14 regole per una pianificazione competente dell'orario di lavoro

Abbastanza spesso, le persone, in particolare gli uomini d'affari, si lamentano della mancanza di tempo libero fino a un minuto. Ma se ci pensi, il fatto stesso di ricevere un reclamo del genere indica che sono stati in grado di ritagliarsi del tempo per questo. In effetti, una persona è tutt'altro che costantemente occupata e la sua percezione del proprio carico di lavoro e l'incapacità di trovare anche un secondo in più suggerisce che i suoi pensieri non sono occupati dalla pianificazione dell'orario di lavoro. E questo non è solo un insieme di belle parole, ma un sistema di conoscenze che può essere utile sia a livello individuale che a scala dell'intera impresa.

Non è un segreto che l'efficacia dell'organizzazione sia influenzata anche dal ritorno sul lavoro quotidiano del personale direttivo. La mancanza di tecniche e metodi di lavoro moderni, il rifiuto di migliorare lo stile di lavoro individuale da parte del leader e dei suoi subordinati portano al fatto che le difficoltà nello stabilire il lavoro di una tale squadra diventano un assioma.

I componenti che determinano quanto è pronto un manager per il successo sono abbastanza semplici. Queste sono le sue capacità, abilità, conoscenze professionali e, naturalmente, qualità personali. Tuttavia, non bisogna scartare l'analisi dei fattori causali che causano problemi e difficoltà, così come il desiderio di superarli e migliorare la qualità del proprio lavoro. Qui viene in soccorso l'uso razionale dell'orario di lavoro da parte del gestore, ovvero la sua pianificazione. Dopotutto, è progettato per eliminare i difetti del processo lavorativo quotidiano.

L'efficacia della pianificazione dell'orario di lavoro si basa sugli obiettivi delle attività a seconda della loro durata: a breve ea lungo termine. Un tale quadro di gestione non richiede uno sforzo aggiuntivo, poiché tutte le azioni e le attività identificate hanno ricevuto le loro scadenze durante il processo di organizzazione.

Gli obiettivi fissati dal leader hanno due funzioni: determinare le azioni necessarie per la loro attuazione e stimolarne l'attuazione. Quando un leader si pone un compito chiaro, le sue azioni diventano consapevoli nella sua attuazione. La definizione degli obiettivi è una sorta di forza trainante che carica di energia chi lo fa fino al raggiungimento stesso del risultato.

Affinché la pianificazione del bilanciamento del tempo di lavoro sia il più efficace possibile, il manager deve ricorrere alla tattica dei "periodi di pianificazione" (possono essere periodi di tempo diversi: anno, mese, settimana, giorno). La particolarità sta nell'individualità di ciascuna di queste gamme, che implica la creazione di piani separati che riflettano il corrispondente periodo di tempo.

Pertanto, il principale obiettivo positivo di una corretta pianificazione del tempo libero è il guadagno di tempo stesso. Il manager acquisirà la capacità di raggiungere in modo efficace e fruttuoso gli obiettivi di lavoro descritti e allo stesso tempo trascorrerà il minor tempo possibile. Nell'organizzazione del lavoro individuale, il ruolo della pianificazione è difficile da sopravvalutare: dopotutto, aiuta a prepararsi al raggiungimento degli obiettivi e a strutturare il tempo assegnato al lavoro.

Metodi di pianificazione dell'orario di lavoro

Principio di Pareto

Wilfred Pareto (1848–1923) formulò il principio che, all'interno di un certo gruppo, l'importanza oggettiva di una certa piccola parte sarà molto più alta del suo peso relativo in questo gruppo. Pareto nel suo modello utilizzava la formula 80/20, che iniziò ad essere applicata ovunque.

Dal 20% della merce venduta, puoi ottenere l'80% del profitto.
L'80% della merce rimanente porterà solo il 20% del profitto.
Il 20% degli errori causa l'80% delle perdite.
L'80% degli altri errori causa il 20% delle perdite.

Questo principio non è stato aggirato dai fan della pianificazione dell'orario di lavoro. Se lo proietti sul lavoro di un manager, il risultato sarà il seguente: per ottenere l'80% dei risultati, devi dedicare solo il 20% dell'orario di lavoro. Il resto del tempo speso porta solo il 20% del risultato totale.

