Descrizione del lavoro assistente personale alla testa. Descrizione del lavoro Assistente Direttore Generale

IO.Disposizioni generali.

Questa descrizione del lavoro definisce i diritti, i doveri e le responsabilità di un assistente personale alla direzione, di seguito denominata "Società".

	Titolo di lavoro	Assistente personale ai dirigenti
	Titoli di studio	Formazione ed esperienza professionale: istruzione superiore (superiore incompleta); 1 anno di esperienza in posizione analoga; conoscenza della lingua inglese (orale e scritta). Conoscenze e abilità richieste: conoscenza dell'etichetta aziendale, regole della comunicazione aziendale, conversazioni telefoniche; conoscenza di PC (MS Office) e apparecchiature per ufficio; capacità di condurre corrispondenza commerciale in russo e inglese; possesso di una parola e di una scrittura corrette; un'immagine professionale adeguata; aspetto presentabile; diplomazia, capacità di esercitare cautela e prudenza in materia riservata; la capacità di trovare comprensione reciproca con il management, i colleghi, i clienti; resistenza allo stress, buona volontà; conoscenza della normativa interna del lavoro della Società.
	Segnalazione diretta
	Presenza e composizione dei subordinati
	Ordine di sostituzione	assistente segretario

II.Diritti

L'assistente personale ha diritto a:

1. Rappresentare la Società nei rapporti con altre organizzazioni, rappresentare gli interessi della Società in organizzazioni terze nell'organizzazione di riunioni e collegamenti telefonici della direzione.

2. Richiedere e ricevere i materiali, i documenti, le informazioni necessari dai dipendenti di altri dipartimenti per adempiere all'ordine della direzione e del supervisore immediato della Società.

3. Nell'ambito delle proprie funzioni d'ufficio, firmare e vistare documenti, in particolare: lettere di accompagnamento per fax in uscita, domande; domande di abbonamento una tantum per l'ingresso nell'edificio amministrativo.

4. Condurre in modo indipendente corrispondenza / negoziazioni con organizzazioni esterne su questioni relative alla risoluzione di questioni attuali che non richiedono la decisione della direzione superiore e il consenso di altri dipendenti, vale a dire chiarire la natura - per risolvere le questioni attuali relative al programma di lavoro della gestione o dell'esecuzione di ordini che non impongono alcun obbligo.

IV.Responsabilità

L'Assistente Personale alla Direzione si occupa di:

1. Per l'adempimento improprio o il mancato adempimento delle loro funzioni ufficiali previste dalla presente descrizione del lavoro - nella misura determinata dall'attuale legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

2. Per i reati commessi nell'esercizio delle proprie attività - nei limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.

3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.

operatore sociale

________________/____________/

Responsabile del Dipartimento Risorse Umane

___________________/_________/

Capo dell'Ufficio Amministrativo

___________________/_________/

Informazioni dal sito web del Business Network RB.RU

APPROVARE
Amministratore delegato
Cognome I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. Il vicedirettore appartiene alla categoria degli specialisti.
1.2. L'assistente del capo è nominato alla carica e destituito da esso per ordine del direttore generale della società.
1.3. L'Executive Assistant riporta direttamente al CEO della società.
1.4. Durante l'assenza del vicedirettore, i suoi diritti e doveri vengono trasferiti a un altro funzionario, che è annunciato nell'ordine per l'organizzazione.
1.5. Alla posizione di vicedirettore viene nominata una persona che soddisfi i seguenti requisiti: istruzione - superiore o incompleta superiore, esperienza di lavoro simile da un anno, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), programmi Microsoft Office (Word , Excel), lavoro d'ufficio.
1.6. Il vicedirettore è guidato nelle sue attività da:
- atti legislativi della Federazione Russa;
- lo Statuto della società, il Regolamento interno del lavoro, altri atti normativi della società;
- ordini e direttive della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Responsabilità lavorative
2.1. Pianifica la giornata lavorativa del capo (riunioni, chiamate, accoglienza, ecc.).
2.2. Fornisce supporto tecnico per le attività del capo (ordinare trasporti, biglietti; organizzare riunioni, trattative, ecc.)
2.3. Accompagna il manager alle riunioni, alle trasferte, ecc.
2.4. Partecipa a trattative, incontri di lavoro, ricevimenti speciali; mantiene protocolli e altri documenti che documentano il corso e i risultati delle riunioni e dei negoziati.
2.5. Per conto del capo, coordina alcune questioni con i dipendenti delle unità strutturali, porta loro le istruzioni e gli ordini del capo; controlla l'esecuzione di istruzioni e ordini.
2.6. Raccoglie i materiali e le informazioni richieste dal Direttore Generale, prepara materiali analitici, informativi, di riferimento e altro e li sottopone al capo.
2.7. Svolge attività d'ufficio, riceve la corrispondenza in arrivo per l'esame del capo, accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del capo, tiene registri e registrazioni, trasferisce al capo.
2.8. Tiene un appuntamento con il capo, organizza l'accoglienza dei visitatori.
2.9. Per conto del capo, redige lettere, richieste e altri documenti.
2.10. Svolge attività di preparazione di riunioni e riunioni tenute dal capo (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.11. Svolge i singoli incarichi ufficiali del capo.

