žurnalas susiūtas, puslapiai sunumeruoti. Vadovas tai patvirtina antspaudu ir parašu. Dokumentas saugomas 5 metus.

Kiekviena įmonė yra atsakinga už informaciją, įrašytą į važtaraščio išdavimo žurnalą. Užpildymo modelis atrodo taip:

Vaizdo įraše: Teisingai užpildykite važtaraštį

Važtaraščio registras – tipiškas vieninga forma Nr.8, naudojasi įmonės su transporto priemones(TS), kontroliuoti transporto priemonių parko veiklą ir degalų sąnaudas. Kaip naudojamas šis registracijos dokumentas, ar standartinė forma yra privaloma naudoti ir ar galima alternatyva, pasakys šis leidinys.

Važtaraščių judėjimo registravimo žurnalas: koks tai dokumentas

8 forma buvo patvirtinta Valstybinio statistikos komiteto 1997 m. ir iki 2013 m. buvo privaloma įmonėms, kurių balansuose yra transporto priemonių. Nuo 2013 metų pradžios jis nustojo būti privalomas, tačiau tai visiškai nereiškia, kad dabar nereikia vesti žurnalo. Tiesiog įstatymų leidėjai leido įmonėms sukurti patogesnes dokumento formas, vis dėlto išsaugant visą privalomų detalių rinkinį. Atminkite, kad dauguma įmonių vis dar naudoja važtaraščių registrą. , pridedant reikiamus (įmonei svarbius) stulpelius.

Tipinė arba modifikuota žurnalo forma įvedama į darbo eigą su žyma apskaitos politikoje arba atskiru vedėjo įsakymu. Įprastai žurnalas atnaujinamas kasmet, tačiau didelėse autotransporto įmonėse dažnai nustatomas mėnesinis ciklas, kuris nurodomas ir įmonės apskaitos politikoje. Kaip pagrindinis apskaitos dokumentas, Pagrindinė taisyklėžurnalas įmonėje ar archyve saugomas ne trumpiau kaip penkerius metus.

Važtaraščio judėjimo žurnalas: kaip jis taikomas

Įstatymas įpareigoja savo veikloje TS besinaudojančias firmas ir verslininkus įvairių kategorijų, išduoti vairuotojams važtaraščius (PL) – dokumentus, suteikiančius teisę juos eksploatuoti. Ji fiksuoja informaciją apie maršrutą, kuro likutį ir judėjimą, spidometro rodmenis, darbo eigos ypatybes (pavyzdžiui, keltuvų skaičių), išvykimo į darbą ir atvykimo į garažą laiką. Didelis ir automobilių transporto įmonės praktikuoti kasdienį važtaraščių išdavimą. Mažos organizacijos, kurių veikla nesusijusi su autotransportu, gali išrašyti važtaraštį vairuotojams iki 1 mėnesio. Tačiau, kad ir koks būtų kuponų išdavimo dažnumas, jie turi būti įrašyti į PL registrą.

Reikalavimai pildant žurnalą

8 forma – žurnalas, kurio tituliniame puslapyje nurodomas įmonės pavadinimas, statusas ir spausdinimo laikotarpis. Pats žurnalas yra lentelė, kurioje įrašoma informacija apie visus įmonės išduotus važtaraščius. Net jei kuris nors iš jų yra neteisingai užpildytas ir sugadintas, jis pridedamas prie žurnalo su žyma „Sunaikinti“, o jo numeris turi būti įrašomas žurnale bendra chronologine tvarka.

Žurnalas, kaip ir daugelis registracijos knygų, turi nenutrūkstamą lapų numeraciją, yra susiūtas, patvirtintas vadovo parašu ir organizacijos antspaudu (jei yra). Atsakomybė už dokumento pildymą ir jame pateiktos informacijos teisingumą tenka darbuotojui, kuriam vadovybės įsakymu arba vadovaujantis 2007 m. tarnybinės pareigos. Važtaraščio registrą, 8 formą, galite atsisiųsti žemiau. Tai atrodo taip:

Visi šios formos stulpeliai yra privalomi. Juose chronologine tvarka pateikiama informacija apie povandeninio laivo numerį, išdavimo datą, visą vairuotojo, kuriam jis buvo išduotas, pavardę ir jo patvirtinantį parašą. Grąžinant važtaraštį, pažymima jo grąžinimo data ir parašu patvirtinama dispečerinė, kuri priima lapą ir perduoda buhalterei tvarkyti. Buhalterė taip pat patvirtina kvitų perdavimą ranka gavęs kvitą.