Nel linguaggio del processo lavorativo, ciò significherebbe che un lavoro facile e piacevole, che richiede uno sforzo minimo, ma una discreta quantità di tempo di lavoro, non dovrebbe essere una priorità. È necessario avviare le attività tenendo in massima considerazione l'importanza di ogni compito. In primo luogo, la pianificazione del lavoro dovrebbe essere una questione vitale.

Per la piena attuazione del principio di Pareto in materia di pianificazione razionale e monitoraggio del tempo, è necessario analizzare tutte le attività per la percentuale del loro contributo al risultato complessivo e distribuirle anche per categorie ABC.

pianificazione ABC

La base dell'analisi ABC è l'esperienza che mostra che le proporzioni dei casi di maggiore e minore importanza sono spesso approssimativamente le stesse. Le lettere A, B e C vengono utilizzate per classificare il significato dei compiti in relazione al raggiungimento degli obiettivi in tre classi. Questo principio piaceva a molti manager.

Puoi anche utilizzare questa analisi per pianificare come utilizzi il tuo orario di lavoro. La cosa principale è ricordare che è necessario allocare l'orario di lavoro in relazione all'importanza dei compiti e non alla loro intensità di lavoro e peso nel piano generale di attività.

L'analisi ABC nasce dall'esperienza basata su tre pilastri.

Le attività di categoria A (più importanti) ricevono il 15% delle attività totali del manager. Nonostante il loro basso peso relativo nella pianificazione, contribuiscono per il 65% al raggiungimento degli obiettivi.
Le attività di categoria B (importanti) costituiscono circa il 20% delle attività totali e anche la loro importanza è stimata al 20%.
Compiti di categoria C (come meno importanti): vengono assegnati circa il 65% della cifra totale, ma la loro importanza è trascurabile - solo il 15% del peso relativo.

Di conseguenza, quando si pianifica l'orario di lavoro, l'analisi ABC si concentra sull'esecuzione iniziale dei compiti della categoria A, poiché fanno la parte del leone nell'efficacia dell'attività lavorativa finale. Seguono a loro volta le domande del gruppo B, il cui contributo al risultato finale non deve essere trascurato. E infine, puoi già decidere cosa fare con i restanti compiti della categoria C: contribuire alla pianificazione del tuo orario di lavoro o delegare.

Quadrante 1: importante e urgente

Il cuore della matrice di Eisenhower è proprio il primo quadrante, poiché è irto del segreto principale: viene lasciato vuoto. Ciò indicherà che una persona ha l'abilità di pianificare efficacemente l'orario di lavoro per raggiungere gli obiettivi.

La presenza di casi che rivendicano il primo quadrante indica un lavoro pratico costante nella vita e nel lavoro di tale persona. Di conseguenza, una persona non è abituata alla distribuzione dei suoi affari e dei suoi doveri, ma invece ritarda tutto ciò che può fino all'ultimo momento. E, quando le scadenze stanno per scadere, si mette al lavoro.

Naturalmente, è meglio prevenire possibili situazioni se si pensa a tutto in anticipo. Del resto c'è un principio ben noto secondo il quale è sempre più difficile eliminare le conseguenze che prevedere tutti i possibili guai. Nel caso in cui tali casi possano essere eseguiti da altre persone, dovrebbero essere trasferiti.

Quadrante 2: Importante e non urgente

Nella pianificazione del suo orario di lavoro, Eisenhower ha determinato i compiti del secondo quadrante come i compiti più importanti. Se l'esecutore completa costantemente il compito posto in questo quadrante in modo tempestivo, può permettersi di dedicare tutto il tempo necessario. Non sarà perseguitato da clamore, fretta e varie conseguenze negative. Questo è molto simile a un appuntamento dal medico: così come un esame oftalmologico preventivo eviterà problemi di vista più gravi e il momento giusto per lavorare sul referto eviterà l'elaborazione urgente durante la notte.

La pianificazione e la contabilizzazione dell'orario di lavoro nell'ambito del secondo quadrante sono realizzate in modo tale da raggiungere gli obiettivi personali del dipendente.

E sebbene la spada di Damocle non incombe sui lavoratori sotto forma di urgenza del lavoro, che ci consente di concentrarci sulla qualità del lavoro, non dobbiamo dimenticare che ci sono ancora delle scadenze e che devono essere monitorate, poiché il mancato completamento del compito del secondo quadrante lo trasferisce automaticamente al primo. E questo risultato è irto di conseguenze per la pianificazione del tempo personale.

