Apa itu tugas SMART dan bagaimana cara kerjanya

Setiap perusahaan, terlepas dari ukurannya, harus menetapkan tujuan bisnis untuk meningkatkan laba, tumbuh, dan maju. PINTAR menetapkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis dan tepat waktu diakui sebagai praktik manajemen yang baik. Filosofi SMART dalam menetapkan tujuan adalah kejelasan dan kejelasan tugas, dasar untuk diskusi dan kerjasama antar departemen perusahaan, alat motivasi yang kuat.

Menetapkan tugas sesuai dengan prinsip SMART adalah salah satu alat yang paling efektif dan sering digunakan dalam bisnis.

“Tragedi dalam hidup bukanlah tujuan yang tidak tercapai. Tragedi - jika tidak ada tujuan yang ingin dicapai, Benjamin Mays.

Mengapa Anda perlu mengatur tugas SMART

Dalam buku Lewis Carroll Alice di Negeri Ajaib"Ada dialog yang indah antara Alice dan Kucing Cheshire:

"Katakan padaku, jalan apa yang bisa aku dapatkan dari sini?"
- Kemana kamu pergi? Kucing itu menjawab dengan sebuah pertanyaan.
"Aku tidak tahu," jawab Alice.
“Yah, kalau begitu kamu akan datang ke sana melalui jalan apa pun.

« Pergi sana, saya tidak tahu di mana"- hanya terjadi dalam dongeng. Anda harus tahu ke mana Anda pergi dan melihat dengan jelas jalan menuju tujuan. Penetapan tujuan SMART memberikan arahan bagi manajer dan pekerja; menentukan jalan yang harus diikuti.

Menetapkan tujuan sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif. Jadi, 50% bisnis kecil gagal dalam lima tahun pertama beroperasi - banyak pemilik berputar seperti " tupai di atas roda, nyaris tidak mengatasi masalah saat ini, dan tidak memperhatikan strategi, perencanaan dan tujuan perusahaan.

Sistem pengaturan tugas PINTAR menyusun informasi, membantu mencapai tujuan keuangan, melacak kemajuan, dan bertahan.

Apa itu tugas SMART?

Istilah SMART pertama kali muncul pada tahun 1981, dalam sebuah artikel George Doran Ada Cara CERDAS untuk Menulis Tujuan dan Sasaran Manajemen(“Ini adalah cara cerdas untuk menulis tujuan dan sasaran manajemen”). Kata "pintar" dalam terjemahan ke dalam bahasa Rusia berarti " cerdik”, dan dalam hal ini merupakan akronim untuk kata-kata bahasa Inggris. Dekripsi SMART:

S spesifik
M terjangkau
A dapat diterima
R tinggi
T terikat waktu

Karena tidak ada yang berhenti, akronim SMART saat ini memiliki beberapa bacaan. rincian praktis klasik menetapkan tujuan dan sasaran untuk PINTAR kami memasukkannya ke dalam tabel:

Aturan pengaturan tugas SMART

Analisis SMART menyediakan kerangka kerja yang sederhana dan jelas untuk menentukan tujuan dan sasaran. Kemudahan penggunaan adalah alasan lain untuk popularitas sistem. Ini dapat digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan tidak memerlukan keterampilan penetapan tujuan SMART khusus.

“Ketika skema dipikirkan terlebih dahulu, sungguh menakjubkan betapa seringnya keadaan cocok dengan mereka.” William Osler.

Tugas spesifik

Apa sebenarnya yang ingin Anda capai?

Semakin akurat deskripsi Anda, semakin besar kemungkinan Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan. Anda dapat memberi tahu karyawan bahwa tujuan perusahaan adalah "meningkatkan penjualan" dan tidak lebih. Masalahnya adalah kata-kata seperti itu tidak jelas dan tidak akan mendorong siapa pun untuk bertindak.