3. Diritti
3.1. Ricevere informazioni, anche riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Fornire alla direzione suggerimenti per migliorare il proprio lavoro e il lavoro dell'azienda.
3.3. Richiedere personalmente o per conto del capo dalle divisioni dell'impresa e da altri specialisti informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per l'esercizio delle funzioni ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti risultanti dalle attività dell'azienda.
3.5. Prendi decisioni di tua competenza.

4. Responsabilità
4.1. Per inadempimento e/o prematuro, negligente adempimento delle proprie funzioni.
4.2. Per il mancato rispetto delle vigenti istruzioni, ordini e ordini di conservazione dei segreti commerciali e delle informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme interne del lavoro, della disciplina del lavoro, della sicurezza e delle norme antincendio.

Raccolta di descrizioni di lavoro

Forma approssimativa

approvo

___________________________________ (Cognome, iniziali)
(nome dell'organizzazione, pre-________________________
accettazione, ecc., la sua organizzazione (direttore o altro
forma giuridica) persona ufficiale, autorizzata
deve approvare
istruzioni nostalgiche)

"" ____________ 20__

Descrizione del lavoro
assistente direttore
sui principali temi dell'attività
______________________________________________
(nome dell'organizzazione, impresa, ecc.)

"" ____________ 20__ N__________

Questa descrizione del lavoro è stata sviluppata e approvata per
sulla base di un contratto di lavoro con ______________________________________
(nome della posizione della persona per la quale
___________________________________________________________________ e ai sensi dell'art
questa descrizione del lavoro è stata redatta)
le disposizioni del Codice del lavoro della Federazione Russa e altre normative
atti che regolano i rapporti di lavoro nella Federazione Russa.

I. Disposizioni generali
1.1. Il vicedirettore appartiene alla categoria dei tecnici
artisti, vengono assunti e licenziati da esso per ordine
direttore d'impresa.
1.2. Una persona che ha
formazione professionale superiore, senza presentare requisiti per l'esperienza lavorativa
lavoro o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa
specialità da almeno _________ anni.
1.3. Il vicedirettore riporta direttamente all'amministratore delegato
________________________________________________________________________.
(imprese, organizzazioni, unità strutturali)
1.4. Durante l'assenza del vicedirettore (vacanze, malattia, ecc.)
le sue funzioni sono svolte da un delegato nominato ai sensi dell'art
ordine e assumendosi la piena responsabilità della corretta esecuzione
i compiti a lui assegnati.
1.5. Nel suo lavoro, l'assistente alla regia è guidato da:
- documenti normativi sulle tematiche del lavoro svolto;
- materiali metodologici relativi a questioni rilevanti;
- lo statuto dell'impresa;
- normativa del lavoro;
- ordini e ordini del direttore dell'impresa
(supervisore diretto);
- questa descrizione del lavoro.
1.6. Il vicedirettore deve sapere:
- risoluzioni, ordini, ordini e altre linee guida
materiali e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e
lavoro d'ufficio;
- la struttura e la gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
- organizzazione del lavoro d'ufficio;
- modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
- archiviazione;
- dattiloscritto;
- regole per l'uso dei dispositivi di ricezione e comunicazione;
- standard di un sistema unitario di organizzazione e amministrazione
documentazione;
- regole per la stampa di lettere commerciali mediante moduli standard;
- fondamenti di etica ed estetica;
- regole di comunicazione d'impresa;
- nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
- regole per il funzionamento della tecnologia informatica;
- le principali disposizioni di diritto amministrativo e legislativo
sul lavoro;
- normativa interna del lavoro;
- Regole e norme di tutela del lavoro.