Quadrante 3: urgente e non importante

La tipologia di casistica corrispondente al terzo quadrante non permette di concentrarsi su questioni più importanti proprio per la sua urgenza. E tali casi sono facilmente confusi con i casi del primo quadrante. Tuttavia, vale la pena tracciare un confine tra urgente e importante, poiché questi concetti non sono sinonimi. C'è un modo semplice per determinarlo: devi chiederti se questo o quel compito ti avvicina al raggiungimento di un determinato obiettivo. Di solito i casi del terzo quadrante ricevono una risposta negativa.

Molto spesso, in questo quadrante vengono portati problemi domestici: lavaggio a secco dei vestiti alla fine della stagione, aiuto ai vicini in una questione urgente, riunioni e trattative non importanti. C'è un altro esempio: la riparazione del computer, ma qui dovresti stare estremamente attento: se questa attrezzatura è necessaria per il lavoro, la sua riparazione diventerà un compito di fondamentale importanza (cioè il primo quadrante) e se viene utilizzata solo per intrattenimento, allora il luogo stesso di questo problema è nel terzo quadrante.

Gli affari di questo quadrante non solo non si adattano alla pianificazione dell'orario di lavoro, ma distraggono persino dagli obiettivi principali e sottraggono tempo prezioso. È meglio ignorarli se possibile. Come determinare l'importanza di un compito per te stesso? Molto semplice. Dovresti farti la domanda: "Cosa accadrà se non lo faccio?"

Quadrante 4: non importante e non urgente

Questa categoria include gli affari della nostra vita quotidiana che non hanno nulla a che fare con il lavoro: social network, forum, navigazione in Internet, giochi per computer, guardare programmi TV. Sì, un'attività del genere è sicuramente divertente, ma non è obbligatoria.

In generale, questa attività riduce significativamente la produttività della giornata lavorativa, Eisenhower ha definito i casi di questa categoria "divoratori di tempo personale".

Prendi, ad esempio, una serie della durata di 200 ore: in termini di ricalcolo, ottieni un'intera settimana di tempo perso, che avrebbe potuto essere utilizzato con benefici molto maggiori.

Pertanto, è necessario identificare i tuoi mangiatori personali e sforzarti di controllarli strettamente pianificando non solo il lavoro, ma anche il tempo personale.

Ci sono anche cose di routine in questo quadrante che per molti non sono così piacevoli: per esempio, lavare i piatti, pulire, cucinare. Anche qui vale la pena cercare un compromesso con quelle persone con cui si vive nella stessa casa, in modo da programmare un carico uniforme.

Tabella di pianificazione dell'orario di lavoro

Ecco un semplice esempio sotto forma di tabella.

Martedì		Sottocompito	Commento
	Controlla l'elenco delle cose da fare
	spostarsi per lavoro
	Chiamate telefoniche		Recupera due numeri di contatto dall'e-mail di lavoro
	Scrittura dell'articolo	Analisi dei materiali
	Scrittura dell'articolo	Traduzione di materiale aggiuntivo da una lingua straniera e digitazione del testo principale	Non dimenticare di inserire note a piè di pagina alle fonti e correggere i trattini sul trattino
	Vai all'editore
	incontro

Mercoledì

Questo esempio dimostra chiaramente il principio di costruire piani di lavoro. Se necessario, le tabelle possono essere di maggiore profondità, con spazio esteso per le note. Non importa quale programma verrà utilizzato per implementare, diciamo, un individuo pianificazione dell'orario di lavoro del manager/specialista. Tavolo - lo strumento è universale, può essere disegnato anche su carta comune. Ciò che è veramente importante è essere in grado di adattarlo a te stesso, ai tuoi compiti e obiettivi e determinare per quali intervalli di tempo verrà utilizzato: giorni, settimane, mesi.

Com'è la pianificazione del fondo orario di lavoro

La fase iniziale della pianificazione consiste nell'analizzare i parametri iniziali del sistema: la presenza di attività per migliorare il fondo orario di lavoro (FW) e le sue direzioni. Segue poi la risposta alle domande: chi è responsabile di questa attività (specialisti, servizi) e della sua pianificazione? In che misura si tiene conto dell'orario di lavoro? Il tempo impiegato viene monitorato? Le riserve FRV sono rese pubbliche? Sono state adottate misure per ridurre la perdita di tempo di lavoro in fase di pianificazione? Quali metodi vengono utilizzati per questo?

