Cara membuat penawaran komersial untuk penyediaan barang

Penawaran komersial untuk pasokan barang adalah alat utama untuk membangun saluran distribusi. Sebenarnya, ini adalah presentasi produk, di mana keberhasilan seluruh bisnis bergantung. Tujuan utamanya adalah untuk mendorong pihak lawan untuk membuat kesepakatan.

Catatan!

* Karena perubahan undang-undang yang sering terjadi, terkadang informasi menjadi usang lebih cepat daripada yang dapat kami perbarui di situs.
* Semua kasus sangat individual dan bergantung pada banyak faktor. Informasi dasar tidak menjamin solusi dari masalah spesifik Anda.

Oleh karena itu, mereka bekerja untuk Anda sepanjang waktu. GRATIS konsultan ahli!

* Ajukan pertanyaan melalui , atau melalui obrolan online .

* Hubungi hotline: Moskow dan Wilayah - +7(499)350-84-28 St. Petersburg dan wilayahnya - +7(812)627-16-41

Apa yang dimaksud dengan penawaran komersial?

Penawaran komersial (QP) untuk penyediaan barang mengacu pada dokumentasi bisnis. Ini menguraikan keunggulan utama produk, menjelaskan ketentuan kerja sama. Itu dibuat dalam bentuk surat atau himbauan bisnis, mendesak mitra untuk membuat kesepakatan.

Penawaran komersial melakukan beberapa fungsi.

• Iklan untuk produk baru.
• Cari pembeli produk manufaktur.
• Menjaga hubungan dengan pelanggan tetap.

Ada dua jenis layanan pelanggan.

• Dipersonalisasi ("hangat"). Ini dikompilasi untuk rekanan tertentu, dengan mempertimbangkan karakteristik individu. Dokumen tersebut menunjukkan nama organisasi atau nama karyawan yang menjadi tujuan pengiriman pesan.
• Tidak dipersonalisasi ("dingin"). Dikompilasi untuk sejumlah besar penerima. Informasi tersebut dianonimkan.

Tawaran "dingin" biasanya dikirim dalam jumlah besar tanpa persetujuan sebelumnya. Seringkali itu dianggap sebagai spam dan dikirim ke tempat sampah. Penawaran panas berhasil. Kompilasi mereka dilakukan oleh manajer penjualan/penjualan. Pandangan akhir harus disetujui oleh kepala.

Untuk menulis proposal komersial yang sukses, Anda perlu menempatkan diri Anda sebagai klien potensial.

Aturan untuk menyusun kutipan untuk pasokan barang

Tidak diperlukan investasi keuangan tambahan untuk menulis penawaran komersial. Pesan seperti itu kepada rekanan dapat menjadi alat yang efektif untuk menjual barang. Agar proposal mendapat tanggapan, proposal harus disusun dengan benar.

Apa yang ditulis

Dalam penawaran komersial, Anda hanya boleh menggunakan informasi terpenting yang menarik bagi pembeli. Pilihan yang ideal adalah pertama-tama mengetahui kebutuhan klien, dan kemudian menawarkan produk yang sesuai.

Judul harus menarik perhatian dan merangsang minat membaca surat itu. Proposal itu sendiri ("penawaran") harus berisi informasi dasar tentang produk dan persediaan, serta mengungkapkan manfaat yang akan diterima klien dari kerja sama.

Dalam "penawaran" Anda dapat membuat bias pada manfaat berikut:

• harga yang menguntungkan;
• berbagai pilihan barang;
• kemungkinan untuk membayar dengan mencicil;
• pengiriman barang yang cepat;
• ketersediaan layanan tambahan;
• kemungkinan diskon;
• kewajiban garansi pemasok;
• popularitas nama produsen (bertaruh pada merek).

Poin apa yang harus ada dalam teks?

Untuk menarik minat klien potensial, Anda perlu menyatakan hal berikut dalam penawaran komersial: memahami masalah dan kebutuhan klien, berfokus pada pemecahan masalah, metode kerja yang rasional. Hanya sebuah cerita produk adalah kertas yang tidak berguna.

Perlu dijelaskan prinsip penetapan harga: faktor-faktor apa yang mempengaruhi harga barang, melampirkan daftar harga, menonjolkan manfaatnya.