II. Funzioni
Il vicedirettore ha le seguenti responsabilità:
2.1. Attuazione del lavoro sul supporto tecnico e organizzativo

2.2. Tenuta dei registri, contabilizzazione degli ordini che richiedono il controllo
per la loro esecuzione.
2.3. Partecipazione allo sviluppo di misure di razionalizzazione
flusso di lavoro.
2.4. Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.

III. Responsabilità lavorative
A svolgere le funzioni a lui assegnate, il vicedirettore
le imprese devono:
3.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico
attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.
3.2. Accetta l'ingresso per essere preso in considerazione dal capo
corrispondenza, trasferirla secondo la decisione presa in
divisioni strutturali o esecutori specifici per l'uso in
il processo di elaborazione o preparazione delle risposte.
3.3. Condurre lavori d'ufficio, eseguire varie operazioni con
l'uso di tecnologie informatiche atte a raccogliere, elaborare e
presentazione delle informazioni nella preparazione e nel processo decisionale.
3.4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del responsabile
imprese.
3.5. Preparare documenti e materiali necessari per il lavoro
capo.
3.6. Garantire una revisione e un invio tempestivi
divisioni strutturali e specifici esecutori di documenti,
ricevuto per l'esecuzione, verificare la correttezza dell'esecuzione
bozza di documenti preparati presentati al capo per la firma,
garantire un editing di qualità.
3.7. Organizza conversazioni telefoniche con il gestore
annotare le informazioni ricevute in sua assenza e portargliele
informazioni il suo contenuto, trasmettere e ricevere informazioni su
dispositivi di ricezione e citofonia (telefax, telex, ecc.), nonché
messaggi telefonici, portare tempestivamente alla sua attenzione informazioni,
ricevuto attraverso i canali di comunicazione.
3.8. A nome del capo scrivere lettere, richieste, altro
documenti, preparare risposte agli autori delle lettere.
3.9. Svolgere il lavoro sulla preparazione di incontri e riunioni,
condotta dal capo (raccolta dei materiali necessari, notifica
partecipanti circa l'ora e il luogo dell'evento, l'agenda, la loro registrazione),
redigere e redigere verbali di riunioni e riunioni.
3.10. Monitorare le prestazioni dei dipendenti
impartiti ordini e istruzioni, nonché il rispetto delle scadenze
adempimento di istruzioni e istruzioni del capo dell'impresa, assunto
il controllo.
3.11. Mantenere un file di controllo e registrazione.
3.12. Fornire al posto di lavoro del capo il necessario
attrezzature organizzative, cancelleria,
creare le condizioni favorevoli al suo effettivo lavoro.
3.13. Stampa materiale per ufficio sotto la direzione del capo,
necessario per il suo funzionamento, o per inserire informazioni aggiornate nella banca dati.
3.14. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, promuovere l'efficienza
considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
3.15. Formare casi secondo la nomenclatura approvata,
per garantirne l'incolumità e consegnarli in tempo utile all'archivio.
3.16. Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Diritti
Il vicedirettore ha diritto a:
4.1. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'azienda,
relativo alle sue attività.
4.2. Presentare proposte per l'esame da parte della direzione
miglioramento del lavoro connesso alle mansioni previste
questa istruzione.
4.3. Ricevi dai capi delle divisioni strutturali,
informazioni e documenti necessari per lo svolgimento della loro
doveri ufficiali.
4.4. Richiedere l'assistenza della direzione dell'impresa
svolgimento dei propri doveri e diritti.

V. Responsabilità
Il vicedirettore ha il compito di:
5.1. Per mancata esecuzione (esecuzione impropria) del proprio funzionario
mansioni stabilite in questa descrizione del lavoro
entro i limiti determinati dalla legislazione del lavoro della Federazione Russa.
5.2. Per coloro che si sono impegnati nello svolgimento delle proprie attività
reati - nei limiti determinati dall'ordinamento amministrativo, penale e
legislazione civile della Federazione Russa.
5.3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati
diritto del lavoro, penale e civile della Federazione Russa.