La fase successiva è l'analisi dell'applicazione del PDF. All'interno del suo quadro, studiano le dinamiche della produzione dei lavoratori (con riferimento all'orario - orario, giornaliero, annuale) e individuano i fattori che la influenzano; analizzare lo stato del PDF e determinare le opportunità inutilizzate per ridurre alcuni tipi di assenteismo; elaborare dati osservazionali sul funzionamento del fondo per l'orario di lavoro, ecc. Maggiori dettagli sui metodi per analizzare l'uso del fondo per l'orario di lavoro possono essere trovati nella letteratura didattica e metodologica.

La base informativa per l'analisi del PDF è costituita dai dati statistici e dalle registrazioni orarie dell'orario di lavoro; una sintesi della contabilità primaria (un opuscolo sull'inattività, sul lavoro straordinario, sull'eliminazione del matrimonio); auto-fotografie e fotografie dell'orario di lavoro; dati di sondaggi e questionari.

Nel corso dell'analisi, l'utilizzo dell'intero PDF e delle sue parti costitutive - fondi giornalieri e infraturno nell'ambito dei vari livelli dell'impresa (divisioni strutturali, impresa nel suo insieme, professioni e gruppi) è esaminato. Questo approccio consente di rilevare i "colli di bottiglia" a cui prestare attenzione in primo luogo. Il risultato dell'analisi è una valutazione delle riserve per migliorare l'uso del PDF e, di conseguenza, aumentare l'efficienza della pianificazione dell'orario di lavoro.

I risultati ottenuti vengono utilizzati per pianificare un utile fondo di tempo di lavoro. Questo evento include la preparazione di un bilancio di bilancio pianificato, un confronto delle sue componenti con le norme dell'impresa, nonché il risparmio di tempo di lavoro per costi improduttivi. I metodi per distribuire il saldo dell'orario di lavoro hanno ricevuto un'adeguata copertura nei materiali didattici e nei manuali.

La pianificazione e l'analisi dell'orario di lavoro hanno acquisito caratteristiche specifiche in un'economia di mercato. Ad esempio, il congedo amministrativo obbligatorio è vantaggioso per l'impresa in termini di costi. Il lavoro a tempo parziale ha perso il suo status di riserva.

Un approccio differenziato per i dipendenti a tempo pieno a tempo indeterminato, i lavoratori temporanei diventano rilevanti nella pianificazione dell'ECF; nel lavoro a tempo parziale.

Ai fini dell'organizzazione e della pianificazione più efficaci dell'orario di lavoro nell'impresa, vengono adottate misure speciali: socioeconomiche, organizzative e tecniche, terapeutiche e profilattiche. Si riflettono in vari piani organizzativi e tecnici, pianificazione per il miglioramento delle condizioni di lavoro, ecc. Il coinvolgimento dei partecipanti esterni dovrebbe essere discusso con le autorità locali e solo allora essere incluso nella pianificazione delle attività. Qualsiasi evento deve essere fornito di risorse.

Come pianificare correttamente il tuo tempo di lavoro

Regola 1. Alzati alla stessa ora

Questa fase iniziale di qualsiasi pianificazione è molto disciplinata ed energizzante.

Regola 2. Umore positivo all'inizio della giornata

Lavora sul tuo umore ogni mattina, perché influisce notevolmente sulla soluzione dei compiti per raggiungere gli obiettivi. Per fare ciò, puoi farti tre domande:

In che modo "oggi" mi avvicinerà al successo?
Cosa devo fare per rendere oggi quanta più gioia possibile?
Cosa si dovrebbe fare in questo giorno per mantenere la propria salute?

La risposta a queste domande e la creazione di motivazioni positive spesso non superano i due minuti. Daglieli a te stesso prima di iniziare la tua normale attività mattutina.

Regola 3

La chiave per una mattinata armoniosa è una buona notte di sonno e una buona colazione. Ma molti li donano, scusati dalla mancanza di tempo. Tuttavia, entrambe le missioni richiedono solo la definizione delle priorità nella fase di pianificazione della routine quotidiana: in sostanza, devi solo allocare il tuo tempo in modo tale da andare a letto presto.