Untuk menetapkan tujuan SMART, Anda harus menjawab enam pertanyaan: W»:

W pertanyaan untuk tujuan SMART

*Siapa*	*Siapa*	Siapa yang berpartisipasi?
*Apa*	*Apa*	Apa sebenarnya yang ingin saya capai?
*Di mana*	*Di mana*	Tentukan lokasi
*Kapan*	*Kapan*	Tetapkan batas waktu
*Yang*	*Yang*	Mendefinisikan Batasan
*mengapa*	*Mengapa*	Apa yang akan Anda dapatkan dengan mencapai tujuan? Apakah itu baik untuk bisnis?

Untuk pemahaman praktis, mari kita ambil contoh pengaturan tugas SMART:

Sasaran ini cukup spesifik untuk membantu menjaga tim penjualan Anda bergerak ke arah yang benar.

tujuan terukur

Bayangkan Anda duduk untuk bermain preferensi dengan teman-teman Anda dan memutuskan untuk tidak menulis peluru. Anda tidak tahu siapa yang menang, berapa banyak, atau kapan itu akan berakhir. Tidak ada motivasi, mengapa kita membutuhkan permainan seperti itu?

Rumuskan tugas untuk PINTAR- berarti memberi diri Anda dan karyawan Anda kesempatan untuk mengevaluasi seberapa sukses Anda bergerak menuju tujuan Anda. Pernyataan pertanyaan yang kabur meninggalkan ruang untuk salah tafsir dan hanya akan berakhir dengan iritasi.

Pada contoh di atas, tujuannya adalah untuk meningkatkan penjualan. Jika manajer menjual satu unit ekstra per kuartal, apakah itu berarti tugas selesai? Format pengaturan tugas SMART melibatkan penggunaan angka pasti: X% atau kamu ribu rubel.

tujuan yang dapat dicapai

Tujuannya harus dalam batas-batas sumber daya yang tersedia, pengetahuan dan waktu. Jika Anda menetapkan tujuan pribadi, itu harus masuk akal dan aman. Misalnya, "menurunkan 10 kg dalam 3 hari" hampir tidak mungkin, bahkan dengan metode radikal.

Jika Anda memutuskan untuk mengirim angka 100% ke departemen penjualan untuk kuartal berikutnya, dan pertumbuhan omset pada periode saat ini hanya 5%, maka tujuan seperti itu hampir tidak dapat dicapai. Tugas yang tidak realistis tidak hanya tidak memotivasi karyawan, tetapi juga memiliki efek sebaliknya – “ jika tidak mungkin mengejar, maka tidak ada yang bisa lari».

Target yang relevan

Tujuan yang relevan berarti relevan, relevan, memadai. Pada langkah ini, Anda perlu memastikan bahwa tujuan tersebut bermakna bagi Anda dan selaras dengan tujuan lainnya. Pertanyaan untuk ditanyakan:

Apakah tugas ini sepadan dengan sumber daya dan upaya yang akan dibutuhkan?
Apakah ini waktu yang tepat untuk mencapai tujuan?
Apakah itu cocok dengan strategi keseluruhan perusahaan?

Anda tentu saja dapat menetapkan tujuan untuk “memotong biaya” dan memecat staf penjualan, tetapi bagaimana tindakan ini berhubungan dengan tujuan meningkatkan omset?

Contoh lain dari ritel: pada bulan Januari, secara tradisional terjadi penurunan aktivitas pembeli, menyetujui rencana untuk meningkatkan penjualan pakaian sebesar 20% dibandingkan dengan bulan Desember tidak realistis dan tidak tepat.

Waktu terbatas

Tujuan bisnis tanpa batas pasti akan gagal sejak awal. Menciptakan kerangka waktu yang tepat akan memotivasi, berfungsi sebagai pengingat bagi karyawan, dan membantu mempertahankan kecepatan yang ditetapkan.