La descrizione del lavoro è stata sviluppata in conformità con ________________
(Nome,
_____________________________.
numero e data del documento)

Capo unità strutturale (sigla, cognome)
servizio del personale _________________________
(firma)

"" _____________ 20__

CONCORDATO:

Capo dell'ufficio legale

(iniziali, cognome)
_____________________________
(firma)

"" ________________ 20__

Conosco le istruzioni: (iniziali, cognome)
_________________________
(firma)

Quando si forma il personale, il capo di qualsiasi organizzazione deve necessariamente informare il dipendente assunto sui suoi doveri ufficiali. Quando si scrive un'istruzione, il dirigente deve mantenere l'ordine delle sue sezioni, la struttura specifica, di solito sono descritte le caratteristiche della professione, sono indicati la posizione ufficiale del dipendente nella struttura, i requisiti, i suoi diritti e responsabilità. Il vicedirettore, come il resto dei dipendenti dell'organizzazione, è obbligato ad agire e rispettare tutti i requisiti del presente documento.

Il manuale è scritto dal capo secondo standard stabiliti, non dovrebbe violare il Codice del lavoro della Federazione Russa. Deve essere necessariamente coordinato con i servizi competenti (avvocato, capo del dipartimento del personale), familiarizzato con il candidato alla posizione, firmato da entrambe le parti. Allo stesso tempo, alcuni avvocati non considerano obbligatoria la presenza di tale documento per la formalizzazione dei rapporti di servizio.

L'utilità della descrizione del lavoro

Scopo principale:

assistenza al gestore nelle sue attività quotidiane;
massima informazione su compiti, funzioni, requisiti per i dipendenti;
in caso di giudizio sarà più facile provare il mancato rispetto della posizione ricoperta;
l'assenza nel contratto di informazioni dettagliate sulle caratteristiche delle funzioni e dei doveri diretti di un dipendente;
consente al candidato alla posizione di esprimere un motivato rifiuto per mancato rispetto dei requisiti per la posizione;
consente di delimitare le responsabilità tra i dipendenti dell'organizzazione;
consente di valutare le prestazioni di ciascun dipendente;

La presenza di istruzioni è utile all'assistente stesso. Conosce chiaramente i suoi diritti e doveri. Non è necessario eseguire funzioni che non sono specificate nelle istruzioni.

Normativa - quadro giuridico per la preparazione dei job description

Sostanzialmente assomiglia a questo:

legislazione attuale della Federazione Russa;

La legislazione consente di fornire a un dipendente qualsiasi funzione, se è affidabile, ha sufficienti conoscenze, esperienza, qualifiche per risolvere tali problemi. Si prega di notare che l'autorità deve essere rilasciata dal capo del suo ordine.

descrizione del lavoro;

La descrizione del lavoro è redatta tenendo conto delle specificità della posizione, stabilisce i termini di riferimento. Dovrebbe riflettere il lavoro effettivo svolto dal vicedirettore.

documenti interni:
carta dell'organizzazione, direttive della direzione, regolamenti interni e di condotta.

L'assistente deve navigare rapidamente nel quadro giuridico che disciplina le sue attività e il lavoro dei funzionari a lui subordinati. Ha bisogno di studiare la legislazione federale, regionale, i documenti normativi dell'organizzazione.

Le parti principali della descrizione del lavoro

La struttura è presentata nei manuali statali sulle qualifiche dei dipendenti. Contiene tutti i requisiti di base per un vicedirettore e indica il suo posto nella struttura dell'organizzazione.

I componenti principali delle istruzioni:

sue disposizioni generali. Sono prescritte le condizioni per l'iscrizione nello stato, la procedura di licenziamento, la subordinazione nell'organizzazione, le regole per la sostituzione di un assistente in sua assenza. Viene indicato il livello di qualifica, istruzione, abilità, esperienza;
requisiti e competenze;
responsabilità lavorative. Le principali funzioni dell'assistente sono chiaramente indicate;
poteri. Questo paragrafo prescrive il grado di competenza, i diritti dell'assistente;
responsabilità. Viene prescritto il livello generale di responsabilità speciale per gli errori e le violazioni commesse nel lavoro, viene indicato il loro elenco (su richiesta del capo);
connessioni di lavoro. La sezione definisce la gamma di interazione ufficiale con gli altri membri della squadra. Viene indicato con chi e su quali specifiche questioni è richiesta la collaborazione.

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuna sezione.