Regola 4: Considera fattori come la fatica quando pianifichi la tua giornata lavorativa

Molte persone sentono che la loro produttività lavorativa fluttua come un'onda sinusoidale per tutto il giorno. Questo non dipende dai bioritmi quotidiani, dal fatto che tu sia un'"allodola" o un "gufo". Vale la pena scoprire che i periodi di attività personale aumentano e inserire le cose più importanti per questo intervallo giornaliero nella pianificazione dell'attività. È meglio dedicare il pomeriggio al lavoro quotidiano di routine che non ha particolare importanza.

Regola 5. Fai delle pause in tempo

Una delle regole base per pianificare l'orario di lavoro è un breve riposo, in quanto consente al corpo di recuperare e riportare l'attenzione al lavoro. Assicurati di fare brevi pause di lavoro, imposta tu stesso la durata e la frequenza. Ricorda la regolarità.

Regola 6

Cerca di non saltare nel lavoro e portare il lavoro che hai iniziato alla sua logica conclusione. Non farti distrarre dalle cose più piccole, perché rubano tempo di lavoro. Ricorda che, ogni volta che torna al lavoro già iniziato, dovrai ripetere le vecchie azioni, e questo influenzerà l'equilibrio della pianificazione delle attività personali.

Regola 7

Sforzati di colmare tutte le lacune non contabilizzate nel tuo programma (attesa in fila, riunione non informativa) con attività utili. Definisci la sua essenza per te stesso ponendoti la domanda: "Come posso riempire questi minuti per ottenere il massimo beneficio?"

Regola 8: attenersi al principio 70/30

Hai solo bisogno di registrare il 70% del tuo tempo di lavoro nella tua agenda. Altrimenti, anche se pianifichi la tua giornata lavorativa al 100%, non riceverai garanzie che tutte le attività saranno completate, ancor di più: molte azioni non coincideranno con la pianificazione. Lo scopo della pianificazione dell'orario di lavoro secondo questo principio è di salvare il sistema nervoso dal sovraccarico, per evitare di sentirsi come una macchina e di confinare in una struttura rigida.

Regola 9. In serata, fai un programma per domani

Fai la tua pianificazione per domani alla fine di oggi e fallo sotto forma di una lista scritta per non perderti nulla. È meglio stabilire in anticipo l'importanza dei casi e distribuirli in colonne. Ciò consentirà di concentrarsi sui compiti necessari e di spostare quelli meno significativi in caso di forza maggiore.

Regola 10

Una regola immutabile per tutti. Più spesso riesci a trovare il tempo per riposarti, più produttivo lavorerai in seguito. In questo periodo puoi mettere in ordine le cose sul posto di lavoro, in casa, lavare i piatti, leggere una rivista o un libro, fare una passeggiata all'aria aperta, aiutare gli altri. Se non puoi farlo spontaneamente, pianifica anche quelle azioni.

Regola 11. Sii realistico riguardo alle tue capacità

Non sopraffarti con un'enorme quantità di lavoro, credendo di poter gestire qualsiasi montagna. Avvicinati sobriamente alla valutazione dei tuoi punti di forza e prendi meglio ciò che ti è garantito per far fronte in un giorno/settimana/mese, tale pianificazione dell'orario di lavoro sarà più efficace.

Regola 12

Questo approccio agli oggetti sul tavolo e in ufficio aiuta a risparmiare tempo in futuro. Rendila una regola, dopo aver usato una cosa, riportala dove l'hai presa. Imposta luoghi specifici per diversi tipi di cose: una cartella per documenti, un astuccio, un cassetto della scrivania o una casella di controllo.

Regola 13. Condurre uno stile di vita attivo e sano

Sembrerebbe, perché gli impiegati hanno bisogno di sport, yoga, fitness, corretta alimentazione, ginnastica? Quindi, che un corpo sano e il benessere siano meglio sintonizzati su energia positiva e disponibilità per un'attività lavorativa altamente produttiva, soprattutto dopo la sua pianificazione della qualità.

Regola 14

Il modo migliore per auto-organizzarsi nella pianificazione e realizzazione delle attività professionali è provare un senso di soddisfazione e amore per il proprio lavoro. Il suo vantaggio è che la motivazione non deve essere estratta con le pinze, arriva da sola e in grandi volumi.