Važtaraščio registras: pavyzdžių pildymas

	P/l išleidimo data	Vairuotojas		Garažo numeris TS				Pastaba
					vairuotojas gavęs p/l	dispečeris ir p / l bei dokumentų priėmimo iš vairuotojo data	buhalteris ir p / l priėmimo data
		Sergejevas Antonas Michailovičius			vairuotojo dažymas	dispečerio parašas	2017-01-13 buhalterio parašas	užpildyti maršruto ypatumais ir kt.
		Peršinas Andrejus Viktorovičius			vairuotojo dažymas	dispečerio parašas	2017-01-13 buhalterio parašas

Įmonės ir verslininkai turi teisę papildyti lentelę stulpeliais su skirtinga, jų nuomone, reikalinga informacija. Taigi daugelis įmonių įveda informaciją apie transporto priemonės maršrutą, pristatytas prekes, transporto priemonės ridą, degalų sąnaudas ir kt.

Šio apskaitos dokumento svarbą lemia ir tai, kad tai vienas iš įmonės transporto priemonių eksploatavimo, o kartu ir kuro sąnaudų patvirtinimų, galinčių sumažinti mokesčio bazė sumažinant atitinkamas išmokas. Be to, žurnalas, kuriame įrašomi vairuotojų išvažiavimai iš linijos ir informacija apie darbo laiką, yra kaupimo pagrindas. darbo užmokesčioįmonės vairuotojai.

Važtaraščių išrašymo žurnalą privalo tvarkyti visos organizacijos, turinčios krovinių ar automobiliai. Natūralu, kad tie, kurie keliauja įmonei naudingas.

FAILAI 2 failai

Dokumento tvarkymo svarba slypi tame, kad jame registruojami važtaraščiai, kurie, savo ruožtu, yra organizacijos patirtų išlaidų patvirtinimas. Be žurnalo gana problematiška laikytis tvarkos tvarkant važtaraščius ir apskritai įrodyti jų egzistavimą (atliekant dideles darbų apimtis).

Dirigavimo būdas

Važtaraščių išrašymo žurnalo pildymas gali būti organizuojamas tik popierine forma. Neįmanoma įvesti reikiamos informacijos elektronine forma (tik jei kiekvienas iš organizacijos vairuotojų, dispečerių ir buhalterių turi savo elektroninį parašą).

Nuo pat priežiūros pradžios dokumentas išspausdinamas, esant poreikiui, kartu su papildomais lapais. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui, jis susiuvamas, patvirtinamas organizacijos vadovo parašu ir saugomas dar 5 metus.

Idealiu atveju jį nuolat naudotų darbuotojas, atsakingas už važtaraščių išrašymą ir gavimą iš vairuotojų.

Žurnalo sudedamosios dalys

Dokumento formą sudaro du lapai. Baigtas žurnalas yra knyga su viršeliu ir keliais atspausdintais lapais, išdėstytais lentelės pavidalu. Viršelyje, centre, yra žurnalo pavadinimas, nurodantis pildymo metus (mėnesį) (dažniausiai jo galiojimo laikas yra 1 metai, bet yra ir trumpalaikių variantų, vienam mėnesiui).

Viršelio viršuje užpildytojas įrašo visą organizacijos pavadinimą, OKUD dokumento kodą (standartinei tarpsektorinei formai Nr. 8 tai 0345008, iš karto įvedamas į formą), OKPO kodą.