Disposizioni generali

Disposizioni di base:

assistente - uno specialista che lo assiste in questioni tecniche e documentarie;
la nomina a una posizione e il licenziamento da essa vengono effettuati per ordine del capo dell'organizzazione;
nel processo di lavoro, l'assistente segue gli ordini e le istruzioni solo del capo;
durante la sua assenza è previsto un sostituto adeguato, è indicata la posizione del suo sostituto, è emesso ordine di sostituzione all'organizzazione;
L'assistente deve avere un'istruzione superiore specializzata. Esperienza nel profilo - almeno due anni. Potrebbe essere necessario aggiornare le tue qualifiche quando fai domanda per un lavoro.

Requisiti

Il ruolo di assistente esecutivo può coinvolgere funzioni molto diverse.

La persona che ricopre in pratica questa posizione può essere:

infatti, il suo vice e riferisce direttamente al leader e solo a lui. Ha spesso subordinati ad altri dipendenti;
assistente personale. Svolge il lavoro di segretario ed è nell'area reception, appartiene anche a specialisti. Allo stesso tempo, risponde non solo al capo, ma anche al capo del servizio del personale per quanto riguarda le funzioni di segreteria.

Un tale assistente ha molti meno diritti e poteri di uno specialista che corrisponda nelle sue funzioni a un vice capo. Potrebbe avere un'istruzione secondaria, l'esperienza nella specialità potrebbe non essere nemmeno richiesta.

Non è corretto identificare queste posizioni. Uno implica lo svolgimento di funzioni principalmente ausiliarie e il vicedirettore svolge funzioni organizzative e amministrative.

Requisiti di base per un assistente con funzioni organizzative e amministrative:

rispettare i requisiti del contratto di lavoro, descrizione del lavoro;
conoscere le regole del galateo aziendale e della comunicazione d'impresa;
conoscere a fondo il flusso di lavoro, il mantenimento della documentazione di rendicontazione e la struttura dell'organizzazione;
condurre con competenza trattative commerciali;
essere in grado di redigere documenti importanti;
informare il gestore nell'ambito della presentazione di segnalazioni importanti;
lavorare su un PC, utilizzare le apparecchiature presenti in ufficio (scanner e stampante) per svolgere le proprie mansioni dirette;
è auspicabile la conoscenza delle lingue straniere (a livello di comunicazione);
essere in grado di redigere accordi standard.

Il capo dell'impresa, data l'importanza della posizione del suo assistente, può integrare l'elenco specificato, tenendo conto delle specificità dell'organizzazione e del suo lavoro.

Responsabilità di un vicedirettore

L'assistente ha molte responsabilità, lavorando direttamente con il manager.

Le responsabilità principali sono:

rispettare rigorosamente tutti gli ordini, gli ordini di gestione;
pianificare la routine quotidiana del manager per il giorno successivo. Sviluppare, coordinare il tempo delle visite, dei ricevimenti. Presentare il programma al gestore in modo tempestivo;
accompagnare il capo ai ricevimenti, nei viaggi;
ricevere visitatori, creare elenchi di visite di gestione, rispondere alle telefonate e presentare vari certificati in accordo con la propria autorità;
garantire le attività del capo, risolvendo problemi tecnici (organizzare trattative, meeting, prenotare biglietti, prenotare alberghi);
preparare riunioni, riunioni, riunioni del capo, comunicare a tutti i partecipanti l'ordine del giorno e l'ora della riunione;
tenere verbali del corso e dei risultati di incontri, riunioni, trattative, documentarne i risultati;
coordinare il lavoro dei dipartimenti, delle divisioni dell'organizzazione, secondo le istruzioni e gli ordini del capo;
portare all'attenzione dei responsabili delle divisioni strutturali gli ordini della direzione, controllare i tempi della loro attuazione;
accettare, registrare i documenti e le domande presentate per la firma del capo, trasferirli al capo;
preparare lettere, richieste, altri documenti per conto del capo;
assicurarsi che si tenga conto delle procure rilasciate dal responsabile;
comunicare in modo indipendente con i dipendenti dei dipartimenti e di altre organizzazioni, risolvere una serie di problemi emergenti che possono essere risolti senza un manager;
ricevere le informazioni necessarie - raccogliere la documentazione richiesta su richiesta del responsabile;
predisporre ausili visivi, documentazione necessaria per le riunioni;
organizzare il lavoro d'ufficio, gestire, controllare le attività degli impiegati;
ricevere, registrare e presentare al capo la corrispondenza inviata al capo;
comunicare con i visitatori. Incontra i clienti dell'organizzazione, il personale, conserva i registri e organizza un ricevimento personale dei visitatori alla testa. Rispondi anche alle loro domande, che può risolvere da solo.