Anda dapat meningkatkan penjualan sebesar 50% pada kuartal, tahun, atau lima tahun berikutnya, bukan? Batas waktu tujuan membantu tim mengembangkan rencana tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Jadi, mari kita kumpulkan contoh pengaturan tugas SMART:

Cascading tugas SMART

Penyelarasan tahunan tujuan SMART strategis dan global dimulai dengan pembuatan rencana menggunakan komunikasi cascading antar divisi perusahaan. Pendekatan ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan ( investor, pemilik, karyawan) memahami kebutuhan pelanggan, kemampuan organisasi, dan dapat menarik kesimpulan tentang tindakan yang diperlukan untuk maju dan berkembang.

Cara Menulis Sasaran SMART Cascading

Di tingkat dewan direksi, tentukan 4 - 6 sasaran strategis untuk tahun tersebut.
Jadikan mereka SMART terlihat pada level di bawahnya.
Departemen perusahaan mengembangkan tugas SMART mereka sesuai dengan rencana pengembangan.
Karyawan perusahaan menetapkan tujuan individu.

Cascading tugas SMART adalah proses yang melibatkan semua karyawan dalam suatu organisasi. Premisnya adalah untuk memberdayakan karyawan. Setiap orang di perusahaan menetapkan tujuan cerdas mereka sendiri, melihat bagaimana pencapaian mereka memengaruhi kesuksesan secara keseluruhan. Ini mengkristalkan hubungan vertikal dan horizontal antara departemen perusahaan dan karyawan.

Manajemen dengan tujuan SMART

Mengembangkan dan menetapkan tujuan adalah setengah dari pertempuran, penting untuk memantau indikator secara teratur dan, jika perlu, menyesuaikan tujuan. Di sini kita menyimpang sedikit dari topik tugas SMART dan menyentuh MBO – sistem manajemen tujuan. Vektor yang jelas, ditunjukkan dengan penetapan tujuan SMART, membutuhkan titik kontrol.

Tahap akhir- remunerasi. Karena tujuan didefinisikan dengan cara yang spesifik, terukur dan temporal, sistem penilaiannya relatif sederhana. Saat Anda memberi penghargaan kepada staf untuk menyelesaikan tugas, Anda mengirim pesan yang jelas bahwa upaya yang dilakukan oleh karyawan dihargai.

Siapkan rencana pemantauan kinerja - bulanan atau triwulanan.
Mengevaluasi dan menghargai upaya dan kinerja tim. Menghargai kesuksesan adalah motivator terkuat bagi karyawan.

Skema terakhir tugas SMART terlihat seperti ini:

Tugas SMART dalam contoh

“Penetapan tujuan adalah langkah pertama untuk membuat yang tidak terlihat menjadi terlihat,” Anthony Robbins.

Penelitian Universitas Dominika Negara Bagian Illinois menemukan bahwa orang yang hanya "berpikir" tentang tujuan mereka 43% lebih berhasil dalam mencapai apa yang mereka inginkan. Kelompok subjek lain menetapkan dan menuliskan tujuan menggunakan formulasi SMART, dengan keberhasilan 78%.

Contoh No. 1: memecahkan masalah dengan menetapkan tugas SMART

Target: peningkatan penjualan. Kami membahas contoh ini secara rinci di atas dan menyimpulkan pengaturan SMART yang sesuai:

"Departemen penjualan harus meningkatkan penjualan lini produk X tahun ini di wilayah tengah sebesar 50%."

Tugas SMART yang terperinci akan terdengar seperti ini: “Untuk meningkatkan penjualan produk X sebesar 50% tahun ini, dua manajer tambahan akan dipekerjakan. Pertumbuhan penjualan yang direncanakan: 10% di kuartal pertama, 15% di kuartal kedua, 5% di kuartal ketiga, dan 20% di kuartal keempat.

Tujuan SMART sangat spesifik, terukur, dan realistis. Fluktuasi musiman dalam permintaan produk X diperhitungkan dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menyelesaikan tugas diberi nama.