Pianificazione e organizzazione dell'orario di lavoro del capo

Suggerimento 1. Rivedi i piani per la giornata

Per fare ciò, puoi utilizzare l'analisi ABC o la matrice di Eisenhower. Anche una preparazione di dieci minuti per una giornata lavorativa può far risparmiare fino a due ore al giorno. Fatene buon uso.

Suggerimento 2. Formazione di blocchi di casi simili

Una persona costantemente distratta ha bisogno di molto più tempo per lavorare rispetto a una persona concentrata ed entusiasta. Ciò è dovuto alla necessità di un'altra "rincorsa" e "immersione", cioè un ritorno all'attività lavorativa. I blocchi dello stesso tipo di attività aiuteranno a risparmiare tempo di lavoro: sono più facili da risolvere nella fase di pianificazione delle attività.

Suggerimento 3: ritagliati del tempo per te stesso al lavoro

Spesso i visitatori, i subordinati o i clienti al telefono distraggono dai doveri diretti. Tutti creano forti interferenze nell'esecuzione di compiti davvero importanti, interrompono l'equilibrio dell'orario di lavoro. A questo proposito, è impossibile essere a disposizione di tutti e di tutti durante tutta la giornata lavorativa, sia in ufficio che al telefono. Nel processo di pianificazione dell'orario di lavoro, i maestri del loro mestiere si organizzano delle lacune quando nessuno li disturberà. Puoi anche utilizzare i loro strumenti, ad esempio impostare gli orari di ricezione dei visitatori, utilizzare una segreteria telefonica.

Suggerimento 4: riserva un tempo limitato per ogni attività lavorativa

La durata di un certo tipo di lavoro dipende direttamente dal tempo a disposizione. Anche il compito più piccolo è soggetto a pianificazione: impara a dedicare al compito esattamente il tempo necessario per completarlo. Ad esempio, le trattative commerciali non dovrebbero essere ritardate, dovresti discutere tutte le questioni di interesse il più possibile, ma non più di un'ora. Questo può essere fatto con l'aiuto di tempi e regolamenti rigorosi. Lasciati guidare da una semplice regola: "Il tempo è denaro", apprezzali e risparmiali.

Suggerimento 5: usa la delega

Nessun attore rispettoso del tempo dovrebbe svolgere tutti i compiti da solo. Questo approccio è già stato descritto nei principi e nelle regole della pianificazione dell'orario di lavoro: tutto ciò che può essere delegato ad altre persone (il 65% dei compiti che consumano tempo e fatica, ma non portano risultati significativi) dovrebbe essere delegato a loro. Ciò vale non solo per l'assistenza dei dipendenti, ma anche per l'utilizzo dell'assistenza di agenzie, organizzazioni, società di consulenza di terze parti.

Suggerimento 6. Suddividi le attività di grandi dimensioni in componenti

Le persone tendono a eludere compiti grandi o voluminosi, ritardando in ogni modo possibile la loro attuazione, perché il risultato sembra per loro troppo lontano. Questo fatto indica deboli capacità di pianificazione del tempo personale, ma può essere aggirato. I casi che danno i risultati più rapidi sono apprezzati da quasi tutti. Questo è stato notato da Albert Einstein sull'esempio del taglio della legna. Lo stesso può essere fatto con obiettivi a lungo termine e grandi progetti: scomponili in piccoli compiti, pianificali e poi completali metodicamente in un periodo di tempo (ad esempio, due ore al giorno). Dopo, diciamo, una settimana, appariranno i primi risultati: l'obiettivo della prima parte del progetto sarà raggiunto (secondo la pianificazione), questo darà forza e motivazione per continuare a lavorare in questa direzione.

Suggerimento 7. Stabilisci scadenze personali per le attività prioritarie

Quando si sa in anticipo quali casi saranno prioritari per il mese in corso, possono essere annotati nel calendario di lavoro e presi in considerazione nella pianificazione personale insieme alle stesse trattative/riunioni. Pertanto, quando sarà necessario realizzare un altro evento o azione per questa data, sarà già "prenotato", il che ricorda ancora una volta il significato oggettivo del compito. Questo consiglio è di particolare valore in materia di pianificazione delle attività lavorative.

