» Bagaimana notulen rapat dibuat

Bagaimana risalah rapat dibuat

Rapat diadakan di sebagian besar organisasi terlepas dari bentuk kepemilikannya. Pada mereka, karyawan dan manajer bertukar informasi tentang masalah saat ini, membuat keputusan operasional. Agar acara tersebut dapat diselenggarakan dengan efisiensi maksimum, risalah rapat disimpan. Dokumen ini memiliki fungsi informasional dan administratif: dokumen ini mencatat informasi tentang masalah yang diangkat dan keputusan yang dibuat.

Pencatatan kemajuan rapat menjadi tanggung jawab sekretaris ketua organisasi. Fungsi ini dapat dilakukan oleh karyawan lain.

Sebelum rapat dimulai, sekretaris diberikan daftar undangan dan daftar pertanyaan indikatif. Peserta mengirimkan abstrak. Ini membantu menyiapkan templat dokumen untuk mempercepat pekerjaan kompilasi versi final protokol. Jika pesertanya banyak, maka disarankan untuk memiliki lembar pendaftaran yang akan dicantumkan nama lengkapnya. orang yang telah muncul. Setelah pertemuan dimulai, sekretaris akan menetapkan daftar akhir dari mereka yang hadir.

Informasi dicatat oleh sekretaris rapat selama acara berlangsung. Untuk meningkatkan akurasi pencatatan, rekaman dictaphone digunakan. Semua kata direkam pada media digital, dan kemudian direproduksi selama eksekusi akhir dokumen.

Jika rapat besar diadakan dengan jumlah peserta yang banyak, maka 2 sekretaris memimpin tusukan. Pekerjaan dua spesialis sekaligus pada protokol akan membantu mempercepat proses jika pertemuan tertunda.

Pernyataan terpisah, komentar, komentar, diskusi tentang masalah yang tidak terkait dengan topik pertemuan tidak tercermin dalam dokumen. Protokol memperbaiki arti umum dari laporan, pertanyaan, dan proposal. Keputusan dan instruksi yang diberikan kepala kepada masing-masing pemain dicatat secara akurat.

Catatan! Laporan dan pertanyaan tidak perlu ditulis kata demi kata.

Jika manajer membutuhkan informasi yang akurat, ia akan meminta laporan yang ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab. Pada pertemuan-pertemuan, keadaan secara keseluruhan dinegosiasikan, sehingga tidak perlu ada catatan rinci. Akibatnya, protokol merangkum jalannya pertemuan: topik yang dibahas, masalah yang diangkat dan keputusan yang dibuat.

Dalam beberapa kasus, para pemimpin organisasi memerlukan fiksasi kata demi kata yang tepat dari setiap frasa. Ini tipikal untuk rapat di perusahaan modern, di mana sejumlah besar masalah operasional diselesaikan pada acara semacam itu.

Registrasi

Seringkali Anda dapat menemukan referensi tentang fakta bahwa protokol harus disimpan dalam formulir khusus. Ini terjadi ketika pertemuan semacam itu berlangsung di departemen pemerintah, misalnya, di pemerintah kota.

Dalam organisasi biasa, formulir khusus untuk penebangan jarang diperkenalkan. Pengecualian adalah jenis rapat khusus, misalnya, pekerjaan dewan direksi perusahaan saham gabungan.

Risalah rapat harus memuat informasi sebagai berikut:

1. Detail wajib:

• tanggal dan nomor;
• nama perusahaan;
• jenis dokumen yang menunjukkan peristiwa tersebut;
• tempat pertemuan.

Selain itu, setiap lembar diberi nomor sehingga Anda dapat melacak kemajuan rapat secara akurat;

1. Daftar hadirin dan perannya. Perlu untuk menunjukkan nama lengkap. dan posisi ahli yang mengambil risalah, ketua, moderator rapat, dan peserta lain dalam rapat. Sebagai gantinya, lembar partisipasi dapat digunakan, di mana pekerja yang datang menandatangani;
2. Jika ada orang yang mewakili organisasi lain pada acara tersebut, maka mereka ditandai dengan catatan “Diundang”;
3. Bagian utama dari protokol terdiri dari 3 blok berurutan:

• Mendengarkan. Nama lengkap tertera. dan posisi pembicara, topik utama pidato, ringkasan rincian pidato;
• Membuat pidato. Nama lengkap sudah fix. dan posisi orang yang mengajukan pertanyaan atau mengomentari substansi pidato;
• Diputuskan. Berdasarkan hasil laporan, pemimpin memberikan instruksi atau memberikan keputusan. Keputusan dicatat oleh sekretaris secara rinci, karena mengikat karyawan. Batas waktu untuk menyelesaikan tugas ditunjukkan.

Catatan! Jika keputusan diambil dengan suara bulat, maka jumlah suara “mendukung”, “menentang” dan abstain harus dicatat tanpa menyebutkan nama.

1. Di akhir protokol, tanda tangan sekretaris dan ketua rapat diletakkan. Pencetakan tidak diperlukan.

Versi final dokumen disiapkan beberapa saat setelah rapat. Ini mungkin memakan waktu beberapa jam atau beberapa hari, tergantung pada jumlah informasi. Kemudian diserahkan untuk ditandatangani oleh ketua yang memimpin acara.

Setelah itu, protokol dikirim ke pihak yang berkepentingan, atau ekstrak resmi dibuat darinya dengan instruksi untuk pemain tertentu.

Risalah rapat operasional

Rapat operasional memiliki beberapa fitur:

• Frekuensi memegang yang jelas (misalnya, seminggu sekali pada waktu tertentu);
• Komposisi peserta yang stabil;
• Topik dan pertanyaan yang hampir tidak berubah;
• Durasi pendek.

Karakteristik ini meninggalkan jejak pada penyusunan risalah rapat operasional. Sekretaris mengetahui terlebih dahulu algoritma kerja, masalah yang akan dibahas. Ini memungkinkan Anda untuk mempercepat pekerjaan pada dokumen akhir, untuk membentuk sebagian besar terlebih dahulu.

Risalah rapat disusun dengan cepat sehingga dokumen segera diserahkan untuk ditandatangani kepada pimpinan.

Penyimpanan

Saat memutuskan penyimpanan risalah, sekretaris harus mempelajari dokumen internal organisasi.

Dengan demikian, risalah rapat direksi atau rapat umum pemegang saham suatu perusahaan saham gabungan harus disimpan secara permanen. Dokumen terletak di lokasi badan permanen organisasi. Prosedur ini ditetapkan dalam resolusi Komisi Federal untuk Pasar Sekuritas No. 03-33/ps tanggal 16.07.2003, yang berisi norma-norma yang mengatur aturan dan persyaratan penyimpanan dokumen tertentu di perusahaan saham gabungan.

Biasanya risalah berbagai rapat disimpan selama 3 atau 5 tahun, setelah itu diarsipkan dan dimusnahkan sesuai dengan petunjuknya.

Notulen rapat bukanlah unsur birokrasi yang tidak perlu. Ini membantu peserta rapat untuk tidak melupakan agenda dan menyelesaikan instruksi kepala tepat waktu. Saat ini, ada sumber daya elektronik untuk persiapan dan distribusi dokumen semacam itu dengan cepat. Oleh karena itu, sekretaris dapat dengan cepat dan mudah menyajikan versi protokol yang telah selesai kepada semua pihak yang berkepentingan.

.