Lentelėje, esančioje antrajame žurnalo lape, yra stulpelių. Kiekviename iš šių stulpelių pateikiamas šios informacijos turinys:

• Važtaraščio numeris. Dokumente yra ištisinė numeracija. Visi įrašai daromi chronologine tvarka.
• Kada buvo išduotas važtaraštis (data).
• Informacija apie vairuotoją: vardas ir pavardė žodžiais, jei yra – personalo numeris.
• Automobilio garažo (ne valstybinio numerio) numeriai.
• Vairuotojo parašas kaip garantija, kad gavo važtaraštį.
• Važtaraštį su žymomis gavusio dispečerio „autografas“, taip pat kiti kelionės dokumentai (šie duomenys nurodyti pastaboje).
• Buhalterio parašas. Jis nustatomas po to, kai važtaraštis patenka į buhalteriją.
• Pastaba. Šis stulpelis skirtas duomenims, kurie iš esmės yra svarbūs važtaraščių išrašymui ar priėmimui. Nurodo žymes (ar jų nebuvimą) ant dokumentų, pataisymus, fizines savybes gaunamas popierius ir kt.

Antrasis žurnalo lapas gali tęstis tiek, kiek norite. Svarbiausia, kad į jį įrašytuose važtaraščiuose būtų nurodyta tinkama išdavimo data. Darbuotojas neturi teisės į žurnalą įrašyti nereikšmingos ar tyčia melagingos informacijos.

Kalbant apie saugojimo laikotarpį, pagal galiojančius standartus važtaraščių išrašymo žurnalas saugomas mažiausiai 5 metus.

Svarbus punktas! Informacija apie visus išduotus dokumentus turi būti įrašyta į važtaraščių išrašymo žurnalą. Jei važtaraštis neregistruotas, buhalterija neturi teisės jo priimti.

Kas pildo

Organizacijos vadovui iš pradžių paskiriama automatiškai atsakyti už žurnalo vedimą. Tačiau didžiąja dauguma atvejų šią pareigą jis patiki savo pavaldiniams. Tai galite padaryti dviem būdais:

• Per darbo sutartis(tai nurodant kaip tiesiogines tam tikro darbuotojo pareigas).
• Pagal atskirą užsakymą. Dokumentas vadinsis „Įsakymas dėl asmens, atsakingo už važtaraščių išdavimo žurnalo tvarkymą, paskyrimo“. Jis yra laisvos formos. Svarbiausia, kad jame būtų vadovo parašas, organizacijos duomenys, duomenys apie paskirtą darbuotoją ir jo parašas kaip sutikimo su turiniu ženklas.

Paskirtam darbuotojui nereikia išklausyti specialaus mokymo žurnalo tvarkymui.

Teisinė bazė

Pridedama forma ir užpildymo pavyzdys yra standartinė tarpsektorinė forma Nr.8, priimta Valstybinio statistikos komiteto 1997-11-28 nutarimu Nr.78. Ji yra ilgam laikui buvo naudojamas ir dabar neprarado savo aktualumo.

Tačiau nuo 2013 m. kaip tik tokios formos naudojimas tapo neprivaloma procedūra. Kiekviena organizacija turi teisę savarankiškai pasirinkti, kurią iš važtaraščių išrašymo žymėjimo formų ji naudos.

Savo patogumui organizacija netgi gali keisti esamas dokumentų formas. Svarbiausia, kad šie veiksmai būtų patvirtinti atskiru vadovo įsakymu su parašu ir antspaudu, taip pat būtų pažymėti įmonės apskaitos politikoje.

Jei naudojate standartinę formą, tokios priemonės nereikalingos. Be to, standartinė žurnalo forma atitinka visus jai keliamus reikalavimus. Atlikdamas stulpelių pakeitimus, užpildas rizikuoja susidurti su darbo ar mokesčių įstatymų pažeidimo situacija. Dėl šių ir kitų priežasčių Forma Nr.8 lieka naudojama.

Galimi papildymai

Kadangi žurnalas buvo naudojamas ilgą laiką, nemažai įmonių papildė rubrikas savomis. Praktika parodė, kad į šį žurnalą patogu pridėti ir:

• Automobilio, kuriuo jis judės, maršrutas. Kai kurie tiesiog nurodo atvykimo vietą.
• Koks krovinys pristatomas transporto priemone.
• Rida.
• Degalų sąnaudos, atsiradusios dėl kelionės ir kt.