Suggerimento 8. Organizza correttamente il tuo spazio di lavoro

Prima di tutto, riguarda l'ordine sul desktop. Dovrebbero essere lasciati solo quei documenti, senza i quali è impossibile svolgere i compiti della categoria A. Questa azione ha un background psicologico: l'ordine sul tavolo aiuta a mettere ordine nei pensieri e le carte extra richiedono tempo.

Suggerimento 9. Cerca di non lasciare che gli altri ti mettano ulteriori responsabilità

Spesso i leader sono interessati e coinvolti in cose nuove, ampliando le loro aree di competenza. Venendo per interesse personale a riunioni a cui un dipendente di solito non partecipa, può entrare in gruppi di lavoro o ricevere compiti aggiuntivi che non sono inclusi nel suo piano e, di conseguenza, diventare un onere per il lavoro principale e la sua pianificazione. È meglio ricontrollare tutte le tue azioni per la loro rilevanza all'interno della posizione, migliorando così le tue capacità di pianificazione del tempo.

Suggerimento 10. Valuta quanto siano davvero importanti e urgenti le cose in cui improvvisamente vogliono coinvolgerti

Forza maggiore e altre questioni urgenti sono un evento comune per qualsiasi azienda o impresa, anche se si sforzano di operare nell'ambito di una pianificazione rigorosa. Per risolverli, vengono mobilitate tutte le risorse disponibili. Se accetti di dare una mano in questa situazione, ricorda che questo sottrarrà tempo alle attività importanti attuali del tuo programma, quindi valuta sempre se vale la pena sacrificarle.

Suggerimento 11 Non agire d'impulso: prendi decisioni intelligenti

A volte certe decisioni vengono prese come risultato di un impulso, un impulso incontrollabile. Ma ciò provoca deviazioni nel programma e interferisce con l'effettiva pianificazione dell'orario di lavoro per raggiungere l'obiettivo. Se senti un desiderio momentaneo di fare qualcosa (ad esempio, chiamare), considera attentamente e valuta se vale davvero la pena fare ciò che hai pianificato.

Suggerimento 12. Imposta le tue priorità nel modo giusto

In un ampio flusso di casi - conferenze, riunioni, chiamate, messaggi di testo - può essere molto difficile navigare e quando affronti tutto in una volta o lo prendi in parti da fini diversi, finisci con pochissimo tempo. Qui è utile ricordare un tale modo di programmare il tempo come matrice di priorità, e avviare attività con l'attuazione di compiti chiaramente definiti e inequivocabilmente significativi, spostandosi gradualmente verso quelli meno importanti.

Pianificazione dell'orario di lavoro del segretario del capo

Il compito e lo scopo principale della pianificazione dell'orario di lavoro individuale del segretario è quello di alleviare il più possibile il capo e aiutarlo a allocare il suo tempo. È il compito di aumentare l'efficienza nell'utilizzo di tutte le ore e minuti possibili per l'attività lavorativa. E questo significa che i compiti e la programmazione delle attività del capo e del segretario sono interdipendenti.

Innanzitutto, la segretaria aiuta nei tipi di lavoro organizzativo, preparatorio e gestionale, libera spazio per la creatività per il capo. A tal fine, l'assistente deve conoscere la routine quotidiana del livello superiore, la pianificazione dei suoi compiti per tutti i periodi possibili - giorno/mese/trimestre. Un'efficace pianificazione dell'orario di lavoro del segretario dipende dal programma del suo diretto superiore, poiché sta preparando tutte le riunioni, le negoziazioni e altre questioni (accoglienza dei visitatori, scartoffie) che sono nel programma del capo. Un ruolo chiave nella pianificazione è svolto dalla gerarchia dei compiti in base al loro valore e importanza.

Inoltre, i compiti del segretario comprendono anche altri lavori che non dipendono dal regime della giornata del capo (e si riflette nella pianificazione dell'attività lavorativa): si tratta di controllare la corrispondenza e rispondere alla corrispondenza, la gestione dei documenti, un controllo file, ecc. Le capacità di pianificazione del tempo dell'assistente devono essere al top. I punti di partenza del suo programma sono sempre attività ripetitive, ad esempio:

preparare il posto di lavoro del capo;
riordinare il proprio posto di lavoro;
gestire tutti i tipi di email in arrivo;
visualizzare il file di controllo;
fornire alle autorità una sintesi dello stato delle cose e chiarire il programma per la giornata in corso.