Harus ada ajakan bertindak: buka situs web perusahaan, hubungi kantor, lakukan pembelian. Harus jelas bagi klien ke mana harus pergi, apa urutan tindakannya.

Rincian yang memperkuat tawaran diberikan di bawah ini.

• Untuk mengkonfirmasi reliabilitas, fakta dan hasil penelitian dinyatakan.
• Untuk persuasif yang lebih besar, angka dan angka digunakan. Data spesifik lebih penting daripada kata-kata.
• Jika tawaran komersial mengacu pada keuntungan tambahan dari klien, maka tesis ini harus dikonfirmasi dengan perhitungan.
• Penggunaan gambar, foto, diagram memberikan kejelasan yang lebih besar pada dokumen.
• Lebih baik menampilkan dinamika pertumbuhan menggunakan grafik/tabel.
• Jika ada perusahaan terkenal di antara klien, maka mereka harus ditunjukkan. Ini merupakan nilai plus bagi kredibilitas pemasok.
• Umpan balik positif dan cerita tentang kerjasama yang sukses dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Struktur dokumen

Penawaran komersial biasanya ditempatkan pada satu atau dua lembar. Dokumen tersebut memiliki struktur yang diatur.

1. Kepala surat.
2. Judul.
3. Tubuh utama pesan.
4. Kontak informasi.

Poin penting untuk counterparty harus disertakan dalam template dokumen.

1. Judul dokumen dan logo organisasi.
2. Indikasi orang atau organisasi yang menjadi tujuan surat tersebut.
3. Judul pesan (indikasi bahwa dokumen ini adalah penawaran komersial).
4. Tanggal dokumen dan nomor pendaftarannya.
5. Syarat pembayaran atau cicilan.
6. Waktu pengiriman barang.
7. Deskripsi Produk: nomor seri, nama pendek, biaya, foto produk atau diagramnya.
8. Manfaat kerjasama.
9. Periode penawaran.
10. Kontak organisasi pengirim dan manajer yang bertanggung jawab.
11. Stempel organisasi dan tanda tangan pejabat yang bertanggung jawab.

Hal utama dalam banding adalah merumuskan manfaat klien dengan benar.

Cara membuat penawaran komersial

Dokumen selalu dicetak di atas kop surat. Dokumen harus dirancang dengan gaya yang sama: satu jenis font untuk semua teks, hanya menebalkan judul dan informasi dasar.

Tidak ada gunanya menghabiskan uang dan tenaga untuk membuat desain khusus, karena sebagian besar dokumen dicetak hitam putih. Selain itu, pihak lawan mungkin tidak menyukai desain secara subjektif.

Disarankan untuk membuat header dengan rincian kontak perusahaan pada setiap lembar compred agar informasi tersebut tidak hilang.

Informasi utama dibawa oleh tabel dengan perhitungan. Aturan untuk memformat tabel dalam penawaran komersial ditetapkan di bawah ini.

• Meja dengan informasi produk harus muat dalam satu lembar. Perhitungan yang terlalu rumit tidak menyebabkan keinginan untuk mempelajarinya dan memahami banyak detail.
• Penempatan angka terakhir di awal tabel untuk kejelasan, dan bukan di akhir. Di sini prinsipnya bekerja dari umum ke khusus: jumlah total biaya penting bagi klien, dan kemudian perinciannya.
• Satu kolom menggunakan satu satuan ukuran.
• Untuk membuat penghitungan menjadi transparan, tambahkan rumus bawaan. Klien dapat memasukkan nilai variabel sendiri dan menghitung biayanya. Misalnya, mereka menunjukkan nilai tukar saat ini di mana perhitungan dilakukan.
• Informasi harus jelas dan mudah dibaca.

Kesalahan Umum

Tidak akan ada pengembalian dari tawaran komersial jika kesalahan besar dibuat dalam persiapannya.

• Pesan tersebut berisi ketentuan kerjasama non-kompetitif.
• Tawaran itu dikirimkan kepada orang-orang yang jelas-jelas tidak tertarik atau tidak memutuskan kerja sama.
• Saat menyusun, kebutuhan audiens target tidak diperhitungkan.
• Dokumen sulit dibaca karena desain yang buruk, informasi utama tidak disorot, teks terlalu rumit.
• Pesan tersebut berisi informasi tentang produk, tetapi tidak ada proposal khusus untuk kerjasama, tidak ada panggilan untuk kesepakatan.
• Deskripsi produk tidak menonjolkan manfaat utama bagi pembeli.