Natūralu, kad visi šie duomenys pildomi tik grąžinus važtaraštį arba net po to, kai jį gauna organizacijos buhalteris. Kad ir kokie pakeitimai būtų padaryti esama forma, jie turi būti paremti atskiru vadovo įsakymu.

Važtaraščių išrašymo žurnalas yra vienas iš pirminių dokumentų, patvirtinančių organizacijos ar individualaus verslininko išlaidas kurui. Jeigu subjektas pasirinko apmokestinimo sistemą, kurioje atsižvelgiama į išlaidas, tuomet šis dokumentas ypač svarbus skaičiuojant iš organizacijos mokėtinus mokesčius.

„Važtaraščių judėjimo registravimo žurnalas“ – specializuota įmonių dokumentų pildymo forma, patvirtinta teisės aktų ribose nutarimu. valstybinis komitetas 1997 m. Rusijos Federacijos statistika. Ši forma yra aktuali ir taikoma, jei organizacijos balanse yra transporto priemonių ir išrašomi važtaraščiai. Naudodami šią formą galite vesti išsamią analitinę vairuotojui išduotų dokumentų registrą. Taip pat važtaraščių registre yra laukas, kuriame įrašoma lapo priėmimo buhalterio data. Tai labai patogu nustatant darbo eigą, iškart galite sužinoti, kuris iš darbuotojų pažeidžia sutartas dokumentų pateikimo taisykles.

Dokumentas gali būti saugomas ir įrašomas keliais formatais, ypač spausdintu ir elektronine forma, kuriame patogu kaupti, vesti ir tvarkyti informaciją. Šiame dokumente pateikiami visų išduotų lapų duomenys ir tai nepriklauso nuo jų formos tipo. Dokumentams taikomas nuolatinis numeracijos tipas. Pasirodo, kad reikia reguliariai vesti konsoliduotą žurnalą, nes jį formuoti būtina atgaline data negerai.

Dokumento turinys

Tiesą sakant, popieriuje yra keletas detalių ir savybių, fiziškai tai yra viršelis ir lentelės vertės dalis. Viršelyje pažymėtas įmonės pavadinimas ir laikotarpis, kuriam šis žurnalas buvo išleistas. Lentelės elemente yra keletas svarbių reikšmių.

• numeruota reikšmė (kiekvienam dokumentui ji yra individuali);
• data pažymima pildant ir išduodant;
• informacija apie vairuotoją ir personalo numerį;
• automobilio numeris (garažo vertė);
• darbuotojo parašas dėl dokumento gavimo;
• siunčiančiojo pareigūno parašas, kad būtų priimtas popierius iš atitinkamo pareigūno už transporto priemonės vairavimą;
• buhalterio parašas ir laikotarpis (data), kada buvo priimtas vairuotojo važtaraštis ir dokumentai;
• šią formą tvarkančio asmens naujausia pastaba.

Pastaba skirta iššifruoti turimą informaciją kituose stulpeliuose, kad kiekvienas suinteresuotas ataskaitų vartotojas galėtų suprasti lentelėje esančią informaciją.

Važtaraščio registro 8 formą, kurią galima atsisiųsti iš interneto svetainės, turi užpildyti tiesiogiai tam specialius įgaliojimus turintis įmonės darbuotojas. Jei dokumentą išduoda trečiosios šalies įmonė sutartinių santykių pagrindu, tada specialistas iš trečiosios šalies organizacijos, su kuria buvo sudaryta sutartis, kurios objektas yra šios rūšies paslaugos, galima užpildyti. Visi niuansai yra numatyti sutartiniuose santykiuose su šia įmone, kad vėliau nekiltų nereikalingų klausimų, kas, kada pildo tą ar kitą formą ir kaip atsiskaito už paslaugas. Važtaraščių apskaitos žurnale yra specialaus, eilinio darbuotojo, kuris anksčiau su tokia forma nesusidūrė, pildymo pavyzdys, gali jį užpildyti neteisingai, o tai neišvengiamai sukels baudas iš reguliavimo institucijų.