Considera un semplice esempio di pianificazione dell'orario di lavoro in relazione al programma del manager. Il programma d'azione del segretario sarà simile a questo. Quando il capo pianifica un incontro alle 11:00, il piano dell'assistente alle 10:30 segnerà la sua organizzazione con tutte le azioni che ne conseguono: promemoria, fotocopiatura dei materiali, pulizia della sala conferenze, registrazione. Se alle 14:00 il capo ha pianificato le trattative fuori dall'ufficio, il programma del segretario includerà elementi sulla chiamata di un'auto e sul ritiro dei documenti. Inoltre, l'elenco dei lavori indica con chi e a che ora è necessario connettere il capo per una conversazione telefonica, quale documentazione deve essere corretta e cosa compilare da zero, ecc.

L'opzione migliore è determinare, insieme al capo, un intervallo di tempo costante per le attività quotidiane: firmare documenti, ricevere visitatori. Ciò migliorerà il lavoro e aiuterà a pianificare l'orario di lavoro sia dello specialista che del suo assistente. Quando si sviluppa un programma di lavoro, è necessario anche lasciare una riserva dignitosa in caso di incarichi improvvisi urgenti e importanti, telefonate e altre emergenze.

Il segretario dedica la fine della giornata lavorativa all'invio della corrispondenza in uscita e pianifica anche gli eventi per domani.

Quando la giornata lavorativa è finita e il manager è in ritardo in ufficio, l'assistente può tornare a casa solo se c'è un accordo adeguato tra loro e fornisce al capo tutti i dati necessari.

Prima di lasciare i locali, la segretaria rimuove tutti i documenti, chiude armadi, casseforti, spegne le apparecchiature elettroniche (questo non vale per telefono, modem, fax), mette in ordine il posto di lavoro.

Programmazione del tempo del manager

L'essenza della pianificazione è la preparazione per l'attuazione degli obiettivi e la regolamentazione dell'orario di lavoro. I principi di pianificazione dell'orario di lavoro del manager non differiscono molto dai principi generali della regolamentazione del lavoro. L'uso razionale delle tue risorse di tempo implica la comprensione delle tue funzioni, obiettivi, obiettivi e budget di tempo.

Nel processo di organizzazione dell'orario di lavoro di uno specialista vengono utilizzate tecniche di pianificazione ampiamente note. Il manager deve essere guidato dalle seguenti regole:

Il 60% del piano di lavoro giornaliero è destinato al lavoro programmato;
il 20% delle volte - per azioni impreviste;
l'ultimo 20% è meglio lasciare per compiti spontanei.

Le strutture organizzative "piatte" sono utilizzate nelle piccole imprese per risolvere problemi complessi in condizioni di significativa incertezza. Tali divisioni sono caratterizzate dai seguenti svantaggi: carico di lavoro eccessivo dei dirigenti, difficoltà nel controllare le azioni di un gran numero di persone, nonché difficoltà associate al coordinamento del lavoro delle divisioni.

Il tempo trascorso (soprattutto se non annotato in fase di progettazione) deve essere registrato con l'indicazione obbligatoria di cosa e come è stato utilizzato. Ciò contribuisce al fatto che, dopo aver ricevuto un quadro completo dei costi del suo orario di lavoro, il manager sarà in grado di organizzare in modo più efficace la sua pianificazione in futuro; al fine di sviluppare un piano di qualità, i compiti saranno suddivisi in a breve, medio e lungo termine.

Regolarità, coerenza e coerenza dovrebbero essere poste come principi cardine della pianificazione. È necessario seguire uno dei principi importanti della pianificazione delle attività: la realtà degli obiettivi: assumersi tutte le responsabilità che sarà possibile adempiere.

Al centro del dispendio razionale dell'orario di lavoro del manager c'è il suo piano a lungo termine. Questo è un sistema pluriennale, tenendo conto di quali piani annuali e trimestrali vengono creati. Questi ultimi possono essere coordinati con l'annuale ed essere suddivisi in mensili. I piani giornalieri e settimanali corrispondono pienamente a loro e allo stesso tempo riflettono in modo più accurato l'uso dell'orario di lavoro del manager. La pianificazione delle attività lavorative a livello di una giornata è un passaggio importante nella pianificazione complessiva delle attività lavorative del manager, è soggetta a monitoraggio e adeguamento costanti a seconda della situazione.