termine di paragone

I principali poteri e diritti dell'assistente:

registrarsi, firmare documenti di propria competenza;
ottenere l'accesso a informazioni chiuse al pubblico in caso di necessità d'ufficio;
documenti di studio relativi alla propria attività professionale;
conoscere la struttura, la leadership di tutti i dipartimenti dell'organizzazione;
- redigere lettere, richieste, altri documenti, predisporre risposte alle richieste (per conto del responsabile);
richiedere ai rappresentanti delle divisioni strutturali i documenti, i materiali necessari per ricevere informazioni nella quantità necessaria per l'attuazione dei loro compiti diretti;
conoscere le decisioni, gli ordini e gli ordini del capo;
partecipare a riunioni, riunioni dei leader dell'organizzazione;
presentare al capo una richiesta di autorizzazione a fornire documenti importanti alle unità strutturali;
inviare suggerimenti per migliorare il proprio lavoro e le attività dell'azienda;
organizzazione del posto di lavoro del manager, creazione delle condizioni per un lavoro di successo ed efficiente.

Tenendo conto delle specificità del lavoro dell'organizzazione stessa e delle peculiarità del lavoro dell'assistente, l'elenco proposto di poteri e diritti può essere modificato, ampliato in modo significativo o, al contrario, ridotto.

Solitamente l'ultimo paragrafo contiene le disposizioni sulle misure di responsabilità che si applicano al dipendente.

Responsabile dell'assistente

Le sanzioni per violazione del contratto, descrizione del lavoro, regolamenti interni, leggi dovrebbero essere solo in conformità con la legge applicabile. Di solito, il grado di responsabilità è regolato dal Codice del lavoro della Federazione Russa.

Il vicedirettore si occupa di:

svolgimento improprio delle funzioni ufficiali, rifiuto di svolgere;
violazione dei termini per l'esecuzione del lavoro richiesto;
violazione di ordini, decisioni, deliberazioni del capo;
azioni non di loro competenza;
trattamento non amichevole e scortese dei partner dell'organizzazione, visitatori, dipendenti, non osservanza della comunicazione commerciale e dell'etichetta;
danni materiali all'organizzazione, ai suoi appaltatori, ai dipendenti;
fornire false informazioni ai dipendenti;
controllo insufficiente sulle attività dei dipendenti subordinati;
divulgazione di dati personali, informazioni riservate ad accesso limitato.

Sono previste sanzioni per:

mancato adempimento completo o insufficiente delle funzioni ufficiali in buona fede (secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa);
reati (secondo la normativa: amministrativi, civili, penali);
danni materiali causati (secondo i codici del lavoro e civili della Federazione Russa).

La pena prescritta può assumere la forma della privazione del compenso materiale, fino al licenziamento. Alla fine del testo del documento, devono esserci i visti dei dipendenti che lo accettano e la firma del vicedirettore.

Il capo dell'organizzazione sviluppa istruzioni, coordinate da: un avvocato, capo del dipartimento del personale, protezione del lavoro. Dopo aver apportato modifiche, integrazioni, il capo approva. Sono indicati la sua posizione, cognome (con decodifica), data di approvazione e firma.

La sua firma conferma l'accordo con le modifiche apportate alle modifiche e la legalità di questo documento.

Conclusione

La posizione - assistente alla testa è una posizione molto sfaccettata, responsabile e speciale. Riferisce direttamente solo al leader e deve seguire in modo impeccabile tutte le sue istruzioni, la cosa principale nel suo lavoro. Ha una maggiore responsabilità per l'atteggiamento disonesto nei confronti del lavoro. In questo caso, sono possibili conseguenze con danni al datore di lavoro stesso.

L'assistente deve possedere particolari qualità personali: impegno nello svolgimento delle sue funzioni, coscienziosità, socialità, essere esigente con se stesso, saper comunicare con un gran numero di persone. Deve avere un certo carisma e fascino innati.

Abbiamo esaminato in dettaglio le componenti dell'istruzione, i termini di riferimento, le funzioni ei requisiti. Possono essere aggiunti e perfezionati a seconda delle specifiche e delle dimensioni dell'organizzazione. La cosa principale è che l'istruzione dovrebbe essere redatta dal capo, coordinata con i servizi competenti. Il candidato per questa posizione deve essere familiarizzato con esso sotto una firma personale ed è auspicabile prenderlo in mano.