Penggunaan bahasa gaul di CP tidak dapat diterima. Mengintimidasi klien dengan kegagalan bisnis dalam kasus non-kerja sama tidak pantas.

Penggunaan frase formula dan banyak julukan merusak kesan tawaran komersial.

Contoh yang baik

Penawaran komersial untuk penyediaan pakaian anak-anak / remaja dari Hong Kong. "Menangkap" keakuratan kata-kata dan detail spesifik kerja sama.

Tawaran itu datang dari perusahaan besar yang memasok pakaian dari Hong Kong.

Usulan pengadaan papan kayu untuk konstruksi. Desain orisinal, kombinasi kekompakan dan aksesibilitas dalam pemahaman.

Contoh proposal komersial yang berhasil dirancang untuk penyediaan peralatan diberikan di bawah ini. Pengisian tabel yang benar dengan jelas menyajikan produk yang diusulkan.

Desain CP yang benar, presentasi yang singkat

Proposal untuk penyediaan kostum karnaval untuk Tahun Baru. Untuk menyusunnya, penulis harus berbicara dengan orang tua dari anak-anak dan perwakilan dari rantai ritel.

Presentasi asli yang membangkitkan minat pihak lawan

Penawaran komersial untuk kosmetik menyajikan produk ini dengan benar. Dokumen tersebut tentu akan menarik minat calon pelanggan.

CP menjelaskan manfaat kosmetik: Kualitas Prancis sudah menarik pelanggan hanya dengan namanya

Bekerja dengan mitra asing

Negosiasi kerja sama dengan perusahaan asing dilakukan melalui telepon, korespondensi, atau selama pertemuan pribadi perwakilan. Pesan dikirim melalui email biasa atau email, melalui teletype, telegraph. Teks penawaran komersial disediakan secara tertulis.

Interaksi dengan counterparty dari luar negeri berlangsung dalam beberapa tahap.

1. Memberikan prasyarat untuk kerjasama secara tertulis.
2. Koordinasi detail, klarifikasi detail melalui telepon.
3. Menandatangani kontrak secara langsung.

Penting untuk membuat penawaran komersial untuk perusahaan asing dalam bahasa Inggris atau dalam bahasa negara rekanan. Jika kita berbicara tentang negara-negara CIS, maka dokumentasinya dalam bahasa Rusia. Untuk memperjelas isi bagi kedua belah pihak, dokumen tersebut disusun menurut standar internasional yang diterima.

CP dibuat dalam bahasa Inggris sesuai dengan template internasional yang diterima

Masukan

CP dikirimkan ke penerima melalui email, faks atau secara langsung. Jika klien menerima surat yang sudah dicetak di tangan, ini akan meningkatkan peluang transaksi yang berhasil.

Jika pertemuan pribadi tidak memungkinkan, proposal dikirim melalui email. Lebih baik menempatkan dokumen itu sendiri di badan surat, dan bukan sebagai file terlampir. Ini akan meningkatkan kemungkinan membaca dan mempelajari kalimat. Juga disarankan untuk menulis surat lamaran, yang secara singkat menunjukkan keunggulan produk dan perusahaan secara keseluruhan.

Anda juga dapat mengirim kutipan melalui faks, tetapi ini adalah saluran komunikasi yang kurang efisien. Dokumen mudah hilang.

Sebelum mengirim penawaran komersial, Anda harus menghubungi rekanan untuk menginformasikan tentang pesan tersebut. Surat tak terduga jarang diterima dengan bunga. Anda perlu bernegosiasi dan mengirim surat dari satu orang - seorang karyawan perusahaan. Ini akan membantu untuk menghindari

Keesokan harinya, hubungi penerima dan minta pendapat tentang proposal tersebut. Jangan berharap pelanggan menelepon. Untuk tetap berhubungan, cari tahu keinginan klien, kirim informasi tambahan. Dialog berkontribusi pada keputusan positif.

Penawaran komersial dapat menjadi awal dari kerjasama yang sukses. Penting untuk mengikuti aturan untuk menyusun dokumen ini dan menjaga dialog dengan rekanan di semua tahap pekerjaan.