Contoh No. 2 untuk memecahkan masalah dengan menetapkan tugas SMART

Jika semuanya kurang lebih jelas dengan indikator keuangan, maka tujuannya " memberikan layanan pelanggan yang baik' membingungkan banyak pemimpin. Hal pertama yang harus disadari adalah bahwa “memberikan layanan” bukanlah tujuan, tetapi tindakan. Tujuan adalah hasil dan pencapaian, bukan proses yang mengarah ke sana. Apa yang benar-benar Anda butuhkan?

Hubungan pelanggan turun ke dua poin kunci:

klien harus puas;
Anda perlu mempertahankan pelanggan setia.

Itu mungkin untuk mengatur tugas "Tingkatkan basis pelanggan Anda sebesar 10% tahun ini." Ini sudah lebih baik, tetapi tidak selalu perusahaan memiliki pengaruh yang cukup terhadap pelanggan potensial.

Dalam hal ini, rumuskan di SMART: “meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 90% tahun ini.”

Spesifik: meningkatkan loyalitas dan retensi pelanggan.
Measurable: Menanyakan kepada orang-orang yang pernah menggunakan produk atau jasa perusahaan.
Achievable: periode sebelumnya menunjukkan angka 70%, meningkatkan kepuasan sebesar 20% adalah tujuan yang realistis.
Relevan: Pelanggan berulang membawa manfaat nyata bagi bisnis.
Waktu terbatas: Ambang batas waktu ditetapkan.

Formulasi SMART selaras dengan tujuan awal untuk memberikan layanan pelanggan yang baik, menghasilkan hasil yang spesifik dan terukur yang dapat dicapai. Tanggal target yang ditentukan membuat staf tetap termotivasi dan subtotal dapat dipantau sekali dalam periode tertentu.

Tugas cascading SMART akan memperdalam dan merinci tujuan spesifik secara langsung untuk karyawan. Ini mungkin pekerjaan departemen SDM dengan personel untuk meningkatkan motivasi, program pengujian dan pelatihan, mengembangkan kuesioner untuk umpan balik pelanggan, dll.

10 langkah untuk menetapkan tujuan SMART

Tentukan tujuan. Apa yang ingin Anda capai, apa yang perlu Anda fokuskan, apa yang ingin Anda tingkatkan?
Menulis menggunakan prinsip SMART. Pena di atas kertas atau di editor teks - menulis kata-kata memisahkan keinginan dari tujuan.
Menganalisis apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang tercatat.
Buatlah daftar manfaat yang datang dengan mencapai tujuan Anda dengan sukses. Secara terpisah, tuliskan kemungkinan hambatan yang mungkin ditemui di jalan.
Jika Anda menetapkan tujuan pertumbuhan pribadi, bagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Dalam bisnis, gunakan metode cascading SMART.
Kembangkan rencana tindakan, seperti pada contoh di atas: pekerjakan karyawan, tingkatkan penjualan sebesar 10% per kuartal, dan seterusnya. Tetapkan tenggat waktu.
Secara berkala memantau kemajuan tugas.
Merevisi atau memperbarui tujuan jangka pendek sesuai kebutuhan.
Hadiahi karyawan (dan diri Anda sendiri) untuk promosi yang berhasil.
Nilai kembali tujuan Anda – itu bukan patung yang diukir di batu. Dengan berlalunya kehidupan di bawah pengaruh keadaan eksternal dan internal, mereka dapat berubah.

Menggunakan pendekatan SMART untuk memfokuskan upaya pengembangan bisnis dapat menjadi katalis yang dibutuhkan tim Anda. Setelah tujuan ditetapkan, rencana tindakan dibuat, Anda perlu terus mencari titik perbaikan dan peluang untuk umpan balik. Pendekatan SMART terkait erat dengan tujuan motivasi karyawan yang berkontribusi pada perusahaan, berkontribusi pada kesuksesan dan kemakmuran bisnis.