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Come viene redatto il verbale della riunione

Le riunioni si tengono nella maggior parte delle organizzazioni indipendentemente dalla forma di proprietà. Su di essi, dipendenti e dirigenti si scambiano informazioni su temi di attualità, prendono decisioni operative. Affinché tale evento si svolga con la massima efficienza, viene redatto il verbale dell'adunanza. Questo documento ha una funzione sia informativa che amministrativa: registra le informazioni sulle questioni sollevate e sulle decisioni prese.

La registrazione dello stato di avanzamento della riunione è responsabilità del segretario del capo dell'organizzazione. Questa funzione può essere svolta da un altro dipendente.

Prima dell'inizio della riunione, al segretario viene consegnato un elenco degli invitati e un elenco indicativo delle domande. I partecipanti inviano abstract. Questo aiuta a preparare un modello di documento per accelerare il lavoro sulla compilazione della versione finale del protocollo. Se i partecipanti sono molti, allora è consigliabile munirsi di un foglio di iscrizione, dove verrà indicato il nome completo. persone che sono apparse. Dopo l'inizio della riunione, il segretario fisserà l'elenco definitivo dei presenti.

Le informazioni sono registrate dal segretario dell'assemblea durante l'evento. Per migliorare la precisione della registrazione, vengono utilizzate le registrazioni del dittafono. Tutte le parole vengono registrate su un supporto digitale e quindi riprodotte durante l'esecuzione finale del documento.

Se si tiene una riunione numerosa con un numero elevato di partecipanti, 2 segretari guidano la puntura. Il lavoro di due specialisti contemporaneamente sul protocollo aiuterà ad accelerare il processo in caso di ritardo della riunione.

Osservazioni separate, osservazioni, commenti, discussioni su questioni non relative agli argomenti degli incontri non trovano riscontro nel documento. Il protocollo fissa il significato generale di relazioni, domande e proposte. Le decisioni e le istruzioni che il capo dà ai singoli artisti sono accuratamente registrate.

Nota! Rapporti e domande non hanno bisogno di essere scritti parola per parola.

Se il manager ha bisogno di informazioni accurate, richiederà un rapporto firmato dal dipendente responsabile. Alle riunioni viene negoziato lo stato delle cose nel suo insieme, quindi non è necessario un resoconto dettagliato. Di conseguenza, il protocollo sintetizza lo svolgimento dell'incontro: gli argomenti trattati, le questioni sollevate e le decisioni prese.

In alcuni casi, i leader dell'organizzazione richiedono esattamente la fissazione letterale di ogni frase. Questo è tipico per le riunioni nelle aziende moderne, in cui un gran numero di problemi operativi viene risolto in tali eventi.

Registrazione

Spesso si possono trovare riferimenti al fatto che i protocolli dovrebbero essere conservati su moduli speciali. Ciò accade quando tali riunioni si svolgono nei dipartimenti governativi, ad esempio nei governi municipali.

Nelle organizzazioni ordinarie, raramente vengono introdotti moduli speciali per la registrazione. L'eccezione sono i tipi speciali di riunioni, ad esempio il lavoro del consiglio di amministrazione di una società per azioni.

Il verbale della riunione deve contenere le seguenti informazioni:

1. Dettagli obbligatori:

• data e numero;
• nome dell'azienda;
• tipo di documento indicante l'evento;
• luogo dell'incontro.

Inoltre, ogni foglio è numerato in modo da poter tracciare accuratamente l'andamento della riunione;

1. Elenco dei partecipanti e dei loro ruoli. È necessario indicare il nome completo. e la posizione dello specialista che redige il verbale, il capo, il moderatore della riunione e gli altri partecipanti alla riunione. Si può invece utilizzare un foglio di affluenza, dove firmano i lavoratori in arrivo;
2. Se all'evento erano presenti persone in rappresentanza di altre organizzazioni, queste sono indicate con la nota “Invitato”;
3. La parte principale del protocollo è composta da 3 blocchi consecutivi:

• Ascoltato. Viene indicato il nome completo. e la posizione dell'oratore, l'argomento principale del discorso, una sintesi dei dettagli del discorso;
• Ha fatto un discorso. Il nome completo è corretto. e la posizione della persona che ha posto domande o commentato la sostanza del discorso;
• Deciso. Sulla base del risultato del rapporto, il leader dà istruzioni o impone una risoluzione. La decisione viene dettagliatamente verbalizzata dal segretario, in quanto vincolante per i dipendenti. Sono indicate le scadenze per l'espletamento degli incarichi.

Nota! Se la decisione viene votata, il numero dei voti "favorevoli", "contro" e astenuti deve essere registrato senza indicare i nomi.

1. Al termine del protocollo vengono apposte le firme del segretario e del capo dell'adunanza. La stampa non è richiesta.

La versione finale del documento viene preparata qualche tempo dopo la riunione. L'operazione potrebbe richiedere diverse ore o diversi giorni, a seconda della quantità di informazioni. Quindi viene sottoposto per la firma al capo che ha guidato l'evento.

Successivamente, il protocollo viene inviato alle parti interessate o ne vengono ricavati estratti ufficiali con istruzioni per specifici esecutori.

Verbale della riunione operativa

La riunione operativa ha diverse caratteristiche:

• Una chiara frequenza di detenzione (ad esempio, una volta alla settimana a una certa ora);
• Composizione stabile dei partecipanti;
• Argomenti e domande quasi invariati;
• Breve durata.

Queste caratteristiche lasciano il segno nella redazione del verbale della riunione operativa. La segretaria conosce in anticipo l'algoritmo di lavoro, le questioni che verranno discusse. Ciò consente di velocizzare il lavoro sul documento finale, per formarne la maggior parte in anticipo.

Il verbale dell'assemblea viene redatto in tempi rapidi in modo che il documento sia immediatamente sottoposto alla firma del responsabile.

Conservazione

Al momento di decidere sulla conservazione dei verbali, il segretario dovrebbe studiare i documenti interni dell'organizzazione.

Pertanto, il verbale di un'assemblea del consiglio di amministrazione o di un'assemblea generale degli azionisti di una società per azioni deve essere conservato permanentemente. I documenti si trovano presso la sede dell'organismo permanente dell'organizzazione. Tale procedura è stabilita con delibera della Commissione federale per il mercato mobiliare n. 03-33/ps del 16.07.2003, che contiene le norme che disciplinano le regole ei termini di conservazione di alcuni documenti nelle società di capitali.

Solitamente i verbali delle varie riunioni vengono conservati per 3 o 5 anni, dopodiché vengono archiviati e distrutti secondo le istruzioni.

I verbali delle riunioni non sono un elemento di burocrazia non necessaria. Aiuta i partecipanti alla riunione a non dimenticare l'ordine del giorno ea completare le istruzioni del capo in tempo. Oggi esistono risorse elettroniche per la rapida preparazione e distribuzione di tali documenti. Pertanto, il segretario può presentare in modo rapido e conveniente la versione finita del protocollo a tutte le parti interessate.

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