Un assistente aziendale è necessario per ogni manager a cui, quando gestisce una grande azienda, può affidare l'esecuzione di molti dei suoi compiti. Questa dovrebbe essere una persona con le conoscenze, le abilità, le competenze necessarie, di cui devi fidarti in tutto. L'assistente è la "mano destra" del leader, assistente necessariamente intelligente, laborioso, competente, affidabile, che, in assenza del leader, può in gran parte sostituirlo. Non per niente il manuale di qualificazione lo rimanda a specialisti - manager.

La descrizione del lavoro di un assistente manager viene creata per semplificare i rapporti di lavoro. Il documento delinea i doveri funzionali, le responsabilità, i diritti del dipendente.

La posizione di "assistente del capo" in diverse organizzazioni può essere chiamata in modo diverso: assistente personale del direttore, assistente del capo, segretario.

Esempio di descrizione del lavoro per l'assistente di un manager

IO. Disposizioni generali

1. Un assistente del capo è nominato per la posizione e licenziato da esso per ordine del capo dell'organizzazione.

2. L'assistente del capo riporta direttamente al responsabile dell'azienda.

3. Durante l'assenza del vicecapo, i suoi diritti e doveri funzionali sono trasferiti ad altro funzionario, come riportato nell'ordinanza per l'organizzazione.

4. Alla posizione di vicedirettore è nominata una persona in possesso di un titolo di studio superiore e di un anno di esperienza lavorativa analoga.

5. Il vicedirettore è guidato nelle sue attività da:

la legislazione della Federazione Russa;
Regolamenti interni del lavoro, Carta e altri atti normativi dell'azienda;
ordini e direttive della direzione;
questa descrizione del lavoro.

6. Il vicedirettore deve conoscere:

la procedura stabilita per la gestione dei documenti nell'organizzazione;
regole di comunicazione ed etichetta d'impresa;
la procedura per il mantenimento della documentazione di rendicontazione;
regole per l'uso delle apparecchiature per ufficio, mezzi di comunicazione;
le basi del lavoro in un editor di testo, fogli di calcolo;
basi del lavoro d'ufficio;
struttura organizzativa della società;
procedura per la conclusione e l'esecuzione dei contratti.

II. Responsabilità lavorative del vicedirettore

Il vicedirettore ha le seguenti responsabilità:

1. Pianificazione della giornata lavorativa del capo: sviluppo e coordinamento del programma di riunioni, visite, chiamate, ricevimenti e altre azioni.

2. Accompagnamento personale del capo in riunioni, ricevimenti, viaggi.

3. Supporto tecnico per il lavoro del capo: ordinazione biglietti, trasporto; organizzazione di trattative, incontri.

4. Tenere verbali e altri documenti che fissano lo stato di avanzamento ei risultati di riunioni, riunioni, negoziati.

5. Portare all'attenzione dei dipendenti delle divisioni strutturali dell'organizzazione delle istruzioni, degli ordini della direzione e del controllo della loro esecuzione.

6. Raccolta di informazioni, preparazione e fornitura di rapporti analitici, informativi, di riferimento e di altro tipo alla direzione.

7. Tenuta dei registri, ricezione della corrispondenza inviata al capo.

8. Registrazione dei visitatori per un appuntamento personale con il capo, organizzazione del loro ricevimento.

9. Accettazione di documenti e domande per la firma del capo, la loro registrazione, contabilità e trasferimento al capo.

10. Redigere lettere, richieste, altri documenti per conto della direzione.

11. Preparazione di riunioni, riunioni, riunioni tenute dal responsabile. Raccolta dei materiali necessari, notifica ai partecipanti sull'ora, il luogo della loro partecipazione, l'ordine del giorno.

12. Adempimento delle istruzioni ufficiali del capo.

III. Diritti

Il vicedirettore ha il diritto di:

1. Ricevere informazioni nella quantità necessaria per completare le attività.

2. Inviare proposte al management per migliorare il proprio operato e razionalizzare le attività dell'azienda.

3. Inviare richieste ai dipartimenti dell'organizzazione (per conto del responsabile o per iniziativa personale) per ottenere i documenti necessari per lo svolgimento delle proprie funzioni.

4. Richiedere alla direzione dell'ente di creare le condizioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni ufficiali.

5. Prendere decisioni indipendenti nell'ambito delle loro competenze.

6. Avere accesso a informazioni riservate, in caso di necessità aziendale.